ANNEXE 3 AU CCTP PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES EVENTUELLES DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES GEN DRH GIE GENAVIR CS PLOUZANE

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1 GEN DRH ANNEXE 3 AU CCTP Plouzané, le 27 avril 2015 PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES EVENTUELLES DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Référence du marché Pouvoir adjudicateur GEN DRH GIE GENAVIR CS PLOUZANE Fichier : GEN DRH ANNEXE 3 ANNEXE 3 GEN DRH /10

2 SOMMAIRE 1. PSE 1 GESTION DE LA FORMATION Expression des besoins en formation Planification des formations Suivi des formations réalisées Reporting formation Plan de formation Bilan formation Interface vers l outil de planification Visual Planning PSE 2 GESTION DES NOTES DE FRAIS Qui peut effectuer un déplacement professionnel? Modalités de prise en charge des dépenses PSE 3 GESTION DES TALENTS Entretiens d évaluation et carrières Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences PSE 4 SIMULATION DE LA MASSE SALARIALE... 6 Document n ANNEXE 3 GEN DRH /10

3 Les paragraphes qui suivent décrivent l attendu. Le futur système devra y répondre à minima en s appuyant autant que possible sur les fonctionnalités standards du progiciel ou ses possibilités de paramétrage, et en évitant des développements spécifiques. 1. PSE 1 GESTION DE LA FORMATION Le candidat décrira dans son offre technique les modalités de fonctionnement et les points forts de sa solution en matière de gestion de la formation Expression des besoins en formation Les besoins en formation identifiés dans les entretiens d évaluation doivent pouvoir être intégrés dans le module «Formation». Un système de workflow de validation, permettant au responsable hiérarchique de valider l expression de besoin des salariés et de prioriser les demandes le cas échéant. Par ailleurs, les DRH doivent pouvoir repréciser les besoins en formation exprimés au cours des entretiens d évaluation. C est sur la base de ces besoins exprimés, que la DRH effectue un comparatif, entre les besoins exprimés et les besoins couverts Planification des formations La solution doit proposer une aide à la constitution des groupes et à la planification des formations. Les convocations doivent également pouvoir être envoyées à partir de la solution et inscrites le cas échéant sur le planning du salarié (cf. Gestion des temps, absences, congés et RTT). L outil permet d assurer un suivi du planning de formation (réalisé, prévu ; ) 1.3. Suivi des formations réalisées Les évaluations à chaud des formations transmises par les organismes de formation doivent pouvoir être saisies dans la solution. Des évaluations à froid doivent pouvoir être renseignées directement dans la solution par le salarié et son manager Reporting formation La solution proposée par le candidat doit permettre à GENAVIR de produire des états reporting et tableaux de bord. A titre indicatif, les reportings générés actuellement sont les suivants : ANNEXE 3 GEN DRH /10

4 Plan de formation Plan de formation prévisionnel (outre les éléments relatifs à l identification des salariés) : Provenance de la demande de formation Thème de la formation Intitulé de la formation Organisme de formation Type de stage (collectif ou individuel) Type d action de formation Priorité (règlementaire / acceptée / liste d attente / refusé) Arbitrage de la direction (ordre de priorité) Arbitrage DRH Modalité de la formation (externe / interne ) Durée de la formation (en heures) Coût prévisionnel de la formation Coût prévisionnel des frais de mission Prévision utilisation du DIF / CPF Bilan formation Total des dépenses de formation engagées Heures de formation par sexe et par catégorie Effectifs formés par sexe et par type de contrat Masse salariale & couts de formation (prévus / réalisés) Effectifs formés par établissement Actions de formation par salarié. Liste non exhaustive 1.5. Interface vers l outil de planification Visual Planning Prévoir l exportation à horaire défini, des données relatives aux formations planifiées sous forme de fichiers excel ou csv. Ce fichier contient : Identification du salarié Date de début de la formation Date de fin de la formation Intitulé de la formation ANNEXE 3 GEN DRH /10

5 2. PSE 2 GESTION DES NOTES DE FRAIS Le candidat décrira dans son offre technique les modalités de fonctionnement et les points forts de sa solution en matière de gestion des notes de frais et notamment d archivage des justificatifs de déplacement Qui peut effectuer un déplacement professionnel? Personnels de GENAVIR Tous les personnels de GENAVIR peuvent être amenés, pour raison de service et sur sollicitation de leur hiérarchie, à se déplacer pour raisons professionnelles. Le déplacement ne peut être entrepris qu après signature d un ordre de mission, la réception de la lettre d embarquement ou de l ordre d opération. Ceci comprend tous les personnels ayant un contrat de travail avec GENAVIR, une convention de stage, un contrat de professionnalisation, d apprentissage ou de qualification. Personnes extérieures à GENAVIR Les Directeurs sont seuls habilités à autoriser la prise en charge par GENAVIR de déplacements de personnes sans contrat de travail avec GENAVIR Modalités de prise en charge des dépenses Typologie de dépense Principes Observation Petit Déjeuner Déjeuner, y compris rest d'entreprises Frais de séjour Dîner Nuitée France Métropolitaine, Corse, DOM, COM et NC Nuitée Etranger Nuitée Paris & Grande Couronne Frais divers Frais réels sur justificatifs Avion Frais réels sur justificatifs classe économique. Lignes régulières, y compris low cost. Train Frais réels sur justificatifs 2ème classe (1ère classe pour les officiers CCN) Transport Véhicule de location Frais réels sur justificatifs catégorie A. Possibilité catégorie B/C suivant nombre de salariés Véhicule personnel Indemnités Kilométriques selon barème Cas de difficulté d'accès par un moyen de transport en commun et d'indisponibilité de véhicule de location Parking, péage, carburant Frais réels sur justificatifs pris en charge sur justificatif ANNEXE 3 GEN DRH /10

6 3. PSE 3 GESTION DES TALENTS 3.1. Entretiens d évaluation et carrières Un formulaire d entretien est mis à disposition sur un portail d accès destiné au salarié (A noter que selon les profils et le type d entretien, la solution doit pouvoir gérer plusieurs types de formulaires). Le formulaire doit être pré alimenté automatiquement en fonction du dossier salarié (état civil, date embauche, poste, Direction / Service, date entrée, compétence, historiques de formations ). Les responsables hiérarchiques sont avertis de la liste des collaborateurs à voir en entretien et alertés selon les échéances des campagnes d entretien gérées par la DRH. Un reporting remonte de façon hebdomadaire sur l avancement des entretiens. Un système d alerte et de relance des managers est également mis en place. A cet effet, des tableaux de bords sont générés et restituent l avancement du processus. La solution doit intégrer le workflow de gestion des entretiens annuels entre les différentes parties prenantes (N+1, N+2, salarié et DRH). Un historique des entretiens doit pouvoir être consulté par le salarié, les responsables hiérarchiques et les DRH, sur un périmètre défini par profil. Les informations saisies au cours des campagnes d entretien doivent pouvoir être requêtées et générer des tableaux de bord, de façon à faciliter l élaboration du bilan des entretiens. Modèle de formulaire d entretien professionnel 2015 en document n Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences Pour ce qui concerne la GPEC (et notamment la gestion des potentiels), le candidat est invité à proposer les fonctionnalités offertes par la solution proposée. 4. PSE 4 SIMULATION DE LA MASSE SALARIALE Le candidat décrira dans son offre technique les modalités de fonctionnement et les points forts de sa solution en matière de simulation de la masse salariale. Le pilotage de la masse salariale et des ETP est à ce jour établi par Direction, service, type de population et type de contrat. Les hypothèses d élaboration de la masse salariale sont les suivantes et se font à la maille la plus fine : Entrées de collaborateur (au niveau individuel) Sorties de collaborateur Prévisions des ETP Soldes de tout compte Indemnité de départ (transactionnel, retraite ) IJSS / prévoyance Primes ANNEXE 3 GEN DRH /10

7 Avantage en nature Augmentation (% au niveau société par catégorie et tranche de salaire) Charges sociales. Dans le cadre des campagnes salariales, GENAVIR souhaite pouvoir : Simuler l impact des primes / augmentations pour faciliter l attribution. Editer d un historique des rémunérations et primes sur les 5 dernières années Enregistrer des propositions de primes / augmentation Générer un courrier à destination du salarié (publipostage). Document n 1 ANNEXE 3 GEN DRH /10

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