Guide du tuteur en entreprise

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1 Brevet de Technicien Supérieur Assistant Gestion PME - PMI Guide du tuteur en entreprise LYCEE LA MENNAIS 2 rue Général Dubreton (site général-technologique) Directeur : Ihsan JAAFAR 3 rue de Guibourg (site professionnel) Directeur adjoint : Yves LE GAL PLOËRMEL CEDEX Site professionnel Site général-technologique Chef de travaux industriel : Philippe DILOSQUER Chef de travaux tertiaire : Marie-Hervé JEFFROY

2 LÉGISLATION : STATUT DU STAGIAIRE DANS L'ENTREPRISE Statut du jeune pendant la période de formation en entreprise : Le stagiaire n'est pas lié à l'entreprise par un contrat de travail : Il reste sous statut scolaire et donc sous l'autorité et la responsabilité du chef de l'établissement de formation. Rémunération du stagiaire : Le stagiaire ne peut prétendre à aucune rémunération de l entreprise. Toutefois, il peut lui être alloué une gratification, si son montant ne dépasse pas le seuil mensuel d exonération des cotisations sociales, qui correspond à une gratification inférieure ou égale à 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale, multipliée par le nombre d'heures mensuel du stage, avantages en nature compris. Cette gratification n'est pas assujettie aux diverses cotisations sociales et n'est pas soumise à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Modalités de couverture sociale en matière d'accident et de responsabilité civile : Si le dommage est subi par l'élève : o dommage corporel, subi dans l'entreprise ou pendant le trajet pour s'y rendre : les élèves bénéficient de la législation sur les accidents du travail (article L e du code de la sécurité sociale). En cas d accident survenant à l'élève, soit au cours du travail, soit au cours du trajet, l'obligation de déclaration d'accident incombe à l'entreprise d'accueil qui l'adresse à la CPAM dont relève l établissement scolaire. L'entreprise prévient immédiatement le chef d'établissement. o dommage du fait d'une faute imputable à l'entreprise ou à un de ses salariés : la responsabilité de l'entreprise pourra être engagée. Le chef d'entreprise doit prendre des dispositions pour garantir sa responsabilité civile et celle de ses salariés. La convention spécifie les dispositions prises. Si le dommage est causé par l'élève : La convention mentionne la couverture choisie par le lycée en matière de responsabilité civile des élèves.

3 1 ère ANNEE B.T.S. Professeurs responsables du stage : - Catherine RACOUET - Marie Noëlle AMIOT Le stage de 1 ère année est le support de 2 épreuves de l'examen : - La gestion des relations avec la clientèle et les fournisseurs - La communication orale professionnelle LES EPREUVES Epreuve 1 : Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs Dossier présenté lors de l épreuve Chaque candidat constitue un dossier composé de : Présentation des caractéristiques commerciales de la PME (CA, processus de production, marchés, offre commerciale, organisation commerciale, réseau de distribution ) Cinq fiches descriptives des situations de gestion accompagnées des productions réalisées (annexe 1) Document administratif : attestation de stage Qu'est-ce qu'une "situation de gestion"? Ces situations seront vécues ou observées par l étudiant au cours de son stage de première année. On entend par situation de gestion un ensemble de tâches en interaction. On peut distinguer 2 types de situation de gestion, celles qui sont prévisibles dans toute entreprise : Prospection clientèle, Négociation d un contrat avec un nouveau client, Réponse à un appel d offres, Traitement d une réclamation client, Gestion des impayés clients, Recherche et sélection de fournisseurs, Passation et suivi des commandes fournisseurs Suivi des commandes clients Et celles qui sont imprévisibles : Perte d un gros client, Changement d une réglementation, Détection d un défaut de fabrication dans un lot de produits

4 Ces listes de situations de gestion ne sont pas exhaustives, tout tuteur a la liberté de proposer au stagiaire des situations de gestion qui lui semblent intéressantes en fonction des évènements qui peuvent survenir au cours du stage. Chaque situation de gestion peut comporter une ou plusieurs tâches du référentiel. (voir annexe 2 : tableau des tâches déjà complété lors de la négociation du stage) Dans le cadre de ces situations de gestion, il est tout à fait possible que l entreprise confie au stagiaire des tâches supplémentaires par rapport à celles initialement prévues. Sur l'ensemble des 5 situations de gestion, il est impératif de présenter au minimum 5 tâches différentes du référentiel (annexe 2). Parmi celles-ci, au moins une d'entre elles doit mobiliser un logiciel de gestion commerciale ou comptable. L étudiant doit pouvoir répondre à un certain nombre de questions afin de compléter la fiche descriptive (annexe 1) correspondant à chacune des situations de gestion exigée à l examen : Quel est le contexte? Quel est l objectif? Qui sont les intervenants? Quelle est la démarche suivie? Quels sont les outils informatiques (réseau, matériel et logiciels) utilisés? Quelles sont les tâches réalisées et/ou observées? Quelles sont les difficultés rencontrées? Quelles sont les solutions apportées? Lors de l examen, l étudiant devra être en mesure de présenter au jury tout document utilisé et/ou réalisé dans le cadre de ces 5 situations de gestion. Dans un souci de respect de la confidentialité, il est tout à fait possible de masquer certaines informations. Déroulement de l épreuve Phase de préparation Le candidat réalise un travail à l aide d un progiciel de gestion intégré ou d un logiciel de comptabilité et/ou de facturation à partir d un sujet remis par le jury. Le sujet s appuie sur les situations de gestion du dossier du candidat. L'interrogation Phase 1 : Exposé des 5 situations de gestion présentées dans les fiches descriptives et entretien avec le jury Phase 2 : Présentation des productions réalisées pendant la phase de préparation à l'aide d'un PGI ( progiciel de gestion intégré) et d un tableur le cas échéant.

5 Epreuve 2 : La communication orale professionnelle Dossier présenté lors de l épreuve Chaque candidat constitue un dossier composé de 3 situations de communication orale professionnelle, vécues ou observées dans un contexte de travail, lors d'une communication interpersonnelle ou de groupe, ou lors d'un accueil en face à face, au téléphone et via les médias d'information. Exemples de situations de communication Prospection (en face à face/téléphonique) Réclamation auprès d un fournisseur Réclamation d un client Vente d un produit, d un service Entretien d embauche Négociation auprès de fournisseurs Information au chef d entreprise, à des collègues Gestion d un conflit Réunion d information auprès des salariés Organisation d un événement (salon, portes ouvertes ) Entretien entre un salarié et un supérieur L étudiant doit pouvoir répondre à un certain nombre de questions afin de compléter la fiche descriptive (annexe 3) correspondant à chacune des situations de communication orale : Quel est le contexte? Quelles sont les composantes de la communication? Quels sont les enjeux? Quelle est la forme de la communication? Quels sont les techniques et outils de communication utilisés? Déroulement de l épreuve Phase de préparation En prenant appui sur l une des 3 situations de communication orale, la commission propose une nouvelle situation de communication en modifiant certains paramètres de la situation présentée sur la fiche. Le candidat analyse la nouvelle situation, prépare l exposé et la simulation. L'interrogation Phase 1 : Exposé de l'analyse de la situation de communication présentée dans la fiche descriptive et de la nouvelle situation découlant du scénario proposé par le jury. Phase 2 : Simulation de la communication orale avec le candidat et entretien permettant au candidat d'analyser et d'évaluer la communication.

6 SUIVI DU STAGIAIRE ET LIEN AVEC LE LYCEE Le stagiaire devra transmettre à l un des professeurs responsables un compte rendu hebdomadaire de son activité en entreprise. Un professeur de la classe contactera le tuteur et assurera une visite de stage. Le tuteur complètera les attestations de stage (une pour l'épreuve 1 et l'autre pour l'épreuve 2) et le bilan de stage qui seront, soit remis directement au stagiaire, soit renvoyés par courrier à l établissement scolaire au nom de l'un des professeurs responsables du stage. EVALUATION DU STAGE L épreuve 1 se déroulera au cours des mois de novembre/décembre Le jury sera composé d un enseignant et d un professionnel. L épreuve 2 se déroulera au cours du mois de mars Le jury sera composé de deux enseignants.

7 Annexe 1 BTS ASSISTANT DE GESTION DE PME-PMI - SESSION 2011 ÉPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes Épreuve U41 : Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs Fiche descriptive Nom et prénom du candidat : N d inscription : Intitulé de la situation de gestion : Réalisée Observée Fiche de situation de gestion n : Raison sociale : Secteur d'activité : Cadre de la réalisation Tâche(s) du référentiel concernée(s) : voir annexe 2 Dates de réalisation : Durée de la réalisation : Contexte de réalisation : Objectifs : Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) : Activité Description de l activité (tâches, méthodologie) : Productions réalisées : Problèmes rencontrés : Solutions apportées : Bilan Bilan professionnel : Bilan personnel :

8 Annexe 2 NOM DE L ETUDIANT : TABLEAU DES TÂCHES PROFESSIONNELLES Activités Sous activités Tâches A1 - Gestion de la relation avec la clientèle A2 Gestion de la relation avec les fournisseurs A1.1 - Recherche de clientèle T11.1- Organisation de la prospection et prospection clientèle et contact T11.2- Détection analyse et suivi des appels d offres A1.2 Administration des ventes T Préparation de propositions commerciales T Préparation des contrats commerciaux T Suivi des ventes et des livraisons T Facturation et suivi des règlements et des relances T Mise à jour du système d information client A1.3 Maintien et développement de la relation T Accueil, information et conseils clientèle T Traitement et suivi des réclamations A2.1 Recherche et choix des fournisseurs T Etude des demandes d achat T Recherche des fournisseurs pour référencement T Comparaison des offres et sélection des fournisseurs T Mise à jour et amélioration du système d information des fournisseurs A2.2 Achat de biens et T Préparation de la négociation des contrats prestations de services T Passation et suivi des commandes Tâches prévues en stage A8 Communication globale A2.3 Suivi des achats A8.1 Communication interne T Contrôle des achats et des règlements T Entretien des relations partenariales T Information au chef d entreprise T (**) Création et modélisation de documents T (**) Rédaction et diffusion des documents écrits (lettres, courriels, mémos, rapports, ) T (***) Communication orale interpersonnelle et de groupe en langue nationale et étrangère T (**) Facilitation des échanges internes (boîte à idées, journal d entreprise, messagerie ) A8.2 Communication externe T (***) Accueil en face à face, au téléphone et via les médias d information (*) Au moins 5 tâches différentes de A1 et A2 réalisées au cours de la première période de stage (**) «CCF de Première année» avec un dossier comprenant 4 activités (***) CCF de «Deuxième année» avec un dossier comprenant 3 situations de communication orale

9 Annexe 3 BTS ASSISTANT DE GESTION DE PME-PMI - SESSION 2011 ÉPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes Épreuve U42 : Communication interne et externe Communication orale professionnelle Fiche descriptive (épreuve ponctuelle et deuxième situation du CCF) Nom et prénom du candidat : N d inscription : Intitulé de la situation de communication : Vécue Observée Fiche de situation de communication n : Identification Raison sociale : Secteur d'activité : Tâche(s) du référentiel concernée(s) : Accueil en face à face Communication orale interpersonnelle Accueil au téléphone Communication orale de groupe Accueil oral via les médias d'information Contexte de la situation Cadre général : Composantes de la communication :. Acteurs :. Relation entre les acteurs :. Canal :. Lieu :. Durée : Enjeux : Forme de la communication : Techniques et outils de communication utilisés : Stratégies de communication Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s) L'évaluation de la relation Évaluation de la communication et de son efficacité professionnelle

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