Trouver le stagiaire. qu il vous faut

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1 Trouver le stagiaire qu il vous faut Septembre 2008

2 Vous souhaitez accueillir un étudiant en stage dans votre entreprise. Le stage s inscrit dans un projet pédagogique et a donc essentiellement pour finalité : de permettre la mise en pratique des connaissances de l étudiant en milieu professionnel, de faciliter le passage du monde de l enseignement supérieur à celui de l entreprise. En aucun cas le stage ne peut être assimilé à un emploi. Rappelez-vous qu il s agit souvent d une personne qui a très peu d expérience professionnelle, voire pas du tout! Faire appel à un étudiant est donc judicieux si vous avez : une mission ponctuelle à réaliser (exemple : organiser un événement, mener une étude de marché ou une enquête de satisfaction auprès de vos clients, créer un site Internet...), une mission pour laquelle vous ne disposez pas des compétences en interne (exemple : mise en place d une certification, d un contrôle de gestion...). Préambule Pour que le stage se passe au mieux, il ne faut pas négliger la phase de recrutement. Lorsque vous prenez la décision d accepter un étudiant en stage, vous devez vous être assuré qu il sera à la hauteur de la tâche à accomplir et qu il s adaptera rapidement à la culture de votre entreprise. De plus, l entreprise se doit de mettre en place toutes les démarches pour accueillir et intégrer au mieux les nouveaux venus. Afin de les mobiliser et pour leur permettre de développer un sentiment d appartenance, il est conseillé de mettre en place un livret d accueil pour leur transmettre toutes les informations nécessaires dès la signature de la convention de stage. Un stagiaire doit être pleinement considéré comme un nouvel arrivant. En effet, le défi actuel de l entreprise est d intéresser les jeunes à ses métiers, de trouver des collaborateurs motivés, de les former et de les fidéliser. Demain, les entreprises qui auront su bien accueillir les jeunes, les suivre dans leur parcours de formation, leur proposer des perspectives d évolution, seront les plus attractives, dans une période où la main d œuvre qualifiée sera plus rare! Ce guide a pour objectif de vous accompagner tout au long de la démarche : choix, accueil et suivi de l étudiant. Sommaire 1. Comment faire le bon choix? Définir précisément ses besoins p 2 Bien communiquer sur ses besoins p 3 Recruter le bon étudiant p 3 Les formalités p 5 2. Accueil et intégration p 6 3. Suivi p 7 4. Bilan et départ du stagiaire L évaluation p 7 Le conseil p 8 Contacts p 8

3 1. Comment faire le bon choix? Définir précisément ses besoins Il s agit de la phase préparatoire lors de laquelle il est important de bien préciser les besoins de l entreprise, le profil du candidat recherché et les conditions liées à la mission. Cette phase de réflexion est primordiale si vous souhaitez éviter toute erreur de recrutement et ainsi gagner du temps (et donc de l argent!). Vous devez définir notamment, les points suivants : Vos objectifs Quelle est ma problématique / mon projet de départ? Quels sont les résultats que je souhaite obtenir? La mission confiée Quelles sont les tâches à accomplir? Quelles sont les étapes du projet? Le profil du candidat Quelles formations vais-je cibler? Quel est le niveau d études nécessaire? L étudiant doit-il avoir des expériences spécifiques? Quelles qualités techniques, relationnelles et organisationnelles doit-il posséder? Période et durée Quelle période de l année est la plus propice pour recevoir un stagiaire et pour réaliser le projet en question? Combien de temps nécessite la réalisation de ce projet? Budget Quel budget l entreprise peut-elle allouer à ce projet? Ai-je prévu d indemniser l étudiant? Puis-je avoir recours à l alternance (contrat de professionnalisation ou d apprentissage)? 2

4 1. Comment faire le bon choix? Fiche mission Vous trouverez ci-après un exemple de fiche mission : Objectifs : Intitulé de la mission : Contenu : Niveau / Formation(s) : Qualités / compétences particulières exigées : Langues (si nécessaire) : Mobilité / véhicule (si nécessaire) :

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6 1. Comment faire le bon choix? Bien communiquer sur ses besoins Une fois les besoins définis, il s agit non seulement de communiquer son offre au bon endroit mais aussi de la rendre attractive. La petite annonce a pour objectif de susciter un maximum de candidatures. Vous avez le choix entre plusieurs canaux de communication : l ANPE / l APEC, la presse et les sites web spécialisés (exemple : les écoles et universités, la presse locale, votre site internet... L annonce doit être bien rédigée de manière à susciter l intérêt. Elle doit être claire et mettre en évidence les points clés de la mission. Attention, n enjolivez pas le contenu du stage pour obtenir davantage de candidatures : vous feriez passer des entretiens sans résultats ou vous devriez faire face à des stagiaires déçus. Recruter le bon étudiant Cette phase est celle de l action. La recherche est lancée. Deux cas de figure se présentent alors : la réception ou la non réception de C.V. Vous ne recevez pas de C.V. Relancez les établissements scolaires et/ou universitaires visés ou les organismes intermédiaires sollicités, Vérifiez que l offre a été transférée à la bonne formation. Si c est le cas, il faut sans doute que vous enrichissiez le contenu du stage. Vous recevez des C.V. : Mettez en place une bonne organisation dans la réception de ces derniers, Lisez les CV et présélectionnez des candidats. Veillez toujours à analyser les CV de façon objective, en fonction des critères prédéfinis et avec beaucoup de rigueur en vous reportant à la fiche mission et au profil du candidat. Vous avez sélectionné quelques candidats sur papier, il faut à présent les rencontrer. Pour être le plus efficace et professionnel possible, il est important que l entretien respecte un certain formalisme : évitez la discussion en buvant un café sur un coin de table... L entretien ne doit pas être une conversation. Ce n est pas non plus un monologue qui consisterait uniquement à donner des informations sur la mission, ni un interrogatoire qui ne laisserait pas le candidat s exprimer librement. Votre souci doit être de mieux connaître les opinions de votre interlocuteur mais certainement pas de lui imposer les vôtres! 3

7 1. Comment faire le bon choix? Recruter le bon étudiant PREPARER l entretien Avant de poser des questions au candidat, n oubliez pas de vous demander : Quelles informations ai-je déjà? (relire le C.V. et lettre de motivation), Quelles informations dois-je vérifier? Quelles informations dois-je avoir, demander, obtenir? (préparer une check-list des questions à poser), Quel type d entretien vais-je adopter? SE METTRE dans un cadre adapté à l entretien Mettez-vous dans un lieu calme, demandez à ne pas être dérangé, coupez le téléphone... Le cadre de l entretien doit aussi favoriser l échange et permettre une vraie confidentialité (idéalement bureau fermé ou endroit isolé). CREER les conditions pour que le candidat se livre le plus possible Rappelez-vous qu il s agit peut être du tout premier entretien que passe l étudiant, il faut donc : Le mettre à l aise : un candidat stressé ne répondra que partiellement aux questions, sera sur la défensive et donc moins naturel... Attention, c est cependant vous qui conduisez l entretien, Eviter de le faire attendre, S intéresser à son comportement lors de l entretien (communication non-verbale), Introduire l entretien en vous présentant, puis en évoquant les trois temps de l entretien : Le candidat vous parle de lui, Vous lui parlez de l entreprise, de la mission, Vous demandez au candidat de se positionner par rapport au stage et lui proposez de poser des questions. POSER les questions et PRENDRE des notes, vous devez couvrir ses études, ses expériences professionnelles (stages, job d été ), sa motivation et sa personnalité. Cet ensemble d informations permet de voir la cohérence d un parcours, la détermination, la capacité d évolution, les motivations... N hésitez pas à poser parfois des questions très précises ou techniques, pour vérifier la véracité de ce qui est dit. N oubliez pas que les personnes reçues peuvent être de niveaux et de formations très divers. Chaque candidature est à analyser en fonction de cet aspect. Vous trouverez en page suivante un outil qui peut vous permettre d évaluer les différents candidats de manière identique. PRENDRE tout le temps nécessaire à l entretien De manière générale, ne donnez pas au candidat de conclusion sur sa candidature en fin d entretien. Concluez l entretien en lui faisant part de la suite du processus de recrutement, et précisez-lui qu il aura une réponse écrite ou téléphonique. Si vous avez un doute sur la motivation du candidat, vous pouvez lui proposer de réfléchir puis de reconfirmer sa candidature. Les risques à éviter : La fatigue (ne pas bloquer une journée complète pour recruter...), La corde affective : s il faut résister au bagou d un candidat, il est également important d insister, d approfondir la candidature de ceux ou celles qui peuvent sembler antipathiques, Le piston : ne pas céder aux pressions extérieures un bon candidat n a pas besoin de piston, Sujets à exclure : sexualité, religion, politique, et les aspects vie privée d une façon générale (par exemple, demander à une jeune femme si elle attend un enfant...). Un point de courtoisie : les candidats que vous ne retenez pas ont, cependant, fait l effort de répondre à votre annonce. Pensez à les avertir que vous ne les acceptez pas en stage soit en leur téléphonant soit en leur envoyant un courrier d encouragement. 4

8 1. Comment faire le bon choix? Recruter le bon étudiant FICHE d ENTRETIEN Date : Entretien réalisé par : Nom et prénom du candidat : Intitulé de la mission : Déroulement de l entretien Evaluation (de +++ à ---) Présentation : Commentaires Contact, prise de parole : Expression orale : Savoir-faire / compétences : Compétences techniques : - niveau de formation : - expérience acquise lors d autres stages : Compétences relationnelles : Compétences organisationnelles : Savoir-être : ponctualité : motivation : dynamisme :... : Qualités / défauts : Commentaires :

9 1. Comment faire le bon choix? Les formalités L indemnisation Plutôt que rémunération, terme réservé aux salariés, on parlera de gratification ou encore d indemnisation. Les stages d une durée de plus de 3 mois (consécutifs) sont, depuis le 2 février 2008, tant pour les stages obligatoires que facultatifs, indemnisés à hauteur de 31,1 % du Smic (environ 398,13 euros par mois au 31/04/2008). L indemnisation doit être versée mensuellement. Ne sont pas concernés : les apprentis juniors sous statut scolaire, les stages hors études et les stages encadrés par la formation. Nombre d entreprises veillent à ne pas dépasser ce seuil de 3 mois car elles n ont pas à payer, dans ce cas, l ensemble des cotisations sociales, patronales et salariales. Les cotisations Au-delà du plafond des 31,1 % du Smic, vous devez verser des cotisations sur la partie du montant qui dépasse cette somme. Si des cotisations sont versées, un bulletin de paie doit être établi. En revanche, aucun document ne doit accompagner la remise du ou des chèques au stagiaire si aucune cotisation n a à être versée, même si la remise d un reçu signé est fréquente. La protection Les stagiaires bénéficient d une protection sociale contre les accidents de stage et maladies professionnelles au même titre que celle d un salarié. La convention de stage La convention est un document rédigé en 3 exemplaires sur lequel figurent : Les parties, Le projet pédagogique et le contenu du stage : les objectifs et finalités attendus du stage, les activités confiées au stagiaire, Les modalités du stage (déroulement, durée, dates, nom du tuteur, indemnisation, protection sociale et responsabilité civile, confidentialité, interruption) cas particuliers comme le travail de nuit ou les jours fériés, L évaluation de stage. Attention : Si vous décidez d embaucher l étudiant suite au stage ; la durée du stage doit être déduite de la période d essai. Le montant de l indemnisation (ou son absence si le stage est inférieur à 3 mois) doit figurer dans la convention, désormais obligatoire. L étudiant est enfin recruté, il vous faut maintenant préparer son arrivée. 5

10 2. Accueil et intégration Les objectifs de l accueil L accueil a pour objectif de : Faciliter l intégration professionnelle et sociale du stagiaire, Faire en sorte qu il devienne autonome le plus rapidement possible, Familiariser le nouveau venu avec la culture et les valeurs de l entreprise. La préparation de l arrivée du stagiaire Tout d abord, assurez-vous que son environnement de travail soit prêt à temps (avant même son arrivée) : ligne téléphonique, poste de travail, ordinateur, fournitures de bureau, code d accès, connexion internet Ceci vous fera, à tous deux, gagner du temps! Et le stagiaire aura une bonne première impression Il est également important d informer les collaborateurs de son arrivée. Informez-les de sa mission et de son rôle par mail ou par le biais d un journal interne si vous en avez un. Vous pouvez aussi, si cela vous semble nécessaire, choisir un tuteur et lui demander d accueillir le nouvel arrivant. L accueil Le premier contact est très important. Le nouveau venu doit pouvoir se sentir encadré et pris en considération. Son responsable doit lui remettre des renseignements sur l historique, les valeurs de l entreprise, la description des produits et/ou services, la typologie des clients, les avantages concurrentiels qu offre l entreprise, l organigramme et le règlement intérieur... Ces documents lui serviront aussi pour rédiger son mémoire (ou rapport) de stage. Une visite des différents services de l entreprise s impose, ainsi qu une présentation aux différents membres du personnel et aux membres de sa nouvelle équipe. L intégration La phase d intégration est celle où l étudiant(e) s adapte à son nouveau milieu. C est au tuteur de l accompagner au cours de cette étape. Il doit être un soutien tout au long de l intégration. Entre le tuteur et le nouveau venu doit s installer un climat de confiance, ce dernier doit pouvoir lui poser toute sorte de questions. Le tuteur doit aussi superviser la bonne mise en pratique des méthodes de travail et s assurer du transfert des apprentissages. Il doit aussi être disponible en cas de problème et peut l aider à planifier sa première semaine de travail. 6

11 3. Le suivi Il est important de rencontrer le stagiaire plusieurs fois lors de ses premières semaines pour connaître ses sentiments par rapport à son nouvel environnement. C est également lors de ces débriefings qu il est nécessaire de réaliser des états d avancement de la mission. Ces derniers servent à : Recadrer le stagiaire dans le cas où il dévie un peu de son objectif, Lui donner des conseils s il est en difficulté, Lui préparer une mission secondaire si vous vous rendez compte qu il avance plus vite que prévu. Assurez-vous également qu il sait ce qu on attend de lui. Si un problème survient pendant le stage, communiquez et ne laissez pas grandir la tension. Recevez l étudiant dans votre bureau et trouvez une solution. Dans le cas où la tension s agrandit malgré tout, prévenez le responsable de formation qui interviendra à son tour. Ses coordonnées sont sur la convention de stage. De la même façon, si vous vous apercevez que l étudiant travaille rapidement et que vous n avez pas de travail plus conséquent à lui fournir, trouvez-là encore, une solution avec ce dernier. Peut-être a-t-il des idées à vous proposer! Et surtout, afin de juger de la pertinence de ce guide, questionnez-le sur sa satisfaction face à son intégration! 4. Bilan et départ du stagiaire L évaluation Il s agit de s assurer que le stagiaire et le tuteur sont satisfaits de leur collaboration. Le travail de l étudiant doit faire l objet d une évaluation qui résulte de la double appréciation des responsables de l encadrement du stage dans votre entreprise et dans l établissement d enseignement supérieur. Les modalités de cette évaluation sont mentionnées dans la convention de stage. Vous serez invité à formuler auprès de l établissement une appréciation sur la qualité du stage. N omettez pas de rédiger une attestation de stage décrivant les missions effectuées par le stagiaire dans votre entreprise. Cette dernière pourra accompagner les futurs C.V. de l étudiant. Surtout soyez objectif dans la notation, jugez la qualité du travail effectué et pas la sympathie que l étudiant vous inspire! 7

12 4. Bilan et départ du stagiaire Le conseil Bien évidemment, vous pouvez avant le départ du stagiaire, lire son rapport de stage et le conseiller sur la formulation et sur le contenu. En effet, les étudiants ont parfois tendance à valoriser insuffisamment le travail accompli en entreprise. A travers le stage, vous aidez l étudiant à élaborer un projet professionnel et vous lui apportez une meilleure connaissance du monde de l entreprise : vous pouvez lui donner votre avis sur son projet professionnel. Vous voici désormais prêt à lancer une recherche et à accueillir un stagiaire de façon optimale. N oubliez pas que les étudiants qui réalisent une période de stage chez vous, véhiculent votre image à l extérieur de votre entreprise tout comme vos salariés. Veillez donc à ce qu ils soient satisfaits de ce passage. Ces étudiants constituent également un vivier pour vos futurs recrutements. Commencer à travailler ensemble par le biais d une période de stage facilite l intégration et vous permet de juger de la valeur du candidat. Réciproquement, cette période permet à l individu d évaluer son envie de travailler pour vous. Il est de votre responsabilité de contribuer à la formation des jeunes : faîtes appel aux étudiants pour faire avancer vos projets! Afin de vous soutenir dans votre démarche de recrutement de stagiaires, la CCI du Valenciennois a mis en place l opération TANDEM. La CCIV trouve le stagiaire qu il vous faut en fonction de vos besoins. N hésitez pas à prendre contact! Des conseillers vous rencontrent afin de vous aider à : Définir une mission de stage, un profil d étudiant, Vous orienter sur le choix d une formation, Rédiger une fiche mission. Ils se chargent ensuite de : Diffuser votre offre à la formation adaptée Effectuer une première sélection sur CV, lettres de motivation et entretiens, Vous proposer différents profils, Organiser les entretiens entre entreprises et étudiants. CONTACTS : Audrey FILLION Tél. : Lorsque vous avez fait votre choix, les conseillers continuent à vous accompagner pour : Effectuer les démarches administratives, Suivre l étudiant en stage et le guider si nécessaire, Réaliser le bilan de stage. Mélina HERBIN Tél. : CCIV - Direction Communication - Septembre Crédit photos : Samuel Dhote

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