Manuel Utilisateur Version 1.6 Décembre 2001

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1 Manuel Utilisateur Version 1.6 Décembre 2001

2 Table des matières TABLE DES MATIERES 2 PRESENTATION 4 À PROPOS DU FORMAT PDF 4 PDFMAIL : L ASSOCIATION DU FORMAT PDF ET DE L 4 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT 5 Le pilote d impression PDFmail est accessible : 5 Systèmes supportés : 5 Format PDF supporté : 5 UTILISATION DES APPLICATIONS WINDOWS 6 UTILISATION DU PROGRAMME PDFMAIL 8 MODE «ASSISTANT» 8 MODE «DIRECT» 9 PROPRIETES DE L IMPRIMANTE PDFMAIL 11 CONFIGURATION 11 PARAMETRES D IMPRESSION 11 TRAITEMENT DES DOCUMENTS PDF 12 Compresser l ensemble du document (ZIP) : 12 Compression des images : 12 Polices de caractères : 13 Mesures de protection 13 DESTINATION 14 ENREGISTRER DANS UN FICHIER 15 ENVOYER PAR MESSAGERIE 15 UTILISATION AVEC LOTUS NOTES 16 MESURES DE PROTECTION DES FICHIERS PDF 17 PRESENTATION 17 FONCTIONNEMENT DE LA PROTECTION 18 CRYPTAGE 18 PROTECTION DE L OUVERTURE DU DOCUMENT 18 PROTECTION DES AUTRES FONCTIONS 18 MOT DE PASSE DE DEVERROUILLAGE 18 COMPORTEMENT AVEC LES LOGICIELS DE TRAITEMENT DES DOCUMENTS PDF 19 Adobe Acrobat Reader 19 PDFmail Copyright RTE Software

3 Adobe Acrobat Exchange 19 Autres logiciels 19 PDFmail Copyright RTE Software

4 Présentation PDFmail est un logiciel qui permet de fabriquer des documents au format PDF pour les envoyer par et/ou les enregistrer sur disque. En effet a partir de toutes applications Windows, vous pouvez avec PDFmail transformer vos impressions (ou états) au format PDF pour les transmettre par à vos correspondants. À propos du format PDF Le format PDF (Portable Document Format) est le standard de facto pour la diffusion électronique de documents dans le monde entier. PDF est un format de fichier universel qui permet de conserver les polices, la mise en pages, les couleurs et les graphiques des documents d'origine, quel qu'en soit le type et quels que soient les systèmes d exploitation et les applications utilisées pour les créer. Les fichiers PDF sont peu volumineux (plus petits que le fichier source) et peuvent être partagés, visualisés, consultés et imprimés en conservant leur aspect original à l'aide du logiciel gratuit Adobe Acrobat Reader. Vous pouvez convertir tous vos documents au format PDF, y compris les documents papier numérisés et les états initialement destinés à une imprimante. PDFmail : l association du format PDF et de l L association du format PDF avec la messagerie de type Internet ( ), présentent de nombreux avantages dont : Problèmes courants La limitation de la taille des boites aux lettres. La limitation de la taille des pièces jointes dans les s. La limitation de l accès Internet de l émetteur et du récepteur. Les états d impression, comme les documents issus de logiciels de gestion commerciale ne peuvent souvent pas être envoyés par . Les destinataires ne peuvent ouvrir les fichiers car ils n'ont pas les applications utilisées pour la création des documents. Solutions apportées par PDFmail Le format PDF est très peu volumineux, les pièces jointes au format PDF sont rapidement transmises par Internet. PDFmail permet la mise au format PDF des états d impression et leur envoi par . Tout le monde peut ouvrir un fichier PDF. Il suffit pour cela d'utiliser le logiciel Acrobat Reader diffusé gratuitement. Le formatage, les polices de caractères et les graphiques disparaissent en raison d'incompatibilités avec le système d exploitation, le logiciel et la version du destinataire. Les fichiers PDF s'affichent toujours exactement comme ils ont été créés, quels que soient les polices, les logiciels et systèmes d'exploitation. Les documents ne s'impriment pas correctement en raison des limites du logiciel ou de l'imprimante. Il n existe pas de garantie de confidentialité et / ou d intégrité d un document transmis. Souvent aucun mécanisme permet de garantir la «non modification» d un document. Les fichiers PDF s'impriment toujours correctement, quel que soit le périphérique de sortie. PDFmail permet d ajouter facilement des mesures de protection à un document. Dans tous les cas le document est crypté. Il est possible d en limiter l accès en lecture, impression et modification. PDFmail Copyright RTE Software

5 Principe de fonctionnement PDFmail utilise un pilote d impression permettant de transformer les commandes GDI, envoyées par les applications Windows, en commandes PDF correspondantes. Le pilote d impression PDFmail est accessible : Directement depuis les applications Windows, en sélectionnant l imprimante PDFmail dans la liste des imprimantes, au moment de l impression Automatiquement, depuis l application PDFmail. Cette application vous guide pendant tout le processus de fabrication du document au format PDF. Systèmes supportés : PDFmail peut être installé sous : Windows 95, Windows 98, Windows Millenium, Windows NT 4.0 et Windows Pour les systèmes Windows NT 4.0 et Windows 2000, toutes les versions (poste de travail ou serveur) sont supportées. Le pilote d impression PDFmail est utilisable en session Administrateur ou Utilisateur ; il doit être installé en mode Administrateur. Les extensions de système pour le support des terminaux (Windows NT 4.0 Terminal Server Edition et les Extensions Terminal Serveur de Windows 2000) sont également supportées. ATTENTION : dans le cas d une utilisation dans un environnement Multi-Utilisateurs, notamment TSE, vous devez acquérir autant de licences que d utilisateurs. Il existe des versions spécifiques de PDFmail, adaptées aux réseaux, permettant le déploiement facile, contrôlé et automatique sur les postes clients, y compris en mode Utilisateur. Consultez le site Internet : pour plus de renseignements. Format PDF supporté : PDFmail permet de générer des fichiers PDF de la version 1.2. Cette version est supportée par Acrobat Reader 3.x et Acrobat Reader 4.x. La compression LZW, nécessitant une licence (US Pattent) de la société Unisys, ce mode de compression n est pas utilisé dans PDFmail, il est remplacé par la compression ZIP libre de droits pour l utilisateur. PDFmail Copyright RTE Software

6 Utilisation des applications Windows PDFmail s utilise de la même manière qu une imprimante classique. En général, la fonction Fichier / Imprimer permet d accéder à la boîte de sélection et de configuration des imprimantes. Cette boîte est différente selon les applications et le système d exploitation utilisé. Vous devez sélectionner l imprimante PDFmail. Vous pouvez modifier la configuration de l imprimante PDFmail pour obtenir un fichier PDF selon vos désirs, l enregistrer sur le disque et/ou l envoyer par messagerie. Lancez l impression du document et répondez aux questions éventuelles (mode assistant). Exemple de sous Windows 2000 avec la boîte d impression commune du système Quand l imprimante PDFmail est sélectionnée, les onglets Configuration et Destination permettent de configurer les paramètres du document PDF généré et les paramètres sur la destination. Ces onglets sont décrits dans la suite de cette documentation. PDFmail Copyright RTE Software

7 Exemple de sous Windows NT 4.0 / Windows 95 / Windows 98 avec la boîte d impression commune du système Sélectionnez l imprimante PDFmail dans la liste des imprimantes, le bouton Propriétés permet d accéder à la boîte de configuration décrite dans la suite de cette documentation. PDFmail Copyright RTE Software

8 Utilisation du programme PDFmail Ce programme permet de sélectionner un ou plusieurs documents, éventuellement conçus par des applications différentes. Ensuite vous pouvez : Soit choisir leur ordre d apparition et les regrouper dans un document unique au format PDF. Soit générer l ensemble des documents PDF correspondants, en une seule opération. Deux modes de fonctionnement sont possibles : Le mode «Assistant», sélectionné par défaut, vous guide pas à pas dans les différentes étapes de fabrication. Le mode «Direct», permet de sélectionner directement les documents à traiter. Mode «Assistant» Ce mode vous permet d être guidé pas à pas pour configurer PDFmail, sélectionner un ou plusieurs documents et les transformer au format PDF. Répondez aux différentes questions posées puis cliquez sur le bouton «Suivant». Quand tous les paramètres sont entrés vous avez atteint la dernière étape de la configuration, le bouton «Terminer» est alors affiché. Vous n avez plus qu à sélectionner un ou plusieurs fichiers pour créer un ou plusieurs documents PDF. Pour plus de précisions sur cette dernière étape reportez vous au chapitre détaillant le mode «Direct». La case «Ne plus utiliser cet assistant», permet d indiquer que, lors de la prochaine utilisation, c est le mode «Direct» qui sera utilisé. Vous pourrez réactiver le mode «Assistant» en utilisant le menu «Démarrer / Programmes / PDFmail / Assistant PDFmail». PDFmail Copyright RTE Software

9 Mode «Direct» Ce mode permet de sélectionner directement (sans passer par l assistant) un ou plusieurs fichiers ; il est utilisé : quand l assistant n est pas activé, quand on dépose des documents sur l icône PDFmail installée sur le bureau quand on utilise la commande Envoyer vers PDFmail, en cliquant avec le bouton droit sur un document dans l Explorateur de fichiers. La liste de fichiers du haut permet de sélectionner un ou plusieurs fichiers, vous pouvez aussi utiliser directement l Explorateur de fichiers. Les documents sélectionnés peuvent être ajoutés dans la liste des documents à transformer (en bas) à l aide de la souris avec Cliquer / Déplacer / Lâcher. Les documents sont traités dans l ordre de la liste du bas. Il est possible de modifier la position d un document en cliquant dessus avec le bouton droit et en utilisant les commandes Monter ou Descendre. Quand on clique sur le bouton Convertir au format PDF les applications gérant les documents sont appelées pour les imprimer et les transformer au format PDF à l aide du pilote d impression PDFmail. Quand vous sélectionnez des documents depuis d autres machines, vous devez prendre garde à ce que l application permettant de gérer le document est présente sur votre machine et qu elle peut gérer la version du format utilisé. PDFmail Copyright RTE Software

10 Le bouton Paramètres permet d afficher et de modifier directement les paramètres de conversion PDFmail. La case Concaténer les documents indique, quand elle est cochée, qui faut générer un seul document PDF contenant l ensemble des documents présents dans la liste du bas. L ordre d apparition des documents peut être modifié en cliquant sur le document concerné avec le bouton droit de la souris. Quand cette case n est pas cochée, un document PDF est généré pour chaque document source. Cette méthode permet de traiter en une seule fois un grand nombre de fichiers. La case Enregistrer dans le répertoire d origine indique que les documents PDF sont générés dans le même répertoire que le document original et que leur nom est conservé. Seule l extension du nom de fichier est modifiée en devenant.pdf. Quand la case Concaténer est cochée, on considère que le répertoire d origine est celui du premier document. Quand cette case n est pas cochée et selon les paramètres de l imprimante, le programme vous demandera de saisir : Soit le nom et l emplacement du fichier (quand il n y en a qu un). Soit le nom du répertoire cible (quand il y a plusieurs fichiers). Dans ce cas, le nom du document PDF sera le même que le nom du document original, à l extension.pdf près. PDFmail Copyright RTE Software

11 Propriétés de l imprimante PDFmail Les propriétés du pilote d impression PDFmail permettent : De régler le mode de conversion et les formats des documents PDF De choisir la Destination des documents PDF : enregistrement sur fichier et / ou envoi par messagerie ( ). Vous pouvez afficher les propriétés du pilote : Depuis l application PDFmail en cliquant sur le bouton Propriétés. Depuis le Dossier des imprimantes, en sélectionnant l imprimante PDFmail, en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant Propriétés (sous Windows 95 / 98) ; Valeurs par défaut du document (sous Windows NT 4.0) ou Propriétés puis Options d impression (sous Windows 2000). Depuis la boîte d impression de documents, en ayant sélectionné l imprimante PDFmail (voir chapitre : Utilisation des applications Windows). Configuration Paramètres d impression Les listes Taille de la page, Résolution et Orientation sont typiques pour les pilotes d impression. Notez que selon les droits de sécurité de l imprimante, il est possible que ces PDFmail Copyright RTE Software

12 zones soient grisées et non modifiables dans les paramètres par défaut ; il faut alors les modifier lors de l impression de chaque document. Si le document PDF final doit être imprimé, nous vous conseillons d utiliser une résolution d au moins 300 dpi. En effet, si les différences entre les résolutions sont minimes lors de l affichage à l écran, ce n est pas le cas lors des impressions. Traitement des documents PDF Il s agit des différents traitements que l on peut appliquer au document PDF, ils influent sur la qualité et sur la taille des documents finaux. Compresser l ensemble du document (ZIP) : permet de réduire considérablement la taille du fichier PDF. Quand cette case n est pas cochée, le document généré contient les commandes PDF en texte relativement clair. Il est alors plus facile de le modifier sans utiliser d outil spécialisé ; cela peut être utile pour les développeurs. Selon la version de PDFmail dont vous disposez, cette case peut être grisée, forçant alors l utilisation du mode compressé. Compression des images : Notez que quel que soit le mode choisi, les images, grandes consommatrices de place, sont compressées en même temps que le reste du document. La compression dont il s agit ici concerne la définition de l image elle-même. En effet chaque point d une image peut être codé sur 1, 4, 8 ou 24 bits. La plupart des cartes graphiques et des écrans actuels utilisent le mode 24 bits, donnant la meilleure qualité, mais aussi l encombrement maximal. Dans ce cas, utiliser une palette de 256 couleurs permet de réduire la taille de l image par 3 (24 bits vers 8 bits), sans compter la compression finale du document. Automatique (Palette 256 couleurs / 24 bits) : Ce mode permet de garantir qu il n y aura pas de perte de qualité des images, elles sont analysées : Quand il y a 256 couleurs ou moins : une palette est calculée et la taille de l image est divisée par 3 (ou plus). Quand il y a plus de 256 couleurs, l image est stockée telle quelle. Notez que dans ce cas, la place occupée peut être importante quand l ensemble du document n est pas compressé. Palette 256 couleurs avec adaptation : Dans ce cas toutes les images 24 bits utiliseront une palette. Les couleurs de l image originale, qui n existent pas dans la palette, sont remplacées par les couleurs les plus proches. Cette méthode permet une bonne compression, sans perte de qualité pour les images avec moins de 256 couleurs (copies d écran), mais avec une perte, pouvant être importante, pour les photos (images 24 bits). JPEG (photos) : La compression JPEG permet une réduction très importante de la taille des photos (jusqu à 10 fois). Elle est basée sur une analyse des images et la suppression de détails invisibles à l œil. Ce mode est bien adapté pour les images photographiques, mais pour les dessins au trait la perte de qualité est visible. Utilisez ce mode, si votre document ne contient que des photos. PDFmail Copyright RTE Software

13 Polices de caractères : Dans tous les cas les références aux polices utilisées sont toujours intégrées. Cette liste permet d intégrer ou non les définitions (formes) des polices directement dans le document PDF. Notez que ces définitions sont encombrantes et qu il est rentable d essayer d éviter leur intégration en utilisant des polices standard, présentes sur la machine du destinataire ou éventuellement prises en charge directement par le programme de visualisation (Acrobat Reader ). La plupart du temps, quand une police n est pas présente sur la machine du destinataire, le texte reste lisible, mais la forme des caractères est modifiée. Dans tous les cas, seules les polices réellement utilisées dans le document d origine sont intégrées dans le document PDF. Il ne s agit pas de transmettre toutes les polices présentes sur votre système. Ne pas intégrer la définition des polices de caractères Aucune définition est intégrée. Les polices doivent être présentes sur la machine du destinataire ou vous ne devez utiliser que des polices standard (Arial, Courier, Times new Roman). Si vous n avez pas installé de polices particulières sur votre système ou si le destinataire utilise les mêmes logiciels que vous ; ce mode est conseillé car c est le plus économe en encombrement. Intégrer les polices sélectionnées Le bouton [ ], à côté de la liste, permet de sélectionner les polices qui doivent être intégrées. Par défaut, toutes les polices non standard sont sélectionnées. Quand vous installez des nouvelles polices sur votre ordinateur, elles sont automatiquement prises en compte. Notez que si vous sélectionnez une police standard (par exemple Arial) sa définition sera effectivement intégrée (ce qui n est pas le cas dans l option suivante), cela peut être utile quand une police existe à la fois sur votre machine et sur celle du destinataire avec le même nom, mais pas avec les mêmes définitions. Intégrer la définition de toutes les polices Toutes les définitions non standard sont intégrées. On appelle police standard une police qui est directement supportée par le programme de visualisation (Acrobat Reader, ). Il s agit des polices Arial, Courier New et Times New Roman. Si vous voulez forcer l intégration d une police standard (par exemple si elle a été modifiée), vous devez utiliser l option Intégrer les polices sélectionnées et sélectionner manuellement la police. Mesures de protection Cette liste vous permet de sélectionner les mesures de protection à appliquer au document PDF généré. Ce mode peut être automatique (Aucune mesure de protection, Utiliser les réglages par défaut) ou manuel (Demander à chaque utilisation). Les mesures de protection ne peuvent pas s appliquer à un fichier concaténé. Le bouton [ ], situé à côté de la liste, permet d afficher la boîte de réglage des mesures de protection par défaut, dont le fonctionnement est détaillé dans la suite de ce document. Notez que cette fonction n est pas utilisable dans toutes les versions de PDFmail, en fonction du type de licence acheté. Le cas échéant, un message d avertissement est affiché pour vous informer que votre version ne supporte pas ce mode. PDFmail Copyright RTE Software

14 Destination Vous pouvez Enregistrer dans un fichier le document PDF généré et / ou l Envoyer par messagerie. Quand la case Choisir la destination à chaque utilisation est cochée, un écran est affiché au moment de l impression et il vous permet de choisir les destinations pour chaque traitement. Notez que quand vous Enregistrez le document PDF dans un fichier, le mode utilisé est celui qui est spécifié dans la liste Traitement, y compris en mode assisté. PDFmail Copyright RTE Software

15 Enregistrer dans un fichier Vous pouvez Demander le nom du fichier à l utilisateur, lors du traitement ou utiliser un des modes automatique : dans ce cas le nom du fichier est fixe ou calculé automatiquement à partir du nom du document original. Quand le nom est demandé, la boîte de sélection de fichier du système est affichée, notez la case Concaténer permettant d ajouter le document en cours à un document PDF déjà existant. La notion de concaténation est également disponible dans les différents modes automatiques. Les fichiers concaténés ne peuvent pas bénéficier de mesures de protection. La case Appliquer des mesures de protection au document PDF est visible quand l un des deux modes automatiques est sélectionné (voir chapitre précédent). Quand le mode Demander à chaque utilisation est sélectionné, une boîte de dialogue supplémentaire est affichée par la suite (voir le chapitre consacré aux mesures de protection). La case Visualiser le document PDFpermet dans lancer le programme de visualisation installé sur la machine (généralement Acrobat Reader), automatiquement à la fin du traitement. Cette case n est pas visible quand aucun programme de visualisation PDF n est installé sur votre machine ; dans ce cas vous pouvez télécharger gratuitement Acrobat Reader sur le site Internet de la société Adobe. Envoyer par messagerie Cette zone n est disponible que quand un client de messagerie Simple MAPI est installé sur votre machine. La plupart des programmes permettant l envoi de messages vers Internet supportent ce mode, installé en standard sous Windows. C est le cas des produits Microsoft (Outlook 95/97/98/2000, Outlook Express, Client Exchange) mais aussi de ceux d autres fournisseurs (Lotus Notes 5, Netscape Messenger, Eudora, ). Toutes les versions de Windows, permettant de faire fonctionner PDFmail, fournissent l un ou l autre des clients de messagerie. La liste Client de messagerie permet de sélectionner le client par défaut ou de forcer l utilisation d un des clients installés. Notez la possibilité de Confirmer l envoi par messagerie, qui permet d afficher une boîte de confirmation à chaque traitement et ainsi de pouvoir choisir ou non d envoyer le document PDF. La zone Adresse du destinataire permet de spécifier l adresse par défaut d un destinataire, que le message lui soit envoyé automatiquement ou non, en fonction de l état de la case à cocher Envoyer le message automatiquement. Le fonctionnement de ces paramètres peut dépendre du client de messagerie utilisé : par exemple, même en cas d envoi automatique il vous sera peut être demandé de saisir un profil de messagerie (Microsoft Outlook) ou un mot de passe (Lotus Notes, ). Il peut aussi arriver que certains clients ne supportent pas ce mode de fonctionnement. Les zones Objet du message et Message permettent de remplir automatiquement ces zones dans le message où le document PDF sera joint. Ces fonctions ne sont pas disponibles sur tous les clients de messagerie, elles sont supportées par les clients Microsoft. Elles peuvent contenir des mots clés, qui sont remplacés en fonction des informations reçues au moment du traitement : [DOC] Titre du document, envoyé par l application [USER] Nom de l utilisateur ayant ouvert la session réseau (login) PDFmail Copyright RTE Software

16 Utilisation avec Lotus Notes A partir de la version 5.0 de Lotus Notes, le client de messagerie est compatible avec le protocole SMAPI utilisé par PDFmail. Pour utiliser ce protocole sélectionner «Utiliser le client de messagerie par défaut» dans le pilote PDFmail et séléctionnez Lotus Notes comme client de messagerie par défaut. Pour les versions 4.6.x de Lotus Notes, le client de messagerie n est pas compatible avec SMAPI. RTE Software fourni, avec PDFmail, les outils nécessaires pour l envoi par Lotus Notes. Ces outils sont installés pour les clients Notes 4.6.x et 5.0.x. Dans le cas de Lotus Notes 5.0.x il est préférable d utiliser les outils PDFmail, plutôt que les outils standards, fournis par Lotus, qui ne permettent pas d utiliser toutes les options de PDFmail (notamment l envoi automatique). Pour utiliser les modules spécifiques PDFmail pour Lotus Notes, sélectionnez Lotus Notes dans la zone Client de messagerie du pilote d impression PDFmail ; si cette ligne n apparaît pas, c est que PDFmail a été installé après Lotus Notes ; dans ce cas relancez le programme d installation de PDFmail. Utilisation avec une installation en réseau ou des profils errants de Lotus Notes Par défaut PDFmail est configuré pour une installation classique de Lotus Notes, dans ce cas le fichier de configuration NOTES.INI doit se trouver dans le répertoire par défaut (répertoire Windows pour Notes 4.6.x, répertoire programme de Notes pour Notes 5.0.x). Si le client Notes est modifié, par recopie de fichiers, en fonction de l utilisateur connecté il faut inclure la copie du fichier NOTES.INI vers l emplacement par défaut, notamment avec la version 4.6.x. Dans le cas de l utilisation d un client Notes partagé en réseau (version 5.0.x), il n est pas possible de recopier le fichier NOTES.INI, il est possible d en spécifier l emplacement dans la base de registres. Cette méthode peut aussi être utilisée quand les profils errants sont déclarés par des unités disque partagées (classiquement h:\notes et h:\notes\data) ou quand le fichier est spécifié directement dans le raccourci permettant de lancer le client Notes (par la ligne de commande =). Spécifier un fichier NOTES.INI pour PDFmail Valeur par défaut pour tous les utilisateurs de la machine A réaliser dès l installation, avant la première utilisation de PDFmail. Utiliser la clé HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\RTE\PDFmail\PDFPrinter Valeur spécifique pour l utilisateur courant (ayant la session ouverte) Utiliser la clé HKEY_CURRENT_USER\Software\RTE\PDFmail\PDFPrinter Indiquez le nom du fichier à utiliser dans la valeur chaîne NotesIni, il est possible d utiliser des variables d environnement en spécifiant leur nom entre % %. Par exemple : H:\NOTES\DATA\NOTES.INI %USERPROFILE%\NOTES\NOTES.INI PDFmail Copyright RTE Software

17 Mesures de protection des fichiers PDF Présentation Les documents au format PDF permettent la mise en place de mesures de protection. Cette fonctionnalité, très puissante, peut être utile dans beaucoup de cas. La méthode mise en place par la société Adobe est relativement complexe et rarement exploitée dans toute son étendue, en effet elle repose sur la fourniture de librairies de cryptage qui doivent être ajoutées au logiciel de lecture (Acrobat Reader) sur la machine du destinataire. Heureusement, il existe une méthode, dite «Standard», qui est supportée directement par Acrobat Reader et la plupart des autres logiciels de visualisation et de manipulation des documents PDF. C est cette méthode qui est supportée par PDFmail. La boîte de dialogue ci-dessus comprend deux zones principales : La zone des Paramètres de protection (n 1, en rouge), toujours affichée et la zone des Actions à effectuer (n 2, en bleu) affichée au moment de la génération du document quand l option Demander à chaque utilisation est utilisée dans l onglet Configuration du pilote d impression. La case Masquer l affichage et la saisie des mots de passe permet de remplacer l affichage en clair des mots de passe par des étoiles et de demander la confirmation des mots de passe. Si vous sélectionnez ce mode, il ne sera plus possible de revenir en arrière, ce qui enlèverait l intérêt de cette fonction. Le mode normal, d usage moins contraignant, peut être utilisé dans un environnement sécurisé (l accès à votre machine est contrôlé). PDFmail Copyright RTE Software

18 Fonctionnement de la protection Cryptage Tous les documents «protégés», même quand aucune mesure de protection n est activée, sont cryptés. Cela permet de garantir que le fichier ne peut être lu (à fortiori modifié) que par un logiciel spécifique (Acrobat Reader) et non par un simple éditeur de texte (ce qui est le cas des fichiers non protégés et non compressés). Le cryptage est réalisé par une clé de 40 bits, ce qui garantit une bonne sécurité contre les programmes de décryptage : plusieurs heures ou journées pour «cracker» un fichier, selon la puissance de la machine. Protection de l ouverture du document Elle se fait par la saisie d un mot de passe (maximum 32 caractères) qui sera demandé lors du chargement du fichier, vous devrez donc le fournir au destinataire du document. Ce mot de passe n est pas obligatoire, vous pouvez décider de laisser l affichage du document libre et interdire l utilisation d autres fonctions. Néanmoins, si vous voulez une protection efficace, il est nécessaire de saisir ce mot de passe car une éventuelle tentative de décryptage commencera par le test du mot de passe vide Protection des autres fonctions En dehors de l ouverture, d autres fonctions peuvent être protégées. Ces fonctions ne sont accessibles qu une fois le document ouvert, elles sont donc utilisables (même non protégées) qu une fois le mot de passe d ouverture saisi (quand il existe). D autre part, certaines de ces fonctions ne peuvent être effectuées que par certains logiciels. Typiquement, Acrobat Reader ne permet pas les modifications de fichiers, dans ce cas les fonctions Modification et Ajout d annotations et de formulaire ne seront pas utilisables même si elles ne sont pas protégées. Notez encore que la protection de ces fonctions est demandée au logiciel d affichage du document, qui est chargé d interdire l accès à ces fonctions. Bien entendu les logiciels d Adobe (Acrobat Reader, Acrobat Exchange, ) gèrent correctement ces demandes. Il faut savoir que ce n est pas toujours le cas, en particulier pour un éventuel logiciel de déprotection! D où l importance du mot de passe d ouverture, sans lequel il est beaucoup plus fastidieux de déprotéger un document. Mot de passe de déverrouillage Ce mot de passe est aussi appelé, dans les logiciels Adobe, mot de passe Propriétaire ou mot de passe Modification des mesures de protection. Pour une question de présentation et de simplicité il est possible, dans PDFmail, de ne pas saisir de mot de passe. Dans ce cas, un mot de passe sera généré au hasard et, même avec le logiciel approprié (Adobe - Acrobat Exchange), il vous sera difficile de donner accès aux fonctions protégées ou de modifier le mot de passe d ouverture. Dans PDFmail, le mot de passe de déverrouillage est obligatoirement différent du mot de passe d ouverture. En effet, quand les deux mots de passe sont identiques, il est impossible de les différencier lors de la saisie et quand l ouverture peut se faire, toutes les fonctions sont PDFmail Copyright RTE Software

19 accessibles même quand elles ont été protégées. Si ce comportement est voulu, il peut être obtenu en spécifiant un mot de passe d ouverture et en ne cochant aucune autre fonction. Comportement avec les logiciels de traitement des documents PDF Adobe Acrobat Reader Ce logiciel gratuit permet la lecture des documents PDF, c est le logiciel le plus répandu. Dans tous les cas, qu elles soient protégées ou non, les seules fonctions accessibles sont l impression et la sélection pour copie dans le presse-papiers. Si un mot de passe d ouverture existe Une boîte de dialogue est affichée, elle permet la saisie du mot de passe d ouverture ou de déverrouillage. Si le mot de passe de déverrouillage est saisi, l impression et la sélection sont possibles même quand elles sont protégées. Si le mot d ouverture est saisi, les fonctions protégées ne sont pas accessibles. Il n est pas possible de saisir le mot de passe de déverrouillage sans refermer le document. S il n y a pas de mot de passe d ouverture Le document est affiché directement. Les fonctions d impression et de sélection sont possibles quand elles ne sont pas protégées. Il n est pas possible de saisir le mot de passe de déverrouillage. Adobe Acrobat Exchange Ce logiciel permet la lecture et la modification de documents PDF par insertion, suppression et déplacement de pages ou par l ajout d annotations. Il permet aussi d enregistrer le document en modifiant ou en supprimant les mesures de protection. Si un mot de passe d ouverture existe Une boîte de dialogue est affichée, elle permet la saisie du mot de passe d ouverture ou de déverrouillage. Si le mot de passe de déverrouillage a été saisi, toutes les fonctions sont accessibles même si elles ont été protégées. Si le mot d ouverture a été saisi, il est possible de saisir le mot de passe de déverrouillage lors de l enregistrement du document. S il n y a pas de mot de passe d ouverture Le document est affiché directement. Les fonctions non protégées sont accessibles. Il est possible de saisir le mot de passe de déverrouillage lors de l enregistrement du document. Autres logiciels Les autres logiciels doivent respecter les mêmes règles que celles décrites pour les logiciels Adobe. Il peut arriver que certains logiciels ne tiennent pas compte de la protection quand il n y a pas de mot de passe d ouverture. La seule manière certaine de protéger un document est donc de saisir un mot de passe d ouverture. Enfin, certains logiciels, en particulier ceux destinés à la transformation automatique de documents, ne gèrent pas les documents protégés. PDFmail Copyright RTE Software

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