PIECES COMPTABLES ET DOCUMENTS DE PAIEMENT

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1 PIECES COMPTABLES ET DOCUMENTS DE PAIEMENT 1. Les pièces comptables A. La facture Définition : Etat détaillé des biens et services vendus que le fournisseur remet ou envoie à l acheteur. C est un document comptable sur lequel doivent, en principe, figurer toutes les conditions et les modalités de l accord intervenu entre vendeur et acheteur. Exemple : Sur la facture Plantes et Fleurs S.A., Genève figurant dans les annexes, veuillez relever les éléments suivants : 1. La raison sociale, nom du vendeur / de l offrant (service) et l adresse 2. Le numéro de TVA du vendeur 3. Le lieu et la date de l établissement de la facture 4. Le nom de l acheteur, l utilisateur et l adresse 5. Le numéro de la facture 6. Le détail de la facturation, biens ou services vendus 7. Le montant à payer 8. Les conditions de paiement 9. La date de la livraison 10. Le montant de la TVA B. La quittance Définition : Exemple : Attestation écrite par laquelle un créancier déclare avoir reçu une somme qui lui était due (quittance sur facture, quittance de loyer, récépissé postal, ticket de caisse,...). Sur l exemplaire vierge de quittance spécifique figurant dans les annexes, veuillez relevez les emplacements prévus pour les mentions suivantes : 1. Le lieu et la date de l encaissement 2. Le nom du débiteur 3. La signature du créancier 4. Le montant payé (en chiffres) 5. Le montant payé (en lettres) 6. Le numéro de la facture à laquelle se réfère la quittance 7. Le motif du paiement (biens/services acquis) EC - Genève Ed. juin 2009

2 Pièces comptables et documents de paiements Page 2 C. La note de crédit Définition : Attestation écrite par laquelle un créancier reconnaît devoir une certaine somme à son client. Une note de crédit est établie lors de : - retour de marchandises; - déduction non prévue lors de la facturation; - correction d une facture erronée. Exemple : La note de crédit J.Liechti fils figurant dans les annexes constate : Reprise de marchandises 2. Les déductions sur le prix A. La remise C est une réduction de prix de la marchandise accordée par le vendeur à l acheteur pour l une des raisons suivantes : - livraison d une grande quantité de marchandises; - relation commerciale privilégiée (qualification de l acheteur). B. Le rabais C est une réduction de prix de la marchandise accordée par le vendeur à l acheteur pour l une des raisons suivantes : - défaut(s) constaté(s) de la marchandises; - marchandise vendue en période de soldes ou de liquidation du commerce. C. L escompte C est une réduction de prix de la marchandise accordée par le vendeur à l acheteur pour l encourager à un paiement rapide, par exemple un escompte de 2 % pour paiement dans les 10 jours. D. La ristourne C est un remboursement ponctuel d une partie de la valeur de la marchandise effectué par le vendeur à l acheteur. Les conditions de l obtention de cette ristourne font l objet d un contrat entre les deux parties mentionnant notamment : - le taux de la ristourne; - les marchandises non soumises à ristourne (marchandises vendues en Action ); - la date du paiement de la ristourne par le vendeur; - différentes conditions générales (chiffre d affaires minimum, régularité du client dans ses achats ainsi que dans le règlement de ceux-ci, etc.).

3 Pièces comptables et documents de paiements Page 3 3. Les documents de paiement A. La notion de paiement Le paiement, par un versement en mains propres du créancier, d une certaine quantité de billets et de pièces de monnaie n est souvent pas une chose pratique car cela implique : - le fait d avoir de l argent sur soi, - des risques de vol(s) et/ou perte(s), - que le débiteur et le créancier doivent être proches géographiquement. C est pourquoi la poste et la banque mettent au service de leurs clients des moyens de paiements rapides et sûrs. B. Les paiements en numéraire Le numéraire est constitué des pièces de monnaie et des billets. Le créancier a l obligation d accepter ce mode de paiement (pour les pièces à concurrence de 100 pièces, pour les billets sans limite). C. Les paiements par La Poste Pour les paiements en Suisse, quatre (4) cas se distinguent : 1) Le débiteur n a pas de CP, le destinataire a un CP Les moyens de paiement utilisables peuvent être : - le bulletin de versement rouge (BV); - le bulletin de versement bleu avec numéro de référence (BVR). 2) Le débiteur a un CP, le destinataire a un CP Les moyens de paiement utilisables peuvent être : - le postchèque; - le mandat de virement (avec ordre de paiement); - le bulletin de paiement; - le télégiro. Remarque : Le titulaire d un CP reçoit une carte plastifiée lui permettant de retirer de l argent à un Postomat (en Suisse ou à l étranger) et d utiliser les POSTCHEQUES.

4 Pièces comptables et documents de paiements Page 4 3) Le débiteur a un CP, le destinataire n a pas de CP Les moyens de paiement utilisables peuvent être : - le postchèque; - le bulletin de paiement; - le mandat de paiement (avec ordre de paiement). 4) Le débiteur n a pas de CP, le destinataire n a pas de CP Le moyen de paiement utilisable doit être : - le mandat de poste interne. Pour les paiements à destination de l étranger, le débiteur peut utiliser un mandat de poste international. D. Les paiements par banque 1) Généralités Paiement à l intérieur du pays par : - versement sur le compte d autrui; - virement d un compte à un autre compte; - chèque bancaire. Paiement vers l étranger par : - virement vers l étranger; - chèque bancaire; - lettre de crédit; - crédit documentaire; - chèque de voyage.

5 Pièces comptables et documents de paiements Page 5 2) Le virement bancaire On appelle virement bancaire le transfert d une certaine somme sur un autre compte. Il n y a pas de mouvement d argent proprement dit, il ne s agit que d une écriture comptable. a) l avis de crédit Lorsqu une personne, ou entreprise, fait effectuer un virement par sa banque en faveur d une autre personne, ou entreprise, le bénéficiaire reçoit de sa banque un avis de crédit l informant de ce paiement. Exemple : Sur l avis de crédit de la BANQUE CANTONALE DE GENEVE figurant dans les annexes ( Les documents bancaires, point 1 ), veuillez relever les éléments suivants : 1. le nom du bénéficiaire 2. le nom du donneur d ordre 3. le numéro du compte crédité b) l avis de débit Lorsqu une personne, ou entreprise, fait effectuer un virement par sa banque en faveur d une autre personne, ou entreprise, elle adresse à sa banque un ordre de virement stipulant le(s) nom(s) du (des) bénéficiaire(s). Une fois ces virements effectués, la banque informe le donneur d ordre de la réalisation de l ordre par l établissement d un avis de débit. Exemple : Sur l avis de débit de la BANQUE CANTONALE DE GENEVE figurant dans les annexes ( Les documents bancaires, point 2 ), veuillez relever les éléments suivants : 1. le nom du donneur d ordre 2. le nom du(des) bénéficiaire(s) 3. le numéro du compte débité 3) Le chèque La condition d émission, donc de payer par chèque, est liée au fait d avoir : - un compte bancaire approvisionné; - la confiance de la banque qui remet le carnet de chèques (chéquier). Exemple : Sur le chèque figurant dans les annexes ( Les documents bancaires, point 3 ou point 4 ), veuillez relever les éléments suivants : 1. le nom du tireur 2. le nom du tiré 3. le nom du bénéficiaire

6 Pièces comptables et documents de paiements Page 6 4) Le chèque de voyage ou traveller chèque Le chèque de voyage ( Les documents bancaires, point 5 ), dont le montant est fixe, est en fait un titre vendu par une banque permettant à son détenteur de l encaisser à l étranger dans la monnaie du pays visité (présentation du passeport nécessaire). Au contraire du billet de banque, il est garanti contre le vol pour autant que le lésé dépose une plainte pour vol et informe la centrale d émission des numéros des chèques dérobés. Ce service offert par la banque est rémunéré par une commission de 1 % prélevée sur la valeur totale échangée contre les chèques de voyage. 5) La carte-client ou carte de débit La carte-client est un document plastique personnel offert, contre rémunération, par une banque au titulaire d un compte. Elle permet : - de garantir l émission d un Euro-Chèque vis-à-vis du bénéficiaire (max. Fr. 300,--); - de retirer de l argent à un appareil Bancomat suisse ou étranger; - de régler un achat dans tout commerce suisse en offrant la possibilité (ECdirect). Le compte du client est débité des différents retraits au Bancomat ou paiements effectués à l aide de cette carte dans les jours suivants. 6) La carte de crédit La carte de crédit est un document plastique personnel qui permet à son détenteur une prestation commerciale (bien ou service) ou monétaire (retrait d argent). Au contraire de la carte-client, le détenteur peut demander au tiré (VISA, EUROCARD, AMERICAN EXPRESS, etc.) une facture (mensuelle) des différentes prestations réglée avec la carte de crédit afin d en vérifier les coordonnées. Après coup, il réglera cette facture par bulletin de versement ou ordre de virement. 7) La lettre de crédit Lettre remise à un client d une banque par laquelle il est accrédité, lors de voyages, auprès d une ou de plusieurs banques pour un montant maximum spécifié. Les prélèvements sont notés sur la lettre de crédit par les banques qui opèrent les versements.

7 Pièces comptables et documents de paiements Page 7 8) Le crédit documentaire (accréditif) Une entreprise suisse désirant vendre ses produits à l étranger ne livrera pas sa marchandise avant d être payée de même que son client n acceptera pas de payer par avance, car pour lui aussi, cela représente trop de risques. Le crédit documentaire est destiné à faciliter les relations commerciales internationales compliquées lorsque les partenaires sont géographiquement éloignés l un de l autre et qu ils ne se connaissent pas. Fonctionnement (compléter le schéma ci-après) : 1a L importateur (acheteur) demande à sa banque de lui ouvrir un crédit documentaire du montant de la transaction. 1b La banque de l importateur informe celle de l exportateur de l ouverture du crédit. 1c La banque de l exportateur (vendeur) confirme l accréditif à son client. 2a Le vendeur expédie la marchandise. 2b Le vendeur présente les documents à sa banque qui lui règle le montant après contrôle des documents (facture, documents de transport, certificats divers, etc.). 2c La banque du vendeur transmet les documents à la banque de l acheteur contre paiement de la transaction. 2d La banque de l importateur transmet les documents à son client contre règlement de la transaction. Société exportatrice (vendeur) 2a Société importatrice (acheteur) 1c documents 2b 2d documents 1a Banque de l exportateur 2c documents 1b Banque de l importateur

8 Pièces comptables et documents de paiements Page 8 4. Les effets de change 1) La lettre de change (ou traite) La lettre de change est un ordre écrit, donné à une personne déterminée, de payer à une date et en un lieu déterminé une certaine somme à une autre personne déterminée. La lettre de change implique donc, en principe, trois personnes : - le tireur : celui qui donne l ordre et qui crée la lettre de change; - le tiré : celui à qui l ordre est donné; - le bénéficiaire : celui à qui le tireur remet la lettre de change et qui pourra à l échéance, en encaisser le montant auprès du tiré. Le tireur peut se désigner lui-même comme bénéficiaire. Exemple : Madame J. BLANC, avenue de la Gare 8, 1211 Genève, tire ce jour une traite de Fr ,--, valeur en marchandises, à son ordre sur Monsieur B. DURAND, rue Centrale 25, 1006 Lausanne. L échéance est fixée à 180 jours. Monsieur B. DURAND accepte la traite (ou lettre de change). 2) Le billet à ordre Le billet à ordre est une promesse écrite de payer, à une date et en un lieu prescrits, une certaine somme d argent à une personne déterminée. Le billet à ordre implique donc deux personnes : - le souscripteur : celui qui crée le billet à ordre et fait la promesse de payer; - le bénéficiaire : celui qui, à l échéance, pourra encaisser le montant auprès du souscripteur qui lui avait remis le billet à ordre. Exemple : Monsieur B. DURAND, rue Centrale 25, 1006 Lausanne émet ce jour un billet à ordre, de Fr ,--, en faveur de Madame J. BLANC, avenue de la Gare 8, 1211 Genève. L échéance est fixée à 180 jours. 3) Remarque Sur le plan économique, l effet de change (traite ou billet à ordre) remplit plusieurs fonctions par sa qualité de papier-valeur : - moyen de paiement : il permet le règlement de dettes (transmission par endossement); - moyen de crédit : il permet d obtenir d une banque le paiement anticipé de son montant sous déduction d un escompte et de frais (remise à l escompte); - moyen de garantie : il constitue une reconnaissance de dette qualifiée contre laquelle le débiteur ne peut faire opposition.

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