REGLEMENT D'UTILISATION DU PARC MINUTE DE L HOTEL D AGGLOMERATION

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1 REGLEMENT D'UTILISATION DU PARC MINUTE DE L HOTEL D AGGLOMERATION Chapitre 1 : les droits des utilisateurs Chapitre 2 : les obligations des utilisateurs Chapitre 3 : l'utilisation du véhicule Chapitre 4 : les droits et les devoirs du Parc minute Les droits des utilisateurs Dans le cadre du Parc Minute de la CODAH, les droits accordés permettent aux agents, dont le lieu de fonction habituel est situé à l Hôtel d Agglomération, d accéder à des véhicules mutualisés pour effectuer des trajets professionnels. Le présent règlement s applique donc à tous les agents détenteurs de droits d emprunt. Article 1 er : ouverture, modification et fin des droits d emprunt Les critères d ouverture de droits sont les suivants : - fonctions exercées régulièrement sur le site de l Hôtel d Agglomération - besoin de déplacements professionnels ponctuels non continus L ouverture des droits d emprunt s effectue sur demande écrite signée par le Directeur du service et par le Directeur Général Adjoint. Cette demande est acceptée ou refusée par la Direction du Parc Automobile selon les critères définis ci-dessus et après étude des autres possibilités de déplacements. Le changement d affectation de service d un utilisateur du Parc Minute annule automatiquement ses droits. La Direction du Parc Automobile doit être impérativement prévenue. Pour acquérir de nouveaux droits correspondants à la nouvelle fonction de l agent, la demande doit être renouvelée. L ouverture de droits au Parc Minute de l Hôtel d Agglomération interdit l agent de faire une demande de remboursement de frais pour l utilisation de son véhicule personnel. Article 2 : la réciprocité Ville du Havre / CODAH Dans le cas d un manque de disponibilité des véhicules du Parc de Prêts de l Hôtel d Agglomération, les agents pourront également accéder au Parc de Prêts de l Hôtel de Ville, après avoir fourni une demande d utilisation, signée par le Directeur du service et le Directeur Général Adjoint. Article 3 : le badge Le badge servant à l Outil d Aide à la Gestion du Temps permet d accéder au dispositif du Parc Minute. Il est personnel : il ne doit pas être prêté. Sa perte est à déclarer dans les plus brefs délais au service Parc Minute afin que les droits d emprunt soient suspendus. Pour obtenir un badge de remplacement, l agent doit adresser une demande à la DRH poste : Un nouveau badge lui est alors remis gratuitement. Afin de ne pas détériorer le circuit contenu à l intérieur, le badge ne doit pas être plié, gondolé ou cassé. Pour cela, il est conseillé de le conserver dans un porte-badge rigide, de ne pas l exposer au soleil derrière une surface vitrée et de ne pas le présenter à proximité d une source magnétique. Les obligations des utilisateurs Le Parc Minute correspond à une volonté de mise en commun des moyens de déplacement pour un partage plus équitable de l utilisation des véhicules. Cette nouvelle approche demande un respect des règles de fonctionnement. 1

2 Article 1 er : la désignation du responsable Le responsable du véhicule est la personne identifiée par le badge qui a permis de retirer la clé du véhicule du Parc Minute. Il est obligatoire de signaler au Parc Minute tout problème rencontré pendant l usage du véhicule, soit sous la rubrique prévue à cet effet sur la borne tactile, soit directement aux agents du Parc de prêts (Sylvain MARTIN au 4702 ou au 4517) ou à la Direction du Parc Automobile (Sarah HERVE au ). Il est important de contrôler l état général du véhicule avant le départ dans la mesure où le dernier utilisateur sera responsable des anomalies constatées. Article 2 : l emprunt des véhicules L emprunt de véhicules concerne uniquement les déplacements professionnels de courte durée d une demi-journée maximum (4 heures) sur l unique territoire de la Ville du Havre et de la CODAH. Ces prêts sont de type «libre-service». Un ordre de mission annuel par agent est à transmettre, à la Direction du Parc Automobile. Un modèle est disponible sur l Intracom, rubrique Outils de travail Services en ligne / Parc Auto. Pour les emprunts en dehors de ces critères, restent obligatoires la rédaction d un ordre de mission et la réservation du véhicule auprès des agents du Parc Minute. Le formulaire de réservation est téléchargeable à partir de l Intracom, rubrique Outils de travail Services en ligne / Parc Auto ou peut être obtenu auprès des agents du Parc Minute. Article 3 : la remise de la clé du véhicule Le retour du véhicule implique la remise immédiate de la clé sur le tableau sécurisé. Il est interdit de conserver la clé du véhicule afin de se réserver l usage de celui-ci. Si le système informatique ne permet pas de sécuriser la clé, elle doit être donnée en premier lieu, en main propre, aux agents du Parc Minute ou, en second lieu, au poste de sécurité de l Hôtel de Ville. Article 4 : le stationnement Lorsque le véhicule est dans un périmètre proche d un Parc Minute (500 mètres), il est garé sur la place qui lui est attribué dans le parking avec la clé remise sur le tableau de distribution. Tous les véhicules du Parc Minute possèdent un dispositif déclenchant l ouverture automatique de la porte de parking du parc de stationnement de l Hôtel d Agglomération. Vous pourrez ainsi remettre le véhicule emprunté à tout moment. Article 5 : les documents Le véhicule est fourni avec la carte grise, l'attestation d'assurance et un disque de stationnement. Ils doivent être conservés dans le véhicule. Article 6 : les équipements de sécurité Chaque utilisateur doit s assurer de la présence d un gilet de sécurité et d un triangle dans les véhicules du Parc Minute. Dans le cas où l un de ces équipements ferait défaut, il est important de contacter les agents du Parc de Prêts au 4517 ou la Direction du Parc Automobile au Article 7 : la politique de carburant propre La plupart des véhicules du Parc Minute disposent d un moteur GPL, carburant propre n émettant aucun rejet nocif ou polluant. Le véhicule doit être démarré via le réservoir Super Sans Plomb et utilisé ensuite en mode moteur GPL. 2

3 Article 8 : le «bon partage» Chaque utilisateur s engage, par son comportement, à contribuer au bon fonctionnement de ce dispositif basé sur le partage et sur le respect de règles communes. Leur non-respect pénalise directement l utilisateur suivant. Tout utilisateur détectant une anomalie doit le signaler au retour du véhicule sous la rubrique prévue à cet effet sur la borne tactile. Ainsi, les agents Parc Minute pourront y remédier et permettre au prochain utilisateur de bénéficier d un véhicule sans anomalie. Article 9 : le «respect d autrui» Il est interdit de fumer dans les véhicules du Parc Minute, suite à l application du décret du 15 novembre 2006 concernant l interdiction de fumer dans les lieux publics. Au niveau de la propreté, les utilisateurs doivent veiller à rendre le véhicule propre intérieurement et extérieurement. Toutefois, en cas de salissures, l agent doit le signaler par téléphone aux agents du Parc Minute au retour du véhicule. L utilisation du véhicule Tout agent de la CODAH, y compris les stagiaires (sauf ceux étant en conduite accompagnée) et les personnes faisant partie du pool des remplaçants, est autorisé à conduire un véhicule selon les conditions énumérées ci-dessous. Article 1 er : l'utilisation dans le cadre des missions des agents de l Hôtel d Agglomération Cette utilisation est réalisée sous la responsabilité hiérarchique du service dont dépend l utilisateur, qui doit être expressément autorisé par son supérieur à effectuer le prêt du véhicule et le déplacement. L'utilisation du véhicule est strictement professionnelle. Sauf nécessité de service, elle est réservée aux heures et jours de travail. Les personnes étrangères à la collectivité peuvent être transportées uniquement pour raisons de service. Sont exclues les utilisations, pour se rendre aux formations pour lesquelles d'autres moyens sont mis à votre disposition (se rapprocher du service Formation) 1 - Sur le territoire du Havre et de la Codah Un ordre de mission annuel doit être signé et transmis au service de la Gestion du Parc Automobile au plus tard le 31 janvier de l année en cours. Après cette date, les droits seront suspendus. 2 - En dehors du périmètre du Havre et de la Codah Deux conditions sont nécessaires pour que les véhicules du Parc Minute puissent sortir du territoire du Havre et de la Codah : - un ordre de mission signé doit l autoriser. Il est à transmettre au Parc Minute. - une réservation a été opérée auprès des agents du Parc Minute. Article 2 : l'utilisation dans le cadre du trajet domicile - travail Il est interdit d utiliser les véhicules du Parc Minute pour effectuer le trajet domicile-travail midi et soir sauf nécessité expresse de service dûment justifiée. Dans ce cas, le service Parc Minute doit être prévenu. Article 3 : l'utilisation privative Elle est interdite dans tous les cas. 3

4 Article 4 : l'historique L ensemble des mouvements entrées et sorties des véhicules seront communiqués périodiquement au Responsable hiérarchique de l agent emprunteur. Article 5 : le permis de conduire Lors de l ouverture de droits, l agent devra obligatoirement fournir un permis valide. Ensuite, il est de la responsabilité du Directeur du service utilisateur de s'assurer que les agents sont en possession d'un permis de conduire valable. En cas de retrait ou de suspension de permis, les agents doivent obligatoirement informer leur Direction. Les droits d emprunt sont suspendus pendant cette période. Article 6 : les contraventions Toute contravention subie par le véhicule, quel qu'en soit le motif, est à la charge de l'auteur de l'infraction. Elle est remise par la Direction du Parc Automobile au service utilisateur par note sous couvert du Directeur. L auteur de l infraction est celui désigné par l historique informatique des mouvements de véhicules issus du logiciel distribuant les clés des véhicules. Les infractions sont à régler le plus rapidement possible, les éventuelles pénalités de retard s'ajoutant au montant de la contravention. Article 7 : les accidents Que ce soit un accident responsable ou non, il est obligatoire de remplir un constat. Ce document ainsi que son guide de rédaction sont à votre disposition dans chaque véhicule. La rédaction d un constat est aussi obligatoire pour les bris de glace. Au moment du retour du véhicule, le constat est à remettre directement au bureau du Parc Minute situé dans la rue intérieure de la Mairie. Si le véhicule est immobilisé sur la voie publique, vous devez contacter en priorité le Parc Minute au ou la Direction du Parc Automobile au et en dehors des heures d ouverture, le poste de sécurité de la Mairie qui procédera à l enlèvement du véhicule si nécessaire. Article 8 : les dépannages Vous devez prévenir le Parc Minute afin que notre équipe de dépannage intervienne. En dehors des heures d'ouverture, si l'enlèvement du véhicule est impératif pour des raisons de sécurité, contactez le poste de sécurité de l'hôtel de Ville. Article 9 : les prises de carburant Les prises de carburant hors des stations municipales sont possibles exclusivement pour les déplacements hors du territoire de la Ville du Havre et de la Codah. Vous devez transmettre dans les plus brefs délais le kilométrage du compteur, la quantité et le prix du carburant à la Direction du Parc Automobile (Anne-Sophie LEBOURG au ). Le remboursement des frais de carburant s'effectue à la Régie d'avance sur pièces justificatives et sur présentation d'un ordre de mission correspondant. Article 1 er : la disponibilité des véhicules Les droits et les obligations du Parc Minute Sans réservation, les véhicules sont disponibles à tout moment de la journée. Le Parc Minute fonctionne tout au long de l année en permanence. Son accès pour retirer les clés n est autorisé que dans la limite des horaires précisés sur le formulaire de demande de droits. 4

5 Dans le cas d une réservation, la clé du véhicule est disponible deux heures avant le début de la réservation. Passé ce délai, votre réservation est maintenue pendant 30 minutes supplémentaires. Ensuite, le véhicule est de nouveau disponible pour les trajets de courte durée et de courte distance. Article 2 : accès au parking de l Hôtel d Agglomération et à l aire du Parc Minute Un bip permettant l ouverture de la porte d entrée du parking sera fourni avec les clés des véhicules. Article 3 : l'entretien régulier L entretien régulier est effectué par les agents du Parc Minute. Il s agit de : - la propreté extérieure du véhicule. - la propreté intérieure du véhicule. - le gonflage des pneumatiques. - l'état d'usure des pneumatiques. - gérer l entretien général mécanique du véhicule. - effectuer les pleins de carburant : dans le cas de l impossibilité du Parc Automobile de faire les pleins de carburant, ceux-ci seront à effectuer par les agents. Article 4 : la sécurité Afin d assurer la sécurité des personnes et des biens, le local de distribution des clés est sous surveillance vidéo. Article 5 : le non-respect des clauses de ce règlement En demandant le droit d emprunt de véhicules au Parc Minute, chaque utilisateur reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement et en accepte les clauses. Le non-respect de celles-ci peut entraîner divers types de sanctions : - suspension temporaire ou définitive des droits d emprunts en cas de non-respect des clauses du présent règlement. - procédure disciplinaire en cas de faute 5