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2 Objectif Ce document a pour but de vous présenter les impacts du SEPA sur vos activités et de décrire une démarche afin de vous guider dans la mise en œuvre de ces nouveaux instruments de paiement SEPA à partir du 28 janvier 2008 pour le virement européen SEPA et de fin 2009 pour le prélèvement européen SEPA. Vous disposerez d une période transitoire de 2 à 3 ans (1) durant laquelle les formats nationaux et internationaux actuels pourront coexister avec le format SEPA, délai qui vous permet de vous adapter à ces changements. A l aide de ce mémento établi sur le périmètre du virement SEPA et en collaboration avec votre Chargé d Affaires, vous pouvez établir votre plan de migration à terminer avant la fin de la période transitoire. La démarche proposée n est pas exhaustive et est à adapter en fonction de vos besoins et de votre structure. Elle peut cependant être utilisée comme base de travail à toute migration vers les moyens de paiement SEPA. Plusieurs étapes sont suggérées pour réussir ce qui peut devenir, selon le poids des impacts mesurés préalablement, un véritable projet d entreprise pluri-annuel Analyser préalablement des impacts globaux par activité Etablir la situation actuelle des volumes de virements concernés par SEPA Cartographier les processus concernés Organiser les principales actions d évolution des processus en chantiers cohérents Mettre en œuvre les changements 1 La durée de la période transitoire sera confirmée ultérieurement. 2

3 Impacts identifiés sur les activités de votre entreprise Activités Juridique Impacts Remplacement RIB->BIC/IBAN Nouveau format SEPA Evolutions réglementaires SEPA Convention de compte et/ou annexes Contrat avec les clients et fournisseurs Cycle achats/fournisseurs Référentiel des fournisseurs ++ Règlement de la facture fournisseur ++ + Cycle Ressources Humaines/Paie Référentiel des salariés ++ Règlement des salaires Cycle ventes/clients Référentiel des clients +++ Création de la facture client ++ Recouvrement des factures clients + ++ Contentieux Création des créances contentieuses ++ Création des injonctions de paiement ++ Déclarations fiscales/sociales Référentiel des administrations fiscales ++ Référentiel des organismes sociaux ++ Règlement impôts et taxes + Trésorerie Logiciel de remise des ordres de paiement à la banque +++ Légende : + : Impact faible / ++ : Impact moyen / +++ : Impact fort Remplacement du RIB par le couple BIC/IBAN : Les formats de numéros de compte actuellement utilisés vont être abandonnés au profit des IBAN. Les banques seront identifiées par leur code BIC. L utilisation du couple BIC/IBAN identifiera le donneur d ordre et le bénéficiaire de toutes les transactions. Concernant les RIB français que vous utilisez actuellement, il faudra les convertir en BIC/IBAN (offre de conversion automatique en cours par le Groupe Crédit Agricole). De même, vous devrez vous identifier auprès de vos contreparties par ces nouvelles coordonnées bancaires. En cas de nécessité, vous trouverez toutes ces informations sur votre Relevé d Identité Bancaire ou auprès de votre Chargé d Affaires. Traitement du nouveau format SEPA : Les messages financiers SEPA seront élaborés selon une norme internationale basée sur le langage ML. De plus, de nouvelles zones permettant d ajouter des libellés à votre choix seront disponibles et pourront être complétées par vos soins (ex : numéro de facture). Le traitement de ces nouveautés doit être intégré dans votre système d information. Evolutions Réglementaires : Les évolutions réglementaires peuvent être de plusieurs natures. Au niveau de votre contrat de service avec votre banque, il faudra inclure le nouvel instrument de paiement SEPA et vous assurer des impacts sur vos autres contrats. D autre part, au démarrage de SEPA, les banques s engagent à acheminer vos ordres vers l Europe dans un délai de 3 jours entre la date d acceptation de l ordre jusqu à la banque du bénéficiaire. 3

4 Les impacts sur vos protocoles de communication Le nouveau format SEPA est un format variable, qui ne peut pas être véhiculé par les protocoles d échange n acceptant que les formats fixes. Si vous utilisez aujourd hui un protocole comme ETEBAC 3, n acceptant que des formats fixes, vous devez envisager une évolution de votre protocole pour échanger les formats SEPA : un nouveau protocole remplaçant ETEBAC est en cours de définition par les Banques françaises. Format ETEBAC 3 PeSIT Hors SIT ETEBAC 5 Web EDI SWIFTNet FileAct Fixe Variable Sécurité Signature personnelle des paiements (2) Chiffrement possible - Confidentialité Authentification réciproque machine Non répudiation (1) 2 Possible avec le module de signature électronique Dictao 4

5 Les étapes de passage aux formats SEPA La démarche proposée est d analyser la situation actuelle pour déterminer les écarts permettant d atteindre l objectif cible : émettre et recevoir des paiements compatibles avec SEPA. Nous vous proposons ci-après des outils pour lesquels la mise en œuvre en mode projet est conseillée. 1. Situation actuelle au niveau de l émission et réception de vos virements en Euros Ce tableau vous permet d évaluer votre proportion d activité concernée par le virement SEPA. En fonction de ces volumes, vous pourrez déterminer les délais dont vous disposez pour adopter ce nouvel instrument de paiement. EMISSION RECEPTION Virements émis Rejets sur virements émis Virements reçus Rejets sur virements reçus Seuil de montant < > France Volume Union Européenne Seuil de montant < > Volume Les 4 autres pays SEPA* Seuil de Volume montant < > * Suisse, Norvège, Lichtenstein, Islande La migration de vos virements français devra tenir compte de votre utilisation des services complémentaires proposés par le système de règlement français (ex : Demande de correction de domiciliation, demande de vérification de domiciliation, ). 2. Cartographie des processus de l entreprise Les impacts SEPA identifiés dans la première partie du document sont de quatre natures : Remplacement du RIB par le BIC/IBAN Utilisation d un nouveau format basé sur la norme UNIFI pour les messages SEPA Adoption d un nouveau protocole d échange de données Evolutions réglementaires Nous vous recommandons d établir la cartographie des processus afin de déterminer l emplacement des impacts SEPA au sein du déroulement de vos cycles d exploitation d achats et ventes, ainsi que dans vos activités transversales (relation banque, facturation, affaires juridiques, contentieux, fiscal, trésorerie, cycle RH). 5

6 3. Matrice d impacts Les impacts identifiés peuvent être regroupés dans différents chantiers : Chantier Système d Information Chantier Juridique Chantier Communication Chantier Processus Cela permet de réaliser une matrice d impacts propre à chaque entreprise qui pourrait être : Chantier Impact Remplacement RIB par BIC/IBAN Utilisation d un nouveau format Evolutions réglementaires Nouveau protocole d échange Système d Information Juridique Communication Processus 4. Mise en œuvre des chantiers A l intérieur de chaque chantier, il faut décliner les actions à mettre en œuvre pour maîtriser les impacts en mettant en place une organisation adéquate. Pour tout complément, votre Chargé d Affaires Crédit Agricole se tient à votre disposition. 6

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