ASSISTANT DE DIRIGEANT D ENTREPRISE ARTISANALE (ADEA)

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1 ASSISTANT DE DIRIGEANT D ENTREPRISE ARTISANALE (ADEA) Objectifs : L ADEA prépare et accompagne le conjoint du chef d entreprise dans l exercice de sa fonction et lui permet d acquérir l ensemble des compétences nécessaires pour : Ø assumer les tâches de secrétariat, Ø organiser le fonctionnement administratif de l entreprise et faire le choix des Ø outils les plus adaptés (informatiques notamment), Ø suivre administrativement et financièrement les clients, les fournisseurs, la Ø banque et le comptable, Ø assurer la saisie des opérations courantes en comptabilité, Ø analyser la situation financière et la rentabilité de l entreprise à partir des documents comptables, Ø suivre les contraintes réglementaires de la petite entreprise, Ø gérer administrativement le personnel de l entreprise et participer éventuellement à son management, Ø assurer le lien permanent et la communication entre le chef d entreprise, les partenaires extérieurs et l équipe, Ø participer à l accueil et à la vente des produits et services de l entreprise, Ø proposer au chef d entreprise des évolutions de la politique commerciale pour favoriser le développement de l entreprise. Moyens pédagogiques : Mise à disposition d une salle de formation équipée d ordinateurs, d un tableau et d un vidéoprojecteur Pré requis : L ADEA s adresse au conjoint du chef d entreprise artisanale ou au collaborateur dont l activité consiste à assister le chef d entreprise dans la gestion administrative, comptable et commerciale de l entreprise. MODULE COMMUNICATION ET RELATIONS HUMAINES (70 H) Sous-module 1 : LES FONDEMENTS DE LA COMMUNICATION 1. Le schéma de base de la communication Ø Émetteur/message/récepteur Ø Les enjeux d une relation, les objectifs des différents acteurs Ø La communication orale (les niveaux de langage, ) Ø La communication non-verbale (regard, gestuelle, ) Ø La communication écrite (formulation et transmission de messages 2. Les ressorts de la communication Ø statuts, rôles, codes sociaux utilisés par chacun des acteurs de l entreprise artisanale Ø les attitudes et les comportements faits et opinions stéréotypes représentations identification et gestion des personnalités Ø connaissance et affirmation de soi et de son rôle dans l entreprise, la formulation de son rôle 3. Les types de situations de communication rencontrées dans et hors du champ de l entreprise artisanale, identification et analyse Ø La place du collaborateur dans l entreprise Ø La relation avec le chef d entreprise Ø La relation avec l équipe (pilotage, évaluation, motivation, tensions, ) Ø La relation avec le client Ø La relation des employés avec les clients Ø La relation avec les fournisseurs Ø La relation avec les autres partenaires 4. L environnement matériel des échanges

2 MODULE COMMUNICATION ET RELATIONS HUMAINES (SUITE) Sous-module 2 : LES SITUATIONS RELATIONNELLES 1. L accueil Ø Analyse du contexte Ø La présentation Ø Importance du premier contact Ø Les éléments qui facilitent l accueil 2. L entretien et la conduite d entretien Ø Les différents types d entretiens : l entretien non directif, l entretien semi-directif, l entretien directif, l entretien de face à face ; utilisations et techniques Ø La conduite d entretien Ø L écoute Ø La reformulation, Ø Le questionnement Ø La synthèse Ø La transmission d informations 3. L analyse et la résolution de problèmes Ø L identification et formulation du problème Ø L observation de faits Ø Les solutions possibles Ø La résolution d un problème en groupe Ø L application de la solution Ø Le contrôle des résultats et l analyse des écarts Ø La réponse à une réclamation 4. La négociation Ø L objet de la négociation Ø Le démarrage d une négociation Ø Le dialogue, l argumentaire Ø Le traitement des objections Ø La synthèse Ø La décision 5. Les échanges téléphoniques Ø L accueil téléphonique : ce qu il ne faut pas dire, ce qu il est important de noter Ø L attitude au téléphone Ø L usage du répondeur 6. La prise de rendez-vous 7. Le suivi des contacts 8. La circulation de l information (affichage ) 9. La prise de parole en groupe Ø L exposé Ø L intervention en réunion Ø Le travail en groupe Inscription et dates : nous consulter

3 MODULE SECRETARIAT BUREAUTIQUE (112 H) Sous-module 1 : L OUTIL INFORMATIQUE 1. Rappel rapide des bases de l informatique et présentation des nouveaux outils Ø L identification des différents éléments de l ordinateur : L unité centrale, la souris, le clavier Le système d exploitation Les périphériques (disque dur, imprimante, lecteur, CD, graveur ) Les outils de sauvegarde Les outils réseaux (modem, fax électronique, ADSL.) Les réseaux internes Ø L organisation du poste périphérique : Organisations des applications (raccourcis, installations réduites, répartition entre les postes ) Ø L organisation des fichiers (répertoire, dossiers 2. Le processus d informatisation de l entreprise artisanale Ø Le projet informatique de l entreprise Ø L analyse de documents techniques présentant du matériel ou des logiciels Ø Les logiciels de marché Ø Les logiciels personnalisés et développements spécifiques (avantages comparés avec progiciels) Ø La demande d informatisation Cahier des charges Relations avec les fournisseurs Le projet informatique de l entreprise Critères de choix du matériel ou des logiciels Ø Les contrats informatiques et la législation en vigueur Ø Préparation de l entreprise (circulation de l informatisation, importance de l élément humain..) et mise en œuvre Ø Suivi de la maintenance Sous-module 2 : LA BUREAUTIQUE 1. La rédaction et la mise en page sous traitement de texte Ø Création de courriers Ø Publipostage Ø Rédaction des correspondances : Rappel des règles d orthographe et de grammaire Principe de rédaction de lettres : présentation et formules Études de cas relatives à la commande de matériel, la livraison, les transports, les banques, les assurances, les services financiers, la facturation, les impayés, les consignes, le règlement intérieur, autres Ø Mise en forme de documents Révision du clavier, présentation des outils d auto formation et frappe (lettre, symbole, chiffre...) Règles de mise en page et élaboration de documents type : texte, lettre, fax, devis, facture, bon de livraison de courriers, plannings, avoirs, tableau chiffré, enveloppe normalisée PTT/enveloppe non normalisée, document pré imprimé Ø Présentation de logiciels graphiques 2. L utilisation d un tableur Ø Règles de calcul de base, pourcentages Ø Création de tableaux Ø Liaisons entre tableaux Ø Applications : devis, facture, graphiques, tableau de gestion du personnel Ø Présentation des bases de données

4 Sous-module 3 : LES OUTILS DE TELECOMMUNICATION ET DE PAIEMENT 1. Les outils de télécommunication Ø Téléphonie Ø Les offres des opérateurs de télécommunications : fonctionnalités techniques, tarification, services, mise en concurrence, Ø La place du téléphone, la rentabilisation de son utilisation, Ø Le renvoi de lignes Ø L utilisation d un répondeur Ø Le choix d un mobile Ø Modem, télécopie, minitel Ø Internet Ø Messagerie électronique Ø Recherche d informations (navigateur, réglementation, nouveaux produits, fournisseurs, ) Ø Communication et commerce électronique 2. Les outils de paiement et d encaissement Sous-module 4 : L ORGANISATION ADMINISTRATIVE 1. L organisation du poste de travail Ø L ergonomie Ø La photocopieuse Ø Les fournitures Ø Le classement Choix du mot directeur Modes de classement Ø Les différents procédés de rangement Les rangements horizontaux Les rangements verticaux Les rangements rotatifs Ø La gestion des archives (durée de conservation des documents, stockage physique) 2. L organisation du travail Ø L agenda, la gestion du temps, les outils (agenda électronique, logiciels, ) Ø L organisation du planning des salariés Ø L évaluation de sa charge de travail Ø La planification en fonction des urgences et des priorités 3. La gestion des flux Ø Le suivi des fournisseurs et des achats : commandes, délais, factures, Ø Le suivi des clients : carnets de commandes, suivi des commandes, devis, factures, réclamations, mise en recouvrement 4. Le traitement de l information Ø La recherche d informations (centres de ressources, revues, internet, réunions d informations, ) Ø Identification rapide des informations clef Ø Organisation de la circulation de l information dans l entreprise Inscription et dates : nous consulter

5 MODULE GESTION DE L ENTREPRISE ARTISANALE (203 H) Sous-module 1 : L ENTREPRISE ET SON ENVIRONNEMENT 1. Positionnement de l entreprise dans son environnement, le contexte économique Ø Éléments minimums à connaître pour appréhender l entreprise dans son environnement Ø La conjoncture économique Ø La croissance et l emploi, l inflation, les principaux indices économiques 2. Le secteur des métiers Ø Définition économique de l entreprise Ø L inscription au Répertoire des Métiers : définition, contours, droits et devoirs Ø La description du secteur des métiers (définitions) et sa place dans l économie française et au niveau régional Ø Les institutions du secteur : les Chambres de métiers et les organisations professionnelles, analyse de leur rôle, leurs prestations et leurs services ; la DECAS, la DRCA 3. L identification et la connaissance des partenaires Ø Ex banquiers, fournisseurs, expert comptable 4. L identification des politiques en faveur des PME Ø Principes généraux (subventions européennes, politiques nationales) Ø Relais possibles Sous-module 2 : CULTURE JURIDIQUE 1. Notions indispensables de droit Ø Définitions (patrimoine, personnalité juridique, capacité juridique, ) Ø L organisation juridictionnelle de la France Ø Les obligations Ø Les contrats (devis, baux, assurance, ) Ø La responsabilité délictuelle Ø La responsabilité contractuelle Ø Dimension européenne Ø Le système européen (directives) Ø Exemples concrets d impacts sur l artisanat (environnement, hygiène, droit du consommateur, ) Ø Les normes liées à la protection de l environnement Ø La veille juridique et fiscale Ø Sources d informations Ø Tendances actuelles 2. Les formes juridiques de l entreprise Ø Le choix de la forme juridique de l entreprise Ø Les différents statuts Ø La double immatriculation Ø Les impacts sur la responsabilité, le patrimoine, la fiscalité et le social Ø La transformation juridique Ø La cession de l entreprise Ø Achat, vente d entreprise, le fonds de commerce, le pas de porte Ø Le redressement et la liquidation judiciaire 3. Le conjoint Ø Le choix du statut du conjoint Ø Les régimes matrimoniaux, le PACS Ø Le divorce Ø Les différentes formes de divorce Ø Les effets du divorce Ø Le décès, la succession

6 Sous-module 3 : COMPTABILITE 1. Présentation générale Analyse et modèles comptables La comptabilité de trésorerie et d engagement Le plan comptable La tenue des journaux comptables Le journal de caisse, le journal de banque, e journal d achat et de charges, le journal de vente Ø Le journal des opérations diverses Ø La comptabilité en partie double Ø Le compte Ø Le rapprochement bancaire Ø Le grand livre et la balance Ø La composition du compte de résultat, la composition du bilan 2. Les outils Ø L utilisation d un logiciel de comptabilité Ø Intérêts et limites de l informatisation de la comptabilité Ø Le choix d un logiciel du marché Ø Mise en place, l organisation Ø Le recours à un expert-comptable et/ou un centre de gestion agréé Ø La répartition des tâches 3. Enregistrement des opérations courantes dans un contexte informatisé Ø Achats et ventes Ø Autres charges et produits Ø Suivi des règlements Ø Charges de personnel Ø La comptabilisation, les comptes spécifiques 4. Fiscalité Ø La TVA (nationale, à l export) Ø Les régimes d imposition Ø Le micro BIC Ø Le réel simplifié, le réel normal Ø L IR, l IS Ø Les autres impôts directs Ø La taxe professionnelle, la taxe d apprentissage Ø Les centres de gestion agréés Ø L administration fiscale, le contrôle fiscal Ø Analyse des situations fiscales Ø Déclarations fiscales 5. Les travaux de fin d exercice dans un contexte informatisé Ø L inventaire Ø Les stocks Ø Les travaux en cours Ø La règle de spécificité de l exercice Ø Notions de rattachement Ø Achats, charges, ventes Ø Les amortissements, les provisions Ø La clôture et les à nouveaux Sous-module 4 : GESTION FINANCIERE 1. Introduction au calcul des prix Ø Composition et calcul du coût de revient Ø Notions de marges seuil de rentabilité 2. Analyse de l activité Ø Le seuil de rentabilité Ø Le solde intermédiaire de gestion, la capacité d autofinancement 3. Analyse financière Ø Le compte de résultat Ø Le solde intermédiaire de gestion Ø Le fonds de roulement, le besoin en fonds de roulement, la trésorerie Ø Les ratios de structure et de trésorerie Ø La rationalisation des stocks : niveau d immobilisations

7 4. Financement de l entreprise Ø Modes de financement (emprunts, crédit bail, ) Ø La négociation bancaire (jours de valeur, calcul d agios, ) Ø Optimisation du plan de financement Ø Décision d investissement, conséquences en matière de rentabilité, retour sur investissement 5. Gestion budgétaire Ø La rationalisation des coûts Ø La prévision à court terme Ø Le budget de trésorerie Ø Prévision d activité Ø Optimisation du plan de trésorerie- la budgétisation Budget des ventes Budget des approvisionnements Budget des charges Ø Le contrôle Ø Les tableaux de bord 6. Les logiciels de facturation Ø Présentation Sous-module 5 : GESTION DU PERSONNEL 1. Le contrat de travail Ø Les différents types de contrats de travail Ø Le cas particulier du contrat d apprentissage Ø Les mesures en faveur de l emploi. Ø La décision de recrutement, les formalités d embauche, la rédaction et le suivi des contrats, la période d essai Ø Les ruptures de contrats, le licenciement Ø Les litiges employeurs-employés 2. Le temps de travail Ø La durée du travail Ø Calcul des congés Ø Application des 35 heures Ø Le suivi des congés Ø La formation continue 3. La paye Ø Les salaires Ø Les principaux modes de rémunération Ø Calcul de la rémunération Ø Les conventions collectives Ø La gestion de la paye Ø Les apports et limites de la sous-traitance Ø La présentation d un logiciel de paye Ø Les déclarations sociales (caisses de retraite, URSSAF, ) 4. Les obligations sociales Ø L inspection du travail Ø La médecine du travail Ø L hygiène et la sécurité Ø Le suivi des contrats d assurance et complémentaires Ø L optimisation de la prévoyance Inscription et dates : nous consulter

8 MODULE STRAGEGIE ET TECHNIQUES COMMERCIALES (84 H + 14 H pour le suivi du mémoire Sous-module 1 : DIAGNOSTIC ET STRATEGIE COMMERCIALE 1. Les outils de diagnostic Ø Marchés et clientèles Ø Les circuits de distribution, la franchise, la concurrence Ø Le diagnostic du produit et du service Ø Définition du marketing Ø Analyses de marché Ø Connaissances de l offre et choix des produits et services en fonction de son marché Ø Analyse d image et de satisfaction Ø L analyse des points forts et des points faibles de l entreprise Ø Positionnement géographique et sectoriel de l entreprise par rapport à ses potentialités internes et externes 2. La stratégie commerciale Ø Définition Les variables de la stratégie Ex : prix de vente, produit d appel, repositionnement, développement de services, innovation de produits et de services, niches, diversification, sous-traitance, création et protection des marques, export, adhésion à un réseau : franchise, commerce associé, Ø Les méthodes d élaboration d une stratégie commerciale Ø Définition d une stratégie adaptée Ø Déclinaison sous forme d une politique commerciale Ø Incidence sur les autres aspects de l entreprise (achats, finances, rentabilité, ressources humaines) Ø Budgétisation 3. Les démarches qualité Ø Présentation des différents dispositifs (labellisation, certification, qualification, normes ISO, ) Ø Processus de mise en place Sous-module 2 : L ACTION COMMERCIALE 1. Les droits du consommateur Ø Liste de thèmes à aborder au choix en fonction des groupes : les contrats de vente, le règlement des paiements le devis la facture la protection des marques les règles liées à la publicité la concurrence déloyale les droits du consommateur le refus de vente les exportations, le droit des transports les soldes, les liquidations 2. La promotion de l entreprise, l image de marque Ø Actions sur les éléments de l image de marque (identité visuelle, signalétique, délai de réponse ) 3. La prospection commerciale Ø Les fichiers clientèles Ø Les mailings (papier, électronique) Ø Le démarchage Ø Le phoning 4. Mise en valeur du produit et du service dans l espace de vente Ø Vitrine Ø Marchandisage (merchandising) Ø Marques PLV 5. Les supports Ø L identité visuelle Ø La carte de visite commerciale Ø Les catalogues Ø Les dépliants et prospectus (contenu)

9 6. La publicité Ø Introduction, les principes à respecter Ø Les agences et prestataires Ø Le message publicitaire Ø Les différents supports de publicité Ø Le plan d action publicitaire Ø Le budget publicitaire Les supports de la publicité Les journaux, les relations presse Les radios locales, le sponsoring 7. Le suivi commercial de la clientèle Ø Les cadeaux, les remises Les facilités de paiement Le service après-vente Les garanties et extension de garanties La fidélisation Ø Les cartes de fidélité 8. La commercialisation par des circuits de distribution Ø Les foires et les salons : La structure d un stand Les emplacements La mise en scène, les accessoires, les panneaux, la disposition des objets Ø Le commerce électronique 9. Le plan de communication Ø Élaboration d un plan de communication concret Ø Budget Ø Élaboration des cahiers des charges pour la consultation de prestataires 10. Sensibilisation à l importance des langues Ø La mondialisation de l économie Ø La place des langues dans l entreprise artisanale Ø Comment se former 11. Les relations fournisseurs Ø Référencement Ø Mise en concurrence Ø Négociation réapprovisionnement Sous-module 3 : LES TECHNIQUES DE VENTE 1. Les étapes dans le déroulement de l entretien Ø La préparation Ø L identification des besoins du client Ø La présentation des produits (connaissance des produits, argumentaire) Ø La vente additionnelle Ø L annonce du prix, la présentation du devis, la présentation de la facture Ø La négociation Les clients hésitants Les réponses à donner aux objections Ø La conclusion Ø La relance des impayés Ø L après-vente 2. Les situations de vente Ø Sous forme de jeux de rôle, vente en magasin, vente par téléphone, vente sur devis aux particuliers, vente à une entreprise ou une collectivité, vente à un donneur d ordre, vente aux distributeurs Sous-module 4 : SUIVI DU MÉMOIRE Ø Ø Ø Ø Choix du sujet et définition du plan de travail Élaboration du plan détaillé Travail sur la forme du mémoire Préparation de la soutenance Inscription et dates : nous consulter