Optimisation des flux d informations et des processus avec DocuWare

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1 Application à l échelle de l entreprise Solution Info Optimisation des flux d informations et des processus avec DocuWare DocuWare centralise l archivage de toutes les données de l entreprise dans son intégralité, quels que soient les systèmes informatiques dont elles proviennent et dans le respect des lois. Tout employé dûment habilité peut accéder aux données indépendamment de leur format et en ligne, le cas échéant. Le système peut être intégré à des applications tierces et configuré aisément. Des processus courts: un mythe? Qu il se présente sous la forme de courriers électroniques, contrats, demandes d informations de la part des clients, factures ou plans techniques, l échange de données entre employés est désormais permanent et se traduit généralement par la création et la mise à jour de documents. Les clients, partenaires ou fournisseurs doivent obtenir des réponses à leurs requêtes. Tout employé autorisé doit pouvoir accéder à tout moment et immédiatement à tous les documents nécessaires. Toutefois, dans la pratique, les employés sont obligés de rechercher les informations et de les demander auprès d autres services qui ne les envoient qu après plusieurs jours. Conséquence : la productivité et la compétitivité de votre entreprise en pâtissent. Avantages de DocuWare Accès d un seul clic de la souris à tous les documents, où que l utilisateur se trouve Simplicité d intégration à des applications tierces Continuité des processus et accroissement de la productivité Gains de temps et augmentation de la motivation des employés par la diminution des recherches Archivage inaltérable Réduction de l encombrement Une progression au ralenti Les causes de la lenteur des échanges d informations sont multiples : la transmission des informations se fait à la main ou les documents, qu il s agisse de dessins ou de courriers électroniques par exemple, sont imprimés et classés dans des dossiers où leur contenu informatif se perd. 1

2 Cloisonnement des informations Nombreuses sont les solutions électroniques qui ne permettent pas d instaurer un échange fluide des informations. L absence de communication entre le système de comptabilité et les systèmes des services spécialisés n en est qu un exemple. Tous les documents ne sont pas archivés dans le respect des directives en vigueur. Les employés n ont accès qu aux données du système informatique de leur propre service. Personne n a une maîtrise globale de la situation. Le service client n est pas en mesure de déterminer, à l écran, si une facture a déjà été établie. Les dossiers clients auxquels le service des ventes a accès sont incomplets. Quant aux courriers électroniques, les employés de nombreuses entreprises les considèrent véritablement comme une propriété privée. Bâtir des ponts avec DocuWare DocuWare change tout : les employés autorisés, où qu ils se trouvent, peuvent accéder à tous les documents par le biais des archives centrales. Des interfaces certifiées permettent l intégration de DocuWare à des systèmes tiers ; une intégration par ailleurs facilitée par la plate-forme ouverte compatible SOA. Les processus sur la banc d essai Vente/Service client Les employés au service client, par exemple, archivent tous les documents générés par le Progiciel de Gestion Intégré (ERP) dans des dossiers, après les avoir imprimés, photocopiés et perforés. L archivage de la correspondance électronique avec le client ne suit souvent aucune structure. Face aux demandes des clients, les employés du service client et du service aprèsvente sont obligés de rechercher les justificatifs et les courriers électroniques correspondants, procédure longue et prenante. Conséquences : le client ne reçoit pas de réponse immédiate à sa question et la compétitivité de l entreprise en pâtie. Des processus efficaces DocuWare centralise l archivage des justificatifs. Des mots index, tels qu un numéro et un nom de client, une adresse et un numéro de bordereau de livraison, leur sont Les atouts de DocuWare Archives centralisées pour tous les services, dont découle une gestion optimale des informations. Continuité des processus par l intégration simple de DocuWare à d autres solutions informatiques. Diminution des temps de recherche favorisant la motivation des employés et l augmentation de la productivité. Amélioration de la compétence et de la rapidité du service client pour une meilleure compétitivité. automatiquement attribués. Les employés autorisés peuvent alors y accéder quel que soit leur emplacement géographique, rapidement et en toute sécurité, également par Internet. Résultat : l archivage unique de chaque document est garanti et les temps de recherche coûteux diminuent. Les clients obtiennent immédiatement une réponse à leur question, quel que soit le service concerné, conduisant à l augmentation de leur fidélisation et de la compétitivité de votre entreprise. 2

3 Comptabilité et controlling Le temps qui s écoule entre la réception des factures et leur paiement est tel qu il conduit souvent à la perte de possibles escomptes. La lenteur de l acheminement interne du courrier et l absence des informations (contrats et bordereaux de livraison, par exemple) requises à la vérification des factures là où elle a lieu en sont souvent les raisons. Tandis que la facturation prend du temps, les liquidités de votre entreprise diminuent. Traitement des factures DocuWare accélère les temps de traitement des factures entrantes et sortantes. Les factures entrantes peuvent être rapidement validées par l apposition d un timbre électronique. Chaque service étant en mesure de consulter et de traiter les documents nécessaires à la vérification des factures à partir des archives centrales, les demandes d informations supplémentaires disparaissent. Les délais pour l octroi d escomptes sont respectés. Les frais de sommation et les paiements doubles ne sont désormais plus qu un mauvais souvenir. Outre leur envoi traditionnel, les factures sortantes peuvent également être expédiées par télécopie ou courrier électronique à partir des archives cen-grâce aux ar trales, par logiciel de communication DocuW interposé. Vous économisez temps et ment et en tout lieu à tous les papier et bénéficiez, grâce à DocuWare, documents dont vous avez be de l archivage automatique, inaltérable et soin. Même en déplacement, vous non modifiable de tous vos documents. pourr ciblée chaque justificatif, qu il Production/Assurance qualité s agisse d une factur Tous les paramètres de production de construction ou d un courrier (dimensions et mesures, notes manus-électr crites, dessins ou contrats) sont archi-pourr vés. Cependant, malgré un archivage ar soigné, la recherche ultérieure d informations s avère laborieuse. Un or des paramètres de production à standar portée de main en tout lieu et sans installation d un Les archives centrales de DocuWare logiciel client vous permettent de consulter tous centre les paramètres de production en un cher tournemain. Les employés de tous les relatifs à votr services peuvent accéder aux archives vention dont vous êtes char électroniques centrales et y consulter documents peuvent pr la documentation technique qui s y de la comptabilité, de la pr trouve regroupée, sans cloisonnement par service. Votre entreprise respecte ainsi la législation en vigueur sur la responsabilité du fait des produits et augmente sa productivité. 3

4 Tous les documents en main - à l échelle de l entreprise Grâce aux archives centrales de DocuWare, accédez à tout moment et en tout lieu à tous les documents dont vous avez besoin. Même en déplacement, vous pourrez consulter de manière ciblée chaque justificatif, qu il s agisse d une facture, d un plan de construction ou d un courrier électronique. Si besoin est, vous pourrez traiter les documents archivés ou en ajouter. Accès à tous les documents Un ordinateur équipé d un navigateur standard suffit pour accéder en ligne, en tout lieu et sans installation d un logiciel client DocuWare, aux archives centrales documentaires. Vous recherchez par exemple les documents relatifs à votre client ou à l intervention dont vous êtes chargé. Ces documents peuvent provenir aussi bien de la comptabilité, de la production, de la compétence et de apidité du service client pour une l assurance qualité que de la vente. La Visionneuse DocuWare affiche immédiatement tous les fichiers requis sans distinction de format, qu il s agisse de fichiers Office ou de CAO. Vous avez ainsi toujours à portée de la main des données à jour qui vous permettront de répondre immédiatement aux questions de vos clients. Un simple navigateur Web standard suffit pour rechercher dans les archives centrales des informations, telles que factures, commandes ou courriers électroniques, et les valider. L archivage de nouveaux fichiers se fait également en toute simplicité. Traitement des justificatifs Si nécessaire, vous pourrez zoomer dans la Visionneuse DocuWare sur les parties des justificatifs qui vous intéressent ou leur ajouter des annotations. L apposition de timbres électroniques sur un justificatif est également possible, qu il s agisse de valider une facture ou de prendre connaissance d une nouvelle consigne de travail. Les représentants externes des services centraux de comptabilité ou d assurance qualité peuvent ainsi être impliqués dans les processus de travail électroniques. Archivage de nouveaux documents Vous souhaitez archiver de nouveaux documents, par exemple des relevés de frais ou des rapports de déplacement. Téléchargez tout simplement dans les archives centrales les fichiers correspondants ou les documents numérisés par le biais de l interface du Client Web DocuWare. Pour ce faire, indiquez dans le champ prévu à cet effet le chemin et le nom du fichier. Un clic de la souris suffit pour télécharger le document dans les archives centrales. Une fois archivé, le document peut être consulté par tout employé de l entreprise qui y est autorisé. Enterprise Content Management (ECM) garantit une circulation fluide des informations entre la centrale, les succursales et le service extérieur. Résultat : la productivité de votre entreprise augmente. 4

5 Exemple DocuWare et ses archives centrales ont permis la transparence des processus de travail de l entreprise Thema-Federn, que ce soit dans la production, la vente ou la comptabilité. La mise en œuvre de la GEIDE a conduit, pour ce spécialiste en ressorts, à une amélioration considérable de son service client ainsi qu à une diminution des coûts.. Pour l entreprise Thema-Federn, l ère de la Gestion Documentaire Électronique a débuté avec l établissement d archives numériques de dessins. A ce jour, les archives centrales contiennent quelque dessins. Les employés au service Production n ont plus besoin de se déplacer pour rechercher en magasin les documents requis. Les dessins d origine sur support papier ne risquent plus d être endommagés ou mal archivés, ce qui constitue un avantage supplémentaire. Pris en charge par le Progiciel de Gestion Intégré (ERP) Bäurer b2industry, le traitement des commandes au service commercial se déroule également de manière entièrement électronique. Les justificatifs entrants reçoivent un code barres, sont numérisés, puis automatiquement indexés. Le nom du client est spécifié et la disponibilité des articles vérifiée par l intermédiaire du système de gestion des marchandises. Enfin, le client reçoit une confirmation de commande contenant le délai de livraison automatiquement archivée. Une fois les articles commandés livrés, le service Comptable procède à l établissement simultané des bordereaux de livraison et des factures. Ces documents sont également enregistrés dans les archives centrales. Pour l entreprise Thema-Federn, la continuité des processus et l amélioration du service client constituent un avantage compétitif essentiel. Avantages Archives centralisées Accès à l échelle de l entreprise Intégration dans le PGI Bäurer b2industry et Tobit David Connector Continuité des processus Bénéfices Disparition des archives sur support papier Gain de temps et d argent Transparence des processus de travail Amélioration du service client 5

6 L utilisation cohérente des archives centrales documentaires nous a permis de réduire à une poignée la quantité de classeurs utilisés. Nous réalisons plus de euros d économies par an, tout en offrant un meilleur service à nos clients. Markus Ostermann, Gérant et responsable informatique, Thema-Federn GmbH & Co. KG Vous trouvez ce document ici: Pour plus d informations, visitez notre site Web à l adresse 6