Guide Utilisateur Gestion de vos Prélèvements

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1 Guide Utilisateur Gestion de vos Prélèvements Européens S PA

2 > Sommaire 1 I Introduction 3 2 I Mise en place du prélèvement européen S PA Définition du prélèvement européen S PA Périmètre du prélèvement européen S PA Comment migrer au prélèvement européen S PA? 5 3 I Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Organisation du module de gestion de tiers Créer un tiers et rattacher un mandat sur ce tiers Rechercher et/ou modifier un tiers existant (ajout d un mandat) Créer et/ou modifier une liste de tiers Importer/exporter un tiers et/ou une liste de tiers 22 4 I Saisir vos remises de prélèvements européens S PA Saisie des données de la remise Saisie des prélèvements Enregistrement de la remise en mode Brouillon Enregistrement de la remise pour validation ultérieure Valider vos remises de prélèvements européens S PA 35 5 I Modification, suivi et validation de votre remise Modifier et/ou copier une remise Valider une remise Suivre le statut de la remise après validation 44 6 I Annexes R-transactions Motifs de rejets Lexique du prélèvement européen S PA Fichiers d export 51 2

3 1 Introduction Pour la gestion des prélèvements européens S PA, une nouvelle interface est mise à votre disposition à l adresse suivante : Après authentification, vous accèderez au module «Prélèvements» pour saisir vos ordres, au module «Tiers» pour gérer vos tiers et au module «Suivi & Validation» pour suivre et valider vos paiements. Attention! Pour créer et/ou valider une remise de prélèvements et gérer vos tiers, vous devez obligatoirement être équipé d un moyen de validation fort, certificat électronique ou lecteur sans fil avec carte transfert sécurisé. Si tel n est pas le cas, n hésitez pas à vous rapprocher de votre Chargé d Affaires. Pour une utilisation optimisée de toutes les fonctionnalités de l Espace Sécurisé Entreprises & PME, nous vous recommandons d utiliser un des navigateurs suivants : Google Chrome, Internet Explorer à partir de la version 9 ou Mozilla Firefox. 3

4 2 Mise en place du prélèvement européen S PA 2.1 I Définition du prélèvement européen S PA Un prélèvement européen S PA est basé sur un accord entre un créancier et un débiteur pour réaliser une opération. Cet accord est matérialisé par un mandat qui porte une Référence Unique de Mandat (RUM). Le créancier est identifié par un Identifiant Créancier SEPA (ICS) valable dans tous les pays de la zone. En France, il lui sera attribué, après demande par l une de ses banques, par la Banque de France. Le créancier est responsable de la conservation et de la vérification du mandat qui a été signé par le débiteur. Ce mandat peut à tout moment être révoqué par le débiteur, après information du créancier, et dans le cas où aucun prélèvement ne serait effectué pour un mandat pendant une période de 36 mois, ce mandat deviendrait caduc et ne pourrait plus être utilisé par le créancier. Il existe deux catégories de prélèvements européens S PA : Le prélèvement européen S PA standard (SDD Core), qui s apparente au prélèvement domestique, et qui permet de prélever n importe quel type de débiteur (particulier ou personne morale). Le prélèvement européen S PA B2B (SDD B2B), réservé à des échanges entre «nonconsommateurs». Une société souhaitant prélever une personne morale ne doit pas nécessairement émettre un prélèvement européen S PA B2B. Ce moyen de paiement est bien distinct du prélèvement européen S PA standard et doit être réservé à des créanciers qui ont un besoin spécifique. Contactez votre chargé d affaires pour plus d informations. 2.2 I Périmètre du prélèvement européen S PA Zone S PA : * Zone Euro : Allemagne, Autriche, Belgique, Chypre, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Irlande, Italie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Portugal, Slovaquie, Slovénie. + Zone non Euro : Bulgarie, Croatie, Danemark, Hongrie, Islande, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Monaco, Norvège, Pologne, République Tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Suède, Suisse. Le prélèvement europén S PA est un moyen de paiement soumis aux règles suivantes : en euro exclusivement, sans limite de montant, entre comptes identifiés par des coordonnées bancaires normalisées BIC/IBAN domiciliés dans les 33 pays de la zone SEPA*, un délai de règlement garanti de 5 jours ouvrés pour les paiements ponctuels, 2 jours pour les paiements récurrents. 4

5 2 Mise en place du prélèvement européen S PA 2.3 I Comment migrer au prélèvement européen S PA? Au 1 er février 2014, le prélèvement européen S PA viendra remplacer le prélèvement domestique. À ce titre, les opérations de prélèvements domestiques devront être «migrées» vers des opérations de prélèvements européens S PA. Pour faciliter cette migration, le système prévoit que les autorisations de prélèvements domestiques puissent être utilisées comme mandats de prélèvements européens S PA. Dans ce cas précis, il n est donc pas nécessaire pour les créanciers de faire signer des mandats SDD à leurs clients pour lesquels ils disposent déjà d une autorisation de prélèvement. ATTENTION : cela suppose que le créancier ait correctement conservé et archivé les autorisations de prélèvement, et qu il soit en mesure de les produire en cas de demande du débiteur. Pour tout nouveau prélèvement européen S PA standard et B2B, la signature d un mandat est obligatoire. Modalités pratiques : l émetteur de prélèvement S PA doit posséder un Identifiant Créancier SEPA appelé ICS, l autorisation de prélèvement devient un mandat de prélèvement S PA, une Référence Unique de Mandat, appelée RUM, doit être attribuée et communiquée au débiteur. Elle sera constituée de maximum 35 caractères alphanumériques latins maximum, le mandat n est pas conservé par la banque (contrairement à l autorisation de prélèvement), mais par le créancier. Le créancier est le seul responsable de la gestion et de la conservation du mandat, une pré-notification de migration doit être adressée au débiteur pour l avertir d un prélèvement au moins 14 jours calendaires avant son échéance qui sera faite par tout moyen (courrier, échéancier, mail, SMS, information sur espace client, etc.), chaque prélèvement S PA émis doit contenir les informations relatives au mandat (ICS, RUM, date de signature du mandat), l émission de prélèvement S PA s effectue selon une séquence ou un cycle de vie en distinguant pour un mandat donné : le premier prélèvement S PA émis, appelé FIRST (FRST), les suivants, appelés RECURRENT (RCUR), et éventuellement le dernier, appelé FINAL (FNAL), les incidents de paiement répondent à de nouvelles règles : les R-Transactions (cf. Annexes). 5

6 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Pour pouvoir saisir un prélèvement européen S PA, vous devez avoir créé préalablement votre (vos) tier(s) débiteurs dans le module de Tiers et renseigné les données propres au mandat. Vous émettez actuellement des prélèvements domestiques depuis l interface BNP Net Evolution/Entreprises Copie de votre base tiers Vous retrouvez l ensemble des tiers et listes de tiers que vous utilisez sur votre interface BNP Net Evolution/Entreprises dans le nouveau module Tiers de l Espace Sécurisé Entreprises & PME. Une copie automatique de l ensemble de vos tiers présents sur BNP Net a été effectuée sur la base Tiers de l Espace Sécurisé. Si toutefois vous ne retrouviez pas vos tiers, contactez le Centre de Relations Télématiques. Avant d effectuer vos remises de prélèvements européens S PA, vous devrez modifier les tiers existants et renseigner les données propres au mandat pour chaque tiers à débiter (RUM et date de signature du mandat). Attention! Il n y a pas de synchronisation entre la base Tiers BNP Net et la base Tiers de l Espace Sécurisé. Dans le cas où vous utilisez un même tiers pour les virements et pour les prélèvements et que vous devez modifier ce tiers, alors il faudra procéder à la mise à jour sur les deux interfaces. Signature de vos tiers Lorsque vous créez vos tiers dans l Espace Sécurisé, vous ne devez pas les signer. La signature se fera au moment de la validation de votre remise de prélèvements S PA. En revanche, la signature des tiers est toujours nécessaire sur votre interface BNP Net Evolution/Entreprises. 6

7 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats 3.1 I Organisation du module de gestion de tiers Lorsque vous vous connectez au module de Tiers, la page qui s affiche vous présente l ensemble des listes de tiers et des tiers déjà créés. Cette page est désignée comme le Catalogue des tiers Page «Catalogue de tiers» 1 Les principaux boutons d action sont disponibles depuis cette page : création/import de tiers et création de liste en haut de page puis exporter/supprimer en bas de page. 2 Choix de l affichage : pas liste, tiers ou favoris. Par défaut, l affichage se fait par liste. Pour les tiers que vous utilisez le plus fréquemment, vous pouvez leur attribuer le caractère favori en cliquant sur l étoile présente sur la ligne du tiers. 3 L ordre d affichage des listes se fait en fonction de leur type : 1-Autre, 2-Clients, 3-Fournisseurs, 4-Salaries, 5-Tous, puis elles sont classées par ordre alphabétique. 4 Pour détailler la liste des tiers, cliquez sur. Vous visualisez alors les tiers compris dans la liste. Pour accéder à la fiche détaillée d un tiers cliquez sur. 5 Les tiers qui ne sont pas rattachés à une liste apparaissent en bas de page et sont regroupés sous la liste «TOUS TIERS NON RATTACHES». 7

8 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats 3.2 I Créer un tiers et rattacher un mandat sur ce tiers La création d un tiers s effectue en 3 étapes. Pour débuter le process de création d un tiers, cliquez sur le bouton depuis la page «Catalogue des tiers». La 1 re étape consiste à renseigner les informations globales liées au tiers (raison sociale, référence du tiers, coordonnées ). La 2 e étape consiste à renseigner les informations propres aux comptes détenus par le tiers et les caractéristiques du mandat. La 3 e étape, facultative, permet de rattacher le tiers à une liste de tiers. Étape 1 : Renseignement des informations liées au tiers Les champs précédés d une * sont obligatoires :

9 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats 1 Nom/Raison Sociale : Champs sur 70 caractères maximum. 2 La référence interne permet d identifier de manière unique chaque tiers. Elle est alpha numérique, sur 100 caractères, et doit être propre à chaque tiers. Elle ne doit pas comporter d espace. 3 Le type de tiers est obligatoire et unique. Il n est pas possible d attribuer 2 types différents à un tiers. Si vous souhaitez rattacher le tiers à 2 types différents, par exemple fournisseur et client, alors il faut le créer 2 fois avec une référence distincte. 4 Pour passer à l étape suivante, cliquez sur. Étape 2 : Saisie des coordonnées bancaires et des données du mandat Si vous saisissez les coordonnées bancaires au format RIB, une conversion automatique de ces coordonnées au format BIC/IBAN vous sera proposée (rappel : pour effectuer des prélèvements européens S PA, il est indispensable que les coordonnées de vos tiers soient renseignées au format BIC/IBAN). 9

10 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Le nombre de comptes rattachés à un tiers n est pas limité. Vous êtes utilisateurs de l interface BNP Net Entreprises/Evolution Dans le cadre de la migration des tiers de l interface actuelle BNP Net Entreprises/ Evolution vers le nouveau module de gestion de tiers de l espace sécurisé, l ensemble des coordonnées de vos tiers auront été converties en BIC/IBAN. 2 Pour créer un mandat sur ce compte, cliquez sur le lien

11 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Toutes les zones liées au mandat sont obligatoires. 1 Par défaut, le champ SDD migré est coché à Oui, ce qui signifie qu une autorisation de prélèvement existe dans le cadre des prélèvements domestiques émis sur ce tiers. Vous devrez positionner le champ sur «non» dans le cas d un tiers pour lequel vous n avez jamais émis de prélèvement domestique. 2 En tant que créancier, vous allez devoir définir la Référence Unique du Mandat que vous attribuerez à chaque mandat. Cette référence est l identifiant du mandat, et elle est véhiculée dans tous les échanges entre le créancier, sa banque, la banque du débiteur, et le débiteur. Il est donc très important de bien choisir la RUM que vous utiliserez. De ce fait, il n est pas possible qu elle comporte des informations dites «sensibles» (par exemple le numéro de compte du débiteur). Dans le cas d une migration de prélèvement domestique vers un prélèvement européen S PA Standard, vous n êtes pas dans l obligation de refaire signer un mandat. Néanmoins, vous devrez attribuer une RUM à chaque contrat issu de cette migration. Cette RUM devra être communiquée à votre débiteur avant l émission du premier prélèvement européen S PA (au travers de la pré-notification de migration). Nous vous recommandons d ajouter «++» devant la RUM (généré automatiquement par l interface), pour pouvoir identifier facilement un mandat comme étant migré d une autorisation de prélèvement. La RUM doit être unique et alphanumérique, sur 35 caractères maximum. 3 Vous devez sélectionner le schéma du mandat ainsi que le type de prélèvement. Pour rappel, Il existe deux schémas de prélèvements européens : Le prélèvement européen S PA standard (SDD Core), qui remplace le prélèvement domestique, et qui permet de prélever n importe quel type de débiteur (particulier ou personne morale). Le prélèvement européen S PA B2B, réservé à des échanges entre «non-consommateurs» qui est soumis à des règles plus strictes (Le débiteur ne peut pas demander de remboursement après la date d échéance du prélèvement). À la différence du mandat «Récurrent», le type de mandat «Unique» ne permet d effectuer qu un seul prélèvement sur le mandat. Le mandat sera caduc après comptabilisation du prélèvement. 4 Concernant la date de signature, nous vous conseillons d indiquer la date d émission du premier prélèvement européen S PA. 5 Pour passer à l étape suivante, cliquez sur. 11

12 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Étape 3 (facultative) : Rattachement du tiers à une liste Vous pouvez choisir de rattacher votre tiers ou plusieurs listes existantes. La création de liste vous permet de simplifier vos saisies de remises lorsque vous faites des prélèvements de manière régulière sur un même ensemble de tiers. Lors de la saisie de vos remises de prélèvements S PA, vous pourrez sélectionner la liste définie et intégrer l ensemble des tiers de la liste dans votre remise sans avoir à les sélectionner un à un. Attention, si le type de votre tiers est «client», vous devez le rattacher à une liste de type «client» ou une liste de type «tous». Vous ne pouvez pas le rattacher aux autres types de listes. Pour finaliser la création de votre tiers, cliquez sur. 12

13 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Une fenêtre vous propose alors d éditer le mandat. Si vous cliquez sur oui, l application vous propose d éditer le mandat. 13

14 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Votre tiers est créé. Si vous souhaitez imprimer à nouveau le mandat, vous pouvez retourner sur la fiche de détail du tiers et utiliser le bouton «Editer le formulaire du mandat». 3.3 I rechercher et/ou modifier un tiers existant (ajout d un mandat) Pour effectuer une remise de prélèvements européens S PA, vous devez obligatoirement avoir renseigné les données du mandat sur la fiche de votre tiers débiteur. Première étape : Rechercher un tiers et consulter sa fiche détaillée Sur l écran d accueil de la page de tiers ou catalogue de tiers, vous retrouvez l ensemble de vos listes de tiers et de vos tiers. Par défaut, les tiers sont classés par liste. Les listes sont triées selon leur type (autres, clients, fournisseurs, salariés et tous). Vous pouvez modifier cet affichage pour un tri par tiers ou favoris

15 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats 1 Affichage par liste Par défaut, les tiers sont affichés par liste. Pour visualiser les tiers contenus dans une liste, cliquez sur. Pour accéder à la la fiche détaillée du tiers, cliquez sur. 2 Affichage par tiers Vous pouvez également choisir un affichage de l ensemble des tiers. Cliquez sur ligne du tiers concerné pour accéder à la fiche détaillée du tiers. sur la 3 Affichage par «favoris» Pour les tiers que vous utilisez le plus fréquemment, vous pouvez leur attribuer le caractère favori en cliquant sur l étoile présente sur la ligne du tiers. L étoile devient jaune quand le caractère favori est activé. Cliquez sur sur la ligne du tiers concerné pour accéder à la fiche détaillée du tiers. 4 Utilisation de la fonction filtre. Pour effectuer une recherche sur un tiers ou sur une liste vous pouvez utiliser la fonction de filtre. Cette fonction vous permet d affiner votre recherche (nom du tiers, référence, nom de la liste etc ). Cliquez sur le bouton «appliquer» pour obtenir le résultat de la recherche. 15

16 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Deuxième étape : Modifier un tiers depuis sa fiche détaillée et lui attribuer un mandat Pour modifier les données de la fiche tiers, cliquez sur le lien en haut à droite de l écran. L ensemble des données de la fiche tiers, sauf le type du tiers, sont modifiables. 16

17 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats disponible en- Pour ajouter un mandat, cliquez sur le lien dessous des coordonnées bancaires. L ensemble des données liées au mandat sont obligatoires (cf 3.1.2). Pour éditer la lettre de notification de migration, qui doit être adressée au débiteur au moins 14 jours calendaires avant l échéance du premier prélèvement, vous devez accéder à la fiche du tiers et cliquer sur présent au niveau des données du mandat. 17

18 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats 3.4 I Créer et/ou modifier une liste de tiers Création d une liste de tiers Pour créer une liste de tiers, cliquez sur le bouton depuis l écran de catalogue de tiers. Première étape : Nommer la liste et lui attribuer un type Vous devez obligatoirement nommer la liste et lui attribuer un type (Tous, Clients, Fournisseurs, Salariés, Autre). Pour rappel, seuls les tiers du même type pourront être rattachés à cette liste, excepté pour les listes de type «Tous» auxquelles vous pouvez rattacher n importe quel type de tiers. 18

19 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Deuxième étape (facultative) : Rattacher des tiers existants à la liste Cliquez sur le bouton. Seuls les tiers du type identique à celui de la liste vous seront proposés. Dans notre exemple, seuls les tiers de type «clients» pourront être rattachés à la liste «clients». Seules les listes de type «Tous» peuvent comporter tous les types de tiers. 19

20 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats 1 2 Sélectionnez les tiers que vous souhaitez rattacher à la liste au moyen des cases à cocher puis cliquez sur Rattacher. La sélection de vos tiers s affiche. Cliquez sur pour finaliser la création de votre liste. 20

21 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Modifier une liste de tiers Pour modifier une liste de tiers, sélectionnez la liste depuis le catalogue des tiers Depuis la fiche détaillée de la liste, vous pouvez ajouter ou supprimer un/des tiers. 2 Pour modifier le nom de la liste, cliquez sur, en haut à droite de l écran. 21

22 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats 3.5 I importer/exporter un tiers et/ou une liste de tiers Importer un tiers et/ou une liste de tiers Pour importer un tiers ou une liste de tiers, cliquez sur le bouton «liste des tiers.» depuis la page Le fichier d import doit être un fichier au format.csv ou.txt Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer. 2 Si vous souhaitez rattacher le(s) tiers à une liste, vous sélectionnez la liste de destination. attention! si vous rattachez le ou les tiers à une liste, vous devez vérifier que le type de la liste corresponde bien au type du tiers, sauf pour les listes de type «Tous» qui acceptent tous les types de tiers. Cliquez sur pour valider l import. 22

23 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats Un compte-rendu de validation est affiché indiquant les éventuels tiers rejetés et apportant des précisions sur les tiers importés. Pour rappel, la référence du tiers et sa RUM doivent être uniques. Pour s assurer que votre format d import est le bon, nous vous conseillons d utiliser au préalable la fonction d export d un tiers. À cette suite, vous pourrez utiliser comme modèle le format.csv ou.txt qui sera constitué. Toutes les zones obligatoires dans le masque de saisie d un tiers doivent être renseignées dans le fichier d import Exporter un tiers et/ou une liste de tiers 1. Choisir un tiers ou une liste et l exporter 23

24 3 Gérer vos Tiers et les données de vos mandats 2. Sélectionner le format d export 3. Utiliser le fichier d export comme modèle pour l import Le fichier complet est en annexe du guide. 24

25 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA Le module «Prélèvements» vous permet d accéder à la gestion des prélèvements européens S PA. La création d une remise de prélèvements se déroule en 3 étapes : 1 Saisie des informations de la remise. 2 Sélection des tiers à débiter. 3 Saisie des opérations. Sous réserve de disposer des habilitations nécessaires, vous pouvez procéder à la validation de vos remises de prélèvements à la suite de la saisie. Avant de saisir vos remises de prélèvements, vous devez au préalable créer vos tiers et renseigner les données du mandat dans la fiche de chacun de vos tiers. Reportez-vous à la rubrique «Gestion de tiers» pour renseigner ces éléments. Bon à savoir Vous devez disposer d un Identifiant Créancier SEPA (ICS) pour émettre une remise de prélèvements européens S PA. Un seul ICS est attribué par entité juridique. La demande d ICS doit être effectuée auprès de la Banque de France via votre Chargé d Affaires BNP Paribas. Une fois attribué, cet ICS est utilisable pour l ensemble de vos partenaires bancaires, dans toute la zone SEPA. Zone S PA : * Zone Euro : Allemagne, Autriche, Belgique, Chypre, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Irlande, Italie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Portugal, Slovaquie, Slovénie. + Zone non Euro : Bulgarie, Croatie, Danemark, Hongrie, Islande, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Monaco, Norvège, Pologne, République Tchèque, Roumanie, Royaume-Uni, Suède, Suisse. Vous devez attribuer une Référence Unique de Mandat (RUM) à chaque contrat/créance. Cette référence doit être indiquée sur le mandat. Vous êtes libre d attribuer la référence que vous souhaitez dans la limite de 35 caractères. La RUM perdurera pendant toute la durée de vie du mandat. Le compte bancaire de vos tiers doit faire partie de la zone SEPA*. La gestion d une remise de prélèvements européens S PA B2B nécessite la signature d un contrat spécifique. Contactez votre Chargé d Affaires pour plus d informations. Les remises de prélèvements peuvent être modifiées tant qu elles n ont pas été validées. Une remise de prélèvements ne doit contenir que des opérations ayant le même cycle de vie : premier prélèvement (FRST) ou prélèvement en cours (RCUR) ou dernier prélèvement (FNAL). Le nombre maximum d opérations par remise est de

26 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA 4.1 I saisie des données de la remise Dans un premier temps, vous devez saisir les informations liées à la remise de prélèvements européens S PA. Pour rappel, il existe deux catégories de prélèvements européens : Le prélèvement européen S PA standard (SDD Core), qui remplace le prélèvement domestique, et qui permet de prélever n importe quel type de débiteur (particulier ou personne morale). Le SDD B2B, réservé à des échanges entre «non-consommateurs» qui est soumis à des règles plus strictes (Le débiteur ne peut pas demander de remboursement après la date d échéance du prélèvement) Saisir le numéro de votre Identifiant Créancier Sepa (ICS) Attention : Le numéro d ICS saisi sera conservé lors de vos prochaines remises de prélèvements tant que vous ne supprimez pas les cookies de votre navigateur Internet. 2 Sélectionner le compte à créditer dans la liste déroulante. vous avez la possibilité de rattacher plusieurs comptes bancaires à un numéro d ICS. Contactez votre Chargé d Affaires pour plus d informations. 3 Vérifier que la raison sociale est correctement renseignée. Si tel n était pas le cas, vous avez la possibilité de modifier la raison sociale de la remise en cours en cliquant sur le bouton. Contactez votre Chargé d Affaires pour modifier la raison sociale dans notre référentiel. 26

27 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA Vous devez ensuite saisir les informations liées au type de la remise de prélèvements : Sélectionner le schéma de la remise de prélèvement : Standard ou B2B. Si un seul schéma est rattaché à votre ICS, le schéma sera sélectionné par défaut. 2 Sélectionner le type de remise de prélèvement : Récurrent ou Unique. Le type de remise sélectionné devra être conforme avec le type du ou des prélèvements faisant partie de la remise. Exemple : une remise de type Récurrent ne devra pas contenir des prélèvements de type Unique. 3 Sélectionner le cycle de vie de la remise : Premier prélèvement : «FRST» Prélèvement suivant : «RCUR» Dernier prélèvement : «FNAL» Attention : Vous ne pouvez pas inclure dans une remise des prélèvements ayant un cycle de vie différents. exemple : Une remise «FRST» ne devra contenir que des prélèvements éligibles au statut «FSRT» Le premier prélèvement européen S PA émis sur un tiers sera obligatoirement effectué au statut «FRST», que ce soit un tiers sur lequel était émis auparavant un prélèvement domestique ou un nouveau tiers. Si vous avez émis un prélèvement pour votre client X au statut FSRT et que celui-ci n a pas été rejeté, les prochains prélèvements concernant votre client X devront être émis au statut RCUR. 27

28 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA Si l un de vos prélèvements a fait l objet d un rejet ou d un impayé, vous visualiserez une opération de type de R-transactions sur vos relevés d opérations comptabilisées et à venir. En fonction du type de R-Transaction reçue, le cycle de vie du prochain prélèvement concerné peut être modifié ou non selon le tableau ci-dessous : Cycle de vie d origine Type de R-Transaction Cycle de vie à représenter FRST Rejet FRST FRST Retour/Remboursement RCUR RCUR Rejet/Retour/Remboursement/ Demande d annulation RCUR Consultez les annexes pour plus d informations. Pour faciliter votre gestion manuelle des cycles de vie, vous pouvez vous aider d un tableau de ce type qu il faudra mettre à jour en fonction des rejets éventuels de prélèvements : 4 Saisir la référence de la remise de prélèvements. Cette référence sera restituée sur votre relevé de compte dans le cas d une comptabilisation globale de la remise. 5 Indiquer une date d échéance de la remise conforme aux délais interbancaires en vigueur. La date d échéance correspond à la date de règlement de l opération (date d opération sur le relevé de compte du créancier et du débiteur). Dans le cadre du prélèvement européen S PA «standard», les prélèvements FRST doivent être échangés en interbancaire au plus tard 5 jours ouvrés bancaires avant échéance (J-5 où J = date de règlement). Les prélèvements RCUR, eux, peuvent être échangés jusqu à J-2. En cas de prélèvement européen S PA émis à partir d un mandat de type «B2B», le délai limite d échange est J-1 et cela quelle que soit la valeur du «cycle de vie» du prélèvement. Les prélèvements générés par un mandat de type «Unique» doivent être échangés en interbancaire avec les mêmes délais du «FRST» d une séquence, c est-à-dire J-5 pour le CORE et J-1 pour le B2B. Par mesure de précaution, nous vous conseillons d ajouter une journée à ces délais pour envoyer vos remises de prélèvements (J-6 pour une remise FRST standard, J-3 pour une remise RCUR standard). 6 Saisir le montant théorique de la remise qui sera comparé au montant total de la remise à l issue de la saisie des prélèvements. Cette zone est facultative. 28

29 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA 4.2 I saisie des prélèvements Une fois les informations de la remise renseignées, cliquez sur «Suivant» pour accéder à la saisie des prélèvements. Avant de procéder à la saisie de vos prélèvements, vous devez impérativement renseigner les données du mandat dans la fiche de l ensemble des tiers à débiter par prélèvement. Reportez-vous au module «Tiers» pour procéder à l enregistrement de ces données. Vous devez dans un premier temps sélectionner votre tiers puis procéder à la saisie des informations liées au prélèvement. Vous avez 2 possibilités pour sélectionner vos tiers au sein d une remise de prélèvements : Sélection d un ou plusieurs tiers à partir d une liste. Sélection d un tiers à la volée. 29

30 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA Sélection des tiers par liste Pour sélectionner un ou plusieurs tiers à partir d un liste, vous devez cliquer que le bouton. Vous accédez à l ensemble de vos listes de tiers au sein desquelles seuls les tiers actifs et formatés en BIC/IBAN sont disponibles à la sélection Vous avez accès à l ensemble des listes de tiers créées préalablement dans le module «Tiers». 2 Vous pouvez effectuer une recherche de tiers en saisissant soit tout ou partie de son nom, soit tout ou partie de son numéro de compte. 3 Cocher la case correspondante au(x) tiers sélectionnés puis cliquer sur «Appliquer» pour procéder à la saisie du (des) prélèvement(s). 30

31 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA Sélection d un tiers à la volée Vous pouvez procéder à la sélection de vos tiers sans passer par vos listes en utilisant la fonction de saisie du tiers au sein de chaque opération dans le champ «Compte Tiers à débiter» 1. Vous avez la possibilité de saisir tout ou partie du libellé ou du numéro de compte du tiers, une liste de choix correspondant à votre saisie vous sera proposée. 1 Les champs «Référence Unique du Mandat» et «Date de signature du Mandat» seront automatiquement alimentés à partir des données saisies dans chaque fiche Tiers. Si vous sélectionnez un tiers pour lequel les données du mandat n ont pas été renseignées préalablement, vous devrez annuler votre saisie afin d effectuer l enregistrement des données du mandat dans la fiche du tiers concerné dans le module «Tiers». 31

32 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA Saisie des opérations Une fois le ou les tiers sélectionnés, vous devrez saisir les informations nécessaires à la validité des prélèvements. Si vous avez sélectionné plusieurs tiers en utilisant la fonction de sélection par liste, une fiche de prélèvement sera automatiquement créée pour chacun de vos tiers. Pour faciliter votre saisie des prélèvements, vous pouvez utiliser la fonction. Vous pourrez alors saisir les champs que vous souhaitez dupliquer sur l ensemble de vos prélèvements. Si vous ne renseignez pas les informations via la fonction «Saisie des données communes», vous devrez saisir l ensemble des champs sur chaque fiche de prélèvement. Les champs obligatoires sont précédés d une étoile. 32

33 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA Renseigner le montant du prélèvement. Le montant est obligatoirement en Euro. 2 Saisir la référence qui sera transmise à votre tiers. Cette référence apparaîtra sur le relevé de compte de votre tiers. Vous pouvez renseigner 25 caractères maximum. 3 Saisir la référence que vous souhaitez voir apparaître sur votre relevé de compte. Cette référence ne sera affichée que si vous avez opté pour une comptabilisation unitaire de vos remises. Vous pouvez renseigner 25 caractères maximum. 4 Saisir le motif de votre prélèvement. Vous pouvez renseigner un motif sur 140 caractères maximum. 5 Ajouter un prélèvement une fois que l ensemble des champs du précédent prélèvement ont été renseignés. 6 Supprimer votre prélèvement. 33

34 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA 4.3 I enregistrement de la remise en mode Brouillon Lorsque vous avez saisi l ensemble des champs obligatoires pour un ou plusieurs prélèvements, vous avez la possibilité d enregistrer votre remise en mode Brouillon. Vous pourrez retrouver votre remise dans la rubrique «Suivi & Validation» au statut «A modifier». 4.4 I enregistrement de la remise pour validation ultérieure Dans le cas où vous ne disposez par des pouvoirs de validation des prélèvements ou si vous ne souhaitez pas valider votre remise à la suite de la saisie, vous pouvez enregistrer votre remise pour une validation ultérieure. 34

35 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA Vous pourrez retrouver votre remise dans la rubrique «Suivi & Validation» au statut «A Valider». 4.5 I valider vos remises de prélèvements européens S PA Losque vous aurez saisi l ensemble des prélèvements de votre remise, vous aurez la possibilité de procéder à la validation de la remise. 35

36 4 Saisir vos remises de prélèvements européens S PA Vous devez disposer des pouvoirs de validation pour avoir accès à la validation de votre remise et vous être authentifié à l aide d un moyen d authentification forte. Vous accédez à un écran récapitulatif de votre remise reprenant l ensemble des caractéristiques saisies préalablement. Cliquez sur «Confirmer» pour procéder à la validation. 36