Le service d'agenda en ligne SOGo

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1 Le service d'agenda en ligne SOGo Version 1.0 Décembre 2009 Assistance utilisateur : rubrique Suivi demandes

2 Sommaire Introduction Page 3 Connexion au service d'agenda en ligne SOGo Page 3 I. Présentation de l'interface I. 1. Zone d'affichage du planning Page 4 I. 2. Barre d'outils Page 4 I. 3. Affichage du calendrier ou des agendas Page 4 I. 4. Liste des événements Page 4 I. 5. Liste des tâches Page 4 I. 6. Première connexion à l'application Page 5 II. Options, modes d'affichage et navigation II. 1. Régler les options générales de l'application Page 6 II. 2. Modes d'affichage pour visualiser l'agenda par journée, semaine ou mois Page 6 II. 3. Naviguer à travers les jours Page 7 II. 4. Sélectionner la date du jour Page 7 II. 5. Personnaliser son espace de travail Page 7 III. Ajouter des événements III. 1. Notion de confidentialité Page 8 III. 2. Créer un nouvel événement Page 9 III. 3. Propriétés de l'événement Page 10 III. 4. Inviter des participants à un événement Page 11 III. 5. Créer un agenda supplémentaire Page 12 IV. Ajouter des tâches IV. 1. Créer une nouvelle tâche Page 14 V. Lister et rechercher des événements V. 1. Afficher une liste triée par critère des événements Page 15 V. 2. Effectuer une recherche d'événements Page 15 VI. Le partage d'agenda VI. 1. Quelques précisions... Page 16 VI. 2. Partager son agenda Page 17 VI. 3. S'inscrire à un agenda partagé Page 18 VII. Annexe : questions fréquemment posées... Page 19 Version 1.0 Page 2

3 Introduction Exemple d'affichage sur une semaine du planning de différents agendas Le service d'agenda en ligne SOGo permet de créer et d'organiser des plannings de manière simple et efficace. Il permet de partager avec une ou plusieurs personnes des informations qui pourront faciliter le travail collaboratif au sein des différents services de l'université. Vous pouvez visualiser l'agenda de vos collaborateurs, et organiser rapidement, en fonction de leurs plannings, des événements communs à des dates où chacun d'entre vous est disponible. Cette application étant basée sur l'annuaire de l'université, toute personne y figurant peut utiliser ce service et partager ses informations. De plus, le service est accessible de partout avec un navigateur internet. Cette documentation présente l'interface de l'application ainsi que les fonctions de base permettant de naviguer, créer et partager des événements avec d'autres utilisateurs. En annexe, vous trouverez rapidement les réponses aux questions les plus souvent posées quant à l'utilisation du service d'agenda en ligne SOGo. Connexion au service d'agenda en ligne SOGo SOGo est accessible avec les navigateurs Internet Explorer (à partir de la version 7), Firefox et Safari depuis l'adresse suivante : https://agenda.univ-lille1.fr Fenêtre de connexion à l'application en ligne SOGo. La langue par défaut est le français Le compte utilisateur et le mot de passe sont les mêmes que pour l'accès au portail de l'université ou la messagerie électronique CRI. Version 1.0 Page 3

4 I. Présentation de l'interface Les 5 zones de l'interface de l'application SOGo I. 1. Zone d'affichage du planning C'est la zone de travail principale. Elle affiche sous forme de journée/semaine/mois l'ensemble des événements de tous les agendas sélectionnés. Notez que le trait rouge indique l'heure du jour courant. Le jour actuellement sélectionné est affiché en surbrillance jaune et le jour courant en surbrillance bleue. Nous reviendrons dans la partie suivante sur la façon de naviguer à l'intérieur de ce planning. I. 2. Barre d'outils Dans cette zone se trouvent les boutons des commandes principales de l'agenda. Ils seront détaillés dans la partie suivante de cette documentation. I. 3. Affichage du calendrier ou des agendas Quand l'onglet «Date» est sélectionné, une vue générale des jours composant un mois donné est affichée. Quand l'onglet «Agendas» est sélectionné, c'est la liste des différents agendas (personnels et partagés) disponibles dans l'application qui est affichée. I. 4. Liste des événements Cette zone permet d'afficher sous forme de liste les événements selon le filtre sélectionné. Une zone de recherche est également disponible. I. 5. Liste des tâches Cette zone permet d'afficher sous forme de liste les tâches en cours. Les tâches dont le statut est complété seront affichées en barré, sauf si la case «Afficher les tâches accomplies» est décochée. Version 1.0 Page 4

5 I. 6. Première connexion à l'application Lorsque vous vous connecterez pour la première fois, un agenda vide sera automatiquement créé, nommé Agenda Personnel. Tous ses événements s'afficheront avec la couleur grise choisie par défaut. Agenda personnel créé par défaut Notez que la case en regard de cet agenda est cochée : ceci signifie que ses événements apparaîtront dans la zone d'affichage du planning. Plus tard, lorsque vous aurez d'autres agendas, vous pourrez sélectionner lequel afficher en cochant/décochant la case devant son nom. Vous pouvez cliquer sur cet agenda pour le sélectionner, puis, avec un clic droit, faire apparaître un menu déroulant. En sélectionnant «Propriétés», vous pouvez changer son nom ainsi que la couleur de ses événements : Propriétés de l'agenda personnel Il est recommandé de choisir une couleur qui vous permettra aisément d'identifier les événements se rapportant à cet agenda. En effet, tout nouvel agenda créé dans l'application est de couleur grise par défaut. Dans la suite de cette documentation, la couleur rouge se rapportera toujours à votre agenda personnel. Version 1.0 Page 5

6 II. Options, modes d'affichage et navigation II. 1. Régler les options générales de l'application Pour afficher les préférences de l'application, cliquez sur le bouton «Préférences» : Vous pouvez modifier différentes options à votre convenance : Notez que dans la version actuelle, il n'est pas possible d'ajouter, de modifier ou de supprimer des catégories. Les boutons sont sans effet Il est recommandé de choisir comme premier jour de la semaine le lundi et comme début de journée 8H et 18H ou 19H pour la fin. II. 2. Modes d'affichage pour visualiser l'agenda par journée, semaine ou mois L'agenda peut afficher les événements par journée, par semaine ou par mois en utilisant les boutons correspondants dans la barre d'outils : Vue par journée, semaine et par mois II. 3. Naviguer à travers les jours Pour naviguer chronologiquement dans l'agenda, il existe 2 méthodes : Utiliser les raccourcis affichés dans la partie supérieure du planning. Les flèches aux extrémités permettent d'avancer d'un jour, d'une semaine ou d'un mois selon l'affichage en cours : Version 1.0 Page 6

7 Dans la zone du calendrier, cliquez sur le jour désiré. S'il s'agit d'une autre année ou d'un autre mois que celui affiché, cliquez au préalable sur le mois ou l'année pour faire apparaître un menu déroulant : Sélectionnez le jour désiré, ou modifiez l'affichage du mois ou de l'année L'affichage du planning est réactualisé au moment où vous cliquez sur un jour dans le calendrier. II. 4. Sélectionner la date du jour Le bouton «Aujourd'hui» permet non seulement de sélectionner le jour courant dans le calendrier, mais également de s'y rendre directement dans le planning, quelque soit le mode d'affichage en cours de ce dernier. II. 5. Personnaliser son espace de travail Vous pouvez agrandir la zone d'affichage du planning travail à votre convenance, en déplaçant les bordures qui délimitent certaines zones : A droite, zone d'affichage du planning avec une surface maximale de travail Version 1.0 Page 7

8 III. Ajouter des événements III. 1. Notion de confidentialité Avant de créer un premier événement, il convient au préalable d'introduire la notion de confidentialité. A chacun des événements composant un agenda est associé un niveau de confidentialité : Public, Confidentiel ou Privé. Par défaut, c'est le niveau Public qui est automatiquement sélectionné à la création d'un nouvel événement. Pour chacun des 3 niveaux de confidentialité, des droits sont attribués. Ces droits définissent comment les autres utilisateurs auront connaissance des détails concernant vos événements. Voici les droits qui peuvent être accordés aux autres utilisateurs, classés du plus restrictif au plus permissif : Les droits Comment les autres utilisateurs verront l'événement «Aucun» «Voir la date & l'heure» «Voir tout» «Modifier» «Répondre» L'événement n'apparait pas. Il est impossible pour les autres utilisateurs d'en connaître l'existence. L'événement apparait uniquement avec son créneau horaire, mais son sujet et tous ses détails sont masqués. La modification est interdite. L'événement apparait avec son créneau horaire et tous ses détails. La modification est interdite. L'événement apparait avec son créneau horaire et tous ses détails. La modification de toutes ses propriétés est autorisée. L'événement apparaît avec son créneau horaire et tous ses détails. La modification de toutes ses propriétés est autorisée, ainsi que la réponse à des invitations (nous détaillerons la notion d'invitation dans la suite de ce document). Ces droits sont cumulatifs. Par exemple, le droit «Répondre» (le plus permissif) dispose de toutes les autorisations des droits qui le précèdent : Comment les autres utilisateurs verront l'événement Les droits Invisible Affichage du créneau horaire Affichage de tous les détails Modifier les propriétés Répondre à une invitation «Aucun» «Voir la date & l'heure» «Voir tout» «Modifier» «Répondre» Par défaut, les droits qui définissent les 3 niveaux de confidentialité de vos événements sont placés à «Aucun», et ils s'appliquent à l'ensemble du personnel de l'université. Ceci signifie que par défaut, personne ne peut prendre connaissance des événements qui figurent dans votre agenda personnel, et ceci pour les 3 différents niveaux de confidentialité. Nous aborderons dans la partie VI comment ajouter des exceptions pour les personnes auxquelles vous souhaitez accorder d'avantage de droits (notion d'agenda partagé). Nous expliquerons également comment définir des droits différents en fonction de ces niveaux de confidentialité. Pour le moment, il est important de retenir que vous pouvez librement créer des événements : ils ne seront visibles que par vous-même, tant que vous ne choisirez pas de partager votre agenda personnel avec quelqu'un. Version 1.0 Page 8

9 III. 2. Créer un nouvel événement Pour créer un nouvel événement, il existe 2 méthodes : Double-cliquez directement dans le planning sur le jour et l'heure du début de l'événement. Dans ce cas, l'heure de début correspondra à la zone horaire dans laquelle vous avez cliqué, avec une durée d'une heure par défaut. Cliquez sur le bouton «Nouvel événement» dans la barre d'outils. Notez dans ce cas que l'événement sera paramétré par défaut sur le jour actuellement sélectionné dans l'agenda, avec une heure de début par défaut (correspondant à l'option «Début de la journée» paramétrée dans les Préférences). Fenêtre de création ou de modification d'un nouvel événement Quand vous cliquerez sur le bouton «Enregistrer et fermer», votre événement sera alors visible dans la zone d'affichage du planning. Pour le modifier par la suite, il suffit de double-cliquer sur l'événement. Si vous faites un simple clic sur un événement pour le sélectionner, une info-bulle affichera davantage de détails si vous avez renseigné d'autres propriétés (voir partie suivante) : Exemple d'info-bulle détaillant les propriétés d'un événement Pour effacer un événement, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton «Effacer» dans la barre des outils. Cliquer-déplacer un événement vers un autre créneau horaire ne fonctionne pas dans l'application. Il faut double-cliquer sur l'événement et modifier ses propriétés «Début» et «Au». Version 1.0 Page 9

10 III. 3. Propriétés de l'événement Voici le détail des différentes propriétés composant un événement : Titre: C'est le nom de l'événement tel qu'il apparaîtra dans l'affichage du planning. L'intitulé est libre. Lieu: Le lieu où se déroule l'événement. L'intitulé est libre. Catégorie: Vous pouvez associer une catégorie prédéfinie à l'événement. Notez que dans la version actuelle, il n'est pas possible de définir d'autres catégories que celles proposées par défaut. Agenda: Si vous disposez de plus d'un agenda, vous sélectionnez ici dans lequel s'ajoutera l'événement. Si un agenda a été partagé avec vous et qu'il n'apparait pas dans cette zone, c'est que son propriétaire ne vous a pas autorisé à créer d'événement dans son agenda. Priorité: Vous permet d'attribuer un niveau de priorité à l'événement («Non spécifiée», «Basse», «Normale» et «Haute»). Evénement sur la journée: En cochant cette case, vous pouvez indiquer qu'un événement dure toute la journée. Dans ce cas, les propriétés «Début» et «Fin» ne seront pas accessibles. L'événement apparaîtra en tête du jour correspondant sur l'affichage Journée et Semaine. Sur l'affichage Mois, l'événement ne présentera pas d'heure de début. L'événement «Formation» se déroule sur toute la journée Début: La date et l'heure auxquelles commencent l'événement. Au: La date et l'heure auxquelles se terminent l'événement. Affiché comme disponible: Cette case permet d'indiquer aux autres utilisateurs qui souhaiteraient vous proposer une invitation pour un de leurs événements que vous êtes disponible, malgré l'existence d'un événement. Le concept d'invitation à un événement sera expliqué plus loin dans ce document. Répétition: Permet de définir le caractère répétitif d'un événement (pour un cours se déroulant tous les jours de la semaine à la même heure par exemple). Il est indispensable de sélectionner «Personnaliser...». Ceci vous permettra de paramétrer plus finement la fréquence de l'événement (sinon, si vous sélectionnez «quotidienne» par exemple, l'événement se répétera chaque jour à l'infini!) L'événement se répète quotidiennement jusqu'au vendredi 23/10/2009 Version 1.0 Page 10

11 Si vous souhaitez modifier cet événement par la suite, vous pouvez sélectionner n'importe quelle occurrence, l'application vous demandera alors ce que vous souhaitez modifier : En fonction de votre réponse, soit toutes les occurrences seront modifiées en même temps, soit seule celle sur laquelle vous aurez spécifiquement cliqué sera modifiée, indépendamment des autres. A gauche, toutes les occurrences ont été modifiées. A droite, seule l'occurrence du mercredi a été sélectionnée et modifiée Rappel: Permet d'avoir un rappel avant/après le début de l'événement (ou la fin, si vous sélectionnez «Personnaliser...»). Icône en forme de cloche indiquant un rappel pour l'événement Description: Zone de texte libre permettant d'éditer la description de l'événement. III. 4. Inviter des participants à un événement La sélection de participants permet, en plus de vous aider à planifier un événement en fonction des disponibilités de vos collaborateurs, de leur envoyer également une invitation. L'événement pour lequel vous les avez choisi en tant que participant apparaîtra dans leur propre agenda. En double-cliquant sur cet événement, ils auront le choix d'accepter ou non l'invitation, ou même de déléguer la réponse à un autre participant. Notez que pour visualiser les disponibilités d'un participant, celui-ci doit avoir attribué des droits suffisants (au minimum «Voir la date & l'heure») à ses événements, et vous avoir autorisé à en prendre connaissance en partageant son agenda avec vous (voir partie VI). Il faut en outre que le participant dispose effectivement d'un agenda sur l'application, faute de quoi, toutes ses plages apparaîtront libres. En cliquant sur le bouton «Ajouter un participant» et en saisissant tout ou partie de son nom (l'application complète automatiquement en vous proposant tous les contacts commençants par ce que vous avez saisi), vous verrez apparaître les zones pour lesquelles son agenda personnel est libre : Notez que le trait rouge représente le créneau horaire de l'événement Le 4ème participant n'a pas pu être trouvé par l'application(erreur de saisie dans le nom) Les boutons «Précédent» et «Prochain» permettent de déplacer automatiquement l'événement dans le temps en fonction des disponibilités des participants choisis. Ils permettent, quand beaucoup de participants sont sélectionnés, de fixer rapidement la date et l'heure d'un événement en fonction des disponibilités communes. Cochez la case «Heures de bureau seulement» pour que l'application propose d'autres créneaux durant ces heures. Version 1.0 Page 11

12 Une fois tous les participants choisis et l'événement enregistré, ce dernier apparaîtra directement dans l'agenda des participants choisis avec une couleur légèrement estompée et un encadrement pointillé. Ceci signifie que l'événement est en attente d'une réponse. L'événement «Réunion» tel qu'il apparaît dans l'agenda du participant choisi Notez que l'événement apparaîtra pour vos participants exclusivement sur leur premier agenda (celui créé par défaut dans l'application) même s'ils disposent de plus d'un agenda. Vos participants, en double-cliquant sur l'événement dans leur agenda, pourront répondre à votre invitation dans la rubrique «Réponse» (accepter, refuser, ou déléguer la réponse à un autre participant). Si le participant accepte l'invitation, l'événement sera désormais affiché dans son agenda personnel de la même couleur que ses propres événements. S'il la refuse, l'événement restera affiché avec une couleur encore plus estompée. Il peut aussi choisir d'effacer cet événement de son agenda, ce qui équivaudra à un refus de l'invitation (dans ce cas, vous-même et les autres participants conserverez l'événement dans vos agendas respectifs). Vous pourrez consulter les réponses des participants en double-cliquant sur l'événement, et en cliquant à nouveau sur le bouton «Participants» : Notez que les créneaux de vos participants sont désormais occupés par l'événement auquel vous les avez invité puisqu'il s'est ajouté à leur agenda. Si vous décidez de supprimer l'événement pour lequel vous aviez sélectionné des participants, il sera également supprimé de leur agenda., qu'importe leur réponse à l'invitation. III. 5. Créer un agenda supplémentaire En plus de l'agenda créé par défaut au premier lancement de l'application, vous êtes libres de créer autant d'agendas supplémentaires qu'il vous est nécessaire. Vous pouvez par exemple créer un agenda spécifique qui contiendra les jours fériés et les vacances scolaires/universitaires. Version 1.0 Page 12

13 Dans la zone d'affichage de la liste des agendas, cliquez sur le bouton «Nouvel agenda...» : Choisissez le nom de ce nouvel agenda et il viendra s'ajouter à votre liste. Tout comme celui initialement créé, il affichera tous ses événements avec la couleur grise par défaut. Il est conseillé de modifier la couleur pour identifier ce nouvel agenda plus facilement Désormais, lorsque vous créerez un nouvel événement, il faudra prendre soin de vérifier dans quel agenda il viendra s'ajouter. Pour cela, 2 méthodes s'offrent à vous : Vous sélectionnez tout d'abord l'agenda désiré dans la liste des agendas, puis vous créez un nouvel événement. Dans les propriétés «Agenda» de cet événement, celui préalablement sélectionné sera déjà renseigné. Vous ne vous souciez pas de savoir quel agenda est déjà sélectionné et vous créez un nouvel événement. Vous devez alors prendre soin de correctement renseigner la propriété «Agenda» afin qu'il soit rattaché à celui désiré. Dans la zone d'affichage du planning, vous verrez les événements de vos 2 agendas. Si l'affichage devient trop chargé, vous pouvez choisir de masquer l'un d'eux en décochant la case en regard du nom de l'agenda dans la zone d'affichage de la liste des agendas : Plus aucun événement du second agenda ne s'affiche Veuillez noter que lors de l'utilisation de la fonction «Participants» décrite précédemment, l'affichage des disponibilités de vos participants concernera exclusivement leur premier agenda. C'est pourquoi ce premier agenda créé par l'application doit être celui utilisé dans le cadre de vos fonctions à l'université. Version 1.0 Page 13

14 IV. Ajouter des tâches A l'inverse d'un événement qui, par définition, correspond à un créneau restreint dans votre agenda, une tâche représente une action sur une durée plus importante, qui peut s'étendre sur plusieurs jours. IV. 1. Créer une nouvelle tâche Cliquez sur le bouton «Nouvelle tâche» dans la barre d'outils : La fenêtre des propriétés de la tâche s'affiche : Notez qu'il n'est pas indispensable de préciser de date de début et de fin Les propriétés sont similaires à celles d'un événement, exceptées pour le statut et le pourcentage d'achèvement. La liste des tâches est affichée dans la zone correspondante, avec une couleur identique à celle de l'agenda auquel elle se rapporte. Notez que la tâche «Nouvelle tâche» est accomplie Les tâches disposent des mêmes niveaux de confidentialité que les événements, et répondent aux mêmes principes concernant les droits. Version 1.0 Page 14

15 V. Lister et rechercher des événements V. 1. Afficher une liste triée par critère des événements Dans la zone de liste des événements, utilisez le bouton «Voir :» pour filtrer l'affichage de la liste des événements en fonction du critère désiré : Les différents critères d'affichage de la liste des événements Les événements listés se rapportent uniquement aux agendas que vous avez choisi d'afficher (la case en regard de leur nom dans la zone d'affichage des agendas doit être cochée). Les propriétés affichées concernent le nom de l'événement, le début, la fin et le lieu. En cliquant sur le nom de la colonne, vous effectuez un tri croissant ou décroissant sur cette propriété : Les événements sont triés par date de début croissante V. 2. Effectuer une recherche d'événements Vous pouvez exécuter une recherche sur la liste affichée avec le bouton correspondant : Recherche du terme «installation» dans les titres de tous les événements, trié par date de début croissante Vous pouvez rapidement éditer un événement en double-cliquant dans la liste affichée. Version 1.0 Page 15

16 VI. Le partage d'agenda VI. 1. Quelques précisions... Comme nous l'avons expliqué précédemment, par défaut, personne n'a le droit de prendre connaissance des événements/tâches de votre agenda : les droits de leurs 3 niveaux de confidentialité sont définis à «Aucun» pour l'ensemble du personnel de l'université. Il vous appartient de décider à qui vous allez accorder ce droit, et quelles informations et autorisations vous allez laisser sur votre agenda. En partageant votre agenda avec une personne, vous lui accordez d'une part la possibilité d'ajouter votre agenda personnel à sa liste d'agenda, et d'autre part, vous contrôlez également ce qu'il verra et pourra faire. Voici un exemple : Vous décidez de partager votre agenda avec votre collègue de bureau. Vous lui attribuez les droits suivants : Tous vos événements/tâches de type «Public» = droits «Voir tout» Tous vos événements/tâches de type «Confidentiel» = droits «Voir la date & l'heure» Tous vos événements/tâches de type «Privé» = droits «Aucun» Votre agenda personnel Votre agenda tel qu'il apparaîtra pour votre collègue Pour votre collègue, tous les événements «Public» seront visibles avec leurs détails, puisque vous leur avez attribué les droits «Voir tout». En revanche, les événements «Confidentiel» disposant des droits «Voir la date & l'heure» n'afficheront que le créneau horaire, sans aucun détail. Quant aux événements «Privé», leurs droits étant définis sur «Aucun», ils seront invisibles pour votre collègue. Il est important de comprendre que ce sont les droits qui définissent ce que verra la personne avec qui vous partagez votre agenda, et non directement le niveau de confidentialité. Vous pourriez décider que tous vos événements «Public» disposent des droits «Aucun», tandis que vos événements «Privé» disposeraient des droits «Voir tout». C'est bien entendu incohérent, mais néanmoins possible. Ceci illustre bien que c'est le droit attribué au niveau de confidentialité qui est déterminant. Version 1.0 Page 16

17 VI. 2. Partager son agenda Sélectionnez l'agenda dans la zone d'affichage de la liste des agendas, cliquez sur le bouton droit pour faire apparaître le menu déroulant, sélectionnez «Partage...», puis cliquez sur le bouton «Ajouter un contact» : Saisissez tout ou partie du nom de la personne recherchée (l'application complète automatiquement en vous proposant tous les contacts commençants par ce que vous avez saisi) : L'application suggèrera les différentes possibilités en cas d'homonymes Une fois la personne sélectionnée, cliquez sur le bouton «Ajouter». Il convient maintenant de lui attribuer des droits en fonction du niveau de confidentialité de vos événements. Sélectionnez la personne, puis cliquez sur le bouton «Edition des droits» : Pour chacun des 3 niveaux de confidentialité, attribuez les droits que vous souhaitez donner à la personne avec qui vous partagez votre agenda : Vous pouvez de surcroît donner l'autorisation d'ajouter, ou même de supprimer des événements de votre agenda personnel avec les options correspondantes. Il convient bien entendu d'attribuer cette fonctionnalité en connaissance de cause, la personne avec qui vous partagez votre agenda ayant dès lors exactement les mêmes possibilités que vousmême. Il reste maintenant à la personne avec qui vous venez de partager votre agenda à s'y inscrire (voir partie suivante). Version 1.0 Page 17

18 VI. 3. S'inscrire à un agenda partagé Une fois qu'une personne a décidé de partager son agenda avec vous, il faut vous y inscrire, autrement dit, ajouter son agenda dans l'application. Dans la zone d'affichage des agendas, cliquez sur le bouton «S'inscrire à un agenda...» : Saisissez tout ou partie du nom de la personne recherchée (l'application complète automatiquement en vous proposant tous les contacts commençants par ce que vous avez saisi), sélectionnez l'agenda auquel vous voulez vous inscrire puis cliquez sur le bouton «Ajouter...» : Notez que seule la première personne dispose d'un agenda acceptant votre inscription L'agenda de votre collègue vient s'ajouter à votre liste d'agendas : Lorsqu'il s'agit d'un agenda qui vous a été partagé, notez que le propriétaire de l'agenda s'affiche à la suite de son nom (après la parenthèse en flou) Il est recommandé de modifier la couleur de ce nouvel agenda (par défaut c'est toujours la couleur grise qui est utilisée). Notez en revanche que vous ne pourrez pas modifier son nom (d'où l'intérêt d'avoir celui du propriétaire affiché). Version 1.0 Page 18

19 VII. Annexe : questions fréquemment posées... Dans cette partie, vous trouverez rapidement les réponses aux questions que vous pourriez vous poser concernant le fonctionnement du service d'agenda en ligne SOGo. Je travaille sous Windows 2000 et Internet Explorer ne fonctionne pas avec SOGo... Windows 2000 peut utiliser au mieux Internet Explorer en version 6. SOGo demandant au minimum la version 7, vous devez utiliser le navigateur libre Firefox (http://www.mozilla-europe.org/fr/firefox/). Lorsque j'invite un participant, pourquoi je ne vois pas ses disponibilités? Lorsque vous créez un événement et que vous utilisez la fonction «Participants», si la personne que vous choisissez n'a pas au préalable partagé son agenda avec vous, il ne vous sera pas possible de prendre connaissance de ses disponibilités. Il faut également qu'elle vous ait attribué des droits suffisants sur ses événements (au minimum «Voir la date & l'heure»). Consultez la partie III. 4. Inviter des participants à un événement en page 11 pour plus de détails. Lorsque j'invite un participant qui m'a pourtant partagé tous ses agendas, ses disponibilités ne semblent pas cohérentes... L'application SOGo ne présente que les événements du 1 er agenda du participant. Autrement dit, si ce dernier dispose d'autres agendas qu'il a partagé avec vous, vous ne verrez s'afficher dans la fenêtre des participants que les événements en rapport avec son 1 er agenda (celui créé par défaut par l'application). J'ai partagé mon agenda avec mon collègue, mais celui-ci ne le voit pas apparaître dans l'application... Une fois que vous avez correctement partagé votre agenda et définis les droits (voir partie IV. 2. Partager son agenda en page 15), la personne qui souhaite afficher votre agenda dans l'application SOGo doit au préalable s'y inscrire (voir partie IV. 3. S'inscrire à un agenda partagé en page 16). Peut-on transférer un événement d'un agenda vers un autre? Si vous double-cliquez sur un événement pour afficher sa fenêtre de propriétés, vous pourrez modifier l'agenda dans lequel il doit figurer grâce à la propriété «Agenda». Je ne parviens pas à déplacer un événement vers un autre créneau horaire... L'application en ligne SOGo ne permet pas de glisser-déplacer des événements. Si vous souhaitez modifier le créneau horaire d'un événement, vous devez éditer manuellement ses propriétés. J'utilise déjà des agendas dans Outlook (Office), et j'aimerais qu'ils figurent dans SOGo... Veuillez consulter la documentation afin d'exporter vos agendas depuis Outlook vers SOGo : J'utilise déjà des agendas dans ical (MacOS), et j'aimerais qu'ils figurent dans SOGo... Veuillez consulter la documentation afin de synchroniser vos agendas entre ical et SOGo : J'utilise déjà des agendas dans Thunderbird avec Lightning, et j'aimerais qu'ils figurent dans SOGo... Veuillez consulter la documentation afin de synchroniser vos agendas entre Thunderbird-Lightning et SOGo : Version 1.0 Page 19

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