Les Services professionnels (SP) en ligne. Guide étape par étape à l intention des utilisateurs des ministères fédéraux

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1 Les Services professionnels (SP) en ligne Guide étape par étape à l intention des utilisateurs des ministères fédéraux

2 Table des matières GÉNÉRALITÉS... 3 Qu est-ce que les Services professionnels en ligne (SP en ligne)?...3 Qui peut utiliser la méthode d approvisionnement SP en ligne?...3 Vous voulez utiliser la méthode d approvisionnement SP en ligne?...3 Quand puis-je utiliser les SP en ligne?...4 Pour commencer, quelles informations dois-je obtenir auprès de mon client?...4 J ai terminé ma recherche, je fais quoi maintenant?...5 Quels documents dois-je imprimer lorsque j effectue une recherche?...5 Est-ce que les cotes de sécurité des consultants dans les SP en ligne sont à jour?...5 Qu est-ce que devrait comprendre ma DP?...5 Pendant combien de temps ma DP doit-elle être publiée?...6 Est-ce que les tarifs qui figurent dans le système SP en ligne peuvent être négociés?...6 Est-ce que le tarif journalier offert peut différer du tarif journalier indiqué dans le système SP en ligne?...6 Qu est-ce que devrait comprendre mon contrat?...7 Quand devrais-je modifier un contrat?...7 Que doit comprendre ma modification?...8 Est-ce que les consultants sont payés durant les congés fériés ou les congés de maladie?...8 Est-ce que les contrats attribués au moyen des SP en ligne seront évalués?...8 Quels sont les documents requis dans le cadre d une évaluation?...8 Qu est-ce qui se produit en cas de fermeture ou d évacuation de bureaux?...8 Qu est-ce qui se produit lorsque les services fournis ne sont pas acceptables?...9 PRATIQUES INACCEPTABLES... 9 Fractionnemement de contrats... 9 PRATIQUES ACCEPTABLES Autres personnes ou remplaçants...10 Lancement d une nouvelle invitation à soumissionner Annulation d une invitation à soumissionner Marchés à fournisseur unique (non concurrentiels) BASE DE DONNÉES Connexion aux SP en ligne et changement du mot de passe Recherches existantes Suppression de recherches DP, contrat et processus de modification Guide détaillé étape par étape pour la création d une DP Guide détaillé étape par étape pour la création d un contrat Guide détaillé étape par étape pour apporter une modification à la DP Guide détaillé étape par étape pour apporter une modification au contrat Comment supprimer un document existant

3 Généralités Qu est-ce que les Services professionnels en ligne (SP en ligne)? L'application Services professionnels en ligne (SP en ligne) est un outil d'approvisionnement automatisé qui permet aux fournisseurs de partout au Canada de se qualifier dans une base de données utilisée par les ministères et les organismes fédéraux pour répertorier les fournisseurs pré-qualifier susceptibles de répondre à leurs besoins en matière de services professionnels, conformément aux seuils établis dans l'alena. Les fournisseurs qui se pré-qualifient aux SP en ligne signent une entente de partenariat commercial, qui est une forme d arrangement en matière d approvisionnement. Depuis avril 2005, le recours aux offres à commandes et aux arrangements en matière d approvisionnement, et donc l utilisation des SP en ligne, est devenu obligatoire. Comme c est le cas pour tous les arrangements en matière d approvisionnement, il incombe aux utilisateurs d obtenir les approbations requises par leur ministère pour utiliser les SP en ligne, et ainsi conclure des marchés en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués par leur ministre compétent. Qui peut utiliser la méthode d approvisionnement SP en ligne? Tout employé du gouvernement fédéral peut avoir accès au système des SP en ligne s il : occupe un poste pour une durée «terme» ou «indéterminée»; a participé à une séance de formation sur les SP en ligne. Note : Il est recommandé que les utilisateurs des SP en ligne aient une certaine expérience de l approvisionnement. Vous voulez utiliser la méthode d approvisionnement SP en ligne? Pour vous inscrire, vous devez remplir le formulaire d inscription électronique qui se trouve dans la section Processus d inscription de la page d accueil et la transmettre par courriel à l équipe des SP en ligne. À la réception d une demande d inscription, TPSGC a la responsabilité d obtenir une approbation auprès du gestionnaire du demandeur en lui envoyant un courriel contenant quelques questions auxquelles il doit répondre. TPSGC ne traitera pas la demande tant qu une réponse à ce courriel n aura pas été reçue. Pour obtenir un nom d utilisateur et un mot de passe, vous devez assister à une séance de formation d une heure et demi. Si vous quittez votre ministère, vous devez en informer l équipe des SP en ligne le plus tôt possible

4 Si vous avez été affecté à un nouveau ministère et que vous devez avoir accès aux SP en ligne, vous devez vous réinscrire afin d obtenir un nouveau compte, car votre ancien compte sera désactivé. Toutefois, vous n aurez pas à assister à la séance de formation de nouveau. Si vous n avez plus besoin d accéder aux SP en ligne, votre compte sera supprimé. Lorsque vous recevrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe, il est fortement recommandé de NE PAS les divulguer. Si un autre employé vous remplace et qu il ne possède pas de compte, il devra suivre la formation offerte par TPSGC et ainsi recevoir son propre nom d utilisateur. Quand puis-je utiliser les SP en ligne? Les SP en ligne peuvent être utilisés : pour obtenir les services d un consultant évalués à au plus du seuil de l ALENA (présentement $ et devra changer en janvier 2014), y compris la TPS, la TVH, les frais de déplacement ainsi que toute modifications; pour les projets ayant une date de début et de fin; lorsqu il n y a pas de poste ou lorsque la charge de travail est telle que des personnes supplémentaires sont requises. Note : SP en ligne en doit pas être utilisé pour la dotation de personnel ou pour des besoins des Services de l aide temporaire (SAT). Pour commencer, quelles informations dois-je obtenir auprès de mon client? Voici des exemples d information dont vous pouvez avoir besoin pour effecteur une recherche : 1. Copie de l énoncé des travaux (ÉT) dans lequel sont clairement décrits les travaux requis. 2. L expérience/les connaissances que doit posséder le consultant. Note : Entrez l expérience et les connaissances minimales et veillez à ce que ces critères ne soient pas trop restrictifs afin d assurer l équité. 3. Nombre de ressources requises. 4. Date de début et de fin durée requise. 5. Les catégories et les compétences requises. Note : Le besoin doit refléter l ÉT; vous devez donc effectuer une recherche conformément à votre ÉT. 6. La valeur estimative du contrat. 7. La cote de sécurité requise, le cas échéant. 8. Les exigences linguistiques. (anglais, français ou bilingue) 9. Les frais de déplacement et de subsistance, le cas échéant. 10. Justification dans le cas de marchés à fournisseur unique ou de marchés prescrits

5 J ai terminé ma recherche, je fais quoi maintenant? Il est maintenant temps de communiquer votre besoin aux fournisseurs préqualifiés offrant les tarifs les moins élevés. Vous devez au minimum inviter les trois fournisseurs offrant les tarifs les plus bas que vous avez obtenus à la suite de votre recherche dans la base de données des SP en ligne. Si vous voulez inviter le fournisseur qui est au septième rang des résultats de votre recherche, vous devez également inviter ceux qui figurent aux rangs un à six. TPSGC est responsable de la pré-qualifier les fournisseurs au niveau de l entreprise uniquement. Vous êtes responsables de la qualification des consultants et de la négociation de leurs tarifs. Si vous effectuez une recherche «concurrentielle» et qu il en résulte uniquement deux ressources possibles, le marché est tout de même considéré comme concurrentiel. Si vous effectuez une recherche «concurrentielle» et qu une seule ressource satisfait aux critères de recherche, vous pouvez vous servir de ces résultats pour justifier le recours à un marché non concurrentiel. Pour plus d information : Lignes directrices sur les achats Quels documents dois-je imprimer lorsque j effectue une recherche? Il y a trois documents que vous devez imprimer lorsque vous effectuez une recherche : Les résultats de la recherche (obligatoire pour les processus concurrentiels et les marchés à fournisseur unique); L information sur le fournisseur (obligatoire pour les marchés à fournisseur unique); L information sur le consultant (obligatoire pour les marchés à fournisseur unique). Est-ce que les cotes de sécurité des consultants dans les SP en ligne sont à jour? Il se peut que l information relative à la sécurité pour chacun des consultants et chacune des entreprises qui figurent dans le système SP en ligne ne soit pas à jour. Par conséquent, vous devez communiquer avec l agent de sécurité de votre ministère pour vérifier la validité de la cote de sécurité de chaque consultant ainsi que celle de l entreprise à qui vous envisagez d attribuer un contrat (le cas échéant) avant l attribution du contrat. Le dossier du contrat doit être documenté convenablement. Qu est-ce que devrait comprendre ma DP? Le document d invitation à soumissionner doit comprendre les éléments suivants, sans s y limiter : - 5 -

6 1. Une copie de l ÉT. 2. Les critères d évaluation obligatoires (il est recommandé d inclure les critères d évaluation cotés par points, mais ce n est pas obligatoire). 3. Les critères de sélection. 4. La liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS). 5. La clause de l entente de partenariat commercial (EPC) (voir ci-dessous). 6. Les exigences de sécurité. 7. La période du contrat. 8. Les coordonnées de l autorité contractante. 9. Les frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant). 10. Une mention de la date limite pour la présentation d une soumission par un fournisseur (date et heure de clôture). Pour plus d information, veuillez consulter le document suivant : Liste de contrôle pour DP. Note : LA CLAUSE SUIVANTE EST OBLIGATOIRE DANS TOUS LES DOCUMENTS ADJUGÉ PAR L ENTREMISE DES SP EN LIGNE. SP en ligne Entente de partenariat commercial Les Conditions générales et les Conditions générales supplémentaires qui s'appliquent au présent besoin, de même que les Clauses d'application générale de l'entente de partenariat commercial, feront partie de la présente la demande de propositions. Pendant combien de temps ma DP doit-elle être publiée? Processus compétitifs - La période de soumission pour les demandes de soumissions transmises aux soumissionnaires par voie électronique (par télécopieur ou courriel) est de cinq (5) jours ouvrables. Dans le cas des documents transmis par la poste ou par messagerie, le délai de soumission doit être d'au moins dix (10) jours ouvrables. Est-ce que les tarifs qui figurent dans le système SP en ligne peuvent être négociés? Les tarifs qui figurent dans le système SP en ligne sont les tarifs journaliers maximum et peuvent être négociés à la baisse. Est-ce que le tarif journalier offert peut différer du tarif journalier indiqué dans le système SP en ligne? Les entreprises peuvent modifier en tout temps leurs tarifs journaliers qui figurent dans le système. Par conséquent, si votre recherche a été effectuée avant l émission du document d invitation à soumissionner (DP), il est recommandé d effectuer la recherche de nouveau à la date d émission du document d invitation à soumissionner. Si vous effectuez une nouvelle recherche, une copie des résultats de cette recherche doit être imprimée et ajoutée au dossier

7 Si le tarif journalier est modifié après la date d invitation à soumissionner, le fournisseur doit honorer le tarif indiqué dans le système à la date d émission du document d invitation à soumissionner. Si le tarif journalier est modifié avant la date d invitation à soumissionner, vous devez soit accepter le tarif offert ou tenter de le négocier à la baisse. Toutefois, l entreprise n est pas tenue d accepter un tarif journalier plus bas. Qu est-ce que devrait comprendre mon contrat? Le contrat doit comprendre les éléments suivants, sans s y limiter : 1. Une copie de l ÉT. 2. La liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS). 3. La clause de l entente de partenariat commercial (EPC) (voir ci-dessous). 4. La priorité des documents. 5. La période du contrat. 6. Le nom de chacun des consultants qui exécuteront les travaux. 7. Le tarif journalier de chacun des consultants qui exécuteront les travaux. 8. La base de paiement. 9. Les modalités de paiement. 10. Les coordonnées de l autorité contractante. 11. Les coordonnées de l autorité technique. 12. Les exigences en matière d inspection. 13. Frais de déplacement et de subsistance. Pour plus d information, veuillez consulter le document suivant : Liste de contrôle pour contrat. Note : LA CLAUSE SUIVANTE EST OBLIGATOIRE DANS TOUS LES DOCUMENTS ADJUGÉ PAR L ENTREMISE DES SP EN LIGNE. SP en ligne Entente de partenariat commercial Les Conditions générales et les Conditions générales supplémentaires qui s'appliquent au présent besoin, de même que les Clauses d'application générale de l'entente de partenariat commercial, feront partie du présent contrat. Quand devrais-je modifier un contrat? Voici une liste non exhaustive d exemples pour lesquels un contrat peut être modifié : Vous devez changer le nom du consultant; Des jours supplémentaires sont nécessaires pour l achèvement des travaux; La période du contrat doit être prolongée; Vous devez changer la date de début des travaux; Vous devez réviser l ÉT afin qu il reflète les changements apportés aux travaux requis. Note : La justification de chaque modification doit être documentée et ajoutée au dossier, tout particulièrement dans le cas de la prolongation de la période du contrat ou de la révision de l ÉT

8 Que doit comprendre ma modification? La modification du contrat doit comprendre les éléments suivants, sans s y limiter : 1. Les données de base (par exemple, la valeur du contrat, la valeur des modifications et les codes financiers); 2. Un résumé des modifications; 3. Les modifications réelles : - Modifications apportées à l ÉT; - Modifications apportées au nombre de jours; - Modifications apportées aux ressources/consultants; - Modifications apportées aux coûts; - Modifications apportées à la date de fin du contrat. Est-ce que les consultants sont payés durant les congés fériés ou les congés de maladie? Non. Le Canada ne remboursera pas les frais engagés par le soumissionnaire pour les congés fériés, les congés annuels ou les congés de maladie pour respecter les modalités du contrat subséquent. Est-ce que les contrats attribués au moyen des SP en ligne seront évalués? Oui. Le Bureau du vérificateur général a déclaré que TPSGC doit s'assurer que les utilisateurs de l'outil d'approvisionnement SP en ligne : respectent les règles relatives à l utilisation de l outil SP en ligne; respectent la Politique des marchés du Conseil du Trésor; n'utilisent pas l'outil SP en ligne pour se soustraire aux obligations du Canada en vertu des divers accords commerciaux. Quels sont les documents requis dans le cadre d une évaluation? Le représentant de la Division des services en ligne de TPSGC recherche toute la documentation nécessaire pour confirmer que le marché a respecté toutes les politiques applicables. Les documents nécessaires sont décrits dans le document Lignes directrices sur les achats. Qu est-ce qui se produit en cas de fermeture ou d évacuation de bureaux? Lorsque les consultants du fournisseur offrent des services dans les locaux du gouvernement en vertu d un contrat attribué par un utilisateur désigné et que ces locaux deviennent inaccessibles parce qu on a évacué ou fermé des bureaux du gouvernement, le fournisseur est payé aux tarifs normaux précisés dans le contrat, pourvu qu'il soumette avec sa facture une déclaration contresignée par les employés touchés attestant ce qui suit : - 8 -

9 les consultants indiqués dans le contrat n'ont pas pu être réaffectés ailleurs; le fournisseur n'a reçu aucun paiement d'un autre client, y compris le gouvernement, pendant la période de fermeture des bureaux; les consultants touchés ont été payés ou seront payés aux tarifs auxquels ils auraient eu droit si les services avaient été fournis conformément au contrat. Qu est-ce qui se produit lorsque les services fournis ne sont pas acceptables? Tous les services fournis doivent être acceptés par le responsable technique/du projet au ministère. Les services doivent être fournis conformément à l énoncé des travaux, aux modalités du contrat, à tout document énonçant des conditions générales ou supplémentaires précisé dans le contrat et à la satisfaction du responsable technique/du projet au ministère. Si le responsable technique/du projet au ministère juge que les services fournis ne sont pas acceptables ou si les dates jalons précisées dans le contrat ne sont pas respectées, l autorité contractante du ministère doit consulter son conseiller juridique au sujet des mesures à prendre. Dans de telles situations, le responsable technique/du projet au ministère et l autorité contractante doivent tenir un dossier à l appui sur la non-exécution. Dans tous les cas de non-exécution des travaux par un fournisseur, l équipe TPSGC SP en ligne doit être avisée par courriel. Le courriel doit comprendre tous les documents à l appui. Pratiques inacceptables Les SP en ligne INTERDISENT ce qui suit : Fractionnemement de contrats On vous rappelle que la politique du Conseil du Trésor interdit strictement le fractionnement des contrats. Le fractionnement des contrats se définit comme étant la subdivision d'un projet ou d'une tâche en plusieurs phases ou contrats pour éviter de dépasser les limites applicables aux SP en ligne. Le fractionnement de contrats constitue une violation du Règlement sur les marchés de l'état. Voici des exemples de pratiques qui pourraient être considérées comme des cas de fractionnement de contrats : l'attribution de plusieurs contrats au même entrepreneur, simultanément ou à intervalles réguliers, assortis d'un énoncé des travaux qui correspond ou semble correspondre à différentes phases d'un même projet; l'attribution de contrats à différents entrepreneurs pour les mêmes travaux. L'autorité contractante doit s'abstenir de fractionner des contrats, ou des modifications - 9 -

10 apportées à des contrats, pour se soustraire à l'obligation d'obtenir soit l'approbation exigée par la loi ou en vertu de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), soit l'approbation des cadres compétents du ministère ou de l'organisme. De plus, elle doit s'abstenir de fractionner des contrats pour contourner les obligations prévues par les accords internationaux sur le commerce ou se soustraire aux politiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral; l'attribution de contrats pour la même personne auprès d'un autre fournisseur pour les mêmes travaux. Pratiques acceptables Autres personnes ou remplaçants «Autre personne» s'entend d'une personne proposée dans une soumission qui est différente de celle qui figurait dans les résultats de la recherche initiale sur les SP en ligne. Si un soumissionnaire offre les services d'une autre personne dans sa proposition, cette personne pourra être retenue dans la mesure où : elle était inscrite parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne avant l'attribution du contrat; le tarif journalier pour cette personne est égal ou inférieur à celui qui figure dans les SP en ligne ou au tarif journalier indiqué pour la personne proposée initialement dans le document d invitation à soumissionner. Note : Il convient de souligner à l autorité contractante que toutes les personnes proposées doivent être évaluées en fonction des exigences établies dans le document d invitation à soumissionner. «Remplaçant» s'entend d'une personne proposée au lieu de celle qui figure dans le contrat. Un remplaçant ne pourra être retenu que dans la mesure où : il possède des compétences semblables à celles de la personne désignée dans le contrat; il satisfait à toutes les exigences obligatoires et cotées par points énoncées dans le document initial de demande de soumissions; le tarif pour cette personne est égal ou inférieur à celui qui est indiqué pour la personne désignée initialement dans le contrat; il est inscrit parmi les ressources du fournisseur dans les SP en ligne. Note : Il n'est plus nécessaire que la personne nommée dans le document d invitation à soumissionner transmis à une entreprise soit prise en considération avant toute autre personne. À titre d'exemple, auparavant, si le document d invitation à soumissionner stipulait que les services de Jean Untel, de l'entreprise ABC, étaient requis et que l'entreprise ABC proposait les services de Sylvie Unetelle, alors celle-ci ne pouvait être prise en considération, sauf si : toutes les autres soumissions présentées, dans lesquelles étaient proposées les personnes nommées dans le document d invitation à soumissionner, étaient considérées irrecevables;

11 aucune autre soumission n'était présentée; dans toutes les autres soumissions présentées, on proposait également une autre personne (voir définition plus haut). Désormais, toutes les propositions pourront être prises en considération, peu importe si la personne nommée dans le document d invitation à soumissionner initial transmis au soumissionnaire ou une autre personne (voir la définition plus haut) est proposée. Il convient de rappeler à l autorité contractante que les règles concernant la proposition d'autres personnes (énoncées plus haut) s'appliquent. Lancement d une nouvelle invitation à soumissionner Si l'on décide de faire une nouvelle invitation à soumissionner relative au besoin et que des changements importants sont apportés à l'énoncé des travaux, alors on devrait envisager de lancer une nouvelle recherche sur les SP en ligne. Dans le cas contraire, les raisons pour lesquelles une nouvelle recherche n'a pas été effectuée doivent être documentées et versées au dossier du contrat. Les changements apportés au document d'appel d'offres, à l'énoncé des travaux ou aux deux NE doivent PAS avoir pour effet de restreindre la concurrence ni de favoriser un soumissionnaire éventuel par rapport à un autre. Annulation d une invitation à soumissionner Si, pendant la période de soumission ou à tout moment avant l'attribution du contrat, l'autorité contractante décide d'annuler une invitation à soumissionner, les motifs de l annulation doivent être documentés et versés au dossier du contrat. Marchés à fournisseur unique (non concurrentiels) Si un marché constitue une des exceptions énoncées dans la politique sur les marchés du Conseil du Trésor qui autorise une dérogation à l exigence d avoir recours à un processus concurrentiel d'appel d'offres, l autorité contractante du ministère doit : Demander, par écrit, au fournisseur de soumettre une proposition écrite relative aux travaux requis. La demande doit comprendre au minimum les éléments suivants : 1. La description des travaux requis (considéré comme l ÉT). 2. Le nom des ressources demandées. 3. La période requise pour les travaux. 4. Une demande indiquant au fournisseur de confirmer : a) comment il compte satisfaire aux besoins énoncés dans l ÉT; b) le tarif journalier, le niveau d effort (c.-à-d. le nombre de jours ouvrables nécessaires à la réalisation des travaux), etc. Recevoir, et conserver au dossier, une copie de la proposition écrite du fournisseur qui traite de chacun de points énumérés ci-dessus

12 Base de données Connexion aux SP en ligne et changement du mot de passe Pour accéder à la base de données des SP en ligne : https://spenligne-psonline.tpsgc-pwgsc.gc.ca/client/ouverture-login-fra.asp Entrez le nom d utilisateur et le mot de passe qui vous ont été fournis après avoir suivit la séance de formation, puis cliquez sur <Entrer>. Rappel : Le nom d utilisateur et le mot de passe sont sensibles à la casse. Pour changer votre mot de passe : Sélectionnez <Password> (dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l écran); Entrez votre ancien mot de passe; Entrez votre nouveau mot de passe; celui-ci doit être composé d au moins dix caractères; Entrez encore une fois votre nouveau mot de passe pour le confirmer; Sélectionnez <Change Password>. Note : Lorsque vous recevrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe, il est fortement recommandé de NE les divulguer à personne

13 Guide détaillé étape par étape pour effectuer des recherches Sélectionnez <Recherche de SPEL> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l écran. La méthode d approvisionnement SP en ligne permet de faire des recherches de deux façons : Nouvelle recherche par fournisseur Nouvelle recherche concurrentielle Il existe deux types de recherche : Technologie en informatique Services professionnels (non-ti) Nouvelle recherche par fournisseur Permet de vérifier si un fournisseur ou un consultant figure dans la base de données des SP en ligne. Est également utilisée dans le cadre de contrats de moins de $ ou de plus de $ avec justification. Cliquez sur <Nouvelle recherche par fournisseur >, sélectionnez le type de recherche voulu et cliquez sur <Continuer>. For example: Search Type Information Technology (IT) Le système affichera une liste de tous les fournisseurs pré-qualifier (par ordre alphabétique) qui sont inscrits comme offrant des services de TI

14 Cliquez sur le fournisseur voulu, puis sur <Lancer la recherche>. Le système affichera une liste des consultants triés par tarif journalier, du plus bas au plus élevé

15 Pour imprimer la liste, cliquez sur la flèche de déroulement présentée ci-dessous et sélectionnez <Imprimer>, puis cliquez sur <Continuer>. Une fenêtre distincte s ouvrira; imprimez-la à l aide de la fonction d impression du navigateur. Pour visualiser le profil d un consultant, cliquez sur le consultant voulu et sélectionnez <Afficher l information sur le consultant> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>. L information s affichera dans une fenêtre distincte; imprimez-la à l aide de la fonction d impression du navigateur. Pour visualiser le profil d un fournisseur, cliquez sur le fournisseur voulu et sélectionnez <Afficher l information sur le fournisseur> dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>. L information s affichera dans une fenêtre distincte; imprimez-la à l aide de la fonction d impression du navigateur. Nouvelle recherche concurrentielle Ce type de recherche est celui que vous utiliserez le plus fréquemment. Gardez à l esprit que votre énoncé des travaux doit refléter votre besoin et doit servir de base pour vos recherches. Il est recommandé de recueillir l information requise avant de remplir le formulaire de recherche. Si vous n êtes pas certain de la catégorie ou des compétences à utiliser comme critère de recherche, veuillez consulter au préalable les listes de catégories et de compétences dans la section Ministères fédéraux Page d accueil du site Web

16 Cliquez sur <Nouvelle recherche concurrentielle>, sélectionnez le type de recherche, puis cliquez sur <Continuer>. Définissez les critères de recherche en commençant par la catégorie. Note : Vous pouvez sélectionner une seule catégorie, mais plusieurs groupes de compétences. Sélectionnez la langue, l exigence en matière de sécurité ainsi que la région où s effectueront les travaux. Lorsque vous choisirez le groupe de compétences requis, les compétences correspondantes apparaîtront dans une boîte au dessous. Cliquez sur <Ajouter> pour sélectionner les compétences voulues et sur <Enlever> pour supprimer celles qui ne sont plus requises. Entrez uniquement les compétences obligatoires

17 Entrez le nombre d années d expérience minimum, le tarif journalier maximum et, si vous voulez obtenir les entreprises autochtones uniquement, cochez la case à cet effet. Vous avez deux choix pour la disponibilité : Le premier choix est <Consultants disponibles seulement>; vous obtiendrez une liste des consultants disponibles en date du jour ou vous effectuez la recherche. Ou, si votre besoin concerne une date ultérieure, choisissez la deuxième option, < Consultants disponibles le>, puis entrez une date. Vous obtiendrez une liste des consultants disponibles à compter de la date entrée. Nommez et enregistrez votre recherche. Par exemple, donnez-lui comme nom le numéro de dossier, le numéro de contrat, le nom du projet, le nom de la catégorie. Cliquez sur <Lancer la recherche>. Note : Le système enregistre le formulaire de recherche uniquement, et non les résultats. Une liste des fournisseurs éventuels s affichera. À des fins d évaluation, imprimez les résultats de la recherche, ainsi que l information sur les consultants et les fournisseurs à qui vous enverrez une DP. Conformément aux lignes directrices sur les achats, vous devez envoyer une demande de proposition à un minimum de trois fournisseurs. Vous devez commencer par celui qui offre le taux journalier le plus bas et

18 descendre dans la liste. Par exemple, si vous voulez inviter le fournisseur n o 8, vous devez alors inviter les fournisseurs n o 1 à 7 également. Vous devez imprimer l information sur les fournisseurs et les consultants auxquels vous envoyez une demande de proposition. Pour imprimer les résultats de recherche Dans le menu déroulant, sélectionnez <Imprimer>, puis <Continuer>. Une fenêtre distincte s ouvrira; les résultats de votre recherche y seront affichés et les critères de recherche utilisés figureront au bas de la fenêtre. Vous devez imprimer cette fenêtre à l aide de la fonction d impression de votre navigateur. Une fois les résultats de recherche imprimés, fermez la fenêtre. Pour imprimer l information sur un fournisseur Mettez en surbrillance le premier fournisseur, puis sélectionnez <Afficher l information sur le fournisseur > dans le menu déroulant au-dessous et cliquez sur <Continuer>. Une fenêtre distincte contenant les détails sur le fournisseur s ouvrira. Vous devez imprimer cette fenêtre à l aide de la fonction d impression de votre navigateur. Une fois l information imprimée, fermez la fenêtre. Cliquez sur le bouton Précédente pour revenir à la page précédente et répétez ces étapes pour le prochain fournisseur. Pour imprimer l information sur un consultant Mettez en surbrillance le premier fournisseur, puis sélectionnez < Afficher l information sur le consultant> dans le menu déroulant au-dessous et cliquez sur <Continuer>. Une fenêtre distincte contenant les détails sur le consultant s ouvrira. Vous devez imprimer fenêtre manuellement en cliquant sur l icône d impression. Une fois l information imprimée, fermez la fenêtre. Répétez ces étapes pour le prochain consultant. Recherches existantes Si votre besoin est semblable à un besoin pour lequel vous avez déjà effectué une recherche, au lieu de recommencer la recherche depuis le début, vous pouvez utiliser une recherche existante et modifier certaines informations. Cliquez sur < Utiliser la recherche courante>. Repérez juste au-dessous la mention «De» ainsi qu un menu déroulant; sélectionnez la recherche voulue et cliquez sur <Continuer>. Le formulaire de recherche qui s affichera contiendra les critères entrés précédemment; vous pouvez modifier cette information. Si vous modifiez certains critères, vous devrez enregistrer le formulaire sous un autre nom. Cliquez sur < Lancer la recherche>. Suppression de recherches Pour supprimer une recherche, cliquez sur <Effacer la recherche courante>, puis sur <Continuer>

19 Une liste de toutes les recherches que vous avez enregistrées s affichera. Mettez en surbrillance celles que vous voulez supprimer, puis cliquez sur <Continuer>. Une fois la recherche supprimée, le système affichera le message éclair suivant : «L opération a été exécutée avec succès.». Cliquez sur <OK>. Note : Lorsqu une recherche a été supprimée, il est impossible de la récupérer. DP, contrat et processus de modification Avant d exécuter les étapes suivantes, veuillez vérifier auprès de votre unité de la gestion du matériel/de passation de marchés si vous pouvez verser des documents dans la base de données des SP en ligne ou si vous devez utiliser les modèles propres à votre ministère (p. ex., SIGMA, SAP, Lotus, pour n en nommer que quelques-uns). Note : Vous devez obtenir l approbation requise pour la DP et le contrat subséquent avant de transmettre ces documents

20 Guide détaillé étape par étape pour la création d une DP Sélectionnez <Documents> dans le menu de navigation vert foncé à gauche de l écran. Dans le menu déroulant «Fonction», sélectionnez <Nouvelle demande de propositions (DDP)>, puis cliquez sur <Continuer>. Vous pouvez effectuer une nouvelle recherche ou utiliser une recherche existante. Faites votre choix, puis cliquez sur <Continuer>. Par exemple, si vous choisissez d utiliser une recherche existante, sélectionnez la recherche voulue dans le menu déroulant, puis cliquez sur <Continuer>. Le formulaire de recherche qui s affichera contiendra l information entrée précédemment. Au besoin, apportez-y des modifications, puis enregistrez le formulaire en utilisant le numéro de la DP et cliquez sur <Lancer la recherche>

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