Basware Purchase to Pay. Procurement. Basware Experience User Forum Collaborate. Innovate. Succeed. Providing Control, Visibility and Cost Savings

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1 A Basware Presentation Basware Purchase to Pay Providing Control, Visibility and Cost Savings Procurement Basware Experience User Forum Collaborate. Innovate. Succeed. Australia Denmark Finland France Germany Netherlands Norway Sweden United Kingdom USA

2 Agenda Procurement Le P2P les enjeux et les bénéfices The Open Network Les solutions avec démo La gestion des achats «indirects» (hors-production) La gestion des catalogues La gestion du cycle de vie des contrats Nouvelle solution Alusta Procurement (2013) Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration 1

3 Le Processus Purchase-to-Pay Sourcing Payement (ERP) Contrats Matching Basware Open Network Catalogues Invoice Processing Purchase E-Invoicing 2

4 Procurement - Enjeux et bénéfices Gestion des achats indirects «hors- production» Le constat, les principales difficultés et motivations Les demandes d engagement sont gérées manuellement Manque de contrôle budgétaire (axes comptables/analytiques/projet) L engagement est saisi à l envoi de la commande au fournisseur Le constat de l exécution de la livraison/réception n est pas effectué La difficulté à contrôler les dépenses réalisées «localement» dans le cadre d organisations distribuées Le besoin de contrôle des conditions et prix en référence aux contrats négociés Le manque de contrôle au rapprochement des factures fournisseurs, le cut-off, les provisions, etc (partie IA) Les besoins de reporting consolidé d analyse de la dépense (catégories d achat, typologies, familles, ) 3

5 Procurement - Enjeux et bénéfices Visibilité et contrôle de la dépense - Mise en place des catégorie de dépense - Rapports et analyse de la dépense Elimination de la pratique d achat «sauvage» - Déploiement des achats «sur catalogue» - Workflow d approbation (et traçabilité) Réduction des «temps et coûts» d administration - Rationalisation des processus - Déroulement automatisée des opérations (ex. rapprochement) - Amélioration de la communication avec les fournisseurs Réduction des dépenses, «mieux acheter» - Gestion des achats centralisée - Contrôle budgétaire - Gestion des contrats - Réduction des références et du nombre de fournisseurs Intégration P2P avec Invoice Automation (fin de mois, FNP) 4 Intégration avec le système d information existant

6 Bénéfices de l automatisation des échanges Augmentation, renforcement, des interactions avec les fournisseurs Complète traçabilité des opérations effectuées avec une meilleure visibilité et transparence Réduction des erreurs liés à une gestion manuelle des échanges Augmentation de la qualité et fiabilité des informations Réduction du temps d administration lié aux opérations effectuées manuellement (appels, mise à jour, ) Elimination du papier Service d activation pour «connecter» les fournisseurs 5

7 Ces défis soulèvent des questions similaires Comment...? Gérer je gère et contrôler et mes mes dépenses dépenses de manière de façon plus efficace plus efficace...?? Eliminer j'élimine les le pertes gaspillage et réduire et les coûts de de mes mes processus...?? Gérer je gère mes ma flux position de trésorerie de trésorerie de manière de plus façon proactive plus... proactive?...? Intégrer j'apporte de de l agilité l'agilité dans à mon mon organisation entreprise pour pour soutenir soutenir la sa croissance...?? Surpasser la concurrence en cette période d incertitude économique...? je devance mes concurrents dans des temps incertains...? 6

8 Agenda Procurement Basware en bref Le P2P les enjeux et les bénéfices The Open Network Les solutions avec démo La gestion des achats «indirects» (hors-production) La gestion des catalogues La gestion du cycle de vie des contrats Nouvelle solution Alusta Procurement (2013) Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration 7

9 Basware Purchase Gestion des achats indirects Demande d Achat Contrôle Budget Workflow Approbation Emission Commande Confirmation Commande Réception OK? OK Sur Catalogue Punch-out Hors-Catalogue Sur Plan Modèles et paniers Contrôle disponibilité budgétaire (ERP) Affectation automatique (centres de coûts, etc) Contrôles cohérence informations Paramétrage formulaires Workflow Automatique: Matrice Configur. Multi-Niveaux Dynamique Approb. Lignes Notification, alerte, rappels Traçabilité Historique Emission commande manuelle ou autom. Par , fax, Portail, et XML Consolidation DA Demande Devis Routage Cmde via «BW Open Network» Etape «non obligatoire» Portail Fournisseur Workflow Approbation (si modification) Complète ou partielle Sur Qté ou Montant Seuil tolérance Notation qualitative Notification envoyée au fournisseur Impact rapprochement factures 8

10 Basware BT Basware Transactions Services - Achats Fournisseur (Portail) Catalogue Commande Confirmation Commande Basware Supplier Portal Basware Purchase Management Catalogues Fournisseur (ERP-S.I.) Commande Confirmation Commande Interopérabilité Système Procurement ASN (etc) Service Activation Fournisseurs 9

11 Basware Procurement Les catégories de dépense Ex. de catégories de dépense et typologie de dmde Sur Catalogues Formulaire «Free-Text» Achats sur Plan Contrats (Echéancier) Outils Spécifiques Dépenses d exploitation (Opex) Réf. aux Contratx et aux Plans Fournitures de bureau Marketing, communication, publicité Facilities management, entretien, nettoyage, travaux Prestations intellectuelles, consulting Repas (cathering) Projets Informatiques, Campagnes marketing Abonnements, locations, (factures récurrentes) Télécommunications, Energie Notes de frais Voyages Investissements (Capex) Informatique Mobilier de bureau Equipements (ex. laboratoires) Téléphonie etc 10

12 Basware Purchase Gestion des achats indirects Prescripteur Approbateur Service Achats (ou équivalent) Fournisseur Expression du besoin Saisie Demande Matrice configurable : Montant Demande Centre de couts Fournisseur etc 1 Flux Informatif 3 Demande Devis RFx Processus Appel d offre CLM Gestion des Contrats 4 Quotation Supplier Portal Critères Workflow? 2 Emission Commande Approbation Demande Approbation Demande Emission Commande Réception Commande Confirmation Commande Doc. (Bon Cmde) Livraison Produits Réception Produits COMPTABILITE Solution IA Rapprochement Facture Cmde/Réception Supplier Portal (Facture) 11

13 12 Basware Purchase Les achats sur catalogue

14 13 Basware Purchase Les achats «hors-catalogue»

15 Basware Purchase Le suivi, l analyse de la dépense Savez-vous combien vous coûtent les dépenses des achats «hors production»? Savez-vous avec combien de fournisseurs et par catégorie? Savez-vous dans quelles catégories sont-elles effectuées vos plus grandes dépenses? Ex. Analyse Factures Non Parvenues Ex. Analyse dépense par Groupe produits et Fournisseur 14

16 15 Basware Purchase L automatisation et l intégration P2P

17 Basware Purchase Les achats «sur Plan» Les demandes «sur Plan» sont utilisés pour définir les achats pré-approuvés, par exemple dans le cadre de projets ou de campagnes. Création du Plan Approbation du Plan (Workflow) Demandes d achat (Contrôle budget) Clôture du Plan Le Plan : Objet du plan Période de validité Modes de saisie de demande (catalogue, free-text) Approbateur(s) Utilisateur(s) Approbation des Demandes (Workflow) Les Postes : Objet du poste Budget alloué Fournisseurs Groupes produits Nature comptable, Centre de coûts Projet Autres informations (paramétrables) 16

18 Agenda Procurement Basware en bref Le P2P les enjeux et les bénéfices The Open Network Les solutions avec démo La gestion des achats «indirects» (hors-production) La gestion des catalogues La gestion du cycle de vie des contrats Nouvelle solution Alusta Procurement (2013) Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration

19 Gestion des catalogues Les enjeux Service Achat (Category Manager) Prévalence d achats hors-contrats Difficulté de promouvoir les fournisseurs préférentiels Difficulté à préparer et maintenir les catalogues La conformité de l ensemble des données mis à disposition des utilisateurs Direction Achats Un contrôle de la dépense non optimisé Faible retour sur investissement de l e- Procurement Analyse difficile, manque de connaissance des volumes par catégorie Manque de visibilité pour la négociation Informatique L investissement pour acquérir et maintenir le logiciel de gestion des catalogue Le temps consacré pour le mapping, la vérification, et la publication du contenu des catalogues La gestion de la relation «technique» avec les fournisseurs Les changements de version des solutions, etc Fournisseurs Difficulté des fournisseurs à préparer, fournir les catalogues Maintenir aussi les catalogues Manque de traçabilité des versions communiquées et utilisées Coûts de mise en œuvre et de connexion 18

20 Basware Catalogs 5. Mise à jour du catalogue, Contrat renégocié 1. Fournisseur crée le catalogue MISE A JOUR (Renouvellement) CREATION 4. Catalogue est disponible aux utilisateurs e-procurement PUBLICATION ACHATS VALIDATION (Technique) 3. Administrateur Catalogue approuves le contenu du catalogue REVIEW - APPROVATION 2. Catalogue est validé (techniquement) par les services Basware 19

21 Basware Catalogs Bénéfices Augmenter le pourcentage des achats sur catalogue pour une dépense contrôlée sur des prix négociés Une meilleure adoption des utilisateurs de l outil eprocurement Améliorer la qualité des données des catalogues La mise à jour facile et constante des données du catalogue Réduire le temps des services d'approvisionnement consacré à la gestion des catalogues Absorber l augmentation des volumes des articles des catalogues à gérer Le service d activation des fournisseurs permet d augmenter rapidement le nombre de catalogues «automatisés» Permet au service approvisionnements de se concentrer sur les achats stratégiques 20

22 Basware Catalogs Gestion des catalogues Environnement Fournisseur Basware Open Network Environnement Client ERP 3. extranet Portail Catalog (SP ou Catalog Manager) Interface Punch-out Basware Open Network Background Search Basware Purchase Management Solution Procurement Client (S.I. Existant) 4. operator Réseau Partenaire Service Activation Fournisseurs

23 Basware Catalogs Gestion des catalogues Création Catalogue Validation Technique Routage Catalogue Revue Comparaison Publication Achats OK Catalog Manager Supplier Portal Administration Catalogues (Category Manager) Utilisateurs Fournisseur Basware Open Network Client Import Excel (csv) Portfolio Produits Dates de disponibilité UNSPSC Envoi du catalogue (versions) «Hub» automatisation échanges Différentes méthodes : Portail Punch-Out XML Validation technique format BT Monitor outil de suivi trafic En attente, activation Vérification, modification Approbation Comparaison Publication Archivage Export (XML) Basware Purchase Manager Système Procurement client Service «à la transaction»

24 Basware Catalogs - Gestion des catalogues Fournisseur Basware (SaaS) Client (SaaS ou On-Premise) ERP Upload Catalogue Basware BT Sender Basware Supplier Supplier Portal Portal (Faible (Faible Volumes) Volumes) Catalogue Basware Business Transactions Basware Basware Catalog Catalog Manager Manager Administr. Administr. Background Search Basware Purchase Management Système Procurement Existant 3. Basware Basware Catalog Catalog Manager Manager Fournisseur Fournisseur Catalogue Download (XML) Procurement Système Spécifique 4. Operateurs Catalogue Interoperabilité Catalogue Système Procurement Existant 23 Service Activation Fournisseurs

25 Basware Catalog Manager Préparation/Envoi Fournisseur Products Portfolio Management disponible aux fournisseurs : 24

26 Basware Catalogs Gestion des catalogues L administration coté client des produits du catalogue (analyse du contenu, etc) 25

27 Basware Catalogs Comparaison Version Catalogues Fournisseur Client Catalogue Existant Comparaison Versions Catalogue Création Catalogue Basware Network Nouvelle Version 1 Réception Nouvelle version 2 Comparaison 3 Analyse Changements 26

28 Agenda Procurement Basware en bref Le P2P les enjeux et les bénéfices The Open Network Les solutions avec démo La gestion des achats «indirects» (hors-production) La gestion des catalogues La gestion du cycle de vie des contrats Nouvelle solution Alusta Procurement (2013) Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration

29 Gestion des contrats Les enjeux Procurement Prévalence de hors-contrat d'achat Application des contrats-cadre Difficulté dans l application des conditions d achat liées aux contrats Complexité de suivi de la performance des fournisseurs Difficulté dans le suivi des jalons du contrat et d'expiration Finance Règlements en respect des conditions contractuelles Rapprochement des factures fournisseurs (récurrentes) avec les contrats Recherche des contrats et vérification des conditions appliquées Exposition au risque fournisseur. 28 Service Juridique Difficulté à rechercher les contrats (contrathèque) Temps consacré à la gestion des contrats Est-ce la dernière version de ce contrat? Conformité légale ainsi que à la policy de l entreprise Audit, contrôles internes Business Users Temps consacré à la création des contrats avec l assistance du service juridique Processus d approbation Difficulté pour rechercher les contrats et obtenir rapidement les informations clés Executive Connaitre et améliorer le taux de couvertures des achats souscontrats Application des contrats cadre groupe vis-à-vis des filiales Cout de gestion interne des contrats

30 Principaux facteurs de mise en œuvre de la gestion des contrats 28% 25% 24% 36% 42% L'évaluation et l'atténuation des risques Pression pour améliorer la gestion des achats Les exigences réglementaires et de reporting (par exemple SOX) La complexité croissante des contrats Les efforts visant à améliorer la gestion de la relation client / fournisseur Source: Aberdeen Group Optional evidence slide 29

31 Basware Contracts Gestion du cycle de vie des contrats Rationalise la gestion de chaque contrat - Constitution d une «contrathèque» centralisée avec recherche immediate - Supporte tous les types de contrat (paramétrable) - Utilisation des modèles de contrats (copie contrats existants) - Gestion des dossiers, des accords cadre et des avenants - Structure hiérarchique des contrats avec liens Facilite la coordination le monitoring et le reporting - Workflow de contribution et approbation - Gestion des alertes basée sur les étapes clés (milestones) - Gestion étiquettes (ex. classement ou emplacement) - Reporting sur les dépenses contractuelles avec PM Automatisation du processus P2P : - Gestion des commandes basés sur contrats (réf. solution Purchyase Mgmt) - Rapprochement des factures récurrentes (réf. solution Invoice Automation) Création Préparation Workflow contribution, approbation Ratification Exécution Renouvelle -ment Clôture 30

32 Basware Contract Lifecycle Management 5. Le contrat arrive à terme (alertes) 1. Le contrat est crée dans la contrathèque (draft) EXPIRATION RENOUVELLEMENT CREATION 4. Le contrat est mis en exécution MISE EN EXECUTION 2. Le contrat est envoyé pour vérification et enrichissement (workflow) VERIFICATION COLLABORATION 3. Le contrat passe dans les étapes d approbation (workflow) APPROBATION 31

33 Basware Contracts Repertoire unique et centralisé Neque porro quisquam est qui dolorem ipsum Neque porro quisquam est qui dolorem ipsum Neque porro quisquam est qui dolorem ipsum purchasing NDA IT insurance facilities? Aide à la recherche lease H sales IT licence HR CLM maintenance Contrôles demandes achats (PM) purchasing H HR insurance repair partnership sales outsourcing Notification, Renouvellement Un seul répertoire pour tous les contrats pour améliorer l efficacité de votre entreprise

34 Basware Contrats Gestion du cycle de vie des contrats Création Contrat Budget Workflow Approbation Exécution Contrat Suivi Reporting OK? Différentes structures de contrat par typologie Contrats Cadre Dossiers Echéancier étapes clés du contrat Notification «alertes» Documents joints Attribution budget Disponibilité budgétaire vis-à-vis des commandes d achat (PM) Disponibilité budgétaire vis à vis des factures (IA) Workflow : Paramétrable Multi-niveaux Par typologie de contrat Etape Ratification Traçabilité opérations Système notifications Disponible pour la gestion des achats Date de validité Conditions Contrôle Budgétaire vis-àvis des cmdes Renouvellement Recherche multicritères Suivi des contrats Analyse intégrée avec la gestion des achats (PM) 33

35 Basware Contrats Gestion du cycle de vie des contrats La recherche multicritères, le workflow et les informations du contrat 34

36 35 Basware Contracts Etapes, alertes et notifications

37 Basware Contrats Gestion du cycle de vie des contrats L intégration avec la gestion des achats Contracts Prix et remises Conditions Payement Conditions Livraison etc Purchase Gestion des achats 36

38 Agenda Procurement Basware en bref Le P2P les enjeux et les bénéfices The Open Network Les solutions avec démo La gestion des achats «indirects» (hors-production) La gestion des catalogues La gestion du cycle de vie des contrats Nouvelle solution Alusta Procurement (2013) Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration

39 Alusta Procurement (2013) La solution fait partie de la suite P2P, intégrée Construite sur +10 ans d'expérience Achats et P2P Facile à utiliser, simple à adopter Des fonctionnalités avancées, le Web Shop Un espace collaboratif Un reporting multi-dimensionnel (Analytics) Une Administration unique Une flexibilité accrue Une implémentation «rapide» (questionnaire,..) Solution Multi-tenant Roadmap 38 - Confidential -

40 Alusta Procurement (2013) De superbes outils pour les utilisateurs Les achats en respect de la politique de l entreprise 39 - Confidential -

41 Alusta Procurement (2013) Recherche unique à travers les catalogues, les contrats et les instructions d'achat 40 - Confidential -

42 Alusta Procurement (2013) Recherche unique à travers les catalogues, les contrats et les instructions d'achat 41 - Confidential -

43 Alusta Procurement (2013) L espace collaboratif Collaboration en temps réel entre les utilisateurs à travers le processus P2P Axé sur les documents avec piste d'audit complète Gestion des différends/litiges Partage des documents commerciaux Phase 1: Collaboration interne Phase 2: Acheteur-Fournisseur

44 A Basware Presentation Giving you the agility you need to run your business more effectively