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1 Ministère de l enseignement Supérieur et de la recherche SUPMÉCA INSTITUT SUPÉRIEUR DE MÉCANIQUE DE PARIS 3 Rue Fernand Hainaut Saint-Ouen cedex AVIS DE MARCHÉ à PROCÉDURE ADAPTÉE (MAPA) FOUR_SRH_2015_01 Références à la nomenclature européenne (CPV) : : Logiciels et systèmes d information Références à la nomenclature NACRES : IB.32 DROITS D'UTILISATION DES AUTRES LOGICIELS IB 34 MAINTENANCE DES AUTRES LOGICIELS ID.13 INFORMATIQUE : ASSISTANCE A MAITRISE D'ŒUVRE Sommaire I - GÉNÉRALITÉS - CONTEXTE - OBJET DU MARCHE II - FONCTIONNALITÉS ATTENDUES - PRÉALABLES - GESTION ADMINISTRATIVE - ABSENCES, CONGES ET TEMPS DE TRAVAIL - GPEC - PILOTAGE ET SUIVI DE LA MASSE SALARIALE - DÉMATÉRIALISATION III - CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES - ARCHITECTURE - MODE DE BADGEAGE - MODE d AUTHENTIFICATION IV - PRESTATIONS - PARAMÉTRAGE - FORMATION - REPRISE DONNÉES - GESTION DU PROJET - DÉFAILLANCE - MAINTENANCE - PRIX Page 1

2 I - GÉNÉRALITÉS CONTEXTE Le service Ressources Humaines de l ISMEP, est composé de trois agents, un chef de service et deux gestionnaires. Il est doté d un logiciel de gestion des Ressources Humaines Virtualia - centré sur la gestion des dossiers administratifs des agents, de leur carrière, de leurs présences et absences (maladie, congés et temps de travail ) et la gestion des effectifs. L effectif de Supmeca est de 90 permanents : 44 enseignants et enseignants-chercheurs et 46 BIATSS ; ainsi qu une vingtaine de contractuels (doctorants etc. ) et environ 80 vacataires. Par ailleurs, la préparation de la paye est assurée aujourd hui, via le logiciel WINPAIE, par un agent rattaché au service financier. Outre la double saisie que supposent sur des outils différents d une part la GRH (Virtualia) d autre part la préparation de la paye (Winpaie) à destination de la DDFIP qui en assure le calcul, un certain nombre de données nécessaires au pilotage ne sont aujourd hui pas traitées ou doivent l être sur des fichiers Excel en complément : traitement de la RAFP, simulation de paye, pilotage de masse salariale, gestion prévisionnel des emplois et des compétences etc Courant 2015, le service Ressources Humaines prendra progressivement en charge la préparation de la paye, en lien avec l agent du service financier, pour être autonome dès début Ce changement d organisation correspondra à la mise en place du nouvel outil SIRH OBJET DU MARCHE Acquisition, l'installation, le paramétrage et la formation d'un système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) II- FONCTIONNALITÉS ATTENDUES L ensemble des champs Ressources Humaines doivent pouvoir être traités via ce logiciel unique. Ils sont tout d abord listés pour être ensuite explicités : Gestion administrative Gestion des absences, congés et temps de travail Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences Pilotage et suivi de la masse salariale Dématérialisation : aide en ligne, alertes Préalables Le SIRH retenu devra disposer d un système permettant de définir les droits de gestion de chaque utilisateur, en lui attribuant un ensemble d autorisations d accès en fonction de son «profil». Un système d identifiant et de mot de passe est donc indispensable pour assurer la confidentialité des données. Par ailleurs, le SIRH devra pouvoir fonctionner en mode web et permettre ainsi une connexion décentralisée des agents ou de leur hiérarchie pour prendre connaissance d informations ou intervenir en validation d une demande, connexion possible à partir de tout appareil mobile. Enfin le SIRH devra permettre la préparation, l édition et l archivage de toutes les notifications destinées aux agents, à leur hiérarchie ou aux services de tutelle (arrêtés, certificats, attestations, contrats, etc ) Gestion administrative Dossier agent : possibilité de saisir, d historiser, de faire évoluer toutes les données administratives et informations réglementaires relatives à un agent. L ensemble des saisies doit pouvoir être traçable via un système de «datation». L organisation des données doit pouvoir se faire conformément aux règles de gestion statutaire en vigueur dans la Fonction Publique d Etat et plus particulièrement dans l Enseignement supérieur. Paye (en interfaçage avec la DDFIP93 avec laquelle nous avons une convention de paye à façon). La préparation des données susceptibles d être traitées par la DDFIP pour le calcul de la paye doit pouvoir se faire en utilisant les données administratives déjà enregistrées dans le SIRH, sans ressaisie supplémentaire. Les opérations de pré-paye, après saisie doivent faire l objet d une validation par le référent désigné. Par ailleurs, les données paye de retour de la DDFIP doivent pouvoir être intégrées dans le SIRH sans nécessiter un retraitement particulier et permettre Page 2

3 d établir les tableaux de bord nécessaires au pilotage (voir 1.3.4). Chômage : l établissement n étant plus son propre assureur, les données administratives des agents et de leur rémunération nécessitent seulement de pouvoir être requêtées afin de préparer les dossiers destinés à Pôle emploi et à l Unedic. Carrières : la gestion des carrières et notamment tout ce qui concerne les avancements d échelon et de grade doit pouvoir être gérée selon les processus métiers de façon fluide et anticipée. L ensemble des informations réglementaires devra pouvoir être disponible via l accès à une aide juridique en ligne. Il doit être possible d anticiper les campagnes annuelles d avancement par corps de façon à préparer les dossiers et planifier les commissions paritaires en conséquence. Mais également de disposer d une fonction «alerte» permettant de suivre les échéances (changement d échelon, réduction d ancienneté ). Enfin les diverses requêtes permettant de remonter les informations demandées au Ministère (SUPINFO etc ) Une fonction de simulation est également nécessaire, en lien avec les éléments de paye (voir 1.3.4). Retraite Les CIR (comptes individuels retraite) devront non seulement pouvoir être créés et incrémentés mais également interfacés avec le module «pension» géré par un autre organisme (rectorat, autre établissement) compte tenu de la taille de l établissement. Le calcul de la RAFP (retraite additionnelle de la fonction publique) devra pouvoir être établi à partir des données paye, sans retraitement externe, notamment en regard des quotités susceptibles d être prises en charge par les employeurs secondaires lorsque les agents titulaires de l établissement réalisent des vacations à l extérieur Gestion absences et congés La gestion des présences/absences en lien avec chaque dossier agent : ensemble des données relatives à la santé, aux événements familiaux, aux congés, formations etc doit pouvoir faire l objet d une traçabilité. Tout ce qui a trait au suivi de la santé (arrêts maladie, accidents de travail ou de service, maladies professionnelles) ou de la prévention (visites médicales) doit pouvoir être paramétré en lien avec des alertes permettant une gestion optimisée des processus professionnels. Les congés doivent pouvoir être déposés par les agents en ligne et validés de la même façon par les «valideurs» désignés. Les données relatives au CET (compte épargne temps) doivent pouvoir être enregistrées et historisées. L accès en ligne des données du temps de travail (consultation) doit pouvoir être donné aussi bien aux agents qu à leur hiérarchie. Par ailleurs une validation en ligne des demandes par les personnes dûment autorisées doit pouvoir être mise en œuvre. Le paramétrage du temps de travail doit pouvoir faire preuve de souplesse, en lien avec les accords temps de travail propres à l établissement. Enfin les données relatives aux badgeages, validations etc doivent être consolidées en temps réel au sein du SIRH GPEC La gestion des effectifs, le suivi des emplois sous plafonds ou sur ressources propres doit pouvoir se faire en permettant l historisation des données, la traçabilité des enregistrements, le calcul des ETP et ETPT sur des périodes pré-déterminées afin de répondre aux besoins d enquêtes, tableaux de bord et indicateurs (dont le bilan social). Le lien entre emploi (budgétaire ou sur ressources propres : l établissement n est pas passé aux RCE) et agent occupant cet emploi doit pouvoir se faire aisément et ce lien doit pouvoir également être historisé ; il doit permettre également d éditer une cartographie des emplois. La possibilité de gérer le recrutement, notamment dans le cadre des concours d enseignants-chercheurs, via l organisation des comités de sélection et le dépôt en ligne des dossiers de candidatures serait un plus. La collecte des demandes de formation, pouvant être déposées et validées en ligne, doit pouvoir conduire à établir un plan de formation annuel. Ce plan de formation doit pouvoir être suivi, faire l objet de convocations numériques, d enregistrement automatique des absences pour formation, d édition des évaluations, de production de statistiques et d indicateurs. Le suivi des compétences des agents titulaires ou contractuels de l établissement doit pouvoir être établi : via une historisation de leurs affectations, un rattachement de leur CV, un enregistrement de leurs diplômes, qualifications et suivi des formations tout au long de la vie professionnelle. Les entretiens professionnels doivent pouvoir faire l objet d une saisie en ligne avec enregistrement des données centralisées au sein du SIRH PILOTAGE ET SUIVI DE LA MASSE SALARIALE Un système de requêtage simple mais performant doit pouvoir permettre d extraire l ensemble des données, triées, présentées selon tel ou tel critère en fonction de dates et/ou de périodes précises. Des tableaux de bord doivent pouvoir être pré formatés à partir de requêtes identiques (mais évolutives) et Page 3

4 historisés avec une mise en exergue (schémas, histogrammes, camemberts etc ) des évolutions constatées. C est le cas principalement des tableaux du bilan social et des principales enquêtes récurrentes à destination des tutelles : DPG (emploi et masse salariale), PAP et RAP volet emploi. Mais aussi de tous les indicateurs relatifs au pilotage de la masse salariale. Ils doivent également permettre d introduire des notions de gestion prévisionnelle via des fonctions de simulation : simulation évolution de carrière, GVT, masse salariale DÉMATÉRIALISATION L ensemble des opérations de gestion doivent pouvoir faire l objet d alertes interactives. Des circuits d approbation dématérialisée seront paramétrables. Un système de signature électronique à mettre en place dans le cadre de workflow serait un plus. Une aide en ligne est mise en place afin d assurer la permanence de la conformité du référentiel avec la réglementation. Enfin, le SIRH devra permettre un rattachement dématérialisé des pièces administratives et des divers justificatifs, dans un contexte de GED. III CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES 3.1 Architecture La solution devra fonctionner sur un serveur dont le système d exploitation sera MICROSOFT Windows 2012 R2 (64 bits). En sachant que ce serveur sera virtualité avec MICROSOFT Hyper V. La base de données devra fonctionner sur MICROSOFT SQL 2012 ou MICROSOFT SQL Le serveur web devra fonctionner sur MICROSOFT IIS 8.5 (Internet Information Services) de Windows Server 2012 R2. L application devra permettre une mise en œuvre d une architecture trois tiers des serveurs : le serveur web (le portail), le serveur applicatif, la base de données. la présentation des données : Le portail web le traitement métier des données : l application l'accès aux données persistantes : la base de données L application devra permettre via le serveur web, un accès sécurisé en utilisant le protocole hypertexte sécurisé HTTPS (combinaison du HTTP avec une couche de chiffrement SSL). L application devra rendre le site web accessible depuis Internet pour uniquement certains modules : Par exemple : L accessibilité de certains modules depuis l extérieur du site SUPMECA comme la validation des congés par un responsable d équipe depuis son domicile et par contre interdire le badgeage en dehors du site de SUPMECA 3.2 Mode de badgeage L application devra accepter deux modes de badgeages : Badgeage directement sur la badgeuse physique reliée sur le réseau informatique Badgeage en ligne via le site web 3.3 Mode Authentification L application devra se connecter à un référentiel type annuaire LDAP (Active Directory : AD) afin de réaliser l'authentification unique (Single Sign-On : SSO). L application devra se connecter simultanément à différents référentiels et de technologies différentes (AD, Open LDAP). Depuis un ordinateur du domaine AD, l application devra utiliser les informations d ouverture de session Windows dans le domaine AD de l utilisateur et pouvoir vérifier ces informations auprès de l AD pour contrôler (autorisation ou interdiction) l accès à l application. Si l authentification est vérifiée, l application devra attribuer le niveau de privilèges/droits de l utilisateur suivant les règles (profils) définis. Depuis un ordinateur hors du domaine AD, l application devra proposer une fenêtre d authentification. Page 4

5 IV - PRESTATIONS 4.1 PARAMÉTRAGE Le candidat fournit et installe les matériels et logiciels correspondant à sa proposition. Le candidat réalise les paramétrages, développements spécifiques et met en œuvre les interfaces nécessaires. 4.2 FORMATION Les sessions de formation organisées sur le site de Supmeca et accompagnées de supports didactiques réutilisables au-delà de la session physique permettront La prise en main complète de l outil et de l ensemble de ses fonctionnalités La réalisation d exercices pratiques sur une base test La conception de tableaux de bord transposables ensuite sur la base de production de l outil 4.3 REPRISE DONNÉES Le candidat réalise la reprise complète des données des outils précédents : Virtualia et Winpaie selon des modalités et un calendrier qui auront été détaillées dans la proposition. 4.4 GESTION DU PROJET Le candidat détaillera dans sa proposition les modalités de mise en œuvre du projet : calendrier précis, phases successives avec détail des opérations à mener du côté de l éditeur, du côté de l établissement (partie technique et partie fonctionnelle), documents fournis, coordonnées précises des interlocuteurs référents et détail de leurs compétences respectives. 4.5 MAINTENANCE Les modalités de maintenance du SIRh (conditions financières, périodicité, conditions d intervention ) devront être détaillées. 4.6 DÉFAILLANCE Le prestataire doit garantir qu en cas de défaillance, la propriété des sources sera transférée à l établissement PRIX Le seuil maximal du présent marché est de HT. A-Partie réservée à la personne Publique Marché passé en application des articles 28 et 77 du Code des Marchés Publics, et appliquant le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de fournitures et services (CCAG FCS) a) NOM ET ADRESSE OFFICIELLE DE L ORGANISME PUBLIC ACHETEUR : SUPMÉCA-Institut Supérieur de Mécanique de Paris Ministère de l'enseignement Supérieur et de la Recherche 3 rue Fernand Hainaut SAINT-OUEN Cedex Téléphone : Télécopie : Site internet: http//www.supmeca.fr b) CORRESPONDANT : Auprès de Monsieur Damien REBELLET, Responsable Marchés publics Téléphone : Fax : Mail : c) LIEU D EXÉCUTION ET DE LIVRAISON : SUPMÉCA-Institut Supérieur de Mécanique de Paris Service Ressources Humaines 3 rue Fernand Hainaut SAINT-OUEN Cedex Page 5

6 d) DATE ET LIEU DE RETRAIT DU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES : L avis d appel à la concurrence est paru au BAOMP, les candidats souhaitant soumettre une offre pourront consulter et télécharger le dossier de consultation des entreprises publié sur le site internet de l ISMEP à la rubrique «marchés publics» (http://www.supmeca.fr/fr/marches-publics) à partir du vendredi 27 mars e) DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES OFFRES : Jeudi 23 avril 2015 à 14h f) ADRESSE AUPRÈS DE LAQUELLE LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS PEUVENT ÊTRE OBTENUS : Adresse internet : g) ADRESSE A LAQUELLE LES OFFRES/CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE ENVOYÉES OU DÉPOSÉES À L ACCUEIL CONTRE SIGNATURE : Les offres devront être adressées par pli recommandé, ou déposées aux horaires suivants (hors jours fériés) : du lundi au vendredi de 8h à 19h45 avec inscrit sur l'enveloppe cachetée : SUPMÉCA-Institut Supérieur de Mécanique de Paris Ministère de l'enseignement Supérieur et de la Recherche 3 rue Fernand Hainaut SAINT-OUEN Cedex Offre pour : "L'acquisition, l'installation, le paramétrage et la formation d'un système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH)" Nom du candidat : B-Engagement du Candidat "NE PAS OUVRIR" Nom, prénom et qualité du signataire : Agissant pour le compte de la société (indiquer le nom, l adresse, le numéro de Siren, registre du commerce, numéro et ville d enregistrement ou répertoire des métiers, numéro et ville d enregistrement ou les références de son inscription à l ordre professionnel ou référence de l agrément donné par l autorité compétente quand la profession à laquelle il appartient est réglementée) 1 Je m engage, conformément aux clauses et conditions contenues dans ce présent acte et son (ses) annexe(s), à exécuter les prestations demandées dans les conditions qui suivent ; sachant que toute clause, portée dans le(s) document(s), tarif(s) du titulaire ou documentation quelconque et contraire aux dispositions de ce contrat, est réputée non écrite (les conditions générales de vente du titulaire sont concernées par ces dispositions). 1.1 Montant du marché : Référence du (des) produit(s) ou services avec prix HT, TVA, et TTC, en euros, rédigés en chiffres et lettres : utiliser l annexe Formation du prix : Page 6

7 1.3 Délais d exécution : Le marché s exécute dès sa notification. Cependant, aucune marchandise ne peut être livrée sans bon de commande "Sifac" émit par un des services de SUPMÉCA. Le titulaire met à la disposition de SUPMÉCA les moyens de commande suivants : Site Web (code d accès) Personne à contacter : (nom, tél, mail, fax) : 1.4 Exécution des prestions : Pour l exécution du marché, le CCAG-FCS s applique. Lieu de livraison : SUPMÉCA-Institut Supérieur de Mécanique de Paris Service Ressources Humaines 3 rue Fernand Hainaut SAINT-OUEN Cedex Les services exécutés font l objet d une facture originale et de deux copies 1.5 Durée : Le marché est passé pour une durée de 180 jours à compter de la notification du marché. 1.6 Paiement : Le paiement s effectuera selon les règles de la comptabilité publique dans les conditions prévues aux articles 8 et 8bis du CCAG-FCS Les sommes dues au titulaire, après réalisation de tout ou partie de la prestation, seront payées dans un délai global de 30 jours, à compter de la réception de la facture ou des demandes de paiement équivalentes. Les intérêts moratoires éventuellement dus par SUPMÉCA, pour retard, ne sauraient courir qu à partir de la date de vérification effective de la facture litigieuse. Le taux d intérêts moratoires est celui du taux de refinancement de la banque centrale Européenne (BCE) augmenté de sept points. 1.7 Avance : Conformément à l article 87 du code des marchés publics, une avance forfaitaire peut être versée au titulaire. Son montant en prix de base est égal à 5% du prix du marché. 2 Demande que la Personne Publique règle les sommes dues au titre du présent marché en faisant porter le montant au crédit du (des) compte(s) précisé(s) ci-après : Banque : CCP : Code Guichet : Numéro : Clé : (Joindre un RIB ou un RIP) Page 7

8 3 Affirme, sous peine de résiliation de plein droit du marché que : -aucune des personnes physiques ou morales pour lesquelles nous intervenons ne tombe sous le coup des interdictions découlant des articles 43 et 44 du code des marché publics ou d une interdiction équivalente prononcée dans un autre pays ; -que le travail sera réalisé avec des salariés employés régulièrement au regard des articles L143.3, L143.5, et L620.3 du code du travail ou des règles d effet équivalent dans le pays auquel ils sont rattachés 4 L offre ainsi présentée ne me lie toutefois que si son acceptation m est notifiée dans un délai de 90 jours à compter de la date limite de remise des offres. A : Le : 2014 Le candidat : (Signature et tampon de la société) *Tous les documents sont à nous retourner datés, paraphés et signés. C Réponse de la personne publique Est acceptée la présente proposition pour valoir acte d engagement. A : Le : 2014 Le pouvoir Adjudicateur : (Signature et tampon de la société) Page 8

9 ANNEXE 1 : ANNEXE TECHNIQUE ET FINANCIÈRE Modalités d Analyse des offres : Ce jugement est effectué dans les conditions prévues à l article 53 du code des marchés publics. L Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères d attribution du marché est pondérés comme suit : CRITÈRE D ATTRIBUTION PONDÉRATION Critère 1 : Qualités et performances des caractéristiques du logiciel 30 % Critère 2 : Prix de la solution proposée, y compris le coût de fonctionnement (maintenance, 30 % support, garantie...) Critère 3 : Concordance des fonctionnalités et des caractéristiques demandées avec la solution 25 % recherchée, évolutions potentielles Critère 4 : Garantie, support et références du prestataire sur des projets similaires 15 % I-Résumé et description des fonctionnalités attendues : NB : Joindre les plaquettes explicatives ou documentation technique. II-Spécifications des caractéristiques techniques et fonctionnelles : NB : Joindre les plaquettes explicatives ou documentation technique. III-Résumé et description des prestations : NB : Date limite d'installation du logiciel 1/07/2015 Page 9

10 IV- Formation initiale du personnel utilisateur du matériel : Conditions et durée: _ V- Description du contrat de la maintenance, du support au-delà de la période initiale : VI-Conditions et prix annuel du contrat de maintenance : -intervention qui suit en cas de dysfonctionnement du logiciel : délais à préciser VI-Prix unitaire et prix global : PRIX GLOBAL Prestations HT TVA TTC Logiciel Commentaires (si nécessaire) Coût d installations et paramétrage Formation Initial du Personnel Utilisateur Maintenance Autres Autres Total Global VII Coordonnées utiles pour le service après-vente Site Web (code d accès) Personne à contacter : (nom, tél, mail, fax) Page 10

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