Unité de Recherche Clinique St Louis - Lariboisière Fernand Widal Le 03 Février 2012

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1 Visite de pré-sélection Visite de Mise en place Murielle COURREGES-VIAUD, ARC Laurence GUERY, ARC responsable Assurance Qualité Véronique JOUIS, Coordinatrice des ARCs Responsable Logistique Unité de Recherche Clinique St Louis - Lariboisière Fernand Widal Le 03 Février /2012 Cours du 03/02/2012 1

2 Le monitoring Visite de sélection Visite de Mise en Place Visite de Monitoring Clôture 2011/2012 Cours du 03/02/2012 2

3 Rappel définition Contrôle qualité qui garantit que la conduite de la recherche, les enregistrements et les rapports sont réalisés conformément : - au protocole - aux Procédures Opératoires Standard du promoteur - aux bonnes pratiques cliniques et - aux obligations réglementaires en vigueur Surveillance de l avancement de l essai clinique 2011/2012 Cours du 03/02/2012 3

4 Rappel but Vérifier que les droits et le bien être des participants sont protégés Vérifier que les données reportées dans le CRF sont complètes, exactes et vérifiables dans le dossier source Vérifier que l essai est fait dans le respect des bonnes pratiques cliniques, en accord avec le protocole et ses amendements et réponds aux exigences réglementaires Par le biais des visites sur site, le monitoring a également pour but d assurer le soutien et la motivation des équipes de recherches et de garantir une bonne coordination. 2011/2012 Cours du 03/02/2012 4

5 Quels sont les acteurs du monitoring? Chez le PROMOTEUR: Chef de projet / ARC Sur site: INVESTIGATEUR TEC et/ou IRC Pharmacien Autres intrevenants 2011/2012 Cours du 03/02/2012 5

6 Rappels : Responsabilité de l Attach Attaché de Recherche Clinique (ARC) ou moniteur L Attaché de Recherche Clinique est le principal lien entre le promoteur et l investigateur. L ARC intervient dès la phase de sélection du centre et réalise la mise en place de l essai L ARC a un rôle de contrôle qualité : c est de lui dont dépend la qualité des données cliniques recueillies tout au long de l essai. Le contrôle de qualité devrait être appliqué à chaque étape de transcription des données afin de s assurer qu elles sont sûres et qu elles ont été correctement reportées. es. 2011/2012 Cours du 03/02/2012 6

7 Visite de sélection Visite de Mise en place Visite de suivi Visite de clôture de l essai et des centres C est le promoteur qui décide de la nature, de l étendue et la fréquence du monitoring en tenant compte des considérations suivantes: objectif(s) de l essai, phase, la complexité de l étude, du taux de recrutement et du rapport bénéfice risque pour le patient 2011/2012 Cours du 03/02/2012 7

8 La visite de sélection 2011/2012 Cours du 03/02/2012 8

9 Objectif : Évaluer la faisabilité de l essai dans le centre qualifier le centre 2011/2012 Cours du 03/02/2012 9

10 2 modes de sélections des centres Centre déjà identifié par le promoteur (Institutionnel : liste fournie par le coordonnateur de l é l étude Industrie: liste connue des investigateurs avec lesquels le laboratoire à déjà travaillé, sollicitation via les délégu gués médicaux, leader d opinion) Centre non identifié enquête de faisabilité 2011/2012 Cours du 03/02/

11 Procédures (1/4) Évaluation de la faisabilité l essai clinique - peut être réalisée au moyen d un questionnaire - peut être réalisée au moyen d une visite sur site si nécessité d un plateau technique dont les réponses / résultats permettront à l investigateur / chercheur qualifié d évaluer l adéquation de son site au protocole au promoteur de prendre une décision éclairée sur la faisabilité de l essai sur le site 2011/2012 Cours du 03/02/

12 Procédures (2/4) Items de l évaluation : Expérience en recherche clinique - Expérience du centre = nombre d essais réalisés sur la pathologie dans le centre - Expérience de l investigateur Le centre participe-t-il à des essais concurrents? Le centre possède-t-il le potentiel de recrutement : - population cible pour ce protocole selon les critères d inclusion (CI) et critères de non inclusion (CNI)? - en nombre suffisant 2011/2012 Cours du 03/02/

13 Procédures (3/4) Le centre possède-t-il les ressources humaines suffisantes au sein de l équipe de recherche? en terme de qualifications: investigateurs, IRC, TEC, MEC(médecin d étude clinique) En nombre suffisant Le centre a-t-il suffisamment de temps? nombre d études en cours, consultations, remplissage des CRF, visites de monitoring 2011/2012 Cours du 03/02/

14 Procédures (4/4) Le circuit patient, correspond-il à celui du protocole? Le centre possède-t-il les locaux / infrastructures adaptés Le centre possède-t-il l équipement nécessaire au bon déroulement de l essai ou a t-il besoin besoin d être équipé? ex : téléphone pour IVRS, informatique / accès internet pour e-crf, lieu de stockage des médicaments/ DM sécurisé, moyens réfrigérés? Tout cela conformément aux BPC, au protocole et pour la durée prévue de l essai. 2011/2012 Cours du 03/02/

15 C est estimer le potentiel patient pour une étude qui soit le plus en rapport avec la réalit alité Les bases de données «patient» peuvent nous y aider - Bases de données internes, institutionnelles, - Dossier médical commun informatisé (DMC) - Programme de Médicalisation des Systèmes d information (PMSI) 2011/2012 Cours du 03/02/

16 Visite de sélection: Quizz de l investigateur (évaluation des connaissances de la réglementation) Respecter le protocole de l étude sans déviations Respecter la réglementation (BPC et GSP) Information des patients et recueil du consentement Déclaration des EIGs au promoteur dans les délais définis par le protocole Permettre un accès direct aux documents sources aux ARCs, auditeurs Accepter la fréquence des visites de l ARC Le principe des audits et des inspections 2011/2012 Cours du 03/02/

17 Accord de confidentialité CV de l investigateur principal daté et signé Certains CPP demandent une autorisation des Chefs de Service / chefs d établissement de mener une recherche (comité interne d établissement) Avoir l assurance de l adhésion à la réglementation Conditions de rémunération (CNOM et CDOM) 2011/2012 Cours du 03/02/

18 La visite de Mise en Place (MEP) 2011/2012 Cours du 03/02/

19 L investigateur principal du centre et son équipe doivent avoir toutes les informations utiles pour inclure et suivre les patients Tout doit être prêt pour le déroulement de l essai dans chaque centre (CRFs disponibles, matériel de l étude, traitements, ) Logistique en adéquation (laboratoire ou centre d imagerie centralisé, pharmacie, transport patient ) 1ère Inclusion à T0 + 1 minute 2011/2012 Cours du 03/02/

20 Elle peut se faire au cours : - d une visite sur site - d une réunion investigateurs (Phases IV + post AMM) - d une réunion téléphonique (Phases IV +post AMM) 2011/2012 Cours du 03/02/

21 Est réalis alisée obligatoirement après obtention de tous les accords réglementaires: 1- Déclaration EUDRACT 2 - Souscription du promoteur à une police d assurance 3 - Avis favorable du CPP ou CEERB 4 - Autorisation de l Autorité Compétente (ANSM: Agence Nationale de Sécurité du Médicament ex AFSSAPS) 5 - Eventuellement du CCTIRS et de la CNIL selon le type de recherche 6 Déclaration «Clinical trial» impérativement avant inclusion du premier patient, non réglementairement obligatoire mais demandé par la plupart des grandes revues internationales pour la publication 2011/2012 Cours du 03/02/

22 Et aussi après : Information du directeur de l Hôpital par courrier du promoteur sur la conduite de la recherche Information du Pharmacien Chef et l ensemble des participants au projet par courrier du promoteur sur la conduite de la recherche (si applicable) Envoi et Retour des conventions financières signées Avis de démarrage du promoteur Envoi des unités de traitement pour la date de MEP 2011/2012 Cours du 03/02/

23 Préparation de la mise en place / documents A partir du protocole : - Présentation de l étude sous forme PWT - Préparation des plaquettes (tryptiques) - Circuit des patients (changent de service,.) - Circuit médicaments, prélèvements, autres 2011/2012 Cours du 03/02/

24 Préparation de la mise en place / documents - Documents / logiciel prévus (ordonnance, levée d insu, randomisation ) - Mode de recueil des données : papier, e-crf - Identifier les difficultés de l essai (en terme de réalisation, de prise de rendez vous ) 2011/2012 Cours du 03/02/

25 Préparation de la mise en place / prise de RDV - Contacter les plateaux techniques - Identifier avec l investigateur principal les collaborateurs pour les convier à la visite de mise en place - S assurer que la faisabilité dans le centre est toujours d actualité (nombre de recherches menées, études concurrentielles au sein du centre, potentiel patient ) - Identifier les personnes référentes de la recherche dans les centres (interlocuteur privilégié) - prévoir l organisation logistique pour l installation des logiciels (droits administrateurs, poste d installation, version compatible, CD-Rom,..) 2011/2012 Cours du 03/02/

26 Le promoteur (l ARC) envoie un courrier /mail de confirmation de mise en place qui doit comporter : le lieu, la date et l heure de la mise en place l ordre du jour de la visite le nom des personnes devant être présentes Il est extrêmement important de convier à la MEP, les chefs de chaque service impliqués dans la recherche (en particulier dans les études transversales sur plusieurs spécialités) 2011/2012 Cours du 03/02/

27 L ARC doit s assurer : de la présence de l investigateur principal lors de la prise du rendez-vous de la date de la mise en place de la présence de toute personne du centre impliquée dans l essai clinique : - IRC / TEC - pharmacien ou responsable de la matériovigilance (si essai impliquant un médicament ou DM ) 2011/2012 Cours du 03/02/

28 Au cours de la MEP faire signer les documents réglementaires : 1- Engagement de responsabilité 2 -Page de signature du protocole 3- Formulaire de Délégation des Tâches (FDT) daté et signé 3 - Rassembler les CV de l ensemble des collaborateurs daté et signé 4 Registre de Monitoring 2011/2012 Cours du 03/02/

29 L investigateur établit par écrit et tient à jour la liste fixant les fonctions respectives des différents membresde l équipe à qui il les délègue dans le cadre de la recherche,selon leur compétence. Chaque collaborateur de l investigateur établit un curriculum vitae daté et signé et le tient à jour Collaborateur de l investigateur : Toute personne désignée par écrit par l investigateur dans un lieu de recherches pour exercer, sous sa surveillance, des fonctions dans le cadre de la recherche ou prendre des décisions importantes concernant cette recherche. Cette personne peut être un médecin ou non. 2011/2012 Cours du 03/02/

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32 Visite de Mise en Place - Déroulement Sont présentés : Le protocole de la recherche Les CI et CNI Les objectifs de l étude Les critères d évaluation Les différentes visites prévues au protocole 2011/2012 Cours du 03/02/

33 Visite de Mise en Place -Déroulement Procédure d obtention et de recueil du consentement avec présentation du formulaire d information et de consentement à l appui pour mode de remplissage La procédure de randomisation et outils (test en direct) Les traitements / DM du protocole et documents liés (circuits, reconstitution, ordonnances de régularisation ) Les documents spécifiques de l étude (ex: fax d inclusion ) 2011/2012 Cours du 03/02/

34 Visite de Mise en Place -Déroulement La gestion des EIG (délais, formulaires de déclaration ) La gestion des arrêts de traitement, de levée d insu, de de sorties d étude le CRF : avec formation des investigateurs sur mode de recueil et de correction des données Inscription des patients sur le fichier national des personnes (si applicable) 2011/2012 Cours du 03/02/

35 Visite de Mise en Place -Déroulement Présentation du classeur investigateur : 1/ documents initiaux Protocole, BI, note d info Avis et autorisation (CPP, AC = autorité compétente) Convention financière Circuit pharmaceutique (ordonnance ) Procédure de levée d aveugle Procédure de déclaration des EIG Courrier au directeur d Hôpital / Pharmacie 2011/2012 Cours du 03/02/

36 Visite de Mise en Place -Déroulement 2/documents évolutifs: Certificat d accréditation des laboratoires et Normes biologiques pour tous les examens pratiqués FDT + CV Liste de screening Liste d identification des patients inclus Registre des éligibles non inclus Correspondance avec le promoteur Registre de Monitoring 2011/2012 Cours du 03/02/

37 Visite de Mise en Place -Déroulement Les documents en rapports avec le circuit pharmaceutique (ex : ordonnances registre de comptabilité, dotations, destruction = tous les documents de traçabilité) Les documents en rapport avec les autres circuits mis en place Les règles d archivage des documents en fin d étude 2011/2012 Cours du 03/02/

38 Il s agit également lors de cette visite : d expliquer aux investigateurs le déroulement des visites de monitoring qui suivront confirmer l adhésion du centre au protocole de sensibiliser le centre aux possibilités d audit et d inspection 2011/2012 Cours du 03/02/

39 Présenter le circuit Les documents annexes (fiches de comptabilité, levée d aveugle ) Faire signer un registre de monitoring Remise d un classeur (cf BPC) 2011/2012 Cours du 03/02/

40 Après la mise en place, l ARC : Rédige son rapport de MEP qu il envoie à son n +1 (chef de projet, coordinateur ) Le rapport doit être validé par le n + 1 (1 copie est archivée dans le classeur investigateur) Répond aux questions posées lors de la MEP Fait évoluer ses tableaux de suivi et les documents de l étude 2011/2012 Cours du 03/02/

41 Cette visite est une visite essentielle qui doit être minutieusement préparée par tous afin de permettre : la déclaration officielle de l ouverture du centre le démarrage des inclusions dans le(s) centre(s) T /2012 Cours du 03/02/

42 Et le rôle de Chef de Projet Elabore Des procédures, le plan de monitoring Des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs Etablit Des plannings et calendrier d avancement Des tableaux de reporting Des formulaires : rapports, check list Lit, corrige et valide les rapports Prépare des newsletter, mailing Coordonne l activité des ARCs Participe aux visites de MEP 2011/2012 Cours du 03/02/

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