Comment la ville de Westmount a automatisé la préparation de ses réunions du conseil :

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1 Préparation des réunions du Conseil Comment la ville de Westmount a automatisé la préparation de ses réunions du conseil : André Larose, Techtra John Corrigan, Microsoft Jerry H Dolar, Dir TI, Ville de Westmount Mario Gerbeau, Greffier, Ville de Westmount

2 Agenda Légère présentation Techtra Présentation du cas d affaires André Larose Présentation de la technologie Microsoft Office System; John Corrigan Présentation de la solution implantée à Westmount; Système de gestion décisionnel (SGD) Jerry Dolar Mario Gerbeau Questions et réponses

3 Techtra connecter les gens, les processus et l information

4 22 août Confidentiel L entreprise Plus de 350 réalisationsr 15 prix nationaux 5 internationaux 7 compétences 21 spécialisations Axée sur l automatisation des processus d affaires (BPM) Pionnier au Québec Gestion de documents, de contenus et de processus :1987 Formulaires et Workflow :1990 Capture, intégration et affaires électronique :1994 Mise en valeur du Stack Microsoft Que des technologies Microsoft; Rendre accessible aux organisations; Créer un accès centralisé: À l information d entreprise À l initiation de processus d affaires automatisés Au rehaussement de l environnement de travail Pour l amélioration de la performance organisationnelle Faciliter: Le travail de groupe; La gestion des processus; L amélioration continuelle des processus; La performance et la gestion de la conformité Excellence Gold Partner Program

5 Notre domaine: L efficacité organisationnelle Agilité et adaptabilité Vos quipes Vos ééquipes Faciles à utiliser Interactions & Relations Améliorations Améliorations attendues attendues Productivité & Qualité Pilotage des performances Familiers Fiabilité des données Analyse Reporting Expérience Expérience Microsoft Microsoft Office Office Confidentialité Libre service Scénarios Scénarios & & usages usages Mobilité Informatique de confiance Gestion du temps et des projets Communications Unifiées Gestion de formulaires Dématérialisation de processus Production, diffusion et archivage de contenu Solutions Solutions Office Office system system Business Intelligence Gestion de contenu numérique Partage et recherche d informations Communication & Collaboration Gestion de projets pour l entreprise

6 22 août Confidentiel Offre de service Solutions d affaires verticales (15); Solutions de gouvernement en ligne; Intranet de productivité; Gestion de documents et de courriels; Solutions personnalisées selon les besoins; Fournir l expertise et les compétences pour la réalisation de projets: D amélioration et d automatisation de processus d affaires; De gestion de contenus d entreprise; De collaboration et travail de groupe; De portails et de services en ligne; D intégration aux systèmes de mission; De sites web et d intranet; D intégration et de développement; D intelligence d affaires d et tableaux de bord; De conformité et d amd amélioration de performance; De développement d d applicatifs d spécifiques Permettre aux entreprises qui n ont pas la capacité d exploiter, de pouvoir utiliser et payer à demande

7 Services professionnels Planification Vision Configuration développement Mise en place Après s vente Plans directeurs et vision Modèles logiques et physiques Planification du changement Analyse fonctionnelle Architecture d information Cartographie Optimisation/ré-ingénierie Automatisation Développement Intégration Conception graphique Déploiement Gestion du changement Formation Coaching Évolution support Planification

8 22 août Confidentiel Intranet intégrant des processus métiers

9 22 août Confidentiel Portail citoyens Portail Accès aux applications et informations Personnalisé pour chaque intervenant Loisirs Bibliothèque Rôle Taxes Demandes Informations Plaintes Géomatique Permis MOSS

10 Offre de Solutions Solution de Gestion de la Documentation; Automatisation du Processus d embauche; Gestion de la Relation Client; Gestion de Demande en Ligne; Automatisation du processus de préparation des réunions du conseil; Gestion du Conseil Sans Papier; Gestion des Demandes de Services; Gestion du temps, absences et rendez-vous; Gestion des actifs et maintenance préventive; Gestion des garanties; Solution de Gestion 311; Intranet; Portails intégrés; Rapports et indicateurs de performance Recherche fédérée Communications unifiées 22 août

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12 Système de Gestion décisionnel ORDRE DU JOUR SÉANCE GÉNÉRALE DU CONSEIL UVERTUDE DE LA SÉANCE Le maire déclare la séance ouverte. APPORTS DU MAIRE ET DES CONSEILLERS REMIÈRE PÉRIODE DE QUESTION. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR ROPOSEUR PPUYEUR QUE l ordre du jour de la séance générale du conseil du [DATE] soit adopté.. ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX ROPOSEUR PPUYEUR QUE les procès-verbaux de la séance générale du conseil tenue le [DATE] et des séances spéciales tenues les [DATE] soient adoptés, et ils le sont par les présentes.. ROPOSEUR PPUYEUR ECONDE PÉRIODE DE QUESTIONS EVÉE DE LA SÉANCE Fournir une solution de préparation des réunions qui permet: Aux intervenants de préparer leurs dossiers; D en discuter avec des collaborateurs; De les introduire dans un processus formel; D obtenir les approbations à chaque niveau; De rendre disponible l information aux différents usagers; D assurer la réalisation de toutes les phases; D éliminer la cueillette d informations; De faciliter le travail et permettre des automatisations; De sauver le temps de préparation; D éliminer erreurs et oublis; D assurer le respect des règles de gestion

13 22 août Confidentiel Architecture Outils Microsoft: 1.Faciles d accès et d utilisation 2.Pleinement intégrés au portail 3.Accessibles 4.Abordables

14 Architecture Création des formulaire et des sessions: Microsoft Office Acheminement et gestion des règles: Infopath Intranet et suivi Sharepoint Sécurité et approbation Certificats Windows server; Signature électronique Collaboration et gestion des documents: Sharepoint

15 Agendas Recommandations Approbations Fichiers attachés Disponibles sur le portable de tous Annotations: Clavier Manuscrites Verbales Tâches Outlook intégrées

16 John Corrigan Microsoft

17

18 What is Sharepoint? A web based portal A comprehensive gathering of Business intelligence A document management system A records management system An enterprise search tool for information Web-based business processes and forms

19 The web-based portal Intranet/extranet/internet sites Wikis, Blogs and RSS feeds Employee sites Statistical tracking Information personalization Security

20 Business intelligence Scorecarding with KPI s Portfolio views from MS Project Server Live Excel data Live Database data Business Data retrieval

21 Web Content management High fidelity Web sites with consistent branding Business user based content ownership

22 Business processes & forms Rich web based forms Data validation System integration (in and out) Business Document Workflow

23 Enterprise search Indexing (various sources) Information/people search Relevance Security Search alerts/subscriptions

24 Document Management Document sites Check-in/Check out Version history Document level security User management Integration with Microsoft Office

25 Enterprise Content Management Records management

26 Records Management Doc Mgmt Systems Transfers document context /services Interface Records Repository Records Repository template Contracts Financials Mortgage Configure policies as per retention schedule Asia Pacific Region Physical Assets Configure repository as per file plan Records Manager

27 Document management Metadata Capture upon Document Creation Customizable document information panel based on InfoPath technology Capture meta data as part of authoring process Define required metadata in content type definition

28 Document management Metadata Capture at time of Record

29 Document management Workflows Setting up document approval Serial, parallel, delegation, and changes Automatically stop the workflow

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31 Information Rights Management

32 Information Rights Management

33 Anywhere Access Efficient collaboration: meetings and document sharing 28% of workers surveyed said that using the right collaboration tools at work would save them up to five hours each week. - Survey by Harris Interactive, 2004 Access corporate file shares and SharePoint sites without VPN Quickly find people, resources and best times for meetings Streamline resource management through Web-based interface

34

35 VILLE DE WESTMOUNT Gestion décisionnel Jerry H. dolar Mario Gerbeau

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38

39 Recommandation des projets

40 Aspects budgétaires

41 Sélection des intervenants

42 Notifications intervenants

43 Approbation

44 Approbation et commentaires

45 Approbation juridique

46 Endosseur

47 Ouverture d un dossier

48 Recommandation

49 Éléments budgétaires

50 Sélection des intervenants

51 Notifications

52 Approbation

53 Intervention

54 Approbation juridique

55 Endosseur

56 Questions et réponses

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