GUIDE DU STAGIAIRE PARIS-SORBONNE

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1 GUIDE DU STAGIAIRE 2013 PARIS-SORBONNE

2 SOMMAIRE Introduction 1 Vous cherchez un stage Le scuioip peut vous aider 2 Vous avez besoin d aide pour construire votre projet professionnel et vous orienter dans vos choix d etudes 2 Pourquoi faire un stage 3 Comment obtenir une convention de stage 3 La convention de stage 4 Un apercu de la règlementation 4 Statut de l étudiant en stage 5 La durée du stage 5 Encadrement du stage 5 Votre gratification 5 Votre protection sociale 8 Responsabilité civile et rapatriement 9 Changement au cours du stage 10 Évaluation du stage 11 Rapport et attestation de stage 11 Cas particuliers 12 Questions reponses 15 Charte des stages etudiants en entreprise 22 Textes de reference 25 Contacts utiles 26

3 INTRODUCTION LE STAGE : UN TREMPLIN ESSENTIEL Effectuer un stage est souvent une étape essentielle dans un parcours de formation, et même le point de départ de toute une vie professionnelle. Un stage vous donne la chance de travailler avec des professionnels, d être reconnu par eux, d acquérir pendant votre cursus une première expérience de travail, et de développer des compétences appréciées qui s ajoutent à vos acquis universitaires. Il vous permet aussi de tester ou conforter votre projet professionnel, et de jeter les bases d un réseau de relations professionnelles extrêmement utile pour l accès à l emploi. Cependant la recherche d'un stage est parfois complexe, et les procédures à suivre peuvent rebuter par leur lourdeur. Vous ne devez pas vous arrêter à ces difficultés : votre avenir le mérite. Le Guide du Stagiaire est là pour vous aider, en vous apportant de nombreux conseils, informations et éléments de méthodes. Sachez aussi que vous pouvez compter sur le soutien, dans vos démarches, du bureau d aide à l insertion professionnelle et du bureau des stages de l université. Ce guide s adresse aux étudiants de Paris-Sorbonne qui souhaitent effectuer un stage dans une entreprise privée, une administration, un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), un établissement public à caractère administratif (EPA), une institution, une association etc., en France ou à l étranger. Il comporte des informations d ordre méthodologique, pratique et juridique. 1

4 VOUS CHERCHEZ UN STAGE LE SCUIOIP PEUT VOUS AIDER Le SCUIOIP (Service Commun Universitaire d Information et d Orientation Professionnelle) accompagne les étudiants dans leur recherche de stage et bien au-delà. Il a pour mission de : Vous informer sur les parcours d études et les métiers. Vous conseiller et vous guider dans vos choix d orientation et la construction de vos projets d étude et professionnel. Vous accompagner dans votre démarche de recherche de stage et/ou d emploi et de vous aider dans votre insertion professionnelle. Vous pouvez : Participer à des ateliers méthodologiques, dynamiser votre recherche de stage, construire votre CV et votre lettre de motivation et faire des simulations d entretien > http ://scuioip. paris-sorbonne.fr Vous faire accompagner dans votre recherche de stage par une conseillère en insertion professionnelle en appelant le Consulter les offres de stage et d emploi sur le site > http ://scuioip.paris-sorbonne.fr Vous informer au Bureau des stages qui délivre les conventions de stage, y compris celles du Ministère des affaires étrangères > NB : Selon les Unités de Formation (U.F.R.), votre responsable de formation peut aussi recevoir directement des propositions de stage et tenir à votre disposition des listes de contacts en entreprise. VOUS AVEZ BESOIN D AIDE POUR CONSTRUIRE VOTRE PROJET PROFESSIONNEL ET VOUS ORIENTER DANS VOS CHOIX D ÉTUDES Vous pouvez : Rencontrer une conseillère en Insertion professionnelle en rendez-vous individuel pour un accompagnement et des conseils personnalisés en vue de construire votre projet professionnel. > Tél : Rencontrer une conseillère en Orientation pour un entretien-conseil en vue d une poursuite d études, une réorientation, une préparation de concours > Tél : Participer à des ateliers et conférences (métiers, secteurs d activités ) et à des rencontres professionnelles étudiants/entreprises en vous inscrivant au Connaître le devenir des anciens diplômés de Paris-Sorbonne. > Consulter la documentation spécialisée sur les formations, les débouchés, les entreprises, le marché de l emploi. > Consulter les outils spécialisés pour vos recherches de stage et d emplois (Kompass et CLIP) > http ://scuioip.paris-sorbonne.fr (rubrique ressources) 2

5 POURQUOI FAIRE UN STAGE Le développement des stages est aujourd hui fondamental en matière d orientation et d insertion professionnelle des jeunes. Le stage vous permet de : Prendre contact avec le milieu professionnel Comprendre le fonctionnement, l organisation et les problématiques des entreprises et différents organismes Découvrir des nouvelles méthodes de travail Mettre en pratique certaines de vos connaissances et acquérir des compétences Préciser votre projet professionnel Préparer et faciliter votre insertion professionnelle. Construire et développer un réseau professionnel Enrichir votre Curriculum Vitae (CV) Destiné à mettre l étudiant devant les réalités concrètes d un métier, le stage est une période de formation complémentaire à la formation universitaire. Il permet à l étudiant de mettre en pratique en milieu professionnel les connaissances acquises dans le cadre de son cursus universitaire, d acquérir de nouvelles compétences et de faciliter le passage du monde de l enseignement supérieur à celui de l entreprise. En effectuant un stage, vous pourrez avoir une idée plus précise du métier, du domaine ou du secteur d activité que vous voudriez exercer par la suite. Il est important de faire ce premier pas car vous pourrez ainsi confirmer votre choix ou au contraire vous rendre compte que vous ne vous y plaisez pas et faire évoluer votre projet professionnel. Le stage ne peut cependant pas être assimilé à un emploi d un point de vue juridique, mais il est considéré comme une première expérience professionnelle. COMMENT OBTENIR UNE CONVENTION DE STAGE Une fois votre stage trouvé, vous devez : Télécharger une demande de convention sur votre Espace Numérisé de Travail (ENT). La remplir, la faire compléter et signer, dans l ordre, par : L organisme d accueil Votre enseignant tuteur qui vérifie l adéquation du stage avec la formation suivie Le secrétariat de l UFR pour la partie inscription pédagogique. Envoyer par courriel, par courrier ou vous déplacer au Bureau des stages muni de cette demande dûment remplie, signée et cachetée en y joignant les pièces demandées (le certificat de scolarité de l année universitaire en cours et l attestation d affiliation à la sécurité sociale). 3

6 Si le dossier est complet, une convention sur la base d une convention type est délivrée. Attention! S il manque une seule pièce, la convention ne pourra pas être saisie. Ne vous déplacez pas pour rien! LA CONVENTION DE STAGE La convention est un document juridique qui a pour objectif de préciser les conditions d accueil de l étudiant en stage et la nature de ses missions. Vous pourrez ainsi exiger que les engagements pris par l organisme d accueil soient tenus. La convention est établie sur la base des informations contenues dans la demande de convention. Soyez précis! Tout stage doit donner lieu à la signature d une convention tripartite. Avant de commencer un stage il faut impérativement qu une convention de stage ait été signée. Il appartient à l organisme d accueil de vérifier que la convention de stage porte bien toutes les signatures requises avant d autoriser le stagiaire à commencer le stage. La convention de stage est signée par : l étudiant - stagiaire l organisme d accueil (représentant administratif et responsable de stage) le représentant de l établissement d enseignement (le directeur du Bureau des stages de Paris-Sorbonne) qui est le dernier signataire. Après signature des trois parties, deux exemplaires sont adressés à l étudiant qui remet un exemplaire à l organisme d accueil. Un exemplaire est conservé dans le dossier de l étudiant au Bureau des stages. Par sa signature chaque partie s engage à respecter la réglementation en vigueur. UN APERCU DE LA RÈGLEMENTATION La loi a réformé le dispositif d accueil des stagiaires en entreprise, avec pour objectif d améliorer leurs conditions de travail et de les prémunir contre les abus en encadrant le déroulement du stage. Cette loi vise tous les stages, qu ils soient obligatoires ou optionnels. Sont exclus du champ de la loi : les stages réalisés par des jeunes en contrat d apprentissage, les visites ou séquences d observation en entreprise et stages des jeunes de moins de 16 ans, les stages dans le cadre de la formation professionnelle continue pour lesquels les modalités de conclusion d une convention de stage sont légalement prévues. Le stage doit s inscrire dans un projet pédagogique, (cf. décret n du 25 août 2010). 4

7 En pratique, c est l enseignant tuteur qui atteste de cette cohérence avec le projet pédagogique (voir page 16). Aucune dérogation aux lois et décrets ne peut-être accordée même avec l aval de l étudiant ou de l organisme d accueil (par exemple, pour une renonciation volontaire à une gratification lorsque celle-ci est obligatoire). Aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, faire face à un accroissement temporaire de l activité de l entreprise ou pour occuper un emploi saisonnier. STATUT DE L ÉTUDIANT EN STAGE Le stagiaire n est pas lié par un contrat de travail à l organisme d accueil qui l accueille et n a pas le statut de salarié, il garde le bénéfice de son statut d étudiant. Même s il peut être tenu d exécuter des tâches à caractère professionnel, il est dans l organisme pour apprendre et/ou observer et n a donc pas d obligation de production comme les salariés. Il est tenu de se conformer aux règles internes de l organisme : horaires, discipline, règles de sécurité, d hygiène, confidentialité etc. et ce, afin de maintenir le bon fonctionnement des services. LA DURÉE DU STAGE La durée du stage effectué dans un même organisme d accueil au cours d une même année universitaire ne peut excéder six mois à temps plein ou à temps partiel, avenant et/ou prolongation compris. ENCADREMENT DU STAGE Le stage doit faire l objet d un double encadrement par un membre de l organisme d accueil et un enseignant tuteur (enseignant titulaire, professeur associé ou agrégé de l université Paris- Sorbonne) relevant de l UFR ou de l école doctorale où l étudiant est inscrit. VOTRE GRATIFICATION DANS LE SECTEUR PRIVÉ La gratification est obligatoire pour les stages d une durée supérieure à deux mois consécutifs ou non, effectués dans un même organisme d accueil au cours d une même année universitaire (temps plein ou temps partiel). 5

8 Le montant de la gratification ne peut être inférieur à 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale (436,05 au 1 er janvier 2013). L organisme d accueil est libre de gratifier ou non le stagiaire pour un stage d une durée inférieure ou égale à deux mois consécutifs ou non. En cas de gratification, le montant est laissé au libre choix de l organisme. La durée de stage permettant de déterminer le droit du stagiaire à la gratification s apprécie compte tenu de la convention de stage et des éventuels avenants de prolongation du stage. La durée de présence mentionnée dans la convention doit correspondre aux heures qui seront réellement effectuées par le stagiaire. En cas d interruption définitive du stage, la gratification du stagiaire est calculée au prorata de la durée du stage effectuée. La durée prévue en matière de gratification s entend d une durée calendaire (date à date). Pour une durée supérieure à deux mois peu importe le nombre d heures et de jours effectué par le stagiaire dans l organisme d accueil, la gratification est obligatoire. DANS LE SECTEUR PUBLIC Administrations et établissements publics de l État sauf les Établissements publics industriels et commerciaux (EPIC) - Durée inférieure ou égale à deux mois consécutifs ou non, l organisme d accueil est libre de gratifier ou non le stagiaire. En cas de gratification, le montant est laissé au libre choix de l organisme. - Durée supérieure à deux mois, consécutifs ou non, si le stagiaire est présent au moins quarante jours sur la période du stage, la gratification est obligatoire. Fonction Publique Territoriale Les collectivités territoriales ne sont pas assujetties à l obligation de gratification. Elles peuvent décider d indemniser ou pas leurs stagiaires selon la circulaire du 4 novembre 2009 les incitant à appliquer les mêmes règles que pour la fonction publique d État. Le décret n du 31 janvier 2008 a fixé le montant minimal de gratification à 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale. La gratification est versée mensuellement au stagiaire et ce, à compter du premier jour du premier mois du stage, y compris pour les stages effectués à l étranger dans un organisme d accueil dont le siège social est basé en France. Les éventuels remboursements de frais et avantages en nature (transport, repas ) octroyés au stagiaire sont en plus de la gratification. Les stagiaires accèdent aux activités sociales et culturelles du comité d entreprise dans les mêmes conditions que les salariés ; cette disposition est issue de la loi du 28 juillet 2011 Les gratifications des stagiaires sont exonérées de cotisations sociales (patronales et salariales) dans la limite de 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale. Aucune cotisation et contribution de sécurité sociale ne sont dues, ni par l organisme d accueil, ni par le stagiaire (CSG, CRDS). 6

9 Au delà de cette fraction, toutes les cotisations, contributions patronales et salariales de sécurité sociale sur les salaires sont dues. Elles sont calculées sur la base du différentiel entre le montant de la gratification et la franchise. ORGANISME D ACCUEIL DURÉE DU STAGE QUOTITÉ DE TRAVAIL GRATIFICATION Entreprise privée, association Inférieure à 2 mois Temps plein ou temps partiel Pas d obligation de gratification Entreprise privée, association Supérieure à 2 mois consécutifs ou non Temps plein ou temps partiel Obligation de gratification Administration publique d Etat Administration publique d Etat Administration publique territoriale et hospitalière Moins de 2 mois Moins de 40 jours Pas d obligation 2 mois et plus Moins de 40 jours de gratification Supérieure à 2 mois Quelle que soit la durée 40 jours effectifs de présence ou plus Quelle que soit la quotité Obligation de gratification Pas d obligation de gratification GRATIFICATION POUR LES STAGES EFFECTUÉS À L ÉTRANGER Pour les stages effectués à l étranger : Au sein d une entreprise étrangère, la législation française ne peut s imposer en matière de gratification. Au sein d une entreprise française implantée à l étranger, le droit français s applique. 7

10 VOTRE PROTECTION SOCIALE ASSURANCE MALADIE L affiliation à la sécurité sociale est obligatoire. Le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu étudiant. Il doit obligatoirement justifier de l affiliation (attestation de droits ) pour l établissement de la convention. Aucune convention de stage ne sera délivrée si l étudiant n est pas affilié à la sécurité sociale française ou européenne. Les ressortissants de l Union Européenne peuvent fournir la photocopie recto/verso de leur carte européenne attestant d une couverture maladie, maternité, accidents du travail et maladies professionnelles au titre de la législation du pays de résidence habituelle. Les étudiants étrangers ne faisant pas partie de l Union Européenne doivent être obligatoirement immatriculés à la sécurité sociale française (SMEREP, LMDE ). Important : Avant tout départ à l étranger, l étudiant veillera à contracter une assurance maladie complémentaire internationale le couvrant en cas de maladie, d hospitalisation et d accident. ACCIDENTS DU TRAVAIL ET MALADIES PROFESSIONNELLES Stage sur le territoire français Le stagiaire bénéficie d une protection contre le risque accidents du travail et maladies professionnelles. Il est rattaché au régime général de la sécurité sociale. Sa prise en charge dépend de la gratification qui lui est attribuée. Si la gratification est égale ou inférieure à 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale (soit au 1 er janvier 2013), les cotisations et affiliations sont assurées par l établissement d enseignement, via le Rectorat. Si la gratification est supérieure à 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale, l étudiant ne bénéficie plus du régime français de protection et les cotisations sont donc à la charge de l organisme d accueil. L assiette servant de base au calcul des cotisations est égale à la différence entre la gratification versée au stagiaire et 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale. Le taux applicable est le taux habituel de l entreprise, de l organisme public ou de l association. En cas d accident survenu au stagiaire soit dans l organisme, soit au cours du trajet ou sur les lieux rendus utiles pour les besoins de son stage, l organisme d accueil effectue, dans les 48 heures, toutes les démarches nécessaires auprès de la Caisse primaire d assurance maladie (Direction des Régimes Spéciaux), 173 rue de Bercy Paris Cedex 12. Il joint à la déclaration d accident adressée à la CPAM une copie de la convention de stage. En parallèle, il informe le Bureau des stages de l université et lui adresse une copie de la déclaration d accident. 8

11 Stage à l étranger Lorsque la gratification est égale ou inférieure au seuil de 12,5% du plafond de la sécurité sociale (soit au 1 er janvier 2013), la protection sociale du stagiaire contre le risque accidents du travail et maladies professionnelles (AT/MP) est maintenue par le régime français. En cas d accident survenu au stagiaire soit dans l organisme, soit au cours du trajet ou sur les lieux rendus utiles pour les besoins de son stage, l organisme d accueil effectue, dans les 48 heures, toutes les démarches nécessaires auprès de la Caisse primaire d assurance maladie (Direction des Régimes Spéciaux), 173 rue de Bercy Paris Cedex 12. Il joint à la déclaration d accident adressée à la CPAM une copie de la convention de stage. En parallèle, il informe le Bureau des stages de l université et lui adresse une copie de la déclaration d accident. Lorsque la gratification est supérieure au seuil de 12,5% du plafond de la sécurité sociale, l étudiant ne bénéficie plus du régime français de protection. L organisme d accueil doit fournir une attestation indiquant que l étudiant/stagiaire est couvert dans le pays d accueil contre le risque AT/MP et qu il paie les cotisations afférentes à la couverture de ce risque. La convention est délivrée sous présentation de cette attestation. En cas d accident du travail, la déclaration d accident incombe à l établissement d accueil. En parallèle, il informe le bureau des stages de l université et lui adresse une copie de la déclaration d accident. RESPONSABILITÉ CIVILE ET RAPATRIEMENT RESPONSABILITÉ CIVILE Quel que soit le lieu du stage en France ou à l étranger, l organisme d accueil est tenu de contracter une assurance en responsabilité civile pour ses stagiaires. L étudiant doit disposer, pour son compte, d une assurance en responsabilité civile. Celle-ci permet d être couvert en cas de dommages corporels, matériels et immatériels que l étudiant-stagiaire peut causer aux tiers lors d un stage. L université Paris-Sorbonne offre la possibilité aux étudiants de bénéficier, à titre gratuit pendant la durée du stage, d une assurance en responsabilité civile. RAPATRIEMENT L université Paris-Sorbonne offre la possibilité aux étudiants de bénéficier à titre gratuit d une assurance «assistance rapatriement» dans le cadre d un contrat collectif passé avec la MAIF. Une attestation d assurance individuelle pourra être délivrée, par le service de la commande publique sur simple demande de l étudiant. Pour en bénéficier, il vous suffit d envoyer un courriel à en précisant bien votre nom, prénom, dates et lieu de stage. 9

12 CHANGEMENT AU COURS DU STAGE Pour tout changement dans le déroulement du stage (absence ou rupture anticipée), un avenant signé des trois parties doit être ajouté à la convention initiale. Toute difficulté survenue dans le déroulement du stage devra être portée à la connaissance de tous les intéressés afin d être résolue au plus vite. ABSENCES Absences pour maladie : En cas d absence pour maladie, le stagiaire devra prévenir l organisme d accueil et transmettre un certificat médical à l Université. Absences pour assister aux cours de l universite et/ou passer des examens : En vue du bon déroulement de sa formation, le stagiaire peut être autorisé à quitter l organisme qui l accueille pour lui permettre d assister à certains cours au sein de son Etablissement d enseignement ou pour passer des examens. Les règles à respecter en cas d absence sont à définir d un commun accord avec l organisme. Important : Les dates des cours et/ou des examens doivent être portées à la connaissance du responsable de stage au sein de l organisme d accueil, avant le début du stage voire lors de l entretien du stage. RUPTURE ANTICIPÉE DU STAGE D une manière générale l étudiant doit respecter ses engagements envers son organisme d accueil. La signature d une convention de stage confirme cet engagement. Néanmoins, il arrive que la situation nécessite une rupture. Il existe plusieurs possibilités : À l amiable Après concertation des trois parties, (l enseignant responsable, le tuteur de l organisme d accueil et l étudiant-stagiaire), la rupture à l amiable est transmise au Bureau des stages par courrier postal ou par courriel, en justifiant le(s) motif(s). À l initiative d une des trois parties - L organisme d accueil : En cas de manquement du stagiaire à la discipline, l organisme peut mettre fin au stage après avoir prévenu le responsable de la formation par écrit en exposant les griefs précis formulés à l encontre de l étudiant. - L université : Lorsque le déroulement du stage n est pas conforme aux engagements pris par l organisme d accueil, l université peut mettre un terme au stage en dénonçant la convention. Elle en informe préalablement le responsable de l organisme qui accuse réception de cette information. - L étudiant - stagiaire : Il peut rompre la convention de stage pour tout motif rendant la poursuite du stage impossible et la rupture légitime (inadéquation entre l objectif du stage et les missions confiées, conclusion d un contrat de travail, réussite à un concours...). Il doit informer au préalable l enseignant tuteur, le tuteur du stage en expliquant le motif de la rupture. 10

13 La rupture doit être signifiée par écrit au représentant de l organisme d accueil et à l enseignant responsable et transmise au Bureau des stages qui établira l avenant correspondant. ÉVALUATION DU STAGE L activité du stagiaire fait l objet d une évaluation qui résulte de la double appréciation des responsables de l encadrement du stage (l enseignant tuteur et le tuteur de l organisme d accueil). Pour tous les stages (obligatoires et optionnels), une fiche d évaluation est remise à l étudiant par le Bureau des stages. Cette fiche constitue, avec la convention, le «dossier de stage». À la fin du stage, l organisme d accueil remet cette fiche remplie sous enveloppe à l étudiant qui le remet au Bureau des stages avant la fin du semestre et dans tous les cas, avant la date de jury de délibération fixée dans le calendrier universitaire. Le Bureau des stages gardera une copie de cette fiche et adressera l original à l UFR. N oubliez pas de : Participer à l évaluation de la qualité du stage. Vous avez tout intérêt à identifier et décrire convenablement les compétences que vous avez acquises lors du stage et de les faire valoir dans votre CV et votre lettre de motivation. Le "carnet de bord" vous permet d'anticiper votre mission, de réfléchir à vos prises d'initiatives, d'identifier et valoriser vos compétences. Informez-vous auprès des conseillères en insertion professionnelle du BAIP. Envoyer, lorsqu il est exigé, votre rapport de stage à l organisme d accueil, en particulier à votre responsable de stage et à votre Unité de Formation (UFR). Remercier toutes les personnes qui vous ont aidé, que ce soit lors de la recherche ainsi qu au cours de votre stage. RAPPORT ET ATTESTATION DE STAGE Le rapport de stage est le résumé de votre expérience acquise lors de votre stage. Lors de la rédaction, votre tuteur enseignant pourra vous conseiller. À l issue du stage, lorsqu il est exigé par la formation, l étudiant rédigera un rapport de stage. Le rapport doit être directement envoyé au tuteur enseignant (responsable du stage) par l étudiant. Ce rapport avec l attestation de stage que vous délivrera l organisme d accueil ainsi que d éventuels travaux associés pourront servir à l évaluation et à la validation du stage. 11

14 CAS PARTICULIERS ÉTUDIANTS INSCRITS DANS UN CURSUS PRÉPARANT AUX MÉTIERS DE L ENSEIGNEMENT La préparation aux métiers de l enseignement s effectue dans le cadre du diplôme national de Master. Afin de bénéficier de la préparation, les étudiants titulaires d un Master 2 ont la possibilité de s inscrire dans un module préparation Agrégation ou préparation Capes. Que ce soit pour les étudiants inscrits en Master ou en Module, la mise en stage est faite automatiquement par l IUFM pour les stages effectués en établissement scolaire. Pour les étudiants inscrits dans un module et désirant faire un stage autre qu en établissement scolaire, le Bureau des stages pourra, à titre dérogatoire, leur délivrer une convention afin d effectuer un stage dans le cadre d une réorientation, conformément au décret du 25/08/2010. Dans ce cas, l étudiant doit motiver sa demande et présenter au Bureau des stages un justificatif (courrier explicatif) délivré par un enseignant référent* c est-à-dire un enseignant qui participe à la formation des étudiants dans le cadre de la préparation au concours du métier de l enseignement. Pour les étudiants inscrits en Master 1, le Bureau des stages pourra délivrer des conventions sous réserve de l accord (courrier explicatif) émanant de l enseignant référent*. Pour les étudiants inscrits en Master 2, le Bureau des stages pourra délivrer des conventions, à partir du second semestre, aux étudiants non admissibles et à ceux désirant effectuer un stage pendant les vacances d été, sous réserve de l accord et d un courrier explicatif émanant de l enseignant référent*. *Enseignant qui participe à la formation des étudiants dans le cadre de la préparation au concours du métier de l enseignement. ÉTUDIANTS ETRANGERS EN ECHANGES Les étudiants entrant dans le cadre d échanges dépendent administrativement et juridiquement de leur établissement d origine. Ils ne peuvent donc pas bénéficier de convention de stage délivrée par l université Paris-Sorbonne. Pour toute demande de convention de stage, ils doivent s adresser à leur université d origine. ÉLÈVES DE CLASSE PRÉPARATOIRE PRENANT UNE INSCRIPTION CUMULATIVE À PARIS-SORBONNE Aucune convention ne pourra être délivrée aux élèves des classes préparatoires prenant une inscription cumulative à Paris-Sorbonne dans la mesure où, durant leur année de classe préparatoire, ils sont sous la responsabilité juridique et pédagogique de leur lycée. Tant que ces élèves n ont pas intégré effectivement l université, aucun enseignant de Paris-Sorbonne ne peut s engager à être garant de la cohérence de leur stage avec leur projet pédagogique et professionnel. 12

15 ÉTUDIANTS EN MASTER 2 PROFESSIONNEL (M2P) DÉSIRANT PROLONGER UN STAGE DE FIN D ÉTUDES AU-DELÀ DE L ANNÉE UNIVERSITAIRE Pour obtenir la prolongation du stage dans ce cas spécifique, l étudiant devra présenter au Bureau des stages la demande de prolongation émanant de l organisme d accueil ainsi que l attestation de l UFR indiquant la date du jury final et le justificatif de l affiliation à la sécurité sociale pour la durée totale du stage. La prolongation est délivrée pour une durée allant jusqu à la date du jury final de délivrance du diplôme sans toutefois dépasser le 31 décembre. Pour les M2P, une tolérance est accordée par la CPAM pour poursuivre le stage au-delà de l année universitaire, dès lors que le stage a commencé avant la fin de l année universitaire de référence et que la durée totale du stage n excède pas six mois. Cette tolérance est accordée afin d éviter aux étudiants concernés d appeler une nouvelle cotisation annuelle pour un laps de temps aussi court. ÉTUDIANTS INSCRITS AU CELSA ET À LA CIVILISATION FRANÇAISE Le Bureau des stages ne délivre pas de convention aux étudiants inscrits au CELSA et à la Civilisation Française. STAGIAIRES DE LA FORMATION CONTINUE Avant toute demande de convention de stage, les Stagiaires de la Formation Continue doivent contacter le secrétariat de la Formation Continue. La demande de convention doit être validée par les services compétents de la formation continue. 13

16 QUESTIONS QUESTIONS RÉPONSES RÉPONSES 14

17 PUIS-JE EFFECTUER UN STAGE SANS CONVENTION NON. Ne commencez jamais votre stage sans convention. Les conséquences : Pour le stagiaire : Dans le cas d accident du travail, en aucun cas la protection accident du travail de l étudiant ne pourrait être assurée. Pour l organisme d accueil : Sanction prévue par l URSSAF en cas d absence de convention et de présence dans l organisme d accueil d une personne se disant stagiaire ou encore en cas de convention bipartite au lieu de tripartite. Sans convention, la gratification ne pourra vous être versée. COMMENT OBTENIR UNE CONVENTION DE STAGE Rendez vous sur votre Espace Numérique de Travail (ENT) dans la rubrique «avenir professionnel» afin de télécharger une demande de convention de stage. Une fois les documents requis réunis et la demande dûment complétée et signée, une convention de stage pourra être créée. NON. EST-IL POSSIBLE D OBTENIR UNE CONVENTION DE STAGE UNE FOIS LE DIPLÔME OBTENU Aucune convention de stage ne sera délivrée aux étudiants ayant achevé leur parcours de formation. JE NE SUIS PAS INSCRIT(E) À L UNIVERSITÉ, PUIS-JE OBTENIR UNE CONVENTION DE STAGE NON. Seuls les étudiants inscrits dans un parcours LMD (Licence Master Doctorat) peuvent obtenir une convention de stage, ce qui exclut les étudiants inscrits en DU (Diplôme Universitaire). Nul ne peut être stagiaire s il n a pas la qualité d étudiant et n est pas, à ce titre, réglementairement inscrit (administrativement et pédagogiquement) à l université Paris-Sorbonne. 15

18 NON. PUIS-JE M INSCRIRE À L UNIVERSITÉ POUR FAIRE UN STAGE Il n est pas possible de s inscrire à l université Paris-Sorbonne uniquement pour effectuer un stage. JE NE PEUX PAS ME RÉINSCRIRE AVANT D AVOIR LES RÉSULTATS DE MES EXAMENS FIN SEPTEMBRE OU DÉBUT OCTOBRE. COMMENT PUIS-JE FAIRE POUR OBTENIR UNE CONVENTION DANS CES CONDITIONS La condition préalable pour obtenir une convention de stage est l inscription administrative et pédagogique sur l année universitaire en cours, aucune attestation ne pouvant se substituer à une inscription effective à l université. Vous devrez donc attendre le résultat de vos examens pour vous réinscrire et ainsi bénéficier d une convention de stage. QUEL EST LE RÔLE DE L ENSEIGNANT TUTEUR L enseignant tuteur (enseignant titulaire, professeur associé ou agrégé ), qui est le responsable du stage au sein de l établissement d enseignement, est le garant de l articulation entre les finalités du cursus de formation et celles du stage. Ce référent accepte de suivre le déroulement du stage et travaille en collaboration avec le responsable du stage de l organisme d accueil. Il est informé de toute action et s informe de l état d avancement du stage et des difficultés éventuelles. L enseignant tuteur peut vous conseiller dans la rédaction de votre rapport de stage, il peut éventuellement vous proposer une trame de rapport de stage. JE SOUHAITE EFFECTUER UN STAGE AU MINISTÈRE DES AFFAIRES ETRANGÈRES ET EUROPÉENNES, COMMENT FAIRE Si vous êtes inscrit administrativement et pédagogiquement à l'université Paris-Sorbonne pour l'année en cours, vous pouvez postuler aux offres de stage sur le site du MAEE. Pour ce faire, vous avez besoin d'un code d'accès aux offres de stage qui vous sera communiqué par courrier électronique par le Bureau des Stages en échange de vos numéros d étudiant et Sécurité Sociale de l année en cours. Après cette première étape obligatoire, une procédure entre l'étudiant, le Bureau des Stages et le MAEE est mise en place. Procédure que vous trouverez dans votre Espace Numérisé de Travail (ENT), dans la rubrique «avenir professionnel». Le BAIP vous aide à valoriser votre candidature (rédaction de CV et lettre de motivation) lors des ateliers organisés par le BAIP. 16

19 supplémentaires QUELLE EST LA DURÉE MAXIMALE DU TEMPS DU TRAVAIL La durée légale et maximale du temps de travail hebdomadaire est de 48 heures y compris les heures (sous réserve de l accord de l UFR). ne QUELLE EST LA DURÉE LÉGALE D UN STAGE La durée du stage effectué dans un même organisme d accueil au cours d une même année universitaire peut excéder six mois à temps plein ou à temps partiel, avenant et/ou prolongation compris. début EST-CE QUE JE PEUX PROLONGER MON STAGE Des prolongations sont possibles dans la limite de l année universitaire et de la durée légale du stage (six mois maximum, prolongation comprise). Toute prolongation doit faire l objet d une demande écrite (télécopie, courriel ou courrier postal) de la part de l organisme d accueil. L avenant doit être établi avant le de la prolongation. Reportez-vous COMBIEN SERAIS-JE PAYÉ(E) POUR MON STAGE aux pages 6 à 9 du guide. LES REMBOURSEMENTS DE TRANSPORT ET LES TICKETS RESTAURANT SONT-ILS INCLUS DANS LA GRATIFICATION Les éventuels remboursements de frais et avantages en nature (transport, repas ) octroyés au stagiaire sont en plus de la gratification. 17

20 QU EN EST-IL DES CHARGES SOCIALES POUR LES ENTREPRISES ACCUEILLANT UN STAGIAIRE Les gratifications des stagiaires sont exonérées de cotisations sociales (patronales et salariales) dans la limite de 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 436,05 pour l année 2013). Aucune cotisation et contribution de sécurité sociale ne sont dues ni par l organisme d accueil, ni par le stagiaire (CSG, CRDS). L organisme ne commence à cotiser qu au-delà de cette limite. LES ÉTUDIANTS ÉTRANGERS (HORS UE) ONT-ILS BESOIN D ÊTRE INSCRITS À LA SÉCURITÉ SOCIALE FRANÇAISE POUR OBTENIR UNE CONVENTION DE STAGE Les étudiants étrangers ne faisant pas partie de l Union Européenne, doivent être obligatoirement immatriculés à la sécurité sociale française (SMEREP, LMDE ). Aucune convention de stage ne sera délivrée si l étudiant ne s est pas au préalable affilié à la sécurité sociale française. Au besoin, renseignez-vous à l avance au Bureau des stages. lieu QU'EST-CE QUE LA GARANTIE RESPONSABILITÉ CIVILE La responsabilité civile correspond à l'obligation de réparer les dommages causés à autrui quel que soit le du stage, en France ou à l étranger.. EST-IL POSSIBLE D INTERROMPRE MON STAGE OUI mais à certaines conditions : Pour toute interruption temporaire, (maladie, absence injustifiée ) ou définitive (désaccord, modification des missions ), l organisme d accueil avertira par écrit l enseignant tuteur et le Bureau des stages. Un courrier de rupture de stage doit être co-signé par le représentant de l entreprise et l étudiant après concertation des trois parties. L arrêt anticipé du stage doit être justifié. Dans ce cas, la gratification due au stagiaire est calculée au prorata de la durée de stage effectuée. 18

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