Pôle 3 : Mon cabinet, une entreprise performante

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1 Pôle 3 : Mon cabinet, une entreprise performante Rapporteur délégué : Denis BARBAROSSA Atelier 2 : «Cloud Computing : Mythe ou réalité?», Simple phénomène de mode ou réponse nécessaire à l évolution des activités CAC et EC et des attentes des clients? Ceux qui ont franchi le cap témoignent 1

2 Benjamin MASS Expert-comptable, Commissaire aux comptes Anthony PEREZ Expert-comptable, Commissaire aux comptes Gilbert MÉTOUDI Expert-comptable, Commissaire aux comptes 2

3 Plan Introduction Plan de présentation 1. La Ged Organisation de l archivage numérique 2. Le Cloud computing 3. Le travail collaboratif Témoignages Questions 3

4 Introduction 4

5 Introduction Les évolutions de notre environnement extérieur - La Profession : Déréglementation Concurrence plus vive - Droit au démarchage Simplifications administratives (compta de trésorerie...) - Les clients : Mieux formés Mieux informés Moins fidèles

6 Introduction Les évolutions de notre environnement extérieur : -Les collaborateurs : Génération Y Plus 'zappeurs' Toujours connectés

7 Introduction Evolution des technologies Les appareils informatiques Les accès à internet et les normes de connexion Évolutions de l'information : Blogs & réseaux sociaux

8 Introduction La technologie n'est qu'un moyen pour l'évolution de la profession - Comment les évolutions technologiques peuvent-elles me permettre : de mieux m'organiser, de me différencier, de mieux répondre aux attentes de mes clients, d'attirer et fidéliser les équipes.

9 Présentation

10 1. Organisation de la gestion electronique des documents & l'archivage numérique Des pré-requis... Méthode simple pour mettre en place son archivage numérique : Répertorier l'ensemble des documents traités par le cabinet - Important pour ne rien oublier Les classer par grandes catégories (Comptable, Fiscal, Commercial, Social...) Reprendre son classement papier et le transformer en arborescence informatique - Le dossier Annuel - Le dossier Permanent Classer l'ensemble des documents dans l'arborescence (la modifier si nécessaire)

11 1. Organisation de la gestion electronique des documents & l'archivage numérique Les conséquences de l'archivage numérique 1- Matériel - Privilégier l'ordinateur portable - Double écran au bureau - Scanner portable multifeuilles

12 1. Organisation de la gestion electronique des documents & l'archivage numérique Les conséquences de l'archivage numérique (suite) 2- Organisation des process du Cabinet - Organiser ses sauvegardes! AVANTAGES INCONVÉNIENTS En interne : - DD externe, bande Souple et à moindre coût Rapidité de la restauration (à TESTER) Risque de perte de données Procédure lourde (sortir le support de l'entreprise...) En externe : - automatique sur un serveur distant Sécurité renforcée (sauvegarde gérée par un professionnel) Pas de support à gérer Temps de restauration si complète défaillance du prestataire ou du système

13 2. Le Cloud computing Notions Cloud A - Qu'est ce que le "Cloud"? B - Pourquoi le "Cloud"? C - Quels sont les intérêts du Cloud pour notre profession? D - Ce que le Cloud apporte concrètement E - Les offres disponibles

14 Qu'est ce que le "Cloud"? Le «cloud computing», littéralement «l'informatique dans le nuage», consiste pour les entreprises à externaliser les ressources numériques qu'elles stockent. Ces ressources - serveurs offrant des capacités de calcul, du stockage, logiciels de gestion, messagerie électronique - sont mises à disposition par des sociétés tierces et accessibles, grâce à un système d'identification, via un ordinateur et une connexion à internet.

15 Administrateurs Développeurs Utilisateurs 15

16 Le Cloud : des offres multiples Offres Saas Iaas Paas Points forts Points faibles Google (GApps) Microsoft (Office 365) Orange (Cloud Pro) Apple (icloud) 100% CC Économies Sécurité Leader solutions messagerie & bureautique Sécurité Opérateur historique Stockage limité en Go Gratuité limitée en Go Évolution des habitudes Suite bureautique "light" Version professionnelle en client lourd Modèle économique Intégration smartphones lourde Outils collaboratifs non natifs Princing élevé Cumul d'offres partenaires Univers Apple Grand Publlic

17 Pourquoi le Cloud Computing? Economies d'échelles Bénéficiez des dernières innovations en toute simplicité Accéder aux niveaux de sécurité les plus performants Répondez à vos clients en mode AAA Économisez du temps et gagner en qualité 17

18 3 - Le travail collaboratif Stockage en ligne & page au sein du cabinet - L'EC et le besoin d'accéder à l'information en tout lieu Journées par semaine passées en clientèle Les besoins en mobilité Source RC&A Consulting S

19 3 - Le travail collaboratif Partage avec ses clients - Quelles informations partager avec ces clients? - Quels droits lui donner sur ces informations? - Les intérêts pour le cabinet - Les intérêts pour le client

20 3 - Le travail collaboratif Le Bureau Virtuel, ou la "virtualisation" du poste de travail

21 3 - Le travail collaboratif - La virtualisation des postes de travail est une technologie permettant de déporter l'affichage d'un ordinateur puissant qui exécute une action, sur un autre ordinateur, plus léger, d'un utilisateur. Cette technique permet de : - fluidifier le travail - augmenter les degrés de liberté des utilisateurs.

22 Conclusion Les freins éventuels - Confidentialité des données Des données protégées par un professionnel Des données moins facilement accessible par un tiers Attention à la gestion des droits (ex: salarié parti...) - Accès internet Indispensable pour travailler sur le Cloud......Mais toujours disponible...ou avec un débit très faible - Coût, délais, mise en place - Disparition du papier

23 Conclusion - A retenir! - Ça marche aujourd'hui - C'est adapté à mon cabinet - Ça n'est pas si compliqué