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1 i Mémo SEPA

2 i Comprendre Bon à savoir S y préparer Lexique

3 QUELQUES NOTIONS Le 1er février 2014, la norme SEPA devient obligatoire pour l'ensemble des virements et prélèvements en euros à l'intérieur de l'espace SEPA COMPRENDRE Objectifs du projet SEPA : Harmoniser les instruments de paiements dans la zone SEPA Renforcer l efficacité des paiements et faciliter les échanges transfrontaliers Permettre aux acteurs de la zone SEPA d effectuer des paiements scripturaux à l intérieur de la zone SEPA aussi facilement que dans leur propre pays La zone SEPA Elle se constitue des 27 pays de l Union Européenne + l Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Suisse + la Principauté de Monaco.

4 QUELQUES NOTIONS Ceci implique donc des formats européens unifiés : COMPRENDRE Le virement SEPA, SEPA Credit Transfer (SCT ) Le prélèvement SEPA, SEPA Direct Debit (SDD ) Et donc, de nombreux changements Car si le virement SEPA s apparente au virement national, le prélèvement SEPA possède quant à lui de nombreuses caractéristiques propres et doit être considéré comme un nouvel instrument de paiement.

5 LE PRÉLÈVEMENT SEPA UN NOUVEL OUTIL DE PAIEMENT Ayant ses propres caractéristiques : COMPRENDRE Accessibilité dans l ensemble de l Espace SEPA Implique une nouvelle identification du créancier (numéro ICS) et celle du débiteur (IBAN et BIC ) Nécessite un mandat de prélèvement SEPA Nécessite une référence pour chaque Mandat (RUM) Le mandat pourra être général pour des opérations «récurrentes» ou unitaire pour des opérations «ponctuelles» Le débiteur doit donner à son créancier une autorisation appelée «mandat». Ce mandat est conservé par le créancier. Le créancier ne peut initier de paiement que s il dispose d une autorisation du débiteur. Source : Comité national SEPA

6 LE PRÉLÈVEMENT SEPA UN NOUVEL OUTIL DE PAIEMENT.Répondant à de nouvelles règles COMPRENDRE De nouveaux délais pour les échanges entre les banques De nouvelles règles pour les rejets et incidents de paiement (R- Transaction) De nouvelles obligations de notification De nouvelles informations dans les ordres de prélèvements SEPA Comme pour le prélèvement national, informez préalablement vos clients débiteurs avant d émettre un prélèvement SEPA. Cette information doit se faire au moins 14 jours calendaires avant la date d échéance du premier prélèvement SEPA. Cette notification devra au minimum contenir la date d échéance du prélèvement, son montant, votre ICS et la RUM que vous aurez attribuée au mandat Source : Comité national SEPA

7 QUI EST CONCERNÉ? Surtout les entreprises qui perçoivent des revenus récurrents : COMPRENDRE De très gros opérateurs (Energie, Téléphonie, Presse ) concentrent en France une partie importante des flux de prélèvements Des opérateurs de toute tailles : Cantines, Ecoles, Associations, Syndics de copropriété, Experts-Comptables, Etc

8 ACTIVITÉS LES PLUS IMPACTÉES PAR LE PRÉLÈVEMENT SEPA COMPRENDRE COMPTABILITÉ TRÉSORERIE SYSTÈMES D INFORMATION FISCALITÉ CONTENTIEUX COMMERCIALE & MARKETING

9 LA GESTION DES MANDATS SEPA La responsabilité juridique liée à la possession et la conservation du mandat incombe désormais au cabinet. Il devient donc désormais seul responsable de la gestion complète de son cycle de vie : signature, stockage, annulation, charge de la preuve BON À SAVOIR Nouveaux clients débiteurs : il est nécessaire de leur faire signer un mandat de prélèvement SEPA Dans le cadre de mandats existants : il n est pas nécessaire de refaire signer les mandats existants, mais vous avez l obligation d informer vos clients débiteurs de votre migration SEPA au plus tôt. Attention : les mandats actuels ne sont valables QUE pour les prélèvements en SDD CORE «Cette information peut se faire sous la forme d une communication spécifique à la migration ou sur le support utilisé pour la notification préalable du premier prélèvement SEPA.» Source : Comité national SEPA LA FAÇON LA PLUS NATURELLE SERA DE L INDIQUER SUR LA FACTURE

10 LE MANDAT SEPA Libre sur la forme. et normé sur le fond : Si le créancier peut le présenter à sa convenance, le mandat SEPA doit notamment impérativement contenir : BON À SAVOIR «Mandat de Prélèvement SEPA» en guise de titre La RUM Le numéro ICS Les coordonnées du créancier Les coordonnées bancaires du débiteur (IBAN + BIC) Le type de paiement La signature du débiteur La date et le lieu de la signature du mandat Attention «Un mandat pour lequel aucun ordre de prélèvement SEPA n a été présenté pendant une période de 36 mois (à compter de la date d échéance du dernier prélèvement SEPA, même si celui-ci a été refusé, rejeté, retourné ou remboursé par la banque du débiteur) devient caduc et ne doit donc plus être utilisé» Source : Comité national SEPA

11 L ORDRE DE PRÉLÈVEMENT SEPA INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES OBLIGATOIRES BON À SAVOIR La RUM (référence unique de mandat) Le numéro ICS, Le type de paiement : ponctuel ou récurrent La séquence de présentation de l'opération Le libellé de l'opération Mention "OOFF" (pour "one-off") pour une opération isolée, Mention "FRST" (pour "first") pour une première opération d'une série, Mention "RCUR" (pour "recurrent") pour les opérations consécutives à une première opération, Mention "FNAL" (pour "final") pour la dernière opération d'une série. Source : Comité national SEPA

12 BON À SAVOIR SEPA TYPOLOGIES DE PRÉLÈVEMENTS & CARACTÉRISTIQUES Le prélèvement SEPA classique qui va remplacer les prélèvements nationaux est dit «SDD CORE». Il existe cependant une variante : le prélèvement SEPA interentreprises ou «SDD B2B» Uniquement pour les entreprises Délais raccourcis de notification du prélèvement et de retour de la banque Contestation quasi impossible si acceptation Contrôles renforcés par la banque du débiteur Nécessité de faire signer un mandat spécifique «SDD B2B» Ce type de prélèvement est optionnel, et toutes les banques ne le gèrent pas pour le moment

13 LES AVANTAGES DU SEPA REVOIR SES PROCESS DE PAIEMENT BON À SAVOIR RÉDUIRE SES DÉLAIS D ENCAISSEMENTS FACILITER LES ÉCHANGES TRANSFRONTALIERS (EA) STANDARDISER ET HARMONISER LES MOYENS DE PAIEMENTS AU SEIN D UN GROUPE PRÉSENT (EA) DIMINUER DES COÛTS D ENCAISSEMENT RENFORCER LES CONTRÔLES ET BÉNÉFICIER D UNE TRAÇABILITÉ DES ECHANGES

14 IBANISER LES COORDONNÉES BANCAIRES S Y PRÉPARER L IBAN : (International Bank Account Number) est l identifiant international du compte bancaire. Le BIC : (Business Identifier Code) est l identifiant international de l établissement bancaire, constitué de 8 ou 11 caractères Attention : ils doivent être renseignés pour TOUS les dossiers Notre Préconisation Profitez des outils de conversion automatique proposés par votre éditeur et gagnez du temps!

15 L ICS ICS : Identifiant de Créancier SEPA S Y PRÉPARER L ICS est unique pour chaque entité juridique. Il est obligatoire et DOIT être demandé auprès de l établissement bancaire La demande d attribution d un ICS en France est effectuée auprès de la Banque de France par la banque du créancier Notre Préconisation Anticiper : un délai de 3 semaines est actuellement observé pour sa délivrance!

16 LA GESTION DE LA RUM RUM : La Référence Unique de Mandat est donnée pour chaque trio créancier / IBAN/ ICS. Le cabinet doit avoir autant de RUM que de mandats de prélèvement. S Y PRÉPARER Une RUM est unique. A défaut, il y a un risque de rejet du mandat. La RUM peut être amenée à changer : le créancier ou le débiteur déménage et change de SIRET, le créancier ou le débiteur fusionne, TUP avec une autre entité juridique Notre Préconisation Limitez les risques de rejets grâce à un outil d incrémentation automatique permettant de garantir l unicité de la RUM!

17 S Y PRÉPARER SEPA Approche collaborative en interne EN SYNTHÈSE LA TO DO CUSTOMER CENTRIC (POUR LES USAGES) RECOMMANDATIONS Relations partenaires bancaires Mises à jour applicatives

18 EN SYNTHÈSE LA TO DO S Y PRÉPARER APPROCHE COLLABORATIVE EN INTERNE Etablir un plan de migration avec tous les acteurs Identifier l ensemble des applicatifs utilisés qui génèrent des fichiers virements et/ou prélèvements Evaluer le volume d Autorisations de Prélèvement répertoriées et archivées afin de prévenir les clients du passage à Sepa Faire un audit des processus de vente et d encaissement Réfléchir à une codification «intelligente» des RUM Ne pas oublier l aspect juridique (revoir les CGV, ) MISES À JOUR APPLICATIVES Faire un point sur les mises à jour nécessaires qui permettront de : Mettre à jour les coordonnées bancaires des tiers (IBAN/BIC) Gérer les virements Sepa Gérer les prélèvements Sepa Echanger avec sa banque (communication bancaire) RELATIONS PARTENAIRES BANCAIRES Contacter ses partenaires bancaires pour connaître les démarches propres à chaque établissement Récupérer son ICS auprès de sa banque Contacter les banques pour l envoi des conventions SDD et avenants télématiques

19 LA TO DO DANS QUEL ORDRE S Y PRÉPARER 5 4 Migrer tous les prélèvements au format SEPA Notification des clients Tests avec banque Mise à niveau info 3 Signature mandats nouveaux clients Information clients prélevés 2 1 RUM Conversion des RIB en IBAN-BIC Signer un contrat SDD avec chaque banque Diagnostic services bancaires Diagnostic informatique et interne Se former L ICS

20 EN BREF SEPA Avant CE QUI CHANGE AVEC LE PRÉLÈVEMENT SEPA Autorisation de prélèvement -> banque responsable Motif d opération : 31 caractères Fichier de prélèvement «allégé» Après Mandat de prélèvement -> créancier responsable Motif d opération : 140 caractères Identifiant Créancier SEPA (ICS) Référence Unique de Mandat (RUM) Notification au moins 14 jours avant pour le 1 er prélèvement SEPA Obligation de séquencement des prélèvements Gestion des incidents de paiement (R-transactions) Et n oubliez pas : les éléments présents dans ce mémo sont donnés à titre d'information. Ils ne sont pas forcément exhaustifs et ne sauraient se substituer à la réglementation applicable.

21 LEXIQUE EN BREF BIC : Business Identifier Code IBAN : International Bank Account Number ICS : Identifiant de Créancier SEPA RUM : Référence Unique de Mandat SCT : SEPA Credit Transfer SDD : SEPA Direct Debit SEPA : Single Euro Payments Area

22 VOUS ÊTES CLIENT CEGID? PROFITEZ D UN ACCOMPAGNEMENT SEPA COMPLET! UN SERVICE DE CONVERSION DES RIB EN LIGNE UNE FORMATION MÉTIER + PRODUIT UNE GESTION DES VIREMENTS SEPA INTÉGRÉE UN MODULE DÉDIÉ DE GESTION DES PRÉLÈVEMENTS CONTACT :

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