CLIPINFO. Connaissez-vous la Gestion Electronique des Documents, ou plus communément appelée G.E.D.? EDITO JUIN 2007 N 5 4.

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1 EDITO JUIN 2007 N 5 4 Chères clientes, chers clients, Pour être efficace, la gestion de production dans l entreprise doit pouvoir s adapter rapidement aux évolutions des marchés et des données, par définition instables. Les changements rapides de stratégie des donneurs d ordre, les modifications des prix des matières premières, les variations de plans et d indices imposent une réactivité constante de votre part et une remise en cause permanente des façons de s organiser et de travailler. Conscients de cette situation, chez Clip Industrie nous tenons compte de vos souhaits, demandes et recommandations pour vous permettre d être encore plus performants avec Clipper. Dans ce numéro de Clip Info, nous avons tenu à mettre en avant la GED (Gestion Electronique des Documents) de Clipper qui vous permettra entre autres de mieux archiver au même endroit vos données, plans, procédures et ainsi d être assurés, par exemple, que l ensemble de vos documents sont bien à jour et aux bons indices. Avec une GED vous serez certains que l ensemble de vos collaborateurs concernés aura bien en même temps la dernière version d un dossier, de plan et au bon indice. De plus et c est dans l air du temps, une GED en plus d augmenter significativement votre efficacité pour vos recherches et archivages de documents vous permettra de diminuer vos impressions papiers et des coûts de diffusion parfois inutiles. Merci de votre confiance. Arnaud Martin Connaissez-vous la Gestion Electronique des Documents, ou plus communément appelée G.E.D.? Certains modules sont peu utilisés car méconnus, c est le cas de la GED. Qu est-ce que la GED? La gestion électronique des documents, est un système informatisé de gestion, classement, stockage, archivage, historique des consultations ou bien encore recherche de documents électroniques ou de documents à numériser. Tous les documents de l entreprise peuvent intégrer votre GED : Plans, Normes Clients, Manuels Qualité, Procédures, Instructions, Fiches de poste, etc. La GED a donc pour principaux objectifs : L'acquisition des documents L'intégration de documents papiers existants : en les numérisant grâce à des scanners. L'intégration de documents électroniques existants : comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF... Le classement se fera dans une arborescence qui pourra être comparée à des dossiers dans une armoire. En dehors du classement par arborescence, il est possible de mettre plusieurs mots clés pour un document, ce qui permet de faire des recherches sur un ou plusieurs de ces critères. L archivage des modèles Chaque document aura une fiche comme l image ci-dessous où, en plus de l onglet «Généralités» (Libellé, Type, Support..), on retrouvera différents onglets qui permettront de : Saisir des observations Exemple d arborescence Gérer les accès au document Gérer la diffusion du document aussi bien en interne (Salariés) qu en externe (Clients et Fournisseurs) Définir le mode d archivage (selon le type de document) Consulter l historique des indices du document Visualiser l historique des consultations du document. Belgique, Espagne, Hongrie, Maroc, Pologne, Roumanie, Tchéquie, Tunisie, Slovaquie, Suisse 1

2 Clip Info Mai Nous avons rencontré quelques problèmes de diffusion dans notre numéro du Clip Info du mois de mai. Les nombreux jours fériés du mois de mai ont quelque peu perturbé l envoi de ce numéro. Nous nous en excusons auprès de nos clients qui n ont pas reçu la version papier et les invitons à le consulter sur notre site Internet. La recherche : Elle s'effectue de plusieurs manières : - La recherche à partir d une liste - La recherche par critères ou par appartenances - La recherche dans l arborescence de classement Quelques chiffres révélateurs (source Pc Expert) - Chaque année une entreprise comprenant 50 personnes imprime pages, en copie et en envoie (IDC). - En entreprise 80 % des documents sont constitués de données dites non structurées, en dehors des documents de gestion (Commande, Facture ). - De 40 à 70 % du temps de travail d un employé est consacré à la gestion des documents (Forrest Research), dont 50 % à leur recherche (Pricewaterhouse Coopers). - Au cours de l année 2006, 161 exabits d informations numériques ont été créés puis copiés (EMC- IDC) ce qui représente trois millions de fois le volume d informations contenu dans l ensemble des ouvrages jamais écrits. En d autres termes, l équivalent de 12 rayonnages de livres mesurant chacun plus de 150 millions de kilomères (soit la distance de la terre au soleil). L affectation et la restitution : dans Clipper vous pouvez associer ces documents depuis : La fiche «Article magasin» (Onglet Qualité) La fiche «Enregistrement Pièce Cyclée» (Onglet Qualité) Les Affaires, lors de l enregistrement de commandes (Bouton Documents) Les dossiers techniques (Devis, Affaire et Pièce) o Dans l entête des gammes (Bouton Indice) o Dans les phases de gammes (Bouton Fonctions Avancées) o Dans les observations des lignes de nomenclature La restitution constitue l'une des finalités les plus importantes et est d une grande utilité. C'est d'ailleurs ce qui rend l'outil intéressant pour un espace collaboratif. Les différents acteurs, doivent être en mesure de s'échanger des informations, pour pouvoir travailler en équipe. Ainsi un document peut être restitué à l'écran et/ou imprimé et/ou transmis par messagerie électronique. Grâce au bouton toutes les visualisations d un document sont historisées et peuvent être vérifiées dans l onglet «Historique de consultation» - Actuellement, 68,5 % des sociétés se plaignent de problèmes d archivage avec des documents très difficiles à retrouver (IDC). Zone industrielle de la Pile, lot 247, Ave Jean Monnet, St Cannat - Tél. :

3 Questions / Réponses >> Pourriez vous m'expliquer comment est calculé le PMP (Prix Moyen Pondéré). Il y a 2 façons de calculer le PMP, soit lors de la réception BL, soit lors de la réception ce la facture fournisseur. Dans les 2 cas la méthode de calcul est la même PMP= (Montant +valeur du stock lors de la réception de l'article)/qté du stock lors de la réception+ qté facturée ou livrée. Selon le paramétrage, le montant sera : - soit celui de la facture - soit celui du BC (Qté livrée x Prix du BC) - Valeur du stock lors de la réception de l'article = qté du stock lors de la réception BL*px de référence. - Pour vérifier la qté du stock lors de la réception du BL, il faut aller faire une requête dans le fichier RECBL. Attention, il faut lors de la réception facture fournisseur bien prendre la bonne ligne de livraison (dans le tableau qui propose toutes les livraisons de la ligne du BC) car c'est cette ligne qui mémorise la qté en stock le jour de la réception du BL (RECBL). Attention, un PMP n'est pas une moyenne des achats, c'est une moyenne entre l'achat et le stock => il est important donc de connaître la qté en stock lors de la réception du BL correspondant à la facture. >> Comment doit-on utiliser les fonctions "transfert en attente de réception" et "transfert avec attente de réception" disponibles dans le module stock\transfert inter-magasin? Soit il y a un transfert direct d'un magasin vers l'autre, soit il y a un transfert avec une attente entre les deux : cas où, pour aller d'un magasin à un autre, il faut un temps de transport. Pendant cette période, il n'est plus dans le magasin de suite >> Lors du pointage, Clip vous offre la possibilité de consulter les documents liés à la phase de gamme, grâce au bouton De plus, les documents affectés dans les différents modules seront, selon vos choix, imprimés sur vos documents internes et/ou externes : Documents Externes (ARC, BL, Facture, Bon de Commande ) Documents Internes (Ordre de Fabrication, Nomenclature ) Enfin, il est possible d interfacer Clipper vers un portail fournisseur sur Internet, ce qui permet à vos fournisseurs de consulter les documents que vous leur avez attribués (cf. Clip info Octobre 2006). Apports de la GED Un outil de gestion électronique de documents offre plusieurs avantages, aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit. La GED a ainsi pour objectif d apporter de la souplesse là ou le papier fige les processus. D'après une étude tirée du livre de Kevin Craine (Designing a Document Strategy), un temps considérable est perdu parce que 85% des documents ne sont jamais récupérés, 60% sont obsolètes et 50% sont des copies. Des recherches ont également montré que 70 % des fichiers sont dupliqués au lieu que soient réutilisés les originaux (ce qui génère la surabondance de versions quasi identiques qui sature les ordinateurs ou les n versions d un document que l on retrouve dans n boites aux lettres) La GED peut également engendrer une diminution des coûts : d'après les mêmes sources, l'espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement, les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50% de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux, voire trois. S'il s'agit d'une recherche d'archives, les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90%. La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet, les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes prévues dans le logiciel. Ainsi le contrôle des accès devient facile, rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu'un seul serveur à administrer. Franck Dichamp, Christophe Rouchon Le saviez-vous? Affaire ou pièce cyclée sans arborescence (rang) mais avec appel des composants depuis la nomenclature Lancement dans les affaires Dans l'arborescence (depuis dossier technique ou état des lancements) si vous cliquez sur "nomenclature" ou "gamme + nomenclature", il y a une case à cocher "Affaires associées affichées" qui apparaît. En la cochant, chaque ligne de nomenclature qui est un composant fabriqué, aura un icône différent (mélange du sac et de l'engrenage) et en dessous on verra l'arborescence de l'affaire qui a été prévue pour fabriquer ce composant. Suite>> - Site Internet : 3

4 Questions / Réponses (suite) >> départ et il n est pas encore dans. celui d'arrivée. D où l utilisation de "Transfert avec attente de réception" qui permet de déclencher cette phase de transition. "Transfert en attente de réception" permet de voir les transitions qui ne sont pas encore arrivées dans le magasin de destination. Franck Dichamp INVITATION CETIM Journée Technique du 19 juin 2007 à Senlis sur : "Les outils de calcul et de simulation : enjeux et retour d'expérience de leur intégration dans la chaîne de conception - fabrication"? Des conférences seront données par des ingénieurs experts dans les domaines tels que - la fatigue des composants mécaniques, la démarche correcte à suivre, la chaîne numérique et enfin des exemples d'application industriels - la conception robuste, l'aide à la décision et l'optimisation multidisciplines et multi-objectif avec présentation du logiciel mode FRONTIER, - le dimensionnement des éléments de machines, les changements dans l'iso 6336 et les conséquences sur les valeurs de sécurité, - le dimensionnement et l'optimisation des assemblages vissés à l'aide d'un logiciel analytique. La matinée sera divisée en deux sessions consacrées l'une aux Equipements Sous Pression, l'autre à la Fonction Devis et Chiffrage avec notamment le Coût objectif dès la conception. INSCRIVEZ-VOUS et demandez le programme complet à : Exemple avec 2 niveaux : L affaire a besoin dans sa nomenclature du composant G01 (FIXATION RUB), celui-ci sera réalisé graçe à l affaire Cette affaire a également besoin : Du composant H01 (PATTE FIXATION), celui-ci sera réalisé grâce à l affaire Du composant 40720H01 (CLAME), celui-ci sera réalisé grâce à l affaire Gamme développée dans les pièces cyclées Il est également possible de voir > l arborescence dans les pièces cyclées. Pour cela il faut utiliser le modèle développé (le modèle 255), c est le même principe : Clipper va chercher le dossier technique dans d autres pièce cyclées. Exemple avec une pièce cyclée VELO En cliquant sur le bouton «Gamme développée» (bouton en haut dans le dossier technique) on obtient la décomposition du vélo : Nb : ce modèle 255, n a qu une fonction de visualisation. Si toutefois vous souhaitez l utiliser, il suffit de le copier dans un modèle (par exemple 1) > Franck Dichamp 4

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