Comment améliorer l efficacité du processus procure-to-pay?

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1 Comment améliorer l efficacité du processus procure-to-pay? Automatiser de bout en bout le processus Procure-to-Pay génère des gains importants pour l entreprise. Avec un défi à relever, toutefois. Faire converger les deux métiers, aux priorités parfois différentes, qui partagent ce processus : les Achats et la Comptabilité fournisseur. Automatiser complètement le processus Procure to Pay - en amont et en aval - permet de créer de la valeur tout en améliorant le contrôle et la visibilité sur les engagements de l entreprise. Par Daniel Saraste, Product Management et Torbjörn Thorsén, Marketing Medius MATERIELS DIRECTS L automatisation est clé pour Boucler la boucle P2P Dans la chaîne de traitement Procure-to-Pay, partagée par les Achats et la Comptabilité Fournisseurs, la propriété du processus - qui débute avec la création de la demande d achat et s achève avec la validation de la facture - n est pas toujours clairement définie. C est particulièrement vrai pour les achats tactiques (hors production), mal gérés par les ERP, dont la propriété est souvent distribuée, avec plusieurs parties prenantes au sein de l organisation. Pour une entreprise qui voudrait optimiser ce processus, ce «partage» de propriété peut conduire à des situations antagonistes : ainsi, pour ces transactions, souvent de faibles montants, les Achats ne voient guère l urgence d automatiser leur traitement. Trop d efforts pour un faible retour sur investissement, pensent-ils. Alors qu en aval du processus, la comptabilité se retrouve, elle, submergée par la gestion manuelle de ce volume de factures et voit les coûts de traitement augmenter. Notamment parce qu elle ne dispose pas de données de rapprochement. MATERIELS INDIRECTS DEPENSES HORS CONTRAT SERVICES SOUSCRIPTIONS TRAITEMENT DES FACTURES validation rapproch. écarts approb. archives Pour fermer la boucle, les factures doivent être traitées automatiquement quelle que soit leur source. Une solution gagnant/gagnant La solution? Mettre en place une automatisation large du processus d approvisionnement intégrant toutes les typologies d achats (directs, indirects, services...) et capable de proposer une dynamique de rapprochement à quatre niveaux (factures/commandes/ réception/contrats fournisseurs). Les Achats gagneront en visibilité et en maîtrise sur les dépenses et la Comptabilité Fournisseur améliorera sa productivité. Le processus complet sera plus efficient et plus transparent, tendant vers un taux d automatisation (STP) maximum. Explications.

2 1 UN PROCESSUS, DES PRIORITÉS DIFFÉRENTES HARMONISER LA NOTION DE DÉPENSES L une des raisons pour lesquelles il peut sembler difficile d automatiser entièrement le processus P2P tient aux divergences de priorités métiers entre les Achats et la Comptabilité Fournisseurs qui pourtant partagent ce processus. La deuxième clé de succès pour connecter les processus repose sur une compréhension partagée de la dépense. Généralement, les achats désignent deux grandes catégories de dépenses : stratégiques ou tactiques. Pour les Achats, les priorités portent sur : la réalisation d économies une meilleure gestion catégorielle fournisseurs la réduction des risques d approvisionnements la mise en place et le renforcement d une politique achat la mise en oeuvre d accords-cadres répondant aux besoins de l entreprise Les dépenses stratégiques sont souvent gérées dans l environnement ERP (c est le cas des achats directs, de production), ou dans des outils spécifiques (par des solutions de lease-planning par exemple) ou encore via des solutions de e-sourcing. La plupart de ces canaux savent fournir des données utilisables pour effectuer des opérations de rapprochement avec les factures entrantes (bons de commande, bons de réception, référentiel fournisseurs...). Côté Comptabilité Fournisseurs, les objectifs visent avant tout à : améliorer l efficacité du processus pour accélérer le traitement des factures réduire la fraude et les erreurs (qui peuvent conduire à payer en retard ou en trop) disposer d une visibilité sur les comptes fournisseurs trouver un équilibre entre les objectifs de trésorerie et les accords-cadres négociés Comprendre la différence entre objectifs au sein de ce processus commun et chercher à les aligner est un préalable si l on veut connecter efficacement les achats et la comptabilité fournisseurs. Aligner ces objectifs permet d assurer, par exemple, que la stratégie de cash flow, chère à la finance, sera prise en compte lorsque le pool fournisseur cherchera à obtenir de meilleures conditions d achat pour paiements anticipés. Les achats tactiques font référence aux dépenses indirectes et aux achats de fonctionnement ; mal gérés par les ERP, ils sont souvent pris en charge par des solutions dédiées e-procurement, complétées le cas échéant par des solutions d approvisionnement services. Il arrive même que ces achats, à faibles volumes et peu stratégiques, soient externalisés auprès d un prestataire ou d un groupement d achats. Pour les Achats, ces dépenses non stratégiques ne nécessitent pas une remise à plat prioritaire. Pourtant, si les montants dépensés par transaction peuvent être faibles, leur volume et par voie de conséquence celui des factures est souvent important. In fine, cela génère des contraintes des deux côtés : pour les équipes en charge de l approvisionnement, qui ont plus de difficultés à maîtriser les dépenses et le nombre de leurs fournisseurs et pour les équipes comptables, qui doivent gérer manuellement un grand nombre de factures entrantes. Un processus - de multiples objectifs processus P2P PROCUREMENT Compta Four. GESTION DU CASH FLOW METTRE EN PLACE DES ACCORDS RENFORCER LA POLITIQUE ACH. REALISER DES ECONOMIES REDUIRE LES RISQUES APPRO IDENTIFIER LES BESOINS 2 EFFICIENCE DU PROCESSUS REDUCTION DE LA FRAUDE ELIMINATION DES SURPAIEMENTS REPORTING TRANSPARENT

3 Répartition type des dépenses, du point de vue des Achats Achats tactiques 15 % Idéalement gérés via : e-procurement gestion des achats self service... Non gérées 10 % Source : The Hackett Group Achats stratégiques 75 % Idéalement gérés via : ERP e-sourcing lease planning... Selon le Hackett Group, près de 75% du volume des dépenses peut être défini comme stratégique, 15% comme tactique et environ 10% comme non géré. La gestion des factures liées à ces grandes catégories d achat pourra être optimisée - et fournir même un haut niveau de STP (sans intervention humaine) - si l automatisation du processus d approvisionnement est suffisamment large. Pour les équipes comptables, cette automatisation large est cruciale : c est ce qui va leur permettre d obtenir les données essentielles de rapprochement. Sans ces éléments fournis par l ERP et/ou par toute autre solution de procurement, aucune opération de réconciliation n est possible. Malheureusement, nombre d entreprises ont des difficultés à fournir ces données pour les transactions liées à leurs achats tactiques. Quant aux achats non gérés, par définition... Alors, comment aller vers une automatisation maximale? UN CANAL UNIQUE POUR TOUTES LES FACTURES Pour une bonne approche, il est essentiel de mettre en place un canal unique de traitement des factures indépendamment de la source, du format ou du processus de commande. Les données de facturation sont alors capturées et utilisées pour automatiser les traitements, même quand les factures ne disposent pas de données de rapprochement issues d une commande, d un contrat ou d un bon de livraison : en effet, en s appuyant sur les règles métier de l entreprise qui identifient le fournisseur, l acheteur, l implantation géographique... comme données d entrée, le processus de traitement de ces factures peut déjà être semi-automatisé. Les valideurs, à qui elles seront transmises par workflow, disposeront de champs prérenseignés et d informations qui réduiront les requêtes chronophages auprès des équipes comptables. C est un premier pas vers plus de productivité. 3

4 1 L entreprise doit également s attacher à automatiser le processus procure to pay des achats stratégiques et tactiques. AUTOMATISER LE PROCESSUS P2P DES ACHATS STRATÉGIQUES Aujourd hui, la plupart des systèmes de traitement des factures proposent un mécanisme de rapprochement automatique des factures d achats directs avec les bons de commande et/ou de livraison. Pour autant, certains aspects doivent être pris en compte si l entreprise veut assurer un niveau d automatisation maximum. Pour commencer, il faut harmoniser les données entre acheteurs et fournisseurs. La qualité des données entrées dans la solution ERP est en effet primordiale pour réduire le plus possible les exceptions susceptibles d entraver la fluidité du processus de rapprochement et de validation des factures. En second lieu, le système doit être capable d intégrer dynamiquement un seuil de tolérance dans les écarts détectés : des écarts courants préalablement définis comme des frais de transport ou d emballage additionnels doivent pouvoir être pris en compte de façon automatique, sans intervention humaine. Le processus de traitement des factures sera d ailleurs d autant plus fluide que le niveau de tolérance reflétera la vision des Achats sur la relation fournisseur. Par exemple, en offrant plus de souplesse pour les fournisseurs jugés stratégiques ou incontournables. Enfin, pour les achats stratégiques dans des domaines tels que la location, le leasing, les abonnements, etc, une bonne solution consiste à rapprocher les dépenses avec les contrats ou les plans de facturation (périodiques ou partiels). Idéalement, le système de traitement automatisé des factures devra donc proposer des capacités de rapprochement à quatre niveaux (bons de commande, bons de livraison/réception et contrats). AUTOMATISER LE TRAITEMENT DES ACHATS TACTIQUES MATÉRIELS INDIRECTS ET SERVICES Pour automatiser le traitement des dépenses tactiques, les entreprises doivent disposer de données de rapprochement avec les factures d achat. Cela peut être réalisé en implémentant une solution de type e-procurement, capable non seulement de gérer les commandes sur catalogues, mais aussi de supporter des achats de services ou encore des commandes saisies en texte libre. Les équipes Achat vont alors mieux contrôler les dépenses indirectes, en orientant les utilisateurs vers des fournisseurs référencés, limitant ainsi les achats hors contrat. Mieux, l approbation de commande se faisant avant sa transmission au fournisseur, le contrôle des coûts et la politique d achat seront renforcés. Pour les autres types d achats entrant dans le périmètre des achats tactiques, comme les souscriptions à un service ou les achats packagés, l entreprise cherchera à mettre en place des opérations de rapprochement automatique avec les contrats ou les plans de facturation. 4

5 S ATTAQUER AUX GAINS MANQUÉS PAR UNE MEILLEURE GESTION DES CONTRATS Quelle entreprise n a pas été un jour confrontée au problème de gains manqués? Il s agit de la différence entre le montant des économies potentielles (anticipées par les Achats) et le montant des économies réalisées (calculées sur les données de facture). Le manque à gagner peut être considérable. Il est souvent généré par le non respect des contrats négociés. La remise est sur le contrat, la réalité sur la facture! Si la solution complète intègre une gestion dynamique des contrats fournisseurs, l entreprise pourra alors s assurer que les conditions contractuelles négociées sont réellement appliquées. L OPTIMISATION DES PROCESSUS ACHATS ET COMPTABILITÉ FOURNISSEURS GÉNÈRENT DES ÉCONOMIES AYANT UN IMPACT DIRECT SUR LE COMPTE DE RÉSULTAT Les entreprises qui bénéficient d un processus P2P harmonisé sont généralement en mesure de : négocier de meilleures conditions de règlement grâce à un processus de traitement accéléré veiller à l application de remises pour achats en volume ; le processus de traitement des factures étant harmonisé et connecté aux contrats. améliorer la conformité des approvisionnements avec les contrats cadres, en élargissant l automatisation des traitements aux achats tactiques partager des cibles communes entre acheteurs et comptables, en particulier sur les enjeux de trésorerie. Si les conditions de paiement sont harmonisées à l échelle de l entreprise, il est plus facile de mettre en oeuvre une stratégie pro active d optimisation du besoin en fond de roulement. En clair, ces entreprises maîtrisent mieux leurs dépenses tout en s assurant que des économies sont réalisées (et même dans certains cas générées) en aval du processus. Ainsi, harmoniser les processus de gestion des achats et comptabilité fournisseurs, à la fois en termes de définition des dépenses/économies, de technologie et d objectifs, va positivement impacter les deux processus. VOLUME TOTAL DÉPENSES HORS CONTRAT } SERVICES SOUSCRIPTIONS MATERIELS INDIRECTS MATERIELS DIRECTS Une automatisation large permet de rapprocher les factures multi-canal Un rapprochement de factures 4 niveaux inclut bons de commande, bons de livraison et contrats 5

6 Augmenter l automatisation P2P avec Mediusflow Procurement et Contracts 1 2 CATALOGUE 3 4 RÉPONSE COMMANDE 5 6 FACTURE 7 CONTRAT COMMANDE LIVRAISON PAIEMENT Automatisation modulaire, de bout en bout, du processus P2P Associés à notre solution phare Mediusflow Invoice Management - destinée à automatiser le traitement des factures fournisseurs - les modules Mediusflow Procurement et Contracts forment les maillons complémentaires qui permettront d automatiser de bout en bout le processus Procure-to-Pay. Ils s appuient sur la même plate-forme (en licence sur site ou sur le Cloud) que les modules Mediusflow Authorize et Match. Les entreprises peuvent ainsi intégrer la gestion de leurs achats tactiques et celle des contrats d approvisionnement. Elles bénéficient des atouts de l automatisation du traitement des factures fournisseurs pour tous leurs domaines d achats : stratégiques (gérés dans l ERP) et tactiques. Plus efficace encore, la solution aide les Directions Financières et Achats à collaborer pour concrétiser les économies négociées dans les accords avec les fournisseurs. MEDIUSFLOW PROCUREMENT Solution d e-procurement, Mediusflow Procurement propose une approche intelligente. Elle a en effet été développée en intégrant les besoins de la Comptabilité Fournisseurs. Son objectif : augmenter le taux d automatisation en aval du processus P2P en offrant des capacités renforcées de rapprochement de factures. Avec Mediusflow Procurement, les entreprises accroissent le contrôle sur leurs dépenses MI&S (matériels indirects et services), limitent les achats non gérés et améliorent la conformité avec les accords fournisseurs. Mediusflow Procurement offre la même interface réactive et conviviale que les autres applications Mediusflow. Les utilisateurs peuvent créer rapidement des demandes d achat inégrant les données issues des catalogues fournisseurs et préciser au niveau ligne article les informations comptables et contractuelles ou encore celles relatives à la politique d achat (le cas échéant). Avec les informations correctes relatives à l imputation, au centre de coût ou au contrat, préalablement saisis sur la demande d achat, conjointement avec le prix, la quantité et les informations fournisseur, l approbation du bon de commande est facilitée. Lorsque la facture arrive, les données de facture sont capturées et validées ; les champs de facture sont rapprochés des bons de commande, des bons de livraison ou des contrats (Invoice Management). En utilisant le principe sophistiqué de cascade de Mediusflow (Waterfall Principle, voir illustration page suivante), des seuils de tolérance peuvent être paramétrés conformément à la politique fournisseurs mise en place par les Achats. Le principe de cascade peut également être utilisé pour gérer automatiquement les écarts courants comme les frais de transport ou les frais d emballage qui ne figureraient pas sur le bon de commande. 6

7 Rappro. total en-tête 1 Ecart détecté Rappro. total ligne 2 3 rapprochement automatisé (meilleures pratiques) gestion dynamique du niveau de tolérance des écarts routine de résolution des écarts Ecart détecté Rappro. détail ligne Le principe de rapprochement en cascade de Mediusflow Avec Mediusflow Procurement, les entreprises peuvent automatiser le traitement des factures d achats indirect un processus encore largement manuel pour la plupart d entre elles, faute de disposer de données de rapprochement. Les atouts de Mediusflow Procurement : Une automatisation élargie aux achats tactiques Une gestion facile des demandes d achat Des demandes d achat enrichies d informations clés : pré-imputation, données catalogue, texte libre... Une approbation des commandes en amont qui renforce le contrôle des dépenses MI&S Une limitation des achats hors contrat par l orientation des utilisateurs vers des fournisseurs agréés. MEDIUSFLOW CONTRACTS Facture prête pour paiement Mediusflow Contracts est une solution de gestion des contrats qui va bien au delà des fonctions classiques de gestion de cycle de vie : création, renouvellement ou suppression de contrats. Intégrée de façon transparente avec Mediusflow Procurement, Mediusflow Authorize et Match, Mediusflow Contracts fournit des données qui augmentent la capacité de rapprochement avec les factures. Mediusflow Contracts donne une visibilité en temps réel sur les contrats existants et les dépenses ; il permet de s assurer que les conditions contractuelles négociées sont bien appliquées. Mediusflow Contracts offre également une fonctionnalité de plan de facturation, favorisant ainsi les opérations de rapprochement de factures avec les achats planifiés par contrat. Laquelle fonction propose aussi un accès direct aux factures, permettant ainsi aux utilisateurs de consulter rapidement les détails d une facture. Les atouts de Mediusflow Contracts : Une visibilité accrue sur les engagements contractuels Des capacités de rapprochement renforcées notamment grâce à la fonction plan de facturation Une gestion des contrats au plus près, incluant fonctions d accès et alertes. AUGMENTER L AUTOMATISATION DU TRAITEMENT DES FACTURES AVEC MEDIUSFLOW En implémentant Mediusflow Procurement et Contracts avec Invoice Management, le taux d automatisation du traitement des factures est augmenté, le processus d approvisionnement optimisé et la visibilité sur les contrats accrue. Avec une solution unique, capable de couvrir le processus complet P2P, les entreprises disposent du cadre nécessaire pour faire converger les objectifs achats et comptabilité fournisseurs, ouvrant la voie à un processus rationalisé et efficace. Automatiser le processus P2P avec Mediusflow permet à la Direction financière : d améliorer les contrôles sur l ensemble du processus de traiter plus efficacement l ensemble des factures, quelles que soient leurs sources. d améliorer la gestion de trésorerie 7

8 A propos de Medius Medius est un éditeur de logiciel créé en 2001 à Linköping, en Suède. La société développe, vend et implémente Mediusflow, une solution de workflow financier unique qui associe la souplesse d une plate-forme de workflow à de puissants modules pré-packagés de gestion automatisée des factures, des achats et des contrats. Elle a établi des filiales dans 10 pays et emploie plus de 200 collaborateurs. Au travers de ces filiales et d un large réseau de partenaires, Medius accompagne ses clients partout dans le monde. Les solutions Medius sont utilisées par plus de 1300 clients, notamment dans la distribution, l industrie et les services. Pour plus d informations, visiter mail : info@medius.fr - Téléphone : +33 (0) Contacter une filiale Medius Suède Medius Sverige AB Stadsgården 6 plan Stockholm Sweden France Medius SAS 14, Avenue d Eylau Paris France Pologne Medius Poland Sp. z o.o. ul. Królewska Kraków Poland Norvège Medius AS Rådhusgata 23, Floor 5 NO-0158 Oslo Norway Danemark Medius Aps Delta Park 46 DK-2655 Vallensbæk Denmark Pays Bas Medius Business Process Software B.V. Victorialaan JG s-hertogenbosch The Netherlands Angleterre Medius Ltd. 1 Furzeground Way, Stockley Park UB11 1BD Heathrow United Kingdom Etats-Unis Medius Software Inc. 155 E55th ST Ste 6A New York, NY USA Australie Medius 49 Frenchs Forest Rd, Building 5, Unit 1 Frenchs Forest NSW 2086 Australia