Les bénéfices. de la D OSSIER

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1 D OSSIER par Patrick BRÉBION Les bénéfices 24 Dématérialisation, et après? Etude Markess International : «Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants » Supprimer la saisie Comment mesurer le retour sur investissement d un projet de dématérialisation? Spécialiser des sites Améliorer la réactivité Retour d expérience : Notes de frais virtualisées chez Tibco Optimiser son système d information Externalisation de partie du métier Retour d expérience : Quand la dématérialisation se traduit par l'externalisation de processus métiers Juridique : Les normes garantissent le respect de la réglementation en matière d'archivage électronique de la La dématérialisation n est pas une fin en soi. Le retour sur investissement, «le payback», se décline sur de nombreux postes. Un retour d autant plus rapide que les documents dématérialisés, et les données qu ils comportent, sont automatiquement intégrés dans les différents logiciels du système d information de l entreprise. Étape ultime, la dématérialisation complète des processus, la gestion et le règlement des factures par exemple, se traduit par une réorganisation et une optimisation de tous les départements des organisations. Février - Mars 2013 n 79

2 D OSSIER concrets dématérialisation Dématérialisation, et après? De plus en plus banalisée, la dématérialisation des documents et des courriers fait l'objet de nombreux projets. C'est l'occasion d'optimiser le fonctionnement, par exemple, en supprimant des tâches de saisie par la réorganisation des sites ou, même, en externalisant des tâches «métiers». Décryptage. «À l'heure où le document papier fait progres - sivement place au document numérique et où les pressions s'intensifient (traçabilité, réactivité, crise économique...), la gestion des processus documentaires est inévitablement impactée», assure une étude de Markess International publiée en octobre Les constats initiaux de l'étude sont incontestables. L'année dernière, la quasi-totalité des décideurs interrogés ont encore reçu une bonne partie des courriers entrants sur papier. En même temps, ils avaient la volonté de les transformer en numérique dans le but d'optimiser le fonctionnement de leur organisation. Une tendance confirmée par de nombreux prestataires spécialisés et éditeurs de logiciels. Les projets portant sur les factures Documation 2013 : les temps forts L entreprise face aux enjeux du «Big Data», comment sortir l information utile?, le mercredi 20 mars de 11 h 30 à 12 h 45. La gouvernance documentaire et de l information face aux défis de la mobilité, évolution des pratiques, des organisations et des métiers, le jeudi 21 mars de 11 h 15 à 12 h n 79 Février - Mars 2013

3 D OSSIER Les bénéfices concrets de la dématérialisation Actualité produit Neopost accompagne les entreprises dans la dématérialisation de leurs documents Avec sa nouvelle solution NeoTouch, Neopost propose une prestation permettant aux entreprises d'envoyer leurs documents directement depuis leur PC. Solution 100 % à la demande, NeoTouch est accessible 24h/24. Cette prestation, entièrement sécurisée, permet de bénéficier du tarif industriel dès le premier pli expédié. fournisseurs sont toujours d'actualité et concernent de plus en plus souvent des PME, notamment grâce à la maturité des offres logicielles et de stockage sur Internet en mode SaaS (Software as a Service). Ces dernières évitent les investissements lourds. C est ainsi qu Heliatec, PME de 180 personnes spécialisée dans le conseil et l'ingénierie, a opté pour le service en ligne Smart PDF de B-Process pour les flux de factures qu'elle émet pour Total, l'un de ses gros clients. Une démarche apparemment suivie par de nombreuses autres PME. B-Process annonce gérer près de utilisateurs sur sa plate-forme de facturation électronique, dont une majorité de PME. Pour ces dernières, les solutions alternatives, notamment basées sur de l'edi 1, ne se justifient pas économiquement au vu des volumes de factures. Mais, loin de porter uniquement sur la seule facture, les projets de dématérialisation concernent de plus en plus souvent tous les courriers entrants ou sortants, quand il ne s'agit pas d'un projet d'entreprise visant à dématérialiser la quasitotalité du papier dès son arrivée à la porte de l'entreprise. Directeur marketing et communication de Tessi Documents Services, Éric Jamet le confirme : «nous sommes désormais amenés à prendre en charge la totalité des traitements documentaires, et pour tous les types de documents». Très récemment, une grande banque anglaise vient de lancer un projet pour dématérialiser la totalité de ses dossiers papier, soit quelques 140 millions de documents par an. Si les motivations financières justifiant ces projets sont parfois pragmatiques limiter le nombre de m 2 dédiés au stockage des documents, réduire les envois postaux, etc., les répercussions touchent profondément l'orga - nisation des entreprises ; et sont l'occasion d'en optimiser le fonctionnement. 1. EDI (Échange de Données Informatisées) «Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants », étude Markess International 26 Basée sur une enquête menée auprès de 115 décideurs, l'étude a pour objet principal de dresser l'état de l'art sur les besoins des entreprises en matière d optimisation de processus documentaires. Un deuxième volet présente des prestataires actifs sur ce marché en France. À partir des retours du terrain, l'étude décrit des pratiques actu - elles de gestion des processus associés aux documents et courriers reçus et circulant à l'intérieur de l'entreprise. Elle iden - tifie également les bénéfices observés, ainsi que les facteurs et approches mis en œuvre pour mener à bien les projets. Côté constat, on apprend ainsi que «un peu moins de la moitié de la chaîne [documentaire] est automatisée en 2012». Une automatisation qui a principalement concerné les étapes de numérisation des documents courriers entrants et, à l'autre bout de la chaîne, le stockage et l archivage des documents numériques. Et côté projet, on apprend qu'un grand nombre d'entreprises a prévu de mener des projets liés à la numérisation d'ici Ces derniers porteront surtout sur l identification et la classification automatiques des documents grâce aux techno logies de RAD 1, la distribution, la diffusion et le routage en interne ainsi que les étapes d'extraction et d intégration automatique des données aux applications en place (métiers, ERP, gestion de contenu, etc.). A ce jour, seuls 13 % des décideurs interrogés sont satisfaits du niveau d optimisation atteint par les processus documentaires. Selon l'étude, plusieurs facteurs expliquent la relative faiblesse de la déma té rialisation. En tête apparaît la culture papier, encore prédo minante. Mais d'autres facteurs, comme l'organisation en «silos» ou encore l'absence de workflow formalisés, expliquent cette réalité. Dans un autre volet, l'étude décrit très concrètement les bénéfices générés, comme par exemple les cinq jours gagnés dans le traitement des factures, pour une organisation œuvrant dans l'habitat social ou la division par quatre du temps de traitement dans une banque pour des demandes de clients de modification du contrat. Un dernier volet présente l'offre des prestataires sur ce marché et les classe en fonction de leur couverture fonctionnelle (LAD 2, workflow, ). 1. RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) 2. LAD (Lecture Automatique de Documents) Février - Mars 2013 n 79

4 Dématérialisation des documents et processus métiers BUSINESS PROCESS OUTSOURCING documents entrants Des expertises et solutions à la hauteur de vos projets SOLUTIONS ET TECHNOLOGIES ÉDITIQUE ET COMMUNICATION MULTICANAL Découvrez toutes nos prestations et solutions sur notre nouveau site web

5 D OSSIER Les bénéfices concrets de la dématérialisation Supprimer la saisie Rappel Workflow Le terme de Workflow (traduisez littéralement «flux de travail») signifie Gestion électronique des processus métier. C'est la représentation d'une suite de tâches ou opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc. De façon pratique, un Workflow peut décrire : Le circuit de validation. Les tâches à accomplir entre les différents. acteurs d'un processus. Les délais à respecter. Les modes de validation. Les conséquences se déclinent, en effet, sur de nombreux aspects. Comme l'étaye l'étude de Markess, la dématérialisation se traduit globalement par une optimisation des processus métier, de la commande à la facturation en passant par tous les métiers d'une organisation. La première étape, quasi banalisée et basée sur des logiciels de Lecture automatique des documents (LAD) et de reconnaissance des caractères, se traduit désormais, presque à chaque fois, par la récupération automatique de tout ou partie des informations contenues dans les documents (montant, TVA, numéro de client, date, mots-clés, etc.) et par leur versement automatique dans les logiciels métiers, comptables notamment. Loin d'être mineure, cette étape évite d'abord des tâches de saisie, et les contrôles associés, dans les logiciels métiers. Si l'automatisation complète n'est pas possible, en cas de doute dans la reconnaissance des informations, les logiciels facilitent l'identification des cas litigieux. Cette étape, dite de vidéocodage, reste beaucoup moins lourde que la saisie antérieure et ne mobilise que très peu de ressources. Une première optimisation qui ne va pas parfois sans poser des questions sensibles. Que faire des équipes dédiées à la saisie? Dans de nombreux cas, elles peuvent être affectées à d'autres tâches. Directeur communication et marketing d'everial, Olivier Faura le constate : «Dans une entreprise de location de matériel de BTP, des équipes libérées d'une partie des tâches de saisie font désormais davantage de contrôle de gestion que de traitement comptable». De son côté, Mutuaide Assistance, société d'assistance généraliste, filiale de Groupama, a choisi Accelya, spécialiste de la dématérialisation des factures et des flux dématérialisés. Un choix motivé par la croissance de son activité, l augmentation constante du volume de dossiers et par conséquent du besoin en ressources humaines pour les traiter, et qui a permis de dématérialiser fiscalement ses factures fournisseurs. «Dans un contexte de forte croissance, ce projet nous a permis de mieux maîtriser nos effectifs, et surtout de les faire évoluer vers des tâches informatisées et à plus forte valeur ajoutée, telles que la gestion des prestataires Trois questions à Comment mesurer le retour sur investissement d un projet de dématérialisation? > Le retour sur investissement ou le Jean-Michel BÉRARD Président du directoire «payback» se décline différemment de l éditeur Esker selon les entreprises. Dans la plupart des cas, la durée s étale sur une ou deux années. Les gains les plus évidents portent sur les économies de papiers, d envois postaux, de photocopies, de mètres carrés de stockage, etc. Des gains souvent faibles, mais les bénéfices les plus importants portent sur la productivité. 28 Comment cela se concrétise-t-il? > Dans la plupart des projets, la dématérialisation se traduit par des gains de productivité sensibles. Quel que soit le type de document concerné (dossier client ou facture fournisseur), l automatisation de l extraction des données des documents par exemple, se traduit par une diminution des temps de traitement. De façon très globale, ces temps sont globalement divisés par deux. L un des impacts le plus mesurable découle de la dématérialisation des factures. Passer au numérique permet d optimiser la trésorerie en gagnant de 3 à 4 jours sur l encaissement. Un gain financier qui peut représenter jusqu à 1 % du chiffre d affaires. Quels sont les autres «effets secondaires»? > La dématérialisation a d autres conséquences qui, en général, optimisent le fonctionnement des organisations. Ces dernières sont cependant rarement prises en compte dans le calcul du retour sur investissement parce qu elles sont difficiles à quantifier. Il s agit par exemple d accroître la visibilité sur les processus, par exemple pour savoir où en est la validation d une facture, ou encore, de raccourcir les délais pour répondre à une demande client. Ce qui se traduit par une amélioration du service client. Février - Mars 2013 n 79

6 Les bénéfices concrets de la dématérialisation D OSSIER Un ouvre-lettre qui numérise... Les équipes libérées d'une partie des tâches de saisie font désormais davantage de contrôle de gestion que de traitement comptable et fournisseurs, la mise à jour des dossiers en temps réel, la négociation» commente Romain Tanguy, secrétaire général de Mutuaide Assistance. «La dématérialisation trouve tout à fait sa place dans la stratégie globale de l'entreprise : trouver du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée, utiliser les outils informatisés pour une meilleure gestion du temps, travailler également sur la numérisation et la gestion électronique des documents (GED)». Olivier FAURA Directeur communication et marketing d'everial Le système d ouverture Red 72 couplé au scanner AS7200 de Pitney Bowes offre une solution pour l ouverture sur multiples côtés, l extraction et la numérisation du courrier, en une seule opération et par un unique opérateur. La dématérialisation ainsi intégrée à l extraction permet d éliminer la phase de préparation manuelle des documents pour une productivité accrue. Equipé de lecture OCR, CMC7 et codebarres, le scanner permet de traiter tous types de documents jusqu à pages/heure et génère des fichiers standards pour une intégration simple à tout système de GED. Spécialiser des sites Encore plus impactant, la capture peut également s'accompagner d'une réorganisation d'entreprises multisites et se traduire par la spécialisation de chaque centre sur une tâche donnée. Olivier Faura d'everial, décrit le cas de cette société de location de matériel pour BTP comptant une soixantaine d'agences : «Ces dernières recevaient et traitaient sur place les factures fournisseurs dans le logiciel de comptabilité. Depuis la mise en place du projet, elles se limitent à numériser les factures. Ces dernières sont envoyées sur un seul site en numérique, un logiciel de reconnaissance récupère les données et les verse dans l'erp. L'économie sur ce traitement est de l'ordre de 60 %». Même logique pour le deuxième exemple donné par Olivier Faura : «Un groupe mutualiste était réparti sur 14 implantations sur le territoire. Chacune d'entre elles géraient ses flux de feuilles de soins, de factures, etc. Depuis le projet qui a permis de centraliser et de relocaliser les traitements, ces centres ont pu être spécialisés, dans la prévoyance, la santé, etc.». Dans un grande banque française de réseaux, «la dématériali sation des dossiers de crédit immobilier et des dossiers de succession a impacté positi - vement l'organisation», constate également Éric Jamet de Tessi Documents Services. 29 n 79 Février - Mars 2013

7 D OSSIER Les bénéfices concrets de la dématérialisation Unclesam - Fotolia Améliorer la réactivité Étape suivante et complémentaire de la capture, l'installation d'un logiciel de gestion électronique des documents n'est pas impérative. En théorie, un certain volume la justifie. Rapidement cependant, gérer ses documents à travers Windows devient une gageure et installer un logiciel de GED devient indispensable. Cet outil impacte également l'organisation. Couplée à des logiciels de workflow, qui reproduisent les circuits d'approbation, de notes de frais, d'engagement, de publication, de dépenses, etc., la GED facilite l'envoi du bon document, dans la bannette électronique de la bonne personne. Dématéria - lisés, ces circuits deviennent indépendants de la localisation physique des collaborateurs. Ils accélèrent les validations, les prises de décision, dans le cadre de réponse à des appels d'offres par exemple. Autre aspect, l'intégration des données capturées par les logiciels s'accompagne souvent d'un lien entre les applications métiers, de comptabilité, de suivi de commande, etc., et la gestion électronique des documents. L'opérateur peut alors instantanément, et à partir de son application métier, accéder aux versions numériques des courriers et autres documents. Le système lui indique par exemple qu'un virement a été effectué et fait apparaître sur son écran le courrier en format pdf ou en format image, envoyé la veille par le client. Techniquement, ce couplage entre le logiciel de GED et les applications métiers reste relativement facile à mettre en œuvre. Conséquence, il améliore notablement la relation Notes de frais visualisées chez Tibco Lydia BRETON DSI de Tibco Retour d expérience L'objectif du projet était bien délimité. Il s'agissait de rationaliser, sécuriser et fluidifier la gestion des feuilles de temps, des notes de frais et des justificatifs associés. Le projet a d'abord été déployé dans un premier temps au sein du seul département Tibco Services, qui compte 370 collaborateurs, ce qui représente environ justificatifs mensuels. Ceci, afin de tester la solution et d'assurer la réussite d'un projet de dématérialisation plus global. «Sur un plan technologique, les approches proposées étaient très différentes. Nous avons très vite été convaincus par la solution Perceptive Content de Perceptive Software, pour ses aspects non intrusifs et le Learn Mode qui permet une intégration à notre système d'information sans développement spécifique», se souvient Lydia Breton, DSI de Tibco. En quelques semaines, l'interface Web de dépôt des documents et un pool de scanners on été déployés dans l'ensemble des agences du groupe. «Mais le déplacement en agence n'est pas obligatoire, tient à souligner la DSI. Nos agents peuvent également scanner leurs justificatifs chez eux s'ils disposent du matériel adéquat, ou encore plus simplement les photographier via leur smartphone et les envoyer sur l'interface». Et le résultat ne s'est pas fait pas attendre : oubliés les enveloppes T ou le courrier interne, les opérationnels se prennent au jeu et scannent ou photographient leurs documents avec la plus grande régularité. «Cela nous suffit, poursuit Lydia Breton. Nous n'exigeons pas l'envoi papier dans un second temps : nos agents les conservent s'ils le souhaitent mais ce n'est pas obligatoire». Pari réussi donc. client parce qu'il annule quasiment les temps de recherche des documents. Optimiser son système d information La dématérialisation est aussi l'occasion de repenser l'organisation de son système d'information. 30 Société civile pour l administration des droits des artistes et musiciens interprètes, l'adami gère artistes et plusieurs millions de références d'œuvres sonores et audiovisuelles. Dans le cadre de la refonte de son système d'information, la société a choisi la dématérialisation complète de tous les flux papier et de leur intégration dans ses logiciels métiers. Au-delà de l élimination pure et simple du papier, l'objectif est de faciliter le traitement des flux et le contrôle. La mise en place du traitement de la «chaîne» documentaire touche aussi les documents sortants. Elle facilite par exemple les modifications à apporter dans des contrats. Responsable marketing et communication de Business Document, Karine Malézieux l'explique : Février - Mars 2013 n 79

8 Les bénéfices concrets de la dématérialisation D OSSIER Elenathewise - Fotolia «Notre outil Bdoc Suite pour les banques, permet de composer des dossiers et différents éléments à partir du référentiel documentaire et de les personnaliser avant édition. Des fonctions couplées à un workflow documentaire, par exemple, Les prestataires spécialisés comme Docapost DPS et Tessi Documents Services, entre autres, ont largement étendu le périmètre des prestations «jusqu'à l'externalisation complète des traitements documentaires, incluant l'extraction, l'indexation, la livraison des données, l'archivage, etc.», précise Éric Jamet de Tessi Documents Services. Même démarche pour la division pour faire valider et modifier directement, si besoin, un contrat par le service juridique sans revenir en arrière». Une intégration entre les logiciels qui fluidifie le traitement documentaire et limite le nombre de logiciels nécessaires. Externalisation de partie du métier Encore plus radical, un projet de dématérialisation peut être l'occasion d'externaliser non seulement les étapes techniques, de contrôle des données par exemple, mais aussi métier. dématérialisation de Docapost DPS qui propose de prendre en charge tout type de document, factures, paies, relevés, contrats, etc. Des prestations qui peuvent s'effectuer chez le prestataire, Docapost par exemple, ou sur le site du client avec des équipes du prestataire. Les prestations proposées vont jusqu'à la prise en charge de traitement métier. (cf. encadré) Karine MALÉZIEUX Responsable marketing et communication de Business Document Notre outil Bdoc Suite pour les banques, permet de composer des dossiers et différents éléments à partir du référentiel documentaire Quand la dématérialisation se traduit par l'externalisation de processus métiers «Dans le cadre d'une prestation d'externalisation, nous prenons en charge le traitement des dossiers de crédit et de succession pour une grande banque de réseaux. L ensemble des opérations de numérisation en masse, ou au fil de l eau, en provenance des agences, de vidéocodages complémentaires aux étapes de capture automatique (LAD-RAD) et de contrôle, sont réalisées dans nos locaux. Ces étapes se déroulent depuis notre outil de pilotage de flux BOS Manager Documents. Après ces étapes de dématérialisation, nous nous occupons d une partie des contrôles métiers réglementaires, comme le contrôle de la complétude des dossiers de crédit et de succession. Nous prenons également en charge l'archivage en GED, en respectant toutes les contraintes réglementaires, via notre solution Docubase accessible en mode SaaS pour le client depuis notre datacenter de Bordeaux. Plus complexe, nous prenons enfin en charge certains traitements métiers, Éric JAMET Directeur marketing de Tessi Documents Services par exemple, pour les dossiers de succession inférieurs à Un traitement qui va jusqu'à l'accord d'une pré-autorisation de déblocage des fonds de la succession. Pour cela, nous accédons aux appli cations informatiques du client, via des écrans connectés accessibles à travers un réseau sécurisé. La banque reste bien sûr seule décisionnaire». 31 n 79 Février - Mars 2013

9 D OSSIER Les bénéfices concrets de la dématérialisation Salon. La 19 e édition du salon Documation réunira, les 20 et 21 mars 2013 au CNIT Paris La Défense, plus de 175 exposants et visiteurs autour des innovations et des grands enjeux de gestion des données et des contenus, grâce à la dématérialisation, les outils de recherche, de création, d orga nisation, d archivage, de partage et de diffusion de l infor mation en entreprise. Pour plus d infos : Les normes garantissent le respect de la réglementation en matière d'archivage électronique Depuis 2000, la loi n du 13 mars a conféré à l écrit électronique la même force probante qu à l écrit papier. En d'autres mots, le Code civil pose le principe que «l écrit sur support électronique a la même force probante que l écrit sur support papier». Une facture au format numérique, pdf par exemple, peut donc, au même titre qu'une facture papier, servir d'élément de preuve dans un contentieux. Le législateur a cependant introduit des conditions. La personne dont il émane doit pouvoir «être dûment identifiée» et le document doit être «établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l intégrité». Les moyens mis en œuvre pour ce faire ne sont pas précisés techniquement par le législateur. Différentes solutions sont disponibles sur le marché. Elles reposent sur la signature électronique pour répondre à la contrainte d'authentification, et sur différentes technologies pour celle de l'intégrité. Les documents sont également horodatés par une société, en général externe, pour garantir la date apposée au document. Pour garantir qu'ils respectaient bien la réglementation, les prestataires ont travaillé depuis plusieurs années sur des normes attestant de ce respect. Plusieurs familles de normes répondent à ces besoins. Certaines portent sur la gestion du système d'archivage, d'autres sur les aspects techniques. La norme ISO est dédiée à l'archivage électronique. Outre le respect des aspects réglementaires, cette dernière vise plus globalement à garantir que les documents sont créés, archivés et organisés d'une manière pertinente. Parmi les dernières normes validées, on peut citer la plus importante, la ISO/FDIS , qui spécifie la conception et le fonctionnement d'un système d'informations pour la conservation d informations électroniques. Validée depuis le 15 janvier 2012, cette norme décrit le cadre technique à la base de systèmes d archivage électronique (SAE) respectant les dispositions légales et/ou réglementaires. Très concrètement, le respect de cette norme est censé garantir l intégrité, la pérennité, la sécurité et la traçabilité des do - cuments conservés dans ces SAE et, par la suite, garantir leur valeur probatoire en cas delitiges. Sources : Livre blanc d Everial «Dématérialisation et archivage probant des documents éléctroniques dans le contexte juridique français» ; Fedisa ; FNTC. Associations à suivre en matière de normes En matière d archivage électronique, la normalisation n est pas encore achevée. Respecter la réglementation pour une facture au format numérique ou pour l ensemble de son système archivistique ne fait pas appel aux mêmes normes. Ce qui impose de connaître les travaux en cours sur la question. En France, quelques associations regroupent la majeure partie des spécialistes du domaine. Et comportent des groupes de travail par exemple sur le coffre-fort électronique. Voici les associations les plus actives : Spectral-Design - Fotolia 32 Février - Mars 2013 n 79

10 Avis d Expert Everial CRM : valorisez vos flux d information! Lignes OPEX Ouverture / numérisation / tri / traitement Au-delà des gains de temps et de la rationalisation des coûts, la dématérialisation peut également conduire à la valorisation de l information et à l optimisation de la relation client. Le point sur un savoir-faire qui séduit de plus en plus les PME avec Olivier Faura, directeur marketing et communication du Groupe Everial. GPO Magazine : Quels sont les enjeux liés à l automatisation des processus? Olivier Faura : L automatisation des processus par la dématérialisation des flux documentaires et d information permet d améliorer et d optimiser les organisations. Elle peut accélérer le traitement des flux entrants, circulants et sortants, réduire les coûts inhérents et permettre de générer plus d'activités à structure équivalente. Dans le contexte de recherche de productivité et compétitivité, c est un facteur d économies essentiel. GPO Magazine : À chaque processus dématérialisé, ses bénéfices? O. F. : En effet. La dématérialisation des flux entrants permet une capture automatique des données et/ou des do - cuments puis leur diffusion électronique. Les collaborateurs, notamment mobiles, ont ainsi accès à leurs courriers en temps réel et gagnent en réactivité. La dématérialisation des flux circulants (les workflow) assure, pour sa part, les circuits complets de validation des documents (notes de frais, validation de factures fournisseur, documents inter sites, ). Une démarche qui facilite la diffusion de l information et réduit les temps et les coûts de traitement administratif des documents concernés. Enfin avec la dématérialisation des flux sortants, nous traitons simultanément les processus physiques et électroniques du courrier sortant : factures clients, bulletins de paie, connectés à une solution d archivage électronique probant. Globalement, l entreprise gagne en coûts, en efficacité et en sécurité. Mais surtout, la dématérialisation de la chaîne complète du traitement de ces documents offre de nombreuses opportunités en termes de valorisation du contenu. GPO Magazine : Comment valoriser les documents et données dématérialisés? O. F. : Dans un environnement devenu très mouvant, l accès à l information utile contenue dans les supports papier dématérialisés ou nativement électroniques est devenue stratégique : être plus réactif que les concurrents pour innover ou proposer des offres ciblées, apporter de la satisfaction client en accélérant les temps de réponse, réduire les risques par la carence d une information probante, limiter la duplication de la même information, Au-delà de la simple mise en place d un projet de dématérialisation, la capa cité à organiser en amont l ensemble de ses flux documentaires, à extraire les données, à disposer de plates-formes de stockage sécurisées et d outils d accès à cette information utile est essentielle. Dans le cas de la relation client, la dématérialisation permet d'extraire et d'enrichir les données et informations nécessaires à la mise en place, par exemple, de campagnes marketing ciblées. Dans le cas des processus métiers de l entreprise, la valorisation des données dématérialisées passe par la capacité de l entreprise à rechercher, sur ses bases de données, une information qui peut être contextuelle, structurée ou non structurée. L objectif pour l entreprise, ici, consiste à avoir accès à l ensemble de son infor - mation utile à la gestion de sa stratégie et de ses demandes clients. Le Groupe Everial CA de près de 90 M, collaborateurs 20 sites en France et à l'étranger + de clients, tous secteurs d'activités Everial CRM/BPO 18 millions de courriers entrants par an 30 millions de courriers sortants Gestion et enrichissement des bases de données client GPO Magazine : Des approches dans lesquelles Everial s est engagé? O. F. : L efficacité des processus métiers (BPO) et la valorisation de la relation client (CRM) dépendent de la capacité des entreprises à optimiser leurs flux d information et leurs campagnes marketing cross canal. Or, avec l acquisition en 2011 de ces expertises, le Groupe Everial est devenu l un des leaders du secteur. Outre l accompagnement de nos clients en conseil et pilotage de projet de dématérialisation, nous proposons aux entreprises de toute taille une approche à cinq niveaux : dématérialisation des flux entrants, circulants et sortants, hébergement et archivage des données et des documents, intégration des données dans les systèmes d information internes ou externes, moteur de recher - che unifiée et portail GED, système de valorisation de la donnée CRM avec des outils de datamining et de scoring, permettant de chercher et de croiser des informations. Everial, fort de plus de 20 ans d expertise en archivage des documents, apporte ainsi aux entreprises des solutions globales et personnalisées pour répondre à leurs besoins d optimisation des flux d information dans le cadre de la gestion de la relation client (CRM) et des processus métier (BPO). Pour en savoir plus N Azur : À noter Rencontrez Everial sur le salon Documation Stand G15, les 20 et 21 mars au CNIT- Paris La Défense 33 n 79 Février - Mars 2013

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