CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES VALANT ACTE D ENGAGEMENT

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1 Affaire suivie par : Denise GAUDY REAT N de téléphone : N de télécopie : Référence : SIEC/BLP/FN/DG CAHIER DES CLAUSES PARTICULIÈRES VALANT ACTE D ENGAGEMENT Marché de fourniture, d installation et de maintenance d une machine de mise sous pli et d une machine à affranchir compatible pour le SIEC SESSION 2012 PROCEDURE ADAPTEE SERVICE QUI PASSE LE MARCHE Service Inter académique des Examens et Concours (SIEC) 7, rue Ernest Renan ARCUEIL Cedex Représenté par : Vincent GOUDET, le Directeur du SIEC Personnes habilitées à donner des renseignements techniques Denise REAT tél Florent NEZONDET tél Personnes habilitées à donner des renseignements administratifs Denise GAUDY REAT tél Comptable assignataire DRFIP Ile de France (DV2), Site Notre-Dame des Victoires 16, rue Notre-Dame des Victoires - CS PARIS Cedex 02 Imputation budgétaire BOP SIEC Mission «Enseignement scolaire» -Programme 0214 : Soutien de la politique de l Education nationale, Action 09 : Certification Sous Actions 55 : Dépenses concourant aux examens et concours Co contractant Raison sociale :.. N Siret : Adresse :.... Tel: Nom, prénom et qualité du signataire : Se présentant: seul ou en groupement (si groupement, indiquer la forme du groupement solidaire ou groupement conjoint) 1

2 SOMMAIRE 1/ Le SIEC en quelques mots 2/ Objet général du marché 3/ Forme et allotissement 4/ Procédure et mise en concurrence 5/ Durée et prise d effet 6/ Pièces contractuelles 7/ Descriptif des prestations 8/ Prestations complémentaires 9/ Confidentialité 10/ Réparation et dommages 11/ Respect des normes en vigueur et développement durable 12/ Prix 13/ Modalités de facturation et mise en paiement ; intérêts moratoires 14/ Avances 15/ Livraison installation, mise en ordre de marche, vérification et admission 16/ Pénalités, résiliation 17/ Assurances, responsabilités 18/ Différends et litiges 19/ Dérogations au CCAG/FCS Annexe 1 : Bordereau de prix complété et signé par le titulaire. Annexe 2 : Plan du bureau 2

3 1/ Le SIEC en quelques mots Créé en 1982, le service inter-académique des examens et concours (SIEC) reçoit de la part des trois recteurs des académies de Paris, Créteil et Versailles, délégation de compétences en matière d organisation des examens et concours. Le site d Arcueil est appelé "Maison des Examens ". Ce service déconcentré est une structure unique en matière d examens et concours au sein de l Education Nationale. La Maison des Examens a deux missions essentielles : - D une part, elle organise et pilote des examens et concours sur site, (environ candidats) notamment dans les établissements scolaires ou dans des centres spécialisés. - D autre part, elle a une capacité d accueil de 4000 places en site propre, bien desservi par le RER. Ces places sont dévolues en priorité aux candidats à des examens et concours de l Éducation Nationale, mais peuvent être mises à disposition d autres structures d accueil. A ce titre, le SIEC est chargé de la mise sous pli et de l envoi d un grand nombre de documents à destination des différents usagers et partenaires, et cela nécessite un matériel précis répondant aux besoins spécifiques du SIEC. 2/ Objet général du marché Le présent marché porte sur la fourniture, l installation et la maintenance d une machine de mise sous pli et d une machine à affranchir compatible pour le SIEC 3/ Forme et allotissement La consultation est composée d un lot unique. Il s agit d un marché ordinaire. 4/ Procédure et mise en concurrence Le marché est passé selon une procédure adaptée, en application des articles 28, 29 et 40 du Code des marchés publics (CMP). Aucune variante n est acceptée compte tenu de la nature de la prestation 5/ Durée et prise d effet Le marché prend effet à la date de notification pour une durée initiale de 18 mois, le début d exécution des prestations court à compter de cette même date. Ce marché peut être reconduit pour une durée identique. Le SIEC notifie au titulaire sa décision de reconduire ou non le marché par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au moins 2 mois avant la date d anniversaire de la notification du marché. 3

4 6/ Pièces contractuelles Ce marché comprend 4 pièces contractuelles: par ordre décroissant - le Cahier des Clauses Particulières (CCP) valant Acte d'engagement et ses annexes - le bordereau de prix, à compléter par le titulaire - le règlement de consultation - le Cahier des Clauses Administratives Générales de fournitures courantes et de services (CCAG/FCS) approuvé par l arrêté du 19 janvier 2009 abrogeant le décret n du 27 mai 1977 (non fourni). 7/ Descriptif des prestations 7/1 Fourniture d une machine de mise sous pli Le SIEC souhaite que la machine de mise sous pli ait les caractéristiques suivantes : vitesse comprise entre et plis/heure minimum alimentation d environ 500 enveloppes sans déramage format préférentiel des enveloppes (115x229mm) possibilité de plusieurs feuillets (maximum 3) dans un même pli 3 bacs d alimentation format A4 volume sonore le plus faible possible A titre indicatif, la volumétrie annuelle du SIEC est actuellement de plis. La machine devra supporter des pics de production compris entre et plis/jour. 7/2 Installation Important: obligation de discrétion et de confidentialité Article 7/2.1 Des conditions spécifiques d accès au site sont obligatoires compte tenu de l activité particulière du SIEC, (organisation des examens et concours), à savoir : - la nécessité de porter en permanence le badge remis à l accueil contre une pièce d identité - l accompagnement par un agent du SIEC de l intervenant dans tous ses déplacements La machine de mise sous pli sera installée dans le bâtiment principal, sis au 7 rue Ernest Renan ARCUEIL, au rez-de-chaussée. Les dimensions de la pièce recevant ce matériel sont les suivantes : L6,48m x l3,58 Le bureau bénéficie de trois fenêtres à ouverture oscillo-basculante. 7/3. Maintenance Le titulaire devra être en mesure d assurer les maintenances du matériel : 4

5 Maintenance préventive, cette maintenance comprenant l entretien du matériel, les déplacements les pièces et la main d œuvre., à raison d une visite semestrielle. Maintenance curative, en cas de panne, le titulaire devra intervenir sur le site dans les 24h, après le signalement de la panne (fax ou mail) 7/4 Formation Le titulaire devra être en mesure de proposer une formation aux agents utilisateurs du matériel et de fournir une documentation relative à l utilisation et l entretien courant. 8/ Prestations complémentaires Le titulaire, sur demande du SIEC et sur devis, pourra aussi être amené à effectuer d éventuels contrôles supplémentaires. Le cas échéant, le SIEC pourra faire appel à une autre entreprise pour la réalisation de ces prestations complémentaires. 9/ Confidentialité Conformément à l article 5 du CCAG (FCS) le titulaire respectera les obligations de confidentialité. Article 91. Le titulaire s assure également que son personnel respecte les consignes relatives à confidentialité de l activité du SIEC (organisation des examens et concours) Article 92. Si l un des intervenants ne respectait pas la confidentialité demandée (documents, ou entretien entendu) le SIEC engagera des poursuites contre le titulaire. 10/ Réparations et dommages Les dommages de toute nature causés au personnel ou aux biens du pouvoir adjudicateur par le titulaire, du fait de l exécution du marché entraîneront des réparations qui seront à la charge du titulaire ; conformément à l article 16 du CCAG (FCS) 11/ Respect des normes en vigueur et développement durable Les prestations faisant l objet de ce marché doivent être conformes aux normes françaises ou européennes équivalentes, aux prescriptions du code du travail. 12/ Prix Le prix est un prix forfaitaire. Il est indiqué sur la proposition financière remis par le titulaire. Ces coûts étant forfaitaires, la société doit tenir compte dans l'établissement de ses prix de l'ensemble des prestations demandées par le SIEC conformément aux dispositions du présent CCP. L unité monétaire est l euro. 5

6 Les prix mentionnés dans les bordereaux de prix sont réputés comprendre toutes les dépenses résultant de l exécution des prestations, incluant tous les frais, charges, taxes fiscales et parafiscales, fournitures, matériels et sujétions du titulaire. Les prix du marché sont actualisables pendant toute la durée du marché, reconduction comprise. Ils sont indiqués en HT et TTC, sauf variation réglementaire des taxes fiscales, sociales et parafiscales. 13/Modalités de facturation, mise en paiement et intérêts moratoires 13.1 Modalités de facturation Les factures seront établies conformément à ce qu'indiqué dans la proposition financière et l article 9. Les factures seront établies en 3 exemplaires, dont 1 portant la mention «original», et comportent impérativement : le numéro du marché ; le numéro de facture ; le nom et l adresse du créancier ; le numéro du compte bancaire ou postal rigoureusement identique à celui indiqué dans l acte d engagement ; le numéro de SIRET ou SIREN et du registre du commerce ; Le montant total HT et TTC des prestations effectuées, avec le taux de TVA utilisé. Remarque : En cas de changement de raison sociale de la société titulaire, le titulaire du marché a l obligation de prévenir le pouvoir adjudicateur (ou l un de ses représentants) sous peine de suspension de paiement des factures en cours. Les factures sont à adresser au : SIEC Département Financier 7, rue Ernest Renan ARCUEIL Cedex 13.2 Modalité de paiement- intérêt moratoire Conformément au Décret du 21 février 2002 modifié relatif à la mise en œuvre du délai maximal de paiement dans les marchés publics et à l article 98 du CMP, le pouvoir adjudicateur procède au paiement des sommes dues dans le délai de 30 jours à compter de la réception par le Pôle financier de la demande de règlement. Le taux des intérêts moratoires éventuellement dû est le taux de refinancement appliqué par la BCE majoré de 7 points. 6

7 14/ Avances Une avance de 20% est accordée au titulaire (sauf renonciation expresse de celui-ci), sur les prestations à exécuter, ceci, conformément aux dispositions du Code des marchés publics (articles 86, 87 et suivants), au décret n du 19 dé cembre 2008 (article 43) et à la circulaire du 19/12/08 relative au plan de relance de l économie française augmentation des avances sur les marchés publics de l Etat en Le remboursement de l avance s impute par précompte sur les sommes dues au titulaire. Je désire bénéficier de l'avance : Oui Non 15/ Livraison, installation, mise en ordre de marche vérification et admission 15.1 Livraison L équipement doit être livré à la date fixée par le pouvoir adjudicateur en fonction de l indication portée sur le bon de commande émis par le représentant du pouvoir adjudicateur 15.2 Conditions de livraison Par dérogation à l article 20 du CCAG/FCS, les risques liés au transport du matériel et la livraison sont placés sous l entière responsabilité du titulaire selon les indications du bon de commande et au lieu indiqué par le pouvoir adjudicateur ou son représentant. Le bon de livraison est adressé à la personne publique ou à son représentant, selon les indications données au titulaire. Le bon de livraison doit obligatoirement faire mention de : -la référence du présent marché ; -la référence du bon de commande correspondant ; -l identification du titulaire ; -l identification du matériel livré. En outre, le titulaire du marché est tenu de remettre à la personne publique les documents suivants : -une notice technique d utilisation ; -une notice d entretien ; -une notice technique détaillée des pièces de rechange; -un carnet de bord / Installation, mise en ordre de marché, vérification et admission / Conditions d installation et mise en ordre de marché L installation et la mise en ordre de marche sont réalisées par le titulaire. la mise en ordre de marche du matériel est réalisée : -le jour suivant la date de livraison du matériel pour le marché. 7

8 Celle-ci est notifiée par le titulaire au pouvoir adjudicateur, qui en accuse réception / Vérification d aptitude et vérification du service régulier -La vérification d aptitude Le délai imparti au pouvoir adjudicateur pour procéder à la vérification d aptitude et notifier sa décision est de 2 jours ouvrés à partir de la mise en ordre de marche du matériel. -La vérification de service régulier La régularité du service s observe, à partir du jour où les éléments ont été déclarés aptes, dans un délai de 15 jours ouvrés au maximum / Admission -Admission A l issue de la période de vérification de service régulier, la personne publique dispose de 7 jours ouvrés pour notifier au titulaire sa décision. Si la vérification du service régulier est négative, la personne responsable du marché prononce soit : - l ajournement des prestations avec vérification de la régularité du service fait pendant une période supplémentaire de 15 jours, (par dérogation à l article 25.2 du CCAG) - l admission avec réfaction, - le rejet des prestations. En cas de rejet des matériels, le titulaire est dès lors tenu d exécuter de nouveau la fourniture commandée ou d intervenir sur le(s) matériel(s) défectueux. Le pouvoir adjudicateur dispose de nouveau de la totalité du délai prévu pour procéder aux vérifications décrites à l article 12 du CCAP. 16/ Pénalités et résiliation Pénalités Il est précisé que les pénalités seront retenues sur le paiement des prestations concernées. Pénalités pour non respect des périodes de contrôle Le titulaire doit assurer les visites réglementaires périodiques. En cas de non respect du planning, le titulaire encourt une pénalité de 75 euros par jour de retard par rapport à la date initiale de visite, soit 6 mois au plus tard après la dernière visite. Pénalités pour fautes graves Les fautes graves sont définies comme des fautes dans l exécution de la mission qui mettent en cause la sécurité des personnes et des biens ou pourraient engager la responsabilité du SIEC vis-àvis des tiers. En dehors des poursuites judiciaires et de la résiliation du contrat aux torts du titulaire, il sera appliqué une pénalité de 25% du montant de la prestation en cause. 8

9 16.2. Résiliation aux torts du titulaire Si le SIEC constate une mauvaise qualité des prestations, il signale les défaillances au titulaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier a valeur de mise en demeure. Le titulaire a 15 jours pour présenter ses observations. Si le SIEC constate que, malgré son avertissement, la qualité des prestations est toujours insatisfaisante, il le notifie au titulaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Le marché est alors résilié sans autre mise en demeure et sans préavis au titulaire. La résiliation prend effet, conformément aux articles 29 et suivants du CCAG / FCS, à la date fixée dans la décision ou, à défaut d une autre date, à la date de notification de la décision. Le Service Inter académique des Examens et Concours, conformément à l'article 36 du CCAG/FCS, peut alors substituer des prestations équivalentes avec d'autres entreprises, ce, aux frais et risques du titulaire déchu (augmentation des dépenses à la charge de ce titulaire) et après notification des faits au titulaire. La résiliation aux torts ne saurait donner lieu au paiement d indemnités au profit du titulaire. 16.3/ Résiliation pour motif d intérêt général Conformément à l article 33 du CCAG/FCS, le Pouvoir adjudicateur peut à tout moment, qu il y ait ou non faute du titulaire, mettre fin à l exécution des prestations faisant l objet du marché avant l achèvement de celles-ci. La décision de résiliation du marché est notifiée au titulaire par lettre recommandée avec accusé réception. Le paiement des prestations se fait alors au prorata des prestations réellement exécutées. 16.4/ Résiliation pour non respect de la confidentialité En cas de non respect de l obligation de confidentialité, (article 5 du CCAG/FCS) le marché pourra être résilié, conformément aux articles 29 et 32 j) du CCAG/FCS. 17 / Assurances et responsabilité 17.1/ Assurances Avant tout commencement d exécution, le titulaire doit justifier qu il est couvert par une assurance couvrant les dommages matériels et corporels qui pourraient intervenir en cours d exécution du marché. En cas de reconduction du marché, le titulaire doit fournir au pouvoir adjudicateur, à chaque date anniversaire, une preuve du renouvellement de son assurance, sous la forme d'une copie de son certificat d'assurance. Pendant toute la durée du marché, il s engage à maintenir l assurance en cause et à avertir immédiatement le SIEC de toute difficulté qui pourrait survenir, ou de toute modification de leur contrat d assurance pouvant avoir une incidence sur les risques dont la couverture est demandée dans le cadre du présent marché. 9

10 17.2/ Responsabilités Le SIEC est bénéficiaire contractuel d une prestation de service et n est pas lié juridiquement aux personnes mises à disposition, mais au titulaire du marché. Le titulaire est l employeur du personnel mis à disposition. En conséquence, il lui incombe d établir les contrats de travail dans le strict respect de la réglementation en vigueur en matière de droit du travail et sécurité sociale. En cas d accident du travail, le représentant du SIEC présent sur le site en informe le titulaire, lequel en sa qualité d employeur, est juridiquement chargé des déclarations. 18/ Différends et litiges En aucun cas, les contestations survenant entre le SIEC et le titulaire du marché ne peuvent être invoquées par ledit titulaire comme cause d'arrêt, définitif ou momentané, des prestations prévues dans le marché. En cas de litige, il sera fait application de l article 127 du Code des marchés publics relatif aux comités consultatifs de règlement amiable des différends ou litiges relatifs aux marchés publics. Le tribunal administratif de Melun est seul compétent en cas de litige ne recevant pas de solution amiable. 19/ Dérogations au CCAG/FCS. 43, rue du Général de Gaulle Case postale MELUN cedex Annexe 1 : Bordereau de prix complété et signé par le titulaire. Annexe 2 : Plan du site Fait à Le Fait à Le Signature et cachet du co-contractant Signature du représentant du SIEC 10

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