«Cimetières de France en ligne»

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1 AIDE UTILISATEURS Logiciel de gestion de cimetière sur internet «Cimetières de France en ligne» INFORMATIONS ET MISES A JOUR DU DOCUMENT : ASSISTANCE TECHNIQUE - HOTLINE : support@groupe-elabor.com - 1 -

2 SOMMAIRE 1 Gestion de la cartographie Page Les outils de sélection Page Les outils globaux Page Les outils de modification Page Les onglets Page 7 2 Présentation de l'interface Page Fenêtre Sépulture Page Fenêtre Personne Page Fenêtre Titre, Opération ou Travaux Page 9 3 Comment vendre une concession? Page Choix de l emplacement Page Saisie de la concession Page Edition de l acte de concession Page 12 4 Comment inhumer un défunt? Page Choix de l emplacement Page Saisie du défunt Page 13 5 Recherches Page Les recherches simples Page Les recherches spécifiques Page

3 Préambule «Cimetières de France en ligne» est un logiciel de gestion de votre cimetière sur Internet. Nous l avons entièrement conçu pour que tout utilisateur, connaissant ou non le monde de l informatique, puisse accéder simplement aux renseignements qu il désire. Ainsi, toutes les informations peuvent être atteintes facilement. Pour cela, plusieurs possibilités vous sont offertes. Les différentes procédures proposées sont simples et rapides. Lancement de votre Logiciel Votre logiciel cimetière est accessible sur le site : La fenêtre suivante apparaît : A partir de cette fenêtre, sélectionnez votre département et votre cimetière. Votre nom d utilisateur ainsi que votre mot de passe. Vos données sont protégées par un nom d utilisateur et un mot de passe afin d empêcher les personnes non autorisées à effectuer une saisie ou à consulter des informations. Seul votre administrateur peut changer votre nom d utilisateur, votre mot de passe ou vous en attribuer un

4 1. La gestion de la cartographie Après ouverture de votre logiciel, vous accédez directement sur le plan de votre cimetière : Un certain nombre d outils sont alors à votre disposition pour utiliser le plan : 1.1 LES OUTILS DE SELECTION a. L outil flèche Outil activé par défaut, il vous permet de double cliquer sur une tombe et d accéder à l ensemble du dossier administratif de la tombe b. L outil "main" Il va vous permettre de vous déplacer sur le plan comme si vous déplaciez un plan papier. Cliquez sur le bouton, votre souris s'est transformée en un doigt. Ensuite, cliquez sur le plan, laissez le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez votre souris et lâchez le bouton. Vous pouvez ainsi faire apparaître n'importe quelle parcelle de votre cimetière, même si vous êtes à un zoom important. c. L'outil "plus" Il permet de réaliser des zooms sur une partie du cimetière. Cliquez sur le bouton pour l'activer, votre souris s'est transformée en un doigt. Ensuite, cliquez sur le plan, laissez le bouton gauche de la souris enfoncé, tracez un rectangle sur la zone que vous désirez zoomer et lâchez le bouton

5 d. L'outil "moins" Il permet de réaliser des zooms sur une partie du cimetière. Cliquez sur le bouton pour l'activer, votre souris s'est transformée en un doigt. Ensuite, cliquez sur le plan, laissez le bouton gauche de la souris enfoncé, tracez un rectangle sur la zone que vous désirez "dé-zoomer" et lâchez le bouton. e. L'outil "centrer sélection" Après avoir sélectionné une ou plusieurs tombes, en cliquant sur ce bouton vous pourrez centrer ces emplacements sur votre écran. f. L'outil "faire clignoter" Après avoir sélectionné une ou plusieurs tombes, en cliquant sur ce bouton vous pourrez les faire clignoter afin de les localiser plus facilement. Pour arrêter le clignotement, il vous suffit de cliquer de nouveau sur le bouton "faire clignoter". 1.2 LES OUTILS GLOBAUX g. L outil "Activer Mini fiche" Il permet d'activer ou de désactiver l'affichage d 'une bulle de premiers renseignements sur les tombes en déplaçant la souris (avec l'outil "flèche"). Cliquez sur le bouton pour activer cette fonction et déplacez-vous ensuite sur la tombe ou les tombes concernées. Les informations qui s'affichent dans cette bulle sont paramétrables grâce à l'outil "Configurer la Mini Fiche" (l.). h. L outil "Agrandir" Il vous permet d'afficher le plan de votre cimetière en plein écran. Cliquez sur le bouton pour l'activer. Pour revenir sur la présentation normale, cliquez de nouveau sur le bouton. i. L'outil "moins" Il permet de réaliser des zooms sur une partie du cimetière. Cliquez sur le bouton pour l'activer. Le plan de votre cimetière se réduit en prenant comme repère le centre de l'écran. j. L'outil "vue globale" Il permet de revenir à la vue générale de votre cimetière. Cliquez sur le bouton pour l'activer k. L'outil "plus" Il permet de réaliser des zooms sur une partie du cimetière. Cliquez sur le bouton pour l'activer. Le plan de votre cimetière s'agrandit en prenant comme repère le centre de l'écran. l. L'outil "Configurer la Mini fiche" Il permet de configurer les informations qui apparaissent dans la mini fiche. Cliquez sur le bouton, une fenêtre apparaît avec une liste d'informations possibles, cochez ou décochez les informations que vous désirez puis cliquez sur le bouton Actualiser

6 1.3 LES OUTILS DE MODIFICATION m. L'outil "Ajouter une tombe" Il permet de matérialiser une nouvelle concession sur le plan. Créez au préalable votre dossier administratif dans l'option "Créer une nouvelle concession" ; une fois le dossier crée, revenir sur le plan en cliquant sur "Visualisation sur le plan", ensuite cliquez sur le bouton, la fenêtre suivante apparaît : Saisir, sur la ligne "Nom de l'emplacement", la concession que vous venez de créer sous la forme "N du cimetière"-"1 er repère"-"2 ème repère" Puis cliquez sur le bouton "Loupe" Les données relatives à la longueur et à la largeur se remplissent automatiquement avec les informations que vous avez saisi, indiquez ensuite, éventuellement, l'angle puis cliquez sur le bouton "Créer". Votre souris s'est transformée en un rectangle : Cliquez à l'endroit du plan où vous désirez matérialiser cette concession. Votre tombe est alors matérialiser et le lien avec votre dossier administratif se fait automatiquement. n. L'outil "Supprimer une tombe" Il permet de supprimer une tombe sur le plan. Sélectionnez la tombe à supprimer puis cliquez sur le bouton. L'emplacement se supprime de la carte mais le dossier administratif est toujours présent. o. L'outil "Modifier une tombe" Il permet de déplacer une tombe, de modifier ses dimensions ou son orientation. Cliquez sur la tombe concernée, cliquez sur le bouton "Modifier une tombe" : - 6 -

7 - Pour déplacer une tombe : cochez la case "Déplacer tombe" puis cliquez sur modifier. Votre souris s'est transformée en un rectangle. Cliquez à l'endroit du plan où vous désirez matérialiser cette concession. Votre tombe est alors matérialiser. - Pour changer son orientation : Changez le chiffre dans "Angle" et cliquez sur "modifier". La tombe se réoriente automatiquement. - Pour modifier la longueur ou la largeur de la tombe : changer le modèle et cliquez sur le bouton "Modifier" p. L'outil "Fusionner tombes" Il vous permet, suite par exemple à du relevage physique dans votre cimetière, de matérialiser une concession double là où, sur le plan 2 concessions simples sont simulées. 1.4 LES OUTILS DE CREATION DE VUES. q. L outil «Charger une position» Permet de charger une position programmée ou paramétrée auparavant. r. L outil «Nom de la position» Permet d enregistrer différentes vues. 1.5 LES ONGLETS Les onglets permettent d'avoir des jeux de couleurs en fonction des données saisies dans les dossiers, par exemple, l'onglet "Etat Vis." Permet d'obtenir des couleurs différentes en fonction de l'état visuel de la tombe. La Légende, relative au couleur, s'affiche dans la barre verticale, à gauche de l'écran, en dessous des menus - 7 -

8 2. Présentation de l'interface 2.1 PRESENTATION GENERALE - Fenêtre Sépulture Fenêtre générale : elle vous permet de visualiser l'ensemble du dossier Administratif d'un emplacement. N de concession Dimensions de l'emplacement avec ses caractéristiques Repérage physique dans le cimetière Boutons permettant de localiser l'emplacement dans le cimetière, de visualiser une coupe schématique et d'ajouter une photo La rubrique Archive permet de gérer l'historique de l'emplacement avec toutes les concessions vendues sur cet emplacement Boutons qui permettent de visualiser les informations concernant les Défunts, les concessionnaires, les ayants droit, les actes de concessions et les travaux Lié au bouton sélectionné en haut, il permet au choix d'ajouter soit un défunt, soit un concessionnaire, soit un ayant droit, soit un acte de concession, soit un ou des travaux Bouton servant à crée, modifier, supprimer un emplacement

9 - Fenêtre Personne Après avoir saisi un nom, ce bouton permet de charger toutes les personnes déjà saisies avec ce nom Permet l'accès en modification d'une personne déjà saisie Accès à la liste des homonymes Coordonnées de la personne : - Adresse - Code Postal - Commune - Téléphone - Age Etat Civil de la personne : - Date de naissance (complète ou partielle) - Ville de naissance - Date de décès (complète ou partielle) - Ville de décès - Age (Calculé automatiquement ou saisi) Champs de remarques multi lignes - Fenêtre des Titres, Opérations ou Travaux Partie Financière Détail de l'inhumation de l'acte de concession ou des travaux Entreprise s'occupant de la réalisation Edition de documents officiels Personne effectuant les démarches et figurant sur les courriers, les demandes ou les actes - 9 -

10 3. Comment vendre une concession? 3.1 IDENTIFICATION DE L'EMPLACEMENT - A partir du plan Sur le plan de votre cimetière, cliquez sur le bouton "Conc. Vend.", toutes les concessions figurant en gris sur le plan, sont des concessions disponibles. De même, toutes les concessions apparaissant avec la couleur des concessions archivées sont également disponibles. - A partir d'une recherche Pour identifier un emplacement disponible, vous pouvez passer également par une recherche. Cliquez sur le bouton "Rechercher une concession", cochez l'option "Sépulture projetée" et cliquez sur "Rechercher". Une liste d'emplacement apparaît, double cliquez sur la ligne désirée. - Créer un nouvel emplacement Vous pouvez également créer un nouvel emplacement, non représenté, sur le plan. Cliquez sur le bouton "Créer une nouvelle concession". Saisissez le modèle de sépulture, les différents repérages, le n de la to mbe et validez avec le bouton "Valider". Pour représenter ce nouvel emplacement sur le plan, cliquez ensuite sur le bouton "Visualisation sur le plan" et répondez Oui à la question "Cet emplacement est inexistant sur la carte! Voulez-vous le créer?" Le plan de votre cimetière apparaît, faites alors un zoom sur la zone où vous désirez positionner la concession et cliquez une fois sur le plan. La concession se matérialise. 3.2 SAISIE DE LA CONCESSION Une fois l'emplacement déterminé, il faut indiquer au logiciel que vous vendez l'emplacement. Cliquez sur le bouton Saisir ensuite les informations relatives à la concession : le nom de la concession (facultatif), l'état visuel (facultatif), la nature, l'état : Active puis Valider

11 - Saisie du Concessionnaire Cliquez sur le bouton puis sur : la fenêtre suivante apparaît : Saisissez le nom, Prénom ainsi que toutes les informations liées à la personne. Remarque : le bouton "Charger Filtre" vous permet de rechercher le dossier d'une personne déjà saisie pour le compléter. Si votre personne est déjà saisie, tapez son nom et cliquez sur le bouton "Charger Filtre", ensuite ouvrez la liste déroulante du Filtre et cliquez sur le nom et le prénom de la personne. Une fois l'état civil, les coordonnées et toutes les informations concernant la personne renseignées, indiquez, dans le bouton "Droit", la mention "Titulaire" puis cliquez sur le bouton "valider" et "Fermer". - Saisie de l'acte de Concession Cliquez sur le bouton puis sur : la fenêtre suivante apparaît : Saisir les informations relatives à l'acte de concession : le Type (achat, renouvellement ), la Nature juridique (De famille, Nominative, Individuelle ), la date de déclaration (le Fait en Mairie le..), la date d'effet (à compter du ) puis la durée. La date d'échéance de la concession se calcule automatiquement. Validez votre saisie en cliquant sur le bouton "Valider". Partie Demandeur : Le demandeur est la personne qui apparaît sur votre acte de concession. Pour saisir ce demandeur, cliquez sur le bouton relatives à la personne puis "Valider" et "Fermer". et saisir les informations

12 3.3 EDITION DE L'ACTE DE CONCESSION Lorsque toutes les informations relatives à l'acte de concession et au demandeur ont été saisies, cliquez sur le bouton : Sélectionnez dans la liste déroulante des modèles, "Acte de concession Achat.." et cliquez sur le bouton. Le document s'édite pré-rempli

13 4. Comment inhumer un défunt? 4.1 CHOIX DE L EMPLACEMENT - A partir du plan Sur le plan de votre cimetière, double cliquez sur l'emplacement concerné. - A partir d'une recherche Pour identifier l'emplacement disponible, vous pouvez passer également par une recherche. Cliquez sur le bouton "Rechercher une concession". Dans cette fenêtre, vous pouvez rechercher le dit emplacement par : Ancien N de concession Nom d'une autre personne déjà inhumée Nom du concessionnaire ou d'un ayant droit 4.2 SAISIE DU DEFUNT Une fois l'emplacement identifié, cliquez sur puis sur. Saisissez les informations relatives à la personne puis cliquez sur Valider : Saisissez ensuite dans Nature : Inhumation ; Mode : Cercueil Adulte ; Stade : Active et la date

14 Remarques : - Vous avez l'opportunité de saisir la position du défunt au sein du caveau. Il s'agit, en fait, d'indiquer sous forme de chiffre si le défunt se trouve à droite ou à gauche, en bas ou en haut dans le caveau. Par exemple : pour un caveau 4 places, 2 représentations sont possibles : Cas 2 Cas 1 Dans le 1 er cas, la position du 1 er défunt sera 1 alors que dans le 2 ème cas 2 positions sont possibles 2 ou 4. - Vous pouvez également indiquer dans la partie droite de l'interface l'entreprise qui s'est occupée de l'inhumation. 5. Les recherches 5.1 LES RECHERCHES SIMPLES - Recherche par cimetière et emplacements Si vous devez gérer plusieurs cimetières, vous pouvez spécifier sur quel cimetière devra porter votre recherche. Un menu déroulant vous permet de choisir celui-ci dans la liste. Si vous recherchez un emplacement précis, vous pouvez effectuer votre recherche sur le numéro voulu. Choisissez le cimetière, saisissez les différents repérages, le n de la tombe puis lancez la recherc he. Vous pouvez également sélectionner les sépultures en fonction de leur type, de leur surface ou de leur état visuel. - Recherche par titres Ce type de recherche porte sur les numéros, la date d'effet du titre ou la date d'échéance. Vous pouvez saisir le numéro ou la date précise, ou bien spécifier un intervalle en cliquant sur l icône accolade Vous pouvez utiliser la recherche par date d'échéance pour lister les concessions arrivant à terme

15 5.2 LES RECHERCHES SPECIFIQUES - Recherche par titulaire et ayant-droit La recherche sur les titulaires et ayants droit porte sur l'état civil et la nature de ceux-ci. Ainsi, vous saurez rapidement de quelle sépulture Madame Dupont est ayant droit. Remarque : le nom que vous tapez dans la case de recherche doit être strictement identique à celui que vous avez tapé dans la fenêtre Titulaires et Ayants droit. La moindre différence (un espace en plus, un caractère différent) impliquera inévitablement une erreur dans le résultat. Alors, en cas de doute sur l orthographe du nom, nous vous engageons à utiliser le caractère joker «%» qui permet de remplacer n importe quelle chaîne de caractère (un espace, une lettre, plusieurs lettre, un tiret, ). Par exemple, la recherche «dupon%» vous donne accès à toutes les sépultures dont le nom commence par «Dupon». - Recherche par défunts On retrouve ici les mêmes critères de recherche que pour les titulaires, à savoir l'état civil (nom, nom de jeune fille, prénom pour les homonymes). Vous pouvez également effectuer une recherche sur la date de naissance ou la date de décès. Comme pour les titres, cette date peut être "égale à", ou comprise dans un intervalle. Vous pouvez ici aussi utiliser le caractère joker «%». - Recherche par travaux Les travaux peuvent faire également l'objet de recherche : la nature, l'entreprise chargée de la réalisation (ces deux critères étant à choisir dans un menu déroulant), la date de début et de fin des travaux (avec une date précise ou un intervalle). Si ces champs sont renseignés dans votre base, vous saurez exactement qui est intervenu dans votre cimetière, pour quelle raison et à quelle date. - Recherche par stade La recherche par stade va vous permettre de sélectionner les sépultures dont la concession est non renouvelée (date d échéance inférieure à 2 ans), échue (date d échéance supérieure à 2 ans) ou ayant une date d échéance comprise dans un intervalle que vous pouvez définir. - Recherche par reprise Lorsque vous voulez savoir quelles sont les tombes qui peuvent faire l objet d une procédure de reprise, il vous suffit très simplement de lancer la recherche à partir de l onglet "Reprise". Pour effectuer cette recherche, le logiciel prend en compte 3 critères : une tombe en état d abandon, une concession de plus de trente ans d existence et pas d inhumation dans les dix dernières années. Afficher les résultats Lorsque le résultat de votre recherche a été trouvé, le nombre de sépultures correspondant à vos critères s affiche en bas à droite de la fenêtre de recherche, dans l encadré blanc. Vous pouvez par un simple double clic sur la ligne qui vous intéresse ouvrir la fiche détaillée de la sépulture, du défunt, du titulaire Vous pouvez imprimer la liste en cliquant sur le bouton. Toute impression s'affiche avant en aperçu. Vous pouvez également cocher une plusieurs lignes et cliquez sur le bouton «Carto» pour les localiser sur le plan de votre cimetière