Gestion de Chambres d'hôtes Logiciel GESTCHA

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1 Gestion de Chambres d'hôtes Logiciel GESTCHA Le logiciel GESTCHA peut gérer les réservations de Chambres d'hôtes, Hôtel, Motel, Camping. Il est totalement paramétrable et évolutif. I - Menu Administrateur - Société Saisissez les informations de votre société. L'adresse mail expéditeur permet d'envoyer des s aux clients avec Devis ou Note jointe. Définissez un mot de passe Utilisateur et Administrateur. Seul le mot de passe Administrateur permet d'accéder aux menu Administrateur, aux annulations et suppressions. Votre logo doit être une image jpg de nom logo.jpg placée dans le sous répertoire "JOINT" Options : avec gestion de prestations, soumis à tva. Vous pouvez paramétrer les devis et note avec le traitement de texte intégré. - Liste des chambres A chaque chambre est associée un tarif, nombre de personnes et numéro d'ordre de réservation. Les chambres sont classées dans un ordre de réservation prédéfini. Une couleur peut être associée à chaque chambre. Le tarif n'est pas multiplié par le nombre de personnes. Tous ces valeurs par défaut sont modifiables au niveau de la réservation. - Listes des prestations (facultatif) Les prestations annexes (petits déjeuners, repas, garage, etc...) peuvent êtres gérées à part A chaque prestation est associée un tarif, nombre de personnes et numéro d'ordre. Le tarif est multiplié par le nombre de personnes. Le nombre de personnes est modifiable au niveau de la réservation. Cette option est utile si vous avez beaucoup de prestations à gérer ou des TVA (lors de soumission à TVA ) différentes par prestation. - Liste des clients Nom, Prénom et Adresse sont nécessaires pour l'envoi des devis et notes et facturation. - Tarifs en fonction des saisons (facultatif) Il est possible d'appliquer une tarification en fonction des saisons. Un supplément éventuel sera alors rajouter ou retrancher au tarif de base de la chambre en fonction de la date de réservation. - ing Il est possible d'envoyer un d'information à tous les clients avec des contenus HTML prédéfinis.ces contenus HTML sont créés à partir de l'éditeur HTML intégré puis sauvegardés dans le sous répertoire HTML. Tous les fichiers autres que le logo contenus

2 dans le sous répertoire JOINT seront envoyés en pièces jointes. Nota : Les paramètres de messagerie doivent avoir été saisis pour envoyer des s. - Paramètres messagerie Pour l'envoi d' vous devez saisir le serveur smtp, login et mot de passe qui sont fournis par votre fournisseur d'accès. Ce sont les mêmes que ceux de votre messagerie Outlook. - Charte graphique Vous pouvez adapter la charte graphique en choisissant parmi les 80 looks disponibles téléchargeables sur notre site. Ceux ci doivent être placés dans le sous répertoire LOOK. - Paramètres Devis et Note Devis et Note avec filigrane, Couleurs du filigrane, Couleurs ligne remise et ligne chambre, titre note. - Clé d'activation Si vous n'avez pas de clé d'activation la gestion est limitée à 5 chambres et les documents imprimés ont un filigrane en rouge "Document Non Valide". Vous pouvez néanmoins utiliser le logiciel normalement pour le tester et conserver vos réservations après activation de la clé. - Chiffre d'affaire Calcul du chiffres d'affaire par années. Les réservations annulées ne sont pas comptabilisées. II - Gestion des Réservations

3 Il y a deux modes de création possible de réservation à l'aide des deux boutons situés en bas à gauche. Le premier bouton reprend le client et la date de la ligne en rajoutant un jour, puis vous propose la première chambre disponible. Le second bouton permet de réserver à partir du calendrier. La première chambre disponible dans l'ordre de réservation sera proposée par défaut. Si aucune chambre n'est disponible à la date choisie, aucune réservation ne sera possible à cette date. Une chambre réservée à cette date apparaitra en rouge dans la liste des chambres et ne pourra pas être sélectionnée. Après avoir sélectionné une date la première chambre disponible à cette date est proposée dans l'ordre des réservations. Vous pouvez la changer par une autre disponible. Saisissez le client, si celui ci n'existe pas vous pouvez créer une nouvelle fiche client ou modifier une existante. Le tarif et nombre de personnes par défaut sont proposés, vous pouvez les modifier à ce stade. Le tarif n'est pas multiplié par le nombre de personnes contrairement aux prestations. Par exemple si vous mettez un lit supplémentaire vous pouvez changer le tarif et nombre de personnes. Si les arrhes ne sont pas reçues et si il n'y a pas de date de rappel, une date de rappel de 7 jours (paramétrable) après la date du jour est proposée automatiquement. Validez ensuite la réservation

4 Pour ajouter des prestations, re-cliquez sur la réservation (bouton modifier) La table des prestations apparait : 1- Cliquez sur le bouton ajouter Toutes les prestations apparaissent. Les lignes en rouge ne sont pas enregistrées. 2- Supprimez les lignes en trop Les lignes en rouges sont supprimables sans confirmation car elles ne sont pas enregistrées 3- Modifiez éventuellement le nombre de personnes (en rouge dans la table) Le tarif sera multiplié par le nombre de personnes contrairement à la chambre 4- Validez

5 - Suivi de réservation dans la table Vous pouvez modifier à tout moment la réservation. Celle ci devient effective dès réception des arrhes, une fois perçues, saisissez leur montant et cochez Arrhes reçues. Le pourcentage du montant des arrhes est défini dans la fiche société. Les dates de réservation consécutives et identiques apparaissent de la même couleur. Les noms des clients consécutifs et identiques apparaissent aussi de la même couleur. La ligne apparait avec le rond vert si les arrhes ont été versées sinon avec le rond rouge. Les réservations réglées ou annulées disparaissent de la liste. Les réservations annulées ne sont pas comptabilisées dans le Chiffre d'affaire. Si une date de rappel est saisie, une alerte "Rappel" se déclenchera à cette date. Pour une réservation réglée, cette date devient la date de règlement. - Impression d'un Devis ou d'une Note Sélectionnez dans la table (à droite) la ligne souhaitée. Les coches qui apparaissent en vert concernent un même client, vous pouvez les cocher simultanément afin de cumuler les réservations sur le même devis. Il n'est pas possible de cocher une ligne verte et une ligne rouge car les clients sont différents. Le nombre de cases cochées apparait sur le bouton devis. Le devis et la Note créés sont au format PDF et sont placés dans les sous répertoires DEVIS et NOTE. Le nom du fichier PDF créé contient l'adresse du client dans son préfixe. - Envoi par Le devis (ou Note) peut être envoyé en pièce jointe PDF par avec un contenu HTML prédéfini. Ces contenus HTML sont créés à partir de l'éditeur HTML intégré puis sauvegardés dans le sous répertoire HTML. Tous les fichiers autres que le logo contenus dans le sous répertoire JOINT seront envoyés en pièces jointes.

6 Nota : Les paramètres de messagerie doivent avoir été saisis pour envoyer des s. III - MENU OUTILS - Réindexez les fichiers une fois par semaine dans le sous menu maintenance Fichier de configuration GESTCHA.INI La base de données est indiquée à la ligne FILE=Nom_Du_Répertoire. Si ce répertoire n'est pas le bon à l'installation, GESTCHA vous demandera de le pointez. - Liste de sites internet Vous pouvez établir une liste de sites favoris prédéfinis.

7 - Code postaux français. Environ codes postaux sont disponibles dans la liste Tapez le code dans la case (loupe) pour voir apparaitre toutes les villes correspondantes