Gestion Électronique des Documents NOMMING

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1 Gestion Électronique des Documents NOMMING Justine Druelle URCEST 1 plan 1. GED: qu est-ce que c est? 2. GED au sein des URCs et de la DIRC d Ile de France 3. Le nomming 2 1

2 1.La Gestion Electronique des Documents 3 GED : Qu est-ce que c est? Définition La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Elle recouvre l ensemble des techniques qui permettent de gérer les documents qui entrent, sortent ou circulent à l intérieur de l entreprise. Ces techniques ont pour fonction de gérer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines. 4 2

3 GED : qu est-ce que c est? 4 étapes majeures : 1. Acquisition : Intégration de documents papiers existants : numérisation par scanner. Intégration de documents électroniques existants Production de documents électroniques Echange de documents électroniques 5 GED : qu est-ce que c est? 4 étapes majeures : 2. Classement Description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation Hiérarchisation des fichiers Classement identique à l ensemble de l entreprise 6 3

4 GED : qu est-ce que c est? 4 étapes majeures : 3. Stockage Adapté au volume des documents Accès rapide en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données Durée de conservation épuration périodique du système Lieux différents pour plus de sécurité (CD, DVD...) 7 GED : qu est-ce que c est? 4 étapes majeures : 4. Diffusion En interne via intranet ou réseau Avec l extérieur via internet 8 4

5 GED : l intérêt Les apports: a. Amélioration de l'accès aux documents : plan clair et commun à tous, facilité de Recherche. Ex: dossiers personnels b. Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement Éviter la perte de documents vitaux. Ex: 1 document de travail perdu = 20 heures à le recréer. 9 GED : l intérêt Les apports: c. Maîtriser le flux des innombrables documents papiers et électroniques reçus Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l information Ex: fichier reçu par mail d. Développement du partage des informations Un document peut être utilisé par tous Ex: milieu hospitalier le suivi du dossier médical et administratif des patients 10 5

6 GED : l intérêt Les apports: e. Economique / Gain de temps la GED peut améliorer l efficacité du travail. Chasse aux documents introuvables = perte de temps. Ex :Une banque américaine a démontré un gain moyen de 2 sec par ouverture de document (bonne version, trouvée plus vite, etc.). Economie estimée pour le siège de la banque : 400 millions de $ par an. Existence de société prestataire et logiciel GED 11 La mise en œuvre de la GED délicate car révolution acceptation par tous de la démarche indispensable formation + outils = réussite «c était mieux avant.» doit s effacer derrière le «c est plus efficace maintenant!». 12 6

7 2. GED au sein des URCs et de la DIRC Ile de France 13 Le plan de classement et le nomming Objectifs Retrouver l information et son histoire, à tout moment, quelle qu en soit l origine Ex : changement personnel Identifier et utiliser les documents Ex : version finale Favoriser et faciliter le travail en équipe Ex : mutualisation sur les études 14 7

8 Le plan de classement et le nomming Objectifs Démarche qualité : o Standardisation o Réduction des dysfonctionnements o Traçabilité 15 Le plan de classement et le nomming La GED s organise autour de 2 points URCs et de la DIRC Ile de France : 1. Plan de classement = hiérarchisation des différents dossiers, sous-dossiers, répertoires ou documents selon un plan prédéfini. 2. = nommer un fichier ( nommage, indexation) 16 8

9 3. Le nomming 17 Nommer un document Obligatoire.doc Groupe du document ou Répertoire de la recherche 2. Nom du document 3. Numéro de version 4. Date de dernière modification pour un doc de travail 5. Trigramme de la dernière personne ayant modifié le fichier 18 9

10 Nommer un document.doc Ex : 04YBC-Etude_cr-visiteTecC02_ _JDE.doc 00YYY-XXXX_newsletter-n5_ pdf 19 Interdits / A limiter Interdits : Espace Caractères accentués Caractères spéciaux (sauf tirets et underscore! ) A limiter : majuscules sauf pour trigrammes ou pour séparer 2 mots sans mettre de tiret Nombre de caractères par partie =

11 Groupe du document / Répertoire de la recherche Un fichier appartient à : 1 _ 1. un groupe de documents Ex : Document type, procédure, loi, vidéos OU à 2. une référence Comme : Urcest, DRCD, Reglementation Exemples : - Reglementation_jo-loi _ pdf - 24h_s2episode1_vf.avi 21 Groupe du document / Répertoire de la recherche OU à 3. Groupe du document / Répertoire de la recherche 1 _ 05 XYZ -Etude Année Trigramme investigateur coordonnateur Titre court (15 car max) 22 11

12 Nom du document _ mot-clé ou plus pour définir le contenu document Un index de mots clés et de leurs abréviations est disponible (créé par le GED) Exemple : Cv investigateur = cv-inv Liste investigateurs soumis au CPP = list-inv-cppsoumis Reglementation_jo-loi _ pdf 04YBC-Etude_avis-fav-cpp_ doc _ 23 Version Protocole, note d info, consentement : v0 = avant soumission CPP ou Afssaps, doc travail v1 = soumis, validé v2, v3 etc. = à chaque modification importante du document Ex : mémoire de stage _

13 Version : exemple de la vie d un protocole _ Document rédigé par l investigateur coordonnateur XYZ le 17/08/2009: 09XYZ-Etude_proto_v0_ _XYZ.doc Document relu et complété par la coordonnatrice URC le 18/08/2009: 09XYZ-Etude_proto_v0-1_ _URC.doc Document relu et complété par le chef de projet DRC le 24/08/2009: 09XYZ-Etude_proto_v0-2_ _DRC.doc Soumission au CPP le 01/09/2009: 09XYZ-Etude_proto-soumis_v1_ pdf Si avis favorable du CPP : 09XYZ-Etude_proto_v1.pdf Si demande de modifications substancielles du CPP : 09XYZ-Etude_proto_v1-1.pdf Après chaque amendement, on aura : v2, v3, v Date de dernière modification Format à utiliser : AAAAMMJJ Ex : 09TSN-Etude_annexe4_ _JDE.doc modifié le 2 avril devient 09TSN-Etude_annexe4_ _JDE.doc 26 13

14 Date de dernière modification 27 Trigramme De la dernière personne ayant modifié le fichier.doc Première lettre du 1er prénom + Première lettre du 1er nom + Dernière lettre du 1er nom Ne pas tenir compte des particules, apostrophes Ex : Justine Druelle JDE Amédée-Dimitri De Latour ALR Marie Dupont de Nemours MDT Marie-Christine Dupont-Nemours MDT Marie N Guyen MGN 28 14

15 Aide Mise à disposition de différents outils Plaquette Mail à disposition pour les questions Index des abréviations Personnes référentes à l écoute 29 Vérification Robot Passages réguliers Envoi des résultats Bilan Amélioration continue 30 15

16 Merci de votre attention 31 16