Gestion electronique de document

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1 Gestion electronique de document

2 Gestion electronique de document (GED) Introduction La gestion électronique de documents (GED) permet de remplacer des "documents papier" par leur forme "électroniques". Elle répond à la fois aux problèmes d archivage et de recherche des documents complets. La GED ne sert pas à l élaboration du contenu du document mais seulement au suivi de celui-ci. Il s agit, avant tout, de pouvoir organiser et contrôler son évolution, son classement, sa transmission ou sa diffusion, son archivage, ainsi que sa recherche pour consultation ou action. 2

3 Les diverses étapes de GED Sélectionner La phase de sélection des données est un travail documentaire classique, c-à-d dresser une typologie des documents. Ceux-ci sont identifiés en fonction de leur qualité, de leur nature et surtout, de leur fréquence de consultation (on parlent aussi de documents morts ou vivants). Cette première étape est longue et délicate. Les critères de sélection reposent, sur les besoins de l entreprise et des collaborateurs dans leurs travail quotidien. Numériser La numérisation des documents est l étape la plus simple. Elle consiste à transformer, un document papier, en une image numérisée. Chaque page du document est géré comme un ficher graphique qui est mémoriser sous un format image. La préparation de cette opération est généralement longue (dégrafer, défroisser les documents, etc.) et par conséquent coûteuse. 3

4 Les diverses étapes de GED Numériser La résolution d un scanner s'exprime en nombre de points par pouces ou dpi (dots per inch). Une page en format A4 numérisée en noir et blanc à 300 dpi, représente un ficher image d un Mo, contre 1,5 Ko en mode caractère. Des techniques de compression permettent de diminuer la taille de stockage des documents en mode image et d accélérer la transmission des documents, depuis un serveur documentaire. Actuellement, le rapport de compression logiciels est compris entre 10 et 30. Par d exemple, le CXP compresse une image de 480 ko ( A4 en 200 dpi ) à 20 ko. En plus du problème il y a aussi un probléme de structurée de l'information. 4

5 Les diverses étapes de GED Numériser Les logiciels de reconnaissance optique de caractères (0CR, Opfical Character Recognition) permettent de convertir un document image text. L OCR nécessite des documents homogènes en contenu (fonte de caractères) et en contenant (format, grains du papier, etc.). C est une technique très coûteuse qui, peut se révéler inopportune (conserver la typographie, la structuration originelles d un texte ancien...). En revanche, l OCR est très util l'indexation, elle est efficace pourla lecture de chèques, de décomptes de sécurité sociale, etc. 5

6 Les diverses étapes de GED Indexer L indexation des documents est la phase la plus importante. C est elle qui va conférer à la recherche documentaire son degré de pertinence. Le rôle du gestionnaire de la base consiste à définir les règles et les critères d indexation. Ces règles simples et logiques doivent être comprises par l ensemble des documentalistes. L indexation doit être homogène à l ensemble des documentalistes tout en etant proche du métier de ceux qui utilisent la base. Dans le cas d'une image, l utilisateur fera ses requêtes par mots-clefs, par descripteur. Et dans le cas d'un text, la requête se fera en plein texte. Le logiciel établira lui-même les coefficients de proximité sémantique d un mot à un autre. 6

7 Les diverses étapes de GED Stocker Les documents sont ensuite stockés sur un ou plusieurs supports selon le volume d informations à stocker, la façon dont on veut atteindre et la maniére de diffuser l information. Ainsi on trouve des supports de type WORM (Write Once Read Many), WMRA (Write Many Read Always). Retrouver les documents La restitution des documents se fait sur écran informatique ou sur imprimante. 7

8 Les applications dans l entreprise Exploiter, partager, distribuer l information nécessaire à l activité de l entreprise La GED met en place un cadre informationnel qui n est plus circonscrit à la seule reprise du passif documentaire de l organisation concernée. Si l on retrouve les opérations décrites précédemment, celles-ci sont en fait un sous-ensemble d une logique qui consiste non plus à produire exclusivement des documents numérique, mais a exploiter les informations liées à l activité de l entreprise. La GED devient un enjeu économique. Pour l'entreprise, celar consiste à utiliser l information de manière profitable. Aussi ne numérise-t-elle que les informations dont elle peut tirer profit. La reprise intégrale d un fonds documentaire n'est pas une préoccupation. Et elle exploite indifféremment documents images et informations structurées (bureautique, graphiques,...) issues des différents postes de travail ou bases de données. La GED ne s'intéresse qu aux documents pouvant être exploités dans le cadre de son activité. 8

9 Les applications dans l entreprise La gestion électronique de documents et de données techniques La GEDT trahit une diversité d applications: activités d études et de développement d un produit, élaboration, fabrication. La GEDT s applique à toutes les informations nécessaires à une entreprise pour élaborer, fabriquer des produits et maintenir leur qualité. Elle gère indifféremment données (mesures, tests liés à un produit par exemple) et documents (différentes données dans un ensemble fini). Cette diversité génère une documentation volumineuse mais surtout hétérogène pour laquelle une GED classique ne peut apporter de réponses satisfaisantes. Les plans, par exemple, possède une structure qui empêche toute recherche en texte intégral. Il impose d autres méthodes d indexation. Schémas, illustrations, nomenclatures, résultats de test, etc., sont des éléments devant être gérés par une GEDT. Ces éléments proviennent d environnements logiciels différents (texte, CAO, DAO, images, etc.) et reposant, sur des formats atypiques. 9

10 Les applications dans l entreprise La gestion électronique de documents et de données techniques La problématique reste cependant la même: améliorer la gestion des données ou documents techniques pour accroître la compétitivité de l organisation. Une étroite relation associe documents et produits. Mais cette compétitivité en terme de procès de gestion d informations peut résulter de stratégies différentes : accroître les gains de productivité en optimisant le cycle de circulation des documents associés aux produits. La GEDT permet de réduire le "time to market" et assure une meilleure gestion de configuration. Améliorer la qualité des produits par l obtention d une certification IS Une documentation fiable atteste le respect des critères visés par le label. 10

11 Les contraintes organisationnelles La réorganisation des méthodes de travail (1/2) La remise en cause des méthodes de travail est un frein majeur à la diffusion de la GED. Pourtant, la GED est plutôt appréciée des salaries se débattant avec des tâches ingrates. Les fonctions de numérisation et d indexation par exemple, se substituent à celles de photocopillage, de classement de recherche et d archivage. Cependant, des tâches dite ingrate reste néssecaire. Il faut toujours dresser une typologie des documents afin de déterminer leurs classements. Il faut aussi rationaliser et homogénéiser les critères d indexation à l ensemble des documentalistes. 11

12 Les contraintes organisationnelles La réorganisation des méthodes de travail (2/2) En revanche, plus la GED est connotée "gestion des flux de travail", plus elle touche à l organisation de l entreprise et devient difficile à mettre en place. Implanter un système de GED/Workflow, c est d abord remettre à plat le système d information des entreprises et supprimer les dysfonctionnements mis en évidence par l audit. Toutes ces observations doivent être comprises, leurs conséquences assimilées et acceptées, car elles induisent très souvent une nouvelle répartition des tâches et parfois des responsabilités. Ces nouvelles méthodes de travail engendrent en aval des plans de formation (apprendre à maîtriser l outil) et en amont des crédits auxquels les responsables n ont pas toujours pensé. En second lieu, l émergence de ce type de technologie, peut réveiller l hostilité de certains salariés. Les gains de productivité en période de récession économique peuvent être mal perçus même si la mise en place de cette technologie, n'a jamais été un facteur de licenciement. 12

13 Les contraintes organisationnelles L importance des investissements économiques (1/2) L investissement financier est généralement important et sa rentabilité difficile à évaluer. L'aspect financier est une notion à géométrie variable. Tout dépend du type de GED mis en place et de l'exacte définition des besoins faite par les utilisateurs. En effet la technologie la moins chère collant au plus près des besoins de l utilisateur est toujours prévilégié. Est-il vital de numériser l intégralité d un fonds documentaire alors que seulement 5% de ces informations ont un taux de consultation important? 13

14 Les contraintes organisationnelles L importance des investissements économiques 2/2) Dés que quantitativement on peut comptabiliser la production d une organisation, il est facile de souligner ses gains. Et on constate que le que le workflow est le seul moyen de rentabiliser un investissement GED. On connaît en effet le nombre de dossiers pouvant être désormais traités en un espace de temps définit, ce qui fait aussitôt apparaître les gains de productivité tout comme le retour sur investissement. Attention tout est fonction de la procédure d organisation. La rentabilité d un workflow est au prorata du nombre de personnes concernées, sachant que 30% de gains de productivité sur 200 personnes n offrent pas les mêmes résultats que sur 30 personnes. Les aspects juridiques des documents electroniques est à prendre en compte 14

15 Conclusion L évaluation des bénéfices obtenus est généralement la dernière étape qui sanctionne l implantation d un système GED. Cette étape est d autant plus importante qu elle conditionne généralement l extension du site de référence à l ensemble de l organisation. Elle est par ailleurs très souvent redoutée, tant la GED manque d éléments palpables sur sa rentabilité. Avantages Qualité de service, suppression des erreurs de classement, fiabilité accrue du service rendu, meilleure organisation, meilleures conditions de travail, amélioration de la performance globale par une gestion plus rationnelle des fonds documentaires, sont les bénéfices les plus souvent cités par les utilisateurs. Ainsi que certains avantages stratégiques, comme une plus grande satisfaction des sociétaires qui engendre une fidélisation accrue. Les gains de productivité sont les premiers bénéfices annoncés par les utilisateurs quand ces derniers peuvent les mesurer. En moyenne, ils sont de 30% dans le cadre d un système GED/workflow. Lycée Saint Gabriel 15

16 Conclusion Inconvénients Les gains de productivité sont d autant plus à nuancer que la reprise du passif est lourde et coûteuse. Le retour sur investissement peut être de 15 ans, Cependant est il nesseccaire de numérisation l'intégralité des fonds? Les réductions d effectifs engendrées par les gains de productivité au sein du service concerné peuvent être plus importantes. 16

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