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1 Aide en ligne SOMMAIRE I - PARAMETRAGES GENERAUX ) Paramètres généraux ) Création des services ) création de frais annexes ) paramétrer des zones géographiques ) Calendrier... 4 II- CREATION CLIENTS ET INTERVENANTS ) Création d un client ) Création d un salarié )Onglet zones géographiques III CREATION ET MODIFICATION D INTERVENTIONS ) Création d une intervention régulière ) Consulter le planning d interventions ) Supprimer une intervention ) Envoi de planning IV- FONCTIONNALITES COMPLEMENTAIRES ) Indisponibilités des salariés ) Ajouter un temps de travail ) Absences ) Etat des annulations/ Etat des confirmations ) Etat des incidents ) Bloc-notes ) Statistiques ) Attestations fiscales ) Fichier attestations mensuelles CAF V FACTURATION ) Validations ) Facturation ) Intervention directe ) Envoi des factures ) Saisir les règlements ) Exporter un fichier de prélèvements

2 I - PARAMETRAGES GENERAUX 1) Paramètres généraux Vous devez en premier lieu : - identifier votre société : coordonnées, représentant légal, numéro d agrément éventuel - créer les différentes agences le cas échéant (version premium) - créer les taux de TVA utilisés ainsi que leurs codes comptables - saisir vos coordonnées bancaires si vous souhaitez émettre un fichier de prélevements - télécharger votre logo (150KO maximum) -paramétrer les textes de vos mails, sms et factures 2) Création des services Avant de créer vos premières interventions, il convient de créer les services que vous proposerez à votre clientèle. Vous avez la possibilité de créer autant de services que vous le souhaitez, ainsi que des sous-rubriques. N hésitez pas à les utiliser si vous souhaitez gérer de manière fine votre clientèle et vos salariés. Exemples d activités et de sous-rubriques : - Ménage o Ménage quotidien ordinaire o Ménage lendemain de fête o Ménage qualifié haut de gamme - Garde d enfants o Garde avec aide aux devoirs o Garde moins de trois ans o Garde nouveau-nés o Etc Lorsque vous créez un service vous devez renseigner : - Un intitulé ou mnémonique court (usage interne) - Un intitulé pour la facture. Plusieurs sous-rubriques peuvent avoir le même intitulé (par exemple la garde de moins de 3 ans et la garde de nouveaux nés auront pour intitulé sur la facture «Garde d enfants qualifiée». - Eventuellement le rattachement à un service principal pour les sous-rubriques - Un code comptable (par défaut ) - Un tarif principal qui sera le tarif par défaut 2

3 Le tarif principal d un service ne peut être supprimé. Vous pouvez en revanche ajouter un ou plusieurs tarif(s) secondaire(s) : ainsi si un client bénéficie d un tarif particulier par exemple. Un tarif est défini par : - Tarif horaire standard (obligatoire) - Tarif majoré (dimanches et jours fériés, facultatif) - Tarif nuit forfait applicable de 21h à 06h, facultatif - Son taux de TVA 3) création de frais annexes Vous avez la possibilité de paramétrer tous les frais annexes que vous êtes susceptible d utiliser dans votre tarification : adhésion annuelle, frais de gestion, frais kilométriques, frais forfaitaires d enlèvement de déchets, etc Ces frais se caractérisent comme les services : intitulé, intitulé comptable, code comptable, tarif principal. Il faut en outre rajouter éventuellement une unité : kilomètre, mois, trimestre, année, etc.. 4) paramétrer des zones géographiques Vous avez la possibilité de créer des zones géographiques, formées d un ensemble de communes : ainsi par exemple une communauté de communes ou bien une liste de communes telle que prévue dans le contrat de travail d un intervenant. Pour créer un groupe zone géographique : cliquer su «ajouter un groupe», nommer ce nouveau groupe. Il convient ensuite de le selectionner et de lui ajouter des communes, par nom ou code postal 3

4 5) Calendrier Possibilité de saisir les jours fériés ainsi que les vacances scolaires. II- CREATION CLIENTS ET INTERVENANTS 6) Création d un client Onglet état-civil : 4

5 Le code client est incrémenté automatiquement. Il sera utilisé comme suffixe comptable lors de l export en comptabilité des ventes. Saisir les coordonnées du client ainsi que son statut. Il existe 3 statuts pour les clients ; - Prospect - Client - Ancien client Le statut «ancien client» implique que le client considéré est masqué lorsqu on consulte la liste des clients. Il est toutefois possible de cocher la case «afficher les anciens clients» pour les faire apparaitre dans la recherche. Le statut «ancien client» et «prospect» ne permet pas la saisie d intervention. Le nom principal sera utilisé pour la facturation et l attestation fiscale annuelle. Si le client souhaite une facture avec les noms des deux conjoints, il convient de les accoler dans la case obligatoire «nom». La case nom du conjoint n est qu indicative. Il sera toutefois possible de faire une recherche par nom du conjoint. Il est possible de saisir 5 numéros de téléphone de contact, fixe ou mobiles. Un téléphone portable pour envoi de sms peut être mentionné (non obligatoire). Deux adresses mails peuvent 5

6 être renseignées. L adresse mail préférentiel sera utilisée pour tous les envois (confirmations, plannings, factures). Il est possible de renseigner le mode de contact privilégié avec ce client : téléphone, mail ou sms afin de répondre au mieux à ses attentes. Onglet gestion : Choisir l agence de rattachement (version premium) ainsi que le chargé de clientèle responsable du client. Choisir le mode de règlement principal et éventuellement secondaire (exemple chèque et CESU). Si le mode de règlement est «prélèvement», il convient de saisir l IBAN du client afin de permettre la génération chaque mois du fichier de prélèvement des factures. Pour les clients percevant un complément libre-choix du mode de garde, il convient de remplir le numéro d allocataire de la CAF et cocher la case : l attestation mensuelle de complément librechoix du mode de garde sera générée automatiquement Pour les bénéficiaires de l APA : renseigner le montant à déduire de la facturation client (ce montant est indicatif, il n est pas déduit directement de la facture) Onglet services : Ajout des services utilisés par le client avec le tarif applicable au client (rappel : chaque service peut avoir plusieurs tarifs différents= il convient de choisir celui qui sera appliqué au client). Vous avez également la possibilité de rajouter un forfait de frais de déplacement par intervention (case en bas de page) : ce forfait sera appliqué automatiquement lors de la facturation des interventions. Seuls les services renseignés dans la fiche client pourront faire l objet de demandes d interventions directement par le client via l application MySampeo Onglet information : Deux niveaux d information sont disponibles : - l information publique, qui apparaitra sur la fiche du client imprimable en pdf (à transmettre par exemple aux intervenants) - l information à usage interne (exemple échanges téléphoniques avec le client, historique de la relation, informations spécifiques mais à usage interne) - 6

7 Onglet bénéficiaire : Saisie d informations éventuelles sur le bénéficiaire de l intervention : enfants, personnes âgées, etc La saisie d un bénéficiaire n est pas obligatoire. Onglet habituel et exclus : Afin de faciliter vos saisies d interventions ultérieures, vous avez la possibilité de renseigner les intervenants habituels (s afficheront en vert dans la recherche d intervenant) ou les intervenants exclus (n apparaitront pas dans la recherche d intervenants). 7

8 Vous avez la possibilité en cochant cette case de ne voir apparaitre dans votre recherche d intervenant pour cette famille que les intervenants habituels Onglet fichiers joints Vous pouvez attacher à la fiche du client tous les fichiers que vous souhaitez (contrat, devis, etc ). La taille des fichiers est limitée à 150KO. 7) Création d un salarié Vous pouvez saisir tous vos salariés dans le logiciel, qu ils soient intervenants ou occupent un autre poste (comptable, responsable de secteur, etc..). Dans le paramétrage de la gestion des droits, vous pourrez définir pour chacun son profil et donc les droits qui lui sont attachés. Les différents profils possibles sont : - Direction - Commercial - Comptable - Intervenant - Autre - 8

9 Les droits attachés à chaque profil sont différents : Profil Direction Commercial Actions non autorisées Aucun Facturer une intervention Consulter information interne salarié Comptabilité Supprimer une intervention Consulter information interne salarié Intervenant Accéder à Sampeo (accès seulement au module intervenant) Visualisation Aucune création/modification Onglet Etat-civil Regroupe l ensemble des informations indispensables sur le salarié. Seuls les nom, prénom adresse et date de naissance sont obligatoires. Si la case «possède un véhicule» n est pas cochée : l intervenant n apparaitra pas dans les recherches pour des interventions qui nécessitent un véhicule. Onglet Compétences personnes habilitées à faire l intervention. Il s agit d attribuer des compétences à l intervenant permettant ainsi lors de la recherche d intervenant de voir apparaitre uniquement les 9

10 Un champ libre est également disponible pour rajouter des informations utiles lors de la sélection des intervenants (exemple allergie chats, phobie chien, etc. ) : ce champ libre apparaitra lors de la recherche d intervenant et vous servira d aide mémoire si nécessaire. 8) Onglet zones géographiques Sert à définir précisément les lieux d intervention d un intervenant selon ce qui est convenu dans son contrat de travail ; On peut définir un département, une commune, une liste de communes, une zone géographique créée préalablement (exemple communauté de communes). La définition de zones géographiques d intervention est disponible dans le menu Paramètres. Pour créer une zone géographique, cliquer sur «ajouter», nommer la zone ainsi créée et lui ajouter des communes dans le menu de droite : Onglet Infos salarié Deux niveaux d information sont disponibles : - l information publique, qui apparaitra sur la fiche de l intervenant imprimable en pdf (à transmettre par exemple aux clients)= comportera par exemple un mini-cv de l intervenant et mentions de compétences particulières 10

11 - - l information à usage interne ; accessible seulement à la direction, permet de faire un suivi RH fin (entretiens, incidents, sanctions éventuelles, etc ) Onglet fichiers joints Vous pouvez attacher à la fiche du client tous les fichiers que vous souhaitez (contrat de travail, avenant, diplômes, extraits de casier judiciaires, etc ). La taille des fichiers est limitée à 150KO. II CREATION ET MODIFICATION D INTERVENTIONS 8) Création d une intervention ponctuelle Vous pouvez saisir ici des consignes particulières à laisser à l intervenant qui les visualisera dans son espace intervenant. Vous pouvez également mettre des informations internes sur lla demande en cours, sans oublier de les supprimer avant sélection de - Saisir le nom du client, le type de service demandé, le jour et l heure d intervention l intervenant (attention, saisie au ¼ d h le plus proche) - Cocher «automobile» si l intervention nécessite un véhicule - ajouter d éventuels frais annexes si nécessaire : ceux-ci apparaitront lors de la facturation de l intervention pour être confirmés le cas échéant). 11

12 - activer la prévalidation éventuelle par l intervenant: cette fonctionnalité est à activer si des frais annexes à l intervention sont à valider par l intervenant (par exemple frais kilométriques). Si vous ne cochez pas cette case, le résultat du télé-pointage se déverse directement dans Sampéo - mentionner des observations éventuelles liées à l intervention : toute consigne particulière ou information à transmettre à l intervenant. Ces observations apparaitront dans l espace Intervenant lorsque celui-ci consultera son planning L intervention peut être simplement enregistrée ou bien on peut lancer le processus de sélection de l intervenant via «Choisir un intervenant». La liste des intervenants possibles apparait alors : - intervenants ayant les compétences requises, une voiture le cas échéant et qui interviennent sur la zone géographique considérée - code couleurs : o en rouge les intervenants possibles mais en intervention chez un autre client pendant tout ou partie de l intervention : il est possible de les sélectionner si besoin : l intervention à laquelles ils étaient affectés sera remise en attente d intervenant, o en vert les intervenants habituels o en rose les intervenants disponibles mais déjà sollicités pour une autre intervention aux mêmes caractéristiques (en attente par exemple de confirmation de la part du client ou de l intervenant) En cliquant sur «contact» une demande d intervention est envoyée à l intervenant par le canal choisi (mail ou sms) sous la forme : «demande intervention client XXX le xx/06/2013 de 08 :00 à 12 :00 )». 12

13 Si la demande est faite par téléphone ou en direct (par exemple intervenant présent) il est possible de cocher la case adaptée, permettant de tenir l équipe administrative informée de la démarche faite. Il faut ensuite : - cocher la case accepté puis la case sélection : Sampeo vous propose alors d envoyer une confirmation automatique au client et/ou à l intervenant. Cochez tout d abord accepté puis sélection Case refus à cocher dans deux cas : - l intervenant refuse l intervention (hors délai de prévenance ou autre raison) : les refus sont historisés avec un motif pour un suivi RH - refus superviseur : le responsable ne souhaite pas solliciter cet intervenant pour des raisons internes : l intervenant disparait alors de la liste des intervenants possibles - Vous pouvez distinguer les refus «superviseur» des refus réels de l intervenant. Dans les deux cas, l intervenant disparait de la recherche 13

14 9) Création d une intervention régulière Vous pouvez créer très facilement une intervention régulière entre deux dates, avec un intervenant donné. La saisie est identique à celle d un en intervention ponctuelle, vous saisissez ainsi la date de la 1 ère intervention. Il suffit ensuite de préciser le ou les jour(s) concerné(s) (exemple tous les lundis et les jeudis). Vous avez la possibilité d inclure ou non les jours fériés dans votre sélection. i Les interventions sont automatiquement créées et intégrées au planning. Il n y a pas, lors de la saisie d interventions régulières, de possibilité de confirmation automatique comme pour la saisie d une intervention ponctuelle. Conseil : ne saisissez pas vos interventions régulières sur une période trop longue : en cas de départ ou de maladie de l intervenante, elles devront être remises en attente d intervenant une par une. 10) Consulter le planning d interventions Plusieurs possibilités s offrent à vous pour consulter les interventions planifiées chez vos clients - consulter la liste des interventions sélectionnées (= avec un intervenant prévu) et non sélectionnées (en attente d intervenant) Vous avez ici la possibilité en cliquant sur l intervention en attente de faire une recherche d intervenant. Vous pouvez visualiser les interventions entre deux dates (par défaut les 15 prochains jours) et de visualiser celles d un client donné. 14

15 - Consulter le planning par client ou pour plusieurs clients (5 maximum) ou par intervenant (idem) - Consulter la liste des interventions à venir pour un client donné ou un intervenant donné Vous visualisez l état des interventions à venir d un client donné entre deux dates. Le tableau est divisé en deux parties : interventions en attente dans la partie haute du tableau (attente de sélection d intervenant), interventions avec intervenant sélectionné dans la partie basse du tableau. 15

16 Vous pouvez de la même façon consulter le planning des interventions à venir d un intervenant donné : la partie basse du tableau intégre d éventuels temps de travail hors intervention que vous auriez saisis. Vous avez la possibilité d agir sur les interventions depuis ce menu : remettre en attente (si intervenant défaillant), modifier, supprimer. 11) Supprimer une intervention Vous avez la possibilité de supprimer une intervention à différents endroits : - Dans la liste des interventions (consultation/modification) : lors de la suppression, il vous est proposé d inscrire cette suppression dans l historique, avec un motif. Il vous est également proposé de prévenir l intervenant de cette annulation, si un intervenant était sélectionné. Si vous ne souhaitez pas prévenir l intervenant tout de suite de l annulation, vous aurez la possibilité de le faire ultérieurement depuis le menu «Etat des annulations». 16

17 - Si l annulation a été faite par le client dans MySampeo : il suffit de cliquer sur l alerte, à droite du menu et l intervention dont l annulation a été demandée s affiche en rouge, vous pouvez alors l annuler - Vous pouvez également supprimer directement dans le planning client ou intervenant ; Nous vous déconseillons toutefois cette méthode qui ne permet pas d inscription dans l historique des annulations, ni de confirmation automatique de l annulation à l intervenant. - Vous pouvez enfin la supprimer depuis l état des interventions par famille ou dans l état des interventions par intervenant. 12) Envoi de planning Avec Sampeo, l envoi de planning est facilité. Vous pouvez d un clic envoyer le planning du mois (ou de toutes dates à votre convenance) à ceux de vos clients qui le souhaitent ainsi qu aux intervenants. Pour pouvoir envoyer un planning à un client ou à un salarié, il convient au préalable de cocher dans sa fiche «envoi de planning». Vous avez la possibilité d envoyer les plannings - De tous les clients - De tous les clients d un chargé de clientèle - De tous les intervenants - De tous les intervenants d une agence (version premium) 17

18 Il convient de sélectionner les dates souhaitées pour le planning à envoyer (par défaut mois suivant) et de programmer votre date d envoi : les envois se font la nuit, par défaut à la date du jour. Chaque client et intervenant concerné recevra un mail avec le planning en pièce jointe en PDF. Vous avez la possibilité de consulter l historique des mails envoyés et d éventuellement voir les envois en attente ou ayant échoués dans les alertes. Les clients n ayant éventuellement aucune date d intervention planifiée, si vous les sélectionnez, recevront un mail sans pièce jointe avec la mention «pas de planning». IV- FONCTIONNALITES COMPLEMENTAIRES 13) Indisponibilités des salariés Vous avez la possibilité de rendre vos salariés indisponibles pour des courtes ou longues périodes, en cas d absence prolongée ou d indisponibilité régulière : durant leurs périodes d indisponibilité, ils n apparaitront plus dans vos recherches d intervenants. 18

19 - Mise en sommeil : le salarié n apparait plus jusqu à son «réveil» de votre part : peut être utilisé pour une absence de longue maladie, un congé parental, un congé sans solde, une absence longue sans date de retour connue. Il convient également de mettre en sommeil vos salariés après leur départ de l entreprise : vous pourrez les réactiver si besoin et aurez ainsi toujours accès à l historique de leurs interventions dans votre organisme. - Mise en indisponibilité récurrente : utilisable si par exemple un salarié est indisponible un jour dans la semaine (autre emploi, période de formation professionnelle, etc). Vous avez la possibilité d ajouter un motif à cette indisponibilité. - Mise en indisponibilité longues : périodes de congés payés par exemple. Vous saissiez une date de début une date de fin : le salarié réapparait dans les intervenants disponibles dès sa période d absence achevée. Contrairement à l option 1 (mise en sommeil), la fin de l absence ne requiert pas d action de votre part. Lorsque les intervenants sont en sommeil ou en indisponibilité, ils n apparaissent pas dans votre recherche d intervenant. 19

20 14) Ajouter un temps de travail Vous avez la possibilité d ajouter un temps de travail hors intervention à vos salariés : formation, temps de trajets, réunions, etc. Conséquences : - L intervenant n apparait pas comme disponible pour une intervention lorsqu il a un temps de travail externe sur la même plage horaire - Les temps de travail hors interventions sont comptabilisées dans les heures travaillées du mois de l intervenant 15) Absences Dans l optique d un suivi RH, vous avez la possibilité de saisir les absences de vos salariés, le nom du client concernés, le motif, si cette absence a été justifiée ou non ; Vous pouvez également mentionner le nombre d heures perdues du fait de cette absence, si vous n avez pas réussi à assurer le remplacement de l intervenant auprès de votre client. Le tableau d absence est téléchargeable au format excel. 16) Etat des annulations/ Etat des confirmations Il s agit d un aide mémoire qui vous permet de contrôler si vous le souhaitez : - Que vous avez bien prévenu l intervenant d une annulation - Que vous avez bien confirmé une intervention à un client et/ou à un intervenant 20

21 Si vous n avez pas fait le nécessaire au moment de la création ou de la suppression d une intervention, la case adéquate n est pas cochée : en la cochant, vous avez la possibilité de renvoyer une confirmation par mail ou sms. 17) Etat des incidents Dans l optique d un suivi qualité, vous avez la possibilité de répertorier les incidents intervenus dans votre activité : intervenant qui ne s est pas présenté, retard majeur, conflit entre un intervenant et un client. Chaque incident peut faire l objet d une description (par la personne qui l a traité) et d un commentaire par le responsable de l organisme. Le tableau des incidents peut être téléchargé sous format excel. 18) Bloc-notes Le bloc-notes est très utile quand plusieurs salariés administratifs se relaient au sein de l organisme. Vous pouvez mentionner dans le bloc-notes des informations à connaître par toute l équipe, des tâches à traiter éventuellement, etc On ajoute une tâche dans le bloc-notes en cliquant sur + Lorsqu une tâche est traitée, il est possible de cochée la case adaptée : la tâche disparait alors du bloc-notes. 21

22 Il est possible de faire une recherche dans le bloc-notes par nom ou mot-clé, et de rechercher y compris dans les tâches traitées. 19) Statistiques Différents états statistiques sont à votre disposition pour mieux appréhender votre activité. - Heures par intervenants, heures par client : Vous pouvez afficher ou imprimer un état PDF détaillé des interventions d un ou de tous les clients, et d un ou de tous les intervenants d une agence - Heures et TTC sur 12 mois : Il s agit de l historique des interventions et du montant des factures par client sur une année glissante. - Heures travaillées par mois et par intervenants : Historique sur 12 mois glissants du temps de travail par intervenant, intégrant le temps de travail éventuel hors intervention. Cet état est exportable en PDF ou sous format excel. - Heures d intervention sur 12 mois Historique sur 12 mois glissants par agence et par services des heures d intervention. - Statistiques nova : Vous pouvez récupérer ici les éléments chiffrés nécessaires à l alimentation de l état mensuel d activité (EMA ) sur l extranet nova. Il vous restera à compléter les éléments de masse salariale, disponible sur votre logiciel de paye ou auprès de votre comptable. 20) Attestations fiscales Vous pouvez visualiser l état de l attestation fiscale annuelle en temps réel durant toute l année civile : cette fonctionnalité vous permet de tenir informée votre clientèle du montant exact de ses dépenses permettant de bénéficier du crédit d impôt. Attention : cette attestation ne doit être imprimée et remise au client qu en fin d année civile. Cette fonctionnalité est réservée aux personnes bénéficiant des droits d accès en tant que direction. 22

23 21) Fichier attestations mensuelles CAF Pour les interventions de garde d enfants et les familles pouvant en bénéficier, il est possible de générer automatiquement un fichier des attestations mensuelles de Complément libre-choix du mode de garde au format des attestations demandées par la CAF. Pour que le client apparaisse dans les attestations à générer, la case «attestation CAF» doit impérativement être cochée dans la fiche du client. Aller dans «Exports» puis «Fichiers CAF». Il suffit de sélectionner les clients concernés (tous par défaut) puis de cliquer sur le bouton «Générer». Vous pouvez ensuite imprimer le classeur Excel généré (un par agence pour la version premium) ou l envoyer éventuellement par mail à la CAF de votre département si elle l accepte. Les classeurs d attestation CAF sont conservés dans la partie basse du tableau : nous vous recommandons de les renommer afin de les identifier plus facilement ultérieurement. Renommer le fichier Télécharger le fichier 23

24 V FACTURATION Sampeo vous offre un processus de facturation très simplifié qui vous facilitera la gestion quotidienne de votre activité. 22) Validations Vos intervenants assurent une pré-validation de leurs interventions soit par télé-pointage si ils sont équipés d un smartphone, soit par internet. Vous récupérez ces pré-validations dans le menu «Facturation» puis «Valider une intervention». Le tableau est divisé en deux parties : - Partie haute : vous récupérez les interventions pré-validées par les intervenants que vous n avez plus qu à valider définitivement - Partie basse : pas de pré-validation. Utilisez ce tableau si par exemple votre intervenant ne dispose pas d internet ou d un smartphone et vous fournit des feuilles d intervention signées du client. Lors de la validation vous pouvez contrôler et rajouter éventuellement des éléments : - Contrôle visuel des heures validées et du tarif appliqué (peuvent être modifiés) - Ajout de frais annexes prévus le cas échéant 24

25 - Ajout si nécessaire d un ligne de facturation «divers» - Contrôle des éventuels frais de déplacement inter-missions saisis par l intervenant (ces frais n apparaitront pas dans la facture du client mais uniquement dans le récapitulatif mensuel des frais de déplacement de l intervenant, voir détail ci-après) Ligne de facturations diverses si nécessaire Toutes les lignes de facturation sont supprimables si nécessaires (par exemple si vous souhaitez exceptionnellement ne pas appliquer les frais forfaitaires de déplacement paramétrés pour ce client). Par défaut, votre BL («bon de livraison») sera généré à la date de l intervention. Vous pouvez changer cette date mais nous vous le déconseillons. Une fois l intervention validée par vos soins, elle n apparait plus dans la liste des interventions par client mais uniquement dans les statistiques par client ou par intervenant. Vous gardez la possibilité de modifier une intervention validée jusqu à la facturation en cas d erreur ou d oubli : allez Vous pouvez visualiser l ensemble des interventions validées avant facturation (menu «facturation» puis «visualiser préfacturation») pour un dernier contrôle visuel avant facturation. 25

26 23) Facturation Vous avez deux possibilités pour créer les factures : - Elaborer toutes les factures du mois en même temps. Pour cela aller dans le menu «facturation» puis «visualiser préfacturation». Par défaut, le logiciel vous propose de générer les factures du mois et vous demande de préciser une date d échéance. Cliquer sur facturer : vos factures sont générées automatiquement. Le logiciel génère les factures de l ensemble des agences en même temps - Elaborer vos factures individuellement. Cette méthode est à privilégier si : o Vous devez facturer des BL de plusieurs mois différents o Vous devez changer les nom et adresse de facturation o Vous devez déduire un acompte du net à payer Vous utiliserez alors le menu «Facturation» puis «Générer une facture». Vous sélectionnez le client concerné puis choisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez facturer : vous avez la possibilité de ne facturer que certaines interventions : il suffit de décocher la case à gauche des interventions que vous ne souhaitez pas facturer. Vous pouvez à nouveau ajouter une ligne à la facture si nécessaire. 26

27 Déduction d un acompte : Si un acompte est présent sur le compte du client (saisi préalablement dans le menu «facturation» puis «ajouter un acompte»), vous pouvez le sélectionner afin qu il s impute sur la facture. Si vous avez préalablement annulé une facture générant ainsi un «trou «dans la numérotation des factures, cocher la case «choisir un numéro disponible» : sampeo vous proposera ainsi le plus ancien numéro de facture disponible. S il n y a eu aucune annulation préalable, il est inutile de cocher cette case, la numérotation s incrémente automatiquement. Notre conseil : faites d abord individuellement les factures complexes (acomptes, changement d adresse de facturation, interventions de plusieurs mois à facturer, etc ). Puis générer les factures simples d un clic depuis la préfacturation. 24) Intervention directe Il peut arriver que vous ayez oublié de saisir une intervention ou bien que vous n en ayez pas été informé (demande urgente faite par le client directement à l intervenant). Afin de facturer celleci, vous avez la possibilité de la saisir en intervention directe : elle ne passera pas par votre planning mais sera directement traitée en facturation. Le mode de saisie d une intervention directe est identique à celui d une intervention classique, mais le choix de l intervenant est obligatoire lors de la saisie. L intervention directe apparait ensuite dans les statistiques de la même façon qu une intervention saisie de manière classique. 25) Envoi des factures Vous avez pouvez imprimer les factures très simplement pour un envoi courrier classique. Allez dans le menu «Facturation» puis «consulter facture» Cliquez sur l icône pour ouvir la facture dans une nouvelle fenêtre puis imprimez là 27

28 Vous avez également la possibilité d envoyer toutes les factures par mail aux clients qui préfèrent ce mode de communication. Allez dans le menu «Envoi» puis «Envoi des factures», cochez les factures que vous souhaitez envoyer par mail, choissisez la date d envoi (date du jour par défaut), validez : l envoi est planifié et s exécutera à la date souhaitée (tâche de nuit). Vous pouvez consulter dans le menu «Envoi» l historique des mails envoyés et des éventuels échecs d envoi (erreurs d adresse etc ). 26) Saisir les règlements Vous avez la possibilité de saisir les règlements effectués par vos clients afin de pourvoir suivre précisément les factures en attente de règlement et pouvoir générer des relances si nécessaire. Les factures qui ont fait l objet d un prélèvement sont marquées comme payées dès que le fichier de prélèvement a été généré. Pour les autres modes de règlement, il convient d effectuer la saisie manuelle. Dans le menu «Facturation» puis «Règlement» vous retrouvez la liste des factures entre deux dates (par défaut mois précédent et mois en cours). En cliquant sur + à côté de la facture souhaitée vous développez un tableau de saisie des réglements 28

29 Vous pouvez saisir plusieurs modes de règlement pour une même facture (chèque + CESU par exemple). Le numéro de pièce est facultatif mais peut s avérer utile. Lorsque la facture est intégralement réglée, la case «payée» se coche automatiquement. 27) Exporter un fichier de prélèvements Pour les clients ayant choisi le règlement par prélèvement automatique, Sampeo vous permet de générer directement un fichier à transférer à votre établissement bancaire. Allez dans le menu «Exports» puis «Fichiers de prélèvement». Il convient bien sûr d avoir au préalable renseigné vos propres coordonnées bancaires dans les paramètres généraux ; Choisissiez la date souhaitée pour le prélèvement (attention, il existe dans tous les établissements bancaires un délai de 5 à 7 jours incompressible entre la date du transfert du fichier et la date de prélèvement : renseignez-vous auprès de votre banque). Cliquez ensuite sur générer et enregistrez votre fichier pour pouvoir ensuite le transférer à votre banque. Vous pouvez le récupérer à nouveau le cas échéant en cliquant sur «dernière version». Seuls les clients ayant opté pour le prélèvement (case «prélèvement» cochée dans leur fiche et coordonnées bancaires remplies) apparaissent dans cette liste. Une fois le fichier de prélèvement généré, toutes les factures concernées apparaissent comme payées. 29

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