LUNDI MATIN BUSINESS V.5

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1 LUNDI MATIN BUSINESS V.5 Guide Utilisateur : Mes premiers pas Mars 2014 Version 2.0 Ce guide a pour objectif la découverte de l application Lundi Matin Business. Il vous permettra ainsi de bien démarrer et de réaliser des opérations simples et basiques.

2 Sommaire I. Introduction générale... 3 II. Présentation du logiciel... 3 III. L offre LMB... 3 IV. Découverte de l environnement LMB Définition d une interface Les différentes interfaces... 4 V. Lancement de l application LMB... 5 A. Connexion à l application... 5 B. Personnalisation de l application et modification des identifiants Mettre à jour le nom de votre entreprise, son statut, son siret Mettre à jour vos coordonnées, adresses et site internet Modifier vos identifiants de connexion... 7 VI. Paramétrages de bases... 8 Etape 1 Définir la date de début d activité... 9 Etape 2 Définir les lieux de stockage... 9 Etape 3 Paramétrer les documents commerciaux Personnaliser vos documents de vente : ajout de l entête 9 Etape 4 Paramétrer les documents commerciaux Cycle de vente Etape 5 Définir les points de ventes Etape 6 Définir les comptes bancaires Etape 7 Définir les TPE et TPV Etape 8 Définir les caisses Etape 9 Définir les cartes bancaires de l entreprise Etape 10 Confirmer la devise par défaut Etape 11 Vérifier le paramétrage de la TVA Etape 12 Vérifier les exercices comptables VII. Premiers Pas avec LMB Interface Collaborateur A. Les moteurs de recherche B. Création d un client C. Création d un article D. Réaliser une vente VIII. Les mises à jours IX. Le support technique A. Vos questions techniques B. Le support C. Les coordonnées Page 2 sur 25

3 I. Introduction générale L objectif de ce guide est de vous permettre une prise en main simple et rapide de la solution de gestion commerciale LUNDI MATIN BUSINESS. Il ne saurait se substituer ni à une formation ni à la document officielle. II. Présentation du logiciel Lundi Matin Business (LMB) est un logiciel de gestion d entreprise en ligne. Ses nombreuses fonctionnalités vous permettront, selon votre activité de réaliser : la gestion de vos ventes ou de vos achats, l administration de catalogues riches, la tenue d un annuaire de contacts, clients ou fournisseurs, la génération de documents commerciaux professionnels, la gestion de vos stocks et de votre logistique, ou encore l export de vos données comptables vers votre cabinet d expertise comptable. III. L offre LMB L offre LMB se décline en 3 versions, répondant chacune à des besoins variables : - LMB Access : Cette offre est destinée à des TPE ou des micro- entreprises de 1 à 10 collaborateurs. Utilisée pour de la facturation en ligne, elle permet de réaliser des devis et des factures, de gérer vos contacts, de suivre le règlement de vos factures ainsi que d éditer vos statistiques de ventes. - LMB Premium : Cette offre est destinée aux TPE et PME de 2 à 20 collaborateurs. Utilisée pour la gestion commerciale, elle permet la gestion complète du cycle de vente, d achats et la gestion des stocks. Elle permet également la gestion multi- magasins et multi- stocks, la gestion pré- comptable ainsi que l accès à des statistiques de ventes. - LMB Entreprise : Cette offre est destinée aux PME et PMI de 5 à 50 collaborateurs. Elle intègre des outils avancés pour la gestion des ventes, des achats, des stocks et des statistiques. De plus, elle offre également une capacité de stockage plus importante que les versions Access ou Premium. Le choix d une de ses offres se fera donc en fonction de vos besoins. De plus, LUNDI MATIN édite également de nombreux modules optionnels qui pourront être ajoutés aux différentes versions, par exemple : gestion des transporteurs, gestion du paiement en ligne, envoi automatique des factures, gestion du Temps passé etc Page 3 sur 25

4 IV. Découverte de l environnement LMB 1. Définition d une interface Une interface est une zone virtuelle qui permet la séparation des différentes fonctionnalités. Ainsi, dans LMB, on aura plusieurs interfaces qui permettront de séparer les actions d administrations, de gestion, de caisse, etc... Ainsi des utilisateurs pourront être restreints à l utilisation de quelques interfaces en fonction de leur profil. Chaque interface est ensuite composée de menus et sous- menus, permettant une navigation aisée de l utilisateur au sein de l application. 2. Les différentes interfaces Interface administrateur : Permet la configuration et le paramétrage de l application, les catégories de produits et de clients. Interface collaborateur : Il s agit de l interface principale de LMB, celle que vous utiliserez quotidiennement. Elle vous permettra d accéder à toutes les fonctionnalités liées aux achats et aux ventes, d éditer vos factures, devis et tout autre document, d ajouter vos clients, fournisseurs et produits, de gérer vos stocks. Elle vous permettra également de réaliser toutes vos opérations de pré- comptabilité. Interface de caisse (à partir de LMB premium): Interface permettant l utilisation de l application au travers d une interface simplifiée (TPV), dédiée à la vente. Elle est munie d une ergonomie conçue pour des écrans tactiles. Interface Agenda : Cette interface permet à l ensemble de vos collaborateurs de saisir leurs rendez- vous, leurs rappels de tâches et tout autre évènement. L agenda de LMB intègre également des fonctionnalités de partage et typage d évènements, de gestion de droits utilisateurs, idéales pour un travail collaboratif. Interface Commerciale (optionnel) : Cette interface est plus spécifiquement dédiée à vos commerciaux. Recentrée sur leur cœur de métier, elle leur permettra d accéder à l annuaire et au catalogue de l entreprise, et de réaliser rapidement des devis et des commandes. Cet accès est plus restreint que l interface collaborateur (moins de fonctionnalités) mais possède une ergonomie adaptée à ce profil d utilisateur. Page 4 sur 25

5 V. Lancement de l application LMB A. Connexion à l application Dans votre navigateur web (Firefox, Chrome ou Safari), entrez l url permettant l accès à votre application LMB de production. (Exemple : Vous êtes dirigés vers une page d identification, sur laquelle vous devez renseigner vos login et mot de passe. Ces identifiants vous ont été transmis par lors de l achat de votre application. B. Personnalisation de l application et modification des identifiants Une fois connectés à l application, nous vous invitons à personnaliser vos identifiants de connexion et à mettre à jour la fiche de votre entreprise. Pour se faire, vous devez accéder à l interface collaborateur. Puis choisir dans le menu du haut Annuaire > Rechercher > puis cliquez sur le bouton rechercher. Un seul résultat apparaît, sélectionnez la fiche contact «Votre entreprise». Page 5 sur 25

6 Il s agit de la fiche principale de l application, l administrateur principal, par défaut celle- ci est libellé au nom de «Votre entreprise», il vous faut la mettre à jour. 1. Mettre à jour le nom de votre entreprise, son statut, son Siret Sur la fiche contact, il vous suffit de cliquer sur le libellé «Votre entreprise» pour que le champ devienne actif. La saisie est automatiquement enregistrée dès que vous sortez du champ. 2. Mettre à jour vos coordonnées, adresses et site internet Dans chaque onglet, renseignez vos données personnelles, pour se faire cliquer sur le bouton «Modifier». Vous pourrez ainsi renseigner vos coordonnées, vos adresses et votre site. Ces informations seront par la suite reprises par le système, à l occasion, par exemple, d envoie d s automatiques. Page 6 sur 25

7 3. Modifier vos identifiants de connexion Cliquez sur l onglet «Options avancées» du menu principal de la fiche contact de votre entreprise. Puis dans le cadre de droite appelé «Utilisateur», cliquez sur le bouton «modifier». Les champs deviennent actifs, renseignez alors un nouveau pseudo et un nouveau mot de passe. Enfin, validez votre saisie par le bouton «mettre à jour», renseignez également les coordonnées rattachées à ce compte «COO ». Notez, qu il vous faudra préalablement avoir renseigné votre sur la fiche contact, celui- ci étant utilisé en cas de perte de mot de passe. Page 7 sur 25

8 VI. Paramétrages de base Afin de pouvoir commencer à utiliser LMB, il vous faudra réaliser les paramétrages de base de l application. Pour se faire, il vous faut vous positionner dans l interface Administrateur de l application. Vous y accéderez par la barre de menus, située en haut de l application. Cliquez sur la première icône situé en haut à droite et sélectionnez l interface Administrateur. Les 12 étapes du paramétrage : Etape 1 - Définir la date du début de l activité Etape 2 - Définir les lieux de stockage Etape 3 - Paramétrer les documents commerciaux - Paramètres généraux Etape 4 - Paramétrer les documents commerciaux - Cycle de vente Etape 5 - Définir les points de vente Etape 6 - Définir les comptes bancaires Etape 7 - Définir les TPE et TPV Etape 8 - Définir les caisses Etape 9 - Définir les Cartes bancaires Etape 10 - Confirmer la devise par défaut Etape 11 - Vérifier le paramétrage de la TVA Etape 12 - Vérifier les exercices comptables Page 8 sur 25

9 Etape 1 Définir la date de début d activité Interface Administrateur > Entreprise > Renseignements sur l activité Date de début d'activité ou de création de votre entreprise : par défaut est enregistrée la date du 01/01 de l année en cours. Vous pouvez éditer cette date, en sachant qu il y aura deux incidences à cette modification : 1. Vous ne pourrez pas saisir de documents antérieurs à cette date dans Lundi Matin. Donc si vous souhaitez «rattraper votre comptabilité», il vous faudra indiquer la date à laquelle vous souhaitez commencer à saisir vos documents commerciaux. 2. Il vous faudra mettre à jour vos exercices comptables (cf. Etape 12) Etape 2 Définir les lieux de stockage Interface Administrateur > Entreprise > Lieux de stockage 1. Par défaut, un seul lieu de stockage est défini par le système. Vous pouvez en éditer le nom et en définir l adresse. Après toute modification, cliquez sur le bouton «modifier». 2. Vous pouvez ajouter des lieux de stockage supplémentaires. Pour cela, il vous faut compléter les libellés, abréviation et adresse du formulaire vierge situés tout en haut de la page. Cliquez ensuite sur le bouton «ajouter». Vous pourrez toujours par la suite apporter des modifications ou supprimer les lieux de stockage ainsi créé. Vous pourrez par exemple créer un stock dédié au SAV ou à la CASSE. Etape 3 Paramétrer les documents commerciaux Personnaliser vos documents de vente : ajout de l entête Interface Administrateur > Entreprise > Documents commerciaux Paramètres généraux 1. Image affichée en entête de vos documents : Cette image sera utilisée sur les documents imprimés au format pdf (factures, devis, etc...), nous vous recommandons d'utiliser une image sur fond blanc de taille 1000 pixels par 1000 pixels maximum format jpg. Pour importer votre logo, il suffit de cliquer sur le bouton «parcourir», de rechercher votre image, de cliquer sur «ouvrir» et enfin de cliquer sur le bouton «valider» de l interface pour confirmer l import de l image. 2. Informations affichées en bas de page des documents au format pdf : Il s agit des informations relatives à votre entreprise regroupée sur 2 lignes. Nous vous invitons à les renseigner. 3. Paramètres utilisés dans les documents : Vous pouvez apporter des modifications à ces paramètres. En sachant que nous reviendrons ponctuellement sur ces options dans les prochains chapitres. 4. Filigranes d'arrière- plan des documents : par défaut le système propose 3 filigranes. Vous avez la possibilité d en ajouter si nécessaire. Au moment de l édition d un document, vous aurez la possibilité de choisir d imprimer en arrière- plan l un des filigranes créé. Page 9 sur 25

10 5. Ajout d'un nouveau modèle d'impression PDF : Ce paramètre concerne l ajout de modèles d impression personnalisés. Dans le cas où le paramétrage standard ne conviendrait pas à votre activité, nous vous invitons à vous rapprocher du Service Technique de LUNDI MATIN. Etape 4 Paramétrer les documents commerciaux Cycle de vente Interface Administrateur > Entreprise > Documents commerciaux cycle de vente Nous allons nous contenter ici de voir comment paramétrer l édition d une facture. Le principe étant le même pour tous les documents commerciaux de l entreprise. Accéder au module gérant la «Facture client» Le libellé affiché est par défaut «facture», cependant, en fonction de votre activité, d autres termes peuvent être mieux adaptés : Honoraire, Quittance Période d archivage : vous pouvez l allonger ou la raccourcir, en sachant que les documents ne sont pas supprimés et restent accessibles depuis le moteur de recherche avancée. Modèles disponibles : Par défaut, il existe deux modèles de facture avec ou sans TVA, tous deux paramétrables. Il est cependant possible d intégrer des modèles de factures sur mesure. Pour ce faire rapprochez- vous du Service Technique de LUNDI MATIN. Paramétrage : cliquez sur le bouton «paramétrer», vous pouvez ainsi éditer le contenu de vos factures : afficher ou non les références internes, afficher ou non la description courte, afficher le code barre, les conditions générales de vente au dos de vos documents Bon à savoir : Pour ajouter vos conditions générales de vente au verso de vos documents, il vous suffira de cocher la case «afficher au dos les conditions générales», un champ texte apparaîtra vous permettant la saisie de vos conditions générales de vente. Etape 5 Définir les points de ventes On entend par point de ventes tout canal de distribution : Magasin physique, E- Commerce, Vente sur catalogue, vente au porte- à- porte, vente sur les marchés Nous vous conseillons de créer autant de points de vente que nécessaire afin d affiner au mieux vos statistiques de vente. Page 10 sur 25

11 Interface Administrateur > Entreprise > Points de vente 1. Par défaut, un seul magasin est défini par le système le «magasin principal». Vous pouvez éditer les enseignes (notamment si vous en avez plusieurs), le lieu de stockage et le mode de vente VAC (Vente au comptoir) ou VPC (Vente par correspondance). A ce stade, n ayant pas encore créé de grille tarifaire, vous ne pouvez mettre à jour ce paramètre. (voir Chapitre II.2) Si vous gérez un magasin physique et un e- commerce, créez deux points de vente distincts. 2. Vous pouvez rajouter des points de vente supplémentaires en complétant le formulaire vierge situé en haut de la page et en cliquant sur le bouton «ajouter» en fin de saisie. Etape 6 Définir les comptes bancaires Interface Administrateur > Annuaire > Ajouter un Contact Vous devez commencer par créer la fiche contact de votre (ou vos) banque(s). La création d une banque est rapide, il suffit de renseigner la catégorie, le nom de la banque et de cliquer sur le bouton «Ajouter». Exemple : - Aller dans Annuaire > Nouvelle fiche - Catégorie : Société - Nom : Crédit Agricole Interface Administrateur > Comptabilité > Comptes Bancaires de l entreprise 1. Renseignez le RIB de votre compte bancaire. Cela créera automatique un compte bancaire dans l interface collaborateur, vous pourrez ainsi importer des opérations. Exemple : - Libellé : Compte Crédit Agricole. - Nom de la banque : Cliquez sur l icône de recherche d une fiche contact et rechercher, puis sélectionnez la fiche du Crédit Agricole. - RIB : Renseignez ici vos codes banque, code guichet, numéro de compte. Le système calculera automatique la clé et l IBAN. Renseignez le code SWIFT. - Définissez enfin la devise. 2. Vous pouvez rajouter des comptes bancaires supplémentaires en complétant le formulaire vierge situé en haut de la page et en cliquant sur le bouton «ajouter» en fin de saisie. Etape 7 Définir les TPE et TPV Interface Administrateur > Comptabilité > Terminaux de paiements électroniques Aucune TPE n est défini par défaut par le système. 1. Complétez le libellé (Exemple : TPE Magasin 1) 2. Rattachez le TPE au compte bancaire sur lequel les transactions sont créditées. 3. Rattachez le TPE au magasin pour lequel il est disponible. 4. Renseignez la commission : règle de commissionnement de votre banque indiquée sur votre contrat de souscription TPE. Cette commission sera ensuite reportée de façon indicative sur vos remises de télécollecte. Page 11 sur 25

12 Ajouter autant de TPE que nécessaire. Les TPV (Terminaux de paiement virtuel) : Leur paramétrage est exclusivement réalisé par le Service Technique de Lundi Matin. Ils permettent d effectuer des paiements par carte bancaire au cœur de l application, à vos clients de régler leurs factures eux- mêmes via l interface client ou simplement par . Cette fonctionnalité est disponible grâce au module de paiement en ligne ATOS, n hésitez pas à nous le demander. Etape 8 Définir les caisses Interface Administrateur > Comptabilité > Caisses Les caisses sont destinées à recevoir les règlements espèces, chèques et traites acceptés. 1. Par défaut, une «caisse principale» a été définie par le système. Vous pouvez l éditer en modifiant son libellé (caisse, coffre ), en la rattachant au bon magasin, et en définissant le TPE lui étant rattaché (ou aucun TPE). Validez vos modifications en cliquant sur le bouton «modifier». 2. Vous pouvez rajouter des caisses supplémentaires en complétant le formulaire vierge situé en haut de la page et en cliquant sur le bouton «ajouter» en fin de saisie. Etape 9 Définir les cartes bancaires de l entreprise Interface Administrateur > Comptabilité > Cartes Bancaires Aucune carte bancaire n est définie par défaut par le système. 1. Sélectionnez le compte bancaire duquel sont débités les paiements par carte. 2. Sélectionnez le porteur : le plus souvent, il s agit de votre entreprise. 3. Sélectionnez le type de carte : carte bleue/visa ou Eurocard/masterCard. 4. Renseignez les 16 numéros de la carte bancaire. 5. Renseignez la date d expiration. 6. Renseignez le paiement différé si nécessaire. 7. Cliquez sur le bouton «Ajouter» pour valider la création de la carte. Il est important de créer toutes les cartes bancaires de votre entreprise, car ce paramétrage a une incidence, par exemple, sur le paiement des factures fournisseurs, sur le rapprochement bancaire, sur le journal de trésorerie, etc. Etape 10 Confirmer la devise par défaut Interface Administrateur > Comptabilité > Paramétrage devise La devise par défaut est l euro. Mais il est possible de rajouter d autres devises. Pour cela, vous devez cocher la case située en face de la devise désirée et cliquer sur le bouton ajouter. L ajout de plusieurs devises vous permettra : 1. De gérer l ensemble de votre gestion commerciales dans la devise par défaut. 2. Ou au cas par cas, d imprimer vos documents commerciaux dans telle ou telle devise. Page 12 sur 25

13 Le paramétrage du taux de change se fait manuellement. Vous devrez revenir sur cette page en cas de modification de ce dernier. Cependant, le taux de change est éditable ponctuellement sur chaque document commercial (devis, commande, facture ). Un web service de mise à jour automatique du taux de change est disponible, n hésitez pas à nous le demander. Etape 11 Vérifier le paramétrage de la TVA Interface Administrateur > Comptabilité > Paramétrage TVA Décochez la case «l entreprise est- elle soumise à la TVA?», si vous n êtes pas soumis de façon générale à la TVA. Etape 12 Vérifier les exercices comptables Interface Administrateur > Comptabilité > Gestion des exercices comptable Si vous avez modifié la date de début d exercice de votre activité, vérifiez que vos exercices comptables soient cohérents. Editez la fin du premier exercice, cliquez sur le bouton «modifier» et ainsi de suite. VII. Premiers Pas avec LMB Interface Collaborateur Le profil collaborateur est votre espace de travail quotidien. Vous allez pouvoir ajouter de nouveaux contacts, facturer vos clients, gérer votre stock, effectuer vos relances clients Préambule Personnalisation du Bureau Page 13 sur 25

14 Il est en effet possible d apposer votre logo sur la page d accueil de la partie collaborateur. - Allez sur la fiche contact de votre entreprise, dans l onglet Outils, puis l Option «Pièces Jointes». - Ajoutez le logo de votre entreprise ou l image de votre choix, sélectionnez «Fond d écran LMB» comme type de pièce jointe. L image s affichera pour tous les collaborateurs de l entreprise sur l accueil de l espace collaborateur. A. Les moteurs de recherche LMB possède des moteurs de recherche afin d accéder aux fiches de l annuaire, aux documents, aux articles du catalogue, documents de ventes ou d achats... Les moteurs de recherche vous permettent d effectuer soit des recherches simples, soit des recherches avancées. Recherche simple : Les moteurs de recherche de LUNDI MATIN sont très intuitifs, car ils acceptent une partie des mots recherchés. Par exemple, si vous recherchez la fiche de M DURONTEUIL Pierre- Yves, le moteur de recherche sera capable de vous proposer la fiche de ce contact même si vous avez effectué votre recherche sur des mots clés tels que «onteuil yves». Page 14 sur 25

15 Recherche avancée : La recherche avancée vous donnera accès à des recherches plus détaillés. Elle permettra aussi d accéder notamment aux éléments archivés (en cochant la case «Archives»). Car dans LMB, aucune donnée n est jamais supprimée, tout élément peut être archivé et reste disponible. Recherche de clients / Prospects Ce type de recherche permet d extraire des listes en se basant sur des critères pré- définis, par exemple sur une situation géographique, sur des achats réalisés, sur la présence de telles ou telles types de coordonnées. Il est ensuite possible à partir de la liste obtenue d imprimer des étiquettes, d exporter ces résultats ou de localiser vos clients sur une carte. Page 15 sur 25

16 B. Création d un client La création d un client, comme tout autre contact de l entreprise se fait via la création d une nouvelle fiche client. Interface Collaborateur : Annuaire > Nouvelle fiche client Lors de la création d un client, la case «Client» dans «Profil de la fiche» (Informations principales) est cochée. Il est possible qu une fiche contact cumule plusieurs profils en même temps. Vous pouvez renseigner les coordonnées, puis les adresses. Vous pouvez en entrer autant que vous le souhaitez. Vous pouvez ainsi créer des adresses de livraison ou de facturation. Page 16 sur 25

17 Dans l étape «Informations liées au profil» apparaîtront alors des champs spécifiques aux profils choisis. Cette étape vous permettra de paramétrer les éléments relatifs au règlement des factures par exemple. (Attention : certains de ces champs ne sont pas présents en Version Access) À droite les champs présents avec des cadenas sont les informations issues de la catégorie de client choisie. Vous pouvez les modifier en cliquant sur le cadenas, le lien est alors rompu avec la catégorie du client et le cadenas ouvert symbolisera un paramétrage personnalisé. Vous pouvez rétablir la situation par défaut en cliquant sur le cadenas associé. C. Création d un article Dans le cadre du présent guide, nous n aborderons que la création d un article simple de type matériel. Cependant de nombreux autres types d articles peuvent être créés : service simple, matériel avec variante ou déclinaison, composition sur mesure, abonnement, main d œuvre, pack, etc Menu principal > Catalogue > Nouvelle fiche article Page 17 sur 25

18 1- Renseignez la catégorie d article : Elle vous permettra d attribuer à l article les mêmes caractéristiques que pour la catégorie : Grille tarifaire, TVA, Restriction, Taxe 2- Renseignez le libellé de l article. 3- Référence interne : Si nécessaire, renseigner une référence interne, qui pourra être imprimée sur vos documents commerciaux. 4- Bien que le système vous laisse la possibilité d éditer les options de gestion, nous passons directement à l étape 3, Tarifs. 5- Article disponible à l achat / Article disponible à la vente : L intérêt de la différentiation réside dans l export de votre catalogue sur une plateforme E- Commerce, vers un réseau de franchise 6- Article disponible à l achat : Commencez par renseigner le fournisseur (Note : il faut l avoir créé au préalable), vous pourrez alors définir le prix d achat. a. Référence fournisseur : C est la référence interne du fournisseur. Elle vous permettra de passer plus facilement vos commandes chez votre fournisseur, en affichant par exemple cette référence sur l impression du bon de commande (Voir Chapitre I, I, Etape 5, édition des documents commerciaux) et par la suite de mettre à jour les tarifs de ce même fournisseur. b. Prix d achat brut : Le prix d achat est le prix sans remise et sans frais d approche. c. Frais d approche : vous pouvez ajouter autant de frais que nécessaire, en % ou en valeur (+). d. Définissez la TVA applicable. 7- Article disponible à la vente : a. Prix public conseillé : il s agit d un prix de référence conseillé par le fabricant. b. Définissez la TVA applicable. c. Renseignez la ou les grilles tarifaires : Si vous n avez pas défini de grille tarifaire, un seul onglet vous est proposé le «tarif principal». d. Informations sur le calcul : i. Base : 3 bases de calcul sont disponibles 1. Prix public conseillé : le système reprendra le prix renseigné précédemment. La marge dégagée sera automatiquement calculée. 2. Prix arbitraire : Comme son nom l indique, c est à vous de renseigner le prix dans la case prévue à cet effet. 3. Prix d achat : En choisissant le prix d achat comme base de calcul, il vous suffira d appliquer ensuite votre marge (soit en valeur, soit en %). Page 18 sur 25

19 ii. Formule : il est possible de définir votre marge à partir d un PA (ou à partir du PPC) via 3 formules. 1. Marge : il s agit du pourcentage de marge appliqué par rapport au prix de vente. Ex : PA=100 Marge=20% PV=125 et non PV= Multiplicateur : il s agit d un coefficient multiplicateur du prix d achat. Ex : PA = 100 Multiplicateur =1.2 PV= Addition : Il s agit ici d ajouter une valeur de façon arbitraire au prix d achat. iii. Arrondi : Nous vous conseillons de gérer l arrondi de vos produits à la vente au niveau de la catégorie d articles. Cependant, vous pouvez au cas par cas modifier ce paramètre. iv. Coût d achat : Il s agit de coût venant grever votre prix de vente. Vous pouvez en rajouter autant que nécessaire. v. Coût de revient : il s agit du prix d achat augmenté des frais de prospection, de stockage, de commercialisation, etc 8- Description courte de l article Cette description sera reprise sur tous les documents commerciaux, sauf si vous avez souhaité qu elle n apparaisse pas. 9- Description longue Cette description sera reprise lors d impression de fiche de produit, sur votre E- commerce 10- Ajout d images Vous avez la possibilité d ajouter une image depuis votre disque dur ou depuis une url. Si l image venait à être supprimée d internet, elle ne disparaîtrait pas pour autant de l application, celle- ci étant stockée sur les serveurs de LUNDI MATIN. Pour ajouter une image, cliquez sur le bouton «parcourir», retrouvez votre image, et cliquez sur le bouton (+) pour valider l import de l image. Une miniature est automatiquement créée. Vous pouvez rajouter autant d images que nécessaire. 11- Liaisons Il s agit ici de renseigner des produits de substitution, des accessoires, des options, des consommables Par exemple, on peut définir que l article créé «Cartouche d encre Epson T001» est un consommable de l article «Imprimante Epson Stylus 6000» avec un ratio de 1 pour 1. Autre exemple, on peut définir que l article «Pot de colle 1 kg» est un article associé de l article «Moquette (valorisation au m²)» avec un ratio de 3 pour 100 (soit 3kg pour 100m²). Page 19 sur 25

20 La gestion des liaisons est une véritable valeur ajoutée. En effet, lors de la constitution d un devis, d une commande ou autre, le système vous proposera les produits liés à l article vendu, d un simple clic sur le symbole «maillon». D. Réaliser une vente Dans LMB, la gestion des ventes et des achats est relativement similaire. A la seule différence que l on se placera dans le menu «Achats» ou «Ventes» suivant les cas. Nous allons donc expliquer le processus standard d une vente à travers le «Cycle de vente». Chacune des étapes du cycle de vente peut être réalisée séparément, ou les unes à la suite des autres. Commençons par la base : Réaliser un Devis Vous pouvez générer un devis, en passant soit par une fiche du client : il suffit alors d aller sur la fiche contact du client (Annuaire > Rechercher un contact) et de cliquer sur «Devis». Page 20 sur 25

21 Soit par le menu Ventes > Nouveau Devis (Vous pourrez faire de même pour les commandes, les livraisons ou les factures). Attention, en choisissant cette seconde méthode, le devis n est rattaché à aucun contact. On considère qu il s agit d une vente au comptoir. Pour rattacher le devis à un client, il vous faudra cliquer sur «annuaire», une fois sur le document. Le devis En haut à gauche, se trouve la référence du document «Devis Client DEV ». Puis dans le premier cadre la date de création du document, que vous pouvez changer. Son état, sa référence externe que vous pouvez précisez, le magasin auquel il est rattaché, la date de livraison souhaitée, son taux de transformation (le potentiel de chance qu il soit accepté par le client) Page 21 sur 25

22 Ajouter un article Il s agit d un moteur d insertion rapide. Vous pouvez y renseigner tout ou partie du libellé de l article, son code barre, sa référence Si le système trouve un résultat unique, il l insert directement dans le document. Si plusieurs solutions sont possibles, une nouvelle fenêtre s ouvre à l intérieur du document vous permettant de rechercher l article souhaité. Vous pouvez également cliquer directement sur le lien «insérer» pour accéder à ce moteur de recherche. Corps du document Référence : Par défaut, il s agit de la référence système (A ).Celle- ci disparait au profit d une référence interne. Si vous avez renseigné lors de la création de votre fiche client une référence constructeur, celle- ci est insérée au- dessous. Cliquer sur la référence permet d accéder rapidement à la fiche article. Description : Elle est composée du libellé de l article et de sa description courte. L ensemble de ces champs est éditable. La quantité (Qté), le prix de vente unitaire (PU HT), la remise (R%) et la TVA sont des champs éditables. L œil : permet de masquer une ligne à l impression. Elle reste visible à l écran mais ne sera pas imprimée sur le document. La multi- flèche : permet de faire glisser une ligne sur la hauteur. Le roue mécanique : permet d accéder aux articles liés. La croix : permet de supprimer la ligne. Une fois complété, vous pouvez considérer le Devis comme prêt : cliquez alors sur le bouton «Devis Prêt». Une fois le devis accepté (cliquez sur le bouton «devis accepté»), il se transformera automatiquement en commande. Page 22 sur 25

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