LE TABLEAU DE BORD DE SUIVI DE L ACTIVITE

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1 TABLEAU DE BORD

2 LE TABLEAU DE BORD DE SUIVI DE L ACTIVITE DEFINITION Le tableau de bord est un support (papier ou informatique) qui sert à collecter de manière régulière des informations permettant de connaître la situation de l entreprise à tout instant. Les informations sont sélectionnées en fonction des points significatifs (paramètres ou indicateurs) qui méritent une attention particulière ou une vigilance du dirigeant de l entreprise. En outre il permet d avoir une idée de l évolution de la situation de l activité, de partager des analyses et des décisions, d informer les collaborateurs, de mettre en œuvre des actions correctives. Le tableau de bord de suivi de l activité est un outil d aide à la décision et au pilotage de l entreprise. On distingue 2 familles de tableaux de bord : Les tableaux de bord stratégiques. Ils sont établis pour mesurer la performance globale de l entreprise et piloter sur le long terme à partir d informations sur les équilibres financiers (performance financière), sur la satisfaction des clients (relations clients), sur l efficacité de l organisation (climat social, productivité, compétences des équipes), la gestion des produits et des services (qualité, innovation, coûts). Les tableaux de bord de gestion. Ils sont établis pour mesurer la performance économique et piloter dans le court terme. Ils sont constitués de budgets permettant d affecter des ressources à des actions particulières (par exemple Communication) et d en évaluer les réalisations. Ils mettent en lumière un petit nombre d indicateurs clés qui serviront à étalonner l activité soit par rapport à la concurrence (indices sectoriels) ou soit par rapport aux performances antérieures (palmarès interne), ex : ventes, coût unitaire de production, marge brute, charges de personnel, temps de travail vendu, trésorerie. OBJECTIF Informer le dirigeant et les responsables de manière périodique sur l évolution des résultats de l activité pour prendre des mesures d anticipation visant à améliorer ou à renforcer l activité globale de l entreprise. Le but est d être en position de réactivité par rapport : - à ses performances sur le marché : croissance ou déclin, 2 DI Tableau de bord de suivi de l activité

3 - aux situations de crise : dégradation de la trésorerie, perte de clients, - aux attentes du ou des dirigeants : rentabilité, productivité, trésorerie. UTILISATION Étape 1 : Maîtriser les termes Indicateurs : Ratios : La notion d indicateur est au cœur de l établissement des tableaux de bord. Un indicateur est une variable quantitative (une donnée chiffrée ou calculée) ou qualitative (un comportement, une attitude ou une expression) qui permet d observer objectivement un phénomène étudié (qui fait l objet d une attention particulière de votre part). Exemple de variables quantitatives : Chiffre d affaires, Dépenses de personnel, statistiques de ventes, coûts de revient Exemples de variables qualitatives : satisfaction clientèle (enquête d opinion ou de satisfaction, plaintes), climat social et conditions de travail (arrêts de travail, retards, absences, accidents de travail, implication des salariés dans les actions de qualité). Le suivi de l indicateur de manière régulière permet de mesurer une évolution et de donner une tendance. Un ratio est un coefficient ou un pourcentage calculé entre deux données significatives. Il permet d effectuer des comparaisons par rapport à des périodes précises (exercices comptables, date à date, mois, trimestres ) ou à des entreprises du même secteur (enquête annuelle d entreprises, INSEE, banques ). Il est utilisé pour apprécier des rendements et renseigner des indicateurs. Exemples de ratios : Achats/Chiffre d affaires en %, frais généraux/chiffre d affaires 3 DI Tableau de bord de suivi de l activité

4 Étape 2 : Dresser la liste des opérations à réaliser Pour mettre en place son tableau de bord, il faut s assurer de la réalisation des étapes suivantes : Déterminer les objectifs du tableau de bord de suivi Déterminer les variables à observer Déterminer le mode d exploitation Définir le périmètre de suivi : le suivi de l activité globale ou d un domaine d activité de l entreprise. Préciser l objet du suivi : évaluer des résultats par rapport à des objectifs (prévisions, budgets ), identifier des insuffisances pour apporter des améliorations ou mettre en place des actions correctives, mesurer l efficience de l activité (résultats par rapport aux moyens engagés). Caractériser l action de suivi : mesurer l efficacité de l entreprise à partir de comparaisons avec les autres (concurrents, secteur), repérer des évolutions (croissance, stagnation ) ou détecter des situations (déclin, crise, dangers ). Préciser l usage : déterminer le ou les destinataires du tableau de bord, définir la ou les personnes chargées de collecter les informations. Définir la nature des données à recueillir : les données quantitatives, les données qualitatives. Préciser la forme des données : chiffres (entiers, arrondis ), pourcentages, ratios Déterminer la source des données : comptabilité, rapports de services, compte rendu d activités (relevés de factures, statistiques ), système d information (logiciels ). Fixer les périodes d observation : déterminer la rotation ou la période de collecte des données. Préciser les indicateurs clés : les variables significatives qui donnent du sens au suivi de l activité, exemple le taux de progression des ventes par produits ou la marge par famille de produits, le nombre d heures effectivement travaillées, les dépenses de publicité. Définir la forme de présentation : un tableau synoptique (tableau qui donne une vue générale des variables observées), une note avec tableaux, graphiques, pictogrammes (dessins) accompagnés de commentaires. Prévoir éventuellement la qualification des résultats : fixer des seuils d alerte, caractériser le résultat : bon, mauvais, insuffisant, très satisfaisant. Prévoir les actions à mettre en œuvre : actions d amélioration, actions d ajustement ou de réévaluation des objectifs. 4 DI Tableau de bord de suivi de l activité

5 Étape 3 : Interpréter et décider Le tableau de bord est : Un document d information. Il restitue des informations fondamentales. Il doit être synthétique, facile à lire et à interpréter, utile aux utilisateurs et aux destinataires. Un document d animation. Il présente des faits significatifs, signale les problèmes, sert de support à la réflexion au sein de l entreprise pour motiver les équipes. Un document d aide à la décision. Il donne une orientation des mesures à prendre, permet d arbitrer les choix et fixer de nouveaux objectifs. 5 DI Tableau de bord de suivi de l activité

6 Tableau de bord de suivi Activité Total chiffre d'affaires Prévisions globales Réalisé Cumul Ecart Observations Les prévisions calculées ou à défaut les réalisations de l'exercice précédent Reporter les réalisations de la période choisie : mois, trimestre = Réalisé + total des réalisations précédentes = à la différence entre le cumul réalisé et les prévisions globales Commentaires des écarts constatés. Caractérisation du résultat (symboles, icones ) Négatif = ventes en recul par rapport aux prévisions ou l'exercice précédent Causes ou raisons du recul. Actions correctives : programmation d'une opération de promotion des ventes sur les 2 mois à venir Marge globale Charges sensibles Achats de fournitures Achats d'emballage Frais de transports Rémunérations et salaires Charges sociales Total des charges sensibles BFR simplifié Stocks Clients Fournisseurs BFR simplifié Trésorerie Banques Indicateurs Prix de vente moyen Point mort (seuil de rentabilité en jours de CA) Ratio Heures effectivement travaillées/heures payées Charges de personnel/chiffre d'affaires Ecart positif= les espérances de marge sont meilleures Positif = les consommations sont plus importantes que prévues. Egal= Maîtrise des charges Positif = Le besoin de financement de l'exploitation est plus important Négatif = insuffisance des encaissements ou survenance de dépenses imprévues Ecart positif =déplacement défavorable du point mort Vigilance. Restez attentifs à la maîtrise des coûts d'approvisionnement Alerte =situation anormale, augmentation des prix fournisseurs, dérapage dans les achats ou dans les consommations (gaspillage, démarque...) Vigilance. Comparez par rapport à l'évolution du chiffre d'affaires Alerte. Stocks ou et créances clients trop importants, risques de trésorerie. Alerte. Relancer les clients, se rapprocher du banquier pour anticiper si le solde est > au découvert. Suivre l'évolution du prix moyen à l'aide d'un graphique Alerte. Attention dégradation des résultats. Relancer les ventes, réduire les charges Interprétez l'évolution à l'aide d'une courbe. Vérifiez les heures d'absence et de retard Idem. 6 DI Tableau de bord de suivi de l activité

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