Un projet multi-établissements de territoire en Franche-Comté

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1 Un projet multi-établissements de territoire en Franche-Comté Dr Denis BABORIER CH LONS-LE-SAUNIER 31 Août 2009

2 La géographie du projet ISYS Projet d informatisation du système de soins Franche-Comté

3 EMOSIST-fc EMOSIST Franche-Comté : Groupement de Coopération Sanitaire région Franche Comté Ensemble de MOdernisation des Systèmes d Information de Santé et de Télémédecine Structure de 20 personnes, basée à Besançon Objectifs : Plate-forme régionale de santé Structure de mutualisation et de coopération au service de ses adhérents (37 établissements de santé publics et privés) Projets majeurs : Socle régional (identité patient, annuaire) Dossier Médical Partagé de Franche-Comté (DMP-fc) Dossiers médicaux des réseaux de santé (Périnatalité, Alzheimer, Bonnes Pratiques de Chimiothérapies, ) Environnement de veille sanitaire Dossiers mutualisés entre les établissements de la région Sous l amicale pression de l ARH

4 EMOSIST-fc EMOSIST Franche-Comté : Groupement de Coopération Sanitaire région Franche Comté Ensemble de MOdernisation des Systèmes d Information de Santé et de Télémédecine Structure de 20 personnes, basée à Besançon Objectifs : Plate-forme régionale de santé Structure de mutualisation et de coopération au service de ses adhérents (37 établissements de santé publics et privés) Projets majeurs : Socle régional (identité patient, annuaire) Dossier Médical Partagé de Franche-Comté (DMP-fc) Dossiers médicaux des réseaux de santé (Périnatalité, Alzheimer, Bonnes Pratiques de Chimiothérapies, ) Environnement de veille sanitaire Dossiers mutualisés entre les établissements de la région La genèse du projet L idée de départ : chaque établissement de santé est confronté à la nécessité d informatiser sa production de soins Février 2006 : Premières réunions sur un projet commun à l initiative conjointe d un ES et d EMOSIST Élaboration d une feuille de route commune décrivant un cadre minimal de mutualisation Engagement de 5 établissements puis 6 (autonomes) sur le principe d une démarche d acquisition commune Mai 2006 : EMOSIST lance un dialogue compétitif pour le compte des 6 établissements court séjour sur un périmètre large : CH Belfort Montbéliard (1120 lits) CH Champagnole (107 lits) CH Dole (424 lits) CH Gray (86 lits) CH Lons le Saunier (408 lits) CH St Claude (105 lits)

5 L avant-projet Publication Appel d Offres : mai 2006 Constitution d'un Groupe de travail inter-établissements Cahier des charges final : novembre 2006 Analyse des offres : Choix fonctionnel d une solution homogène couvrant un périmètre large Choix organisationnel de prolonger la démarche avant-projet dans une logique de mutualisation dans la réalisation Choix stratégique d une solution industrielle permettant de développer des processus de pilotage Mutualisation de l hébergement induite par le choix de la solution (data-center sur Besançon) Soutien de l ARH sur le principe d une démarche mutualisée La solution est retenue : notification du marché janvier 2007 Lancement projet ISYS : 31 mai 2007 La richesse fonctionnelle de la solution Plus de 57 applications métiers disponibles Facturation/Codage des actes Les possibilités de paramétrage Questionnaires Moteur de règles utilisable à chaque évènement Les vues patients par service, par PH, Outil d EAI embarqué (Enterprise Application Integration) La base de données unique Application construite sur un référentiel unique Pas d interface inter-applications Ergonomie homogène dans l ensemble des applications La centralisation de la plate-forme technique Architecture technique centralisée pour la région Tous les sites gérés dans la même base de données mais indépendants par le paramétrage Astreinte 7/7 24/24 facilitée

6 Le périmètre fonctionnel Modules Dossier médical Dossier de soins Prescriptions (Biologie, Imagerie, Médicaments, Consultations ) Résultats (Biologie, Imagerie, CR ) Pharmacie Rendez-vous Bureautique médicale Activité / PMSI Blocs opératoires Imagerie Noyau structure / sécurité Mutualisation de la conception Processus médicaux Définition d un processus commun minimal (accueil, évolution et sortie) Peu de disponibilité des médecins : fonctionnement par délégation Processus infirmiers Harmonisation du dossier infirmier, du plan de soins, des transmission ciblées, Réflexion et interrogation sur le plan de soins et la fonction d'administration Processus paramédicaux Elaboration des dossiers : Kinésithérapeute, Ergothérapeute, Psychologue, Assistante Sociale. Laboratoire Harmonisation des catalogues de prescriptions (3000 analyses) Définition des règles de prélèvement par adaptation de l'existant d'un des sites Complexité due à la diversité des équipements de laboratoires

7 Mutualisation de la conception Bureautique Harmonisation de la structure des documents Relation secrétariat-médecins incitant à "personnaliser" les documents Circuit du médicament Capitalisation sur le travail d un site pour l élaboration du livret thérapeutique Complexité due à la diversité des outils de dispensation et des outils de gestion de stocks Rendez-vous Client Build permettant un paramétrage progressif Capitalisation sur le référentiel d un site ayant déjà mis en place cette fonctionnalité Mutualisation de la conception Imagerie Elaboration du catalogue de prescriptions (3200 examens) Complexité dans la connexion des équipements Activité / PMSI Mise à jour des référentiels nationaux : une seule fois Objectif : mutualiser l'étude des évolutions et le processus de diffusion aux sites Nécessité de conserver une totale indépendance des sites Structure / Sécurité Structures propres à chaque site Définition commune des habilitations

8 Mutualisation des chantiers transversaux Technique Datacenter géré par l équipe mutualisée EMOSIST Interfaces gérées par EMOSIST en collaboration avec les sites Infrastructure unités de soins pilotée par chaque établissement Formation Formation commune des référents formateurs et des paramétreurs Rédaction des supports répartie entre les sites Formation de formateurs sur chaque site permettant de paralléliser les formations utilisateurs Tests Élaboration des scénarios de test répartie entre sites Suivi des tests consolidé, procédure d escalade : local, mutualisé Tests fonctionnels et d intégration plus complexes en raison de l approche multi-sites Déploiement Apport des ressources mutualisées sur le projet de chaque site Méthodologie et outils de préparation commun Capitalisation de site en site La mutualisation : bilan transitoire Les difficultés Contraintes dans l harmonisation des processus Lourdeur dans le mécanisme de décision Mobiliser le corps médical Maintien de l équilibre entre le projet commun et les projets locaux Présence limitée des équipes sur les sites Les bénéfices Répartition de la charge Compétences cumulées des 6 hôpitaux leaders différents selon Accès à l outil des «petits hôpitaux» Effet d entraînement dans les décisions (déblocage de moyens financiers et humains +++) Valorisation des personnes impliquées dans le projet commun Décloisonnement des sites

9 Calendrier des déploiements Un projet régional pour toutes les fonctionnalités d un hôpital Cohérence informatique et limiter les problèmes d inferfaces Un même logiciel pour faciliter le transfert des données d un service (voir d un hôpital) à l autre Une perte de liberté de chaque unité de choisir «son logiciel» Réussite totale du projet différée au déploiement de tous les services Problème de changer le logiciel et les habitudes de tous ceux qui avaient commencé avec un autre logiciel

10 Début par le service pilote en décembre 2008 Choix du service pilote??? Celui où le déploiement sera le plus facile! Pour réussir le lancement Avec beaucoup ou peu d intervenants? Peu ou beaucoup de mouvements? DMS courte ou longue? Le risque est l équipe MEDICALE! FORMATION : 2 X 3 heures par infirmière 1 X 3 heures par aide-soignante 2 X 2 heures par médecin Commencée 3 semaines avant déploiement OBLIGATOIRE! Et plutôt facile!

11 ANTICIPATION TECHNIQUE : Postes en grand nombre (pas de file d attente) Claviers étanches et lavables Mobiles wifi qui fonctionnent donner un sujet de satisfaction! On n anticipe jamais assez la technique! 31 Août 2009 Équipe épuisée Déploiement plutôt réussi Pas d incident majeur Présence indispensable lors des tensions à haut risque 31 Août 2009

12 31 Août 2009 Encore beaucoup de travail à venir Un niveau d exigence à ne pas décevoir Un enthousiasme intact de l équipe projet 31 Août 2009

13 En conclusion la Franche-Comté est une superbe région!