Polypoint/PEP. Gestion des prestations et planification d horaire. Les nouveautés de la version g2.8.3

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1 Polypoint/PEP Gestion des prestations et planification d horaire Les nouveautés de la version g2.8.3

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3 Table des matières 1. Introduction Attestation d heures Définition du profil d attestation d heures Impression d attestation d heures Chiffres-clés du temps de travail Schéma des chiffres clés du travail Les heures d appoint (Temps complémentaire en Belgique) Les heures supplémentaires Le temps supplémentaire Calcul des chiffres-clés Temps supplémentaire Indicateur de temps supplémentaire Activation de la fonctionnalité Affichage et impression Chiffres-clés dans le journal Nouveau Crédit Activation du nouveau calcul des crédits Définition du profil de crédit Définitions générales Définir la formule des crédits Avertissement en cas de dépassement du crédit Règles de planification Options des statistiques de crédit Importer des anciens profils de crédits Gestion de crédit pour les nouveaux collaborateurs Valeur par défaut pour les nouveaux collaborateurs Attribution des crédits lors de la saisie initiale du collaborateur Gestion de crédits des collaborateurs Attribuer un nouveau crédit Modifier un crédit Saisir une correction de crédit Convertir des crédits collaborateurs depuis l ancien profil de crédits Affichage et impression Dans la statistique des crédits Dans la statistique des horaires Dans le plan sélectif Dans le plan mensuel Impression dans l attestation d heures Exemples Attribuer des crédits sur base d une période bien définie Attribution des crédits annuels avec la règle de l âge Attribution des crédits mensuels selon la date d anniversaire Gestion des gardes Le changement dans les menus Menu «Paramètre globaux» - Accès en lecture sur les plans du passé Menu «Données personnelles»...49 Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 1

4 1.Introduction La version g2.8.3 de POLYPOINT PEP se concentre sur plusieurs nouveautés : 1. Attestation d heures 2. Chiffre clés du temps de travail 3. Nouveau calcul des crédits 4. Évolution dans la gestion des gardes 5. Blocage des feuilles de planification 6. Nouvel éditeur de liste (Assistant) Le point 6 sera repris ultérieurement dans un nouveau document. Toutes les options citées ci-dessus peuvent être activées globalement via le menu «Définitions/Paramètres globaux» Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 2

5 2.Attestation d heures L attestation d heures a fait son apparition dans la version g2.7.1 et a été améliorée dans la version g Il s agit d un nouveau document qui reprend la carte de timbrage, le décompte et la statistique de crédit en une seule définition. Vous définissez vous-même ce qui doit apparaître sur ce document. L avantage de l attestation d heures est que vous pouvez la consulter à tout moment du mois sans devoir attendre le décompte mensuel. 2.1 Définition du profil d attestation d heures 1. Via le menu «Définition / Évaluations / Profil d attestations d heures», vous accédez à la fenêtre de création du profil. Un profil «Standard» existe par défaut, vous pouvez faire une copie de ce profil ou le modifier. Cliquez sur «Nouveau» pour commencer la création du profil. 2. Vous pouvez définir les données que vous souhaitez visionner sur l attestation d heures : l accès des nœuds, la mise en page de la feuille en général, le modèle d impression, l option décompte provisoire, l affichage des heures décimales, les affichages des crédits et des crédits (ancien format). Dans le volet «Décompte mensuel», vous retrouvez tous les comptes d heures. Ici vous pouvez également choisir d afficher ou non les chiffres clés du temps de travail. Cliquez sur «Détail» pour personnaliser l affichage du compte d heures sélectionné Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 3

6 Les éléments disponibles du volet «Carte de timbrage» : Cliquez sur «Nouveau» pour ajouter les nouvelles colonnes. Vous pouvez également insérer des listes qui sont prédéfinies dans l éditeur de liste. (Référez-vous au document «Manuel d utilisation de l éditeur de liste»). Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 4

7 2.2 Impression de l attestation d heures 1. Impression en serie : via le menu «Fichier/Imprimer l attestation d heures» vous pouvez faire une impression pour les personnes de services spécifiques. 2. Impression individuelle : pour imprimer l attestation d heures d une personne, vous pouvez faire un clic droit sur le nom de la personne dans la feuille de planification, puis cliquez sur «Imprimer l attestation d heures» Sélectionnez les noeuds Visualiser ou modifier le détail du profil d attestation d heures que vous avez choisi. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 5

8 Voici un exemple d une impression d attestation d heures : les nouveaux éléments comme les chiffres clés du temps de travail et la statistique des crédits apparaissent dans ce document : Les crédits Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 6

9 3.Chiffres-clés du temps de travail Les chiffres-clés du temps de travail vous permettent une gestion des heures supplémentaires selon les termes légaux (indicateurs, temps supplémentaire et heures supplémentaires). Il met à disposition des responsables RH des moyens pour contrôler l application des limites légales en matière d heures d appoint, d heures supplémentaires et de temps supplémentaire (termes suisses). 3.1 Schéma des chiffres clés du travail Les heures d appoint (heures complémentaires en Belgique) Les heures d appoint s appliquent uniquement aux travailleurs à temps partiel et représentent la partie du temps effectif qui se trouve entre leur temps dû partiel et le temps dû d un travailleur à temps plein Les heures supplémentaires Les heures supplémentaires représentent la partie du temps effectif qui se trouve entre le temps dû et la limite hebdomadaire maximale d un collaborateur à temps plein Le temps supplémentaire Le temps supplémentaire est la partie du temps effectif hebdomadaire qui dépasse la durée maximale de la semaine de travail du collaborateur. La notion du solde des chiffres clés (le solde d heures d appoint, le solde d heures supplémentaires, le solde du temps supplémentaire) renseigne sur l état des chiffres clés en prenant en compte les compensations ou le paiement d heures. La notion d «Indicateur de temps supplémentaire» indique la valeur du temps supplémentaire cumulé sur l année sans tenir compte des corrections (compensations, etc) La durée maximale de la semaine de travail est définie dans les données personnelles. Si un jour férié tombe un jour de travail, la limite est raccourcie d autant. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 7

10 Exemple : un travailleur à temps partiel (19h/sem), preste 55h sur sa semaine. La durée maximale de la semaine est fixée à 50h/sem. Les heures d appoint sont de 19h (38h-19h) Les heures supplémentaires sont de 12h (50h-38h) Le temps supplémentaire est de 5h (55h-50h) 3.2 Calcul des chiffres-clés Les chiffres-clés peuvent être calculés par semaine ou par mois. Le calcul par mois se différencie du calcul par semaine pour les éléments suivants : Temps supplémentaire Pour le calcul du temps supplémentaire, la durée maximale de la semaine de travail est calculée sur un mois, de façon proportionnelle au temps dû mensuel du collaborateur, ce qui ne donnera pas le même résultat que le calcul par semaine Indicateur de temps supplémentaire L indicateur est remis à zéro au premier janvier de chaque année si les chiffres-clés sont calculés par mois. L indicateur est remis à zéro au premier jour de la semaine 1 si les chiffres-clés sont calculés par semaine. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 8

11 3.3 Activation de la fonctionnalité L activation globale de cette fonctionnalité peut être réalisée via le menu «Définitions/Paramètres globaux/personnel(1)/chiffres clés du temps de travail». L activation et la définition des valeurs des collaborateurs peuvent être faites via le module Planie ou manuellement dans les données personnelles / Occupation / contrat-modifier à partir du : dans l onglet «Modèles de temps/ Chiffres-clés du temps de travail». 1 2 Cochez l option «Actif», puis définir les valeurs «Durée maximale de la semaine de travail» et «Plafond annuel pour le temps suppl.» et choisir le type de calcul «Hebdomadaire» ou «Mensuel» Des valeurs initiales peuvent être définies pour les chiffres-clés du temps de travail. La date des données initiales doit répondre aux critères suivants : Être un dimanche si le calcul est effectué par semaine. Être le dernier jour du mois si le calcul est effectué par mois. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 9

12 Les valeurs initiales vont écraser les éventuelles valeurs calculées des chiffres-clés à cette date. Tous les chiffres-clés ultérieurs sont recalculés. Attention : Afin que l indicateur de temps supplémentaire ne soit pas faussé, nous vous déconseillons de définir une valeur initiale. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 10

13 3 Si l option «Autoriser Planifier malgré conflit après déverrouillage» est activée dans les paramètres globaux, il est également possible d attribuer un droit de dépassement pour un collaborateur pour la limite annuelle du temps supplémentaire. Dès que l option est activée, le bouton «Déverrouiller le dépassement» apparait dans les données personnelles : L onglet «Occupation / Modifier à partir du / Modèles de temps» Ce réglage est valable pour l année souhaitée, et il est possible d y saisir un commentaire. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 11

14 Correction des heures avec un horaire non-planifiable Dans la gestion des heures supplémentaires vous avez besoin de définir certains horaires permettant de payer des heures sans impacter le solde de temps supplémentaire, d heures supplémentaires et l indicateur de temps supplémentaire. L administration des horaires non-planifiables dans PEP s effectue dans la définition des horaires, dans l onglet «Décompte de temps», dans la section «Chiffres-clés du temps de travail». L option «L horaire n influence pas l indicateur temps suppl.» permet d exclure un horaire du calcul de l indicateur de temps supplémentaire. (Ceci est indispensable pour éviter d influencer les indicateurs lors de corrections sans lien avec le temps de travail.) Les codes PA utilisés pour le paiement des heures d appoint et des heures supplémentaires doivent en revanche absolument être pris en compte. Ceci a les conséquences suivantes : Ces codes PA doivent uniquement être utilisés pour la saisie de durées dans l éditeur de timbrage. Ces codes PA doivent uniquement être utilisés pour la réduction des heures d appoint et des heures supplémentaires. La planification du personnel affiche un conflit de planification quand l utilisateur veut payer plus d heures qu il n y en a de disponibles dans les heures d appoint et les heures supplémentaires. Ces corrections impactent seulement les heures d appoint et les heures supplémentaires. Le solde de temps supplémentaire reste identique. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 12

15 3.4 Affichage et impression Dans le plan mensuel Les chiffres-clés peuvent être affichés ou imprimés dans le plan mensuel. Pour ce faire il faut déterminer le profil d affichage correspondant via le menu «Définitions/Planification/ Feuille de planification», dans la fenêtre d ensemble des profils, adaptez le profil en ajoutant les champs des chiffres-clés. Les heures hebdomadaires et mensuelles dans les chiffres-clés sont distinguées. Voici l affichage des chiffres-clés hebdomadaires dans le plan mensuel : Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 13

16 Dans l attestation d heures En activant l option «Afficher les chiffres clés du temps de travail» dans la définition du profil d attestation d heures, les chiffres clés peuvent être imprimés dans l attestation d heures. Définition du profil d attestation d heures 3.5 Chiffres-clés dans le journal Toutes les modifications dans la fenêtre «Chiffres-clés du temps de travail : règles de planification» sont enregistrées dans le journal et sont accessibles dans l onglet «Journal» des données personnelles ou via le menu «Fichier \ Journal». Données personnelles Via le menu «Fichier/Journal» Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 14

17 4.Nouveau Crédit Le nouveau modèle de crédit annoncé dans la version g2.7.1 est mis en place dans la version g Celui-ci permet de rendre un crédit dépendant de l âge ou d une valeur fixe. La mise en place des crédits offre notamment les possibilités suivantes : Définition selon l âge : changement au début de l année, au début du mois, à la date d anniversaire Droit fixe : défini lors de l attribution à chaque collaborateur Attribution dépendant d une date Attribution semi-automatique lors de l entrée ou par interface Attribution de plusieurs profils lors de l entrée du collaborateur Statistique de crédits claire, avec détail des calculs Attribution de plusieurs profils de crédits à une icône d horaire Attention : PEP permet de calculer les crédits en heures ou en jours. Mais dans le nouveau crédit, il n est plus possible de suivre les crédits parallèlement en heures et en jours comme dans les anciens crédits. De ce fait, le risque de générer des différences lors de changements de taux d activité n existe plus. Pour aboutir aux décisions décrites ci-dessous, il est utile de confronter les variantes du mode de calcul en vigueur à la philosophie de l entreprise ainsi qu aux contrats de travail. Avant de commencer les travaux, il est fortement conseillé d étudier attentivement le présent document. Il est important de noter que les opérations d «Importer» et de «Conversion» sont d une extrême importance pour une reprise correcte des anciennes données et la création du nouveau solde de crédits. Ces travaux doivent être réalisés avec le plus grand soin. Les décisions suivantes doivent par ailleurs être prises : Une migration vers le nouveau calcul des crédits est-elle nécessaire? Quelle variante faut-il choisir pour chaque type de crédit? Le nouveau modèle de crédit n est pas encore adaptés pour le CALCUL SUR BASE DE L ANNÉE PRÉCÉDENTE dans la version 2.8.3, nous vous conseillons donc d utiliser l ancien calcul des crédits pour les congés annuels. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 15

18 4.1 Activation du nouveau calcul des crédits L utilisation du nouveau calcul des crédits peut être activée dans le menu «Définitions/Paramètres globaux» dans l onglet «Personnel 2». Il est possible d activer à la fois l ancienne et la nouvelle définition des crédits. Seule l option «Ancien calcul des crédits» est activée Ceci est le réglage par défaut de la mise à jour à partir de g L application se comporte comme jusqu à la version g2.5 : la définition des profils de crédits, la définition d horaire, les données personnelles, et le report des crédits fonctionnent de manière inchangée. «Ancien calcul des crédits» et «Nouveau calcul des crédits» sont activés Cette situation permet l utilisation en parallèle pour une période donnée de l ancien et du nouveau calcul des crédits, pour autant que tous les types de crédits ne soient pas disponibles dans le nouveau calcul des crédits. Les anciens et les nouveaux profils de crédit peuvent être modifiés dans le menu «Définitions > Profil de crédits (ancien format)» et «Définitions > Profil de crédits». Pour les crédits déjà convertis, l ancien profil est disponible seulement en lecture. Les deux types de crédits peuvent être administrés par les ressources humaines dans un même menu (cf. paragraphe Ressources humaines). Le report des crédits ne peut s effectuer que pour les crédits qui n ont pas encore été convertis. Car le report des nouveaux crédits se fait de manière automatique. Seule l option «Nouveau calcul des crédits» est activée Ceci est l état final attendu. Les anciens profils de crédits, le report des crédits et la conversion des crédits ne sont plus visibles. Dans les données personnelles, les anciens crédits sont encore accessibles, mais seuls les nouveaux crédits peuvent être attribués. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 16

19 4.2 Définition du profil de crédit Définitions générales Via le Menu «Définitions\ Profil de crédits», cliquez sur «Nouveau» pour accéder à la fenêtre de création du profil. 1. Définir le code et la description du profil 2. Sélectionner le type de crédit : par an ou par mois 3. Sélectionner le Code PA pour ce crédit, un seul code PA peut être utilisé pour plusieurs profils de crédit 4. Définir une date de validité (les profils peuvent être modifiés à partir d une date donnée) 5. Définir le crédit en heures ou en jours. La modification de l unité de la valeur du crédit est seulement possible lors de la création du profil de crédit. Il n est plus possible de le modifier par la suite Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 17

20 Crédits en heures ou en jours Deux formules de calcul des crédits sont à disposition : «Droit fixe» ou «Règle de l âge». Hiérarchisation des crédits Possible que pour les calculs de crédits en heures Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 18

21 4.2.2 Définir la formule des crédits Deux formules de calcul des crédits sont à disposition : «Droit fixe» ou «Règle de l âge». Si «Règle de l âge» a été choisie, un bouton apparaît sur la droite pour saisir la règle. Dans la nouvelle fenêtre de dialogue, cliquez sur «Nouveau» pour saisir une nouvelle entrée ou sur «Détail» pour éditer une entrée existante. Il est possible de choisir comme date de changement du droit le début de l année, le début du mois d anniversaire, ou la date d anniversaire. Le crédit peut être défini en heures, jours ou semaines. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 19

22 En choisissant «Droit fixe», le droit est directement donné dans les données personnelles Avertissement en cas de dépassement du crédit L option «Avertir en cas de dépassement du crédit» est habituellement activée, afin que le planificateur reçoive un message de conflit s il continue à planifier alors que le crédit est épuisé. Il peut toutefois passer outre ce message au moyen du bouton «Planifier malgré conflit». Pour autoriser le planificateur à planifier malgré le message de conflit. Il faut activer l opiton dans le menu «Définitions / Planification / Règles de planification / Autre règles», Des lors, le bouton «Planifier malgré conflit» ne sera plus grisé. Attention : Si vous activez cette option, cette condition s appliquera à tous les crédits!! Activez l option pour rendre le bouton «Planifier malgré conflit» accessible Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 20

23 4.2.4 Règles de planification Dans le nouveau calcul de crédit, il est possible de hiérarchiser les crédits. Exemple : La hiérarchisation des crédits : AFC > Extra légaux (EL) C est-à-dire que le crédit «Extra légaux» ne peut être planifié que si le crédit «AFC» est entièrement consommé. Menu «Définitions -> Profil de crédits», puis ouvrir un crédit. Activer l option «Ne peut être pris qu après le crédit». Appuyez sur ce bouton pour choisir un ou plusieurs profils prioritaires Si la condition souhaitée n est pas remplie (le crédit «EL» ne peut être planifié que si le crédit «AFC» est entièrement consommé), le message de conflit suivant apparaît : Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 21

24 4.2.5 Options des statistiques de crédit Création du profil de crédit 1 L option «Avertir, si le report de l année précédente excède» / «Avertir si le crédit de l année précédente n a pas été perçu d ici fin» : ces options permettent au planificateur de contrôler que les crédits ont bien été consommés dans la période souhaitée. Attention: ces options affichent simplement un message d alerte sur la statistique des crédits. Le droit de l année précédente n est pas modifié. 2 L option «Heures décimales» : définit si la statistique des crédits est affichée au format heures décimales ou heures minutes. Le réglage ne s applique qu aux statistiques des crédits. Les règles d âge ou les corrections de crédits ou autres sont toujours affichées en heures/minutes. 3 L option «Conversion en jours selon temps dû journalier» : définit si les crédits en heures doivent être affichés en jours dans la statistique des crédits. La conversion se base sur le temps dû par jour indiqué dans les données personnelles, réduit selon le taux d activité. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 22

25 4.3 Importer des anciens profils de crédits Si vous décidez d utiliser le nouveau calcul de crédit, pour éviter la nouvelle création des profils, les anciens profils de crédits peuvent être importés soit avec effet rétroactif au début de l année en cours, soit pour le début de l année suivante. Pour l importer, via le menu «Définitions\Profil des crédits», dans la fenêtre d «Ensemble des produits de crédits», cliquez sur «Importer». Puis dans la fenêtre «Importer l ancien profil des crédits» choisissez l ancien profil de crédits à importer ainsi que la date de validité du nouveau profil (1er janvier de l année en cours ou 1er janvier de l année suivante). Nouveau crédit Il convient ici de décider si le nouveau crédit doit être calculé en jours ou en heures. Ce réglage est décisif pour le calcul du crédit et ne peut être que très difficilement modifié après la conversion de l ancien crédit. Les réglages des anciens profils de crédits sont convertis de la façon suivante dans les nouveaux profils de crédits: Si une règle d âge a été définie, celle-ci sera reprise dans le nouveau profil. Si le nouveau crédit est défini en heures, le droit est calculé selon le temps dû de l horaire. Si des collaborateurs travaillent avec plusieurs temps dus hebdomadaires, alors plusieurs profils de crédits doivent être définis. Les options «Reporter les jours», «Reporter les heures» et «Convertir automatiquement» dans l ancien profil de crédit ne disposent pas d équivalents exacts dans le nouveau calcul des crédits. Les réglages suivants s en approchent autant que possible : Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 23

26 ANCIEN PROFIL DE CRÉDITS Reporter les jours Reporter les heures Reporter les jours Reporter les heures Convertir automatiquement Reporter les jours Reporter les heures Convertir automatiquement Reporter les jours Reporter les heures Convertir automatiquement Reporter les jours Reporter les heures Convertir automatiquement NOUVEAU PROFIL DE CRÉDITS Unité du crédit: [Heures] Conversion en jours selon temps dû journalier Unité du crédit: [Heures] Conversion en jours selon temps dû journalier Unité du crédit: [Heures] Conversion en jours selon temps dû journalier Unité du crédit: [Jours] Unité du crédit: [Jours] Une éventuelle limitation du report de crédit est reprise dans le nouveau profil. Le cas échéant, la limite est convertie en heures. Contrairement à l ancien calcul des crédits, la limite ne produit qu une alerte. Le report n est pas automatiquement réduit. Les deux options «Avertir si les jours/heures sont dépassées» sont reprises dans le champ «Avertir si le crédit est dépassé» dans le nouveau calcul des crédits. Ancien crédit Nouveau crédit Les options «Adapter automatiquement le crédit lors de la saisie d une entrée/ sortie» et «Crédit valable pour salarié à l heure / au mois / au mois et à l heure» ne sont pas reprises car ces points sont résolus différemment dans le nouveau calcul des crédits. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 24

27 4.4 Gestion de crédit pour les nouveaux collaborateurs Valeur par défaut pour les nouveaux collaborateurs Une fois que les profils de crédits ont été définis, ceux-ci peuvent être exploités dans la définition des valeurs par défaut des données personnelles, dans l onglet «Profil» du nœud de l organigramme souhaité. Il est possible de définir quel profil de crédit doit être utilisé lors de la création d un nouveau collaborateur. Via le menu «Définitions/Attributs du personnel/prédéfinition», choisissez le nœud souhaité, cliquez sur le bouton «suite», puis la fenêtre «Valeurs par défaut de l employé» apparaît. (L option existe dans les versions inférieures dans le menu «Définitions/Organigramme ) Dans l onglet «Profils», choisissez un profil de crédit. Si les anciens et les nouveaux crédits sont actifs en même temps, il est également possible de choisir ici d anciens crédits. Si un changement est fait sur un nœud supérieur, ce changement pourra être reporté sur tous les nœuds inférieurs. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 25

28 4.4.2 Attribution des crédits lors de la saisie initiale du collaborateur Lors de la saisie d un nouveau collaborateur (aussi lors de la saisie d une nouvelle affectation pour un collaborateur), aucun profil de crédit n est sélectionné à la base. Il faut d abord choisir une catégorie dans l organigramme. Le profil de crédit correspondant est alors affecté au collaborateur. Si nécessaire il est possible de sélectionner plusieurs profils de crédit. 1. S il s agit d un profil touché par la règle de l âge (EX : AFC), la valeur du crédit dépend de la date de naissance, du début de planification et du taux d activité. La valeur du crédit n est pas éditable. Le solde de départ pourrait encore être modifié. L âge du collaborateur est calculé à la date de début de planification. 2. S il s agit d un profil calculé avec un droit fixe (EX : Congé CEP), le solde initial et le droit doivent être définis 3. S il s agit d un ancien profil de crédits (EX : CA ancien format), le crédit de base et les éventuelles corrections manuelles peuvent être définis Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 26

29 4.5 Gestion de crédits des collaborateurs Les crédits sont gérés dans l onglet «Crédit» des données personnelles. Le bouton du même nom qui se trouvait dans la barre de droite a été supprimé dans la version Les crédits sont regroupés par horaire et par date. Nous pouvons visualiser la statistique de crédits à partir de la page des données personnelles Attribuer un nouveau crédit Cliquez sur le bouton «Nouveau» Si les anciens et les nouveaux crédits sont activés, un menu contextuel est visible avec «Crédits»/ «Crédits (ancien format)». Cliquez sur «Crédits». Choisissez le profil de crédit. Définissez une date de début de validité. Définissez une date de fin de validité ou choisissez l option «illimité». S il existe des reports du crédit, définissez la valeur dans le champ «Solde initial» Dans le cas d un crédit avec droit fixe, définissez le droit de base dans le champ «Crédit». Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 27

30 En fonction du profil choisi, les options ci-dessous s afficheront Cocher l option si le crédit est répétitif tous les ans Modifier un crédit Double-cliquez sur un crédit ou cliquez sur le bouton «Détail» Modifiez la valeur souhaitée. Si la date de début de validité du crédit se trouve dans une période déjà bouclée, les champs sont bloqués et ne peuvent pas être modifiés. Seule la date de fin de validité peut être changée si elle ne se trouve pas elle-même dans une période déjà bouclée. Effectuez les corrections sur le crédit. Cliquez sur OK Saisir une correction de crédit Il est possible de saisir des corrections absolues et relatives. Étapes à suivre : Dans la partie «Corrections», cliquez sur le bouton «Nouveau» pour ajouter une nouvelle correction. pour modifier une correction existante, cliquez sur le bouton «Détail». Choisissez l option «Absolu» ou «Relatif». Définissez le nombre d heures ou de jours à corriger, ainsi que le type de correction (diminution ou augmentation). Définissez une date de validité et saisissez un commentaire. Cliquez sur OK. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 28

31 Attention : Dans le cas de corrections absolues, le droit est réduit / augmenté d un nombre d heures ou de jours fixe. C est-à-dire que le crédit avec droit fixe ne peut avoir que la correction absolue. Dans le cas de corrections relatives, le droit peut être mis à zéro pour une période donnée, ou réduit / augmenté proportionnellement (en %). Ce type de correction convient particulièrement pour la réduction du droit aux vacances pour cause de maladie ou de congé non-payé. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 29

32 4.6 Convertir des crédits collaborateurs depuis l ancien profil de crédits Après l importation des anciens crédits, il est également possible de convertir les anciens crédits attribués aux collaborateurs vers les nouveaux crédits. Le solde est alors transféré vers les nouveaux crédits. Si la conversion est effectuée rétroactivement au 1er janvier de l année en cours, toutes les corrections manuelles sont également reprises. Si nécessaire, les crédits sont convertis de jours en heures ou inversement. 1 Avant la conversion, il est important de contrôler si le report des crédits de l année précédente a été réalisé en jours ou en heures. Les crédits de l année précédente doivent être corrects avant la conversion car les anciens crédits et reports sont ensuite figés. Pour convertir un crédit, cliquez sur le menu «Définitions \ Profil des crédits», choisissez le crédit souhaité puis cliquer sur «Conversion». La date d activation du crédit est définie dans la première étape de l assistant (1er janvier de l année en cours ou de l année suivante). Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 30

33 2 Dans une deuxième étape doivent être choisis les anciens crédits à convertir. Habituellement, on choisit ici le même horaire que dans la définition des profils de crédits. Le nouveau calcul des crédits permet de réduire le nombre d icônes pour la planification des vacances, afin de simplifier les plannings. Si on souhaite exploiter cette possibilité, il est possible de cumuler plusieurs anciens crédits à cette étape. Dans ce cas, soit les crédits sont cumulés, soit c est le solde du dernier crédit activé qui est repris, au choix de l utilisateur. À cette étape doit également être défini si le solde en heures ou en jours doit également être repris dans le nouveau crédit. Astuce : choisissez «Reporter les jours» si le solde du crédit apparaissait jusqu à présent seulement en jours sur l attestation d heures ou le décompte mensuel. 3 Dans une troisième étape, choisissez les collaborateurs pour lesquels les crédits doivent être convertis. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 31

34 4 Enfin, lancez la conversion. Celle-ci peut prendre quelques minutes de traitement. Les informations suivantes s affichent ensuite dans le rapport d activité : n personnel et nom du collaborateur, dates de validité du crédit converti, corrections éventuelles du crédit converti. Il est conseillé de sauvegarder le journal et de contrôler les crédits convertis. Les statistiques des crédits permettent d afficher les états avant/après la conversion. Il est important de contrôler particulièrement tous les collaborateurs avec une date de sortie et tous les collaborateurs avec des corrections manuelles de crédits. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 32

35 4.7 Affichage et impression Les nouveaux crédits peuvent être affichés ou imprimés dans les différents menus du PEP Dans la statistique des crédits 1. Accès La statistique des crédits contient des données détaillées pour le calcul du droit, solde et le report de la période précédente. Il est accessible depuis la feuille de planification au moyen du menu contextuel (clic droit) sur la ligne d un collaborateur ou via le menu des données personnels. Depuis la feuille de planification Via les données personnelles 2. Affichage Les crédits souhaités peuvent être choisis dans la partie supérieure de la fenêtre, tant les anciens que les nouveaux crédits sont affichés. L affichage des anciens crédits dans la statistique a été repris tel quel. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 33

36 Par défaut tous les crédits du collaborateur sont activés. Ancien crédit Pour les nouveaux crédits de type «Année», le droit, le planifié et le solde sont indiqués pour l année entière. À chaque changement de taux d activité, de classe d âge ou de tout autre paramètre pertinent, une nouvelle section dotée d un solde intermédiaire apparaît. Selon la définition du profil de crédit, des valeurs en jours peuvent également être affichées à côté des données en heures. Il est possible de calculer de manière automatique des crédits en heures en unité de jours selon le taux d occupation. Pour avoir l affichage dans la statistique des crédits, il faut activer l option «Conversion en jours selon dû jour» dans la définition du profil de crédit. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 34

37 Exemple : Un crédit en heures avec conversion en jours selon le taux d occupation. L affichage ci-dessous contient un changement de taux d activité: le solde d heures est repris sur la période suivante et le report en jours est recalculé en fonction du nouveau taux d activité. Nouveau crédit Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 35

38 4.7.2 Dans la statistique des horaires Via la statistique des horaires, il est possible de visualiser ou d imprimer le droit et le solde des crédits mais uniquement en jours Dans le plan sélectif Le solde des crédits peut être affiché dans le plan sélectif Dans le plan mensuel Pour pouvoir afficher le nouveau calcul des crédits dans le plan mensuel, il faut définir les champs dans le profil d affichage de la feuille de planification. Via le menu «Définitions/Planification/Feuille de planification», dans la fenêtre d ensemble des profils, vous pouvez soit adapter un profil existant en ajoutant le crédit souhaité, soit créer un nouveau profil pour l affichage des nouveaux crédits. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 36

39 Les crédits convertis de l ancien format constituent un cas spécial. Si l on se trouve dans un plan à une date antérieure à la migration, les valeurs sont affichées en fonction de l ancien calcul des crédits. Cette façon de faire permet de garantir une transition en douceur entre l ancien calcul des crédits et le nouveau. Il s agit là de valeurs qui ont été sauvegardées durant la conversion des crédits. En cas de modification de la planification, ces valeurs ne sont pas actualisées immédiatement, mais seulement lors du décompte mensuel ou d une répétition de la conversion ou du report des crédits. Exemple (Migration au ): Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 37

40 4.7.5 Impression dans l attestation d heures Il est possible d activer l affichage de crédit et crédit (ancien format) dans l attestation d heures. Le nouveau crédit se présente sous format de statistique des crédits dans l attestation d heures. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 38

41 4.8 Exemples Attribuer des crédits sur base d une période bien définie Exemple : Congé éducation (CEP) Étape 1 : Définition du profil de crédits en droit fixe. Étape 2 : Attribution du crédit chez le travailleur : 1. Date de début : 01/09/ Date de fin : 30/06/ Crédit : 76h ( Doit de base) Solde initial : uniquement les reports Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 39

42 Étape 1 : Afin d empêcher la planification d un congé éducation après la date de validité (ici 30/06/2014), il faut également cocher l option «non planifiable s il n y a pas de crédit attribué» dans le menu «Définitions / Horaire / Détail de l icône d absence». Définition d horaire CEP De cette manière si le planificateur souhaite planifier un congé éducation après le 30/06/2014, un message de conflit apparaîtra. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 40

43 La statistique de crédit CEP : Etant donné que le crédit a été défini annuellement, ce qui n a pas été pris au 30/12/2013 sera reporté en 2014 jusqu à la date limite définie dans les crédits du travailleur. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 41

44 4.8.2 Attribution des crédits annuels avec la règle de l âge. Exemple : Extra légaux Un travailleur a droit à 5 jours d extra légaux par an jusqu à l âge de 52 ans, à partir de l âge de 53 ans, le crédit augmente à 8 jours par an. Le travailleur a 53 ans à partir du 11/05/2014 mais diminue son taux d occupation à 50% au 01/06/2014. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 42

45 Le calcul du crédit se fait automatiquement en heures et en fonction de son taux d occupation pour Mais vu que le crédit a été défini annuellement, le droit changera au début d année 2015 en 8 jours. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 43

46 4.8.3 Attribution des crédits mensuels selon la date d anniversaire Exemple : AFC en heures et par mois Un travailleur de 45 ans a droit à 16h d AFC par mois, à partir de l âge de 50 ans, le crédit augmente à 24h et à 55 ans le crédit passe à 48h par mois. Le travailleur a 45 ans le 30/06/2014, il a droit à 16h d AFC à partir du mois de juin donc le mois de son anniversaire. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 44

47 Le crédit se reporte de mois en mois, mais, il est possible d avoir un message d alerte en activant l option «Avertir, si le report du mois précédent excède 0 minute» dans la définition du profil de crédit. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 45

48 5.Gestion des gardes La règle définissant si le timbrage hors du temps variable doit compter comme correction de timbrage ou temps de piquet peut désormais être affectée plus précisément. Lors de la planification d une présence suivie d un piquet, il est possible de définir si un timbrage de sortie après la fin de l horaire mais pendant le temps de piquet qui suit doit être reconnu comme à l intérieur ou à l extérieur du temps variable. Parallèlement, une correction de timbrage «Sortie après le temps variable : déplacer à la fin du temps variable» peut être activée ou non. Une option «compte en tant que temps variable» est par ailleurs maintenant disponible pour les horaires de piquet. Cochez l option pour compter le piquet en tant que temps variable. Exemple : Un horaire normal avec correction automatique de timbrage à la fin du temps-bloc est planifié. (7h-15h30 +1/2h de pause midi). À la suite de l horaire de présence vient directement s ajouter un horaire de piquet (15h30-6h du lendemain). Le timbrage est saisi après la fin de l horaire (pointage de sortie est 15h50). Avec l option «compte en tant que temps variable», la fin de l horaire serait laissé dans le bloc de piquet. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 46

49 À l inverse, une fois l option désactivée, le timbrage est corrigé à la fin du bloc de présence. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 47

50 6.Le changement dans les menus 6.1 Menu «Paramètre globaux» - Accès en lecture sur les plans du passé Dans la version g2.8.3, il est possible de limiter la lecture des feuilles de planification dans le passé. Pour ce faire, il faut définir un nombre de mois accessibles dans le passé dans le menu «Paramètres globaux». Cette option limite l accès pour les fenêtres suivantes : Plan mensuel Plan annuel Plan sélectif Statistique des crédits Carte de timbrage Attestation d heures Impression de décompte Statistique des horaires Liste journalière Liste des temps de repos Niveaux d interprétation Les listes et le décompte ne sont pas impactés. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 48

51 6.2 Menu «Données personnelles» 1. Les données personnelles sont divisées en deux onglets : «Adresse» et «Personnel», la date de naissance se trouve à présent dans l onglet «personnel». Les droits d accès sont séparés dans la partie useradmin L onglet «Crédit» a changé son emplacement. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.8.3 C-consult advice 49

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