Déjeuner de la Technologie 23 Mars 2007 Gestion de Documents Electroniques. Thierry GUILLOTIN - Elie FRANCIS EVER TEAM

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1 Déjeuner de la Technologie 23 Mars 2007 Gestion de Documents Electroniques Thierry GUILLOTIN - Elie FRANCIS EVER TEAM

2 Le groupe EVER c est 1er éditeur européen de logiciels intégrés de Gestion de Contenu d Entreprise 160 collaborateurs sites déployés depuis 16 ans dans + de 20 pays

3 Réalisations Projets EUR-LEX, Site TED, Site EU Bookshop documentation structurée, multilinguisme + de 500 connexions simultanées + de doc. visualisés/mois Partenaires : SWORD et INTRASOFT Gestion de courriers entrants Pour l instruction des dossiers sinistres En lien avec l application métier Portail fédérant plus de 50 sites web internationaux dans 14 langues Choix d infrastructure ECM groupe Caisse Nationale d Assurance Maladie Projet DIADEME Dématérialisation du dossier assuré Ventilation des entrants / corbeilles processus de circulation ; classement ; liens SI documents / jour ; 300 utilisateurs ; 22 sites (Lyon)

4 La reconnaissance du Gartner EVER, 1er éditeur français dans le «Magic Quadrant» de la gestion de contenu d entreprise 2006 Reconnaissance de la complétude de l offre ECM EverSuite «EVER TEAM est un éditeur capable d offrir une suite complète de gestion de contenu d entreprise, incluant la gestion de documents, de dossiers et des s, l archivage, la gestion de contenu web et le workflow.» Reconnaissance des choix technologiques d EVER «son architecture orientée services (SOA) et l utilisation des standards J2EE et XML constituent un avantage compétitif non négligeable du groupe EVER dans un marché en pleine consolidation...»

5 EVER participe aux efforts de normalisation Membre de la Commission de normalisation AFNOR/CG46/CN11 participant aux travaux de la commission ISO TC46/SC11: Records Management. Membre du Groupe de travail sur la révision de la norme NFZ liée à la conception et à l exploitation des systèmes d archivage des documents électroniques. DGME/SDAE - APROGED Membre du Groupe de travail sur la conception d un livre vert lié au cycle de vie du document.

6 Les principales applications d EverSuite Gestion de dossiers clients, adhérents, juridiques dématérialisation du courrier Workflow orienté document gestion des sinistres, commandes traitement des processus Travail collaboratif gestion de dossiers projets production collaborative de documents Portail intranet, internet, extranet citoyen, employé Gestion des archives Physiques et électroniques Respect de la valeur probante...

7 La gamme EverSuite Des solutions ECM modulaires, évolutives et intégrées

8 Spectre fonctionnel des solutions EVER

9 EverSuite Technical Architecture User Environment Application Server Web Browser Internet Explorer, Mozilla Applications Office, Outlook, Notes Web Server : IIS, Apache Windows Explorer J2EE Application Server: Tomcat, Oracle, Weblogic, WebSphere, EverSuite Engine EverSuite Solutions ES - SDI ES - XES ES-SCU ES-OSS ES-MSS ES-LMS ES-OMS ES-MMS ES-DCS ES-RAS ES-RLS ES-ACP ES-DFS ES-AVS ES-NAT ES-CTS ES-ADS ES-SPL ES-PKI ES-HDS ES-SIS ES-OSS ES-RCG ES-AIS Interoperability Standards WebDAV JDBC JMS PKI IMAP SOAP LDAP Repositories Databases Oracle,SQLServer ERP SAP, BAAN, Spools PDF, Exchange, Identity Management LDAP, Storage & Archiving: DVD, HD, Worm, Centera, OS J2EE 1.4 Linux, Windows Server, Solaris, AIX, HP UX,

10 Contenu concerné par l ECM 1/2 Informations échangées entre l entreprise et ses clients, ses fournisseurs, ses partenaires, ses employés. Entrants: Tous les documents externes qui entrent dans l entreprise par des canaux différents (papier, documents numériques, messages électroniques ) et qui doivent être pris en charge: Factures fournisseurs Contrats de location, état des lieux, constat de risque d exposition au plomb, état relatif à la présence des termites, Courriers locataires et autres clients et fournisseurs Documents liés à des projets ( bons d interventions, ) Documents liés à des appels d offres, Sortants: Tous les documents qui sont produits par l entreprise à destination d un tiers (locataires, fournisseurs, partenaires, employés) quelque soit le canal (papier, courriel, ) par les applications métiers de l entreprise (ERP, CRM, Bureautique, messageries, ) : Documents RH (contrat de travail, paye, arrêt de travail, ) Documents comptables de l entreprise (grand livres, journaux, bilans, ) Documents locataires (quittance de loyer, contrats de location, factures, avoirs, courriers, ) Documents Fournisseurs (commande, )

11 Contenu concerné par l ECM 2/2 Informations gérées dans les espaces de travail collaboratif: Toutes les données partagées entre collaborateurs sur les différents projets en cours dans l entreprise. (agendas partagés, notes, forums, wikis, messageries instantanées, courriels, dictionnaires de liens, répertoires de contacts, ) Informations propres à l entreprise: Tous les contenus statiques (pages HTML, annuaires, catalogues, ) Documents pour les départements et services (notes de services, règlements, ) Documents de description des procédures de l entreprise. Documents techniques sur les projets d entreprise. Plans des locaux, plan d évacuation, Informations sur internet intéressant l entreprise: Veille technologique, analyse concurrentielle, Fil RSS et contenus associés

12 Couverture EverSuite Intégration de contenu: Numérisation de documents non structurés, semi structurés et structurés Import de documents numériques (courriels, flux Edi, XML, COLD ) Extraction des attributs des documents bureautiques Extraction des attributs des formulaires PDF et des balises Xmp. Travail collaboratif Création de contenu par apport collaboratif Partage de contenu lié à un projet (agendas, fichiers, notes, wiki, ) Cycle de vie des espaces collaboratifs Identification, référencement et organisation des flux Indexation SQL et plein texte avec lemmatisation Catégorisation Annotation des objets Classement automatisé dans des plans de classement Circulation, validation, approbation des documents Gestion de corbeilles de traitement de documents Gestion de changement de profile par règle (validation, approbation) Gestion de processus documentaires

13 Services EverSuite EverSuite Core Services Document & Records Management ES_AIS : Advanced Imaging Service ES_RAS: Resource Annotation Services ES_AVS : Authoring & Versioning Service ES_HDS : Hierarchical Data Service ES_ADS : Advanced Documentary Service ES_PRF : Records Lifecycle Management ES_OMS: Office Merge Service Storage ES_OSS : Optimal Storage Service ES_URI : Storage Server Integration Business Process Management ES_DFS : Document Centric Workflow ES_BSK: Basket Management ES_RULES: Rules Engine ES_BAM: Business Activity Monitoring Search & Retrieval ES_SIS : Search and Indexing Service ES_NAT : Natural Language Processing ES_CTS : Categorization & Taxonomy Service Portal Management ES_PORTAL : Portal Services ES_SDI : Selective Distribution of Information ES_RSS: Content Syndication Services Capture ES_SCU : Unitary Scan Service ES_MSS : Scanning Service ES_SPL : Spool Management Service ES_RCG: Recognition Services Web Content Management ES_XES : XML Editor ES_ACP : Automated Content Publishing

14 Besoins en traitement automatique de textes couverts actuellement Indexation/Recherche «Plein texte» avec ressources linguistiques (lemmatisation) Indexation «Thesaurique» de documents assistée par une ontologie de langue générale Recherche de documents similaires (méthodes linguistique et statistique) Indexation «Thesaurique» de documents assistée basée sur la catégorisation (méthodes linguistique et statistique)

15 Catégorisation automatique de documents

16 Besoins à moyen terme Annotations de textes sur terminologies de langue de spécialité (aide à l indexation, aide à la lecture) Extractions de relations entre entités du texte pour annotations (pertinence de recherche d informations, aide à la lecture) Construction automatique d index (nomenclature renvois) (par exemple de wikis ou de documentation de produits) Indexation de données multimédia (texte, son, image, séquence) Résumé automatique de textes

17 Projet 2WEB2 Projet de recherche avec LIPN et IRIT Ajout de fonctionnalités Web 2.0 à une application Web classique (annotations, commentaires, tags folksonomiques, ) Construction incrémentale de Thesaurus/Ontologie/Terminologie par extraction à partir du corpus de documents Proposition de tags par analyse automatique de textes Rapprochement Thesaurus (documentalistes) et Folksonomie (utilisateurs)

18 w w w. e v e r t e a m. c o m i n f e v e r t e a m. c o m Merci pour votre attention!

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