White paper. Les portails B2B collaboratifs au service de la chaîne de valeur

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1 White paper Les portails B2B collaboratifs au service de la chaîne de valeur

2 A propos de l auteur : Christophe VIRY est un expert en solution d intégration et de collaboration B2B depuis plus d une vingtaine d années. Il est aujourd hui en charge de la stratégie marché et produit de la gamme Generix Collaborative Integration de Generix Group. Executive Summary Dans un contexte économique durablement marqué par une croissance modérée et une concurrence exacerbée, la plupart des entreprises déploie des plans stratégiques axés sur une meilleure efficacité et une réduction des coûts. Parmi les axes opérationnels de ces plans, il apparaît systèmatiquement l informatisation des processus, la dématérialisation documentaire, le Business Process Outsourcing, la mutualisation des opérations ou encore l intégration des acteurs à la chaîne de valeur de l entreprise. Pour réaliser ces transformations, l entreprise s appuie de plus en plus sur les opportunités proposées par les solutions digitales ou numériques dont le portail B2B Collaboratif constitue le socle de l entreprise agile et communicante. Le portail B2B collaboratif appelé également extranet ou hub fournisseur est une application web permettant d ouvrir aux partenaires B2B les processus métiers de l entreprise. Ainsi, il organise la collaboration entre l entreprise, ses clients et ses fournisseurs autour d un objectif commun d optimisation des processus de gestion et d amélioration continue. Il renforce la stratégie de coopération commerciale et industrielle et optimise les relations avec les fournisseurs. Son périmètre d utilisation est large et regroupe l ensemble des processus et des informations associées, depuis la conception des produits jusqu à leur mise à disposition du client final, et cela, durant tout le cycle de vie des produits. En responsabilisant toutes les parties, le portail offre à chacun des gains de performance, en particulier sur les ventes et l approvisionnement, la logistique aval et amont, la facturation client ou fournisseur ou encore la gestion des référentiels produits. Ces bénéfices se traduisent par une meilleure visibilité sur l exécution des processus, une croissance des ventes, une plus juste planification de la production, une réduction des niveaux de stock, une amélioration des taux de service, une accélération des cycles, et bien entendu, par une plus forte productivité administrative. Associé à l EDI et à la dématérialisation documentaire, le portail B2B collaboratif est un moyen de mettre la technologie au service du business. Il contribue à échanger des informations, à interagir sur les processus, mais également à sécuriser les échanges en améliorant la traçabilité et la qualité des données. L objectif de ce livre blanc est d accompagner l entreprise dans la réflexion et la préparation au déploiement d un portail collaboratif auprès d un écosystème de partenaires B2B. Pour aider à cela, ce livre blanc offre des réponses détaillées aux problématiques suivantes : - Pourquoi intégrer un portail B2B collaboratif au sein d une stratégie de croissance? - De quelle manière le portail B2B améliore-t-il la chaîne de valeur de l entreprise? - Comment contribue-t-il à l automatisation des processus métiers? - Quels sont les principaux processus éligibles à cette mutualisation? - Comment identifier et mesurer les principaux bénéfices pour chacun des acteurs? - Quels sont les composants constituant un portail B2B de nouvelle génération? - Comment réussir la mise en place du portail en considérant les incidences légales? - De quelle manière le portail complète-t-il une stratégie B2B et une démarche EDI? - Comment sélectionner une solution parmi des offres de catégories multiples? - Et enfin du Web-EDI au portail B2B 3.0, comment imaginer l avenir? À qui s adresse ce livre blanc? Ce livre blanc s adresse à toute personne dans l entreprise soucieuse d améliorer la productivité et de réduire les coûts de fonctionnement. Il concerne les managers et les responsables de projets dans les directions approvisionnement, vente, logistique/transport, comptabilité et système d information. Il intéressera également les personnes en charge de définir et d exécuter une stratégie d échanges B2B/EDI ou d entreprise étendue. 2

3 Le portail B2B au cœur de la stratégie d entreprise Dans une conjoncture de croissance freinée et de concurrence mondialisée, l entreprise est soumise à des pressions sans précédent sur ses prix et son efficacité. Elle est contrainte à multiplier les plans stratégiques visant à innover, proposer de nouveaux services clients, améliorer la performance, réduire ses coûts afin d assurer sa pérennité. Cette recherche d efficacité nécessite une automatisation des processus et une plus forte collaboration avec l écosystème de l entreprise. Aussi, les projets d externalisation ou de délocalisation se multiplient, ce qui augmente le nombre de partenaires intervenant sur la chaîne de valeur de l entreprise. L organisation du travail collaboratif devient alors un avantage concurrentiel. Dans le même temps, nous sommes passés du «capitalisme industriel au capitalisme cognitif» (1) et cela s illustre par un nouveau facteur de production, l INFORMATION qui s ajoute au capital et au travail. L information devient l une des composantes du patrimoine de l entreprise. Sa production est de plus en plus forte en volume : les sociétés doivent la collecter, la partager de manière collaborative, l analyser et en produire de la valeur. Cette information est souvent coproduite avec l écosystème de partenaires de l entreprise, les clients, les fournisseurs de marchandises, les prestataires logistiques. Elle est de plus en plus souvent numérique, dématérialisée et échangée via les réseaux. Toutes les applications fondées sur la gestion collaborative de l information deviennent ainsi stratégiques pour le développement de l entreprise. Les portails B2B collaboratifs sont ainsi perçus par les directions métiers comme un composant incontournable pour renforcer la productivité et assurer l e-transformation de l entreprise. Ces portails permettent l ouverture des processus d entreprise et d une manière globale de tirer parti des opportunités offertes par les nouvelles technologies. 3

4 Comment définir les portails B2B collaboratifs? Le portail B2B est une application Web partagée par un écosystème de partenaires externes désignés. Il est mis en œuvre pour automatiser un processus de gestion, dématérialiser des documents et accélérer le déploiement des échanges électroniques avec une large population de partenaires B2B. Il propose une interaction continue, entre les utilisateurs métiers de plusieurs entreprises, autour des actes métiers conçus en mode collaboratif. Le portail B2B doit son caractère collaboratif à l usage des technologies internet et Web. Il est facilement accessible par le plus grand nombre d utilisateurs et via les multiples «devices» connectés : ordinateurs, tablettes, mobiles, phablettes, télévisions, Le portail B2B est en outre une extension des applications de gestion du système d information de l entreprise, une ouverture des processus reprenant les principes d un extranet. C est le moyen de mutualiser les tâches de gestion ou d exécution, de contrôler et d optimiser la sous-traitance, de devenir de plus en plus communicant et agile. Les portails B2B font partie d une catégorie d applications informatiques revendiquées par plusieurs acteurs : les éditeurs de solutions métier (supply chain, finance, ventes, ) ou les ERP via leur module «collaboratif», les spécialistes du management de processus, les éditeurs de solutions d infrastructures logicielles ou framework de développement, les places de marché, ainsi que par les acteurs historiques de la collaboration inter-entreprises proposant de longue date des solutions EDI et Web-EDI. 4

5 Les portails B2B au service de la chaîne de valeur La mise en place d un portail B2B est une préoccupation largement répandue dans les entreprises. Le retour sur investissement est rapidement démontré et la démarche permet de servir les enjeux précédemment rappelés : améliorer sa productivité, développer des avantages concurrentiels et réduire ses coûts de gestion. Le portail B2B est ainsi l un des composants de la chaîne de valeur de chaque entreprise ou de chaque filière telle que définie par Michaël PORTER (2). Prenons l exemple d un portail déployé auprès de fournisseurs, aussi appelé un «hub fournisseur». Celui-ci optimise le fonctionnement des «activités de base» de l entreprise : la logistique entrante et sortante, les opérations de production et packaging, les ventes, les activités de services associés, il contribue à améliorer la marge. Il permet une interaction entre les collaborateurs des entreprises supportant les «activités de soutien ou fonctions de support». Il apporte des bénéfices métiers mesurables dont : Economies sur la gestion des référentiels fournisseur (produit, prix, lieux-fonctions, ) : constitués et maintenus directement par le fournisseur. Optimisation des cycles de production du fournisseur grâce au partage des informations de prévisions de ventes, de stock, entraînant une réduction des ruptures de vente et un levier de négociation supplémentaire pour l acheteur. Amélioration des approvisionnements. Immédiatement le fournisseur réceptionne les commandes, les valide ou les modifie et retourne l information à son client. Optimisation de la logistique par l intégration des données d expédition du fournisseur permettant une meilleure organisation des réceptions. Mise en place d une traçabilité sans faille grâce à la collecte des informations durant toute la chaîne logistique. Automatisation de la facturation entrante alimentant le rapprochement des données et réduisant le coût de gestion des litiges. Pilotage global de toutes les étapes du processus (achat, mise en production, livraison, facturation) à travers des tableaux de bord, des KPIs et des alertes métiers. Sécurisation des données échangées par la suppression des supports papier, le chiffrement des données, la signature électronique, l archivage à valeur probante avec intégrité. Ainsi avec un hub fournisseur, le donneur d ordre parvient à exploiter gratuitement la capacité de travail des fournisseurs. Il leur propose en outre une relation gagnant-gagnant puisque ces derniers assurent au passage l optimisation des ventes de leurs produits ou encore la résolution des litiges de leurs factures accélérant donc les règlements. 5

6 Les portails B2B sont positionnés à différents niveaux de la chaîne de valeur de l entreprise : relation distributeur/fournisseurs, client industriel/fournisseurs, client industriel/clients, afin de collecter des économies sur la supply chain amont et aval. Il peut également se déployer à l échelle d une filière complète organisant l intervention de plusieurs industriels et prestataires dans la conception et la mise en marché d un produit. En terme de réduction des coûts, la mise en marché d un portail B2B collaboratif connaît un retour sur investissement totalement proportionnel au taux d usage, autrement dit, au déploiement de l application. Les nombreuses études de marché proposées en particulier par GS1 France permettent d estimer les retours sur investissement selon la nature des flux. Ainsi, GS1 estime à 18,5 les gains engendrés par la dématérialisation des bons de commande, à 14 ceux de la facture électronique voire à 42 pour une fiche produit électronique (3). L importance du niveau de déploiement à atteindre est donc de taille. Informatisation des processus métier et portail B2B Pour accompagner la transformation de l entreprise vers une optimisation de ses processus et une plus forte agilité, le système d information doit évoluer dans son ensemble. Il doit en effet être capable de gérer des processus horizontaux, par exemple «e-commerce» ou «order to cash», alors que sa conception réside dans un cloisonnement des tâches et des applications : vente, logistique, achat, transport, facturation, comptabilité, Dans un premier temps, les directions informatiques ont permis aux applications en silo de dialoguer entre elles via des solutions d intégration/d interface situées sur une couche de niveau middleware. Ainsi, les démarches Enterprise Application Integration puis Interface ou Enterprise Service Bus se sont multipliées et associées à des applications EDI ou d intégration B2B pour favoriser cette fois les échanges de données avec des partenaires externes à l entreprise. Par la suite, les systèmes d information ont accueilli une couche de Business Process Management afin d informatiser les processus métier d entreprise et d assurer l exécution des processus. Ces mêmes systèmes d information permettent ainsi une collaboration non seulement technique, mais aussi fonctionnelle entre les différentes applications de l entreprise. Enfin, une couche supplémentaire s est développée pour aller au-delà de la collaboration inter-applicative et permettre l intervention des utilisateurs métiers dans la réalisation des processus. Des composants de type Workflow intra-entreprise se sont ainsi déployés, puis ont été ouverts aux utilisateurs externes via les portails B2B. La synchronisation des données entre les applications inter et intra-entreprise est donc complétée d une interaction humaine permanente. Le portail collaboratif est ainsi un composant métier assurant la collaboration et l ouverture des workflows aux opérationnels métiers des partenaires B2B de l entreprise. 6

7 Cloud, infrastructure technique Production Legacy Metier Finance Comptabilité EDI Logistique Transport Gestion des processus, Middleware : EDI, EAI, ETL, ESB Ventes Ecosystème de partenaires B2B Achats Portail Collaboratif Couplé à l EDI, le portail B2B organise les interactions avec les applications et les utilisateurs des partenaires sous-traitants ou clients de l entreprise. Le portail B2B permet aux processus de fonctionner en s alimentant des informations externes, par exemple une intervention du fournisseur dans la maintenance du référentiel, une remontée d information sur une marchandise non disponible ou non livrée dans les délais, une collecte des informations de facturation ou de paiement pour clore le processus. L EDI et le portail B2B apparaissent dès lors comme des solutions complémentaires et non opposables, l une assurant l intégration de données en masse, l autre permettant le cas échéant à un utilisateur de traiter un cas particulier. Autre exemple, lors d un traitement automatisé des factures entrantes, ces dernières sont intégrées par milliers dans les systèmes de rapprochement grâce à l EDI. Le portail sera pour sa part utilisé pour solliciter l émetteur et lui demander la correction d une donnée incohérente ou l ajout d une information manquante sur l une des factures. 7

8 Quel processus métier déployer sur le portail B2B? Besoin de collecter les informations produits, de réduire le coût du lettrage facture, de mettre en place la traçabilité logistique, quel que soit le besoin métier incitant à mettre en œuvre un portail B2B, il faut d abord définir une stratégie B2B à l échelle de l entreprise. En d autres termes, il est essentiel d identifier l ensemble des processus, des informations et des documents à partager avec une population ciblée afin de les rassembler sur une application unique dans une démarche Single Point Of Contact. Pour s en convaincre, prenons l exemple d un département comptabilité fournisseur qui choisirait de déployer un extranet fournisseur pour collecter les données de facturation fournisseur et qui, respectueux des cloisons interservices, ne partagerait pas cette démarche avec les autres services de l entreprise : achats ou logistique par exemple. Les conséquences de cette vision cloisonnée de la relation fournisseurs seraient notamment : Le déploiement d autres portails B2B avec la même population de fournisseurs pour répondre à d autres attentes départementales : optimiser l approvisionnement, améliorer la collaboration logistique, entraînant de nouveaux investissements suivis de coûts d exploitation des applications. La multiplication de l effort de déploiement consistant à embarquer les fournisseurs sur le portail après des phases de tests, formation et certification. La dispersion des référentiels fournisseurs rendant complexe la synchronisation et obligeant les utilisateurs à saisir plusieurs fois la même information sur des interfaces différentes. L impossibilité d aligner des données d un processus transverse et de veiller à leur cohérence. Les données de la facture fournisseur sont par exemple de bien meilleure qualité si l interface de saisie de la facture s appuie sur les données de livraison et de réception de la commande, puisque ces documents sont les faits générateurs de la facture. L incapacité à mettre en œuvre des outils de monitoring globaux assurant la traçabilité, ou de profiter de KPIs pertinents ou encore de disposer d un archivage unique des actes. Une mauvaise image de l entreprise en termes de collaboration interne et d efficacité. Restons sur cet exemple. C est aussi une occasion ratée de se conformer aux exigences de l administration fiscale en matière de piste d audit pour la dématérialisation des factures. En effet, cette dernière exige que soit mise en place dans les entreprises une piste d audit fiable, établissant un lien entre la facture et toutes les pièces génératrices qui en sont le fondement : devis, commandes, livraisons, factures, règlements, 8

9 Pour autant, une fois la stratégie de collaboration B2B établie, il est conseillé de construire le portail de manière itérative selon les priorités et opportunités. On pourra ainsi débuter par une catégorie de flux et une première vague de fournisseurs puis ajouter au fur et à mesure des processus et partenaires complémentaires. Fournisseur Portail Fournisseur Informations partenaire, contacts, produits Client Prévisions inventaires ventes Chargement données Téléchargement documents Editions Commandes Accusés de commande Inter-action ERP Modification/Annulation de commande Avis d expédition et étiquettes Intervention humaine Avis de réception Factures et avoirs Avis de paiement Intervention humaine Référentiel : Partenaire Produit Lieu/fonction Archivage documentaire Dans la pratique, les principaux processus aujourd hui déployés sont les suivants : Sur un extranet fournisseurs : - une gestion du référentiel en termes d identité fournisseurs, contacts et attributs des produits - les commandes d achat - les retours fournisseurs sur ces commandes : acceptation, modification, pouvant entraîner une annulation et/ou une nouvelle commande - les avis d expédition - la facturation incluant les avoirs et la gestion des litiges - les retours d information relatifs aux règlement des factures - la transmission d information relative aux prévisions, aux ventes, aux sorties d entrepôt, ou encore le partage de documents non structurés, fixes ou PDF tels que : contrats, conditions de ventes, fiches techniques, vidéos produits, - Ensuite selon les secteurs, il existe des processus complémentaires tels que les appels de livraison dans l industrie ou le dépôt/retrait de marchandise dans la distribution e-commerce 9

10 Sur un extranet clients : - la gestion du référentiel et des référencements : qui achète quoi? à combien? comment? quand? - la saisie de commandes par des populations diverses : clients, filiales, représentants, affiliés, points de vente, - la transmission des informations relatives au traitement de la commande - les retours d information sur la préparation puis l expédition de la commande, dans une logique identique à celle du trace & track des sites e-commerce - la facturation Ces portails client sont à distinguer des sites marchands B2C, ils sont orientés réapprovisionnement de marchandises et n intègrent pas systématiquement de module de paiement en ligne. Il existe aussi de nombreux portails dans le domaine de la prestation logistique regroupant un donneur d ordre, son prestataire logistique 3 ou 4PL (avec ses sous-traitants) et les fournisseurs. Ces portails sont au cœur de la démarche d optimisation de la supply chain et du transport via une démarche collaborative. Ils interagissent avec les applications de gestion d entrepôts, d approvisionnement ou de transport et vont permettre des services multiples : optimiser l approvisionnement (G.P.A.), améliorer le remplissage camion via la mutualisation, fixer des RDV transporteurs, réduire les stocks, participer à la traçabilité, Chaque secteur d activité ou filière est ainsi susceptible de recourir à un portail B2B pour accomplir sa mission en tirant profit des nouvelles technologies collaboratives. Au-delà des portails orientés approvisionnement, vente ou logistique, certaines professions utilisent cette solution pour informatiser la collaboration au sein d une filière. A titre d exemple, Generix Group a déployé un portail B2B dans le domaine du traitement des déchets permettant à un éco-organisme de gérer une plate-forme de collaboration entre déchetteries et 200 industriels du ramassage, du tri et du retraitement des déchets. Ce portail B2B a ainsi permis d automatiser les principaux processus de la filière et d offrir des services tels que la traçabilité des déchets depuis le bac de collecte jusqu au site de revalorisation, la production de la facture, les demandes d enlèvement et la gestion des contrats. Le portail offre aussi l opportunité d enrichir «l expérience client» autour des produits et services qui sont proposés. Prenons l exemple d un loueur de véhicules qui propose à ses clients un portail de diffusion des factures. A cette occasion, il peut offrir de nouveaux services à valeur ajoutée à ses clients : un catalogue de format de facture multiple (EDI, XML, XSL, TXT, PDF, ), un archivage en ligne des factures clients, une mise à disposition des pièces jointes (contrat, déclaration d accident, photos, amendes, ), des KPIs d analyse de la consommation selon des critères multiples : type de véhicule, période, profil du loueur, région, 10

11 Positionnement du Portail B2B à l égard de l EDI et du Web EDI Près de 20 ans après son lancement, la principale difficulté de l EDI réside dans son déploiement à l ensemble des partenaires quelle que soit leur taille. Le rapport «The Future of EDI» de Forrester Research (4) indique que pour 58 % des entreprises interrogées, il est difficile de raccorder les «smaller and non-capable-edi». Pour sa part, GS1 France estime dans sa dernière étude menée auprès des fabricants de produits grand public que 50 % d entre eux n utilisent pas encore l EDI (5). La finalisation du déploiement EDI est pourtant primordiale, elle permet de supprimer les processus mixtes (avec et sans EDI) en dématérialisant 100 % des documents, et ainsi de tirer pleinement profit de l automatisation des processus métier. Pour atteindre cet objectif, les prestataires de solution de collaboration B2B proposent depuis le développement de l internet et des applications Web des plates-formes complémentaires à l EDI appelées Web EDI. Il s agit d applications Web permettant à un utilisateur de collecter les messages EDI qui lui sont adressés (visualisation, impression, téléchargement) et de saisir dans des formulaires les données constituant les messages à envoyer. L application Web EDI gère un référentiel (produit, code, libellé, identification des parties, ) et assure un bouclage des données émises et reçues. Du point de vue du donneur d ordre, ce type d application simule totalement l EDI puisque les messages EDI transmis et réceptionnés sont identiques en termes de structure pour un fournisseur utilisant de l EDI ou du WEB EDI. Les bénéfices sont donc de même niveau pour l ordonnateur. Pour le partenaire «non EDI», ce type d application implique des interventions manuelles pour télécharger les messages et saisir les données, puis pour ressaisir les données dans son système de gestion. Cela reste toutefois un bon moyen de satisfaire rapidement un client en supprimant l échange de document papier et en limitant l investissement. Par rapport à l EDI, le niveau d adoption ou de déploiement du Web-EDI est beaucoup plus rapide puisque les principaux freins à la mise en place de l EDI sont supprimés : intégration des données avec le système d information et dépenses informatiques. Dans la majorité des cas, l usage de ces plates-formes est soumis à un abonnement payant à la charge du fournisseur. Le prix dépend des volumes de messages traités et reste peu élevé au regard d un investissement EDI (quelques centaines d euros par an). Les premières plates-formes Web-EDI ont été déployées au début des années 2000 dans un modèle communautaire, pour un secteur d activité ou une filière comme la grande distribution ou l automobile. Elles permettent à un abonné de traiter des transactions avec plusieurs de ses clients au travers d un compte utilisateur unique. 11

12 Il existe moins d une dizaine de services de ce type en France dont le plus ancien est la plate-forme EDIone, de Generix Group. En production depuis la fin des années 1990, le service EDIone a succédé à une application minitel. Il est aujourd hui utilisé par plusieurs milliers d entreprises industrielles collaborant avec des distributeurs (alimentaire, bricolage), grossistes et professionnels de la Restauration Hors Foyer. Au total, une centaine de donneurs d ordre sont référencés en provenance des grands pays européens et les principaux messages déployés sont : commande, avis d expédition, facture, rapport d inventaire et la fiche produit. Après une dizaine d années d usages les services Web-EDI se sont vus progressivement concurrencés par des portails B2B initiés par un donneur d ordre et non par un prestataire B2B ou une communauté d utilisateurs EDI. L intérêt essentiel du portail B2B est de servir la stratégie du donneur d ordre en prenant la main sur l application. Il peut aussi choisir d y déployer tel ou tel processus, en valorisant sa charte graphique d entreprise, en facilitant l interaction avec les applications de son système d information, en insérant ses propres règles de gestion, et en ayant pour cible le guichet unique de collaboration avec ses partenaires. Dans la majorité des cas, le donneur d ordre imposera à ses fournisseurs l usage de son portail en leur présentant tout une série d avantages à l optimisation des processus. Pour en faciliter le déploiement, l usage du portail sera généralement gratuit pour le fournisseur. Les services Web-EDI et les portails B2B devraient continuer à cohabiter encore plusieurs années. Même si les seconds semblent être la solution dans la majorité des démarches de collaboration B2B, les applications Web-EDI gardent pour elles quelques avantages majeurs : elles sont déjà déployées auprès de milliers de PME et permettent à leurs abonnés d échanger avec plusieurs donneurs d ordre à travers d une seule application. Ainsi pour les donneurs d ordre de certains secteurs d activité, le Web-EDI reste un moyen simple, gratuit et extrêmement rapide d entrer en relation électronique avec des centaines de fournisseurs. 12

13 Les principaux composants du portail B2B collaboratif Adopté par la plupart des grandes entreprises, l Echange de Données Informatisées est la solution de référence pour échanger des documents structurés avec un écosystème de partenaires B2B. Les bénéfices et les économies engendrés par l EDI ne sont plus à démontrer et dans la plupart des organisations le retour à une organisation sans EDI n est plus imaginable. Il nécessite cependant un effort de chacune des parties pour extraire ou intégrer des données en provenance et à destination des applications de gestion. Sa mise en place requiert des compétences, des moyens financiers et un équipement permettant d opérer l échange de messages : gestion de processus de traitement, traduction, transport et monitoring. Ecosystem Internet IHM Web Process & rules BI & KPI Data & document Transport, Transform, Route Entreprise et son système d information CRM Datawarehouse Finance / Accounting Logistics Sales / Purchase Middelware Information System 13

14 Pour concevoir ou choisir une offre «clé en main» de portail B2B, il convient de connaître l anatomie minimale d une application de ce type. Grossièrement, un hub collaboratif comprend 3 niveaux : un middleware, un back-office et un front-office. Vu du système d information, le portail B2B comporte tout d abord une couche d interfaces dialoguant avec les applications métiers directement ou au travers des middleware de l entreprise. Généralement, les sollicitations entre le portail et le système d information s appuient sur une architecture orientée services (Web Service ou REST). Le portail assure aussi une mise au format attendue par les applications servies (XML, format ERP, EANCOM, ) et opère donc une traduction entre le format d un ERP et celui du référentiel au portail (souvent EDIFACT ou XML). Il comprend ensuite un moteur de gestion de processus orchestrant les opérations et permettant de respecter les particularités des processus métiers de chaque organisation. Ces processus ont généralement été modélisés dans l application selon les attentes métiers de l entreprise et l interaction attendue avec les applications de gestion. La structure des données, les règles de gestion, les calendriers et autres diagrammes de validation sont ainsi pris en compte. Les solutions les plus matures vont jusqu à proposer une génération du portail à partir d une solution orientée CMS et comportant des bibliothèques de tâches (survey, chat, login, gestion de droits, outil d apprentissage, e-learning, ) et des modules métiers (commande, avis d expédition, édition standard, ) Le tout est enrichi des composants traditionnels d une application web collaborative : gestion du compte, partage documentaire, publications et éditions, diffusion de messages, flux d informations RSS, FAQ, suivi des tâches, archivage des documents, Le portail dispose aussi d une base de données mémorisant notamment les éléments de référentiels (clients, prix, référencement, ), le modèle de données et les documents échangés. Concernant le pilotage des processus, il est aussi nécessaire d embarquer un moteur d analyse de données qui contrôlera l exécution du processus et affichera plusieurs catégories d indicateurs métiers et tableaux de bord. 14

15 IHM et technologies Vu de l utilisateur ciblé, la partie essentielle de l application est bien entendu son interface. C est pourquoi, le plus grand soin doit être apporté à cette couche qui influence la productivité de l application, son taux d acceptation et qui en outre porte l image de l entreprise. L IHM doit séduire par son intuitivité et s adapter à une part croissante d utilisateurs issus de la génération Y ou «digital natives». Ces derniers sont en effet ultra-connectés, mobiles, habitués aux jeux vidéo et à des interfaces ludiques. Ils les consomment sans se soucier des technologies sous-jacentes, le confort et la performance sont pour eux une évidence. En conséquence, le portail B2B sera compatible avec les standards du Web 2 et 3.0 et capable de supporter le concept ATAWADAC (6) : AnyTime, AnyWhere, AnyDevice, AnyContent. Il sera apprécié d y retrouver quelques standards technologiques ou visuels des réseaux sociaux en s appuyant par exemple sur les récentes API Facebook Connect pour la délégation d identité ou les templates graphiques des sites les plus utilisés. Sur le plan technologique, le portail B2B est à mi-chemin entre une application de gestion et un site Web. Elle repose sur des technologies compatibles avec ses objectifs : séduire les utilisateurs, faciliter la collaboration, traiter des volumes de données conséquents, assurer la sécurité des données, offrir une disponibilité continue, interagir avec le système d information. Aussi, elle embarquera les derniers standards du Web : Java 7, HTML5, CSS3, Javascript, REST, AVA HTM CSS3 HTML5 JAVASCRIPT REST AVA ACL DATA BIG AJAX ASCXI2 BPMN2 CSS3 J2EE EDIFACT HTTP HTML5 EBXML JAVASCRIPT EDIINT JMS REST SERVICES PHP SOAP WEBRWS UDDI SOA LDAP XML XSLT 15

16 T L environnement juridique à prendre en compte Le portail B2B collaboratif permet la dématérialisation de documents papiers généralement traités de manière manuelle : devis, commandes, bordereaux d expédition, factures. Il va, par conséquent, devoir respecter toutes les réglementations relatives aux documents concernés, à leur procédure de dématérialisation et de conservation. Plusieurs catégories d actes administratifs sont de fait soumis à une réglementation spécifique : les factures, les flux correspondant à des marchandises dangereuses ou aux alcools, les données de santé, les produits nécessitant une traçabilité particulière (déchets, alimentaire, ), les bulletins de paie, Pour cela, le portail doit supporter les niveaux de sécurisation définis dans des réglementations tant européennes et que nationales : authentifier les utilisateurs par un certificat électronique qualifié, signer et/ou chiffrer électroniquement des documents, gérer l intégrité des données archivées, restituer des pièces En conséquence, les composantes workflow du portail doivent souvent inclure un guichet de signature et l accès à un coffre-fort électronique en ligne. Le portail assure pareillement un cloisonnement des données par utilisateur, gère des droits et permissions et permet l auditabilité des accès. Il doit de plus en plus répondre aux standards en matière de circulation des informations stratégiques ou financières tels que définies par la loi Sabarnes Oxley. De plus, certains processus B2B exigent la mise en place de mandat entre le client et ses fournisseurs par exemple si le portail permet l auto-facturation ou la production de factures pour le compte de tiers. Enfin, du fait du stockage d un référentiel d utilisateur, il peut aussi être soumis à la réglementation relative à la protection des données personnelles (cf Commission Nationale de l Informatique et des Libertés). 16

17 Quelques conseils pour réussir la mise en place d un portail B2B La mise en place d un portail revient à mettre en marché une nouvelle application informatique en considérant cependant deux particularités précédemment développées : la forte interaction avec des utilisateurs métiers et l usage intensif des technologies Web. Dès la genèse du projet, il faut prendre conscience que l enjeu n est pas technique mais bien organisationnel. La difficulté ne réside pas dans la sélection ou l usage de technologies ou de progiciels Web, mais dans la manière d automatiser des actions manuelles récurrentes. Cela oblige à mettre à plat les processus et l organisation, à inventorier les situations, les cas d espèce et à laisser un espace d intervention à l homme pour prendre une décision dans une situation particulière. Voici quelques conseils clés à adopter pour déployer avec succès un portail B2B : un langage commun et compris par tous. Le portail dématérialise des documents administratifs existants (commande, avis d expédition, ). Il est donc nécessaire pour les parties de s entendre sur le modèle de données et de le documenter. Le plus simple est bien entendu de s en remettre à l usage d un standard d échange B2B tel que EANCOM, GUSI, XCBL, EBXML, lesquels proposent une normalisation de chaque message composant la transaction B2B. des processus élaborés de manière collective. A leur tour, les processus collaboratifs proposés aux partenaires B2B doivent être expliqués, documentés et acceptés par ces derniers. Ils doivent transcrire en mode automatisé des pratiques et des règles de gestion déjà en vigueur entre les parties. La mise en place du portail n est pas l occasion de modifier les règles du jeu ou de durcir les exigences auprès des fournisseurs. C est pourquoi l implication des utilisateurs métiers acheteurs, logisticiens, comptables est primordiale pour le design de l application. un workflow rigoureux. Au travers de la gestion de processus, le portail B2B organise les échanges entre les parties au gré des événements, des incidents et selon les règles métiers. Il distribue les notifications par mail, gère les droits et permissions aux utilisateurs, pour réaliser telles ou telles tâches de validation, correction, enrichissement, Il est donc primordial que ce workflow fasse l objet d un référentiel détaillé et que celui-ci soit partagé entre les parties. le déploiement. Enfin, il faudra mettre en place une démarche de déploiement afin d amener la population ciblée à utiliser le portail. C est un véritable projet dans le projet et sans aucun doute le plus complexe. Pour cela, il convient d appliquer les méthodes du déploiement B2B bien connues dans le microcosme de l EDI : qualification des contacts, information, argumentation, partage documentaire, assistance des utilisateurs, e-learning, test fonctionnel, recette, certification des usagers sans oublier d assurer un support téléphonique (help desk) des utilisateurs de l application. 17

18 Compte tenu des enjeux économiques, il est aussi fondamental de contractualiser entre l acheteur et le vendeur les conditions d utilisation du portail. Ces considérations feront l objet d un contrat à part entière où seront insérées dans le contrat de collaboration commerciale ou logistique existant entre les deux sociétés. Comment choisir sa solution de portail B2B collaboratif? La majorité des grandes sociétés de services informatiques et des éditeurs du marché propose des offres dans le domaine des portails B2B. Le pire et le meilleur s y côtoient en termes de technologies et de couverture fonctionnelle. Certains proposent simplement un framework de développement orienté Web utilisant toute une série de technologies propriétaires à l éditeur quand d autres proposent déjà des applications modernes enrichies de modules métiers éprouvés. 18

19 Le tableaux ci-après propose quelques critères pour évaluer les atouts et faiblesses des principales catégories de solutions recensées. Couverture fonctionnelle Intégration avec le système d'information Personnalisation Facilité de déploiement Prix d'usage Framework de développement proposé par un éditeur Très limitée puisqu'il s'agit d'un ensemble de technologies permettant un développement spécifique Variable selon la qualité des composants fournis et l'effort pour les intégrer Complète puisqu'il s'agit d'un développement à façon Rapide si le donneur d'ordre décide de le mettre gratuitement à disposition de ses partenaires Coût très élevé : achat de licence, développement, maintenance, incompatible avec le SaaS Web-EDI Limitée aux processus proposés par l'opérateur du service. En général : commande, avis d'expédition, facture Limitée du fait de la mutualisation à plusieurs entreprises, souvent réduite à l'échange de messages EDI Impossible, l'application est identique pour tous les donneurs d'ordre qui veulent y publier des messages Rapidité du déploiement confié au prestataire spécialisé, mais parfois freiné par la facturation imposée au fournisseur Gratuit pour le leader de communauté et entre 500 et 1000 euros par an pour l'utilisateur Place de marché Limitée au service proposé par la place de marché : sourcing, enchères, Limitée à quelques services d'interface souvent FTP/CSV Non prévue puisque l'application est mutualisée Généralement longue du fait du prix et de la résistance des fournisseurs qui préfèrent une relation directe avec le client En général un pourcentage sur le montant des transactions réalisées. Considéré comme très coûteux par les fournisseurs Module collaboratif d'une application de gestion Variable selon les offres mais dans tous les cas limitée au périmètre de l'application de référence. L'interaction avec l'application de gestion est naturelle mais cela est plus complexe en cas de processus transverses Variable selon les offres et technologies parfois éloignées des standards du Web Rapide, le donneur d'ordre propose gratuitement le service à ses fournisseurs Achat de licence auprès de l'éditeur, exploitation, maintenance. Modèle SaaS rarement disponible Portail B2B Elevée pour les offres les plus matures proposant un catalogue de tâches et objets métiers Bonne car en général le portail B2B intègre un middleware d'intégration : EDI/Fichier, XML/WS/REST Les offres les plus évoluées proposent une personnalisation des composants métiers et de l'interface Rapide, le donneur d'ordre propose gratuitement le service à ses fournisseurs. Le taux d'adoption est élevé du fait de la qualité de l'application Gratuit pour le partenaire B2B et facturé au donneur d'ordre généralement sur un modèle SaaS 19

20 Au-delà de ces éléments de comparaison, il convient aussi de s intéresser aux compétences en matière d intégration, de collaboration et de gestion de communauté B2B du prestataire retenu. Peut-il accompagner les utilisateurs dans l expression de besoins et les conseiller dans l adoption de standards B2B? Dispose-t-il déjà d un réseau de contacts avec les fournisseurs ciblés, d une communauté d entreprises prêtes à collaborer? A-t-il la capacité à assurer un support multi-langues et multi-fuseaux horaires pour les utilisateurs? Sera-t-il capable d accompagner le déploiement du portail sur des centaines d entreprises dans un délai court? Ce dernier exemple n est pas des moindres. Dans un avis d expert «Réussir votre déploiement B2B» (7) publié par Generix Group, il a été constaté une durée de déploiement jusqu à 30 jours par fournisseur! Pas de doute sur l intérêt d utiliser une offre de portail B2B incluant aussi un service d automatisation de l embarquement avec par exemple l auto-enregistrement ou la certification fournisseur automatique. Enfin, il est recommandé de choisir un prestataire capable de proposer un service global (offre progiciel, savoir-faire B2B, déploiement, ) sous forme de SaaS. En effet, le portail B2B exige une architecture Web complexe et difficile à amortir à l échelle de l entreprise. L application doit supporter des centaines de connexions simultanées en provenance de l extérieur sur des périodes de temps très courtes, elle stocke une grande quantité d informations, elle doit être disponible en continu et nécessite une hot-line 24h/24, autant de critères en faveur de l adoption d un service SaaS. Enfin, le modèle économique du SaaS est là encore le plus adapté puisqu il tiendra compte du niveau de déploiement atteint et permettra une facturation progressive et proportionnelle aux retours sur investissements. Portail B2B 3.0 : Quel portail collaboratif pour demain? Le portail B2B est un instrument d amélioration de la productivité s appuyant sur un environnement en constante évolution : Web, internet, middleware d intégration, processus métier, brique collaborative, Mettre en place une application collaborative de ce type nécessite d imaginer l impact des prochaines innovations technologiques sur l usage des portails. Quelle sera la configuration du portail 3.0 de demain? 20

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