Intégration de solutions Basware dans les environnements multi-erp

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1 White Paper Intégration de solutions Basware dans les environnements multi-erp Q Avantages commerciaux et scénarii d intégration fonctionnelle offerts par l intergiciel Basware anyerp Basware Corporation

2 Marque Le nom Basware et le logo Basware appartiennent à Basware Corporation. Basware Purchase Management, Basware Invoice Processing, Basware Document Archiving et Basware Business Transactions sont la propriété de Basware Corporation. Droit d auteur Copyright 2009 Basware Corporation. Les droits d auteur de ce document appartiennent à Basware Corporation. Aucune partie de ce document n est autorisée à être reproduite, traduite ou retransmise, sans la permission de Basware Corporation. Aucune information comme le contenu de ce document n est autorisée à être communiquée à une tierce partie sans l accord écrit et formel de Basware Corporation. Clause de non-responsabilité L information contenue dans ce document est sujette au changement sans préavis et n induit donc aucun engagement de la part de Basware Corporation. Basware Corporation n est pas responsable des erreurs contenues dans ce document et se décharge de toute responsabilité en cas de domages consécutifs liés à l utilisation de ce document. Les produits et la marque Basware sont protégés par la loi Américaine et internationale. Basware Corporation Address: Linnoitustie 2 Cello Building FIN-Espoo Finland Postal address: P.O. Box 97 FIN Espoo Finland Basware SAS Addresse: 7 rue du Général Foy Paris France Tel: Fax: Basware Corporation

3 Sommaire 1. Note de synthèse Dossier commercial Intégration de systèmes parfaite et sûre Introduction aux possibilités d intégration fonctionnelle Abréviations utilisées dans ce document 6 2. La stratégie intergicielle de Basware Entrées et sorties Moteur de transformation Routage Nettoyage et enrichissement de données 8 3. Simplicité de déploiement grâce à Basware anyerp Configuration à base de modèles Configurations d objets Traitement transactionnel Traitement des erreurs Dépannage et journalisation flexible Basware anyerp Sécuriser la performance Stratégie basée sur un processus d intégration d architecture orientée services (SOA) Logique d interface externe Extensibilité et performance Intégration certifiée avec les principaux systèmes ERP Scénarii typiques d intégration avec Basware anyerp Récupération de données permanentes via ERP Traitement des factures Établissement de factures ou enregistrement dans le système de comptabilité fournisseurs AutoTransfer ou transfert automatique des factures Parcage ou pré-enregistrement des factures Autres interfaces relatives à la facturation Traitement des bons de commande et des reçus de quai Intégration des règles métier de Basware EPP Intégration de captures Documents scannés Archivage et intégration de DMS Questions fréquemment posées Réponses des experts de Basware Intégration ERP de niveau international grâce à Basware anyerp - Expériences des clients THALES Avionics décolle grâce à Basware Invoice Processing Metso en route vers une vision mondiale de la facturation électronique FFE Transportation Services, Inc. accroît son contrôle financier grâce à Basware Invoice Automation 22 Basware Corporation

4 1. Note de synthèse De nos jours, les sociétés mondiales héritent souvent de processus multiples et de progiciels de gestion intégrés (systèmes ERP) dans le cadre d acquisitions d entreprises. Dans le pire des cas, une organisation peut avoir besoin de fonctionner avec 10 à 15 ERP différents. L intégration de ces différents systèmes et processus peut souvent constituer un défi, souvent à l origine de projets de TI extrêmement coûteux et sans fin. Par conséquent, il est naturel que les capacités d intégration deviennent l une des questions clés lorsqu une organisation cherche à implémenter de nouveaux processus avec l aide des meilleurs produits. Basware anyerp, développé depuis des années exclusivement par Basware, est un intergiciel qui permet d intégrer plus de 250 ERP différents. Il a été conçu pour permettre une communication parfaite avec les solutions Basware et les autres solutions de gestion d une organisation. Le présent document compare les avantages de Basware anyerp aux autres outils commerciaux d intégration d applications d entreprises (EAI). Il guide le lecteur à travers les différents scénarii d intégration fonctionnelle des solutions Basware et les principaux systèmes ERP. Figure 1. Integration transversale autorisée par Basware anyerp. 1.1 Dossier commercial Intégration de systèmes parfaite et sûre Habituellement, le goulot d étranglement en matière d automatisation des processus commerciaux réside dans l intégration de ceux-ci dans le paysage informatique. En conséquence, les projets sont souvent retardés, voire jamais terminés. Ce manque d interopérabilité entraîne généralement des inefficacités conséquentes ; les différents systèmes sont mal synchronisés, ce qui rend impossible l automatisation des processus, même les plus directs. La stratégie et de la différenciation de Basware ont toujours mis l accent sur un système d intégration simple et homogène. Basware anyerp est conçu précisément pour aider les organisations à éliminer ces problèmes. Non seulement l intégration est rapide et rentable par rapport aux autres outils commerciaux d intégration d applications, mais Basware anyerp comprend également une intelligence ERP certifiée, qui permet une interopérabilité parfaite avec les principaux systèmes ERP dans le monde (SAP, Oracle et Microsoft Dynamics). Basware Corporation

5 Les solutions Basware étant au cœur d une organisation, elles doivent être capables de gérer de multiples interfaces avec des systèmes commerciaux clés. Dans le cas d une société utilisant un seul ERP pour l approvisionnement et la comptabilité, il peut également s avérer nécessaire de fusionner ce système. Alternativement, les organisations peuvent avoir plusieurs ERP (de différentes marques et modèles), systèmes d achat (l un des clients de Basware possède 30 systèmes d achat différents) et systèmes financiers. Dès le début, Basware s est distingué dans ces domaines par une récupération aisée de données émises ou reçues par ces systèmes. Grâce à Basware anyerp, il est possible d utiliser des données permanentes telles que les informations relatives aux fournisseurs (issues de la liste des fournisseurs principaux d un client), les données comptables (centres de coûts, indicatifs comptables, codes de TVA, etc.) et les informations relatives à l entreprise (unités commerciales, utilisateurs, limites d approbation, centres de coûts associés, etc.). L adaptateur permet également à Basware de copier les informations vers les applications Basware (par mise à jour programmée, généralement la nuit) ou d accéder aux données en temps réel. La récupération des données permanentes permet à la solution Basware Invoice Automation d apparier automatiquement et de traiter toutes les factures entrantes sans aucune intervention manuelle. Grâce à Basware anyerp, le système peut aussi traiter partiellement des factures sans références en limitant le traitement manuel. Par exemple, le codage et le routage seront toujours effectués automatiquement par le système. Grâce à Basware anyerp et son intelligence intégrée, la solution Basware peut également servir d élément unifiant dans les environnements informatiques complexes d une organisation. Par exemple, une société peut posséder dix ERP différents et parmi ceux-ci, cinq différentes versions SAP avec des personnalisations spécifiques au client. Par conséquent, les données du système ne sont pas les mêmes et naturellement, les interfaces utilisateur sont également différentes. Dans ce genre de situation, l intégration de Basware anyerp présente un dossier commercial complet, l adaptateur pouvant garantir le flux de données exactes entre les principales solutions de gestion et contribuer directement aux résultats de la société. 1.2 Introduction aux possibilités d intégration fonctionnelle Basware anyerp assure une intégration parfaite avec les solutions Basware et les autres solutions de gestion des organisations. Le présent document propose une introduction détaillée au déploiement et à la performance de Basware anyerp. Il révèle également les différents scénarii d intégration possibles. Le tableau suivant fournit un aperçu des différentes possibilités d intégration. Le Chapitre 5 guidera le lecteur à travers certains scénarii d excellence habituels pour les diverses possibilités d intégration. Basware Corporation

6 Table 1. Possibilités d integration offertes par Basware anyerp. ERP Integration Business rules integration Other integration possibilities Master data retrieval Invoice handling - Invoice posting - Invoice parking - Invoice release for payment - Invoice cancellation - Down payments - PO invoice posting - PO invoice release for payment - PO invoice cancellation PO data retrieval - Manual matching - Automatic matching PO handling - PO creation - PO changes - PO closing - Goods receipt - Goods receipt cancellation - Goods receipt synchronization from - ERP to Basware Invoice data entry Invoice validation Invoice tax calculation Invoice workflow Invoice approval PO data entry PO workflow PO approvals PO budget validation Is your SSC operating in a multinational environment? PO archiving interface Invoice archiving interface 1.3 Abréviations utilisées dans ce document Nous avons organisé la liste suivante afin de familiariser le lecteur avec les principales abréviations utilisées dans le présent rapport. EAI PO AP SOA API Enterprise Application Integration Purchase Order Accounts Payable Service-Oriented Architecture Application Programming Interface Basware Corporation

7 2. La stratégie intergicielle de Basware Le manque d approche structurée dans les systèmes d intégration provoque souvent l augmentation des liaisons point à point au sein d une organisation. Lorsque des dépendances sont ajoutées à une base spontanée, il en résulte un système complexe et difficile à maintenir (Figure 2a). Basware anyerp agit comme un nœud entre les différentes applications Basware et le cadre d applications de l organisation. Les différentes applications n ont pas à se soucier les unes des autres (Figure 2b). Contrairement à l approche point à point, ces connexions ne concernent que Basware anyerp. Cela signifie qu il est possible d ajouter ou de remplacer des systèmes, ce qui garantit une meilleure capitalisation des investissements existants puisque le nombre de connexions nécessitant une reconstruction est moindre. En outre, le modèle de réseau en étoile permet l usage d un nombre limité de connexions, par rapport aux connexions point à point. Dans le cadre de l approche point à point, le nombre de connexions augmente exponentiellement à chaque ajout de nouveaux systèmes. Dans le modèle de réseau en étoile, l augmentation du nombre de connexions est uniquement linéaire. Figure 2a. Point-to-point approach Figure 2b. Point-to-point approach 2.1 Entrées et sorties Pour connecter une application à Basware anyerp, nous utilisons des entrées et des sorties. Basware anyerp contient plusieurs entrées et sorties pour prendre en charge la communication et les protocoles tels que : services Web, HTTP(S), XML, fichiers textes, accès aux bases de données (OleDb et ODBC), service d annuaire (LDAP), (SMTP), FTP(S), IBM MG, SAP RFC et fonctions BAPI, etc. (se référer à la Figure 2). Ces entrées et sorties nous permettent de recevoir et d envoyer des documents commerciaux complets vers d autres applications connectées à Basware anyerp. Figure 3. Trame Basware anyerp Basware Corporation

8 2.2 Moteur de transformation Souvent, le format des documents commerciaux ou les données permanentes émis par une application ne conviennent pas à une autre application. Lorsque cela se produit, les documents commerciaux/données doivent être transformés à l aide du moteur de transformation de Basware anyerp. Les entrées chargent les données dans le contexte anyerp. Conçu pour une stratégie d architecture orientée services (SOA), le contexte anyerp prend en charge aussi bien les documents XML natifs que les structures de données classifiées. Le moteur de transformation offre un large éventail de fonctions permettant de manipuler des documents de gestion. Une fois la donnée transformée dans le format correct, elle peut être émise sur une ou plusieurs sorties. Cette séparation entre les entrées et sorties d une part, et le processus de transformation d autre part, nous permet de modifier facilement le protocole de sortie le cas échéant, tout en conservant intacts les investissements contractés pour la transformation. 2.3 Routage Dans les environnements comprenant plusieurs systèmes ERP dorsaux, Basware anyerp agit comme un routeur pour les transactions et les documents commerciaux entre les solutions Basware et les systèmes ERP. À partir des renseignements sur les informations entrantes des documents commerciaux, il est possible de router une transaction vers l interface ERP adéquate ou vers un autre système financier. Dans les environnements de nos clients comprenant plusieurs instances ERP, nous exécutons habituellement le routage de la manière suivante : Le code de la société (et/ou autre critère) figurant sur le bon de commande est utilisé pour retrouver et connecter l instance ERP pertinente. Suivant le code de la société, il est également possible de démarrer une toute autre logique d intégration ; par exemple, s il s agit d interfacer des ERP totalement différents. 2.4 Nettoyage et enrichissement de données Basware anyerp améliore la qualité des données qui passent par l adaptateur du moteur de transformation et transitent entre les systèmes intégrés. Pour une intégration optimale entre les différentes solutions de gestion, il est essentiel que les informations soient complètes, au format adéquat et de très bonne qualité. Pour ce faire, il est possible d enrichir ces informations et éventuellement, de les importer à partir de plusieurs sources de données. Le cas échéant, les notations et les formats sont judicieusement convertis et des règles de validation appliquées en temps réel afin d assurer la bonne qualité des informations. Basware Corporation

9 3. Simplicité de déploiement grâce à Basware anyerp Basware anyerp remplace les codes par des paramètres et des configurations. Les configurations sont élaborées par un langage spécifique à Basware anyerp. Ce langage de haut niveau est conçu pour se focaliser sur les processus commerciaux et non sur des détails techniques. Le script fonctionnel améliore l efficacité et permet un développement rapide. Les environnements commerciaux des clients de Basware étant constamment en évolution, les solutions Basware se doivent d être flexibles et de permettre des ajustements rapides. C est l une des raisons pour lesquelles Basware anyerp a été conçu comme une plateforme abstraite dépourvue de toute logique applicative. Toutes les logiques applicatives peuvent être configurées et stockées dans des dossiers de configuration, pour des changements plus aisés. Grâce à cette approche de la configuration, la normalisation de l intégration est indépendante de certaines personnes ou d un savoir particulier. Auparavant, les intégrations ERP codées étaient spécifiques au client et seul le conseiller d origine était à même de réaliser le dépannage des problèmes. Basware anyerp permet la normalisation des configurations d intégration ; ainsi, différents conseillers peuvent travailler sur le même projet. Tous les consultants Conseils et Assistance de Basware peuvent prendre en charge l intégration. Nous sommes fiers d annoncer que Basware anyerp fournit une plateforme d intégration à la fois flexible et efficace, ce qui représente une performance exceptionnelle. Pour preuve, les chapitres suivants abordent en détails les divers avantages de cet intergiciel. 3.1 Configuration à base de modèles Souvent, l inconvénient d un gigantesque système flexible et configurable réside dans l effort nécessaire à son implantation. Basware a résolu efficacement ce problème en créant des modèles. Traitées comme des produits, les configurations de modèles sont déployées avec Basware anyerp. Ces configurations offrent toutes les logiques applicatives que les autres fournisseurs de solutions développent habituellement à l intérieur des produits. Les modèles nous permettent de déployer une configuration de base avec un minimum d efforts d implantation. Les modèles offrent également une flexibilité optimale : en effet, leurs configurations peuvent être modifiées à tout moment, pour satisfaire précisément les exigences du client. 3.2 Configurations d objets Les configurations d objets Basware anyerp forment une bibliothèque de fonctions d interface de programmation (API) Basware de haut niveau, qui exposent les fonctionnalités des applications Basware pour l interface à utiliser. Ces configurations d objets accélèrent les efforts de configuration grâce aux fonctionnalités prêtes à l emploi. Par exemple, lorsqu il s agit d importer une facture dans Basware Invoice Automation, les fonctions API de configuration de l objet facture simplifient le travail du conseiller en construisant plus rapidement les interfaces. Les configurations d objets Basware jouent également un rôle important en garantissant que les investissements figurant dans la configuration Basware anyerp conservent leur valeur. Les configurations d objets Basware anyerp sont disponibles pour chaque version des autres applications Basware. Cela signifie que lorsque nos clients désirent mettre à niveau leur application Basware, nous n avons qu à nous référer à la nouvelle version des configurations d objets afin de simplifier sans risque les projets de migration. Par exemple, au cours de la mise à niveau, la partie de l interface correspondant à l application Basware est configurée en référence à la nouvelle version ; le modèle d objet prêt à l emploi se charge du fonctionnement avec la nouvelle version. Basware Corporation

10 3.3 Traitement transactionnel L un des objectifs clés de l intégration système consiste à garantir que les différents systèmes restent synchronisés. Cette fonction a été intégrée au cœur du langage du Basware anyerp. Lors de la configuration de certaines tâches, le conseiller peut avoir besoin de regrouper ces tâches dans des nœuds de transaction spécifiques. Une fois cette configuration mise en place, Basware anyerp archivera ou répètera toutes les actions dans le nœud de transaction. Cette procédure assure que seules les actions complètes seront exécutées et qu aucune exécution partielle ne viendra perturber le bon déroulement des transactions. Le traitement transactionnel de Basware anyerp démontre toute sa puissance lorsqu il intègre plusieurs systèmes. Lorsqu une transaction logique de la configuration de Basware anyerp couvre différents systèmes, l adaptateur lie ces transactions physiques par un lien logique. Par exemple lorsqu une facture est transférée vers un système externe avec une base de données DB2, nous configurons tout d abord une action d insertion de la facture dans la base DB2, puis une action de mise à niveau du statut dans la base de données Basware. Ces deux actions concernant deux bases de données différentes, elles génèrent leurs propres transactions sur bases de données physiques. Basware anyerp regroupe logiquement les deux transactions et les archive ou les répète. Cette répétition a lieu en cas d échec de la mise à jour du statut dans la base de données Basware, pour quelque raison que ce soit. Par la suite, l adaptateur provoquera également une répétition de l insertion dans la base de données DB2 tout en maintenant une parfaite synchronisation des deux systèmes. Ce processus de transaction est pris en charge pour tous les accès aux bases de données, de même que pour les appels des fonctions SAP BAPI. 3.4 Traitement des erreurs Basware anyerp est capable de répéter tout un éventail de transactions incomplètes. De la même manière, il peut aussi supprimer les dossiers incorrects et créer des notifications automatiques. 3.5 Dépannage et journalisation flexible Basware anyerp a été conçu pour fonctionner dans un environnement complexe. Il peut, par exemple, révéler efficacement des problèmes de connexion en créant des fichiers journal (liste de noms de fichiers et de leur emplacement). Basware Corporation

11 4. Basware anyerp Sécuriser la performance Pour sa suite de produits EPP, Basware a construit des intégrations parfaites avec plus de 250 systèmes ERP dans le monde. Le nombre important de systèmes différents et d environnements commerciaux qui peuvent être intégrés est un exemple révélateur de la flexibilité de Basware anyerp. La communauté des clients Basware est composée d entreprises de taille moyenne et de grandes sociétés mondiales. Habituellement, les grandes entreprises possèdent des environnements systèmes complexes composés de systèmes ERP de pointe. Pour ces clients, les solutions Basware permettant une intégration ERP aisée représentent un choix raisonnable. Par exemple, plus de 250 organisations de niveau international ont intégré avec succès la solution Basware Invoice Automation dans leur système SAP afin de rationnaliser leurs processus purchase to pay (de l achat à la facture). Figure 4. Basware anyerp technical communication environment. 4.1 Une stratégie basée sur un processus d intégration d architecture orientée services (SOA) Une architecture orientée services (SOA) est une structure visant à intégrer des processus commerciaux et à prendre en charge des infrastructures informatiques en tant que composants normalisés et sûrs. Il peut s agir par exemple de services qui peuvent être réutilisés et combinés lorsque les priorités commerciales évoluent. Grâce aux services Web, les différentes applications des fournisseurs de logiciels peuvent parler le même langage, du moins sur le plan technique. Ces services Web basés sur une SOA ont acquis une réelle reconnaissance dans le secteur. Les normes SOA permettent une plus grande interopérabilité et une meilleure protection contre les blocages de fournisseurs de logiciels propriétaires. La proposition d utilisation SOA comme outil de cartographie d affaires garantit que les services créés représentent correctement la vision commerciale et non pas uniquement l avis des technologues sur les services de gestion. Lorsque les services Web sont appelés, des messages XML sont échangés via SOAP ou REST, habituellement à l aide du protocole de transport hypertexte (HTTP). Les solutions Basware sont développées conformément aux normes SOA pour les services Web (intégration interne et externe). Les dernières versions des produits Basware possèdent une architecture SOA basée sur les fonctions de communication Windows (WCF). WCF est un modèle de programmation utilisé dans la construction d applications communicantes. Il s agit de la partie du logiciel.net dédiée aux communications. Basware Corporation

12 4.1.1 Logique d interface initiée par Basware anyerp Basware anyerp dispose de nombreuses fonctionnalités permettant de prendre en charge l architecture orientée services (SOA) pour l intégration externe. Une approche fréquente consiste à créer un serveur mandataire pour un service Web. Ce serveur peut être généré à partir des descriptions du service Web à l aide d outils tels que Microsoft Visual Studio.Net. Basware anyerp comprend des méthodes permettant d appeler les fonctions exécutées par le service Web par l intermédiaire du serveur. Les valeurs des paramètres du service Web sont simplement mappées dans la méthode du serveur ; l utilisation de cette approche est très simple. Basware anyerp fournit également les fonctions suivantes pour une communication plus directe avec les services Web : Méthode intégrée pour les services Web permettant d envoyer des données XML à une adresse HTTP, pour un contrôle intégral de l appel passé Définition d enveloppes SOAP (quand le protocole SOAP est utilisé) Appel de services Web de type REST Exécution de commandes POST et GET (de manière synchrone et asynchrone) Possibilité de retrouver des données à partir d en-têtes HTTP Les services Web peuvent être appelés via HTTPS avec des certificats pour sécuriser la communication Logique d interface externe Il existe d autres scénarii d intégration, susceptibles de nécessiter des applications externes pour entreprendre des actions dans les applications Basware. Basware anyerp peut être configuré pour héberger à la fois des services Web et des services WCF. Ces services permettent aux applications externes d envoyer, de recevoir et de traiter des données en exécutant certaines parties de la configuration. 4.2 Extensibilité et performance Afin de garantir la meilleure performance dans la tâche et une extensibilité de Basware anyerp, il est possible de répartir la charge de travail sur différents serveurs. Cet équilibrage de charge peut être spécifique à la tâche ou à l appel. Par exemple, les diverses tâches ou appels à des services Web peuvent être dirigés vers différents serveurs pour éviter les ralentissements dans le réseau. La dernière version de l intergiciel Basware anyerp est également disponible en 64 bits, ce qui permet à l adaptateur de mieux tirer profit des ressources du serveur sur un système d exploitation 64 bits. Figure 5. Integration Multi-ERP avec Basware anyerp. Basware Corporation

13 4.3 Intégration certifiée avec les principaux systèmes ERP Basware anyerp a été certifié pour garantir une intégration parfaite avec les principaux systèmes ERP mondiaux. Parmi ces systèmes, on compte: Une coopération de longue date unit Basware et SAP, qui tirent mutuellement profit des capacités uniques de chacun. Basware anyerp est certifié pour SAP NetWeaver. Il prend en charge l intégration avec tous les systèmes SAP existants et à venir. Le Centre d intégration et de certification de SAP garantit que Basware anyerp s intègre correctement avec SAP ERP 6.0 par l intermédiaire du connecteur SAP pour Microsoft.NET, qui traite les communications BAPI et RFC. Pour ce faire, il propose un connecteur basé sur des technologies d intégration soutenues et pré-testées par SAP. Basware est membre du réseau Oracle Partner Network. Oracle possède la deuxième base mondiale d applications ERP, qui inclut l ensemble des versions des systèmes ERP Oracle Financials, JD Edwards et PeopleSoft. Doté de cette certification d intégration Oracle, Basware anyerp peut être considéré comme un intergiciel phare dans la famille ERP d Oracle. Basware, partenaire certifié Microsoft Gold, coopère avec Microsoft Business Solutions. Microsoft possède la troisième base mondiale d applications ERP (Microsoft Dynamics ERP). Microsoft a certifié Basware anyerp pour Windows Server Basware Corporation

14 5. Scénarii typiques d intégration avec Basware anyerp Basware anyerp est une plate-forme abstraite qui peut être utilisée pour tout type d intégration de systèmes entre les applications Basware et les autres solutions de gestion d une organisation. Généralement, les intégrations requises par les clients entrent dans les différentes catégories détaillées ci-dessous. Pour nos clients, le besoin d intégration le plus fréquent consiste à connecter parfaitement les applications Basware avec le système ERP d une organisation. Tout projet d implantation exécuté par Basware demande l implémentation d au moins une interface et souvent plusieurs, une organisation possédant notamment différents systèmes ERP. Figure 6. Scenarii d integration fonctionnelle 5.1 Récupération de données permanentes via ERP Les applications Basware traitent des documents professionnels. À un moment donné du processus commercial, ces documents doivent être enregistrés dans le système ERP. Après enregistrement d un document professionnel, la plupart des systèmes ERP le valident et génèrent un numéro de document. Basware anyerp nous permet de créer l intégration pour enregistrer les documents professionnels et simultanément mettre à jour le document en question (dans la solution Basware également) en ajoutant toutes les informations pertinentes telles que les informations de validation. Afin d améliorer l enregistrement des documents professionnels, tout ou partie de la logique de validation peut être transférée à Basware afin d améliorer l exactitude des données. À titre de pratique exemplaire, les données permanentes doivent être conservées dans un emplacement central unique. Ces données se trouvent presque toujours dans le principal système ERP d une organisation. Nous pouvons configurer les applications Basware pour faire référence aux données dans le système ERP, ou répliquer les données permanentes dans la base de données Basware et les actualiser régulièrement, à des intervalles de temps définis spécifiquement. Le choix de faire référence aux données permanentes dans le système ERP ou de les répliquer dépend des exigences du client. La réplication des données a souvent lieu pour améliorer la performance ou limiter l impact sur les données utiles du système ERP ou la charge réseau. Si les données sont plus volatiles, il peut s avérer préférable d y faire référence dans le système ERP afin de mieux prendre en charge les processus de gestion. Basware Corporation

15 5.2 Traitement des factures Établissement de factures ou enregistrement dans le système de comptabilité fournisseurs Le principal objectif du traitement des factures est de générer une comptabilité analytique approuvée pour les factures et de créer un enregistrement électronique dans le système de comptabilité fournisseurs. La publication de factures approuvées intégralement est enregistrée dans le système de comptabilité fournisseurs pour paiement, avec les données de la facture. Dans la solution Basware, les factures scannées et/ou électroniques sont approuvées et codées manuellement ou appariées automatiquement. À tout moment, les factures traitées peuvent être obtenues à partir du système Basware et enregistrées dans le système de comptabilité fournisseurs. Généralement, le système de comptabilité fournisseurs vérifie la validité de la comptabilité analytique, notamment des codes de taxe, avant d enregistrer les factures. Après une révision manuelle des données de facturation, un commis aux comptes fournisseurs sélectionne un ensemble de factures traitées et lance le processus d enregistrement. La validation peut également être automatisée et réalisée simultanément sous forme de codage basé sur les règles métier (décrites dans le chapitre 5.4 : Intégration des règles métier de Basware EPP) AutoTransfer ou transfert automatique des factures Comme son nom l indique, Basware AutoTransfer transfère automatiquement les factures disponibles et intégralement traitées dans le système de comptabilité fournisseurs d une organisation. Pour être enregistrées automatiquement, ces factures doivent respecter des critères spécifiques au client déterminés à la fois par leur processus commercial et par les restrictions relatives au module de comptabilité fournisseurs qu ils utilisent. Basware AutoTransfer vérifie régulièrement toutes les factures traitées intégralement qui sont disponibles. Les factures qui satisfont les critères définis sont envoyées dans le système de comptabilité fournisseurs sans aucune intervention manuelle de l utilisateur. Les factures qui ne satisfont pas certains des critères requis sont envoyées aux commis aux comptes fournisseurs pour traitement manuel et complément des données, avant d être transférées manuellement dans le système de comptabilité fournisseurs Parcage des factures ou pré-enregistrement Les factures peuvent nécessiter un parcage ou un pré-enregistrement dans le système de comptabilité fournisseurs / côté ERP avant le traitement effectif des factures. Cette opération peut avoir lieu après réception des factures dans le système Basware. L interface de parcage des factures crée les enregistrements nécessaires, qui permettent le traitement ultérieur des factures. Une fois qu une facture est publiée dans le système de comptabilité fournisseurs selon le déroulement du traitement, le parcage ou pré-enregistrement est annulé Autres interfaces relatives aux factures Basware anyerp permet également d enregistrer d autres factures spécifiques aux ERP. Parmi eux, l enregistrement de factures internes, l élaboration de factures pour paiement, l annulation de factures, les acomptes, etc. Le comportement de ces fonctionnalités dépend du système ERP utilisé et de la manière dont il a été implémenté. Dans certains systèmes ERP, les factures relatives aux bons de commande sont enregistrées à l aide d interfaces de programmation différentes (de celles des factures normales) dans l ERP. L interface anyerp peut exécuter l interface de programmation adéquate selon le type de document ou conformément à d autres critères. 5.3 Traitement des bons de commande et reçus de quai La solution Basware peut apparier des factures avec des bordereaux d achat, des commandes, des reçus, des bons de livraison, etc. selon les besoins du client et les exigences spécifiques à Basware Corporation

16 l objectif. Pour simplifier cette description, nous avons utilisé l expression «bon de commande» pour qualifier les documents en question. Un bon de commande doit faire correspondre l achat et la facture entrante. Les données du bon de commande peuvent être récupérées à partir de tout système détenant ces informations. La récupération peut avoir lieu de manière synchrone ou asynchrone, la seconde constituant l approche d excellence recommandée pour récupérer les données. Les données du bon de commande récupérées peuvent contenir les données d en-tête de commande et les postes, ainsi que l intégralité de la piste d audit de la commande, les reçus de quai, les bons de livraison, les bordereaux de marchandises et autres informations applicables au cours des différentes phases de la récupération de données. Les données sont regroupées pour apparier automatiquement ou manuellement la commande et la facture, pour prendre en charge le traitement des exceptions, permettre l archivage électronique de l ensemble de la transaction et indiquer clairement le processus d approbation de la transaction pour son automatisation. La solution d appariement Basware peut, selon les besoins, lancer le recueil de la dernière version du bon de commande à partir du système ERP. Le bon de commande nécessaire peut également être retrouvé parmi l ensemble des bons de commande figurant déjà dans la base de données Basware (s ils ont été importés au cours d une exécution par lots). Remarque : la solution de gestion des achats Basware sauvegarde directement les bons de commande dans la base de données adéquate et dans le format adapté ; ces bons de commande ne doivent pas être récupérés séparément. Les données des bons de commande peuvent requérir un complément, un enrichissement ou une modification afin d accroître l efficacité du processus d appariement. Par exemple, les éléments de codage manquants tels que les noms de compte, ou d autres données, peuvent devoir être ajoutés pour permettre la prise en charge d un éventuel processus de traitement des exceptions. Les résultats d un appariement partiel peuvent être mis à jour dans le système ERP ou d acquisition dès qu ils sont disponibles. Un bon de commande partiellement correspondant sera mis à jour jusqu à ce que le bon de commande soit apparié intégralement. Les modifications et les mises à jour du bon de commande, les reçus de quai, les documents associés et les données peuvent à tout moment être échangés entre la solution Basware et les ERP. Basware anyerp permet de clôturer les bons de commande intégralement correspondants dans l ERP ou le système d acquisition. Le bon de commande doit également être mis à jour avec les informations disponibles, notamment les résultats de l appariement, la comptabilité analytique, une piste d audit intégrale et les données de la/des facture(s). 5.4 Intégration des règles métier de Basware EPP IIdéalement, les processus de gestion automatisés incluent de nombreuses vérifications de validation et d autorisation. Ces vérifications améliorent la qualité des données et renforcent le processus de gestion au sein de l organisation. Dans certains cas, ces vérifications sont basées sur des données gérées en dehors de la solution Basware. Par exemple, il s avère souvent efficace de stocker les limites d approbation pour chaque utilisateur dans le service d annuaire ; la combinaison d attribution de compte doit être vérifiée par rapport aux combinaisons valides stockées dans l ERP au moment où l utilisateur saisit l attribution de compte. Les applications Basware peuvent déléguer les vérifications de validation et d autorisation au cadre d applications Basware anyerp. Cela nous permet de créer des vérifications de validation et d autorisation basées sur n importe quelle source de données. Par ailleurs, le langage de configuration flexible de Basware anyerp permet de créer des vérifications de validation et d autorisation plus complexes. Basware Corporation

17 Les règles métier peuvent être définies en différents points du processus Basware EPP, de la manière suivante : Règles-métier dans Basware EPP Entrée des données de la facture Validation de la date, de la somme, du numéro validation, validation d ensemble Validation des données de la facture Enrichissement des données de la facture Règles de workflow de la facture Règles d approbation de la facture PO - Entrée des données PO - Règles de workflow PO - Règles d approbation PO - validation du budget 5.5 Intégration de captures Documents scannés Traditionnellement, les documents commerciaux entrants tels que les factures, les comptes de frais ou les modifications apportées aux bons de commande sont d abord scannés, puis stockés dans un format numérique. Basware anyerp est configuré pour importer directement les documents dans les applications Basware, grâce à des configurations de modèles prêtes à l emploi pour différentes solutions de numérisation, dont Kofax et Readsoft. 5.6 Archivage et intégration de DMS De nos jours, les organisations génèrent habituellement de grandes quantités de divers types de documents, des documents financiers, des contrats, des factures, des bons de commande, etc. Les applications Basware sont conçues pour traiter et archiver ces documents. Par exemple, lors de l archivage d une facture, l application transfère à la fois les données et l image du document original, les éventuelles pièces jointes et l ensemble des informations de traitement pertinentes telles que l historique du document et la piste d audit. Basware anyerp permet également l intégration dans d autres systèmes de gestion des documents (DMS) et propose une configuration de modèles intégrés pour des solutions telles que Documentum d EMC. Basware Corporation

18 6. Questions fréquemment posées Réponses des experts de Basware Pourquoi utiliser Basware anyerp plutôt que les autres outils commerciaux EAI? Tout simplement pour gagner du temps et de l argent. Grâce à des configurations certifiées intégrées, Basware anyerp forme un pont continu entre les solutions Basware et plusieurs systèmes ERP différents. Avec Basware anyerp, l intégration ne sera jamais un goulot d étranglement dans les projets d amélioration de nos clients. Pourquoi remplacer mon ancien logiciel/outil d intégration par Basware anyerp? L intégration avec Basware anyerp est très rapide, elle limite le besoin de configurations supplémentaires puisque l intelligence et les modèles requis se trouvent dans l outil lui-même. Basware anyerp permet la même intégration rapide quand un client choisit par la suite de mettre à niveau soit les solutions Basware, soit l un de ses systèmes ERP environnants. Comment garantissez-vous la performance et l extensibilité actuelle et future? Basware anyerp tire son extensibilité de l équilibrage de charge qui répartit la charge de travail entre différents serveurs anyerp. La dernière version de Basware anyerp (également disponible en 64 bits) permet à l adaptateur de mieux tirer profit des ressources du serveur sur un système d exploitation 64 bits. À l avenir (grâce à des sources de données streamables), il sera possible de mieux traiter les gros fichiers ou des groupes importants de données à partir du SAP. Cela permettra de créer un curseur en lecture seule/en avance seule, qui permet de faire une boucle entre les données sans charger l ensemble des données dans la mémoire. En définitive, l adaptateur pourra traiter des ensembles de données de taille illimitée. Basware Corporation

19 7. Intégration ERP de niveau international grâce à Basware anyerp Expériences des clients 7.1 THALES Avionics décolle grâce à Basware Invoice Processing 70 % des factures de THALES sont à présent appariées automatiquement, libérant le personnel qui peut mettre l accent sur des tâches plus stratégiques : pour l activité, la valeur ajoutée est plus grande, malgré une réduction des effectifs. Quand les responsables de la société phare d électronique THALES Avionics ont compris qu un certain nombre de départs à la retraite dans le service de la comptabilité ne seraient pas compensés, ils ont décidé d agir. Il était temps de chercher comment rationaliser et automatiser au mieux le traitement des factures de l entreprise. Une telle initiative permettrait à la société de réaliser des gains de productivité considérables dans des tâches manuelles à faible valeur ajoutée, à forte teneur administrative. Cependant, avant toute chose, plusieurs facteurs clés devaient être pris en compte. THALES avait besoin d une solution suffisamment extensible et flexible pour gérer toute la gamme de documents de facturation reçus par la société. Acteur dominant dans la fabrication d équipement de navigation pour les programmes mondiaux spatiaux et de défense, ainsi que d aéronefs civils, THALES Avionics reçoit près de factures par mois de la part de fournisseurs au total. Le besoin de tracer précisément toutes les factures générées dans le flux de travaux de THALES était également de prime importance : depuis l arrivée dans la salle du courrier en passant par leur traitement et jusqu à leur destination dans l archive de la comptabilité. En définitive, il était crucial que le système sélectionné s intègre parfaitement avec le système ERP - SAP R/3 de THALES Avionics, récemment implémenté. Une solution pour répondre à des besoins spécifiques L équipe de THALES Avionics a examiné plusieurs propositions. Il est rapidement devenu évident que le portefeuille de traitement des factures et d appariement de Basware (le second appariant automatiquement les factures avec les bons de commande approuvés) constituait la solution la plus complète, et ce grâce à Basware anyerp, la solution parfaitement intégrée dans l environnement ERP de THALES. Couplée aux compétences du service THALES, l intégrateur du projet, le succès était garanti. «La solution de Basware satisfait toutes nos spécifications et les experts de Basware ont fait preuve à maintes reprises d une attention pour le détail (durant l implémentation et au cours de leur assistance de suivi)», déclare Jean-Noël Decraene, directeur des services comptables de Thales Avionics. Avant l implémentation, les utilisateurs du service comptabilité ont été consultés sur la manière dont ils prévoyaient d utiliser le système. Des efforts ont également été faits pour garantir que l implémentation ne perturberait pas d autres services ou processus. «Basware est bien plus qu un éditeur qui vend la licence ; il apporte une véritable expertise dans le domaine de la facturation. Dans le cadre de ce projet, nous avons pu profiter de l expérience de chacun», a ajouté Lionel Bonnaud, chef de projet pour la division des services de THALES. Libérer du temps précieux La solution Basware, qui utilise un appariement automatique, basé sur les règles métier, afin de limiter le besoin de tâches prenantes et répétitives de traitement des factures, a été plébiscitée chez THALES Avionics. Actuellement, 70 % des factures sont traitées de cette manière : correspondance avec le numéro de la ligne d article au niveau du détail de la ligne. Basware Corporation

20 Cette solution a permis au personnel du service comptabilité de traiter efficacement les demandes des fournisseurs, en leur indiquant rapidement le statut de leur facture : payée, en cours de traitement ou contestée. Le temps précieux ainsi libéré leur a permis de mettre l accent sur les contrôles de gestion et l analyse des coûts, tout en absorbant une charge de travail accrue. Nous avons compensé le départ à la retraite de quatre personnes tout en faisant face à une augmentation du nombre annuel de factures traitées, qui sont passées de à L application Basware traite intégralement les volumes importants de factures et de conflits. En conséquence, nous n avons plus de retard dans les paiements. Jean-Noël Decraene, directeur des services comptables de THALES Avionics Basware Corporation

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