Workshop 1 La dématérialisation des factures. Comment en finir avec les factures papier?

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1 Workshop 1 La dématérialisation des factures. Comment en finir avec les factures papier?

2 Workshop 1 Le traitement des factures fournisseurs (papier, électronique) La numérisation (Scan & Capture, Cloud Scan) The Open Network La facturation électronique, l archivage Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration

3 Gamme Basware Fournisseurs Basware Clients Factures papiers Donnnées structurées Factures 100% électroniques (légal) P2P Catalogues Conf. Cmdes achat ASN Factures Voire autres doc. Validation contenu Transaction Routing Conversions Formats Legal compliance Monitoring / Reporting Services d activation O2C Factures Voire autres doc. Factures papiers Données structurées Factures 100% électroniques (légal) Basware P2P - Procurement P2P O2C Basware P2P - Invoice Référentiels Rapprochement Automatique S.I. Existant (ERP) Achats Prod. (P2P) Distribution Logistique Comptabilité Ventes etc 2

4 Basware Purchase-to-Pay Basware Scan & Capture Numérisation et reconnaissance

5 Basware Scan & Capture - Processus J < 9:00 Réception du courrier (TSA) Ouverture enveloppes, Tri Préparation des Lots de numérisation Scan Documents, Numérisation Stockage Documents (2 mois), Envoi documents pour Archivage client, ou Archivage (option) Contrôle Validation Assurance Qualité Reconnaissance Extraction données Invoice Processing ERP J + 1 < 15:00 Flux BTIPC 5

6 6 Basware Scan & Capture Les centres de Scan : Tri selon les critères clients mais identifiables sur l étiquette/adresse (réf. ppt suivants) Numérisation au format TIFF, 300 DPI minimum, scanners de type InoTec Scamax 402JD Utilisation de technologie pour optimiser la qualité de l image Traitements des documents physiques «Non lié aux factures» : - Numérisation PDF envoyé quotidiennement au client soit par FTP soit par , ou - Retourné au client en l état ou stocké Les services OCR/Vidéocodage/Validation : Vidéo codage avec un outil de dernière génération par du personnel qualifié Capture entête et à la ligne (option) Règles de validation métier sur la base des référentiels du client Envoi des informations factures au client à J+1 L archivage : Stockage temporaire de 2 mois des factures papier (option d envoi au tiers archiveur) Archivage physique en option La livraison des informations (J+1) : Suivi du «trafic» et reporting par l outil BT Monitor Transfert informations via plateforme Business Transaction Intégration Basware IP via BTIPC et intégration ERP via FTP-AnyERP

7 Basware Scan & Capture Centres Salt Lake City Phoenix Tijuana, Mexico Toronto New York Philadelphia Stockholm, SWE Helsinki, FIN Oslo, NOR Northwich, UK Copenhagen, Den Warsaw, POL Utrecht, NED Brussels, BEL Cologne, GER Paris, FRA Vienna, AUT Madrid, SPA Zurich, SUI Lisbon, POR Rome, ITA Beijing, CN Chandigarh, IN New Delhi, IN Ho Chi Minh, VN Bangkok, TH Manila, PH Kuala Lumpur, MY 7 Centres de Numérisation : - Boîte postale du client - Traitement du courrier entrant - Préparation des lots de numérisation - Numérisation - Contrôle qualité - Archivage / destruction / retour des originaux Centres de Validation : Jakarta, ID - Extraction et vidéo codage entête et lignes - Validation des données - Assurance qualité - Envoi et intégration au système via BT Melbourne, AU Brisbane, AU Sydney, AU Auckland, NZ Wellington, NZ

8 Basware Scan & Capture centres, pays et langues Basware Scan & Capture centres de numérisation (pays) : PL Poland CH Switzerland ES Spain PT Portugal BE Belgium IT Italy UK United Kingdom AU Australia DE Germany SE Sweden NL Netherlands FR France FI Finland NO Norway DK Denmark AT Austria NZ New Zealand US North America CZ Czech Republic SG Singapore JP Japan CN China IN India LU Luxembourg ID Indonesia MY Malaysia PH Philippines TH Thailand VN Vietnam Basware Scan & Capture centres de numérisation supportent les langues suivantes : Czech* German Portuguese* Swedish Danish Greek* Russian* Turkish* Dutch Hungarian* Slovak* Chinese* English Italian Slovene* * Data accuracy service level not guaranteed Finnish Norwegian Spanish* French Polish 8 8

9 Basware Scan & Capture Ricoh Partner (France) Information Systems & Services division : 80 Contrats 58 en InSourcing 22 sur le site de production Rungis (94) 33m CA 210 Employés, équipes mutualisées 9

10 Workflow Les services Scan & Capture Le processus de Scan Réception - Paraphe bordereau - Ouverture des plis - Préparation Numérisation - Suppression des liants - Epuration (catalogues,..) - Isolement des courriers hors facture - Composition de Lots -Mono page -Multi pages (séparateur) dpi - Recto/ Verso - N&B (Niveaux de Gris) - CCITT Group 4 Traitement Identification Livrables - Ajustement Automatique - Suppression des pages blanches - date_heure_clientid_batchid_uniqueid - Horadatage électronique sur image - Images FTP Client_codepays_entité - Fichier rapport de lot Stockage temp originaux - Consommable Archiveur à fournir - Mise en conteneur - identification 10

11 Basware Scan & Capture Vidéocodage A l'issue de la numérisation, le lot sera «fermé et envoyé» automatiquement à l étape suivante du processus, le «vidéo-codage» Les référentiels Les traitements font référence à la description des processus préalablement définis. La liste des données des factures est définie aussi en amont avec le client (réf. SVG) Les données de base sont mis à jour quotidiennement à partir du système client La reconnaissance, l extraction des données Tous les documents de facturation, page par page, passent par le logiciel d OCR (Optical Character Recognition) pour l'extraction des données d entête et lignes (lignes en option). Les données des champs lisibles/traitables automatiquement sont alors extraites de l'image. L apprentissage et la validation des données Après l'extraction automatique, chaque facture passe par la validation des données au cours de laquelle les résultats d'extraction sont validés par le personnel du centre Basware. Les champs extraits et incorrects et les champs vides sont corrigés ou saisies manuellement. L'assurance qualité Les contrôles de qualité sont effectuées après validation manuelle par une équipe d'assurance qualité La livraison données au client Les données des factures issues de la numérisation sont livrées au système du client par le biais du service Business Transactions (réf. ppt suivants) 11

12 Basware Scan & Capture Vidéocodage Services Basware (OCR & Validation process) Client Guide Spécification et Validation Set Up Validation Apprentissage Lot Factures Numérisées (Named image files and digital imprint) Reconnue Conforme BTIPC - IP FTP - AnyERP Reconnaissance Extraction (OCR) Contrôle Validation Plateforme BT Basware IP Non Reconnue (ex. fournisseur non identifié) Non Conforme (ex. Aspects Légaux) Factures en erreur Code Erreur Rejet avec facture (Option Spécifique) Flux rejets Courrier au Fournisseur 12

13 Les services Scan & Capture OCR & vidéocodage La définition des informations et des règles/contrôles appliqués Document de spécification et validation «SVG-Spécification and Validation Guide» - Identification des Type de document à traiter (facture, note crédit, ) - Identification Société (règles, ex.tsa, ) - Identification Fournisseur - Champs à extraire - Règles appliquées à chaque champ (contrôles, ) - Dictionnaire spécifique libellés Lié au document SC Description du processus 13

14 Les services Scan & Capture OCR & vidéocodage Les traitements de reconnaissance et validation : Le format (mapping) utilisé lors du traitement est unique Les contrôles sont appropriés à chaque «Lot» (réf. doc. SVG) Les critères/informations doivent être facilement identifiables sur les documents Typologie factures 1 - exemple Typologie Factures 2 exemple Typologie facture 3, (etc) 14

15 La plateforme BT Le module BT Monitor L outil BT Monitor permet le suivi du «trafic» (livraison et envoi) des factures électroniques. Outil de recherche multi-critères Export vers excel (csv) Administration gérée par Basware 15

16 16 La plateforme BT Le module BT Monitor

17 Les services Scan & Capture Contrôle Nous mesurons les volumes traités dans le processus : Centre Numérisation Centre Traitement Basware HelpDesk Reporting Rapport Erreurs START Scan A Vidéo Codage Validation B BT transfer C IP END Scan-Center FR Basware Client Images Numerisées Données factures Extension possible 17 Measuring point

18 Les services Scan & Capture Contrôle Les erreurs identifiés sont signalés au moyen de deux nouveaux champs (code d'erreur et description) sur l'écran la facture des données de base, avec les codes d'erreur standard pour les différentes situations (total incorrect, mauvais fournisseur, etc.) Le centre de numérisation a ainsi la capacité d analyser, corriger les erreurs et éviter la reproduction des mêmes erreurs, ce qui permettra d'améliorer la qualité au fil du temps. 18

19 Références Basware Transactions Comptabilité Clients Basware Business Transactions Comptabilité Fournisseurs 19 19

20 Basware Purchase-to-Pay Basware Transaction Services Scan & Capture CloudScan

21 Basware CloudScan Scan en interne CloudScan fait partie du service Scan and Capture et permet au clients de numériser leurs factures en interne. Les factures numérisées sont ensuite envoyées au service Basware pour la capture et la validation des données. Pas de coût de licences Le client n a pas besoin d investir dans un logiciel de numérisation. Un coût à la transaction est demandé pour les factures envoyées pour la capture et la validation. Flexibilité de CloudScan Fonctionne avec n importe quel système de traitement des factures

22 Basware CloudScan Organisation du client Services Basware Réception de factures papier / fournisseur Numérisation des factures avec CloudScan Envoi images scannées capture & validation Réception des images au Service Scan and Capture Reconnaissance des images (OCR) Capture et validation Réception de factures électroniques Basware P2P Basware InvoiceReady Autres systèmes Création de facture électronique Transmission des factures électroniques à travers le service Business Transactions

23 Basware Scan & Capture - Processus J < 9:00 Réception du courrier (TSA) Ouverture enveloppes, Tri Préparation des Lots de numérisation Scan Documents, Numérisation Stockage Documents (2 mois), Envoi documents pour Archivage client, ou Archivage (option) Contrôle Validation Assurance Qualité Reconnaissance Extraction données Invoice Processing ERP J + 1 < 15:00 Flux BTIPC 23

24 Basware CloudScan Le client CloudScan est installé sur le site de Basware. Cliquez et installez en quelques étapes. Application automatique mise à jour sur internet. L installation prend environ 5 minutes et la numérisation peut démarrer!

25 Basware CloudScan - Exemple 1. Numériser / Importer 5. Envoi à la capture (OCR) et à la validation 2. Factures numérisées et importées 3. Sélection de pages des factures 4. Sélection de la page de la facture

26 Basware CloudScan - Caractéristiques Numérisation Numérisation par lots avec des scanners de documents conformes TWAIN Séparation automatique des factures Numérisation recto-verso Amélioration automatique de l image Définition de la taille de papier Option pour importer les fichiers image d un dossier Options d amélioration manuelle de la facture (redressement, rotation, despecle, enlèvement de la perforation) Séparer et fusionner les factures avec la souris (drag-and-drop) Zoomer et agrandir les images pour vérifier la qualité Re-numériser certaines pages Envoi des factures pour la capture (OCR) et la validation

27 Basware CloudScan - Mise en oeuvre du service La mise en oeuvre du service inclut deux parties: Mise en place du service Scan and Capture pour la capture, la validation and la création de la facture électronique. Mise en place du service Business Transactions pour permettre au client de recevoir les factures électroniques dans son système de traitement des factures (workflow). Basware proposera un accès ( user-id et mot de passe) pour les utilisateurs concernés qui pourront ensuite installer l application CloudScan à partir d internet et ainsi commencer à «scanner». 27

28 Réception des factures Fournisseur Fournisseur Boîte postale dédiée Centre de numérisation Numérisation OCR Validation Adresse - Centre de numérisation Workflow Factures envoyées par Numérisation interne Factures envoyées par

29 Basware Le traitement des factures fournisseurs (papier, électronique) La numérisation (Scan & Capture, Cloud Scan) The Open Network La facturation électronique, l archivage Best-in-Class B2B processes Intelligent Cloud Collaboration

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