Basware Invoice Automation, aujourd hui et demain

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1 Basware Invoice Automation, aujourd hui et demain Jeudi 27 septembre 2012 Basware Experience User Forum Collaborate. Innovate. Succeed. Australia Denmark Finland France Germany Netherlands Norway Sweden United Kingdom USA

2 Basware Invoice Automation, aujourd hui et demain La gamme Basware, le P2P Les autres solutions et services Basware Basware Invoice Automation aujourd hui The Open Network Introduction et démonstration de notre solution Alusta Transformation version actuelle -> Nouvelle Génération Questions / réponses Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration

3 L offre La gamme Basware Basware P2P EPP Fournisseurs Basware Transaction Services Gestion Catalogues Commandes d achat Activation Fournisseurs Numérisation Vidéo-codage Factures Electroniques Procurement Invoice Automation Basware anyerp (connecteurs) Best practices Expertise / conseil Système d information client (ERP, ou autres) 2

4 Quelques changements de terminologie Current Generation Invoice Automation Invoice Processing Matching (family of products) Basware Mobile Basware InvoiceReady e-procurement Purchase Management (PM) Contract Lifecycle Management (CLM) Basware Catalogs Connectivity Services e-invoicing for AP / AR Supplier Portal CloudScan Scan & Capture archive Business Transactions Monitor Connectivity Service 'enablers) BTS/BTR /BTIPC virtual printer Supplier & Customer Activation Services Autres: social media instant messenger Reporting anyerp Alusta Solutions Basware Invoice Automation Basware Invoice Basware Match Basware Mobile Basware InvoiceReady Basware Procurement Basware Purchase Basware Contracts Basware Catalogs Basware Transactions Service Basware e-invoice Basware Supplier Portal Basware CloudScan Basware Scan & Capture Service Basware Archive Basware Transactions Monitor Basware Connectors (name for the family of solutions below) Basware Transactions Connector Basware Virtual Printer Connector Basware Connector Basware Activation Services Basware Collaborate Basware Analytics Basware anyerp Platform Concept Next Generation Basware Alusta

5 Le Processus Purchase-to-Pay Sourcing Appels d offre Payement (ERP) Contrats Matching Basware Open Network Catalogues Invoice Processing Purchase E-Invoicing 4

6 Basware Invoice Automation, aujourd hui et demain La gamme Basware, le B2B et le P2P Les autres solutions et services Basware Basware Invoice Automation aujourd hui The Open Network Introduction et démonstration de notre solution Alusta Transformation version actuelle -> Nouvelle Génération Questions / réponses Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration

7 Les autres solutions et services Basware Alusta Basware Scan & Capture Basware CloudScan E-invoice Basware Mobile

8 Basware Purchase-to-Pay Basware Transactions Service Basware Scan & Capture 7

9 Basware Scan & Capture - Processus J < 9:00 Réception du courrier (TSA) Ouverture enveloppes, Tri Préparation des Lots de numérisation Scan Documents, Numérisation Stockage Documents (2 mois), Envoi documents pour Archivage client, ou Archivage (option) Contrôle Validation Assurance Qualité Reconnaissance Extraction données Basware Invoice Automation ERP J + 1 < 15:00 Flux BTIPC 8

10 Basware Purchase-to-Pay Basware Transactions Service Basware CloudScan 9

11 Basware CloudScan Organisation du client Services Basware Réception de factures papier / fournisseur Numérisation des factures avec CloudScan Envoi images scannées capture & validation Réception des images au Service Scan and Capture Reconnaissance des images (OCR) Capture et validation Réception de factures électroniques Basware P2P Autres systèmes Création de facture électronique Transmission des factures électroniques à travers le service Business Transactions

12 Basware CloudScan Le client CloudScan est installé sur le site de Basware. Cliquez et installez en quelques étapes. Application automatique mise à jour sur internet. L installation prend environ 5 minutes et la numérisation peut démarrer!

13 Basware CloudScan - Exemple 1. Numériser / Importer 5. Envoi à la capture (OCR) et à la validation 2. Factures numérisées et importées 3. Sélection de pages des factures 4. Sélection de la page de la facture

14 Réception des factures Fournisseur Fournisseur Boîte postale dédiée Centre de numérisation Numérisation OCR Validation Adresse - Centre de numérisation Workflow Factures envoyées par Numérisation interne Factures envoyées par

15 Basware Purchase-to-Pay Basware Transactions Service Les factures électroniques 14

16 Basware Transactions Service e-invoices Fournisseurs Supplier Portal Basware B2B Cloud Basware Transactions Service Fournisseurs E-invoices Any-to-any connectivity E-invoice validation Document routing E-invoices Format conversions Fournisseurs Scan & Capture Compliance Transaction security Digital signature validation Fournisseurs Virtual Printer Electronic archiving Supplier Activation 15

17 Basware Purchase-to-Pay Basware Invoice Automation Basware Mobile 16

18 Basware Mobile : un accès à tout moment Basware Mobile permet un contrôle de documents financiers via des terminaux mobiles Les factures en attente dans Basware Invoice Processing peuvent être traitées instantanément Une connexion sécurisée à partir d un terminal mobile permet un accès en temps réel, 24h/24 et 7j/7 17

19 Basware Mobile : bénéfices clés Contrôle ininterrompu des dépenses au sein de l entreprise Traitement en temps des factures, permettant de profiter de réductions pour paiement rapide et d éviter les retards de paiement Les personnes-clés peuvent mettre à profit le temps passé en dehors du bureau

20 Basware Mobile :

21 Basware Mobile :

22 Basware Invoice Automation, aujourd hui et demain La gamme Basware, le B2B et le P2P Les autres solutions et services Basware Basware Invoice Automation aujourd hui The Open Network Introduction et démonstration de notre solution Alusta Transformation version actuelle -> Nouvelle Génération Questions / réponses Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration

23 Basware Purchase-to-Pay Basware Invoice Automation 22

24 Historique des VERSIONS x Première version: Septembre 2006 Dernière release: 3.5, Novembre, 2009 Focus v3.5: Convivialité Conformité Gestion des règles spécifiques en fonctions de demandes métier. (Autoflow, fonctions de recherche )

25 Historique des VERSIONS x Première release: Février 2008 Dernière release: 3.5 Novembre, 2009 Focus v5.0: Nouvelle interface utilisateurs Solution support l unicode / plus de langues Rapprochement amélioré

26 La version 5 continue Invoice Automation Bugs fixés, petites améliorations Pas de nouvelle fonctionnalité majeure Purchase Management Bugs fixés, petites améliorations Pas de nouvelle fonctionnalité majeure Service Basware Transactions Les services Basware Transactions restent inchangés Maintenance continue Maintenance continue mais

27 La version 5.X continue

28 Basware Invoice Automation, aujourd hui et demain La gamme Basware, le B2B et le P2P Les autres solutions et services Basware Basware Invoice Automation aujourd hui The Open Network Introduction et démonstration de notre solution Alusta Transformation version actuelle -> Nouvelle Génération Questions / réponses Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration

29 Basware Purchase-to-Pay Invoice Automation Sourcing Appels d offre Payement (ERP) Contrats Matching Basware Open Network Catalogues Invoice Processing Procurement E-Invoicing 28

30 Alusta Nouvelle offre de solutions Basware depuis 2012 Plateforme orientée services Offre intégrée, multi tenant Modulaire et collaborative Administration/Gestion centralisée Evolutive : modules, process, volume de transactions Fonctionnalités actuelles et futures délivrées progressivement (roadmap)

31 Basware Invoice Automation Les outils adaptés selon le «profil» des utilisateurs : «Professional», pour les comptables «Personal», pour les vérificateurs/approbateurs «Administration» pour le paramétrage du système 30

32 2012/13 ALUSTA P2P - RELEASES HYBRID ALUSTA 12/2011 v1.0 Q1/2012 v1.1 Q2/2012 v1.2 Q4/2012 v2.0 Q1/2013 Mobile Client (Android, ios) Cloud Scan Includes: Basware Invoice - Smart Client - Admin & Config - Basware Collaborate Basware Match - Orders (header) Basware Mobile (new HTML client) Basware Storage Invoices. Includes: IA: - Coding templates - Config Import/Export - minor enhancements V /2012: SaaS: - Improved operation capabilities e.g. database schemas InvoicePro Pack Includes: Basware Match - Orders (line-level) Basware Match - Plans (recurring invoices) Enhanced features InvoiceAutomation Pack. Q4/2012 B2B Portal Includes: Invoice Status / Browsing Invoice Key-in Includes: Basware Purchase Basware Shop Basware Analytics Basware Expense P2P pro Pack Development Accelerates

33 Basware Purchase-to-Pay Alusta Outil collaboratif 32

34 Collaboration Collaboration Basware Collaboration en temps réel entre les individus à travers le processus P2P Discussions axées sur les documents avec piste d'audit complète Gestions des litiges en temps réel Partage d images et de documents commerciaux Phase 1 interne entre collaborateurs Phase 2 externe acheteurs-fournisseurs 33

35 Basware Purchase-to-Pay DEMO 34

36 Nouveautés Basware Alusta (comparé à Basware IP) 1. Collaboration pour les communications internes concernant les factures 2. Page d aperçu (avec davantage de graphiques) qui permet d un rapide coup d'œil d avoir le statut des factures (possibilité de menus déroulants) 3. L'historique de la facture détaillée (qui a changé, quand, quoi, ancienne valeur, nouvelle valeur) 4. Présentation type «Excel» avec des filtres 5. Fenêtre de détails de la facture sur les écrans 6. Possibilité de créer une imputation basée sur l'historique de la facture 7. Haut niveau de configuration (par ex. facture type de champs de données spécifiques d'en-tête) 8. Un administrateur P2P pour tous les produits, avec plusieurs options pour partager les responsabilités de l'administration 9. Un seul outil de configuration «PSP level» 10. Un archivage pour tous les documents P2P 35 - Confidential

37 Basware Invoice Automation, aujourd hui et demain La gamme Basware, le B2B et le P2P Les autres solutions et services Basware Basware Invoice Automation aujourd hui The Open Network Introduction et démonstration de notre solution Alusta Transformation version actuelle -> Nouvelle Génération Questions / réponses Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration

38 Implémentation Alusta Le questionnaire Alusta est un outil basée sur des formulaires pour aider à la définition du périmètre du projet et la mise en œuvre (la configuration initiale) de la solution Confidential -

39 Basware Purchase-to-Pay Et demain 38

40 Basware Purchase-to-Pay Basware Invoice Automation Basware Analytics 39

41 Alusta Analytics Il couvre les besoins de reporting P2P Il fournit une analysé intégrée, factures, contrats et gestion des achats Analyses multi-dimensionnelles pré-paramétrées Visuel graphique avec un accès direct aux données Futur «benchmarking» avec d'autres entreprises Ex. des premières analyses qui seront disponibles : - Les volumes de factures traitées et rapprochées - L efficacité des processus de traitement - Les factures impayées - L analyse des dépenses 40 - Confidential -

42 Basware Purchase-to-Pay Basware Transactions Service Basware Open Network Portal 41

43 Basware Open Network Portal PHASE 1: Présentation du statut des factures (où est ma facture?) Charger / saisir les données des factures Flux procurement (catalogues, commandes )

44 Merci!

45 A Basware Presentation Giving you the agility you need to run your business more effectively

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