SOMMAIRE. Gestion de parc. Help Desk

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2 SOMMAIRE PCI, la société, notre démarche 3 ROI : retour sur investissement 4 Présentation des modules 5 Imports / Exports 6 Gestion de parc GIMI : logiciel de gestion de parc 7 Gestion code-barres et inventaire code-barres 13 Interface LDAP 16 Alertes 17 Statistiques et états 18 GIMI Web : logiciel de gestion de parc Web 19 Gestion des achats/stocks/budgets 20 Gestion des réservations 23 Help Desk GIMI HLD : gestion de l assistance aux utilisateurs 24 Schéma de principe des rôles 26 Principe de fonctionnement du Help Desk 27 Portail Service collaboratif 30 2

3 PCI, la société, notre démarche Fondée en 1994, PCI a acquis une solide expérience dans la distribution de solu- tions logicielles dans le domaine des systèmes d information et de communication d entreprise en qualité d intégrateur. Le contact avec les clients ainsi qu une étude de marché approfondie, nous ont amené à constater que : Hormis les grands groupes, la majorité des entreprises françaises ainsi que les collectivités Territoriales et Administrations de moyenne taille sont sous-équipées en outils performants de gestion des infrastructures (actifs Informatiques, biens mobiliers, fonction achat services généraux (cette fonction étant imparfaitement traitée par les progiciels existants de type ERP, Gestion des Immobilisations et feuilles de calculs). Les logiciels proposés sur le marché sont pour la plupart, soit destinés aux grandes entreprises gérant des Parcs extrêmement importants, d un coût, d une mise en oeuvre et exploitation complexes nécessitant des ressources humaines importantes (plusieurs mois d études, des temps de formation importants du fait de la complexité des produits...), soit des produits minimalistes, donnant accès à une information non exhaustive à un moment «t» mais ne permettant pas le suivi continu du parc et des actifs de l entreprise. C est pourquoi, nos équipes ont conçu et développé le concept de gestion des actifs GIMI qui est proposé avec succès depuis Une présence internationale : Siège social basé à Lyon. Filiale au Québec chargée de développer notre activité sur le secteur de l Amérique du Nord. Filiale Tunisienne chargée de développer notre activité sur les marchés du Maghreb. Réseau international de partenaires permettant d être au plus près de nos clients et de leur proposer la solution la plus adaptée à leurs besoins. PCI compte aujourd hui plus de 700 clients en France, DOM TOM et dans le monde et de nombreux nouveaux clients choisissent chaque année la suite GIMI pour gérer leurs actifs. De fait PCI, s impose aujourd hui comme l un des acteurs incontournables de la gestion de parc. Fort d un succès auprès des utilisateurs et fruit d un travail en partenariat étroit avec nos clients, la suite logicielle GIMI s est enrichie en fonctionnalités nouvelles et est aujourd hui disponible en 3 modules principaux fonctionnant en mode WINDOWS ou WEB via un navigateur. Il est à préciser que la suite GIMI est l une des seules de sa catégorie à regrouper les fonctionnalités de gestion administrative, technique et financière du parc informatique et de biens d équipements, d administration de parc (Inventaire, prise de main, télédistribution, Cartographie réseau),d inventaire code-barres et gestion du Help Desk. Les solutions logicielles PCI permettent de résoudre les problématiques de gestion de parc, d inventaire code-barres, d administration de parc et de help desk par le biais d outils toujours plus performants, plus intuitifs permettant un gain de temps pour la maîtrise des actifs tant techniques que financiers. La politique PCI est basée sur une circulation d informations continue entre ses clients partenaires et les équipes internes (technique et commerciale), il en ressort une avancée globale sur les produits et l apport de solutions mutualisées pour tous nos clients sans surcoût. 3

4 ROI : retour sur investissement SERVICE MOYENS GÉNÉRAUX/PATRIMOINE Gestion fine du parc et de ses différents équipements, Mise à jour en temps réel avec historisation des interventions et des mutations, Parfaite connaissance de la localisation géographique et organisationnelle (service, utilisateur), Parfaite maîtrise de l utilisation du temps passé au support utilisateur et aux interventions, Identification code-barres, Inventaire permanent, Réconciliation automatique des écarts d inventaire, Gestion des contrats et des garanties, Alertes proactives paramétrables. SERVICE ACHATS Gestion des achats en harmonie avec le contenu du parc informatique, Suivi des commandes de consommables, composants et équipements, Suivi du portefeuille de commandes et des livraisons, Alertes sur les retards de livraison, Statistiques sur les fournisseurs avec détail des livraisons, Chiffre d Affaires généré. GESTION DES STOCKS Suivi des stocks de consommables et de composants avec état des stocks permettant d éviter tout problème de rupture accidentelle, ou d achats inutiles, Homogénéité avec la Gestion de Parc, Optimisation de la rotation des stocks. SERVICES FINANCIERS Inventaire précis du parc informatique avec la valeur nette comptable de chaque équipement et la connaissance des acquisitions ou mises au rebut, Préparation des états chiffrés pour les déclarations des valeurs d assurance ou de taxe professionnelle sur la valeur nette comptable, Anticipation et simulation des budgets d investissement par une connaissance précise des éléments du Parc, Valorisation et répartition des coûts analytiques du parc informatique par nature et par service. TOUS SERVICES Tableaux de bord d aide à la décision avec les nombreux états standards permettant d obtenir d un seul clic de souris les renseignements techniques, commerciaux ou financiers souhaités sans passer des heures à collationner l information et à la retraiter. Accès direct des utilisateurs sur le portail de service leur permettant de formuler des demandes de service, d intervention, ou autre. Les utilisateurs bénéficient d un temps de réponse plus rapide, et donc les temps d indisponibilité sont réduits pour les applications critiques. Liens avec l annuaire LDAP / Active Directory pour la mise à jour automatique des utilisateurs. 4

5 Présentation des modules IDENTIFICATION ET INVENTAIRE CODE-BARRES GESTION ADMINISTRATIVE TECHNIQUE FINANCIÈRE PORTAIL SERVICE Identification code-barres et Impression Etiquettes Localisation Physique et Organisationnelle Demandes d achats Inventaire initial et inventaire de contrôle Historique des Mouvements Demandes et suivi d intervention Prestation inventaire Clé en main Coûts - Garanties - Contrats Immobilisations Gestion des déménagements Inventaire automatique des PC et équipements SNMP Gestion des Stocks Achats - Budgets Gestion des collaborateurs Gestion des déménagements Gestion des formations Réconciliations d inventaire Gestion des mots de passe Alertes Proactives Gestion des réservations Workflow de validation 5

6 6 Possibilités d imports & d exports

7 Gestion de parc GIMI : logiciel de gestion de parc mobilier INTRODUCTION Le module de Gestion de parc GIMI est un outil SIMPLE et EFFICACE destiné à la gestion du parc de biens mobiliers de l entreprise quelle que soit leur nature. Tout au long de notre développement, nous nous sommes attachés à automatiser au mieux les tâches répétitives des services, que ce soit dans le processus d inventaire et d identification des équipements ou bien dans leur gestion quotidienne améliorant de ce fait la productivité de votre service tout en optimisant les coûts notamment grâce à : Un lien avec outil d inventaire, L identification de gestion et le suivi des biens, La gestion des données financières, La gestion des achats de biens et services, Des outils de reporting intégrant de nombreux tableaux de bords d exploitation. OBJECTIFS Point central de l application, il permet de : Gérer les différents types d équipements (Mobiliers de bureau, Téléphonie, Bureautique, Véhicules, Matériels de production, Matériels informatiques) ainsi que leurs Composants (caractéristiques techniques), Gérer l organisation et la topologie des locaux. GIMI est un logiciel Multi-sociétés et Multisites, permettant de gérer la localisation des différents équipements avec une notion d arborescence de site, étage, bureau jusqu au détail des prises et du lien avec les concentrateurs, Gérer les utilisateurs et les services, Gérer les coûts et les garanties. GIMI permet la gestion des différents types d acquisition (Achat, Location, Leasing, Prêts), gestion des contrats et des garanties (avec coûts, dates de validité et de préavis), calcul des immobilisations, amortissements et valeurs résiduelles, Gestion de l historique des mouvements depuis la réception jusqu à la sortie du parc des équipements. Cela inclut les réceptions, les mises en stock, les mises en service, les interventions techniques, les transferts vers d autres utilisateurs, la sortie du parc et la mise au rebut, La gestion et le suivi des interventions. Chaque intervention étant historisée, ces données sont visualisables sous formes statistiques, Minimisation de la taxe professionnelle et des valeurs d assurances, La gestion des alertes : à l ouverture de GIMI, un masque présente un certain nombre d alertes sur des dépassements (Licences, dates de préavis, commandes non reçues,...), La gestion des tableaux de Bord avec des fonctions d export au format texte. CIBLE Il est destiné aux Services généraux, Moyens généraux, Gestionnaires du patrimoine, Gestionnaires de production qui sont confrontés à cette problématique de gestion. Logiciel de gestion de parc mobilier 7

8 GIMI : logiciel de gestion de parc mobilier EXPLOITATION : UNE INTERFACE ERGONOMIQUE ET CONVIVIALE GIMI V9 se présente sous la forme d une interface unique regroupant sur la même fenêtre l ensemble des modules composant le logiciel GIMI. Il est ainsi possible d un seul clic de souris de naviguer d un applicatif vers un autre ou d un simple clic droit visualiser la fiche détail d un équipement, visualiser un contrat, un tableau d amortissement, saisir une commande, enregistrer ou réaliser une intervention. GIMI : tableau de bord navigation Le module de Gestion de parc GIMI permet de gérer l ensemble des informations liées à l infrastructure de l entreprise. Ainsi le logiciel GIMI gestion de parc intègre les données liées à : L organisation (Sociétés, Sites, topologie des locaux jusqu au détail des bureaux et des prises réseaux), Aux utilisateurs et services, Aux fournisseurs, constructeurs, livreurs, Aux biens gérés avec leurs composants, leurs contrats, leurs coûts, garanties, A la gestion financière avec les coûts, amortissements, valeurs résiduelles. Une organisation d équipe L utilisateur est identifié dès le démarrage soit : - via le processus d authentification Windows (Single Sign On), - via un mot de passe, que l application fonctionne sur un seul poste ou en réseau. Celui-ci a alors accès aux fonctions le concernant telles que définies par le responsable de l application. 8

9 Gestion de parc Une présentation par tree view des équipements La liste générale dresse l état du parc de biens. Elle peut être triée de nombreuses façons ; des filtres permettant de n afficher que l information pertinente. Un simple clic dans cette liste permet d aller consulter directement les détails de chaque équipement. L ergonomie des écrans et états, ainsi que la rapidité d accès aux données font de GIMI un outil très convivial. Le système présente la liste des biens soit par localisation géographique, soit par services/ utilisateurs, soit par postes de travail. La fiche équipement est l élément de base de la gestion du parc des équipements. Les principaux types d équipements gérés par GIMI sont : les biens mobiliers, équipements d infrastructure, bureautique, parc informatique, téléphonie, véhicules,. Une présentation ergonomique des équipements La fiche récapitulative est paramétrable par l utilisateur et donne les informations de base sur un équipement : la localisation, les informations commerciales d achat, les informations financières, l appartenance, la description technique. Logiciel de gestion de parc mobilier GIMI : fiche détaillée personnalisable d un équipement 9

10 GIMI : logiciel de gestion de parc mobilier Les fiches détaillées par équipement donnent : les descriptions détaillées de chaque composant d un équipement, la liste de tous les mouvements, la liste des interventions, la localisation précise et l affectation aux utilisateurs, la fiche commerciale décrivant les caractéristiques d achat ou de location, la fiche comptable et financière décrivant les conditions d acquisition et de garantie, les contrats et garanties, l analyse des coûts, l inventaire technique. Gestion physique et de l environnement géographique GIMI permet de gérer un nombre illimité de sociétés et de sites. Les locaux sont décrits pour chaque adresse et pour chaque société. Les utilisateurs sont identifiés par rapport à l organisation fonctionnelle de chaque société. Environnement organisationnel Les équipements sont confiés à des utilisateurs et des services. En résumé, tous les équipements sont localisés physiquement et par rapport à l organisation. Les données individuelles pour chaque équipement ou globales pour tout ou partie du parc sont facilement accessibles aux utilisateurs de GIMI. GIMI : gestion des locaux et du câblage Gestion des évènements Dès la date d entrée dans la société, les événements relatifs à un équipement (mise en service, ajout de composants, changement d utilisateurs, transfert géographique, date de dernier inventaire,...) sont mémorisés. Le responsable peut à tout moment retracer les évènements ayant trait à un équipement et donc avoir l historique de celui-ci. Gestion technique Chaque équipement est défini par rapport à des composants. Le responsable détermine les composants utiles pour ses besoins de gestion. Il obtient ainsi des descriptions techniques correspondant à ses propres paramètres de gestion. De nombreux exemples sont fournis avec le logiciel. 10

11 Gestion de parc Gestion des déménagements Il est possible de transférer un ensemble de biens d un lieu géographique vers un autre par un simple glisser/déplacer. La gestion des déménagements est ainsi grandement facilitée. Gestion des interventions GIMI permet de relever toutes les interventions portant ou non sur des équipements. Elles sont tracées pour chaque équipement et récapitulées dans le carnet des interventions. Gestion des contrats Les services généraux gèrent une quantité croissante de contrats tels que locations, leasings, assurances, maintenances ou prestations. GIMI permet de suivre ces contrats par fournisseur, type de contrat..., de savoir à quels équipements ils se rapportent et surtout d anticiper les dates d échéances et de renouvellement. Identification code-barres Le logiciel GIMI vous permet d imprimer les étiquettes code-barres qui serviront à identifier les équipements et réaliser les inventaires de contrôles. GIMI : liste des contrats Gestion des garanties Lors de l entrée dans le parc, les informations de garantie et d extension de garantie sont saisies. Il est très aisé de savoir à tout moment quels sont les matériels sous garantie, ceux qui ne sont pas ou ne sont plus garantis. Logiciel de gestion de parc mobilier 11

12 GIMI : logiciel de gestion de parc mobilier Gestion comptable Pour chacun des équipements immobilisés le système propose le calcul des amortissements et valeurs résiduelles en fonction de la durée et du type d immobilisation (linéaire ou dégressif). Un tableau de bord des immobilisations regroupant l ensemble des valeurs d acquisition, amortissement et valeurs résiduelles. En cas de location, une liste générale des équipements loués indiquant les contrats de location et les coûts associés est disponible. Coûts d un équipement Les coûts d un équipement portent sur l amortissement, la location, les achats de composants et pièces de rechange et les garanties. Ils sont récapitulés pour l ensemble du parc. Catalogue Le catalogue définit tous les articles gérés par le responsable. Il est découpé en catégories puis en familles...jusqu à l article produit fini. Il permet de définir les composants des équipements, de passer les commandes aux fournisseurs, de suivre les stocks de composants et de consommables. Évolutions GIMI permet de suivre les caractéristiques des composants intégrés dans les équipements. Cette connaissance fine permet de prévoir et de préparer les évolutions du parc. Imports/exports de données Le système propose une interface d import au format CSV des biens du parc (données commerciales, techniques et financières), postes de travail, utilisateurs. Toutes les tables sont exportables par clic droit au format Word, Excel, XML, Txt. La base de données au format SQL est accessible via tout outil ODBC (fourniture du dictionnaire des tables) et un lien direct avec Crystal Report est proposé. Tableaux de bord Les états permettent de suivre les principaux éléments constitutifs du tableau de bord du gestionnaire informatique. De plus, un tableau de bord entièrement personnalisable vous permet de choisir les données que vous souhaitez afficher, et ainsi gagner en productivité. Réconciliation d inventaire Lors de l importation des données inventoriées dans GIMI, le système permet de réaliser le comparatif théorique/réel et de dresser les écarts (changement d affectation, création, disparition, ) sous forme d un tableau de bord des changements. Les changements d affectation étant générés automatiquement. Rapprochement physico comptable Rapprochement entre les biens inventoriés et votre numéro d immobilisation afin de constater les écarts (physique et comptable) et également valorisation des biens inventoriés par le rapprochement avec le fichier des immobilisations. (Date d achat, coût, garanties...) permettant une minimisation de la taxe professionnelle et des valeurs d assurances. 12

13 Gestion de parc Gestion code-barres et inventaire code-barres INTRODUCTION La législation imposant un inventaire annuel, GIMI vous permettra d inventorier et de suivre vos biens efficacement et simplement. OBJECTIFS Identification code-barres, Réalisation inventaire physique initial ou de contrôle, Réconciliation inventaires physiques et comptables, Gestion physique des immobilisations, Historique, suivi des mouvements et des affectations, Gestion automatique des déménagements, Rapprochement physico-comptable. CIBLE Il est destiné aux Services généraux, Moyens généraux, Gestionnaires du patrimoine, Gestionnaires de production qui sont confrontés à cette problématique de gestion. EXPLOITATION Le logiciel GIMI vous permet d imprimer les étiquettes code-barres uniques qui serviront à identifier les équipements et réaliser les inventaires de contrôles afin d avoir un réel suivi de chacun. Logiciel de gestion de parc mobilier GIMI : paramétrage des étiquettes 13

14 Gestion code-barres et inventaire code-barres Les différents types d étiquettes codes-barres Acrylate : Gravure dans la masse, fixation par adhésif, inarrachable et intransférable, usage interne ou externe, résistance aux solvants. Achat d étiquettes pré-imprimées. Polyester renforcé : Film polyester renforcé, fixation par adhésif acrylique, impression par transfert thermique, usage interne. Achat d étiquettes pré-imprimées ou impression sur imprimante transfert thermique. Polyéthylène : Adhésif renforcé, indéchirable, usage interne et externe, forte résistance aux huiles, détergents, intempéries et UV, impression sur imprimante à jet d encre. RÉALISATION D UN INVENTAIRE INITIAL OU D UN INVENTAIRE DE CONTRÔLE La solution d inventaire GIMI combine dans son utilisation la souplesse et la convivialité d un PDA en environnement Windows CE ainsi que la fiabilité d un lecteur code-barres. Il peut s agir d un simple PDA sur lequel sera rajouté une solution de lecteur code-barres ou des terminaux plus industriels de type PDA durcis. INVENTAIRE CODE-BARRES Le lien d import de données avec l applicatif GIMI permettra de récupérer en automatique les données organisationnelles (localisation physique, utilisateurs, poste de travail) ainsi que les données techniques (types de biens, fournisseurs, modèles, composants, ) qui ont ainsi été prédéfinies. 14

15 Gestion de parc Cas d un inventaire Initial - Transfert des données organisationnelles et techniques dans le PDA, - Réalisation de l inventaire des biens, - Etiquetage code-barres (étiquettes pré imprimées ou impression temps réel avec une imprimante portable), - Transfert et intégration des données dans GIMI, - Création et affectation des biens dans la gestion de parc, - Exploitation des données. Cas d un inventaire de contrôle - Transfert des données organisationnelles et techniques dans le PDA, - Réalisation de l inventaire de contrôle, - Etiquetage code-barres des nouveaux biens inventoriés, - Transfert et intégration des données dans GIMI, - Etat de rapprochement entre la Gestion de parc et l inventaire (changements d affectations, nouveaux biens, biens non inventoriés, date de dernier inventaire), - Validation et exploitation des données. PROCEDURE DE RAPPROCHEMENT INVENTAIRE PHYSIQUE Ce traitement est entièrement automatisé. Lors de l importation des données inventoriées dans GIMI, le système permet de réaliser le comparatif théorique/réel et de dresser les écarts (changement d affectation, création, disparition, ) sous forme d un tableau de bord des changements. Les changements d affectation étant générés automatiquement. Rapprochement physico comptable Rapprochement entre les biens inventoriés et votre numéro d immobilisation afin de constater les écarts (physique et comptable) et également valorisation des biens inventoriés par le rapprochement avec le fichier des immobilisations. (Date d achat, coûts, garanties...) Gestion code-barres et inventaire code-barres 15

16 Interface LDAP MODULE GIMI LDAP / ACTIVE DIRECTORY Véritable outil de productivité, le lien avec l annuaire interne de l entreprise LDAP/Active Directory permet la mise à jour automatique dans GIMI des données relatives aux utilisateurs, sociétés, postes de travail, droits d accès avec l authentification unique Windows (Single Sign On) Le principe réside dans la création d un modèle avec la mise en correspondance des champs issus de l annuaire AD avec les champs de la base de données GIMI. Fonctionnalités : Création / modification des utilisateurs dans GIMI, Mise à jour des données LDAP via GIMI, Affectation et suivi de la localisation des PC, Gestion des droits d accès (Authentification unique), Concept Scan&Go avec affectation automatique des postes de travail aux utilisateurs. Le système permet de faire correspondre les champs de l annuaire avec les champs de la base de données GIMI afin de l alimenter en automatique. 16

17 Gestion de parc Alertes MODULE DE GESTION DES ALERTES Ce module présente une liste d alertes paramétrables et proactives, qui permettent aux différents gestionnaires d être informés automatiquement et en temps réel sur des actions à accomplir : Financières (commandes en retard de livraison, articles à réapprovisionner, équipements non garantis, contrats ayant atteint leur date de préavis), Techniques liées au module d inventaire (par ex. disques dur ayant une taille inférieure à une valeur donnée, ou tout changement : ajout, modification, suppression de composants, réalisés entre 2 scans), Conformité des licences (écart entre licences acquises et licences installées). Il est à noter que ces alertes peuvent être envoyées directement aux gestionnaires par mail suivant des profils définis. Interface LDAP & Alertes 17

18 Statistiques et états MODULE STATISTIQUES ET ETATS Le module statistiques et états, présente un certain nombre de tableaux de bords et d états statistiques techniques et financiers prédéfinis. Il est à préciser que tous les tableaux sont exportables vers Word, Excel, XML, TXT d un simple clic droit. La fourniture du descriptif des tables GIMI (MCD simplifié) vous permettra de générer vos propres états personnalisés par sélection des champs des tables à exporter sans avoir à effectuer de requête SQL. Nous proposons en standard un lien avec le générateur d états Crystal Report. Les principaux tableaux de bord sont : Etat des acquisitions présentant par type d acquisition (achat, location, leasing, prêt) la liste des biens correspondants, Analyse des coûts présentant la valeur globale du parc en prix d achat et valeur résiduelle, Echéance des contrats présentant la liste des contrats et leur statut, Analyse du parc par composants permettant de retrouver les biens correspondants à une valeur technique, La liste des équipements immobilisés, avec affichage de la valeur d acquisition, amortissement et résiduelle, Equipements par types de modèles, Etat des garanties, Suivi des licences, Commandes réceptionnées, Commandes par fournisseurs présentant le CA réalisé sur les deux derniers exercices, Générateur de statistiques multicritères présentant par société, sites, utilisateurs, services des données commerciales, techniques et financières. Liste des équipements immobilisés, avec affichage de la valeur, du résiduel et de l amortissement. Ex : Répartition de la valeur d acquisition des équipements pour un site. 18

19 Gestion de parc GIMI Web : logiciel de gestion de parc Web GIMI WEB: ÉTAT DU PARC ET DES ÉQUIPEMENTS Ce complément au module de gestion de parc vous permet de réaliser les opérations de gestion courantes suivantes : Visualisation de l état du parc, Accès au détail d une fiche équipement, Visualisation et modification de tous les éléments d un équipement, Création d équipement, Mouvements / transferts, Mise en service, Intervention technique, Accès au détail des interventions. Véritable complément de la version Windows, cette option vous fera gagner un temps précieux lors de vos interventions et de vos déplacements. Statistiques et états & GIMI Web : logiciel de gestion de parc Web 19

20 Gestion des achats / Stocks / Budgets INTRODUCTION Regroupé dans le module Financier, le module de Gestion des Achats, Stocks, Budgets GIMI est un outil destiné à la gestion de la fonction achat des services généraux. Il permet ainsi suivant un même référentiel unique, d intégrer cette fonction financière dans l entreprise et d éviter des doubles saisies ou des interfaces complexes avec des outils tiers. OBJECTIFS Outil de gestion périphérique, il permet de : Gérer les commandes, les réceptionner, les intégrer dans le stock, Gérer les stocks de consommables, composants et d automatiser les réapprovisionnements, Gérer et suivre les budgets des services. CIBLE Il est destiné aux Services généraux, Moyens généraux, Gestionnaires du patrimoine, Gestionnaires de production qui sont confrontés à cette problématique de gestion. EXPLOITATION Gestion des achats GIMI permet l émission et le suivi des commandes et d anticiper les besoins. L activité avec chaque fournisseur est mesurée, ce qui facilite les négociations. La gestion des alertes signale tous les articles consommables et composants dont le statut «seuil minimal» et «seuil de réapprovisionnement» est atteint. Il est ainsi possible d anticiper les réapprovisionnements et d éviter les ruptures de stock. Saisie d une commande et édition de celle-ci via un état personnalisé 20

21 Gestion de parc Gestion des achats (suite) - Saisie et édition des commandes de consommables, composants, équipements, prestations en lien avec les lignes budgétaires, - Personnalisation du modèle de bon de commande, - Visualisation du portefeuille des commandes, - Alertes proactives en cas de retard de livraison, - Réception des commandes avec gestion des reliquats, - Intégration automatique dans le stock, - Statistiques sur le chiffre d affaires des fournisseurs réalisé sur l exercice en cours et l exercice N-1. Gestion des stocks GIMI gère les stocks de composants et de consommables par références articles. Ne sont gérées en stock que les références choisies. - Gestion des stocks composants et consommables en lien avec les équipements, - Suivi des mouvements (entrée, sortie, transfert, régularisation d inventaire, mise au rebut), - Gestion des niveaux de stock avec alertes (Quantité mini, seuil de réapprovisionnement, quantité économique d achat), - Gestion des fournisseurs avec tarifs, - Lien avec le module achat pour les commandes, réceptions et intégration automatique dans le stock, - Suivi des consommations par services, utilisateurs, équipements, - Statistiques sur les réceptions par articles et par fournisseurs. Gestion des achats/stocks/budgets 21

22 Gestion des achats / Stocks / Budgets Gestion des budgets GIMI gère les budgets par service et par ligne budgétaire. Il permet d obtenir le comparatif budgété/réalisé/disponible. - Définition des budgets par sociétés, sites, services, exercices, - Lignes budgétaires par budgets, - Comparatif budget/réel/disponible, - Détail des consommations budgétaires, - Lien avec les achats. Gestion des Tiers GIMI permet de gérer les fournisseurs en lien avec les achats et stocks, les constructeurs, en lien avec les équipements ainsi que les livreurs. Il est ainsi possible à tout moment de savoir quel est le fournisseur d un article, quel est le chiffre de commandes généré, qui fabrique cet article et qui l a livré. Les fournisseurs sont identifiés avec leurs coordonnées, contacts, conditions de facturation et chiffre d affaires réalisé sur les deux derniers exercices. Chacun des fabricants est géré avec la liste des noms commerciaux des modèles associés. Les livreurs sont enregistrés avec leurs coordonnées dans la base. 22

23 Gestion de parc Gestion des réservations INTRODUCTION En complément du module de Gestion de parc et de Gestion du Help Desk, ce module 100% Web permet aux utilisateurs via un navigateur Internet de visualiser les équipements de prêt, contrôler leur disponibilité et générer une demande de réservation. Le superviseur réalisant le suivi et le contrôle des affectations et des mouvements. OBJECTIFS Gestion des équipements de prêt, Gestion des salles de réunion, Gestion des disponibilités, Planning graphique des réservations et des affectations, Validation et supervision des réservations, Lien avec la messagerie. CIBLE Il est destiné aux Services généraux, Moyens généraux, Gestionnaires du patrimoine, Gestionnaires de production qui sont confrontés à cette problématique de gestion. EXPLOITATION Pour chacun des équipements, via le planning hebdomadaire ou quotidien les utilisateurs vont connaître en temps réel les dates de disponibilité, de réservation, ainsi que les personnes concernées. Pour chacun des équipements cinq statuts sont gérés : Libre, Réservation par un utilisateur, Réservation confirmée par le responsable, Le système fournissant des états de réservations en cours, biens non retournés dans les délais, Le planning des réservations permet de visualiser par jour et par équipement son état de disponibilité ainsi que son statut. Réservation en cours, Réservation terminée. A chacun des stades un mail de confirmation est automatiquement envoyé par le système. Gestion des achats/stocks/budgets & Gestion des réservations 23

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