Questions / Réponses sur l'application de gestion des conventions de stage

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1 Questions / Réponses sur l'application de gestion des conventions de stage 1. Création d'une convention de stage Comment obtenir ma convention de stage? Il n'existe plus de convention de stage papier à compléter. Désormais pour obtenir une convention de stage vous devez la créer. Quelle est la démarche à suivre pour créer ma convention de stage? Pour créer votre convention de stage vous devez tout d'abord vous inscrire et vous connectez sur le site de la POIP et aller à l espace Stages/Emplois. Vous prendrez connaissance de la procédure spécifique à votre composante. De quelles informations ai-je besoin pour créer ma convention de stage? Avant de commencer la saisie de votre convention de stage vous devez collecter les informations suivantes: A votre sujet - Votre type d'affiliation à la sécurité sociale (en qualité d'ayant droit d'assuré social, en qualité d'étudiant, par une assurance volontaire ou en qualité d'étudiant étranger) - Votre caisse d'assurance maladie (Caisse Primaire d'assurance Maladie, Mutualité Sociale Agricole, Régime Sociale des Indépendants, Régimes spéciaux) Au sujet de votre structure d'accueil - Adresse complète de votre structure (raison sociale, adresse, ville, code postal, pays) - Numéro SIRET à 14 chiffres (uniquement pour les stages réalisé en France métropolitaine) - Code NAF/APE à 4 chiffres + 1 lettre(uniquement pour les stages réalisé en France métropolitaine) - Effectif - Statut juridique de la structure d'accueil Au sujet de votre tuteur professionnel - Nom, Prénom - Service de rattachement - Fonction - Coordonnées (téléphonique, mail ou télécopie) Au sujet de votre tuteur enseignant : Nom, Prénom Au sujet de votre stage - Période du stage/période d'interruption (définir avec précision si le stagiaire doit être présent le samedi, le dimanche, la nuit et les jours fériés) - Temps de présence - Détails de votre mission 2. SIRET Qu'est-ce que le numéro SIRET? Le SIRET (Système d'identification du Répertoire des Etablissements) est un numéro à 14 chiffres qui permet d'identifier un établissement basé en France métropolitaine. Que faire si mon numéro SIRET est incorrect? 1. Vérifiez que vous n'avez pas laissé un espace avant ou après le numéro SIRET 2. Vérifiez que votre numéro SIRET est noté sous le format 14 chiffres 3. Consultez le site gratuit et effectuez une recherche avancée en fonction de l'adresse exacte de votre structure ou de son numéro de téléphone/télécopie Comment trouver le numéro SIRET d'une structure d'accueil? Pour trouver le numéro SIRET de votre structure d'accueil vous pouvez : 1. Solliciter directement votre structure 2. Consulter les sites gratuits suivants : Je fais mon stage dans une structure qui me dit qu'elle n'a pas de numéro SIRET.

2 Que faire? Consultez les sites gratuits suivants: Si vous ne parvenez pas à trouver les informations dont vous avez besoin prenez contact avec le bureau des stages de la POIP : annie.bontoux@univ-cezanne.fr Petit conseil! Utilisez l option «recherche avancée» sur et effectuez une recherche en fonction de l adresse exacte de votre structure ou de son numéro de téléphone ou de télécopie. 3. Code NAF/APE Qu'est ce que le code NAF/APE? La Nomenclature des Activités Françaises permet d'identifier l'activité principale exercée par un établissement. Le code NAF (4 chiffres + 1 lettre) a remplacé l'ancien code APE (3 chiffres + 1 lettre). Pour trouver la correspondance entre l'ancien code APE et le nouveau code NAF, vous pouvez consulter le site suivant: ou Que faire si mon code NAF est invalide? 1. Vérifiez que vous n'avez pas laissé un espace avant ou après le code NAF 2. Vérifiez que votre code NAF est noté sous le format 4 chiffres + 1 lettre ou 2 chiffres + 1 point + 2 chiffres + 1 lettre Comment trouver le code NAF d'une structure d'accueil? Pour trouver le code NAF de votre structure d'accueil vous pouvez : 1. Solliciter directement votre structure 2. Consulter les sites gratuits suivants : Je fais mon stage dans une structure qui me dit qu'elle n'a pas de code NAF. Que faire? Consultez les sites gratuits suivants : Si vous ne parvenez pas à trouver les information dont vous avez besoin prenez contact avec le bureau des stages de la POIP : annie.bontoux@univ-cezanne.fr Petit conseil! Utilisez l option «recherche avancée» sur et effectuez une recherche en fonction de l adresse exacte de votre structure ou de son numéro de téléphone ou de télécopie. 4. E t a b l i s s e m e n t d ' a c c u e i l e t s e r v i c e d ' a c c u e i l Lorsque je recherche mon établissement d'accueil, l'application informatique indique «aucun établissement répond à ces critères». Que puis-je faire? Si l'application vous informe qu'aucun établissement ne correspond à vos critères vous pouvez : - faire une nouvelle recherche de votre établissement d'accueil uniquement à partir de son numéro SIRET - faire une nouvelle recherche de votre établissement d'accueil à partir d'un «mot clé» - faire une nouvelle recherche de votre établissement d'accueil uniquement à partir du département - créer votre établissement en sélectionnant l'onglet en bas droite «Définir un nouvel établissement d'accueil».

3 Que faire si mon établissement d'accueil n'existe pas? Si votre structure n'existe pas ou n'est pas encore référencée dans notre base de donnée, vous pouvez créer votre établissement en sélectionnant l'onglet en bas à droite «Définir un nouvel établissement d'accueil», 5. Changement au cours du stage - Modification de la convention de stage initiale - Avenant Que dois-je faire pour: - modifier le sujet, la mission de mon stage? - modifier la période et/ou le temps de présence dans ma structure d'accueil? - modifier le lieu, le service de mon stage? - changer d'enseignant tueur ou de tuteur professionnel? Pour toutes modifications relatives à votre convention de stage initiale vous devez impérativement créer un avenant. Qu'est-ce qu'un avenant? Un avenant régit les modifications envisagées au cours d'un stage par les parties signataires de la convention initiale. L'avenant est soumis à des règles de conformité : 1. les signataires de l'avenant sont les signataires de la convention de stage initiale 2. l'avenant est signé par toutes les parties 3. l'avenant est établi par anticipation des modifications dont il fait état et doit par conséquent être établit le plus rapidement possible. 4. l'avenant ne peut modifier les clauses substantielles de la convention de stage, notamment l'année universitaire et le diplôme. Comment créer un avenant? Pour créer un avenant vous devez suivre la démarche suivante : 1. Se connecter sur le site de la POIP et allez sur PSTAGE 2. Sélectionner l'onglet «Visualiser mes conventions de stage». 3. Sélectionner l'icône «Voir» (à droite) 4. Sélectionnez dans le menu sur votre gauche, l'onglet «Avenant» 5. «Créer un avenant» ou «ajouter un avenant» en précisant le type de modification que vous souhaitez apporter. Attention! Pour créer un avenant il faut que votre convention de stage soit préalablement validée par le secrétariat des stages (c est-à-dire que vous ayez fourni l ensemble des pièces justificatifs demandées et collecté l ensemble des signatures). 6. Période de stage et temps de présence Qu'est ce que la période de stage? Ce sont les dates de début, de fin et d'interruption éventuelle du stage portées sur la convention qui définissent la période du stage. Faut-il préciser le temps de travail? Il est obligatoire de signaler sur la convention votre temps de présence dans la structure d'accueil Si votre stage est à temps partiel ou en alternance, les conditions (jours et horaires) sont portées sur la convention de stage avec le plus grand soin. Si votre période de stage comprend le samedi, le dimanche, le travail de nuit ou les jours fériées, vous devez obligatoirement le préciser dans le champs intitulé «Commentaire sur le temps de travail». Que dois-je faire si ma période de stage et/ou mon temps de présence sont modifiés au cours du stage? Si votre période de stage ou votre temps de présence dans l'organisme changent par rapport à la

4 convention de stage initiale alors vous devez impérativement créer un avenant de modification de la période de stage. Lorsque le stage est en alternance, faut-il indiquer les semaines de présence dans la structure d accueil? Dès lors qu'il est précisé que le stage est en alternance et quelle est la quotité de travail (ex: 15 jours par mois), alors il n'est pas nécessaire de préciser les semaines de présence dans la structure d'accueil. Quelle est la durée de stage minimale / maximale? Les stages ont une durée minimale imposée définie par votre maquette de diplôme. Pour cela, nous vous invitons à contacter le secrétariat de votre département ou votre tuteur enseignant pour connaître la durée minimum demandée par votre formation. 7. Gratification Quand est-ce que la gratification d'un stage devient obligatoire? La durée du stage permettant de déterminer le droit du stagiaire à cette gratification s'apprécie compte tenu de la convention de stage et des éventuels avenants qui ont pour effet de prolonger le stage. Ainsi, la gratification devient obligatoire lorsque la durée du stage est supérieure à deux mois consécutifs et en cas de prolongation du stage initial pour une durée totale supérieure à deux mois. En cas de prolongation, la gratification est versée mensuellement et un rattrapage de la somme non acquittée pour la période écoulée devra être effectué en une seule fois dès la fin du 2ème mois. Pour les stages dont la durée est au plus égal à deux mois, le versement d'une gratification est facultatif et relève d'une négociation entre le stagiaire et la structure qui l'accueille. Quel est le montant de la gratification? Le montant de la gratification peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel. A défaut, le montant horaire de cette gratification est fixée à 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale. Quelles sont les modalités de gratification? La gratification est due au stagiaire à compter du premier jour du premier mois de stage, elle est versée mensuellement et au prorata de la durée du stage effectuée. La gratification correspond au versement d'une somme d'argent. Le montant de la gratification peut-il être réduit et complété par des avantages offerts pour la restauration, l'hébergement et le transport? Non, il est bien précisé que les avantages de toutes sortes ne sont pas comptabilisés dans le montant de la gratification. Celle-ci doit donc correspondre au versement d'une somme d'argent d'un montant minimum de 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale pour tout stage de plus de 2 mois consécutifs. Quels sont les stages concernés par une obligation de gratification? Le stagiaire perçoit obligatoirement une gratification dans les cas suivants : -Stage d une durée supérieure à deux mois consécutifs en entreprise privée ou publique, en association, en établissement public à caractère industriel et commercial, sur le territoire français. -Stage d une durée supérieure à deux mois consécutifs et 40 jours de présence en administration ou établissement public administratif de l Etat, sur le territoire français. 8. Stage à l'étranger Je fais mon stage dans une structure à l'étranger qui n'a pas de numéro SIRET, ni de code NAF, comment faire pour saisir ma convention de stage? Vous n'avez pas besoin de saisir le numéro SIRET et le code NAF de votre structure d'accueil si cette dernière se trouve en dehors de la France métropolitaine. Vous devez seulement indiquez le code postal et le pays de votre structure d'accueil. Je fais mon stage pour un établissement Français mais mon stage se déroule à

5 l'étranger, est-ce que la gratification est obligatoire? L'obligation de gratification des stages de plus de deux mois consécutifs s'applique selon une logique territoriale. Si le siège de l'établissement d'accueil est en France mais que le stage se réalise pour une filiale à l'étranger il n'y a pas d'obligation de gratification. 9. Traduction des conventions Comment obtenir une convention de stage en anglais? Vous pouvez obtenir votre convention de stage en anglais, Attention! Les champs de rédaction complétés par vos soins ne seront pas automatiquement traduits, nous vous invitons donc à compléter votre convention dans la langue qui vous convient. 10. Impression Comment imprimer ma convention de stage? Vous pouvez imprimer votre convention de stage uniquement si vous avez complété toutes les étapes de saisie jusqu'à l'enregistrement de votre convention (= obtention d'un numéro de convention). Pour imprimer votre convention, sélectionnez l'onglet «Impression» dans le menu à gauche, cela vous permettra d'obtenir une version PDF et une version papier de votre convention de stage. A ce stage n oubliez pas de consulter la procédure spécifique à votre composante A ce stage n oubliez pas de consulter la procédure spécifique à votre composante. 11. Enseignants tuteurs Comment rechercher mon enseignant tuteur dans la liste? Effectuez une recherche par Nom et/ou Prénom. 12. Questions générales A quoi sert une convention de stage? Une convention de stage est un contrat qui régit les modalités du stage conclue entre le stagiaire, la structure d'accueil et l'établissement d'enseignement. Une convention de stage accorde une protection sociale à l'étudiant dans le cadre du stage (trajet et lieu de stage) et doit être signée par: - le stagiaire - l'enseignant tuteur - le représentant de la structure d'accueil - le représentant de l'établissement dans lequel est inscrit le stagiaire Qu'est ce que la responsabilité civile? C'est l'obligation de réparer les dommages corporels, matériels et financiers causés à autrui dans le cadre de votre vie privée ou de votre activité professionnelle. Le rôle de l'assurance est de se substituer au responsable, c'est-à-dire à l'auteur du dommage causé accidentellement, même s'il a commis une faute ou un délit, pour indemniser la victime. Comment obtenir une attestation de responsabilité civile? Il faut faire une demande d'attestation de responsabilité civile «vie privée» ou «scolaire/extrascolaire» auprès de votre assureur, banque ou mutuelle. A quoi correspond une «interruption de stage»? Une interruption correspond à un arrêt de stage pendant une période définie. Toute interruption de stage doit être mentionnée soit sur la convention de stage initiale soit par la création d'un avenant. Faut-il indiquer les déplacements? La convention de stage couvre les déplacements en France et/ou I'étranger rendus nécessaires par le stage à condition que la structure d'accueil édite un ordre de mission. Vous devez obligatoirement préciser vos déplacements sur la convention dans le champs intitulé «Commentaire sur la période de stage».

6 Quelles sont les étapes de validation de ma convention de stage? Consultez sur le site de la POIP la procédure adoptée par votre composante Dans tous les cas vous aurez à fournir une attestation d assurance qui couvre votre responsabilité civile pendant la durée du stage. En qualité de stagiaire est ce que je peux bénéficier de congés durant ma période de stage? Un étudiant en stage n'est pas considéré comme salarié de l'entreprise. A ce titre, il n'a pas droit aux congés et ne peut pas demander à bénéficier des dispositions du code du travail ou de la convention collective (à moins que celle-ci contienne des disposition propres aux étudiants stagiaires). Les jours travaillés ne donnent pas droit à des congés payés et le guide des stages n'aborde pas cette question. Cependant, rien n'interdit à l'entreprise d'autoriser un stagiaire à prendre des jours de repos, mais sous sa seule responsabilité. Il serait alors prudent pour l'entreprise de faire signer une décharge à l'étudiant. Est-ce ma convention de stage prouve que j'ai réalisé un stage? Non, votre convention de stage régit les modalités du stage et vous accorde une protection sociale (trajet et lieu de stage). Pour preuve de la réalisation de votre stage, vous devez demander une attestation de fin de stage à votre structure d'accueil comme cela est stipulé à l'article 9 de votre convention de stage.