Carte TOTAL Business Guide d utilisation

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1 Carte TOTAL Business Guide d utilisation ANTILLES-GUYANE Optimisez la gestion de votre flotte de véhicule Maîtrisez votre budget carburant Simplifiez et sécurisez le règlement de vos frais en station L énergie est notre avenir, économisons-la! Vous ne nous choisirez pas par hasard 1

2 Qu est-ce que la Carte TOTAL Business? Carte à puce sécurisée, elle vous permet de régler tous vos frais en station : carburant, lubrifiants, lavages. Avec l offre de services rattachée, vous pouvez désormais avoir une gestion maîtrisée et un suivi régulier de toutes vos dépenses en station service. La Carte TOTAL Business est acceptée dans toutes les stations TOTAL en Guadeloupe, Martinique et Guyane. «Carte TOTAL Business, La sérénité d une gestion maîtrisée» Une carte qui s adapte aux besoins de votre entreprise! Entreprises, transporteurs, professions libérales, administrations, collectivités... elle s adapte à votre structure et peut être attribuée à une personne, un véhicule, un service... Bénéficiez des avantages de la Carte TOTAL Business, de 1 à plus de 100 véhicules. La carte est valable pour tous types de moyens de transport routier et de déplacement. Une solution de paiement sur mesure, pratique et sécurisée... Plus besoin de bons ou d espèces, gagnez un temps précieux grâce à une facturation mensuelle unique et détaillée! Vous paramétrez chaque carte en fonction de vos contraintes de gestion : choix des produits, périodes d utilisation, attribution de codes secrets, choix des zones géographiques. Découvrez notre gestion en ligne en page 6. Pour plus d informations, consultez le site 2

3 Quels sont les produits disponibles? La Carte TOTAL Business vous permet de régler l achat des produits suivants : - Le carburant : Gazole, Sans Plomb, Gazole détaxé, Sans Plomb détaxé, FOD, GNR, GPLC, GPL - Les lubrifiants, - Les accessoires automobiles (liquide de refroidissement, lave-glace, nettoyant plastique..), - Le lavage, - Les services. Une solution sur mesure La Carte TOTAL Business est un outil de gestion efficace et sécurisé dont vous personnalisez les conditions d utilisation : Affectation et libellé de la carte - par véhicule : type et immatriculation. - par utilisateur : nom et prénom. Vos cartes peuvent aussi être hors parc c est à dire non affectées à un véhicule ou à un utilisateur. Le choix du type de carburant : Gazole, Sans plomb. 17 combinaisons possibles en fonction du paramètrage souhaité. (Gazole + Lubrifiant ; Sans plomb + Lubrifiant...) L activation des options d achat : Lubrifiants, lavages, accessoires automobiles. Le plafond d achats : Les achats sont limités par mois. Ils peuvent aussi l être par produit, individuellement ou au global, au montant déterminé par le client. Le montant maximum de ces plafonds cumulés est fixé par défaut à 2 000e mensuel. Les périodes d utilisation : Vous avez le choix entre plusieurs périodes : du lundi au vendredi (5h/22h) ; du lundi au samedi (5h/22h) ; tous les jours (5h/22h) ; tous les jours (24h/24h) ou période libre du kilométrage : Pour chaque transaction, le porteur de carte doit saisir le kilométrage pour nous permettre de suivre et maîtriser les consommations sauf pour la carte hors parc. Cette action n est pas bloquante pour la transaction. Le choix du périmètre : Guadeloupe, Martinique, Guyane ou les trois départements. Le choix des codes : Le code confidentiel permet de mieux sécuriser le système. Vous choisissez un code unique pour toute votre flotte (code flotte) ou un code par carte (code véhicule). Le code peut aussi être attribué de façon aléatoire sur demande. La capacité maximale du réservoir : Le litrage de carburant maximum autorisé. 3

4 Une sécurité renforcée Puce électronique La Carte Total Business est équipée d une puce électronique, qui sécurise toutes les transactions. La carte à puce est un outil qui répond efficacement à plusieurs critères essentiels de sécurité : identification, authentification et confidentialité. Grâce à cette technologie, la sécurité de la carte est optimale. Code confidentiel À chaque carte émise, correspond un code confidentiel à 4 chiffres. Ce code a la même fonction que pour une carte bancaire : il permet de valider chaque transaction. Au bout de 3 essais erronés, la carte est bloquée immédiatement. Seule la personne dûment habilitée par l entreprise (responsable de parc ou chef d entreprise) est autorisée à faire les démarches de déblocage de cette carte. Vous pouvez ajouter un code chauffeur en plus du code confidentiel de la carte ou de la flotte, pour les véhicules utilisés par plusieurs personnes. L utilisation de la carte Le titulaire de la carte doit impérativement présenter sa carte à l agent de station dès son arrivée. Le type et le n d immatriculation du véhicule sont vérifiés par l agent avant chaque transaction. Le kilométrage Vous avez le choix entre les options suivantes pour chacune de vos cartes : Option 0 : Aucune demande de kilométrage lors de la transaction en station. Option 1 : Le kilométrage est demandé en station. L absence de saisie de kilométrage n est pas bloquant. Une alerte vous avertit de l anomalie de kilométrage*. Horaires d utilisation Ils sont prédéfinis ou personnalisables. Cette option peut être bloquante : cela signifie que l utilisateur devra régler ses achats par un autre mode de paiement. Cette option peut aussi être alertante : une alerte sera envoyée par courrier électronique au gestionnaire de parc, l informant qu une transaction a été effectuée en dehors des périodes autorisées. Périmètre géographique Le périmètre d utilisation est personnalisable pour chaque carte : Guadeloupe, Martinique, Guyane ou les trois départements. *Seuil de tolérance : Km par défaut, modifiable. Perte et vol En cas de perte ou de vol de la Carte TOTAL Business, le titulaire doit se rapprocher de la personne habilitée par l entreprise à faire les démarches d opposition. Celle-ci devra avertir immédiatement TOTAL Guadeloupe par fax ou par et activer la mise en opposition des cartes concernées via l outil Business Online. Elle devra également procéder à une déclaration de perte ou de vol auprès des autorités de Police compétentes. Fax : Mail : La carte sera bloquée et ne sera plus utilisable sur le réseau TOTAL dès le lendemain (hors week-end et jours fériés). Les alertes Votre service d alertes vous signale par à J+1 les anomalies constatées dans l utilisation de vos cartes (consommation anormale en montant ou en volume. Exemple : un porteur de carte remplit un bidon ou le réservoir d un autre véhicule). Cette option peut être bloquante ou alertante. Si elle est bloquante, l utilisateur devra régler ses achats par un autre moyen de paiement. : > Forçage kilométrage : alerte activée si vous avez choisi l option 1 pour le kilométrage. > Capacité réservoir dépassée : alerte activée si la quantité de carburant délivrée dépasse la capacité du réservoir du véhicule. > Zone interdite : alerte activée si la carte est utilisée dans une autre zone que celle choisie. > 3 codes faux : alerte activée si un code faux est tapé 3 fois. > Horaires interdits : alerte activée si la carte est utilisée en dehors des horaires choisis. > Jour non autorisé : alerte activée si la carte est utilisée en dehors des jours choisis. 4

5 Votre facturation Votre facture détaille toutes les consommations du mois pour chacune de vos cartes et vous permet un suivi administratif précis. Ce document récapitule : - les dates, lieux et heures d achat, - le type et la quantité de produits achetés, - le montant de la transaction, - le kilométrage saisi au moment de la transaction. Les produits achetés sont identifiés par leur nom : GAZOLE SANS PLOMB GAZOLE DÉTAXÉ SANS PLOMB DÉTAXÉ FOD GNR GPLC GPL LUBRIFIANT ACCESS. AUTO LAVAGE SERVICES Vous bénéficiez d un différé de paiement pour l ensemble des achats effectués avec la Carte TOTAL Business. Le ticket client, votre justificatif d achat... (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) Le ticket sert de justificatif de livraison de carburant et remplace les anciens bons. (1) Date et heure d achat (2) Site (lieu de l enlèvement) (3) N de la carte (4) Nom du client (5) Immatriculation du véhicule (6) Solde précédent (7) Produit acheté (8) Quantité (pour le carburant l unité est le litre) (9) Montant total de la transaction en euro (10) Reste à consommer (11) Kilométrage précédent (12) Kilométrage saisi 13) Alerte 14) Fréquence de règlement par Carte Total Business autorisé 5

6 Business OnLine Votre gestion de cartes sur Le suivi de votre parc de véhicules est votre priorité! Business OnLine est un site extranet qui vous offre : - La gestion autonome de votre parc de véhicules et des cartes rattachées - Un suivi budgétaire grâce aux reportings et factures en ligne. - Le stockage et le transfert informatique de vos données. En quelques clics, vous accédez à toutes les fonctions de gestion de vos cartes sur internet : Réédition de factures détaillées, Consultation de l état de votre parc de cartes ainsi que du mouvement des transactions, Extraction de données PDF et XLS pour analyse : liste des cartes, relevé des transactions, Téléchargements de formulaires : demande d adhésion, création et modification, caution bancaire, etc... Fini les intermédiaires et le temps perdu... En quelques clics et 24h/24, vous gérez vos cartes! Comment se connecter? Accédez à votre espace de gestion personnalisé et sécurisé sur Votre login et mot de passe vous sont transmis dès votre adhésion si vous choisissez un package de gestion incluant l outil en ligne. GESTION Vous maîtrisez vos dépenses par carte et par produit. Vous suivez les consommations de carburant et les mouvements de transaction et avez accès à des reportings. SUIVI SÉCURITÉ Vous contrôlez les anomalies de consommation. 6

7 Consultation de votre flotte Vous pouvez visualiser et extraire sous format PDF et XLS la liste de toutes vos cartes en création, valides, opposées, annulées et expirées. Vous pouvez sélectionner l ensemble de la flotte ou une seule carte, la période souhaitée... Vous vérifiez que les informations de votre compte sont à jour. Vous avez accès instantannément au détail du paramétrage de chaque carte. Statut de votre carte En sélectionnant une carte, vous obtenez les informations détaillées de son paramétrage. Vous pouvez consulter et modifier les paramètres d utilisation, les restrictions géographiques et les veilles. Vous avez accès à une gestion précise de votre flotte, carte par carte. 7

8 Relevé des transactions Vous visualisez le détail des transactions d une carte. Vous pouvez exporter ces informations (PDF ou XLS) et les imprimer. Vous avez la possibilité de filtrer ces informations par période de consommation. À tout moment, grâce au tableau des transactions journalières, vous visualisez à J+1, les transaction effectuées quotidiennement. Un outil efficace de suivi de vos dépenses par cartes. Vous êtes au courant de l activité de vos véhicules même avant la facturation. Vos factures Vous consultez et éditez vos factures au format PDF. Vous avez accès à un historique constitué des fichiers de facturation émis depuis les 36 derniers mois. Exploitez vos données de transactions au format XLS : vous pouvez les trier, filtrer, etc... Plusieurs modèles de facture sont disponibles Analysez immédiatement et simplement vos dépenses dans un tableur. Calculez vos consommations moyennes de carburant aux 100 Km. 8

9 Le suivi budgétaire Pour faciliter encore plus votre travail de gestionnaire, Total Guadeloupe a développé une gamme de services de suivi, de reporting et de contrôle qui vous sont spécifiquement dédiés. Grâce aux états de gestion, vous suivez vos dépenses par produit et analysez leur évolution dans le temps. Vous constatez rapidement l importance des dépenses de chaque poste pour une période donnée. Visualisez facilement et contrôlez l évolution de votre budget. Un bon moyen pour comparer les conducteurs. 9

10 Création, modification, opposition A tout moment, vous pouvez créer, modifier ou faire opposition sur une carte. Pour la création, il suffit de saisir les informations demandées sur l outil. La sécurité de vos cartes créées est assurée. Vous pouvez aussi faire opposition facilement. La gestion administrative de vos cartes est facilitée. n ble Vous disposez de tous vos outils de gestion en un seul clic. ion table n ble Le suivi des alertes on able Vous pouvez consulter l état de vos alertes pour toute anomalie constatée dans l utilisation de vos cartes : Quantité de carburant livrée, Dépassement des horaires autorisés, Communication d un kilométrage anormal. Une alerte peut aussi être envoyée au gestionnaire de carte par . Détectez rapidement les anomalies de consommation grâce à l historique. 10

11 Carte TOTAL Business Conditions d adhésion et tarifs PACKAGE DÉTAIL DE L OFFRE TARIFICATION ANNUELLE (1) 1 à 5 CARTES 6 à 15 CARTES > 15 CARTES E-BUSINESS CARTES FACTURATION ELECTRONIQUE 5 E 4 E 3 E BUSINESS WEB BUSINESS WEB EXTRA BUSINESS CARTES CARTES EXTRANET EXTRANET FACTURATION FACTURATION ELECTRONIQUE ELECTRONIQUE CARTES EXTRANET FACTURATION ELECTRONIQUE + PAPIER CARTES FACTURATION PAPIER ÉTAT DE GESTION PAPIER 8 E 6 E 4 E 10 E 8 E 6 E 12 E 10 E 8 E (1) Montant hors taxe facturé par an et par carte en circulation. Adhérer au système de la Carte TOTAL Business c est facile... Il suffit de nous retourner à l adresse figurant en dernière page, un dossier complet comprenant les documents suivants : La demande d adhésion* Les conditions générales d adhésion paraphées et signées (au dos de la demande d adhésion)*. Le formulaire de création de Carte TOTAL Business*. Un extrait K-BIS récent (de moins de 3 mois). Une autorisation de prélèvement*. Un RIB (ou IBAN) Une garantie financière : d un montant d un mois et demi de consommation sous forme de caution bancaire, chèque de caution encaissé, carte bleue ou espèce Ce montant sera remboursé en cas de résiliation de contrat Pour nous contacter : Tél : Fax : *Document téléchargeable sur le site Tarifs légaux en vigueur en Juillet Les tarifs sont modifiables à tout moment par TOTAL GUADELOUPE et seront communiqués sur simple demande. Frais de gestion évolutifs suivant la demande d adhésion (Carte E-business, Carte Business Web, Carte Business Web Extra, Carte Business). 11

12 TOTAL GUADELOUPE Immeuble Adonis BP Jarry Baie-Mahault Tél. : Fax. : SERVICE CARTE Tél. : Fax. : Crédit photo : Thinkstock. Vous ne nous choisirez pas par hasard 12

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