Guide d Intégration PPM et ERP:

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1 LIVRE BLANC Guide d Intégration PPM et ERP: Stratégies d intégration de logiciels dans les entreprises organisées par projet De: Neil Stolovitsky sales@geniusinside.com Website: Genius Inside Mars 2013 Copyright Genius Inside. Tous droits réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être reproduite, transmise, transcrite ou enregistrée sur un système ni traduite dans aucune langue, sans avoir reçu précédemment l'autorisation de Genius Inside. L'information contenue dans ce document peut être changé sans notification et ne constitue en aucun cas un engagement de la part de Genius Inside. Genius Inside peut avoir des brevets déposés ou des brevets en attente ou autre forme de droits d'auteur qui couvrent le sujet de ce document. Avoir ce document ne vous donne en aucun cas le droit de licence sur les brevets, dépôts de marque, droits d'auteurs ou autre propriété intellectuelle de Genius Inside. Genius Project for Domino, Genius Project On-Demand et Genius Project Enterprise, ainsi que les logos Genius Inside sont des marques déposées de Genius Inside. Lotus Notes est une marque de Lotus Development Corporation. Toute autre société ou noms de produits sont des marques enregistrées de leur société respective. Tous droits réservés.

2 Guide d Intégration PPM et ERP: Stratégies d intégration de logiciels dans les entreprises organisées par projet De: Neil Stolovitsky, Spécialiste Expérimenté en Solutions Mars 2013 Résumé Pour de nombreuses entreprises organisées par projets, l acquisition d un nouveau système de gestion du portefeuille de projets (PPM) est le résultat du manque de visibilité et d efficacité des outils qu elles utilisent aujourd hui (ou tout simplement leur absence) au niveau de leurs équipes projets pour faire leur travail. Les systèmes PPM doivent concrétiser leurs promesses et faire en sorte que les parties prenantes du projet aient priorité et que les informations relatives au projet et nécessaires soient simples à saisir, accessibles et partagées pour améliorer les résultats. Ceci dit, les systèmes PPM (tout comme n importe quel autre système dans une entreprise) fonctionnent rarement d une manière isolée. Il est assez courant que les utilisateurs de PPM continuent à compter sur d autres systèmes d entreprise comme des ERP qui étaient là bien avant leur arrivée pour les aider à obtenir des éléments factuels fiables qui leur permettent de prendre les meilleures décisions possibles à la fois sur un plan stratégique et sur un plan tactique. Pourtant concrètement, les systèmes PPM sont au cœur des entreprises organisées autour de projets parce qu ils servent de filin de secours entre les projets critiques qui sont le moteur de leur business et le system ERP de back office qui continue à faire tourner la "machine". Les véritables systèmes PPM d entreprises sont donc conçus avec le bon cadre et la bonne plateforme pour échanger en bi directionnel le bon niveau de données y compris avec les environnements financiers les plus complexes accompagnés par les systèmes d ERP leaders sur le marché. Pour la plupart des entreprises mondiales et organisées autour de projets, "le rapport entre le PPM et l ERP" ne peut pas être considéré comme secondaire. Même si le système de PPM sera toujours l outil de choix pour les équipes de projets, dans de nombreuses entreprises l ERP restera étroitement lié aux projets hébergés par le PPM en fournissant les données financières critiques nécessaires pour avoir une vue globale des progrès et du statut. Le véritable défi réside donc dans la réalisation de la meilleure intégration possible entre les deux systèmes pour permettre un échange de données harmonieux sans ajouter un niveau supplémentaire de complexité qui affecterait l écosystème d applications existant. L objectif est de laisser chaque système faire son travail en échangeant seulement les informations nécessaires entre les systèmes disparates tout en ajoutant de la valeur au business. Ce livre blanc va aider les entreprises à identifier ce qu elles doivent rechercher dans un système de PPM qui a besoin d échanger des données avec un système ERP existant. Mais plus encore il permettra de détailler les caractéristiques fonctionnelles et techniques typiques des systèmes de PPM qui permettent une intégration réussie à votre système de back office. Genius Inside Page 2 / 8

3 Le rôle des PPM et ERP dans votre business Une des principales raison qui explique les défis d intégration entre différents systèmes d entreprise que rencontrent les sociétés consiste souvent dans le manque de connaissances sur là où un système finit et là où l autre commence. Ceci veut dire que l interface des données provenant de différents systèmes n est pas clairement définie et soigneusement alignée sur les besoins des utilisateurs qui interagissent avec les deux applications. Lorsqu on parle spécifiquement de la zone de recouvrement entre les systèmes de PPM et d ERP, les équipes de projets cherchent des informations spécifiques d attribution des coûts qui sont les mieux adaptées à être gérées dans chaque système respectif. Ceci dit, les entreprises doivent d abord reconnaître le fait que chaque système joue un rôle spécifique dans la fourniture des informations nécessaires au projet et à leurs utilisateurs. Même s il est vrai que les système d ERP sont la colonne vertébrale opérationnelle et financière de la plupart des entreprises, ils ont tendances à être limités lorsqu il s agit de suivre d une manière efficace les temps de travail et les coûts de main d œuvre dont les équipes de projets ont besoin pour suivre efficacement les activités détaillées de main d œuvre associées à leurs projets. Le monde de la gestion de projets demande un système de suivi de la main d œuvre et du temps de travail flexible qui peut facilement être cartographié sur leurs plans de projets quelle que soit leur niveau de complexité. D où l élaboration d un système de gestion de portefeuille de projets (PPM). Les systèmes PPM sont nés des défis à relever par les équipes de projets lorsqu il s agit de saisir les progrès et les détails d attribution des coûts réels par rapport au plan. Les systèmes d ERP ont été en mesure de fournir les informations financières requises à un niveau consolidé qui a permis de suivre les attributions des coûts du projet, mais ils ne sont pas en mesure de cartographier les éléments financiers par rapport à la structure de répartition du plan de travail d un projet (WBS). Il en résulte que les PMO et les chefs de projet avancent dans le noir pour marquer les progrès et les goulots d étranglement aux niveaux des tâches et des ressources. D autre part, un système efficace de PPM d entreprise a besoin de cartographier la structure financière complexe qui réside dans un système d ERP. De nombreux systèmes PPM ne permettent pas la flexibilité de pousser toutes les informations de coûts détaillées saisies dans leur système vers la structure financière souvent complexe configurée dans un ERP. Dans de nombreux cas, les systèmes de PPM poussent une seule commande consolidée au niveau du projet du système de PPM vers le système d ERP et cette situation conduit à un manque de détails pour cartographier de manière précise les informations de coûts en les affectant à différents centres de coûts. Notamment dans les entreprises, il n est pas rare qu un plan de projet soit associé à différents centres de coûts à partir du regroupement d activités dans la juridiction budgétaire de différents services, unités de business, groupes ou régions (par exemple Marketing, Engineering, etc.). Lorsque c est le cas, un bon système de PPM doit avoir la Genius Inside Page 3 / 8

4 plateforme d intégration nécessaire pour permettre la cartographie de ces détails d attribution des coûts qui sont importants pour le suivi dans leur système d ERP. Au final, le mariage parfait entre le PPM et l ERP va permettre à chaque système respectif de réaliser ce pour quoi il a été conçu d une manière automatique tout en fournissant la flexibilité technique nécessaire pour échanger au niveau correct d informations en satisfaisant à la fois aux besoins actuels des deux systèmes et aux besoins de l entreprise au fur et à mesure qu ils évoluent. L utopie de l intégration : Choisir la meilleure plateforme avec des références avérées Une intégration fluide entre deux systèmes d entreprise a besoin de la combinaison d une plateforme d intégration flexible avec de bonnes pratiques et des directives reproductibles fournies à de vrais clients. A en croire l interprétation du fournisseur, le mot "intégration" peut vouloir dire pratiquement n importe quoi. En réalité, avec la technologie actuelle presque toutes les intégrations requises sont possibles. Le défi des intégrations n est pas de savoir si "ça peut être fait", mais "comment c est fait." "comment" peut faire la différence entre une initiative réussie et une qui se terminera par un échec. Savoir Prenons le scénario suivant une entreprise a besoin de pousser des données relatives au temps de travail et à la main d œuvre de leur système de PPM vers une application d ERP d un tiers. Cette intégration peut être réalisée de plusieurs manières avec différents niveaux d échange de données. En fait, sans une compréhension claire de quoi et comment l échange de données doit être réalisé, l intégration technique peut prendre plusieurs formes pour finir avec une solution qui ne correspondra peut-être pas aux besoins de l entreprise. L entreprise a-t-elle besoin d un système de poussée des données dans un seul sens? Il lui faut peut-être un échange de données bi directionnel? Quel est le niveau de granularité requis? Les données vont-elles devoir être consolidées ou réparties? Est-ce qu une exportation dans un format standard qui peut être manuellement importé dans le système d ERP va remplir les exigences du client? Ou peut-être que l intégration doit être réalisée par lot (batch) ou en temps réel? Compte tenu de toutes les possibilités d intégration dans ce scénario, un système de PPM d entreprise et un système d ERP doivent avoir une plateforme d intégration flexible qui accompagnera tous les itinéraires possibles, fournira les bonnes pratiques de l industrie et proposera des connexions disponibles pour assurer le meilleur mariage possible entre les deux systèmes. Figure 1 Genius Inside Page 4 / 8

5 Les systèmes de PPM d entreprise se différencient des centaines d autres systèmes de gestion de projets et de PPM qui existent sur le marché parce qu ils tiennent compte des autres systèmes résidant dans les entreprises qu ils servent, qui peuvent avoir besoin d interagir avec leur application. L architecture du système (telle qu elle est démontrée dans la Figure 1 ci-dessus) doit fournir une plateforme complète qui facilite le travail de l équipe de projets qui peut avoir besoin d informations à la fois des systèmes de front office et de back office parce qu ils contribuent à la livraison réussie des projets. Elaborer un test de compatibilité entre le PPM et l ERP Pour évaluer l intégration entre votre logiciel de PPM et votre système ERP existant, votre entreprise doit incorporer les bons critères et les bonnes questions qui permettront une bonne intégration entre les deux applications. Un exercice de cartographie à haut niveau est nécessaire pour aider à guider le bon questionnement nécessaire à une évaluation efficace de la compatibilité à l intégration des deux systèmes. Voici quelques questions que les entreprises devraient envisager lorsqu elles évaluent l intégration entre les systèmes de PPM et d ERP: 1. Quelle est ne niveau d attribution des coûts du projet requis par chaque système pour ajouter de la valeur? Chaque entreprise a besoin de niveaux variables de détails d attribution des coûts nécessaires aux parties prenantes des projets pour qu ils puissent prendre des décisions éclairées et associer les fonds aux parties appropriées. La plateforme d intégration doit accompagner la structure financière de l entreprise qu elle sert. 2. Quels sont les types d options d intégration disponibles? Import/export, traitement de lots ou temps réel? Quelques soient les besoins de l entreprise, il est important d identifier quels sont les types d options disponibles pour que la solution puisse s adapter aux changements des besoins. D autre part, de multiples options d intégration peuvent apporter la flexibilité en fournissant une solution qui corresponde à votre budget. Genius Inside Page 5 / 8

6 3. La plateforme d intégration supporte-t-elle les échanges de données bi directionnels et unilatéraux? En plus de la flexibilité et de l adéquation avec votre budget d intégration, définir comment les données doivent être échangées permettra de réduire les risques de problèmes à venir en matière de support et d entretien qui peuvent survenir avec des solutions d intégration inutiles et/ou trop compliquées proposées pour satisfaire vos besoins. 4. La technologie d intégration supporte-t-elle à la fois des plateformes client-serveur et des plateformes sur le nuage? Les systèmes doivent avoir la flexibilité qui leur permet de fonctionner et se s intégrer avec différents types de technologies. Les meilleurs systèmes fournissent une plateforme d intégration qui peut s adapter à de nombreux environnements (y compris les systèmes historiques qui peuvent être essentiels pour le business) 5. Les solutions d intégration fournissent-t-elles des connecteurs pour votre ERP et peutêtre d autres systèmes? Les fournisseurs qui vendent des connecteurs à d autres systèmes appartenant à des tiers confirment en générale qu ils ont fait des expériences réussies d intégrations. Les connecteurs permettent également de réduire les efforts et les coûts relatifs aux intégrations créées de toutes pièces. 6. Quelle est l expertise des fournisseurs en matière d intégration dans votre industrie? Des fournisseurs disposant d une expertise dans votre domaine d activités devraient pouvoir être en mesure de mettre en parallèle les défis uniques et les bonnes pratiques auxquels sont confrontées des entreprises similaires à votre business. Cette expertise permettra de prendre les meilleures mesures au moment de la concrétisation d une intégration étroite entre les deux systèmes. 7. Quel type de technologie est utilisé pour les intégrations? Services Web, API, ODBC, plateformes de tiers? Avoir une compréhension claire des options technologiques utilisées peut faire la différence entre une intégration rapide et fluide et une solution chère et compliquée. Les nombreuses options proposées par un fournisseur vont permettre à votre entreprise de choisir la meilleure voie vers le succès. 8. Les fournisseurs sont-ils en mesure de vous proposer des devis relatifs aux efforts et aux coûts de l intégration que vous avez demandée? Genius Inside Page 6 / 8

7 Les fournisseurs expérimentés vont être en mesure de vous fournir une estimation approximative des efforts et des coûts relatifs aux options multiples qui permettront une intégration réussie entre vos systèmes PPM et ERP. 9. Votre fournisseur de PPM peut-il vous offrir une assistance post intégration? Une fois l intégration réalisée, il est important d avoir l option de mettre en place un SLA ou un accord d accompagnement pour s assurer que le succès du projet d intégration perdure. Cet accord d accompagnement doit également comprendre la documentation de ce qui a été observé ainsi que le transfert de connaissances du projet à votre entreprise. 10. Vos fournisseurs PPM et ERP peuvent-ils citer des références de clients pour valider la réussite et les pièges des intégrations proposées? Rien ne vous donnera de meilleures informations sur les résultats d une intégration que le contact direct avec un client pour valider les capacités et les résultats apportés par le fournisseur et la technologie d intégration employée. En posant les bonnes questions, vous allez apprendre beaucoup de choses sur ce que chaque système peut fournir. Les intégrations ne sont jamais aussi simples qu elles peuvent sembler l être et une bonne partie du travail pour faire communiquer correctement deux systèmes ensemble est de prévoir à la fois les bonnes et les mauvaises réalités qui peuvent résulter de cette initiative. Genius Project sait comment s accorder avec d autres Plateforme d Intégration de Projet Genius Genius Project intègre rapidement et économiquement les applications de logiciels d entreprise y compris SAP, Salesforce.com, Oracle JD Edwards, Lotus Notes, Microsoft Share point, Microsoft Office, IBM (AS/400), HL7, Google Apps, et beaucoup d autres encore en utilisant la technologie Magic xpi. Vous n avez pas besoin de saisir manuellement les données dans chaque système ce qui vous permet de faire des économies de personnel, de réduire le risque d erreur humaine et d améliorer la productivité globale de votre business. Genius Inside Page 7 / 8

8 La plateforme d intégration Genius Project aide les managers à: Créer des flux visuels entre les applications Gagner du temps et réduire les erreurs en éliminant la double saisie redondante de données Logique de business, administration, communication et évaluation en dehors de la boîte logique Déployer de nouvelles applications business rapidement et d une manière dynamique pas besoin d écrire un code ou de programmer Pas besoin de développement, de test ou de mise en œuvre longs et laborieux Optimiser la productivité à la fois pour les employés techniques et non techniques Gagner au maximum en flexibilité de déploiement apporter des changements aux modèles de business prototypes sans affecter les couches actuelles du business ou de la technique Faire en sorte que votre environnement applicatif résiste à l avenir apporter des changements au processus de business sans forcément changer vos applications Pour en savoir plus sur notre plateforme d intégration rendez-vous sur le site: Genius Inside Page 8 / 8