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1 Access MD Online

2 Vue d ensemble Access MD Online fournit aux organisations un accès en temps réel à leurs programmes de carte commerciale au sein d un environnement sécurisé, n importe où et n importe quand. Ce système puissant et exclusif a été développé en collaboration avec les clients, en exploitant notre expérience avec les organisations des secteurs à la fois public et privé afin de simplifier la gestion et la production de rapports de l ensemble de leurs programmes de carte à l aide d un outil unique et facile à utiliser. La plate-forme riche en fonctions d Access Online peut être facilement configurée et rapidement déployée pour satisfaire les besoins particuliers des organisations : les clients peuvent mettre en place les fonctions et fonctionnalités les mieux adaptées à leur activité. Notre système convivial fournit aux clients la sécurité, la fonctionnalité, la fiabilité et l extensibilité nécessaires afin d être en mesure de répondre aux demandes changeantes de n importe quelle organisation. Personnalisé afin de tirer profit et d améliorer les processus commerciaux du client, notre système robuste fournit un point d accès unique pour : Gestion de la trésorerie Simplifier le rapprochement des comptes fournisseurs et des informations du grand livre grâce à un point d accès unique aux données de transaction Récupérer immédiatement les données de dépense à tous les niveaux de l organisation pour l établissement d un budget et des prévisions plus précises Gestion du risque Garantir le respect de la politique par des contrôles de transaction, de marchand et administratifs Maintenir la conformité réglementaire par des pistes d audit complètes et un historique des transactions détaillé Gestion des fournisseurs Identifier les modèles de dépenses à l aide des rapports traditionnels et ad hoc ainsi que des puissantes fonctionnalités d extraction de données Tirer profit des informations de dépenses afin de négocier avec les fournisseurs sur une base régionale ou internationale Initiatives des données Le portail Access Online fait appel aux pratiques commerciales et aux architectures de système les plus avancées afin d atteindre son objectif clé : fournir aux clients d une façon sûre, sécuritaire et sur demande leur actif le plus important : leurs données. La performance des données du portail Access Online est basée sur les principes suivants : Simplicité : présente des interfaces intuitives, faciles à utiliser et basées sur le Web pour accéder aux données de dépenses Souplesse : offre une plateforme remplie de fonctions pouvant facilement être configurées et déployées pour combler les besoins de données Fiabilité : maintient certains des temps de disponibilité de système les plus élevés dans le domaine Disponibilité : procure l accès à l information du programme de carte 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 Intégrité : garantit l intégrité des sources de données par des stimulations et des validations de données avancées Sécurité : stocke et conserve les données de carte dans un environnement sécurisé 2 >>

3 Fonctions et fonctionnalités L ensemble des éléments d Access Online (création et mise à jour du compte, gestion des transactions, Paiement Plus, rapports de gestion et extraits financiers) est parfaitement intégré dans un système complet et unique fournissant tous les outils nécessaires à nos clients pour la gestion de leurs programmes de carte commerciale. Grâce à cette fonctionnalité avancée, les clients peuvent simplifier leurs processus commerciaux : Les cartes ou comptes sont efficacement configurés et maintenus, sans perte des contrôles nécessaires pour limiter les abus éventuels et garantir le bon niveau de comptabilité. Les transactions sont facilement réconciliées, accordées et approuvées afin de corriger les codes comptables avec un minimum d efforts. Les paiements de carte commerciale peuvent être étendus aux comptes fournisseurs afin d augmenter l efficacité, le contrôle et la conformité. Les options d établissement de rapports permettent non seulement aux clients de gérer leurs programmes de cartes, mais également d extraire leurs données de dépenses afin de privilégier les relations avec les fournisseurs et négocier de meilleurs contrats avec ces derniers. Les données s intègrent impeccablement dans les comptes fournisseurs d un autre client, le grand livre et les systèmes de planifications des ressources d entreprise pour davantage d efficacité. Fonctionnalité Création et mise à jour des comptes Gestion des transactions Paiement Plus Rapports de gestion Fonctions Offre un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour créer ou annuler un compte de carte, mettre les informations à jour, ajuster les limites de dépenses en temps réel ou transférer les comptes d employé d un service à un autre. Simplifie les processus comptables en permettant aux clients de voir, de passer en revue, de contester et de réattribuer les transactions en ligne puis de les acheminer pour examen et approbation avec le flux des travaux. Automatise le processus de paiement et augmente la visibilité des autres activités payantes dans les organisations des clients. Produit des rapports qui peuvent aider les clients à gérer leurs relations avec leurs fournisseurs et négocier des remises, surveiller le respect de la politique d entreprise et analyser plus efficacement les dépenses dans l ensemble de leurs entreprises. Extraits financiers Fournit des extraits de données pour un rapprochement simplifié et une intégration complète dans les systèmes financiers des clients. 3 >>

4 Création et mise à jour des comptes Access Online simplifie la gestion de programme pour les administrateurs, directeurs et titulaires de cartes grâce à un accès immédiat pour ouvrir de nouveaux comptes et modifier les comptes existants. Les organisations peuvent rapidement répondre aux demandes de mise à jour de carte dans un environnement en libre-service, garantissant ainsi que les comptes sont gérés en fonction des priorités des clients et des calendriers. Grâce aux outils de gestion de compte à la demande d Access Online, les organisations peuvent également éliminer les processus manuels sur papier et réduire les coûts administratifs de gestion de leurs programmes de carte. Soumettre et approuver des applications de carte (administrateur et employé-initié) Fermer, suspendre et rétablir des cartes Gérer les contrôles de dépenses du titulaire de carte, comme les autorisations de marchand, les transactions et les limites de dépenses General Mills a amélioré les dernières fonctionnalités d Access Online afin que les comptes fournisseurs puissent en faire davantage avec les mêmes ressources. Grâce aux derniers outils d Access Online, une seule personne est désormais capable de gérer plus de titulaires de carte. Mettre à jour les données démographiques, le profil et les informations de compte du titulaire de carte Programmer des changements de mise à jour de compte futurs ou immédiats Sélectionner des changements de mise à jour de compte permanents ou temporaires Diriger les changements de titulaire de carte pour approbation du directeur préalablement au traitement Voir et télécharger jusqu à 18 mois de relevés Configurer des paiements uniques ou réguliers sur les comptes de titulaire de carte individuels Modifier les informations de hiérarchie et d unité d exploitation Contrôler les fonctions et les informations auxquelles les utilisateurs peuvent accéder Gestion des transactions Les clients peuvent facilement utiliser Access Online pour voir et gérer leurs transactions. Access Online permet aux titulaires de carte de réviser, valider et réconcilier leurs charges tout en autorisant les administrateurs à contrôler, modifier et approuver les transactions du titulaire de carte. La gestion des transactions permet aux organisations de réduire l effort et les coûts associés à la comptabilité et aux attributions comptables en fournissant des options de réattribution personnalisées, de validation de code comptable et d auto-approbation, éliminant ainsi la nécessité d effectuer de longues révisions et approbations manuelles. Revoir les relevés et les transactions individuelles en se basant sur des critères de recherche flexibles Ajouter des commentaires et des détails à la ligne des articles de transactions Gérer les obligations fiscales avec des catégories fiscales et des fonctionnalités d estimation spécifiques au pays Réattribuer les transactions basées sur les ensembles de règles du client, comme les données de marchand et de transaction Valider les valeurs de code comptable par des règles et des contrôles d application Créer des niveaux hiérarchiques et d autorité à plusieurs paliers pour les approbateurs Acheminer les énoncés et les transactions pour approbation en utilisant un flux personnalisable Initier des conflits de transaction et contrôler leur état Maintenir une piste de vérification des transactions claire Intégrer des données consolidées dans les systèmes comptables de soutien et le grand livre Pour L.L. Bean, les capacités fonctionnelles d Access Online, notamment la gestion des transactions, procurent aux administrateurs un gain de temps considérable, rendant plus efficaces et faciles à gérer des opérations qui étaient jusqu alors coûteuses en temps de travail. 4 >>

5 Paiement Plus PAIEMENT PLUS Un complément utile aux programmes de carte commerciale existants, Paiement Plus automatise également les processus de paiement et de réconciliation. En convertissant les paiements par chèque traditionnels en Paiement Plus, les clients peuvent réduire les dépenses des comptes fournisseurs et améliorer la visibilité et le contrôle des paiements. En utilisant l ajustement de crédit dynamique et les comptes à utilisation unique disponibles sur Paiement Plus, les paiements de fournisseurs sont uniquement traités lorsqu ils sont approuvés et pour le montant autorisé, réduisant ainsi la fraude associée aux paiements par chèque et améliorant la gestion de la trésorerie. Grâce à Paiement Plus, PeaceHealth a fait sortir bon nombre de ses plus grands fournisseurs du processus de bon de commande, réduisant le papier utilisé dans le processus de traitement des comptes fournisseurs et améliorant les liquidités, tout en permettant la réalisation d économies d environ 50 $ par chèque en procédant au paiement électronique des factures. Tirez parti des systèmes financiers existants (ex. : commande, reçu, inventaire, actifs fixes, comptes fournisseurs, etc.) pour générer des paiements améliorés Soumettez vos instructions de paiement dans un fichier automatisé ou sur un formulaire en ligne simple Payez les fournisseurs de façon sécurisée tout en leur offrant toute l information requise sur les paiements Surveillez les paiements et mettez les systèmes financiers à jour grâce aux fonctions de production de rapports et d extraits financiers d Access Online Rapports de gestion Access Online inclut un ensemble complet de rapports de gestion permettant aux clients de mesurer la performance du programme de carte, contrôler la conformité de l approvisionnement-paiement et identifier les modèles de dépense et les possibilités de fournisseurs privilégiés. Les rapports s échelonnent de l essentiel au plus sophistiqué et couvrent une variété de domaines, y compris : les rapports de programme, finances, fournisseur, fiscalité et conformité, administration et gestion internationale. En son ensemble, cette suite de rapports complets peut répondre à la plupart des programmes de carte commerciale. Les administrateurs de Land O Lakes apprécient grandement la commodité des rapports du portail Access Online, lesquels sont disponibles au besoin, permettant ainsi une plus grande efficacité et un partage amélioré des informations. Tout besoin du client non comblé au moyen de rapports traditionnels peut facilement être traité par des rapports ad hoc établis en fonction de paramètres. Accéder à 24 mois de données en ligne Choisir parmi plus de 60 rapports traditionnels ou générer des rapports ad hoc Définir des options de sélection, de tri et de sortie spécifiques Planifier des rapports à exécuter, au besoin Recevoir des notifications dès que les rapports sont disponibles Rechercher des rapports et trier des données en ligne en les organisant en cascade pour approfondir les niveaux de détails Imprimer uniquement les informations nécessaires dans différents formats, y compris Excel MD, HTML et PDF Extraits financiers Les extraits financiers d Access Online facilitent la gestion des comptes en combinant les informations dans un format adapté s intégrant impeccablement dans les systèmes financiers existants des clients. En utilisant efficacement leurs extraits financiers, les clients acquièrent un meilleur contrôle de leurs programmes de cartes, ce qui entraîne une amélioration de l efficacité du traitement et des économies de coûts. Choisir parmi trois types d extraits : traditionnel, grand livre et paiement Spécifier les transactions à inclure ou exclure dans l extrait Personnaliser les paramètres d extrait, y compris la fréquence, le format de fichier et les paramètres de livraison Recevoir des notifications dès que les fichiers sont disponibles Intégrer les fichiers de l extrait aux systèmes financiers existants 5 >>

6 Mise en oeuvre Banque créé un programme d exécution complet pour Access Online incluant des programmes d installation étape par étape détaillés ainsi que l ensemble des outils nécessaires au lancement réussi du programme. Une équipe qualifiée de directeurs des relations, de directeurs d intégration technique et de directeurs de la mise en place de projet travaille avec les clients pour évaluer les besoins de leurs organisations et créer des stratégies d exécution gagnantes. Formation Banque fournit des possibilités de formation continue afin de permettre aux clients d obtenir le meilleur d Access Online. De cours de formation dispensés en ligne par un instructeur à un environnement de formation en ligne complet, les clients peuvent choisir le format de formation répondant le mieux à leurs besoins. Pour de plus amples renseignements, contactez la U.S. Banque Pour en savoir plus sur Access Online, veuillez nous contacter au ou envoyer un courriel à l adresse usbanque.com 2010, 2011 U.S. Bank National Association CPS 3595 (R 11/11) 5919

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