«SEPA : 1 ER FÉVRIER 2014, ENSEMBLE, ON Y SERA!» Virements et Prélèvements SEPA - Guide de migration

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2 Introduction L échéance du 1 er Février 2014, date limite pour basculer vos virements et prélèvements à SEPA, se rapproche. Après cette date, nous ne serons plus en mesure de traiter vos opérations au format national, dit CFONB, avec les mêmes garanties d exécution. Ce document a pour objectif de vous aider à identifier les impacts de SEPA sur la gestion de vos flux, ainsi que les différentes étapes d une migration efficace. 2

3 Caractéristiques du virement SEPA (ou SCT - Sepa Credit Transfer) par rapport au virement domestique LevirementSEPAestunmoyendepaiementeneurotoutcommelevirementdomestique; Il est exécuté entre deux comptes de la zone SEPA, dans les mêmes conditions de coût et de délai qu un virement domestique; Les coordonnées bancaires utilisées sont l IBAN et le BIC pour un virement SEPA. Pour le virement domestique, les coordonnées bancaires sont au format RIB; Lemode de fraisappliqué doit êtrelemodeshare.lesmodesde fraisbenetourcorrespondent à un virement international; LemotifdepaiementpourlevirementSEPAestd unetaillemaximalede140caractèresalorsquece libellé n'est que de 31 caractères pour les virements domestiques au format CFONB; Pour un virement SEPA, la date inscrite dans la remise est la date d exécution par la banque alors que,pouruneremisecfonb,ils agitdeladatederèglementinterbancaire.cetimpactestà prendre en compte avec votre partenaire bancaire lors de votre passage à SEPA. 3

4 Caractéristiques du prélèvement SEPA (ou SDD - Sepa Direct Debit) par rapport au prélèvement domestique Dans le prélèvement SEPA, le consentement du débiteur est formalisé par un mandat unique, remis à son créancier. Ce mandat remplace les anciennes autorisations et demandes de prélèvements domestiques; Le créancier est identifié par un ICS, Identifiant Créancier SEPA, qui remplace le NNE, Numéro National Emetteur; Les coordonnées bancaires utilisées sont l IBAN et le BIC pour un prélèvement SEPA. Pour le prélèvement domestique, les coordonnées bancaires sont au format RIB; Le mandat SEPA est identifié par une RUM (Référence Unique de Mandat). Il correspond à une opération ponctuelle ou récurrente; Un prélèvement ponctuel et le premier d une série sont présentés en interbancaire au plus tard à J-5 et les suivants au plus tard à J-2, contre J-4 pour le prélèvement domestique ordinaire et J-2 pour l accéléré(avec J: jour de l'échéance); Les délais de contestation restent inchangés: 8 semaines pour tout motif sans justification et 13 mois pour une opération non autorisée. Contester un prélèvement n annule pas la dette. 4

5 Planification, préparation et migration à SEPA Cadrage du projet 2 ème Phase 1 ère Phase - Désignation d un chef de projet SEPA - Etude de l existant et des impacts - Définition d'un plan d action - Planification du projet Mise en œuvre Virements Prélèvements - Conversion des RIB en IBAN-BIC X X - Adaptation des outils à la gestion des IBAN-BIC X X - Mise à jour de vos contrats bancaires X X - Adaptation des fichiers au format SEPA (Emission Réception) X X - Demande d un ICS X - Gestion des mandats X Information des débiteurs du passage à SEPA Mise en route Tests techniques Emission des premiers virements et prélèvements SEPA 5

6 1ère Phase cadrage du projet «Migration SEPA» La migration à SEPA est obligatoire pour tout émetteur de virement et de prélèvement et demande un travail d étude à anticiper afin d évaluer les impacts, le coût, les risques, les délais, mais aussi les opportunités, associés à cette migration. Pour que votre étude soit la plus complète et la plus fiable possible, nous vous conseillons de: Désigner un chef deprojet SEPA : Il ou elle sera en charge de superviser le projet et de veiller à sonbon déroulement. Analyser l existant et identifier les impacts : Cette étape vise à lister et décrire l ensemble des services, logiciels, documents et procédures relatifs: Au recueil et à l enregistrement des coordonnées bancaires; Au recueil et à l archivage du consentement pour les prélèvements; A la constitution et l émission de virements et prélèvements; Au nombre de NNE actuellement utilisés; Au recensement de vos contrats bancaires; A l intégration et l utilisation des informations retours. Cet état des lieux est l occasion d optimiser vos bases et vos process. A titre d exemple, sont notamment concernés le règlement des fournisseurs, le paiement des salaires, vos encaissements par virement(pensez à communiquer vos IBAN BIC) 6

7 1ère Phase cadrage du projet «Migration SEPA» Définition du plan d action Cette étape permet d identifier précisément les actions à entreprendre pour la migration vers SEPA et de nommer les acteurs concernant: La modification des coordonnées bancaires; l'évolution des formats de fichiers; lademanded ICS; l adaptation des contrats bancaires; l actualisation des documents; la gestion des mandats. Planification du projet Cette étape positionne dans le temps chacune des actions en prenant en compte les interdépendances et les délais incompressibles de chacun des acteurs(éditeurs, banques, SSII ). La End Date est la même pour tous : attention au goulet d étranglement! 7

8 2ème Phase Mise en œuvre Conversion de votre stock de RIB en IBAN-BIC Plusieurs façons de convertir vos RIB s offrent à vous: Par votre service informatique Par votre éditeur Par votre banque Manuellement, en contactant vos bénéficiaires et/ou débiteurs Enregistrement des IBAN-BIC Convertir vos RIB n est pas suffisant, veillez à adapter vos logiciels et vos documents à l utilisation des IBAN-BIC. Contrats bancaires Contactez votre conseiller afin d'actualiser vos contrats bancaires de télétransmission pour y ajouter les services SEPA(remises et relevés associés). 8

9 2ème Phase Mise en œuvre Adaptation au format SEPA- Aller Utilisation de nouveaux formats La migration à SEPA exige une adaptation de vos logiciels à la norme ISO et la production de fichiers au format XML, à la fois pour le prélèvement et pour le virement. Afin de migrer vos outils à SEPA, contactez votre éditeur de logiciel. Séquences et présentations du prélèvement SEPA(SDD) Désormais vos fichiers de prélèvements sont à constituer en fonction du type de mandat et du séquencement des opérations. Nature du prélèvement Séquence Délai de présentation interbancaire FIRST: Premier prélèvement d une série récurrente FRST 5 jours ouvrés bancaires avant sa date d échéance Prélèvements SEPA récurrents RECURRENT: prélèvementssuivants dans la même série RCUR 2 jours ouvrés bancaires avant sa date d échéance FINAL: Dernier prélèvement de la série FNAL 2 jours ouvrés bancaires avant sa date d échéance Prélèvement SEPA ponctuel ONE-OFF : prélèvement ponctuel, mandat non utilisable pour un second prélèvement OOFF 5 jours ouvrés bancaires avant sa date d échéance 9

10 2ème Phase Mise en œuvre Adaptation au format SEPA- Retour Si vous êtes utilisateur des relevés d opérations au format fixe CFONB, vous devez prévoir l évolution de vos outils pour recevoir les formats adaptés aux opérations SEPA. Type de service CFONB CAMT Commentaire Relevé de comptes CFONB 120 camt.053 en cours Relevé de virements reçus CFONB 240 enrichi* camt.054 Le format camt53 est en cours de normalisation au CFONB et sera ensuite ajouté à l offre Arkéa. Les opérations SEPA sont présentes sur les relevés de comptes CFONB120 *Le format CFONB a été adapté de manière à pouvoir rendre compte également des opérations SEPA. Relevé de virements rejetés CFONB 240 enrichi* camt.054 *Le format CFONB a été adapté de manière à pouvoir rendre compte également des opérations SEPA Relevé de prélèvements rejetés 2 relevés distincts : CFONB 240 Domestique CFONB 240 SEPA * camt.054 pour les rejets de SDD uniquement *Un relevé spécifique aux rejets de prélèvements SEPA sera proposé prochainement au format CFONB 240.Il ne pourra pas rendre compte de l intégralité des informations liées à l opération. Les rejets de prélèvements SEPA et domestiquesfont l objet de relevés distincts. 10

11 2ème Phase Mise en œuvre Demande de l Identifiant Créancier SEPA(ICS) Le Numéro National Emetteur (NNE) identifie les créanciers français. Il est remplacé pour le prélèvement SEPA(SDD) par l Identifiant Créancier SEPA(ICS). Cet ICS est unique dans l espace SEPA. Si vous ne disposez pas encore d ICS et si vous n avez reçu aucun courrier à ce sujet, contactez votre conseiller pour lancer la procédure auprès de la Banque de France. Cas d utilisation multiple de NNE Un ICS doit correspondre à un et un seul SIRET et réciproquement. Si vous utilisez actuellement plusieurs NNE, vous devez les fusionner, préalablement à la demande d ICS. Dans le cadre d une fusion, lesdélaisdetraitementsontde4moisenviron. Constitution du dossier Envoi lettre d info aux débiteurs Délai de réponse des débiteurs Intégration des données dans le système bancaire 11

12 2ème Phase Mise en œuvre Adopter le mandat SEPA Le mandat SEPA est l accord que donne le débiteur au créancier de débiter son compte. Le principe de continuité des autorisations et des oppositions de prélèvement est appliqué dans le cadre du SEPA, il n est donc pas nécessaire de faire signer un mandat pour les débiteurs existants. Néanmoins, pour tout nouveau débiteur, un nouveau document est requis : le mandat SEPA. Si vous souhaitez un exemple de mandat vierge, vous pouvez contacter votre conseiller. La gestion, le stockage et la vérification des mandats reviennent aux créanciers. Pour vous aider danscesmissions,lecréditmutuelarkéavousproposeunesolution«gestiondemandat». Attribuer une Référence Unique de Mandat(RUM) Cette RUM permet d identifier sans ambiguïté le prélèvement présenté par le créancier. Le CFONB recommandedepréfixerlesrumdeclientsmigrésavec«++».cetusageapourbutdesimplifier la gestion du suivi des prélèvements et des éventuels litiges associés. 12

13 2ème Phase Mise en œuvre Données du mandat SEPA Le mandat SEPA doit comporter un certain nombre de données obligatoires ou recommandées. Contactez votre conseiller pour qu'il vous communique un exemple de mandat SEPA. Données concernant le débiteur Données concernant le créancier Nature du prélèvement Référence unique de mandat Nom et Adresse Identifiant créancier SEPA Nom du Client Direct (si différent du Débiteur) (ICS) Ponctuel Recommandation CFONB : préfixer les RUM de prélèvements migrés par «++» IBAN du compte à débiter Nom et Adresse et BIC de la banque Signature(s) du/des Débiteur(s) Date de la signature Récurrent Donnée conseillée : Identifiant du contrat sous-jacent Information des débiteurs Le créancier doit avertir ses débiteurs du passage au prélèvement SEPA et lui communiquer la RUM correspondant à son mandat migré au minimum 14 jours avant l échéance de la première opération SEPA émise. Cette information doit également comprendre certaines données : le nom, l ICS du créancier, les adresses pour les réclamations, révocations ou modifications des mandats. Nous pouvons vous proposer un modèle pour cette information. 13

14 Mise en route Validation technique des fichiers En plus des tests réalisés en interne dans votre entreprise suite aux modifications apportées à vos outils, nous recommandons de prévoir également des tests avec vos partenaires bancaires avant d'émettre de manière opérationnelle vos fichiers d ordres. Les tests à effectuer avec vos partenaires bancaires portent sur les canaux d'émission/réception, et sur les formats de fichiers. Lors de cette phase de test, nous vous informerons des incidents recensés sur vos fichiers de manière détaillée. Cette phase vous permettra également de valider l'intégration des fichiers retour(compte-rendu d'opérations) dans vos outils. Emission des premiers fichiers d'opérations Une fois la validation technique des formats de fichiers et des canaux effectuée, nous conseillons l'émission de fichiers de production avec quelques opérations, avant la migration massive vers SEPA. En cas d'émission de volumes importants d'opérations, une migration par phase peut être à envisager. Migration vers le prélèvement SEPA: point d'attention Une fois la première opération de prélèvement SEPA émise suite à la migration d'un prélèvement domestique préexistant, il n'est plus autorisé d'émettre à nouveau des prélèvements domestiques pour ce contrat. 14

15 Chronologie d'un prélèvement SEPA (SDD) J-14 Pré-notification du créancier au débiteur 14 jours avant chaque prélèvement (Vous êtes libres dans le choix du moyen de pré-notification) J-5 Présentation du premier prélèvement ou prélèvement ponctuel (séquence First ou One-Off) J-2 Présentation des prélèvements suivants (si récurrents) J Echéance S+8 Contestation du prélèvement pour tout motif M+13 Contestation du prélèvement pour motif «absence du mandat» 15

16 En synthèse passer au virement SEPA Convertir les RIB enregistrés en IBAN-BIC et utiliser des coordonnées bancaires IBAN BIC pour les nouveaux bénéficiaires Contacter l éditeur de logiciel ou le système informatique pour générer des fichiers de virements au format SEPA (XML ISO20022) et récupérer les relevés associés au format XML, ce qui peut nécessiter un changement de version de logiciel. Actualiser votre contrat bancaire de télétransmission pour y ajouter les services SEPA (remises et relevés associés). Fairedestestsavecchaquebanque Emettre les premiers virements SEPA et arrêter l émission de virements domestiques 16

17 En synthèse passer au prélèvement SEPA Convertir les RIB enregistrés en IBAN-BIC et utiliser des coordonnées bancaires IBAN BIC pour les nouveaux débiteurs Contacter l éditeur de logiciel ou le système informatique pour générer des fichiers de prélèvements au format SEPA (XML ISO20022) et récupérer les relevés associés au format XML, ce qui peut nécessiter un changement de version de logiciel. Actualiser votre contrat bancaire de télétransmission pour y ajouter les services SEPA (remises et relevés associés) Dans le cas de plusieurs NNE ou SIRET, vérifier que chaque NNE correspond à un numéro SIREN différent (éventuellement fusion) Demander un ICS(Identifiant Créancier SEPA) à la Banque de France via votre banque Rechercherunesolutiondegestiondesmandatsetymigrer Attribuer une RUM(Référence Unique de Mandat) à vos autorisations de prélèvements(nationales et SEPA) Informer vos débiteurs de la migration au prélèvement SEPA 14 jours avant la date du premier prélèvement (puis les informer 14 jours avant chaque prélèvement). Fairedestestsavecchaquebanque Emettre les premiers prélèvements et arrêter les prélèvements domestiques 17

18 Migration vers SEPA - Vos contacts au Crédit Mutuel Arkéa Votre conseiller bancaire habituel Gestion technique des échanges Offre Flux 18

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