Manuel Prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit)

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1 Manuel Prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit) pour le traitement des ordres lors des systèmes de prélèvement SEPA fr (pf.ch/dok.pf) PF Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

2 Gestion clientèle Prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit) Conseil et vente Tél (CHF 0.08/min depuis le réseau fixe) Contact Center Tél Fax Demande de retraits PostFinance SA Input Prestations électroniques Engehaldenstrasse Berne Tél Fax Recherches PostFinance SA Recherches Service national Engehaldenstrasse Berne Tél Fax Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

3 Sommaire 1. Informations générales Données de base sur le contexte Single Euro Payments Area (SEPA) Système de prélèvement SEPA Validité Champ d application Etablir les mandats de prélèvement SEPA Intégration dans les documents client Téléchargement de documents PDF pouvant être édités Ordre d impression pour les mandats de prélèvement SEPA Rapports de droit entre créanciers et débiteurs Délais en cas de changement d établissement financier Données de base sur le déroulement de la procédure Pays autorisant le prélèvement SEPA Liste des participants Numéro d identification du créancier (Creditor Identifier) Avertissement par le créancier Dispositions et manuels applicables Type de message Ordre de débit Transactions R Rejets (rejects) Retours (returns) Remboursements/contestations (refunds) Remboursements/contestations (refunds) dans le système de prélèvement SEPA de base Remboursements/contestations (refunds) dans le système de prélèvement SEPA interentreprises Livraison des données Message XML pain.008 (format ISO 20022) Jeu de caractères Contrôle de saisie à double Délai de libération Délai de libération dans le système de prélèvement SEPA de base Délai de libération dans le système de prélèvement SEPA interentreprises Données arrivées tardivement Données arrivées tardivement dans le système de prélèvement SEPA de base Données arrivées tardivement dans le système de prélèvement SEPA interentreprises Définition de la date d échéance Définition du jour ouvrable postal Remise des données Supports de données Test 13 Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

4 2. Description des prestations Transmission de l ordre Numéro d identification du créancier (Creditor Identifier) Compte de crédit Compte de débit Structure du compte Définition de la structure du compte postal Annulation des ordres de prélèvement SEPA passés par erreur Identification de l ordre de prélèvement SEPA (niveau B) Limitation des fichiers livrés Payment Information Identification (Payment ID) Reconstruction des données par le client Délais de dépôt pour les ordres de prélèvement SEPA Libération Modèle: visant la libération de l ordre Retraits/mutation des ordres de prélèvement SEPA Exécution de l ordre Crédit Contre-écritures Contre-écritures dans le système de prélèvement SEPA de base Contre-écritures dans le système de prélèvement SEPA interentreprises Contestation Contestation dans le système de prélèvement SEPA de base Contestation dans le système de prélèvement SEPA interentreprises Extrait de compte Mutations Recherches Tarifs du prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit) Annulation de la prestation de prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit) 19 Annexes Conditions générales régissant les prélèvements de base traités selon le système de prélèvement SEPA de base Annexe 1 Conditions générales régissant les prélèvements interentreprises traités selon le système de prélèvement SEPA interentreprises Annexe 2 Mandats de prélèvement SEPA (détails, modèle) Annexe 3 Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

5 1. Informations générales 1.1 Données de base sur le contexte Single Euro Payments Area (SEPA) La création d un espace de paiement unique en euros (SEPA) est une initiative du Conseil européen des paiements (CEP). Le CEP, une association d établissements financiers et de groupements bancaires de toute l Europe (Suisse comprise), a posé les bases d une infrastructure standardisée et complètement automatisée du trafic des paiements, fondement du SEPA Système de prélèvement SEPA Il existe deux systèmes: le prélèvement SEPA de base et le prélèvement SEPA interentreprises. Le CEP est propriétaire des systèmes. C est lui qui fixe les règles et procédures fondamentales. Système de prélèvement SEPA de base Le traitement des prélèvements conformes SEPA lorsque les clients professionnels sont les créditeurs et les particuliers les débiteurs (Business to Consumer) est basé sur un ensemble de règles adoptées par le CEP, intitulé «SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebook». Ces directives définissent les règles, déroulements et standards applicables aux systèmes de prélèvement européens pour le B2C. Ces dispositions déterminent au niveau international le traitement, les délais et la forme des prélèvements (p. ex. la gestion des mandats, les prélèvements ponctuels ou répétitifs) et fixe notamment les règles suivantes: Un droit de révocation doit être accordé au débiteur. Le créancier doit prévenir le débiteur de l arrivée de l ordre de débit. Il doit exister des procédures de comptes de retour clairement définies. Les transactions doivent être traitées avec des formats (ISO 20022) et des contenus de données uniformisés, notamment l indication de l IBAN et du BIC. Système de prélèvement SEPA interentreprises Les dispositions «SEPA Business to Business Direct Debit Scheme» lorsque les clients professionnels sont à la fois créditeurs et débiteurs sont différentes. Les principales différences sont les suivantes: Aucun droit de révocation n est accordé au débiteur. Il est impossible que le débiteur soit un particulier (personne physique). Des délais plus courts peuvent être utilisés. Les informations sur les mandats doivent être portées à la connaissance de l établissement financier du débiteur avant le prélèvement Validité La prestation de prélèvement SEPA décrite dans ce manuel couvre les deux systèmes et permet aux créditeurs d émettre des ordres de prélèvement SEPA en euros dans l espace SEPA. Les différences entre les deux systèmes sont mises en évidence dans des sections ou paragraphes séparés. Toutes les autres informations s appliquent aux deux systèmes. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

6 1.1.4 Champ d application Le système de prélèvement au sein du SEPA (Single Euro Payments Area) permet au créancier de recouvrer ses créances financières en euros auprès des débiteurs nationaux et étrangers en utilisant (via PostFinance) une autorisation de débit (mandat de prélèvement SEPA) dans les établissements financiers de ses débiteurs. Le manuel Prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit) régit la relation entre le créancier et PostFinance dans le système de prélèvement SEPA. Le présent manuel s applique uniquement aux prélèvements SEPA en euros passant par le système de prélèvement SEPA. Le compte du créancier sur lequel les ordres de débit SEPA doivent être crédités ne doit toutefois pas nécessairement être libellé en euros. Le manuel s applique aussi bien aux prélèvements répétitifs qu aux prélèvements ponctuels. Pour un prélèvement ponctuel, le mandat de prélèvement SEPA vaut exclusivement pour le débit concerné. Les prélèvements répétitifs sont exécutés plusieurs fois sur la base du même mandat de prélèvement SEPA, par le même créancier Etablir les mandats de prélèvement SEPA Le créancier est libre d opter pour l une de différentes solutions existantes pour élaborer des mandats de prélèvement SEPA. Il convient toutefois de prendre en compte les directives correspondantes: «Directives CH relatives au mandat de prélèvement SEPA de base» ou «Directives CH relatives au mandat de prélèvement SEPA interentreprises». (Les documents sont à disposition pour téléchargement sous w ww.postfinance.ch/sdd) Intégration dans les documents client Dans les directives pour le mandat de prélèvement SEPA sous w ww.postfinance.ch/sdd, vous trouverez un exemple indiquant la méthode pour intégrer le mandat dans un document existant (p. ex. contrat) Téléchargement de documents PDF pouvant être édités Un document PDF pouvant être édité est à disposition du client sous w ww.postfinance.ch/sdd. L un concerne le prélèvement de base, l autre le prélèvement interentreprises Ordre d impression pour les mandats de prélèvement SEPA Si le créancier souhaite remettre des formulaires imprimés, voici les variantes dont il dispose: Les créer lui-même: dans ce cas, il convient de veiller à ce que les directives CH pour les mandats de prélèvement SEPA sous w ww.postfinance.ch/sdd soient respectées. Ordre à PostFinance: le créancier peut remettre les mandats de prélèvement SEPA à son gestionnaire clientèle Rapports de droit entre créanciers et débiteurs Les rapports de droit entre le créancier et ses débiteurs, issus des prélèvements, donc des mandats de prélèvement SEPA (par exemple contrat de vente, contrat d assurance, bail) ne sont pas l objet de ce manuel. Le créancier doit faire valoir directement auprès du débiteur toutes les prétentions résultant d un rapport de droit basé sur un ordre de débit, et régler avec lui les éventuels litiges en découlant. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

7 1.1.7 Délais en cas de changement d établissement financier Au chapitre 2, PostFinance informe le créancier sur les délais de dépôt des ordres de prélèvement SEPA, ainsi que sur tout délai à respecter impérativement vis-à-vis de PostFinance pour les prélèvements ponctuels et répétitifs. Le créancier note qu en cas de prélèvements répétitifs, quand il y a changement de compte du débiteur pour une autre banque, il convient de respecter, pour le prélèvement qui suit cette modification, tous les délais applicables lors du premier prélèvement Données de base sur le déroulement de la procédure Créancier 2. Mandat Débiteur Contrat SEPA Direct Debit 3. Contrat du compte 5. CSM 4. Contrat du compte 1. Informations sur les données du mandat (système de prélèvement SEPA interentreprises) PostFinance SA Etablissement financier du débiteur CSM = Clearing and Settlement Mechanism 1. Dans le système de prélèvement SEPA interentreprises, le débiteur fait parvenir à son établissement financier les données du mandat ou le mandat de prélèvement SEPA interentreprises. L établissement financier stocke les données du mandat et s appuie sur celles-ci pour vérifier que les futurs débits sont autorisés. 2. La base du paiement entre le créancier et le débiteur est le mandat de prélèvement SEPA. 3. Le créancier entretient des relations contractuelles avec PostFinance au niveau de son compte et de la prestation de prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit). 4. Le débiteur entretient des relations contractuelles avec son établissement financier au niveau de son compte. 5. L établissement financier du créancier et celui du débiteur sont liés via le système de compensation CSM (Clearing and Settlement Mechanism) choisi. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

8 1.1.9 Pays autorisant le prélèvement SEPA Tous les systèmes de prélèvement SEPA des établissements financiers partenaires sont réalisables dans l espace SEPA. L espace SEPA com - prend tous les pays membres de l Union européenne (UE) et de l Espace économique européen (EEE), ainsi que la Suisse, soit au total 32 pays (situation au 1 er mai 2012). Pays euro Pays non-euro de l UE Pays de l EEE et la Suisse Liste des participants Le créditeur peut consulter sur w ww.postfinance.ch/sdd, pour chaque système, une liste des établissements financiers qui participent aux systèmes de prélèvement SEPA Numéro d identification du créancier (Creditor Identifier) Chaque créancier reçoit un numéro d identification de son établissement financier. Ce numéro d identification est attribué de manière centralisée par la NASO (National Adherence Support Organisation) des pays participants. Si le créancier ne dispose pas d un numéro d identification lors de l inscription chez PostFinance au système de prélèvement SEPA, PostFinance en demande un à la NASO. Si le créancier a déjà un numéro d identification auprès d un autre établissement financier, l inscription chez PostFinance au système de prélèvement SEPA peut se faire avec ce même numéro. Ce numéro doit être indiqué sur le mandat de prélèvement SEPA, ainsi que pour chaque ordre de débit. Le même numéro d identification peut être utilisé pour les deux systèmes de prélèvement. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

9 Avertissement par le créancier En règle générale, le créancier doit informer le débiteur d un futur ordre de débit, au plus tard 14 jours avant l échéance, par exemple avec une facture. Un autre délai peut être convenu entre le créancier et le débiteur. 1.2 Dispositions et manuels applicables Quand le présent manuel et ses annexes ne contiennent aucune indication particulière, les dispositions ci-dessous sont applicables: Conditions générales et conditions de participation de PostFinance Le document ISO Paiements, Implementation Guidelines suisses sur l échange de données entre le client et la banque pour le SEPA Direct Debit (système de prélèvement SEPA). Il convient de noter que PostFinance ne peut pas encore exploiter le message XML Payment Status Report (pain.002), susceptible d être utilisé par l établissement financier pour informer le client sur le statut des ordres de prélèvement SEPA transmis (pain.008). Le manuel Prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit) est consultable sur w ww.postfinance.ch/sdd. Les Conditions générales et conditions de participation de PostFinance peuvent être téléchargées sur le site w ww.postfinance.ch. Le document Implementation Guidelines suisses est consultable sur w ww.iso-payments.ch (en anglais). 1.3 Type de message Ordre de débit Le créancier transmet les ordres de prélèvement à PostFinance au format du prélèvement SEPA (Implementation Guidelines suisses). Selon le mandat de prélèvement SEPA, chaque ordre de débit est identifié: soit comme un prélèvement ponctuel (one-off payment), soit comme un prélèvement répétitif (recurrent payment). En cas de prélèvements répétitifs, il convient aussi d indiquer s il s agit du premier prélèvement (first payment), d un prélèvement subséquent (recurrent payment) ou du dernier prélèvement (last payment). Les délais de dépôt des ordres de prélèvement SEPA sont mentionnés à la section Transactions R Les transactions R permettent de rejeter les prélèvements avant la date d échéance ou de passer une contre-écriture après la date d échéance, à date de valeur. Tout retour est enregistré au même montant en euros que celui de l ordre de débit. Un ordre de débit faisant l objet d un retour est débité sur le compte du créancier. Le solde du compte doit être calculé de manière à ce que les éventuelles contre-écritures puissent être suffisamment couvertes. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

10 1.4.1 Rejets (rejects) Les rejets (rejects) permettent de refuser les ordres de débit présentant des défauts ou ne pouvant pas être traités par l un des partenaires. Le débiteur est autorisé à refuser les prélèvements annoncés avant le début auprès de son établissement financier. Les rejets se font toujours avant la date d échéance de l ordre de débit Retours (returns) Les retours (returns) permettent de renvoyer les ordres de débit que l établissement financier du débiteur ne peut pas honorer, p. ex. faute de couverture. Les retours ont lieu: dans les 5 jours ouvrables postaux suivant la date d échéance pour les systèmes de prélèvement SEPA de base. dans les 2 jours ouvrables postaux suivant la date d échéance pour les systèmes de prélèvement SEPA interentreprises Remboursements/contestations (refunds) Ils permettent de renvoyer les ordres de débit déjà émis que le débiteur refuse Remboursements/contestations (refunds) dans le système de prélèvement SEPA de base Le débiteur a le droit de refuser les transactions autorisées auprès de son établissement financier, dans un délai de 8 semaines (56 jours civils) après la date de débit, sans avoir à se justifier. Il peut refuser les transactions non autorisées (pour cause de mandat de prélèvement SEPA de base non remis ou non valide) pendant 13 mois après la date de débit. Les remboursements sont ensuite débités au créancier Remboursements/contestations (refunds) dans le système de prélèvement SEPA interentreprises Pour les transactions autorisées, le débiteur ne dispose d aucun droit de contestation. Seules les transactions non autorisées (pour cause de mandat de prélèvement SEPA interentreprises non disponible ou non valide) peuvent être refusées par le débiteur dans les 13 mois suivant la date du débit. Dans ce cas exceptionnel, les remboursements sont débités au créancier. 1.5 Livraison des données Message XML pain.008 (format ISO 20022) Les ordres de débit sont établis par le créancier sous forme de message XML pain.008 (format ISO 20022; voir Implementation Guidelines suisses). Le système utilisé dans chaque cas (système de prélèvement SEPA de base ou interentreprises) doit être indiqué dans les ordres de débit. Les infor mations du mandat de prélèvement SEPA concerné doivent être jointes à chaque ordre de débit. De plus, les prélèvements doivent être signalés comme prélèvement ponctuel (OOFF) ou comme prélèvement répétitif dans le champ «Sequence Type». Les prélèvements répétitifs doivent être signalés comme premier prélèvement (FRST), prélèvement subséquent (RCUR) ou prélèvement final (FNAL). Si le mandat de prélèvement SEPA est modifié, il faut transmettre les modifications et paramétrer l «Amendment Indicator» en conséquence. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

11 Chaque ordre de débit (transaction au niveau C) doit porter un numéro de référence (End-to-End Reference) du créancier, ne présentant aucune ambiguïté. Ce numéro de référence est rappelé dans toutes les transactions (rejets, retours et remboursements) lorsqu il est livré dans le mandat original. Avec ce numéro de référence, le créancier peut s assurer qu il peut, pendant 14 mois, attribuer des transactions R à la facture initiale. Pour les numéros de compte, seuls les structures de numéros type IBAN ou compte postal sont autorisées. Chaque ordre de débit précise une date d échéance. C est à cette date qu est débité le débiteur. C est aussi à cette date que s effectue la compensation entre les établissements financiers (date de compensation) et que le compte du créditeur est crédité. Si cette date ne tombe ni un jour ouvrable postal, ni un jour TARGET, la date d échéance est repoussée au jour ouvrable postal ou au jour TARGET suivant Jeu de caractères Dans le système de prélèvement SEPA, c est le jeu de caractères du document Implementation Guidelines suisses qui est utilisé. Lors de la transformation en d autres caractères, un seul est affiché à la fois, p. ex. ä devient a, ou ß devient s Contrôle de saisie à double Le contrôle de saisie à double se fait au niveau A grâce aux champs «Message Identification» et «Initiating Party». L absence d ambiguïté est contrôlée pendant une durée de 90 jours (voir Implementation Guidelines suisses) Délai de libération Délai de libération dans le système de prélèvement SEPA de base Les ordres n ayant pas ou seulement partiellement été libérés restent en suspens. Le créancier est contacté par PostFinance. L ordre de prélèvement SEPA peut encore être libéré pendant 5 jours ouvrables postaux, sinon il est annulé. S il y a libération, la date d exécution est automatiquement adaptée en conséquence Délai de libération dans le système de prélèvement SEPA interentreprises Les prélèvements déposés n ayant pas été libérés à temps sont annulés après expiration des délais de dépôt Données arrivées tardivement Données arrivées tardivement dans le système de prélèvement SEPA de base Si certaines données arrivent trop tard chez PostFinance, elles sont traitées le jour ouvrable postal ou le jour TARGET suivant. La nouvelle date d exécution est transmise par au créancier. En cas de recherches éventuelles, il convient toujours d indiquer la date d échéance initiale de l ordre de prélèvement SEPA Données arrivées tardivement dans le système de prélèvement SEPA interentreprises Pour les dépôts effectués dans les 10 jours ouvrables postaux suivant l expiration du délai, la date d échéance est repoussée au jour ouvrable postal ou au jour TARGET suivant. Les dépôts effectués au-delà de ce délai sont annulés. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

12 1.5.6 Définition de la date d échéance La date d échéance de l ordre de prélèvement SEPA est celle à laquelle le paiement du débiteur est dû au créditeur. Cette date d échéance doit correspondre à un jour ouvrable postal ou à un jour TARGET. Opérations effectuées à cette date: Débit du compte du débiteur Crédit total de l ordre de prélèvement SEPA (niveau B) sur le compte postal du créancier Si la date d échéance ne correspond pas à un jour ouvrable bancaire dans le pays du débiteur, le débit par son établissement financier se fait le jour ouvrable bancaire suivant Définition du jour ouvrable postal Est réputé jour ouvrable postal chacun des jours de la semaine du lundi au vendredi. Les jours fériés généraux font exception. Dans le système de prélèvement SEPA, ce qu on appelle les jours TARGET, pendant lesquels le système TARGET 2 est en exploitation, sont déterminants au même titre que les jours ouvrables postaux. Les jours non TARGET sont le samedi et le dimanche ainsi que les jours fériés suivants: le jour de l An, le Vendredi Saint, le lundi de Pâques, le 1 er mai et les 25 et 26 décembre. Si la date d échéance fixée par le créancier ne correspond pas à un jour ouvrable postal ou à un jour TARGET, l ordre de prélèvement SEPA est exécuté le jour ouvrable postal ou le jour TARGET suivant. 1.6 Remise des données Dans le système de prélèvement SEPA, tous les ordres de prélèvement SEPA (pain.008) arrivant chez PostFinance sont validés en fonction du schéma XML suisse. En cas d erreur dans la validation du schéma, l ensemble du message est rejeté comme étant incorrect. L établissement financier du débiteur peut déclencher le rejet d un ordre de débit avant la compensation, pour des raisons techniques ou parce que d autres motifs l empêchent d accepter l ordre de débit. Actuellement, PostFinance avertit les créanciers des erreurs dans l ordre de prélèvement SEPA non pas au moyen d un message XML pain.002 mais au moyen d s cryptés, sans structure particulière. 1.7 Supports de données Les ordres de prélèvement SEPA peuvent être transmis par les canaux suivants: E-finance Transfert de fichiers pour les clients commerciaux - Raccordement direct au réseau (FDS = File Delivery Services) - Réseau de partenaires (FDS) - Serveur Telebanking (TBS) SWIFT/FileAct les erreurs dans l ordre de prélèvement SEPA sont indiquées au créancier dans un crypté. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

13 1.8 Test Le test sert de contrôle technique des ordres de prélèvement SEPA (pain.008). Tous les ordres de prélèvement SEPA (pain.008) qui arrivent peuvent être validés en fonction du schéma XML suisse. Il s agit uniquement de transmission d ordres n excédant pas 100 transactions. Si le créancier souhaite fournir des données pour le test, il doit prendre contact avec le service à la clientèle (tél ). Par ailleurs, il est possible de consulter la plate-forme centrale de validation de la place financière suisse sous htt ps://validation.iso-payments. ch. Elle est fondée sur les recommandations de l industrie financière suisse pour l échange de bases de données de clients et elle contrôle la conformité des communications générées avec les règles issues des Business Rules suisses et Implementation Guidelines. Elle sert aussi à promouvoir l utilisation de la norme ISO dans le trafic des paiements sur la place financière suisse. Il est indiqué de procéder à des tests sur la plate-forme de validation avant que des tests spécialisés soient réalisés avec PostFinance. Les tests effectués sur la plate-forme de validation ne remplacent pas les tests avec PostFinance. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

14 2. Description des prestations 2.1 Transmission de l ordre Numéro d identification du créancier (Creditor Identifier) Le créancier est identifié avec un numéro d identification (Creditor Identifier). Ce numéro doit être durable pour que le débiteur (debtor) et son établissement financier puissent avoir accès au créancier pour les remboursements et les réclamations, et pour que la validité du mandat de prélèvement présenté puisse être contrôlée. Avec l identification du mandat (mandate identification) fournie par le créancier et qui doit être communiquée dans le message XML pain.008 avec le numéro d identification (Creditor Identifier) de ce dernier et les ins tructions relatives au système, il est possible d identifier sans ambiguïté le mandat de prélèvement SEPA. Sur la base de ces éléments, le débiteur peut contrôler le mandat ou confier cette opération à son établissement financier. En Suisse, tout créancier se voit attribuer un numéro d identification sans ambiguïté (Creditor Identifier) d une longueur fixe de 18 caractères. PostFinance communique au créancier par écrit le Creditor Identifier qui lui est attribué. Le document Implementation Guidelines suisses explique la structure du numéro d identification du créancier (Creditor Identifier). Le même numéro d identification peut être utilisé pour les deux systèmes de prélèvement Compte de crédit Les ordres de prélèvement SEPA communiqués en euros sont portés au crédit du compte postal du créancier. PostFinance recommande l euro comme devise de compte, sinon les montants doivent être soumis à un calcul de change. Le paiement entrant doit être destiné au titulaire du compte de crédit. Un changement de compte de crédit n est envisageable qu à la condition de demander un nouveau numéro d identification du créancier. Une adaptation de ce type doit être signalée suffisamment tôt au gestionnaire clientèle de PostFinance. Toutes les contre-écritures (transactions R) sont portées au débit du compte de crédit. Le solde du compte doit être calculé de manière à ce que les éventuelles contre-écritures puissent être suffisamment couvertes Compte de débit Les prélèvements SEPA s effectuent en euros. Le compte à débiter doit donc être libellé en euros Structure du compte Etant donné la qualité élevée des données, la prestation de prélèvement SEPA est basée sur une identification de compte de type IBAN ou BIC. IBAN est l abréviation d International Bank Account Number, présentation internationale standard des numéros de compte. Pour les prélèvements SEPA sur des comptes postaux (compte de crédit et compte de débit), outre la structure IBAN, PostFinance accepte aussi une structure de compte postal. BIC est l abréviation de Bank Identifier Code, un code à 8 ou 11 chiffres, qui sert à identifier sans ambiguïté un établissement financier. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

15 Définition de la structure du compte postal 9 positions, numérique VVXXXXXXC VV = chiffres préliminaires XXXXXX = numéro d ordre; justifié à droite avec zéros à gauche C = chiffre de contrôle Annulation des ordres de prélèvement SEPA passés par erreur Conformément au chapitre 2.4, les ordres de prélèvement SEPA passés par erreur peuvent être annulés pendant un certain temps. Seuls des ordres entiers peuvent être annulés Identification de l ordre de prélèvement SEPA (niveau B) Au niveau B sont fournies les indications sur le créancier (numéro d identification du créancier, établissement financier et compte du créancier) ainsi que la date d échéance et le type de séquence. Tous les prélèvements (transactions de niveau C) affichant les mêmes indications dans ces cinq champs peuvent donc être regroupés sous la même Payment Information (niveau B). Dans le niveau A, tous les prélèvements doivent concerner soit le système de prélèvement SEPA de base, soit le système de prélèvement SEPA interentreprises. En cas de dépôts mixtes, toutes les transactions sont rejetées Limitation des fichiers livrés Prélèvement SEPA de base Il n existe aucune limitation du nombre de transactions dans un fichier. Cependant, il est recommandé de ne pas établir de fichier contenant plus de transactions (niveau C). Prélèvement SEPA interentreprises Seuls les fichiers contenant maximum transactions sont acceptés (ce qui correspond à environ 10 Mo). Les fichiers plus volumineux sont rejetés Payment Information Identification (Payment ID) Le Payment Information Identification est une référence générée par le créancier dans l ordre de prélèvement SEPA (pain.008). Cet ID est nécessaire pour le référencement de l ordre (niveau B) lors de la libération et de la mutation de l ordre de prélèvement SEPA. Attention: le Payment Information Identification ne doit contenir aucune ambiguïté et ne peut être utilisé plusieurs fois Reconstruction des données par le client Le client doit être en mesure de reconstituer une copie des données fournies à PostFinance, jusqu à ce qu il ait la certitude que les ordres ont pu être correctement lus et traités. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

16 2.2 Délais de dépôt pour les ordres de prélèvement SEPA PostFinance recommande de fournir et de libérer les données le plus tôt possible, afin qu il reste du temps pour traiter les erreurs signalées et que les transactions erronées puissent être de nouveau exécutées à la date d échéance souhaitée. Les dates de début pour le dépôt des ordres de prélèvement SEPA sont: Prélèvement SEPA de base Prélèvement SEPA interentreprises Pour tous les prélèvements: 1 an avant la date d échéance 14 jours avant la date d échéance Les dates de fin pour le dépôt des ordres de prélèvement SEPA et la libération sont: Pour les prélèvements ponctuels et les premiers prélèvements: Pour les prélèvements subséquents et les derniers prélèvements: Prélèvement SEPA de base 6 jours ouvrables postaux avant la date d échéance, 17h00 3 jours ouvrables postaux avant la date d échéance, 17h00 Prélèvement SEPA interentreprises 2 jours ouvrables postaux avant la date d échéance, 17h00 Vaut comme heure de dépôt le tampon horaire apposé une fois la libération effectuée. Pour les dépôts effectués hors délais (date d échéance impossible à respecter) dans le cadre du système de prélèvement SEPA de base, la date d échéance est repoussée au jour ouvrable postal ou au jour TARGET suivant à condition qu elle ne remonte pas à plus de 90 jours. Les ordres plus anciens sont annulés. Pour les dépôts effectués dans les 10 jours ouvrables suivant le délai dans le cadre du système de prélèvement SEPA interentreprises, la date d échéance est repoussée au jour ouvrable postal ou au jour TARGET suivant. Les dépôts effectués après ce délai sont annulés. Pour les ordres de débit déposés mais non libérés dans les délais, le règlement suivant est appliqué: Prélèvement SEPA de base La date d échéance est repoussée au jour ouvrable postal ou au jour TARGET suivant. Les ordres non libérés ou seulement partiellement libérés restent en suspens pendant 5 jours ouvrables postaux supplémentaires. Pendant ce laps de temps, l ordre peut encore être libéré. Dans le cas contraire, il est annulé. Prélèvement SEPA interentreprises L ordre est annulé. Les dépôts et les libérations par sont en principe possibles 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, sauf interruptions exceptionnelles du système ou travaux de maintenance (généralement le week-end). Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

17 2.3 Libération La libération des ordres de prélèvement SEPA (niveau B) se fait par l intermédiaire d s cryptés, que le créancier envoie à l adresse L crypté doit contenir les indications suivantes: Numéro d identification du créancier (Creditor ID) Date d échéance Payment Information Identification (Payment ID) Procédure (de base ou interentreprises) Modèle: visant la libération de l ordre L ordre de prélèvement SEPA suivant a été transmis à PostFinance et doit être libéré. Numéro d identification du créditeur: Date d échéance: Payment Information Identification (Payment ID): Procédure: Messages: 2.4 Retraits/mutation des ordres de prélèvement SEPA Si un ordre de prélèvement SEPA (niveau B) déposé doit être annulé avant son exécution ou si la date d échéance doit être modifiée (seulement dans le cadre d un prélèvement SEPA de base), l ordre d annulation ou de mutation doit être envoyé par écrit à PostFinance, Input Prestations électroniques. Les demandes transmises par téléphone ou par fax peuvent aussi être acceptées si un accord a été passé dans ce sens. Les indications suivantes doivent être fournies par le créancier: Numéro d identification du créancier (Creditor ID) Date d échéance Payment Information Identification (Payment ID) Système (prélèvement SEPA de base ou interentreprises) Délais de dépôt pour les retraits: Pour les prélèvements ponctuels et les premiers prélèvements: Pour les prélèvements subséquents et les derniers prélèvements: Prélèvement SEPA de base 6 jours ouvrables postaux avant la date d échéance, 17h00 3 jours ouvrables postaux avant la date d échéance, 17h00 Prélèvement SEPA interentreprises 2 jours ouvrables postaux avant la date d échéance, 17h00 Délais de dépôt pour les mutations: Pour les prélèvements ponctuels et les premiers prélèvements: Pour les prélèvements subséquents et les derniers prélèvements: Prélèvement SEPA de base 6 jours ouvrables postaux avant la date d échéance, 17h00 3 jours ouvrables postaux avant la date d échéance, 17h00 Prélèvement SEPA interentreprises La date d échéance ne peut être modifiée. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

18 2.5 Exécution de l ordre Crédit En règle générale, le montant total de toutes les transactions acceptées comme étant plausibles d un ordre de prélèvement SEPA est crédité au créancier à la date d échéance Contre-écritures Contre-écritures dans le système de prélèvement SEPA de base Le créancier accepte sans réserve que les montants déjà crédités soient débités de nouveau de son compte de crédit à la date de valeur. Le solde du compte doit être calculé de manière à ce que les éventuelles contre-écritures puissent être suffisamment couvertes Contre-écritures dans le système de prélèvement SEPA interentreprises En cas de prélèvement autorisé, le débiteur ne dispose d aucun droit de réinscription au crédit Contestation Contestation dans le système de prélèvement SEPA de base Dans le système de prélèvement SEPA de base, un droit de contestation est accordé au débiteur. Le débiteur dispose d un droit de contestation pendant 8 semaines (56 jours civils) après le débit, sans avoir à se justifier. Pour les débits non autorisés pour cause de mandat de prélèvement SEPA non disponible ou non valide, le débiteur dispose d un droit de contestation pendant 13 mois après le débit, qu il doit faire valoir immédiatement après avoir pris connaissance de l ordre de débit Contestation dans le système de prélèvement SEPA interentreprises Dans le système de prélèvement SEPA interentreprises, aucun droit de contestation n est accordé au débiteur. En cas de débits non autorisés pour cause de mandat de prélèvement SEPA non disponible ou non valide, le débiteur dispose d un droit de contestation pendant 13 mois après le débit, qu il doit faire valoir immédiatement après avoir pris connaissance de l ordre de débit Extrait de compte Les crédits et les débits liés à l ordre de prélèvement SEPA sont indiqués au créancier sur ses extraits de compte. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

19 2.6 Mutations Les mutations doivent être communiquées au service à la clientèle (tél ) 3 jours ouvrables postaux avant leur entrée en vigueur. Par écrit Changement de support de données (attention: un changement de support sur FDS dure 2 à 4 semaines) Modification de l accord concernant les retraits et mutations Modifications des autorisations de libération Modifications des adresses Par téléphone Modifications d adresse 2.7 Recherches Le créditeur adresse sa demande de recherche écrite à: PostFinance SA Recherches Service national Engehaldenstrasse Berne Les indications suivantes doivent être fournies: Numéro d identification du créditeur (Creditor ID) Date d échéance Payment Information Identification (Payment ID) Type de séquence Système (prélèvement SEPA de base ou interentreprises) 2.8 Tarifs du prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit) Recherches Les recherches sont payantes si PostFinance n est pas responsable de la raison de la recherche: CHF 15. par ¼ d heure. 2.9 Annulation de la prestation de prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit) Le créancier peut suspendre sa participation à la prestation de prélève - ment SEPA (SEPA Direct Debit), par écrit ou par téléphone. PostFinance a le droit de résilier sans préavis la relation contractuelle si le créancier fait un usage abusif de la prestation de prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit). Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27

20 Annexe 1 Pour permettre un déroulement correct de la prestation, il importe que le bénéficiaire du paiement applique les conditions générales entrant en ligne de compte. Si le débiteur est une personne physique, il y a toujours lieu d appliquer les directives de l annexe 1. Si le débiteur est un client commercial, les deux annexes peuvent être applicables; la convention avec le débiteur est alors déterminante. Conditions générales régissant les prélèvements de base traités selon le système de prélèvement SEPA de base Les désignations de personnes se rapportent aussi bien aux hommes qu aux femmes ainsi qu à des groupes de personnes. Les présentes conditions règlent les relations commerciales entre le client et PostFinance SA dans le cadre du système de prélèvement SEPA de base. Elles sont considérées comme ayant été acceptées dès la signature du formulaire «Inscription/modification du prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit)». Le système de prélèvement SEPA de base (SEPA Core Direct Debit) au sein de l espace Single Euro Payments Area (ci-après «système de prélèvement SEPA de base») permet au créancier (ci-après «client») de recouvrer ses créances financières auprès des débiteurs nationaux et étrangers (ci-après «débiteurs») en passant, via La Poste Suisse SA (PostFinance SA), par une autorisation de prélèvement et de débit du débiteur («mandat de prélèvement SEPA») auprès de l établissement financier du débiteur. 1. Champ d application a. Les présentes conditions s appliquent exclusivement aux prélèvements en euros, passant par le système de prélèvement SEPA de base (ci-après «prélèvements»). Le compte du client sur lequel les prélèvements sont crédités ne doit toutefois pas nécessairement être libellé en euros. b. Ces conditions s appliquent aussi bien aux prélèvements ponctuels qu aux prélèvements répétitifs. Lors d un prélèvement ponctuel, le mandat de prélèvement SEPA s applique exclusivement à ce prélèvement. Les prélèvements répétitifs sont exécutés régulièrement sur la base du même mandat de prélèvement SEPA, par le même créancier. c. Les rapports de droit issus des prélèvements, donc des mandats de prélèvement SEPA entre le client et ses débiteurs (par exemple contrat de vente, contrat d assurance, bail) ne sont pas des éléments constitutifs de ces conditions. Le client doit faire valoir directement auprès du débiteur toutes les prétentions résultant d un rapport de droit basé sur un ordre de débit. 2. Conditions d exécution d un prélèvement par PostFinance SA a. Délais à respecter Le client doit informer le débiteur d un futur débit, en indiquant le montant et la date d échéance, au plus tard 14 jours civils avant la date d échéance. Le client peut convenir d un autre délai de préavis avec le débiteur. PostFinance SA informe le client, dans les formes appropriées, sur les délais de dépôt (temps cut-off) des prélèvements SEPA, ainsi que sur les délais à respecter impérativement par le client vis-à-vis de PostFinance SA. Le client note qu en cas de prélèvements répétitifs, quand il y a changement de compte du débiteur pour une autre banque, il convient de respecter, pour le prélèvement qui suit cette modification, tous les délais applicables lors du premier prélèvement. b. Données à utiliser Le client est tenu d utiliser pour chaque prélèvement le numéro d identification de créancier mis à sa disposition par PostFinance SA. Pour tout prélèvement, le client doit communiquer à PostFinance SA les données exigées par cette dernière pour le prélèvement conformément au manuel Prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit). Pour le dernier prélèvement, le client doit communiquer en plus de ces données le code de fin fourni. 3. Rejet d un prélèvement par PostFinance SA a. PostFinance SA retourne au client les ordres de prélèvements erronés ou incomplets. 4. Rejet/retour de prélèvements par l établissement financier du débiteur Dans les cas ci-dessous notamment, les prélèvements peuvent être rejetés ou retournés par l établissement financier du débiteur: pour des raisons techniques (par exemple IBAN erroné, procédure de prélèvement SEPA erronée) à la suite d événements exceptionnels et imprévisibles en vertu de dispositions du droit suisse ou étranger l emportant sur ces conditions lorsqu un prélèvement ne peut pas être passé sur le compte du débiteur (par exemple un compte n existant plus; si le compte désigné n admet pas de prélèvement; si la couverture est manquante ou insuffisante) lorsqu il y a un double prélèvement 5. Retour de prélèvements suite à la contestation / demande de réinscription au crédit du débiteur a. Un débiteur peut demander la réinscription au crédit (= contester le débit) d un prélèvement dans les 8 semaines (56 jours calendaires) après la date de débit (date de valeur). Si le débiteur fait valoir le fait qu il n existe aucun mandat de prélèvement SEPA valide pour un prélèvement (prélèvement sans autorisation), il peut déposer une demande de réinscription au crédit pendant 13 mois après le débit (date de valeur). Si le client rejette cette demande, il est tenu de remettre à PostFinance SA (à l attention de l établissement financier du débiteur), dans les 7 jours ouvrables postaux suivant l annonce de la demande, une copie du mandat de prélèvement SEPA. b. II est libre de transmettre à PostFinance SA d autres documents à partir desquels l autorisation a été établie, à l attention de la banque du débiteur. c. De plus, il revient au client de s expliquer directement avec le débiteur en cas de litiges sur des prélèvements. 6. Nouveau débit / nouveau prélèvement en cas de traitement retour Tout virement retour est enregistré au même montant en euros que celui du prélèvement. Un ordre de débit faisant l objet d un retour est débité sur le compte du client. Le solde du compte doit être calculé de manière à ce que les éventuelles contre-écritures puissent être suffisamment couvertes. Manuel Prélèvement SEPA Version novembre /27