Bourses de mobilité des étudiants et membres du personnel de l UMONS Année académique

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1 Bourses de mobilité des étudiants et membres du personnel de l UMONS Année académique A) Règles d attribution Mobilité des ETUDIANTS 1 Les bourses de mobilités octroyées à l UMONS proviennent de la Commission Européenne d une part et du Gouvernement de la Fédération Wallonie-Bruxelles d autre part. Les montants des bourses peuvent varier d une année à l autre en fonction des subsides reçus par l UMONS et en fonction de l évolution des règles d attribution exigées par les organismes pourvoyeurs de fonds (AEF- Europe/Commission Européenne, Gouvernement FWB). 2 Eligibilité - Tout étudiant régulièrement inscrit à l UMONS afin d y poursuivre un cursus menant à un diplôme reconnu par le ministère de la FWB, soit de 1 er cycle (à partir de BAC2 pour les cours*) 2 ème cycle (Master) 3 ème cycle (Doctorat). *Conformément à l Article 149, dernier du Décret paysage : «Sont considérés comme étudiants de première année de premier cycle ceux visés à l Article 100.-, 1er, n ayant pas encore acquis ou valorisé 45 crédits au moins parmi les 60 premiers crédits d un premier cycle.». Les étudiants qui relèvent de cette catégorie n auront donc pas accès à la mobilité à des fins d études. Types de mobilités éligibles : - Période d études auprès d un EES partenaire (contrat interinstitutionnel) détenteur d une Charte Erasmus ou dans le cadre d une convention institutionnelle passée entre l UMONS et un établissement partenaire (notamment «hors Europe»); - Période de stage dans une entreprise ; - Mobilité combinée cours-stage. Le subside à accorder aux étudiants relève du subside SM «stage» lorsque les crédits ECTS sont attribués par l institution d origine et du subside SM «cours» lorsque les crédits ECTS sont attribués par l institution d accueil. Durée Cours : 3 (13 semaines) à 12 mois Stages : 3*-2 (13*- 9 semaines) à 12 mois (*uniquement pour stages FAME hors Europe) Un mois est égal à 30 jours. Fréquence Jusqu à 12 mois par cycle (Bachelier, Master, Doctorat). Les mois de mobilité réalisés dans le cadre de l ancien programme LLP-Erasmus doivent être comptabilisés dans le quota des étudiants. Organisations non éligibles pour les stages Erasmus+ Institutions européennes et autres organismes de l UE y compris les agences spécialisées. Organisations chargées de la gestion des programmes européens (ex : Agences nationales). Attention, les ambassades et consulats sont désormais éligibles. 1

2 Destination Pays participant aux programmes de mobilité de référence, autre que celui d envoi ou de résidence. Le pays de résidence est celui où l on dort. On n est donc pas forcément «résident» de son pays de résidence. La restriction sur le pays de résidence porte, par exemple, sur les étudiants inscrits dans un établissement de la FWB qui feraient la navette chaque jour depuis le pays où ils logent. Reconnaissance académique La reconnaissance académique est un des principes fondamentaux de la Charte Erasmus+ pour l enseignement supérieur. L UMONS y adhère pleinement aussi dans le cadre des autres programmes de mobilité (FAME, Erasmus Belgica, ). L UMONS reconnait les crédits acquis par les étudiants à l étranger. L UMONS recommande à ses étudiants de se faire délivrer un Europass Mobilité, comme le suggère la Commission Européenne. Les informations utiles à ce sujet sont communiquées aux étudiants UMONS «Outgoing». La parution du nouveau Guide ECTS est prévue en 2015 et un Guide des Bonnes Pratiques en matière de reconnaissance académique est disponible sur le site de l AEF-Europe - 3 Octroi des bourses de mobilité - Tous les étudiants UMONS effectuant une mobilité (en Belgique, en Europe ou hors Europe) peuvent prétendre à une bourse si les conditions énoncées ci-dessous sont satisfaites. - Formuler explicitement la demande de bourse lors de la soumission de la candidature à une mobilité (doc. «Demande de séjour de mobilité étudiante ERASMUS+, ERASMUS Belgica ou Fonds d Aide à la Mobilité-FAME») ; - Après vérification des critères d éligibilité (2 ) ; - Fournir les coordonnées bancaires complètes de l étudiant ; - Mobilités FAME uniquement : annexer le dernier avertissement extrait de rôle de la personne de laquelle ils sont à charge ; - Avoir complété et obtenu les validations nécessaires d une convention d études ou de stage ; - Respecter les dates limites de remise des demandes : Mobilités prévues au 1 er quadrimestre ou pour une année académique complète : Mobilités académiques (conventions d études) : 15 février ; Stages à l étranger (conventions de stages) : 30 avril. Mobilités prévues au 2 ème quadrimestre : Stages à l étranger (uniquement) : 15 novembre. 4 Calcul du montant des bourses de mobilité : les bourses sont calculées en fonction des règles spécifiques des programmes de référence (Erasmus+, FAME, Erasmus Belgica, voir ci-après), en tenant compte, notamment, de la situation financière des étudiants et du coût de la vie des pays d accueil. Les étudiants dont les revenus sont les plus élevés recevront une bourse «symbolique». Des montants plus élevés sont attribués aux étudiants réputés de condition modeste. Les bourses de mobilité ne couvrent pas l intégralité des frais afférents à la mobilité à l étranger. Il s agit d une aide partielle destinée à rencontrer les frais additionnels engendrés par la mobilité. Les étudiants reçoivent avant leur départ un «contrat de bourse pour une mobilité étudiante à des fins d études et/ou de stages». Ce document est signé par l étudiant et le Coordinateur Institutionnel Erasmus de l UMONS. Il précise le cadre de la mobilité (description détaillée, conditions particulières), le montant maximum de l aide financière, les règles en matière de durée et dates de séjour effectives, les modalités de paiement, les droits et devoirs de l étudiant (rapport final obligatoire) ainsi que les dispositions en matière d assurance pendant la mobilité et l évaluation linguistique. Le contrat de bourse comporte 6 annexes (convention d études/de stage, conditions générales, Charte de l Etudiant Erasmus, Règles des jurys et d évaluation de l UMONS en , grille de conversion de notes de la faculté UMONS d origine, information sur les assurances). Le versement des bourses est effectué en deux fois : 80% de la bourse est versée dans les 30 jours suivant la signature du contrat de bourse et après réception de l attestation d arrivée dûment signée par l établissement d accueil (envoi d une copie scannée par mail au SRI). Le solde (20 %) est versé au retour de l étudiant, sur 2

3 présentation de l attestation de fin de séjour dûment signée par l établissement d accueil et sur réception de la preuve qu il a soumis en ligne son rapport final. Règles spécifiques de calcul des bourses ERASMUS+ (Mobilités académiques et stages) Principe de base: un forfait unique de cofinancement pour les frais de séjour et de voyage Les taux de bourse mensuels ont été fixés par l AN et le Conseil Supérieur de la Mobilité étudiante dans les limites du budget disponible et dans le respect des directives européennes et nationales. Le programme Erasmus+ répartit les pays participants en 3 catégories selon le niveau du coût de la vie dans chacun de ces pays et module les taux de bourse suivant cette classification. Les étudiants stagiaires ainsi que les allocataires FWB se voient attribuer un complément par rapport aux étudiants non allocataires en mobilité à des fins d'études. Il ne s'agit pas de taux minima ou maxima mais bien de montants fixes. Classification des pays Groupe 1 Groupe 2 Groupe 3 Coût de vie élevé Coût de vie moyen Coût de vie bas Autriche, Danemark, Finlande, France, Irlande, Italie, Liechtenstein, Norvège, Suède, Royaume-Uni Belgique, Croatie, République Tchèque, Chypre, Allemagne, Grèce, Islande, Luxembourg, Pays-Bas, Portugal, Slovénie, Espagne, Turquie Bulgarie, Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Malte, Pologne, Roumanie, Slovaquie, Ancienne République yougoslave de Macédoine Taux mensuel pour la mobilité étudiante (à publier sur le site internet des EES) Etudiants non allocataires Mobilité à des fins d'études Etudiants non allocataires Mobilité à des fins de stage Etudiants allocataires 1 Mobilité études ou stage Groupe Groupe Groupe Taux journalier pour la mobilité étudiante (un mois=30 jours) Etudiants non allocataires Mobilité à des fins d'études Etudiants non allocataires Mobilité à des fins de stage Etudiants allocataires Mobilité études ou stage Groupe ,33 16,67 Groupe 2 8,33 11,67 15 Groupe 3 6, ,33 Par exemple: - Un étudiant non allocataire en mobilité à des fins d'études en Autriche recevra une bourse de 300 /mois. 1 Par "étudiant allocataire", il faut entendre étudiant allocataire d'une bourse d'études de la Fédération Wallonie-Bruxelles ou ayant bénéficié d une allocation d études de la FWB l année précédant son départ et répondant pour l année du départ aux critères d octroi pédagogiques des mêmes allocations (les conditions pédagogiques sont détaillées sur le site internet du Service des Prêts et Allocations d'etudes de la FWB sous la rubrique Supérieur>conditions pédagogiques). 3

4 - Un étudiant allocataire en mobilité en Espagne recevra une bourse de 450 /mois qu'il effectue un stage ou une mobilité à des fins d'études. - Un étudiant stagiaire non allocataire en mobilité en Bulgarie recevra une bourse de 300 /mois. - Un étudiant stagiaire allocataire en mobilité en Suède recevra une bourse de 500 /mois. Attention: - Les compléments ne sont pas cumulatifs: un étudiant allocataire stagiaire reçoit le complément allocataire mais pas le complément stage. - Les bourses zéro sont autorisées mais doivent rester exceptionnelles. - Une demande de bourse complémentaire peut être introduite auprès de l'an pour les étudiants à besoins spécifiques. - La bourse mobilité n est pas cumulable avec un financement pour un Master conjoint (Action clé 1 centralisée). - Les jeunes diplômés ne bénéficient pas du statut d étudiant allocataire FWB. Contrôle du montant de la bourse Le montant de la bourse est calculé en fonction de la durée du séjour telle que mentionnée dans la convention d études/ de stage et contrôlé sur base des dates encodées dans l outil informatique imposé : «Mobility Tool». La durée d un séjour est définie comme suit : - date de début : date à laquelle l étudiant doit, obligatoirement, être présent pour le premier jour de cours ou de travail ou pour participer à un événement de bienvenue, une préparation interculturelle ou linguistique; - date de fin : date correspondant au dernier jour où l étudiant doit, obligatoirement, être présent c està-dire pour la fin des cours, de la période d examens, de travail. La durée réelle du séjour sur place peut être plus longue mais l étudiant ne reçoit pas de financement pour les périodes non couvertes par le séjour académique ou le stage. Les dates précises du séjour ne doivent pas être indiquées dans la convention d études/ de stage mais bien les mois de début et de fin de séjour. Le relevé de notes ou le certificat de stage confirme les dates réelles et exactes du séjour conformément à la définition établie plus haut. Au niveau du Mobility Tool : - si la période réelle de séjour est plus courte que celle initialement prévue, l EES d origine (UMONS) mentionne les dates figurant sur le relevé de notes ou le certificat de stage, le Mobility Tool calcule automatiquement la durée en nombre de jours et vérifie que le taux de bourse en vigueur a bien été appliqué; - si la période réelle de séjour est plus longue que celle initialement prévue, l étudiant doit introduire une demande de prolongation de séjour au plus tard un mois avant la date de fin initiale de la mobilité. Si l EES d origine (UMONS) dispose d un budget suffisant, il peut établir un avenant (par ) à la convention d études/ de stage et au contrat de bourse afin de financer cette période supplémentaire. L UMONS mentionne, dans le Mobility Tool, les dates figurant sur le relevé de notes ou le certificat de stage et ce conformément aux avenants. Le Mobility Tool calcule automatiquement la durée en nombre de jours et vérifie que le taux de bourse en vigueur a bien été appliqué. Si l EES d origine ne dispose pas d un budget suffisant mais accepte néanmoins la prolongation de séjour, un avenant (par ) à la convention d études/ de stage doit être établi. Les jours supplémentaires sont considérés comme période «bourse zéro». L EES mentionne, dans le Mobility Tool, les dates figurant sur le relevé de notes ou le certificat de stage ainsi que le nombre de jours «bourse zéro» qui doivent être déduits. Le Mobility Tool 4

5 calcule automatiquement la durée en nombre de jours et vérifie que le taux de bourse en vigueur a bien été appliqué pour la période de séjour confirmée moins les jours «bourse zéro». Le Mobility Tool considère qu 1 mois est égal à 30 jours. Le calcul du nombre de jours de mobilité et par conséquent celui de la bourse sera effectué par le Mobility Tool selon la formule précisée dans le fichier xls ci-joint et également disponible dans la rubrique Formulaires du site de l AEF-Europe. HE grant calculation MT+_calculation_method xlsx Règles spécifiques du calcul des bourses du programme ERASMUS BELGICA Mis en place en 2004, le programme Erasmus Belgica est une initiative visant à encourager la mobilité des étudiants de l'enseignement supérieur au sein des trois Communautés de Belgique. Il s agit d un partenariat entre la Communauté flamande, la Fédération Wallonie-Bruxelles et la Communauté germanophone. Objectifs du programme : - Donner aux étudiants de l enseignement supérieur la possibilité de suivre une partie de leur cursus au sein d un établissement d enseignement supérieur d une autre Communauté de Belgique ou d effectuer un stage; - Offrir la chance à ces étudiants de vivre une immersion linguistique, pédagogique et culturelle dans une autre communauté de Belgique. Participants éligibles - Tout étudiant inscrit à l UMONS : - à un programme d études afin d y poursuivre un cursus menant à un diplôme reconnu par le Ministère de la FWB au 1 er cycle (à partir de BAC2 pour les cours*) 2 ème cycle (Master) 3 ème cycle (Doctorat). *Conformément à l Article 149, dernier du Décret paysage : «Sont considérés comme étudiants de première année de premier cycle ceux visés à l Article 100.-, 1er, n ayant pas encore acquis ou valorisé 45 crédits au moins parmi les 60 premiers crédits d un premier cycle.». Les étudiants qui relèvent de cette catégorie auront donc pas accès à la mobilité à des fins d études. Types de mobilités éligibles : - Période d études auprès d un EES partenaire (contrat bilatéral) ; - Période de stage dans une entreprise ; - Mobilité combinée cours-stage. 5

6 Le subside à accorder aux étudiants relève du subside SM «stage» lorsque les ECTS sont attribués par l institution d origine et du subside SM «cours» lorsque les ECTS sont attribués par l institution d accueil. Activités éligibles Périodes d études ou de stage correspondant au niveau d études de l étudiant et à ses besoins en matière de développement académique et personnel avec : - intégration de la période d études dans le cursus de l étudiant - intégration autant que possible de la période de stage dans le cursus Durée - Cours : 3 (13 semaines) à 12 mois - Stages : 2 (9 semaines) à 12 mois Un mois est égal à 30 jours. Fréquence L étudiant ne peut bénéficier au cours de ses études que d une bourse à charge du programme Erasmus Belgica. Destination Un établissement partenaire situé en Communauté flamande ou germanophone. Les règles de fonctionnement général du programme Erasmus Belgica sont identiques à celles du programme ERASMUS (en particulier pour le volet de la reconnaissance académique) moyennant les spécificités énoncées ci-après. Calcul des bourses Erasmus BELGICA (Mobilités académiques et stages) Tous les étudiants qui effectuent une mobilité dans le cadre du programme ERASMUS Belgica reçoivent un forfait de 100. En outre, ils peuvent bénéficier d un montant complémentaire allant de zéro à maximum 100 par mois s ils apportent la preuve de la location d un logement spécifique dans la ville d accueil. Une copie du contrat de location doit être transmise au service des relations internationales au plus tard un mois après l arrivée dans la ville d accueil. Passé ce délai, il sera considéré qu aucun logement spécifique n a été loué et la bourse sera limitée au forfait de 100. Les mensualités sont fixées à minimum 60 par mois pour les étudiants allocataires d une bourse FWB, et de minimum 40 par mois pour les étudiants non allocataires d une bourse FWB. 6

7 Règles spécifiques du calcul des bourses de mobilité «hors Europe» Fonds d Aide à la Mobilité Etudiante («FAME»). Les bourses de mobilité à charge du Fonds d aide de la mobilité étudiante sont octroyées à des étudiants poursuivant, dans le cadre d une convention institutionnelle passée entre l UMONS et un établissement partenaire, une partie de leurs études supérieures dans un autre pays (notamment «hors Europe») ou une autre Communauté. Participants éligibles - Tout étudiant inscrit à l UMONS : - à un programme d études afin d y poursuivre un cursus menant à un diplôme reconnu par le ministère de la FWB ; - au 1 er cycle (à partir de BAC2 pour les cours*) au 2 ème cycle (Master) au 3 ème cycle (Doctorat). *Conformément à l Article 149, dernier du Décret paysage : «Sont considérés comme étudiants de première année de premier cycle ceux visés à l Article 100.-, 1er, n ayant pas encore acquis ou valorisé 45 crédits au moins parmi les 60 premiers crédits d un premier cycle.». Les étudiants qui relèvent de cette catégorie n auront donc pas accès à la mobilité à des fins d études. Type de mobilité - Période d études auprès d un EES partenaire (contrat bilatéral) ; - Période de stage dans une entreprise ; - Mobilité combinée cours-stage. Le subside à accorder aux étudiants relève du subside SM «stage» lorsque les crédits ECTS sont attribués par l institution d origine et du subside SM «cours» lorsque les crédits ECTS sont attribués par l institution d accueil. Activités éligibles Périodes d études ou de stage correspondant au niveau d études de l étudiant et à ses besoins en matière de développement académique et personnel avec : - intégration de la période d études dans le cursus de l étudiant - intégration autant que possible de la période de stage dans le cursus Durée - Cours : 3 (13 semaines) à 12 mois - Stages : 3 (13 semaines) à 12 mois Un mois est égal à 30 jours. Fréquence L étudiant ne peut bénéficier au cours de son cursus que d une bourse à charge du fonds d aide à la mobilité étudiante, que celle-ci soit octroyée indépendamment ou en complément de la mobilité Erasmus Belgica. Calcul des bourses FAME (Mobilités académiques et stages) Le montant de la bourse est plafonné à 600 /mois. Les règles ERASMUS+ s appliquent aux mobilités hors Europe. Les étudiants qui ont introduit une demande d aide financière peuvent recevoir une bourse constituée de subsides de la FWB (Fonds d Aide à la Mobilité Etudiante : FAME). Le subside FAME ne peut pas être utilisé pour cofinancer des bourses de mobilité ERASMUS. En fonction de la situation financière des étudiants (évaluée sur base du dernier avertissement extrait de rôle), les bourses FAME sont calculées selon les 4 tranches suivantes : Tranche 1 : 250 Tranche 2 : 300 Tranche 3 : 320 Tranche 4 : 400 7

8 B) Règles d attribution Mobilité du PERSONNEL Attention : uniquement possible sur fonds ERASMUS + Participants éligibles - Tout membre du personnel enseignant ou administratif de l UMONS Type de mobilité - Mission d enseignement ; - Mission de formation (activités de développement professionnel : formation ou mission d observation) ; - Visites de suivi dans un établissement partenaire ou négociation de nouveaux accords. Durée - 2 jours à 2 mois (hors voyage) - Pour les missions d enseignement : minimum 8h de cours/ semaine Destination Pays participant au programme autre que celui d envoi ou de résidence. Le pays de résidence est celui où l on dort. On n est donc pas forcément «résident» de son pays de résidence. Documents obligatoires et instructions à demander au Service des Relations Internationales : - Le contrat de bourse ; - La convention pour mission d enseignement ou de formation (le cas échéant) ; - L attestation de présence ; - Le rapport de fin de mobilité à encoder dans le Mobility Tool via EU Survey dans les 30 jours calendrier suivant l d invitation à le compléter. Reconnaissance des activités menées par le personnel Les compétences acquises par le personnel sont reconnues, diffusées et largement utilisées au sein de l établissement. Calcul des bourses de mobilité des personnels: 2 forfaits - Frais de séjour : taux de bourse journalier - Frais de voyage en fonction de la distance parcourue Les frais d inscription aux formations ne sont pas couverts. Les bourses zéro sont autorisées. Frais de séjour Pour la mobilité du personnel de l UMONS, le programme Erasmus+ répartit les pays participant au programme en 4 catégories selon le niveau du coût de la vie dans chacun de ces pays et module les taux de bourse suivant cette classification. Il ne s'agit pas de taux minima ou maxima mais bien de montants fixes. 8

9 Pays de destination Taux journalier jusqu'au 14ème jour d'activité Taux journalier du 15ème au 60ème jour d'activité Groupe 1 Danemark, Irlande, Pays-Bas, Suède, Royaume-Uni Groupe 2 Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, République Tchèque, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Islande, Italie, Liechtenstein, Luxembourg, Norvège, Pologne, Roumanie, Turquie Groupe 3 Ancienne République yougoslave de Macédoine, Allemagne, Lettonie, Malte, Portugal, Slovaquie, Espagne Groupe 4 Croatie, Estonie, Lituanie, Slovénie Le bénéficiaire peut décider de comptabiliser une journée supplémentaire pour le voyage la veille du premier jour d activité à l étranger et/ou le lendemain du dernier jour d activité à l étranger. Cette/ces journée(s) est/sont ajoutée(s) à la durée de la période de mobilité et est/sont également prise(s) en compte pour le calcul des frais de séjour. Frais de voyage La contribution aux frais de voyage porte sur les trajets aller et retour vers le lieu du séjour. Elle est calculée sur base de la distance parcourue selon les tranches kilométriques et les montants repris dans le tableau cidessous. Attention, seul le trajet aller doit être pris en compte dans la détermination de la distance et du taux. Par exemple, un membre du personnel effectuant une mission à Dijon au départ de Bruxelles recevra 180 pour ses frais de déplacement, la distance Bruxelles-Dijon étant de km. Un outil de calcul de la distance a été développé par la Commission et doit impérativement être utilisé: Distances Taux par participant Entre 100 et 499 km 180 Entre 500 et km 275 Entre et km 360 Entre et km 530 Entre et km km et plus

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