GMC Inspire HybridMail

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1 GMC Inspire HybridMail Gérez vos courriers d un simple clic depuis le bureau Réalisez immédiatement 60 % d économies

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3 3 Supprimez les coûts cachés Alors que la plupart des entreprises doivent faire face à une gestion importante du courrier égrené, les collaborateurs administratifs doivent éditer et poster des millions de lettres non structurées chaque jour. Ces processus manuels intenses et disjoints qui consistent à expédier ces documents de bureau sont significativement coûteux aux entreprises par la perte de productivité, d un risque accru au niveau de la conformité et de la règlementation de même que des frais d affranchissements excessifs. Désormais, avec GMC Inspire HybridMail, vous supprimez les frais liés à cette activité en un clic. La correspondance en un simple clic depuis le bureau GMC Inspire HybridMail permet au personnel administratif d envoyer les courriers sans quitter leur bureau : Il leur suffit de diriger l ensemble des documents habituels vers l imprimante «virtuelle» de GMC Inspire. La solution collecte et regroupe toutes les correspondances de chaque bureau au sein de votre entreprise pour les centraliser vers un emplacement unique tel qu un prestataire de service missionné pour l impression, le pliage, l insertion et l affranchissement permettant d économiser temps et argent. Grâce aux fonctions de traçabilité intégrales, la solution HybridMail permet à l expéditeur de savoir exactement où se trouve chaque document dans le processus d expédition, afin d être serein et de profiter des bénéfices apportés par la solution immédiatement.

4 4 Des avantages au-delà de vos espérances 60 % d économies immédiates Economisez 1 jour de travail pour 100 courriers envoyés Augmentez le contrôle et réduisez les risques de l entreprise Les prestataires de services de type routeurs, imprimeurs bénéficient de frais postaux réduits du fait de l optimisation du traitement de courrier en masse. Lorsque vous utilisez GMC Inspire HybridMail, ces tarifs avantageux autour des frais d expédition sont immédiatement transférés en faveur de votre entreprise. Vos coûts en matière d imprimantes de bureau, de consommables et de papeterie sont d autant diminués. Par la suppression des étapes manuelles de courrier, vous pouvez accroître de manière significative la productivité de vos collaborateurs. En effet, pour 100 courriers traités via le processus GMC, vous économisez l équivalent d une journée de temps de travail. La solution offre une série de fonctionnalités qui vous aide à contrôler la conformité de vos envois et à réduire les erreurs humaines. GMC Inspire HybridMail intègre cryptage des données et circuit d approbation. De plus, il centralise la gestion de vos processus de conformité sur un serveur afin de vous permettre d appliquer des règles de gestion à des utilisateurs spécifiques. 50 % de réduction des retours courriers Grâce à une gestion intelligente des adresses, à une correction en temps réel de celles-ci et à la capacité de vous connecter à n importe quel système de nettoyage d adresses, la solution réduit les retours de courrier de 50 %.

5 GMC Inspire HybridMail a permis à nos clients de réduire de manière significative leur frais administratifs internes tout en améliorant la productivité de leurs employés et en supprimant les risques sur des communications essentielles pour leurs activités. Vincent Jouault Directeur de l innovation, DataOne 5 Responsabilité et transparence Avec la traçabilité des documents, les relevés intégraux de suivi et les rapports dynamiques de gestion, la solution renforce la conformité de vos processus, en toute transparence. Prise en main immédiate par les utilisateurs Vos utilisateurs peuvent accéder et utiliser tout de suite les fonctionnalités de GMC Inspire HybridMail. Avec une solution aussi intuitive qu un clic de souris, aucune formation avancée de l utilisateur n est requise. Réduisez votre empreinte carbone L utilisation réduite des imprimantes à forte consommation, des consommables, du stock de papier ainsi que la possibilité d une solution de distribution électronique satisfera tout audit de RSE. Respect du contenu et de la marque Intégrez et gérez aisément tous vos modèles de documents de manière centralisée au sein de GMC Inspire HybridMail pour les rendre disponible à vos collaborateurs afin de vous assurer une cohérence totale de votre identité visuelle.

6 6 Collecte, Envoi, Suivi Lorsque les utilisateurs impriment les courriers sur l imprimante «virtuelle» de GMC Inspire HybridMail, trois étapes clés de la solution se déclenchent : La collecte, l envoi et le suivi. L atout de GMC Inspire HybridMail réside en l adaptation de ces trois étapes selon vos règles et processus spécifiques d expédition de courriers. Vous réduisez ainsi les coûts et tout en créant de la valeur selon vos besoins. 1 Collecte 2 Envoi 3 Suivi Salle d expédition Prestataire de Services GMC Inspire HybridMail Imprimante Distribution électronique Rapport de gestion Notification à l expéditeur La solution regroupe toutes les lettres imprimées sur l imprimante «virtuelle» de GMC Inspire HybridMail et les transforme en un format industriel prêt à être traité par un centre de production centralisé ou chez un prestataire de services spécialisé. Dès qu ils sont collectés, vérifiés et adaptés au bon format, les courriers de bureau sont dirigés par la solution à votre prestataire de services. La solution prend également en charge une série d étapes à valeur ajoutée avant de procéder à l expédition. La solution vous permet de suivre exactement l endroit où se trouve chaque envoi dans le processus d impression et de remise. Elle indique ensuite le statut du pli à l expéditeur et synthétise les données dans les rapports de gestion. Fonctionne avec toute application MS Windows Respecte la charte qualité de l entreprise Effectue une gestion intelligente des adresses Permet des micro-publipostages Fournit des prévisualisations en temps réel Conforme à vos processus d approbation définis Indépendance de la plateforme d impression Consolidation et tri du courrier Traitement de courriers en volume industriel Augmentation de l agilité par la centralisation des règles métier Distribution électronique Encryptage des documents sensibles Traçabilité au pli de chaque correspondance Rapports dynamiques de gestion Relevé intégral de suivi Envoi d une notification par courrier électronique Interface avec toute solution d archivage

7 Housing Solutions Inc., 156 Third West Avenue, New York, NY Personnalisez votre clic GMC Inspire HybridMail est unique : Il s adapte rapidement aux processus et aux standards de l entreprise, que ce soit un niveau d un service spécifique ou au niveau de l utilisateur final. Les règles et les paramètres définis par l entreprise sont intégrés dans la solution afin que le processus d expédition soit adapté à chaque utilisateur ou à chaque service. Dès lors que le collaborateur concerné lance l application GMC Inspire HybridMail, la solution respectera automatiquement tous les paramètres définis pour ce service ou cet utilisateur spécifique. Décidez de quelle manière vous désirez optimiser vos envois Ajout d un en-tête d entreprise CENTRAL HOUSINGS INC. + Dear John Smith, fi nd cheap apartments, fl ats and sublets near you! Coupon is valid until Thank you for visiting. We hope to see you in the store soon! Insertion d annexes et d offre promotionnelles dans le pli Intégration de la signature de l utilisateur Impression en couleur ou en noir

8 Marquez votre différence GMC Inspire HybridMail apporte de nouvelles possibilités et de nombreuses fonctionnalités qui permettent à votre entreprise d en mesurer rapidement les résultats. Conçu pour être orienté utilisateur, il donne la possibilité à vos collaborateurs d envoyer des courriers sans quitter leur bureau afin de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. S adapte à vos processus commerciaux spécifiques La solution est totalement personnalisable afin de répondre aux processus métiers spécifiques de chaque service. Offre la possibilité d effectuer facilement des changements à tout moment Une gestion des règles métiers centralisée permet une adaptation rapide et facile au fur et à mesure que votre entreprise évolue. Traite tous vos envois en un clic A chaque utilisation, économisez! GMC Inspire HybridMail permet de faire des économies sur chaque envoi : En effet, vous payez seulement en fonction du nombre de documents qui sont réellement traités dans le système. Sans frais d achat de logiciel vous générez d entrée des économies. La plupart des solutions de courrier égrené sont conçues pour une correspondance de bureau. La plateforme GMC Inspire HybridMail permet de traiter un volume réellement industriel. Elle peut ainsi gérer des milliers d envois en un seul clic. Des fonctionnalités riches pour des processus à valeur ajoutée La richesse des fonctionnalités de GMC Inspire HybridMail crée des processus à valeur ajoutée : Gestion précise des adresses, tri, massification, traçabilité, circuit d approbation, ajout d annexes et bien plus encore. GMC Software Technology AG The smartest way to engage customers Allemagne, Brésil, Canada, Chine, Espagne, Etats-Unis, France, Hong Kong, Hongrie, Inde, Italie, Japon, Mexique, Pologne République Tchèque, Royaume Uni, Singapour, Suisse, Taiwan