Direction Eau, Environnement & Ecotechnologies. H. Leprond et N. Chauvin

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1 Espace collaboratif de l opération «Diagnostic des sols dans les lieux accueillant les enfants et les adolescents» Mode d emploi à l usage des bureaux d études et des laboratoires V4. Avril 2013 H. Leprond et N. Chauvin Direction Eau, Environnement & Ecotechnologies

2 Sommaire > Objectifs de l espace collaboratif.3 > Présentation de l espace collaboratif.17 > Comment poster un document?...29 > Comment modifier les propriétés d un document?..35 > Comment lire un document?...38 > Comment modifier un document?...40 > Suivi des versions d un document.. 44 > Les Alertes automatiques par mail.47 > Recommandations générales...51 > Support BRGM..57 2

3 > Objectifs de l espace collaboratif 3

4 Objectifs de l espace collaboratif Le Ministère du Développement durable (MEDDE) a entrepris une opération nationale de «Diagnostic des sols dans les lieux accueillant les enfants et les adolescents». Le BRGM assure l assistance à Maître d Ouvrage pour cette opération et administre les relations avec les bureaux d études et les laboratoires retenus pour la réalisation des travaux. Pour engranger et gérer l importante masse de documents produite au cours de cette opération le BRGM a développé un espace collaboratif disponible via le réseau internet. Cet espace collaboratif a pour objectifs : le stockage sécurisé des documents produits (bordereaux d analyses, rapports) ; l échange d informations (rapports, fiches de lecture, C-R de réunion) ; le suivi du respect des délais de production des rapports ; le circuit de validation et d approbation des rapports ; la constitution d une base de données «Fond Géochimique Urbain» (FGU). 4

5 Objectifs de l espace collaboratif > Circuit de validation et d approbation Espace collaboratif Bureau d études Bureau d études Rapports de phase 1 (RNPP) et 2 (RT) Accueil Modèles de rapports Le Bureau d études utilise les modèles mis à sa disposition pour rédiger son rapport. Il dépose le rapport sur l espace collaboratif. 5

6 Objectifs de l espace collaboratif > Circuit de validation et d approbation Espace collaboratif Bureau d études Bureau d études Fiches de lecture Rapports de phase 1 (RNPP) et 2 (RT) BRGM Accueil Modèles de rapports Le BRGM examine le rapport et dépose ses remarques sur l espace collaboratif. Le BE intègre ces remarques et dépose sur l espace collaboratif une nouvelle version du rapport en suivant un processus itératif. 6

7 Objectifs de l espace collaboratif > Circuit de validation et d approbation Espace collaboratif Ministère Groupe de Travail Validation Ministère et Groupe de Travail Validation Rapports soumis Bureau d études Bureau d études Fiches de lecture Rapports de phase 1 (RNPP) et 2 (RT) BRGM Accueil Modèles de rapports Le BRGM soumet le rapport achevé au Ministère et au Groupe de Travail Validation. Le Groupe de Travail Validation se réunit une fois par mois pour valider les rapports soumis (10 GT par an). 7

8 Objectifs de l espace collaboratif > Circuit de validation et d approbation Espace collaboratif Ministère Groupe de Travail Validation Ministère et Groupe de Travail Validation Rapports soumis Bureau d études Bureau d études Fiches de lecture Rapports de phase 1 (RNPP) et 2 (RT) BRGM Accueil Modèles de rapports Si le Groupe de Travail Validation demande que le rapport soit modifié, le BRGM transmet la demande au Bureau d Etude et le processus de relecture reprend. 8

9 Objectifs de l espace collaboratif > Circuit de validation et d approbation Espace collaboratif Ministère Groupe de Travail Validation Rapports approuvés DREAL - ARS Ministère et Groupe de Travail Validation Rapports soumis Bureau d études Bureau d études Fiches de lecture Rapports de phase 1 (RNPP) et 2 (RT) BRGM Accueil Modèles de rapports Le Groupe de Travail approuve le rapport qui entre dans un circuit de diffusion via les DREAL et les ARS. 9

10 Objectifs de l espace collaboratif > Constitution d une base de données FGU L échantillon de sol prélevé en dehors du site en phase 1 du diagnostic est analysé quand la phase 2 ne donne pas lieu à des analyses de sols. 10

11 Objectifs de l espace collaboratif > Constitution d une base de données FGU Au cours de la PHASE 1 de l opération ETS, le Bureau d études prélève un échantillon de sol témoin à proximité de l établissement visité. Les conditions de prélèvement sont saisies dans la Liste d échantillons FGU disponible sous l espace collaboratif. La Liste d échantillons FGU est transmise au BRGM. L échantillon n est pas analysé immédiatement mais conservé par le Bureau d études. Espace collaboratif Bureau d études Accueil Liste FGU - Bordereaux d analyse - Lexiques 11

12 Objectifs de l espace collaboratif > Constitution d une base de données FGU Au cours de la PHASE 2 de l opération ETS, le bureau d études prélève des échantillons au droit de l établissement visité (selon les spécifications indiquées dans le cahier des charges). Il remplit le bordereau d analyse et le transmet au laboratoire avec les échantillons. Le BE complète intégralement les bordereaux propres au laboratoire afin d assurer le bon enregistrement de ces échantillons. Il assure aussi le bon conditionnement des échantillons. Espace collaboratif Bureau d études Echantillons prélevés en PHASE 2 ou > transmis au laboratoire par le BE Laboratoire Accueil Liste FGU - Bordereaux d analyse - Lexiques 12

13 Objectifs de l espace collaboratif > Constitution d une base de données FGU BD FGU BRGM Le Laboratoire dépose le bordereau d analyse complété sur l espace collaboratif. Le BRGM alimente la base de données FGU. NB : Le Laboratoire transmet ses bordereaux d analyses officiels avec en-tête : au bureau d études qui les intègre dans ses rapports au BRGM : Espace collaboratif Laboratoire Bureau d études Echantillons prélevés en PHASE 2 ou > transmis au laboratoire par le BE Laboratoire Bordereaux d analyse complets Accueil Liste FGU - Bordereaux d analyse - Lexiques 13

14 Objectifs de l espace collaboratif > Constitution d une base de données FGU Si aucune analyse de sol n a eu lieu au cours de la phase 2, le BRGM sélectionne l échantillon de sol FGU prélevé en dehors du site en phase 1. Le BRGM choisit un Laboratoire qui prend en charge l échantillon conservé par le Bureau d études. Laboratoire Echantillon prélevé en PHASE 1, conservé par le BE, sélectionné par le BRGM, recueilli par le laboratoire. Espace collaboratif Bureau d études Accueil Liste FGU - Bordereaux d analyse - Lexiques 14

15 Objectifs de l espace collaboratif > Constitution d une base de données FGU BD FGU Le laboratoire rend ses résultats au BRGM qui alimente la base de données FGU. BRGM Laboratoire Echantillons prélevés en PHASE 1, conservés par le BE, sélectionnés par le BRGM, recueillis pas la laboratoire Espace collaboratif Bureau d études Accueil Liste FGU - Bordereaux d analyse - Lexiques 15

16 Objectifs de l espace collaboratif > Constitution d une base de données FGU BD FGU Finalement, dans le cadre de l opération ETS, la base de données FGU est : alimentée par les analyses de l opération ETS en phase 2; et le cas échéant complétée par les analyses de sols prélevés en phase 1. BRGM Laboratoire Echantillon prélevé en PHASE 1, conservé par le BE, sélectionné par le BRGM, recueilli pas la laboratoire, Espace collaboratif Laboratoire Bureau d études Echantillons prélevés en PHASE 2 transmis au laboratoire par le BE Laboratoire Bordereaux d analyse complets Accueil Liste FGU - Bordereaux d analyse - Lexiques 16

17 > Présentation de l espace collaboratif 17

18 Présentation de l espace collaboratif L espace collaboratif est accessible à l adresse Une fenêtre d authentification apparaît, dans laquelle il faut saisir l identifiant et le mot de passe fournis par le BRGM et propres à chaque bureau d études et à chaque laboratoire. La création d un compte nécessite la création d une adresse «générique» de la part du Bureau d études ou du Laboratoire. S assurer que le domaine associé à l identifiant a bien été saisi : webbrgm\identifiant. Si l authentification ne fonctionne pas, contacter le BRGM. 18

19 Présentation de l espace collaboratif L espace collaboratif contient plusieurs rubriques accessibles selon les utilisateurs : Une rubrique Accueil ; Une rubrique destinée au MEDDE et au GT de Validation ; Une rubrique BRGM Une rubrique pour chaque bureau d étude ; Une rubrique pour chaque laboratoire. Les BE et les laboratoires accèdent uniquement à la rubrique «Accueil» et à leur propre rubrique. Seul le BRGM accède à l ensemble des rubriques de l espace. 19

20 Présentation de l espace collaboratif > La rubrique Accueil Elle contient les informations pratiques pour la réalisation des études et l utilisation de l espace collaboratif : Coordonnées du Groupe de Travail BRGM Modes d emploi de l espace collaboratif Documents pour les responsables d établissements Modèles de documents pour la réalisation des diagnostics Documents d aide pour la réalisation des prélèvements et l interprétation des résultats 20

21 Présentation de l espace collaboratif > La rubrique Accueil (1/2) 21

22 Présentation de l espace collaboratif > La rubrique Accueil (2/2) 22

23 Présentation de l espace collaboratif > La rubrique Bureau d études Elle contient : une page récapitulative des derniers documents postés dans la rubrique : alimentation automatique à partir des bibliothèques ci-dessous ; une bibliothèque des rapports produits par le bureau d études, alimentée par le bureau d études ; une bibliothèque des fiches de lectures rédigées par le BRGM pour commenter les rapports, alimentée par le BRGM ; une bibliothèque des comptes rendus de réunion entre le BRGM et le bureau d études, alimentée par le BRGM. 23

24 Présentation de l espace collaboratif > Rubrique Bureau d études : Page récapitulative Les derniers documents postés dans les sous-rubriques sont affichés. Les plus récents sont suivis de la mention «Nouveau!» 24

25 Présentation de l espace collaboratif > Rubrique Bureau d études : Rapports Les rapports sont rangés par Région. Ils peuvent être recherchés ou triés par ordre croissant ou décroissant sur chaque champ 25

26 Présentation de l espace collaboratif > Rubrique Bureau d Etude : Fiches de lecture La bibliothèque des «Fiches de lecture» postées par le BRGM. 26

27 Présentation de l espace collaboratif > Rubrique Laboratoire : Page récapitulative Exemple d une vue de l ensemble de l espace collaboratif depuis un ordinateur du Laboratoire. La première page de la rubrique du laboratoire est ouverte. 27

28 Présentation de l espace collaboratif > Rubrique Laboratoire : Bordereaux d analyse 28

29 > Comment poster un document? 29

30 Comment poster un document? > Au cours de la période de validation du rapport par le BRGM Poster les documents au format Word ou Excel Utiliser préférentiellement les formats 2007 et 2010 (.DOCX et.xlsx) Ne pas poster les documents au format PDF Si nécessaire poster le rapport et les annexes séparément > Après validation du rapport par le BRGM, Regrouper le texte et les annexes Transmettre une version PDF du rapport final complet 30

31 Comment poster un document? Cliquer sur le lien «Ajouter un nouveau document» 31

32 Comment poster un document? Cliquer sur le bouton Parcourir. Aller chercher le rapport à poster sur le disque dur de votre ordinateur. Sélectionner le fichier 32

33 Comment poster un document? Remplir le formulaire. Puis cliquer sur le bouton Archiver. NB : - tous les champs sont obligatoires - le système donne automatiquement le numéro de version 1.0 au document 33

34 Comment poster un document? Un nouveau document se trouve dans la bibliothèque des rapports du bureau d études. NB : la liste récapitulative en tête de rubrique est mise à jour automatiquement. 34

35 > Comment modifier les propriétés d un document? 35

36 Comment modifier les propriétés d un document? Ouvrir le menu du document Choisir Modifier les propriétés puis dans le formulaire, modifier le contenu des champs concernés et cliquer sur OK NB : le document prend alors automatiquement un numéro de version

37 Comment modifier les propriétés d un document? Important : La petite flèche verte sur l icône Word indique que le document est extrait c est à dire en cours de modification. Dans cet état il n est pas exploitable par les partenaires. Pour le rendre visible et disponible, il faut l archiver. 37

38 > Comment lire un document? 38

39 Comment lire un document? Cliquer sur l icone ou sur le nom du fichier. 39

40 > Comment modifier un document? 40

41 Comment modifier un document? > 1. Modifier le document depuis son disque dur Utiliser le document d origine sur le disque dur de l auteur, dans ce cas s assurer que le document posté sur l espace est bien identique, OU Ouvrir le document depuis l espace collaboratif et l enregistrer sur son disque dur ; Modifier le document et l enregistrer sur le disque dur ; Poster le document sur l espace collaboratif en utilisant le lien Ajouter un nouveau document. Le système reconnait le NOM du document et lui donne automatiquement un numéro de version approprié. Les anciennes versions sont conservées dans l espace collaboratif et visibles en consultant l historique des versions. Conserver le NOM du document d origine 41

42 Comment modifier un document? > 2. Modifier le document directement depuis l espace collaboratif Dans l espace collaboratif, ouvrir le menu du document Cliquer sur Modifier dans Microsoft Excel ou Modifier dans Microsoft Word Le document s ouvre avec le logiciel approprié Modifier le document Enregistrer le document Pour les documents Word, il est possible de saisir un commentaire (modifications effectuées, etc) La nouvelle version est immédiatement disponible sur l espace collaboratif Déconseillé pour les modifications importantes et en cas de Connexion Internet Instable 42

43 Comment modifier un document? Cliquer sur Modifier dans Microsoft Word 43

44 > Suivi des versions des documents 44

45 Suivi des versions des documents Pour voir les différentes versions d un document cliquer sur Historique des versions 45

46 Suivi des versions des documents Les différentes versions d un document restent accessibles dans ce tableau 46

47 > Les Alertes automatiques par mail 47

48 Les Alertes automatiques par mail Les alertes automatiques configurées par défaut : dépôt d un rapport par le Bureau d études alerte le BRGM dépôt d une fiche de lecture par le BRGM alerte le Bureau d études dépôt d un bordereau d analyse par le Laboratoire alerte le BRGM dépôt d un compte-rendu par le BRGM alerte le Bureau d études ou le Laboratoire concerné. 48

49 Les Alertes automatiques par mail Exemple d alerte reçue par mail après l ajout d un compte-rendu Il est possible de lire le compte-rendu en cliquant directement le lien depuis le mail. 49

50 Les Alertes automatiques par mail Le compte-rendu est aussi disponible depuis la bibliothèque Comptes rendus du BE 50

51 > Recommandations générales 51

52 Recommandations générales > Recommandations pour l accès à l espace collaboratif Utiliser préférentiellement Internet Explorer pour se connecter à Si l URL renvoie une page d erreur : Déclarer comme site de confiance dans le navigateur (Outils > Options Internet > Sécurité > Site de confiance) ; 52

53 Recommandations générales > Recommandations pour l accès à l espace collaboratif Si l URL renvoie toujours une page d erreur : Tester l accès au site en vous connectant depuis un poste relié à un autre réseau que celui de votre entreprise (depuis votre domicile, par exemple) : Si l accès est possible en-dehors du réseau de votre entreprise, le problème de connexion est lié à la configuration - du pare-feu de votre entreprise demander à votre service informatique qu il autorise l accès au site en modifiant une entrée du pare-feu de l entreprise - ou de votre serveur proxy si vous en utilisez un configurer les paramètres d exception du serveur proxy dans votre navigateur en ajoutant l URL dans la liste des exceptions. Si l accès n est toujours pas possible, contacter le support BRGM. 53

54 Recommandations générales > Recommandations pour l usage des fichiers : Le Bureau d études et le Laboratoire veillent à utiliser les versions les plus récentes des fichiers disponibles sur l espace collaboratif : Canevas de la liste des échantillons FGU ; Modèles de Rapports ; Modèle de bordereau Excel d analyse Gaz et Sol ; Lexiques : nom d échantillon, type de supports pour les gaz, famille de composés et composés. Les bordereaux Excel d analyse ne comprennent pas les analyses : d eau (eau souterraine, eau du robinet) ; de blancs gaz (blancs de terrain ou de transport). 54

55 Recommandations générales > Recommandations pour l usage des fichiers : Poster préférentiellement des fichiers Word et Excel au format 2007 ou supérieur (.DOCX et.xlsx) ; Conserver le nom original d un fichier sans ajouter de mention spéciale (date, version, etc ) : SharePoint gère les versions ; Poster des fichiers peu volumineux en compressant les images insérées dans les documents. 55

56 Recommandations générales Sélectionner une image. Utiliser : Outil image \ Format \ Compresser les images Compresser toutes les images du rapport 56

57 > Support BRGM 57

58 Support BRGM : Jean-François Brunet Direction Eau, Environnement & Ecotechnologies Unité Sites, Sols et Sédiments Pollués tél. : Nicolas Chauvin Direction des Systèmes d Information Division Information Scientifique et Technologies Numériques Unité Structuration et Diffusion de l Information tél. :

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