WHITEPAPER. Quatre indices pour identifier une intégration ERP inefficace

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1 Quatre indices pour identifier une intégration ERP inefficace 1

2 Table of Contents 3 Manque de centralisation 4 Manque de données en temps réel 6 Implémentations fastidieuses et manquant de souplesse 7 Processus n autorisant pas de différenciation 7 Résumé 2

3 Quatre indices pour identifier une intégration ERP inefficace La plupart des entreprises considèrent leur système ERP comme un atout essentiel face à la concurrence. Il assure de nombreuses fonctions. Pour autant, certains systèmes ERP ne sont pas intégrés alors qu il le faudrait. Selon une étude Gartner, dans quelques années, l intégration représentera une part encore plus importante du coût d implémentation de nouveaux systèmes et augmentera de 40 à 50 pour cent. Pour quelle raison? Pourquoi, plus de dix ans après l adoption des ERP qui exposent des interfaces standard, et après l adoption croissante des solutions SaaS (Software as a Service), l intégration représente-t-elle toujours une telle charge? Selon nous, cela provient d un manque d efficacité dans l intégration des nouvelles applications et des nouveaux systèmes. Ce document présente quatre problématiques d intégration courantes qui engendrent des frais superflus et empêchent les entreprises de tirer pleinement parti des solutions ERP et de leur potentiel. 1 Manque de centralisation On pense parfois que les implémentations ERP sont déployées et gérées de manière centralisée, afin de consolider les systèmes existants, de réduire les coûts et d améliorer les processus et l alignement des données. En pratique, la plupart des implémentations de nouvelles applications sont déployées sous formes de plusieurs instances distribuées géographiquement. Dans ce type d environnement segmenté, il serait logique de standardiser ces processus et de les déployer sur toutes les instances. Or, souvent, les données nécessaires aux processus ne sont pas disponibles au même format dans toute l entreprise et doivent être adaptées. Le manque d accès facile aux données engendre des remaniements et des inexactitudes. L utilisation d une plate-forme d intégration capable de synchroniser les données sur toutes les instances améliore les performances, limite les erreurs et accroît la qualité organisationnelle. Par exemple, en plus de se conformer aux exigences mondiales de l entreprise, les instances locales doivent prendre en charge des processus spécifiques aux besoins locaux, notamment aux réglementations locales. À tout le moins, les processus locaux doivent être synchronisés avec le système ERP, sinon gérés par ce dernier. Ainsi, le système ERP doit intégrer les systèmes locaux afin de se conformer aux besoins mondiaux standard et aux besoins locaux spécifiques. 3

4 2 Manque de données en temps réel Bien que la couverture fonctionnelle des ERP s élargisse, ceux-ci doivent s intégrer avec d autres environnements applicatifs, au minimum avec les applications spécifiques. Il en va de même des processus qui impliquent des partenaires hors de l entreprise. La plupart des applications ERP fournissent des mécanismes de communication internes conçus pour exposer les interfaces standard telles que les API ouvertes, ainsi que des mécanismes de transformation et des connecteurs conçus pour faciliter l intégration des applications. La plupart des entreprises dépendent encore de ces méthodes d intégration, principalement point à point et par lots. Ces méthodes d échange d informations mettent les entreprises en danger. Intégration point à point : Intégrations fastidieuses et mises à jour des données par lots périodiques Mise en danger des ventes et de l expérience client Des informations qui ne sont pas actualisées empêchent d optimiser ou de consolider les ventes. Cette situation affecte également l expérience client. Un devis ou une configuration produit transmis tardivement peut donner une mauvaise impression de votre aptitude à fournir un service, et il en va de même de tout retard dans la communication d information sur l état ou l avancement d une commande. Les retards sont particulièrement dommageables aujourd hui que les clients s attendent à recevoir un service fiable et prévisible. La plupart des clients notent la qualité des services qu ils reçoivent et évaluent les fournisseurs, de sorte que l exactitude et la rapidité de votre réponse deviennent des indicateurs de performances. Mise en danger de l exactitude des données et de la cohérence des processus Quand les systèmes ne fournissent pas toutes les données requises pour prendre une décision, il revient à l utilisateur de collecter ces informations. Afin de compenser les lacunes de l application ERP, certains utilisateurs sont amenés à créer leurs propres référentiels dans des tableurs, ce qui risque d affecter l exactitude des données. Ils peuvent même créer des processus illicites en dehors du système ERP. Ce cas de figure entraîne une perte du contrôle des données et des processus, à l opposé de l objectif initial des solutions ERP. Mise en danger de la qualité Certains éléments des processus clés tels que la conception des produits, la production de pièces, la logistique et la chaîne d approvisionnement sont gérés par des partenaires. Certains processus nécessitent uniquement un échange périodique d informations, mais la plupart requièrent une intégration en temps réel afin de garantir les performances des processus de bout en bout. Ces partenariats reposent généralement sur des contrats de niveau de service qui doivent être étroitement contrôlés car ils affectent les coûts de traitement, voire le choix des partenaires. Les éléments externalisés des processus doivent également être inclus dans les déclarations financières et comptables, et intégrés aux mesures de performances des processus. 4

5 Partage des données en temps réel Contrairement aux risques liés au partage d informations point à point, une intégration capable de fournir des informations en temps réel élimine quasiment les risques liés à l inexactitude des informations, aux retards et aux activités en dehors des processus établis. Examinons l interdépendance des données à partir d un exemple de traitement des commandes tout simple. L application CRM (gestion de la relation client) intégrant la gestion des devis doit avoir accès à des informations telles que l historique des commandes, la date de la dernière commande et d autres données généralement gérées par l ERP (ou un logiciel de comptabilité/facturation). Par la suite, une fois la commande expédiée, l ERP a besoin d informations exactes sur le client, généralement gérées dans l application CRM. Un système ERP permet d améliorer les performances métiers, de sorte qu il est impératif de disposer de toutes les données exactes à des fins de visibilité. Enterprise Service Bus Intégration du bus de service : intégration via une connexion unique et un échange des données en temps réel 5

6 3 Implémentations fastidieuses et manquant de souplesse L adoption croissante d applications SaaS accroît encore l importance de l intégration. Les solutions SaaS servent principalement à ajouter de nouvelles fonctionnalités aux processus métier. La consommation et le déploiement en mode SaaS réduisent considérablement les temps d implémentation. Pour tirer pleinement parti des applications SaaS, vous devez pouvoir vous les intégrer au système d information rapidment. Les ERP doivent également s adapter aisément à des fins de conformité, de collaboration et d évolution. Si elle n est pas en mesure d agir rapidement dans ces domaines, l entreprise s expose à des pénalités, risque de manquer des opportunités et d entraver son développement. Inversement, la capacité à agir rapidement et efficacement rend l entreprise fortement compétitive. Conformité Les réglementations affectent le fonctionnement des systèmes ERP et les informations qui doivent être transmises. Certaines de ces réglementations seront entièrement gérées dans l ERP, par exemple des règles comptables ou applicables aux services financiers, des règles inhérentes à des secteurs comme la santé, les assurances ou les entreprises pharmaceutiques. Les règles peuvent favoriser la transparence du cycle de vie des produits tout entier, de la conception à la vente, mais la plupart des ERP ne constituent qu une partie de ces processus. Dès lors, vous devez collecter et stocker les informations de manière à en vérifier la conformité et les transmettre aux autorités compétentes. Si vous êtes en mesure de gérer cette logique en dehors du système ERP, même si les informations requises sont gérées par ce dernier, vous pouvez sensiblement réduire le temps et les coûts requis pour garantir la conformité. Coopération Les technologies d intégration peuvent également améliorer la collaboration avec les clients, les partenaires et les employés. L exposition de certains services ERP, via une API ouvert, permet de se connecter sur divers canaux : applications mobiles, applications externes et sites web. Ces intégrations donnent accès aux utilisateurs aux données et aux fonctionnalités indépendamment de leur localisation. Le personnel opérationnel peut utiliser une application mobile pour consulter des données ou prendre une décision. Les partenaires peuvent utiliser une de leurs applications pour mettre à jour leurs informations. Grâce à l exposition de ces fonctionnalités via une API ouverte ou une application mobile, l ERP est alors utilisé conformément à sa vocation initiale : un système permettant des interactions constantes, une meilleure collaboration et des prises de décision plus rapides. Changement Toutes les entreprises doivent évoluer pour mener à bien leur stratégie. L infrastructure existante doit supporter la conquête de nouveaux marchés ou le déploiement dans de nouvelle région sans investissement majeur. Cela implique que les fonctions actuelles de l ERP soient sollicitées pour ces besoins, mais aussi que d autres applications puissent être ajoutées afin de répondre aux besoins spécifiques du marché ou de la région visés. Votre croissance peut s effectuer dans le cadre d une fusion ou d une acquisition. Dans ce cas, il est probable que l intégration vise à réduire les coûts en éliminant les applications redondantes et à générer des économies d échelle, sans affecter les performances de l entreprise. Une entreprise, nouvellement acquise, doit être intégrée dès que possible, notamment en matière d ERP. Sinon, un projet sera défini à plus long terme visant à supprimer les systèmes redondants, tout en garantissant la cohérence et le pilotage des processus pendant la transition. L intégration du SI progressive et non intrusive accompagnent la réussite d une fusion ou d une acquisition, la nouvelle entité doit être intégrée progressivement, ses performances doivent pouvoir évaluées. 6

7 4 Processus n autorisant pas de différenciation Les systèmes ERP présentent l avantage de regrouper les meilleures pratiques métiers ou sectorielles, contribuant ainsi à garantir la normalisation et l amélioration des performances de l entreprise au moyen de processus adaptés. L inconvénient : cette uniformité ne vous différencie pas de la concurrence qui utilise peut-être des processus très similaires. La différenciation des processus passe avant tout par l accès à des données mises à jour en temps réel. Cet accès, en interne ou en externe, est la garantie d analyse et de prise de décision fondées. Cette disponibilité de données actualisées nourrit vos plates-formes analytiques, permet de mieux comprendre le contexte - comportemental client, opérationnel - et de saisir ainsi les opportunités ou de limiter des dysfonctionnements. La différenciation implique également de composer avec des sources de données variées et des systèmes hétérogènes, par exemple la faculté de prendre des décisions en regroupant des informations sur les produits ou les clients provenant de sources disparates. La plate-forme d intégration TIBCO garantit de définir et de déployer facilement de nouveaux flux d échanges de données inter et intra-erp. Résumé Un accès difficile aux données, aux informations en temps réel, une technologie qui entrave votre capacité à adapter rapidement votre stratégie d entreprise ou à modifier vos processus sont autant de signes d une intégration inefficace. Cela signifie probablement que l intégration vous accapare plus que nécessaire. Une approche de l intégration conçue pour fournir des informations en temps réel, accessibles par tous les systèmes de l entreprise, ainsi que la capacité à réaliser aisément de nouvelles intégrations, permettent d optimiser votre ERP ou d autres applicatifs afin de : développer une meilleure exécution grâce à une visibilité de bout en bout des processus et du contexte, allouer les ressources selon la charge réelle de travail et établir des priorités en fonction des objectifs ; fournir de nouveaux services ou adapter les processus existants, et améliorer ainsi la satisfaction client, générer de nouveaux revenus. Pour découvrir la méthodologie et la plate-forme d intégration de TIBCO, référez-vous au second livre blanc traitant de l intégration ERP Pour en savoir plus sur la plate-forme d intégration TIBCO, rejoignez-nous à l adresse com/maturity. TIBCO Software Inc. (NASDAQ: TIBX) est éditeur de logiciels d infrastructure et de business intelligence. Qu il s agisse d optimiser les inventaires, de développer les ventes croisées ou de déceler des dysfonctionnements avant qu ils ne surviennent, TIBCO délivre aux entreprises le Two-Second Avantage, soit la capacité de capturer la bonne information, au bon moment, dans le bon contexte, afin d agir de manière préventive et d en dégager un avantage concurrentiel. Avec un large éventail de produits et de services innovants, TIBCO est le partenaire technologique et stratégique de ses clients. En savoir plus sur TIBCO : Global Headquarters 3307 Hillview Avenue Palo Alto, CA Tel: Fax: , TIBCO Software Inc. Tous droits réservés. TIBCO, le logo TIBCO, TIBCO Software sont des marques ou des marques déposées de la société TIBCO Software Inc. ou de ses filiales aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Les autres noms de produits et de sociétés et les autres marques cités dans ce document appartiennent à leur propriétaire respectif et ne sont mentionnés qu à titre indicatif. exported08apr2014 7

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