Délégation Côte d Azur Formation Geslab 203 module dépenses 1

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1 Délégation Côte d Azur Formation Geslab 203 module dépenses 1

2 Déroulement de la journée Tiers Recherches et Couguar Créations et particularités Demandes d achats Principes et création Commandes Informations nécessaires Standard ou prévisionnelle Création Caractère d achat Impression et solde Statut Carte achat Création porteur Saisie commande Nouba Services faits Définition Saisie Solde États de contrôle Factures Rappels et mentions Saisie Particularités Avoirs 2

3 les Tiers 3

4 Quelles questions se poser? Création d un fournisseur dans Geslab: Vérification de la validité de son identifiant Recherche sur couguar Pièces à fournir à la Délégation Régionale (DR) Le fournisseur est un autre établissement CNRS : Identification par code Division Le fournisseur est une association : Pièces à fournir Le fournisseur est un agent : Vérification de l existence de l agent dans Geslab 4

5 Rechercher un fournisseur Avant de créer dans Geslab un fournisseur, il faut vérifier son existence sur COUGUAR 5

6 Rechercher un fournisseur Vérifier que le fournisseur existe dans BFC 6

7 Rechercher un fournisseur Pour une recherche taper le nom de votre fournisseur ou une partie Recherche par identifiant possible pour faire des tris cliquer sur les flèches selon l ordre souhaité 7

8 Rechercher un fournisseur Une fois trouvé, cliquer sur la fiche fournisseur : les coordonnées s affichent (identifiant, adresse et n BFC ) 8

9 Fournisseurs français Si le fournisseur français n existe pas dans la liste BFC (COUGAR) vous devez vous assurer de sa situation au répertoire SIRENE 9

10 Fournisseurs Etrangers Fournisseur européen (membres de l U.E) : vous devez vous assurer de la validité du numéro de TVA par VIES Fournisseur étrangers hors U.E les fournisseurs hors U.E ne possèdent pas d identification que nous puissions vérifier possibilité de vérifier l existence d un site Web 10

11 Demande de création dans BFC Demander la création du fournisseur à DR20.liste.BFC- Une fiche de procédure détaille les pièces que le laboratoire doit joindre à sa demande, en fonction des fournisseurs (français, UE, hors UE, carte achat) Français : Nom et adresse du fournisseur, Siret sur 14 positions et Coordonnées bancaires complètes Étrangers UE : Nom et adresse du fournisseur, Numéro de TVA intracommunautaire, coordonnées bancaires (IBAN) Étrangers hors UE : Nom et adresse du fournisseur Remarque : les coordonnées bancaires complètes des fournisseur étrangers hors UE (Swift code/bic/numéro compte), le nom et l adresse de la banque doivent être transmises en même temps que la facture Le laboratoire est ensuite averti de la création du fournisseur et peut saisir sa commande dans Geslab 11

12 Création dans GESLAB 12

13 Le fournisseur est un agent Dans quel cas? Lors d un remboursement au comptant Qu est-ce qu un remboursement au comptant? C est lorsque l agent fait l avance d un achat pour son laboratoire La commande sera passée au nom de l agent : il devient alors fournisseur Toutes demandes doivent passer par DR20.liste.BFC- TIERS@dr20.cnrs.fr Attention: le fichier fournisseur et le fichier agent sont distincts dans BFC 13

14 Le fournisseur est une unité CNRS Pour la création du laboratoire prestataire dans Geslab indiquer dans l identifiant le code division du laboratoire (et non le SIRET) 14

15 Le fournisseur est une association Transmettre tout document émanant de l association à DR20.liste.BFC-TIERS@dr20.cnrs.fr : facture, devis, mail, télécopie avec le numéro SIRET et les coordonnées bancaires fiche SIRENE de l association + RIB à la même adresse que la fiche Remarque : Si l association ne dispose pas de SIRET transmettre un extrait du journal officiel des associations relatif à la déclaration des statuts de l association à la préfecture 15

16 Bon à savoir Une fois créé dans Geslab, le fournisseur n a pas encore de numéro BFC C est après un échange commande Geslab/BFC que celui-ci se rattache automatiquement et seulement si le fournisseur est créé correctement (INSEE, Siret, Code division, TVA intracommunautaire ou rien si fournisseur hors U.E) Remarque : ne jamais modifier l identifiant d un fournisseur présent dans Geslab si celui-ci à un numéro BFC 16

17 Les Commandes 17

18 Principe de la Demande La demande d achat est une précommande d achat Elle est saisie par l acheteur Elle est ensuite transformée en commande par le gestionnaire laboratoire 18

19 Création de la demande d achat Saisir une demande d achat via le bouton Ajouter 19

20 la COMMANDE Le laboratoire doit indiquer dans la saisie Geslab : L origine de crédit : code permettant d identifier sur quel crédit doit être imputé la dépense (liée à la politique des organismes) L entité dépensière : code permettant d identifier à quelle équipe ou quel projet doit être imputé la dépense (lié à la politique du laboratoire) Le fournisseur : l existence d une base dans Geslab et d une base dans BFC impose la vérification du fournisseur par les laboratoires grâce à l outil COUGAR Le numéro du marché national : si besoin Le code nomenclature: code permettant d imputer la dépense sur une famille homogène de produit (achat) et sur un compte comptable outil d aide à la recherche (ARNO) Le code matière : permettant une gestion analytique (utilisé par certain laboratoire) 20

21 La Commande Remarques : La saisie d une ligne négative est IMPOSSIBLE la nature de la commande prévisionnelle est uniquement «fonctionnement» La commande peut être saisie : à partir de la demande d achat à partir du menu commande «ajouter» ne pas saisir une ligne avec remise à 100% Il est fortement déconseillé de dupliquer une commande 21

22 Saisie à partir d une demande d achat Après vérification de la demande, cliquez sur commandes pour la transformer 22

23 Informations nécessaires à la passation de la commande A renseigner : Contact libellé de la commande Souche choix de l origine de crédit Désignation du fournisseur Le cas échéant, précisez le numéro de marché Désignation des fournitures de façon détaillée dans les lignes indiquer : Quantité référence article prix unitaire HT remise en % (jamais 100%) Taux de TVA code famille associé à l article (code référentiel de la famille du produit) code entité dépensière sur laquelle est imputée la dépense Caractère d achat code matière (si utilisé dans le laboratoire) 23

24 Commande standard ou prévisionnelle Commande standard C est le principal type de commande à utiliser pour des achat de biens et services, échéance fixe de contrat.) Ne pas cocher la case prévisionnelle Commande prévisionnelle à utiliser dans 2 cas précis : Lorsqu on ne peut pas quantifier le service fait (ex. les fluides) la carte logée ou la carte achat Cocher la case prévisionnelle 24

25 Création d une commande Toujours dans «gestion courante»

26 Le caractère d achat Régulier: hors marché Ponctuel: hors marché sur UF/OT Vide: sur marché 26

27 Impression du bon de commande nature de la commande Il est indiqué le lien relatif aux conditions générales d achats + référence juridique en bas du bon de commande 27

28 Solder une COMMANDE Le fait de solder une commande libère des crédits engagés Une commande ne peut pas être détruite (cela permet d assurer un suivi de la traçabilité de celle-ci) 28

29 Solder une commande Toujours à l initiative du laboratoire (sauf EI) dans Geslab Contrôle bloquant sur les quantités Pour les commandes standards le solde est possible si : quantités facturées = quantités livrées Si message bloquant : vérifier quantités ligne à ligne (Quantités commandées, livrées SF, facturées) Pour les commandes prévisionnelles : solde possible si toutes les factures sont prises en charge 29

30 STATUT DE LA COMMANDE - après impression : complète - après transfert vers la délégation : transmise - après traitement du rejet : complète 30

31 Les Cartes achats 31

32 Carte achat : création du porteur 32

33 Carte achat : vérification du porteur 33

34 Carte achat : La commande La commande doit-être : Monoligne Avec 1 seul code nomenclature (code majoritaire) Rattachée à la carte achat du porteur Le fournisseur est celui de l achat (ni BNP, ni porteur de carte, ni paypal) La TVA est récupérable si précisée sur la facture libellée au nom du CNRS Remarques : En cas d immobilisation : transmettre au SFC de la DR20 copies de la facture, du bon de commande, du devis, date du service fait et numéro d inventaire Pas de saisie de facture : intégration facture BFC 34

35 Carte achat : saisie de la commande 35

36 CARTE ACHAT : NOUBA 36

37 Les Services faits 37

38 Définition du SERVICE FAIT le service fait, permet d attester la livraison de l achat ou la mise en route du matériel Attention : La saisie «du service fait» n est possible que si le numéro de commande organisme a été renseigné (onglet info) Remarque : Les quantités de services faits doivent être des nombres entiers (ne pas saisir quantité 0,5) 38

39 SAISIE D UN SERVICE FAIT 39

40 Numéro de commande de l organisme 40

41 SAISIE DU SERVICE FAIT 41

42 Solder une commande Le service fait passera automatiquement en négatif 42

43 Solder une commande Case fin de livraison : inactive 43

44 Vérification des commandes livrées non facturées Traitements/ états divers/ cdes livrées non facturées 44

45 Les FACTURES

46 La facture : Rappels La facture est un document comptable par lequel le fournisseur établit une créance Elle résulte de la fourniture d'un bien ou d une prestation de service, vis-à-vis de son client A réception de la facture, il y a obligation de payer dans le respect du délai global de paiement soit 30 jours. Ce délai se décompose ainsi : 20 jours pour les laboratoires et 10 jours pour la délégation A réception de la facture celle-ci doit être datée (date d arrivée au sein du laboratoire), le laboratoire doit indiquer : le numéro de commande Geslab la date du service fait éventuellement, le numéro d inventaire Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses

47 Factures : Mentions obligatoires En tant que client, le laboratoire a, au préalable communiqué au fournisseur son identité via le bon de commande CNRS : La facture Papier à en-tête du fournisseur doit comporter : La mention CNRS L intitulé et l adresse du laboratoire N de TVA Intracommunautaire du CNRS: FR Indication du numéro de bon de commande, du contrat de service ou du marché public Remarque : Ne pas endommager la facture par des procédés de type «Blanco», ratures ou surcharges En cas de perte d une facture, fournir une copie avec la mention «bon à payer» signé du D.U ou de son délégataire Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses 47

48 Saisie de la facture à partir de la commande Non cochée = standard S assurer du service fait (SF) Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses 48

49 Saisie de la facture à partir de la commande cliquez sur «Factures» Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses 49

50 Saisie de la facture Un message apparaît: Cliquer sur oui pour générer les lignes commandes cliquez sur ajouter Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses 50

51 Saisie de la facture Les éléments du SF sont générés Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses 51

52 Saisie de la facture : Zones à renseigner Si le prix facturé est différent du prix commandé, ne pas modifier la commande La modification doit se faire dans les lignes factures Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses 52

53 Les factures de l U.E en euro ( ) Les factures sont saisies dans Geslab Depuis le 1 er octobre 2013 les coordonnées bancaires des factures de tous les pays membres de l'espace unique de paiement en euros (zone SEPA = États membres de l'ue ainsi que Monaco, Suisse, Islande, Norvège et Liechtenstein) sont saisies dans BFC et doivent comporter le code IBAN Définition IBAN : Il est la représentation internationale du compte bancaire national de chaque pays. Exemple : FR , ce qui pour la France correspond à la concaténation de FRXX, de la clé bancaire, du compte bancaire et de la clé RIB. (où XX est une clé de contrôle) Rôle IBAN : Il permet une identification homogène des comptes bancaires de tous les pays. Il peut être reconnu partout dans le monde et identifie, de manière unique, un compte bancaire quel que soit l endroit où il est tenu Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses 53

54 Liste des pays de la zone SEPA Le SEPA (Single Euro Payments Area) est une norme Européenne, décidée par le Conseil et le Parlement Européen, qui s inscrit dans le prolongement du passage à la monnaie unique. Cette norme a pour objectif d optimiser les conditions de traitements des paiements : les consommateurs, les entreprises, les commerçants et les administrations peuvent effectuer des paiements dans les mêmes conditions partout dans l espace européen, aussi facilement que dans leur pays. Cette norme implique une uniformisation des virements dans tous les pays de l espace SEPA Allemagne Autriche Belgique Bulgarie Chypre Danemark Espagne Estonie Finlande France Grèce Hongrie Irlande Islande Italie Lettonie Liechtenstein Lituanie DE AT BE BG CY DK ES EE FI FR GR HU IE IS IT LV LI LT Luxembourg Malte Monaco Norvège Pays-Bas Pologne Portugal République tchèque Roumanie Royaume- Uni Slovaquie Slovénie Suède Suisse LU MT MC NO NL PL PT CZ RO GB SK SI SE CH

55 Les factures étrangères en devises La facture n est pas saisie dans Geslab mais dans BFC Ne pas oublier de saisir le service fait Transmettre les coordonnées bancaires avec la facture La facture étrangère revient ensuite dans Geslab en création en intégration Remarque: Le paiement des factures étrangères en devises (mode paiement T) se fait par virement en dehors de BFC (Fichier de transmission «DVINT»). Il a donc un décalage entre la date de règlement indiquée dans Geslab et la date de règlement reçu par le fournisseur Ce format doit impérativement être utilisé pour les banques inatteignables SEPA Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses 55

56 Factures internes La facture interne concerne exclusivement : les prestations entre unités les frais d infrastructures et les autres charges communes Emission d un bon de commande au nom du laboratoire prestataire : standard et en fonctionnement uniquement code nomenclature P622 à P629 Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses

57 Factures internes Paiement de la facture : il convient de s assurer que le code division de votre laboratoire est bien mentionné sur la facture 57

58 Factures : remarques Pas de ligne avec remise à 100% Problème dans les services faits Différences montants avec bfc : en cas d erreur faire appel à l assistance Ne jamais saisir de lignes négatives dans la facture pour réajuster les montants commandés = génère un avoir dans bfc Remarques : Il est possible de saisir une ligne négative uniquement au moment d une intégration de facture (quelques centimes d euros) Délégation Côte d'azur - Formation geslab Module dépenses

59 FACTURES : éditions bordereaux 59

60 L avoir 60

61 Définition : L AVOIR Un avoir est un document commercial émis par un fournisseur reconnaissant une dette envers son client L'avoir est un document qui atteste que le client peut faire valoir un droit auprès du fournisseur pour obtenir un bien ou un service de valeur équivalente ou un remboursement 3 types de saisie : Avoir portant sur une facture payée sur l exercice antérieur L avoir est saisi dans BFC par le pôle comptabilité sans retour vers GESLAB. Les crédits font l objet d une mise en place soit sur la même origine de crédit que la facture, à défaut sur les ressources propres banalisées Avoir partiel ou total portant sur une facture payée sur l exercice en cours L avoir arrive dans les boites d intégration GESLAB dans «facture en modification». Les crédits correspondants sont rétablis Avoir portant sur une facture non payée 61

62 Saisie de l avoir sur une facture non payée Il faut ajouter une ligne en rappelant le n de la ligne de facture sur laquelle porte l avoir et saisir un montant négatif 62

63 Saisie de l avoir : service fait le service fait reste inchangé OK 63

64 A consulter L espace documentation Geslab/BFC Manuel d'utilisation Geslab Documentation Geslab 64

65 FIN ET MERCI 65