Si vous pouvez l'imaginer, Mediusflow peut le créer. Le workflow financier en toute facilité

Transcription

1 Si vous pouvez l'imaginer, Mediusflow peut le créer Le workflow financier en toute facilité 1

2 L'automatisation des processus financiers en toute simplicité Mediusflow est aujourd hui la solution de workflow financier la plus puissante et la plus dynamique du marché. Elle est intuitive, facile à utiliser, rapide à implémenter. Elle offre des fonctions inégalées de rapprochement, un éditeur visuel de workflow simple d emploi et peut s intégrer en standard à plus de 60 ERP. Tout simplement puissant SAP MICROSOFT DYNAMICS LAWSON INFOR M3 MICROSOFT DYNAMICS ORACLE JD EDWARDS 2 Mediusflow est unique : à des workflows prépackagés pour traiter les factures fournisseurs (Invoice Management), les achats (Procurement), les commandes (Sales Order) et les contrats (Contract Management), elle associe la possibilité de créer ses propres workflows grâce au module Mediusflow Workflow Studio. Les capacités de rapprochement de Mediusflow vous permettent d automatiser vos processus financiers, libérant ainsi vos équipes comptables de tâches sans valeur ajoutée. Grâce à son éditeur de règles métier, les factures peuvent être rapprochées aux niveaux Pensé pour le cloud, Mediusflow s'appuie sur la plateforme Windows Azure de Microsoft, assurant une solution pérenne, sécurisée et évolutive. A SINGLE MEDIUSFLOW INSTANCE CAN INTEGRATE TO MULTIPLE ERP-BACKENDS en-tête, total ligne ou ligne article, dynamiquement. Dans ce processus de traitement intelligent, seuls les écarts nécessitent une intervention. Un accès depuis le web, un mobile ou une tablette Mediusflow facilite le bon déroulement du processus, partout, à tout moment. L interface utilisateur est intuitive, quel que soit le périphérique : ordinateur, tablette ou smartphone. L'entreprise change. Changez avec elle. Mediusflow vous permet d'adapter vos workflows sans devoir lancer des projets coûteux. Grâce à Mediusflow Workflow Studio, vos workflows sont dessinés, créés et déployés en quelques heures seulement. Et pour aller encore plus vite, Mediusflow offre des modèles prêts à l'emploi : ils peuvent être utilisés tels quels ou comme point de départ pour créer de nouveaux workflows personnalisés. Soyez prêts pour l automatisation des processus financiers du futur. Ayez l'avantage Mediusflow.

3 Mediusflow Invoice Management Prenez le contrôle sur votre processus facture Le traitement manuel des factures fournisseurs est source d erreurs, fastidieux et coûteux (le coût unitaire est évalué entre 15 et 30 euros). En l automatisant, vous réduisez considérablement ce coût et libérez du temps pour votre département comptable. 3 Le package Invoice Management inclut tous les workflows nécessaires pour optimiser le traitement des factures fournisseurs : capture et contrôle, rapprochement et approbation, gestion des litiges et des écarts, mais aussi archivage et reporting. Mediusflow Invoice Management optimise le processus de dématérialisation et de traitement des factures fournisseur en ajoutant des étapes de contrôle et en déployant des workflows de validation des factures entrantes, conformément aux règles métier de l entreprise. Les écarts tolérés sont automatiquement saisis et auto-corrigés pour réduire les interventions humaines coûteuses. Grâce à son moteur de rapprochement puissant, Mediusflow automatise les étapes de validation et de gestion de la majorité des factures fournisseurs. Dès lors, les équipes comptables peuvent se concentrer sur la seule gestion des écarts et des litiges ; la solution leur offrant toutes les informations nécessaires pour les résoudre rapidement et contribuer ainsi à améliorer la relation fournisseur. En outre, avec Mediusflow Workflow Studio, le processus peut être facilement amélioré, perfectionné et étendu à plus grande échelle. Avec Mediusflow Invoice Management, vous disposez d un processus hautement automatisé, où les rapprochements peuvent se faire à 2, 3 voire 4 niveaux (commandes, réceptions, contrats). Les bénéfices Une productivité améliorée dans le traitement des factures fournisseurs Des coûts réduits Une transparence sur les processus Une réduction des erreurs et des fraudes Une meilleure maîtrise des délais de paiement Dématérialisation des factures chez IXBlue Le déploiement d une solution d automatisation s est imposée après la réorganisation du pôle comptabilité fournisseur. Avec la centralisation de la fonction comptable sur la Holding, la société avait besoin d un outil de workflow pour fluidifier et sécuriser le circuit de validation des factures, mais aussi d'une solution qui facilite l'accès aux archives. Mediusflow a été choisi principalement pour sa capacité à s intégrer à l'existant l ERP Dynamics AX - et pour son ergonomie, à portée de l utilisateur.

4 Mediusflow Invoice Automation Capture et validation Mediusflow sait traiter tous formats de factures: EDI, XML, e-factures, PDF, papier. Grâce à notre partenariat avec Readsoft, les factures papier sont numérisées et intégrées à la solution pour validation et traitement. Mediusflow utilise ensuite intelligemment les données de facture pour piloter le processus, suggérer des imputations et des listes de distribution. Rapprochement et approbation Avec ses capacités de rapprochement dynamique aux niveaux en-tête, total ligne et détail ligne (le principe de cascade), Mediusflow permet aux utilisateurs de se concentrer sur les seules factures en écart, plutôt que de perdre du temps à passer en revue toutes les factures. Celles qui sont conformes sont traitées sans intervention humaine. Celles dont les écarts excèdent des seuils prédéfinis sont automatiquement envoyées aux personnes concernées pour action. Rapprochement Match 4 Le principe de rapprochement en cascade de Mediusflow Validation Validate Exception Ecarts Capture Capture Reporting Approval Approbation Archivage et reporting Mediusflow archive automatiquement toutes les factures pour des besoins de reporting, d'analyse, ou de consultation. Les utilisateurs peuvent facilement accéder aux archives en ligne grâce à la fonction recherche. Ils peuvent aussi visualiser où se situe un document dans le workflow Capture de traitement. Le tableau de bord, configurable, permet aux utilisateurs d'accéder aux historiques des données de facture en un seul clic. Archive Archive Gestion des écarts Payment Paiement Mediusflow propose des workflows de traitement des écarts en s'appuyant sur des règles métier dynamiques. Les factures non conformes sont automatiquement placées en attente jusqu'à la régularisation par le fournisseur. Les écarts sont signalés à l'utilisateur qui se voit proposer Reporting des solutions pour les traiter rapidement. Performant, Mediusflow sait résoudre automatiquement des écarts courants (frais de transport, emballage..). Ainsi, seuls les écarts avérés nécessitent une intervention. Validate Match Approval Archive Payment

5 Mediusflow Sales Order Automatisez les commandes reçues dans votre ERP Mediusflow Sales Order gère automatiquement les commandes reçues et les envoie dans un workflow pour traitement. Le service client est optimisé et les coûts de traitement sont réduits. La gestion est accélérée ; les problèmes liés aux commandes sont solutionnés plus vite ; les clients sont livrés au plus tôt ; la saisie des commandes dans le système de gestion de l entreprise est plus précise, sans aucune intervention manuelle. 5 Parce qu'elles arrivent par différents canaux, les commandes sont souvent compliquées à traiter. Autre difficulté, la plupart des solutions ERP peinent à offrir un processus efficace pour gérer les écarts entre les commandes et leur traitement. Mediusflow Sales Order est la solution. Elle permet de traiter un plus grand nombre de commandes en un minimum de temps. Saisie intelligente des commandes Les commandes reçues sous forme papier ou pdf sont scannées, interprétées et converties en commandes numériques. Elles sont ensuite gérées de la même façon que vos commandes électroniques. Elles entrent automatiquement dans Mediusflow pour validation, afin de contrôler l exactitude des coordonnées du client et des informations produit et s assurer que vous pouvez honorer la commande reçue. En cas de problème lié à une commande (produits de substitution, rupture de stock, adresse de livraison manquante...), la question est automatiquement transmise au collaborateur concerné, selon des règles prédéfinies. Lequel la gèrera de façon appropriée. Avec Mediusflow Sales Order, toutes les commandes sont ainsi automatiquement saisies dans votre solution ERP. Amelioration du service client Avec Mediusflow Sales Order, vous améliorez votre service client en livrant dans les délais et en solutionnant plus rapidement les erreurs qui peuvent survenir. Vous maîtrisez parfaitement vos processus et vous réduisez vos coûts de gestion. La gestion des commandes dans Sales Order Réception Création Rapproch. Validation Réception, Interprétation et vérification de la commande Création de la commande dans l ERP Rapprochement - prix - disponibilité.. Validation et traitement de la commande

6 Mediusflow Procurement Optimisez votre processus Procure to Pay Mediusflow Procurement optimise le processus d'achat. Il offre une prise en charge de bout en bout de tous les achats, dans une chaîne Procure-to-Pay simple et dynamique. Intuitif et facile à utiliser, il permet de déployer une solution d'achats en libre service, pour les dépenses les plus courantes. Intégrable facilement dans un environnement existant, il peut être aussi utilisé en standalone. SUPPLIER COMMUNITY PROCUREMENT ACCOUNTS PAYABLES SOURCE CONTRACT REQUISITION APPROVAL ORDER CAPTURE & VALIDATE MATCH & APPROVAL EXCEPTIONS MANAGEMENT APPROVAL REPORT & ARCHIVE 6 ERP-BACKBONE Avec Mediusflow Procurement vous pouvez facilement automatiser et contrôler votre processus d'approvisionnement. La solution intègre les factures d achat hors ligne dans le processus, autorisant ainsi l automatisation du traitement : les factures d achat sont préapprouvées et prêtes pour un rapprochement automatique. Vos achats sont mieux contrôlés et vous pouvez analyser votre base fournisseurs pour, le cas échéant, en réduire le nombre. Vous évitez ainsi les inconvénients des dépenses effectuées hors procédure ou hors contrat. Pour tous les achats, une solution unique Mediusflow Procurement permet de déployer une solution d'achats en libre service, pour les dépenses les plus courantes. Les utilisateurs peuvent émettre des demandes pour tous types d achats : sur catalogue fournisseur, boutiques en ligne... ou sur simple demande libre. Des modèles faciles à utiliser Mediusflow Procurement offre également la possibilité de regrouper des produits dans des gabarits faciles à utiliser. Cela permet d'optimiser le processus d achats courants : kit nouvel employé, mise à niveau logicielle d un poste... Des bons de commande multiples peuvent être créés et approuvés à la volée. Quand les factures arrivent pour traitement, Mediusflow sait effectuer un rapprochement à trois niveaux (facture/commande/réception), donnant ainsi le plein contrôle sur les achats. Avec Mediusflow Procurement, la codification et l'approbation sont réalisées avant de lancer l'achat, simplifiant ainsi le traitement ultérieur des factures. Mediusflow Procurement s'assure également que les limites de dépenses autorisées ne sont pas dépassées.

7 Mediusflow Contract Management Gardez la maîtrise sur vos contrats Mediusflow Contract Management donne aux entreprises un contrôle total sur leurs contrats : création, gestion de leur cycle de vie, renouvellement/résiliation. Mediusflow Contract Management donne également la possibilité, en utilisant Mediusflow Match, de rapprocher automatiquement les factures avec les bons de commande, les bons de livraisons et les contrats (4 niveaux). 7 Gérer activement ses contrats d entreprise est souvent un casse-tête : dispersés dans l organisation, archivés dans des classeurs ou dans des coffres, ils ne sont accessibles que par une poignée de collaborateurs. D où une réelle difficulté à gérer leur bonne exécution et à s assurer qu ils sont renouvelés ou résiliés dans les délais. Mediusflow Contract Management est l outil idéal pour les entreprises qui cherchent une solution intuitive et facile à utiliser, capable d offrir tout à la fois visibilité, contrôle et efficacité dans la gestion de leurs contrats. Il regroupe dans une base unique l ensemble des contrats de l entreprise, quel que soit leur type : contrats clients, fournisseurs, RH, bail commercial, etc. Les documents peuvent être catégorisés et marqués pour faciliter les accès en ligne. Ils sont consultables par tout collaborateur de l entreprise, ou au contraire, réservés en fonction de profils d utilisateurs : rôle dans l organisation, localisation... Créer de la valeur par un meilleur suivi des contrats Avec Mediusflow Contract Management, les termes du contrat peuvent être utilisés pour effectuer les opérations de rapprochement de factures fournisseurs. Ce faisant, l entreprise s assure que les conditions de prix et de livraison sont respectées ou encore que les rabais commerciaux, consentis par contrat, sont bien appliqués. Mediusflow Contract Management permet ainsi aux entreprises d avoir un contrôle poussé de la chaîne d approvisionnement : les factures pouvant être rapprochées à 4 niveaux, avec les bons de commande, les bons de livraison et les contrats. Points forts de Mediusflow Contract Management C'est à la fois une solution workflow de gestion dynamique du cycle de vie es contrats et un référentiel. Il rationalise la création de contrats. Il améliore leur visibilité. Il assure un renouvellement ou une résiliation à temps. Son intégration aux solutions ERP permet de réaliser des rapprochements à 2, 3 et 4 niveaux (Mediusflow Match).

8 Mediusflow Workflow Studio Concevez vous-mêmes vos workflows Economisez du temps et de l argent en dématérialisant et en optimisant vos processus métiers. Imaginez une entité de 30 collaborateurs dans laquelle chacun passe en moyenne une demi-heure par jour à traiter manuellement et à rechercher des documents papier. Si ce temps pouvait être ramené à 10 minutes par jour, l entreprise gagnerait 200 heures par mois. Autant d heures qui pourraient être utilisées pour des tâches à réelle valeur ajoutée. Le Module Workflow Studio de Mediusflow vous fait gagner ce temps! 8 Comment fonctionne Workflow Studio? Chez Medius, nous savons que chaque entreprise est unique. Mais nous savons également que nombre de processus internes sont standards. Ainsi, le processus de demande de congés, ou celui de gestion des réclamations client sont assez semblables d une organisation à l autre. Avec Workflow Studio, vous pouvez partir d une feuille blanche ou puiser directement dans notre bibliothèque de modèles existants : elle contient des processus pre-dessinés que vous pouvez modifier afin de les adapter à vos besoins métiers. Vous pouvez concevoir vos formulaires et un flux de document sur votre poste et Mediusflow génère automatiquement un flux numérique. Il suffit de cliquer sur déployer. Imaginez ce que vous pourriez faire avec des flux automatisés. Finis les traitements manuels! La bonne nouvelle avec la solution Medius c est que vous n avez pas besoin d un expert en processus pour définir graphiquement vos flux et vos formulaires. Avec notre solution, vous bénéficiez d un environnement convivial au travers duquel vous pouvez modéliser facilement vos flux à automatiser, avec vos règles métier. IDENTIFIEZ ET MODELISEZ VOS PROCESSUS INTERNES DESSINEZ FORMULAIRES DOCUMENTS ET INTERFACES CREEZ VOS FLUX L interface de Mediusflow Workflow Studio est visuelle et intuitive : de type drag-n-drop. Les workflows peuvent être bâtis, vérifiés et déployés en quelques minutes.

9 Mediusflow Workflow Studio 1. Analysez et faites une pré-étude du processus métier Faites une pré-étude de votre activité. Identifiez vos flux de documents, localisez les dysfonctionnements, améliorez vos processus. 2. Dessinez les documents et les conteneurs qui vont être utilisés La convivialité de Mediusflow rend cette étape particulièrement simple. 2 4 Analysez et faites une pré-étude du processus métier Dessinez les documents et les conteneurs Créez le workflow Déployez! Créez votre workflow Une fois les documents dessinés et les flux identifiés, vous n avez plus qu à créer votre workflow par simples opérations de cliquer/déposer grâce au module designer. 4. Déployez Cliquez sur Déployer et votre nouveau flux numérique est opérationnel. LES BÉNÉFICES Faites des économies Imaginez le temps perdu à chercher des documents égarés, à renvoyer des fichiers déjà expédiés, à appeler un collègue pour lui demander de renvoyer à nouveau un document... Avec Workflow Studio vous allez gagner un temps précieux que les opérationnels pourront utiliser à des tâches à réelle valeur ajoutée. Maîtrisez vos flux internes Ne vous êtes-vous jamais demandé ce qu il était advenu de cette demande de congés jamais confirmée ; où avait bien pu passer ce document important soumis pour approbation à tous les managers d un projet, ou encore pourquoi tous les documents à faire valider par Untel prennent toujours un temps fou? Avec notre solution, vous gardez un contrôle total sur vos flux de documents. Ils sont faciles à trouver et tous vos flux sont tracés! Gagnez en souplesse et puissance Le module Workflow Studio vous permet de créer des flux en disposant des mêmes fonctionnalités proposées dans les autres modules de la Suite Mediusflow : vous pouvez par exemple configurer les utilisateurs et les rôles, bâtir des flux parallèles ou séquentiels, etc. Avec notre solution, vous concevez exactement le flux dont votre organisation a besoin.

10 Rapide à implémenter Facile à apprendre Puissant à utiliser A propos de Medius Medius est un éditeur de logiciel créé en 2001 à Linköping en Suède. La société developpe, vend et implémente Mediusflow, une solution de workflow financier unique qui associe la souplesse d'une plate-forme de workflow à de puissants modules de gestion automatisée des factures, des achats et des contrats. Medius a établi des filiales dans 10 pays et emploie plus de 200 collaborateurs. Au travers de ces filiales et grâce à un large réseau de partenaires, Medius accompagne ses clients partout dans le monde. Contact 14, Avenue d Eylau Paris Tél: info@medius.fr